Uusi henkilökohtaisen lisän (HKL) järjestelmä Nykyinen KVTES:n henkilökohtaisten lisien järjestelmä perustuu vuoden määräajalla jaettaviin lisiin. Järjestelmä on sovittu uudistettavaksi vuosille 2013-2016 laaditussa henkilöstöohjelmassa. Uudistaminen edellyttää suorituksen arvioinnin prosessin muuttamista ja samalla on tarkoituksenmukaista yhtenäistää kaikkien työehtosopimusten (KVTES, OVTES, TS, TTES ja LS) mukaiset käytännöt. Uusi henkilökohtaisen lisän järjestelmä on työssä suoriutumisen kokonaisarviointijärjestelmä, jolla jaetaan pysyvät henkilökohtaiset lisät noudattaen seuraavia sopimusmääräyksiä: KVTES 2017 palkkausluku 11 LS 2017 yleinen osa 5 ja 10 OVTES 2017 osio A 11 TS 2017 12 TTES 2017 liite 3 2 Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointiperusteet ja maksamisperusteet on laadittu yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa. Harkinnanvaraisia henkilökohtaisia lisiä maksettaessa on eri viranhaltija- /työntekijäryhmiä kohdeltava tasapuolisesti. Tässä ohjeessa on kuvattu työsuorituksen arvioinnin ja henkilökohtaisen lisän maksamiseen johtava prosessi. 1. Palkkausjärjestelmän rakenne Kunnallinen palkkausjärjestelmä muodostuu seuraavista palkanosista (kuva 1): tehtäväkohtaisesta palkasta / perustuntipalkasta (TKP) mahdollisesta henkilökohtaisesta lisästä (HKL) mahdollisesta työkokemuslisästä / vuosisidonnaisesta lisästä / ammattialalisästä (TKL) mahdollisesta kertapalkitsemisesta (KP) mahdollisesta kannustelisästä (KL) eri sopimusten muista mahdollisesta lisistä tai korvauksista esim. työolosuhdelisät (TTES) (muut) mahdollisista työaikakorvauksista (TAK) mahdollisesta tulospalkkiosta (tupa). Mahdollinen tupa 100 % Mahdollinen TAK Mahdollinen KP / KL / muut Mahdollinen TKL Mahdollinen HKL Tehtäväkohtainen palkka / perustuntipalkka Kuva 1. Kunnallinen palkkausjärjestelmän palkanosat. 1/6
2. Työsuorituksen arviointi ja henkilökohtainen lisä Henkilökohtainen lisä määräytyy työsuorituksen arvioinnin perusteella (TSA). Henkilökohtaisella lisällä halutaan kannustaa henkilöstöä tuloksellisuuteen, monitaitoisuuteen, vastuuntuntoon ja yhteistyökykyyn. Erinomaisia työtuloksia ja erinomaista ammattitaitoa voi esiintyä kaikissa kunnan työtehtävissä, niiden eri vaativuustasoilla. Henkilökohtaisen työsuorituksen järjestelmällinen arviointi on oleellinen osa henkilöstöjohtamista. Palautteen antaminen ja saaminen sekä tunnustus hyvästä työsuorituksesta ovat osa työyhteisöjen arkipäivää. Tehdyn työn huomioiminen ja kannustava palaute koetaan erittäin tärkeäksi osaksi palkitsemisen kokonaisuutta. Esimies vastaa tavoitteiden asettamisesta, arvioinnista ja harkinnanvaraisen henkilökohtaisen lisän myöntämisestä. On tärkeää, että hän johtaa työyksikköään ja arvioi henkilöstöään objektiivisesti ja oikeudenmukaisesti ja siten luo käsitystä luotettavasta työnantajasta. Arvioinnit suoritetaan annetussa aikataulussa ja näiden arviointien tulosten perusteella maksetaan ao. lisät työntekijän palkkaan toistaiseksi. Kukin lähiesimies arvioi oman henkilöstönsä. Arvioinnin kohteena on sekä vakinainen että määräaikainen henkilöstö. Työsuoritusta arvioidaan kokonaisarviolla. Esimies arvioi henkilöstöään suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja muihin oman työyksikkönsä työntekijöihin. Henkilökohtaisen lisän palkitseminen kohdennetaan määrärahojen puitteissa niihin työntekijöihin / viranhaltijoihin, jotka suoriutuvat työssään erinomaisella tavalla. 