\ EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO. Bryssel, 30. huhtikuuta 2002 (17.05) (OR. en) 8402/02 LIMITE EUROPOL 29

Samankaltaiset tiedostot
KERTOMUS Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaus (98/C 406/07)

(1999/C 372/04) TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

KERTOMUS yhteisön kasvilajikeviraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestä sekä viraston vastaukset (2002/C 326/11)

Euroopan yhteisöjen virallinen lehti C 406/33

EUROOPAN UNIONI EUROOPAN PARLAMENTTI FIN 299 INST 145 AG 37 INF 134 CODEC 952

(1999/C 372/06) TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

MIETINTÖLUONNOS. FI Moninaisuudessaan yhtenäinen FI 2011/2236(DEC)

12, rue Alcide De Gasperi - L Luxembourg T (+352) E eca.europa.eu

12, rue Alcide De Gasperi - L Luxembourg Puh. (+352) Sähköposti eca.europa.eu

sekä viraston vastaus

EUROOPAN PARLAMENTTI Talousarvion valvontavaliokunta MIETINTÖLUONNOS

KERTOMUS yhteisön kasvilajikeviraston (Angers) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaus

Talousarvion valvontavaliokunta MIETINTÖLUONNOS

KERTOMUS. Europolin eläkerahaston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä rahaston vastaus (2016/C 449/26)

KERTOMUS. innovoinnin ja verkkojen toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viraston vastaus (2017/C 417/40)

KERTOMUS. kuluttaja-, terveys-, maatalous- ja elintarvikeasioiden toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta (2017/C 417/07)

Vastuuvapaus 2007: Euroopan työturvallisuus- ja työterveysvirasto

sekä viraston vastaus

sekä viraston vastaus

Lausunto nro 4/2003. Euroopan unionin elinten käännöskeskukseen sovellettavaa varainhoitoasetusta koskevasta ehdotuksesta

Kertomus Euratomin hankintakeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016

EUROOPAN PARLAMENTTI

sekä viraston vastaus

KERTOMUS. Euroopan unionin perusoikeusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viraston vastaus (2017/C 417/37)

KERTOMUS. kuluttaja-, terveys- ja elintarvikeasioiden toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä viraston vastaus

sekä viraston vastaus

Valtuuskunnille toimitetaan oheisena asiakirja COM(2015) 160 final

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 5. tammikuuta 2017 (OR. en)

Valtuuskunnille toimitetaan oheisena asiakirja D045714/03.

Lausunto nro 1/2016. (annettu Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 325 artiklan nojalla)

KERTOMUS Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2001 sekä keskuksen vastaukset (2002/C 326/06)

sekä Eurojust-yksikön vastaus

KERTOMUS Euroopan työturvallisuus- ja työterveysviraston varainhoitovuoden 2001 tilinpäätöksestäsekä viraston vastaukset (2002/C 326/02)

LISÄTALOUSARVIOESITYS NRO 3 VUODEN 2013 YLEISEEN TALOUSARVIOON YLEINEN TULOTAULUKKO

sekä keskuksen vastaus

KERTOMUS. Euroopan meriturvallisuusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä viraston vastaus (2016/C 449/24)

5306/15 ADD 1 ma/sj/vl 1 DG G 2A

KERTOMUS. Euroopan tasa-arvoinstituutin tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä instituutin vastaus (2016/C 449/19)

Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS

sekä viraston vastaus

Kertomus Energia-alan sääntelyviranomaisten yhteistyöviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaus

Kertomus Euroopan työterveys- ja työturvallisuusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta sekä viraston vastaus

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 10. lokakuuta 2016 (OR. en) Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN, Euroopan unionin neuvoston pääsihteeri

KIRKON ELÄKERAHASTON TALOUSSÄÄNTÖ. I Yleisiä säännöksiä. 1 Taloussäännön soveltaminen

KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE, NEUVOSTOLLE JA EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMELLE

KERTOMUS. innovoinnin ja verkkojen toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä viraston vastaus (2016/C 449/41)

Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS

10292/17 pmm/msu/vb 1 DRI

MIETINTÖLUONNOS. FI Moninaisuudessaan yhtenäinen FI 2014/2124(DEC)

KERTOMUS. Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanoviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä viraston vastaus (2016/C 449/29)

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 16. maaliskuuta 2017 (OR. en)

sekä viraston vastaus

KERTOMUS. Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä säätiön vastaus (2016/C 449/35)

EUROOPAN PARLAMENTTI Talousarvion valvontavaliokunta MIETINTÖLUONNOS

Valtuuskunnille toimitetaan oheisena asiakirja DEC 12/2017.

KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) /, annettu ,

Kertomus Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaus

KERTOMUS. Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä keskuksen vastaus (2017/C 417/05)

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 5. tammikuuta 2017 (OR. en)

sekä keskuksen vastaus

sekä keskuksen vastaus

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 16. joulukuuta 2016 (OR. en)

KERTOMUS. Euroopan unionin oikeudellisen yhteistyöyksikön (Eurojust) tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä Eurojust-yksikön vastaus

KERTOMUS Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2009 sekä käännöskeskuksen vastaukset (2010/C 338/21) SISÄLLYS

KERTOMUS. Euroopan unionin perusoikeusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä viraston vastaus (2016/C 449/38)

PUBLIC. Bryssel, 25. marraskuuta 2002 (02.12) (OR. en) EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO 14594/02 LIMITE ELARG 386

KERTOMUS. Euroopan lentoturvallisuusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viraston vastaus (2017/C 417/10)

Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS

KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE. maataloustukirahaston menojen kehityksestä. Varojärjestelmä nro 6-7/2015

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 6. maaliskuuta 2015 (OR. en)

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 1. heinäkuuta 2016 (OR. en) Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN, Euroopan unionin neuvoston pääsihteeri

Ehdotus EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS

KERTOMUS. Energia-alan sääntelyviranomaisten yhteistyöviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viraston vastaus (2017/C 417/02)

sekä viranomaisen vastaus

Kertomus Euroopan vakuutus- ja lisäeläkeviranomaisen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta sekä viranomaisen vastaus

Kertomus Euroopan unionin perusoikeusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015

Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS

Ehdotus EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS

KERTOMUS. Euroopan elintarviketurvallisuusviranomaisen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viranomaisen (2017/C 417/18)

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 20. lokakuuta 2017 (OR. en)

7802/17 hkd/ht/jk 1 DGG 2B

EUROOPAN PARLAMENTTI

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 14. toukokuuta 2018 (OR. en)

Talous- ja matkustusohjesääntö

Vastuuvapaus 2012: Euroopan sähköisen viestinnän sääntelyviranomaisten yhteistyöelin

KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE. Euroopan maatalouden tukijärjestelmän menoista. Varojärjestelmä No 7-8/2014

LISÄTALOUSARVIOESITYS NRO 8 VUODEN 2014 YLEISEEN TALOUSARVIOON TULOTAULUKKO PÄÄLUOKITTAIN. MENOTAULUKKO PÄÄLUOKITTAIN Pääluokka III Komissio

KERTOMUS. Euroopan työterveys- ja työturvallisuusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä viraston vastaus (2016/C 449/33)

sekä viraston vastaus

Valtuuskunnille toimitetaan oheisena asiakirja COM(2017) 408 final LIITE 1.

KERTOMUS. yhteisön kasvilajikeviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2015 sekä viraston vastaus (2016/C 449/08)

sekä viranomaisen vastaus

Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS

SÄÄDÖKSET JA MUUT VÄLINEET

l* f^å*' olen tarkastanut Lions club Kajaani Linnan kirjanpidon,

KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE. Euroopan maatalouden tukirahaston menoista. Varojärjestelmä nro 11-12/2014

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 14. syyskuuta 2016 (OR. en)

14636/16 mba/rir/mh 1 DG G 2A

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 21. maaliskuuta 2017 (OR. en)

Transkriptio:

\ EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO Bryssel, 30. huhtikuuta 2002 (17.05) (OR. en) 8402/02 LIMITE EUROPOL 29 ILMOITUS Lähettäjä: Europol Vastaanottaja: 36 artiklan komitea / Coreper / Neuvosto Asia: Tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen kauden 1.7.1999 31.12.1999 osalta 1. Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 3 ja 5 kohdassa määrätään seuraavaa: "3. Yhteinen tilintarkastuskomitea esittää neuvostolle Euroopan unionista tehdyn sopimuksen VI osastossa määrätyn menettelyn mukaisesti tarkastuskertomuksen päättyneestä tilikaudesta; johtajalla ja varainhoidon valvojalla on mahdollisuus antaa etukäteen lausuntonsa tarkastuskertomuksesta, ja tästä lausunnosta keskustellaan hallintoneuvostossa. 5. Neuvosto antaa johtajalle vastuuvapauden kyseisen tilikauden talousarvion toteuttamisesta, sen jälkeen kun se on tutkinut tilikauden päättämisestä tehdyn kertomuksen." 2. Liitteessä toimitetaan yhteisen tilintarkastuskomitean laatima tilintarkastuskertomus ajalta 1.7.1999 31.12.1999, josta hallintoneuvosto on keskustellut. 3. Tilintarkastuskertomuksen perusteella hallintoneuvosto ilmoitti antavansa vastuuvapauden Europolin johtajalle. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 1

