Kokoelmahallintajärjestelmän hankinta 12.3.2013 Vesa Hongisto
Hankkeen tilanne Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri Versio 1.0, 2012 Yhtenäiset luettelointisäännöt, formaatit ja standardit museoille Digitointiohjeet versio1.0, 2012 Ohjelmistoriippumattomat luettelointiohjeet, 2014 Spectrum-luettelointistandardin suomennos, 2013 Hyvät käytännöt museoiden aineistojen viemiseksi KDK:n asiakasliittymään Finna avattu 14.3.2013, mukana ns. 1. aallon museot, 11 kpl, 2. aalto mukaan 2013, noin 15-20 museota, muut museot tämän jälkeen museon oman aikataulunsa mukaisesti Kaikki museot käyttävät samaa uutta yhteistä LIDO-tiedonsiirtostandardia Museoiden yhteisen näkymän julkistus Museopäivien 2013 yhteydessä Yhteinen kokoelmahallintajärjestelmä monen eri järjestelmän tilalle Vaatimusmäärittely, kevät 2013 Kilpailutus, kesä syksy 2013 Pilotointi 2014
Järjestelmän ominaisuudet Yleiset ominaisuudet Järjestelmä soveltuu esine-, taide-, kuva-, arkisto- ja AV-aineiston käsittelyyn. Järjestelmässä on selainpohjainen käyttöliittymä. Joitain järjestelmän ominaisuuksia voi käyttää offline -tilassa (esim. uuden objektin luettelointi). Järjestelmässä on määritelty erilaisia käyttäjärooleja (pääkäyttäjä, luetteloija, konservaattori). Konservointi Järjestelmässä on konservointisovellus, jolla objekteille voi tallentaa erilaista konservointitietoa. Lainasovellus Järjestelmällä voi tehdä museoiden objekteihin liittyviä lainapyyntöjä. Lainapyynnöt voi myös käsitellä järjestelmässä. Näyttelyt Järjestelmässä on sovellus näyttelyiden rakentamiseksi ja käsittelemiseksi. Luettelointi Luettelointi perustuu hierarkisuuteen. Yksittäisiä objekteja ja objektikokonaisuuksia voi luetteloida hierarkisesti. Järjestelmä tukee tietojen periytymistä ylemmiltä hiearkiatasoilta. Hierarkioiden ja objekteja voidaan linkittää erilaisiin tietokantoihin. Muun muassa toimijatietokantaan ja paikkatietokantaan. Järjestelmä tukee valmiita luettelointipohjia eri aineistoyypeille (esine-, taide-, kuva-, arkisto-, AVaineisto. Järjestelmässä on kori-toiminnallisuus. Käyttäjän luomia koreja voi tallentaa ja jakaa muille käyttäjille. Järjestelmä tukee massaluettelointia ja useiden objektien samanaikaista muokkausta (massamuokkaus). Tiedonvälitys Käyttäjät voivat selata muiden museoiden aineistoa. Järjestelmä tukee joukkoistamista (crowdsourcing). Esimerkiksi objekteja voidaan kommentoida suoraan järjestelmän tai rajapinnan kautta. Integraatiot, rajapinnat Järjestelmä tukee ontologiakirjastoja. Esimerkiksi ONKI, http://onki.fi/ Järjestelmä tulee OAI_PMH 2.0 - rajapintaa. http://www.openarchives.org/pmh/ Järjestelmä tukee SPECTRUM:ia (Spectrum complient) http://www.collectionstrust.org.uk/spect rum Järjestelmä tukee uniikkeja tunnisteita, esimerkiksi URN (uniform resourec name) Tukiprosessit Järjestelmässä on monipuolinen raportointi, mm. lainoista, hierarkioista, objekteista. Järjestelmässä on monipuoliset hakutoiminnot. Esimerkiksi vapaatekstihaku, joka kohdistuu kaikkiin järjestelmän tietoihin. Järjestelmästä voi viedä tietoja ulos eri tiedostomuodoissa, mm. excelinä.
Vaatimusmäärittelyt Tavoitteena on hankkia parempi järjestelmä kuin nykyiset Jokainen toiminnallinen ja tekninen vaatimus maksaa Mitä monipuolisempaa ohjelmistoa halutaan, sitä kalliimpi se yleensä on Todennäköisesti mikään tarjottavista ratkaisuista ei täytä kaikkia vaatimusmäärittelyssä kirjattuja toiminnallisia tai teknisiä vaatimuksia Hankintabudjetti on aina rajallinen On tehtävä valinta Mikä tarjottu ratkaisu parhaiten täyttää esitetyt vaatimukset Mitkä toiminnallisuudet halutaan heti, mitkä toiminnallisuudet voidaan hankkia myöhemmin Tehdäänkö räätälöintejä
Hankinnan kohde
Järjestelmän sisäinen rakenne
Hankintamenettely
Hankinta-aikataulu
Hankinnan kustannukset Ennakkotietoilmoitukseen ja tietopyyntöön saatiin 14 vastausta Toimijoiden alustavia arvioita projektille Adlib: 300-500K KE Software: 400-700 K Eduix: 200 450 K Profium 1 M +/- 30% Hinnoitteluun vaikuttaa erityisesti Tekniset ja toiminnalliset määritykset Museo- ja käyttäjämäärät Siirrettävän aineiston määrä Räätälöinnit, integraatiot Hankeen hinta-arvio n. 500 000
Hankinnan rahoitus Ennen hankintaa tarvitaan sitoumus siitä, että rahoitus hankinnan toteuttamiseksi on olemassa Valtaosa kustannuksista ajoittuu kuitenkin käyttöönottoon vuodelle 2015 Varsinaisen käyttöönottoon OKM edellyttää, että museot hankkivat omarahoitusta Museovirasto on alustavasti varannut 150 000-200 000 Valtion taidemuseon ja muiden museoiden sitoutumista tarvitaan Hankkeen budjetissa varattu Järjestelmän käyttöönotto / laitteisto, palvelimet, 110 000 / 2014 ja 150 000 2015 Järjestelmän pilotointi 50 000 / 2014 ja 10 000 / 2015
Kumulatiiviset kustannukset Hankintavaihtoehdot Ohjelmiston hankinta palveluna (SaaS) Perinteinen hankinta, lisenssi ja ylläpitomaksut Aika
Suhde vanhoihin järjestelmiin Museo 2015 Musketti Aika Aika