3. Työsuorituksen arvioinnissa käytettävät kriteerit Henkilöstökohtaisen lisän maksamisen perusteena kaikilla sopimusaloilla on kokonaisarviointi, jossa käytetään yhteisiä työssä suoriutumisen arviointikriteerejä. Arviointikriteerit ovat: työntekijän/viranhaltijan 1. tuloksellisuus/ työtulokset/työteho 2. ammattitaito/ monitaitoisuus/ erityistiedot ja taidot, jotka käytössä työssä 3. vastuuntunto tai yhteistyökyky. Lähtökohtana on, että jokaiselta odotetaan normaalia eli odotusten mukaista työsuoritusta. Esimies arvioi henkilöstön tavoitteiden toteutumista ja työsuorituksen laatua. Työn tavoitteet voivat olla henkilökohtaisia ja/tai ryhmäkohtaisia. Arviointi kohdistuu aina henkilön työsuoritukseen, ei henkilöön. Arvioitaessa työntekijän/viranhaltijan henkilökohtaista työsuoritusta käytetään seuraava jaottelua: 1 =Normaalit suoritukset 2 = Hyvät suoritukset 3 = Erinomaiset suoritukset Henkilöt, jotka tekevät työnsä tehtäväkuvan mukaisesti. Henkilöt, jotka normaalien suoritusten lisäksi tekevät enemmän ja paremmin kuin ko. työssä normaalisti ja ylittävät usein asetetut tavoitteet. Henkilöt, jotka jatkuvasti ylittävät työssään henkilökohtaisten kriteerien avulla määritellyt tavoitteet, kehittävät omaa työtään ja ottavat vastuuta laajemmin. Henkilökohtaista lisää ei voida myöntää kaikille, vaan vain osalle henkilöstöstä. Yleisperiaatteena voidaan pitää, että vain osa henkilöstöstä voi yltää erinomaiselle tasolle (3). Tämä edellyttää esimiehiltä harkittua ja 2/6
kriittistä arviointia. Jos enemmistö toimialan henkilöstöstä ylittää hyvän suorituksen tason (2), on arvioitava, onko työn vaativuus ja tavoitteiden asettaminen ollut liian vaatimatonta tai heidän arviointinsa liian lievää. Mitä arviointikriteerit tarkoittavat? 1. Tuloksellisuus/ työtulokset/ työteho - Tekee tehtäväkuvan mukaiset työt - Saavuttaa asetetut vuosittaiset omat / ryhmän / yhteisön tavoitteet - Huomioi työskentelyssään taloudellisen näkökulman - Käyttää työajan tehokkaasti / suunnitelmallisesti - Käyttää osaamistaan monipuolisesti, joka näkyy esim. asiakkaan saamana laadukkaana hoitona / palveluna - Työtulosten virheettömyys 2. Ammattitaito/ monitaitoisuus/ erityistiedot ja taidot, jotka käytössä työssä - Hallitsee oman tehtävänkuvansa - Toimii suunnitelmallisesti - Tekee itsenäisiä ratkaisuja - On tilannetajuinen ja omaa kykyä siirtyä tehtävästä toiseen - On hankkinut lisätietoja/-taitoa tai koulutusta omalla ammattialalla ja on valmis jakamaan sitä - On uudistushaluinen ja jalat maassa oleva - On motivointi- ja kritiikinsietokykyinen 