4. Edellä mainitun perusteella 36 artiklan komiteaa pyydetään ehdottamaan Coreperille/neuvostolle, että se tarkastelisi tilintarkastuskertomusta ja antaisi talousarvion toteuttamista koskevan vastuuvapauden Europolin johtajalle ajalta 1.7.1999 31.12.1999. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 2

Yhteisen tilintarkastuskomitean laatima tarkastuskertomus Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimen 7.10.1998 Europol-yleissopimuksen 36 artiklan nojalla antaman toimeksiannon mukaisesti yhteinen tilintarkastuskomitea tarkasti Europolin rahoitusta koskevat selvitykset sen ensimmäiseltä varainhoitovuodelta 1.7.1999 31.12.1999. Tämä kertomus on osoitettu neuvostolle yleissopimuksen 36 artiklan 3 kohdan nojalla. Europol-yleissopimuksen 1 29 artiklan 3 kohdan mukaisesti talousarvio toteutettiin johtajan vastuulla. Hänen vastuualaansa kuuluu rahoitusta koskevien selvitysten laatiminen ja esittäminen Europol-yleissopimuksen 36 artiklan ja Europolin talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 2 50 artiklan nojalla. Rahoitusta koskeviin selvityksiin sisältyy tulostili, tase, liitetiedot ja vuosittainen tilinpäätöskertomus. Tilintarkastuskomitean tehtävänä on lausunnon antaminen rahoitusta koskevista selvityksistä tarkastuksen perusteella. Tilintarkastus suoritettiin yleisesti tunnustetun kansainvälisen tilintarkastuskäytännön mukaisesti. Tarkastettavat asiakirjat tutkittiin soveltaen kyseisissä olosuhteissa tarpeellisiksi katsottuja tarkastusmenetelmiä. Tämän tuloksena saatiin riittävät perusteet jäljempänä esitetyn lausunnon tueksi. Yhteisen tilintarkastuskomitean suorittama tarkastus osoitti sille kohtuullisen varmasti, että Europolin rahoitusta koskevat selvitykset antavat tarkan kuvan tilanteesta 31.12.1999 ja että tulot ja menot ovat kokonaisuutena lailliset ja asianmukaiset. 1 2 EYVL C 316, 27.11.1995. EYVL C 312, 28.10.1999. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 3

Edellä mainittua mitenkään rajoittamatta komitea haluaisi kuitenkin kiinnittää neuvoston huomion seuraaviin seikkoihin: Heikkouksia on havaittu aineellisten hyödykkeiden hallinnoinnissa, joista määrätään Europolin varainhoitoasetuksen 45 artiklassa, sekä varainhoitoasetuksen täytäntöönpanomenettelyissä (84 ja 85 artikla). Komitea ei myöskään saanut omaisuusluetteloa kaikista laitteistoista, joiden omistaja Europolista on tullut, vaikka Europolin huumausaineyksikön koordinaattorin olisi pitänyt toimittaa tämä luettelo neuvostolle Europolin aloittaessa toimintansa (eli 1.7.1999), kuten Europolin varainhoitoasetuksen 58 artiklassa säädetään. Kaikkia tulo- ja menoeriä ei ole otettu talousarvioon Europolin varainhoitoasetuksen (1 ja 3 artiklan) mukaisesti, eikä niitä ole sisällytetty tulostiliin. Nämä tulot ja menot koskevat "rakentamista" (0,5 miljoonaa euroa, josta tehtiin 0,2 miljoonan euron maksusuoritus 31.12.1999) sekä "turvallisuutta" (talousarvio: 1 miljoonaa euroa, menot 1999: 1,1 miljoonaa euroa) ja ne ovat Alankomaiden suoraa rahoitusta. Edeltävien varainhoitovuosien tulos, joka siirrettiin 1.7.1999 tehtyyn taseeseen (10 132 815,37 euroa), ei täsmännyt täysin edeltävien varainhoitovuosien rahoitusta koskeviin selvityksiin otettujen määrien kanssa. Heikkouksia havaittiin sisäisissä tarkastusjärjestelmissä sopimusten tekemisen sekä menojen ja tulojen hallinnoinnin osalta (maksusitoumusten valmistelu ja hyväksyminen, kulujen maksaminen, sopimusten ja tarjouspyyntöjen valmistelu ja hyväksyminen). Oheisen tilintarkastuslausunnon liitteenä toimitettujen päähuomioiden lisäksi alustavat huomiot osoitettiin etukäteen Europolin johtajalle. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 4