3. Vastuuntunto tai yhteistyökyky - Toimii sääntöjen mukaan - Pystyy perustelemaan toimintaansa - On luotettava ja vastuullinen: tekee työnsä loppuun asti tai pitää huolen, että työ etenee sovitusti - Kykenee nostamaan esiin epäkohtia rakentavasti - Omaa muutosvalmiutta ja stressinsietokykyä - Kommunikoi ja kuuntelee sekä jakaa tietoa avoimesti - Uskaltaa ottaa hankaliakin asioita esille ja on ratkaisukeskeinen - Hoitaa oma-aloitteisesti ja aktiivisesti yhteyksiä yhteistyötahoihin ja on luonut toimivia yhteistyöverkostoja, jotka palvelevat yksikön toimintaa - Tekee monipuolisesti yhteistyötä kaikkien kanssa - Omaa myönteisen asenteen työhön, työyhteisöön ja asiakkaisiin - On työyhteisön sovun rakentaja, ei nakertaja - Osoittaa arvostusta toisia ja toisten työtä kohtaan. 4. Arvioinnissa käytettävät lomakkeet Esimiehen lomake (liite 1) auttaa esimiestä muistamaan vuosittain annetut henkilökohtaiset lisät ja niiden perusteet. Arviointilomakkeelle voidaan tehdä kokonaisarvio tai arvio kriteereittäin. Palkkatiedot lomakkeelle saadaan palkkaliitteestä. Esimies voi palata ko. lomakkeeseen vuosittain, arvioida sen avulla 3/6
tapahtuneita muutoksia ja ylläpitää henkilöstönsä vuosittaista arviointia. Tämän lomakkeen käyttö on vapaaehtoista. Esitys henkilökohtaisen lisän saajista (liite 2) on aina täytettävä. Lähiesimies täyttää lomakkeen ja lähettää esityksensä tulosaluepäällikölle, joka taas lähettää esityksensä toimialajohtajalle. Toimialajohtaja hyväksyy ja lähettää tiedoston Excel-muodossa palvelussuhdepäällikölle lisien laskentaa varten. Vuosittain pääluottamusmiesten kanssa todetaan, että henkilökohtaiset lisät on maksettu virka- ja työehtosopimusten mukaisesti. Palkkaliite (liite 3) toimitetaan henkilöstöpalveluista toimialoille jaettavaksi eteenpäin. Esimies saa sen kautta oman henkilöstönsä palkkatiedot (liite 1) ja valmistelee henkilökohtaisen lisän esityksiä. Taulukossa henkilökohtaisen lisän prosentti lasketaan siten, että kaikki vanhat henkilökohtaiset lisät lasketaan yhteen ja jaetaan tehtäväkohtaisella palkalla tai perustuntipalkalla ja kerrotaan 100:lla. Tämän lomakkeen käyttö on vapaaehtoista. Ko. lomakkeen käyttö tulee arvoonsa sitten, kun käytössä on jo paljon henkilökohtaisia lisä ja halutaan, että parhaimmalla työntekijällä/ viranhaltijalla on paras prosentti. 5. Toimialan yksittäiset työntekijät eri sopimusalalta Yksittäisten tai enintään viiden työntekijän yksiköissä viranhaltijoiden esimiehet kokoontuvat toimialajohtajan tai hänen määräämänsä henkilön toimesta ja keskustelevat, kuinka monelle voidaan ko. joukosta esittää henkilökohtaista lisää. Tämä ohje koskee myös toimialan yksittäistä työntekijää eri sopimusalalta ja hänen esimiestään toimialojen yli. 6. Kehityskeskustelu osana suorituksen arviointia Jokaisen työntekijän ja viranhaltijan kanssa käydään vuosittain henkilökohtainen ja/tai ryhmäkehityskeskustelu (ks. hallintosääntö). Kehityskeskusteluun sisältyy edellisen kauden tavoitteiden onnistumisen arviointia em. arviointikriteerien avulla. Kehityskeskustelu sisältää ryhmäkehityskeskustelut. Kehityskeskustelun yhteydessä päivitetään tehtäväkuva ja laaditaan seuraavan kauden tavoitteet. Tavoitteet johdetaan kunnan strategiasta, talousarviosta ja toiminnan muista tavoitteista. Asetettavien tavoitteiden tulee olla ymmärrettäviä ja mitattavia tai todennettavissa. Kehityskeskustelussa työntekijällä on mahdollisuus tulla kuulluksi ja vaikuttaa omaan työhönsä ja työtehtäviin. Kehityskeskustelussa työsuoritusta arvioi lähiesimies. Harkinnanvaraisen henkilökohtaisen lisän suuruus tai se, kenelle se maksetaan, eivät ole neuvottelu- tai sopimuskysymyksiä, vaan työnantajan esimieslinjan esityksestä viimekädessä toimialajohtaja tai häntä vastaava päättää niistä. 7. Harkinnanvaraisen henkilökohtaisen lisän määräraha ja suuruus Henkilökohtaisen lisän suuruus määritellään aina euromääräisenä. Suositeltavana summana pidetään esim. 50 /henkilö/kuukausi ja tuntipalkkaisille 0,3 euroa/tunti/henkilö. Jaettava määräraha on pyöristetty lähimpään kymmeneen euroon. Opettajien harkinnanvaraisista lisistä on tehty erillispäätös määrärahojen suhteen, ja määräraha tulee kunnallisen työmarkkinalaitoksen ohjeen ja kunnanhallituksen henkilöstöjaoston päätöksen 22/2008 :n mukaan opettajien sopimuksen mukaisista määrärahoista. Muiden sopimusalojen henkilökohtaisen lisät sisältyvät talousarvion määrärahoihin. Aluksi kolmena vuonna peräkkäin laajennetaan saajien joukkoa alkaen erinomaisista työsuorituksista. Kolmen vuoden jälkeen katsotaan, onko parhaalla työntekijällä tai viranhaltijalla paras henkilökohtaisen 4/6
lisän prosentti. Alussa oletettavasti raha riittää erinomaisille eli kolmosille. Sen lisäksi esimies laittaa saajat paremmuusjärjestykseen, koska rahan riittävyys on haasteena ja halutaan palkita tasapuolisesti. 8. Päätöksenteko Arvioituaan henkilöstönsä esimies tekee esitykset harkinnanvaraisen henkilökohtaisen lisän maksamisesta tulosalueen päällikölle. Tulosalueen päällikölle tarkastaa esityksen ja tarvittaessa muuttaa sitä ja toimittaa esitykset toimiala-/keskuksen tai liikelaitoksen johtajalle. Jokaisen esimiehen on syytä kertoa esimerkiksi työpaikkakokouksessa henkilöstölle, kuinka hän ajattelee henkilökohtaisen lisän jakamisen ko. vuonna suorittaa. Henkilökohtaisen lisän maksamisesta päättää hallintosäännön mukaisesti kunnan-/toimiala-/keskuksen tai liikelaitoksen johtaja. Palkittavien työntekijöiden on oltava kaikilla osa-alueilla normaalitason yläpuolella työsuorituksissaan. Työsuoritukseksi luetaan lisäksi myös yhteistyökyky ja muut arvioinnin alueet eli viranhaltijan/työntekijän on onnistuttava tasapainoisesti kaikilla osa-alueilla. Lisät maksetaan seuraavan palkanmaksun yhteydessä, kun toimiala/keskuksen tai liikelaitoksen johtajan päätös on tullut palkkoihin. Harkinnanvaraisesta henkilökohtaisesta lisästä on virka- ja työehtosopimuksissa sovittu, että sitä voidaan alentaa tai se voidaan poistaa, jos siihen on perusteltu syy, esimerkiksi työtulosten selvä huonontuminen tai tehtävien muutoksesta aiheutuva palkkaperusteiden uudelleen arviointi. 9. Henkilökohtaisesta lisästä kertominen Henkilöarvioinnit ovat salassa pidettävää tietoa. Esimies ei saa kertoa muille, mikä on kunkin työntekijän arvioinnin sisältö. Sopimusten mukaan viranhaltijalle/työntekijälle on pyydettäessä ilmoitettava häntä koskevan henkilökohtaisen lisän maksamisen perusteet kahden kesken. Kunnan-/toimiala-/keskuksen johtajan viranhaltijapäätös lisistä toimitetaan palkanlaskentaan täytäntöön pantavaksi kuten muutkin henkilöstöpäätökset. Kun päätökset ovat tulleet palkanlaskentaan, niin esimies kertoo henkilöstölleen yhteisesti kokouksessa, kuinka monta henkilökohtaista lisää on jaettu kyseisestä työyksiköstä, mutta ei henkilöiden nimiä paitsi ko. henkilön luvalla. Lisäksi on syytä muistuttaa perusteet yleisesti, miksi ko. henkilöt saivat lisän. 10. Uuden henkilökohtaisen lisän käyttöönotto ja vuoden 2017 aikataulut Harkinnanvarainen henkilökohtainen lisä otetaan käyttöön vaiheittain vuoden 2017 aikana. Ensin OVTES:n esimiehet tekevät arviot toukokuun loppuun mennessä, jotta lisät ehditään jakaa ennen lukuvuoden päättymistä ja syksyllä muut sopimusalat. Käytännössä vuonna 2017 myönnettävät harkinnanvaraiset henkilökohtaiset lisät ovat voimassa toistaiseksi 1.1.2017 alkaen. Uuden pysyvän henkilökohtaisen lisän (HKL) aikataulu vuonna 2017 - Tavoite 23.3. henkilöstöjaostossa on käsittelyssä lopullinen versio, jotta koulut saavat jaettua HKL:t ennen lukuvuoden loppua. Henkilöstöjaosto hyväksyy järjestelmän. - Koulutukset 2 kpl samoja sisällöltään OVTES:n esimiehille: to 30.3 klo 8.30 11.00 ja to 6.4 klo 8.30 11.00. - Tarkempi rahajako liitteittäin ja sopimuksittain pitää olla selvillä 31.3.2017. Toimialat voivat antaa lisäohjeita omista osuuksistaan. Toukokuussa - 17.5.2017 OVTES:n esitykset tarkistettavaksi toimialajohtaja Tiina Hirvoselle 5/6
- 31.5.2017 OVTES:n hyväksytyt esitykset palkanlaskennassa (tällöin maksuun viimeiset heinäkuussa). Kesäkuussa - KVTES, TS, LS ja TTES:n esimiehillä koulutus to 8.6 klo 8.30 11.00 (valtuustosalissa), ohjeet ja rahat. Elokuussa - KVTES, TS, LS ja TTES:n esimiehillä koulutus to 17.8 klo 8.30 11.00 (valtuustosalissa) - Sähköpostimuistutus HKL:n aikataulusta KVTES, TS, LS ja TTES:n esimiehille. Syyskuu - 13.9.2017 KVTES, TS, LS ja TTES:n esitykset tarkistettavaksi toimialajohtajille/liikelaitosten tai keskuksen johtajille - 30.9.2017 tiedot palkanlaskennassa (tällöin maksuun viimeiset marraskuussa). Vuodesta 2018 alkaen Palvelussuhdepäällikkö ilmoittaa viimeistään maaliskuussa henkilökohtaisiin lisiin maksettavan määrärahan sopimuksittain ja liitteittäin toimialoille. Tulevaisuudessa kaikki sopimusalat noudattavat OVTES:n aikataulua, jolloin 17.5.2018 HKL:n esitykset tulevat toimialajohtajien ja vastaavien tarkistettavaksi. Toimialajohtajat hyväksyvät lisät 31.5.2018 (maksussa viimeistään heinäkuussa). Järjestelmää tarkastellaan ennen vuoden 2018 uutta kierrosta. 6/6