Aunus Salmi Armindo Souse Ribeiro Jean-François Bernicot 31. lokakuuta 2000 Europolin yhteinen tilintarkastuskomitea osoite: c/o Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuin (Aunus Salmi) 12, Rue Alcide De Gasperi L-1615 Luxemburg 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 5

Tärkeimmät tilintarkastuslausuntoon liittyvät huomautukset 1. Europolin tilien avaaminen 1.7.1999 Siirtyminen EDUsta Europoliin 1. Yhteinen tilintarkastuskomitea tarkasteli 31.5.2000 päivätyn tilinpäätöksen. Komitean tekemien huomautusten perusteella oikaistu versio toimitettiin 27.11.2000. Oikaisut koskivat erityisesti tasetta. Suositellaan, että tililuettelo mukautetaan tilinpäätöksen (erityisesti taseen) rakenteeseen ja että tililuettelossa olevista tileistä annetaan lyhyt kuvaus. 2. Europolin huumausaineyksikön (EDU) toiminta loppui 30.6.1999, kun Europol aloitti toimintansa 1.7.1999 Europol-yleissopimuksen määräysten mukaisesti. Tarkastelimme järjestelyjä toimintojen ja laitteistojen siirtämisestä huumausaineyksiköstä Europoliin yleissopimuksen 45 artiklan mukaisesti. Emme kuitenkaan saaneet käyttöömme Europolin huumausaineyksikön koordinaattorin laatimaa tilinpäätöskertomusta, joka Europolin varainhoitoasetuksen (58 art.) mukaisesti olisi pitänyt esittää neuvostolle ja toimittaa myös yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 3. Panimme merkille huumausaineyksikön tilintarkastajan 17.5.2000 laatiman kertomuksen ja hänen huomautuksensa, jotka oli osoitettu Europolin johdolle ja jotka koskivat 1.1. 30.6.1999 välistä ajanjaksoa. 4. Europolin perustamisesta lähtien kirjanpitomenetelmät muuttuivat. EDUn kirjanpitojärjestelmä perustui kassaperusteiseen kirjanpitoon. Se tarkoittaa tulojen ja menojen merkitsemistä tilinpäätökseen ilman tasetta, josta käyvät ilmi järjestön varat ja vastuut. Europolin tilinpäätös on 1.7.1999 lähtien perustunut suoriteperusteiseen kirjanpitoon. 5. Hallintoneuvoston nimittämä varainhoidon valvoja astui virkaansa 1.7.1999. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 6

Eläkerahasto 6. Europolin henkilöstösääntöjen liitteessä 6 olevassa 37 artiklassa säädetty eläkerahasto perustettiin 1.7.1999. Eläkerahaston hallintoneuvosto, josta säädetään sitä koskevassa asetuksessa, nimitettiin vasta marraskuussa 1999 ja se piti ensimmäisen kokouksensa 23.2.2000. Henkilöstön ja Europolin maksuosuudet tähän rahastoon 1999 toisella vuosipuoliskolla näkyvät 31.12.1999 päivätystä taseesta (0,7 miljoonaa euroa). Tämä määrä siirrettiin rahaston nimissä 14.1.2000 avatulle käyttötilille. Europolin johto teki sopimuksen yksityisen yrityksen kanssa rahaston varainhoidosta ja vakuuttamisesta käynnistysvaiheen aikana esitettävien vaatimusten varalta. Sopimus tuli voimaan 1.7.1999. Omaisuusluettelo 7. Europolin aloittaessa toimintansa huumausaineyksikön koordinaattorin olisi pitänyt esittää neuvostolle luettelo kaikista laitteistoista, joiden omistaja Europolista tuli (varainhoitoasetuksen 58 artiklan 2 ja 3 kohta), mutta tällaista omaisuusluetteloa ei oltu tehty. Europolille siirrettyjä laitteistoja, jotka näkyvät aloitustaseesta 1.7.1999, ei tutkittu konkreettisesti. Irtaimen omaisuuden hankintaa ei merkitty pysyvään omaisuusluetteloon ennen maksun suorittamista eikä laskussa tai liitteenä olevassa asiakirjassa ole mainintaa tällaisesta merkinnästä menon maksamiseksi. Inventaarioasiakirjoja ei tarkastettu sen toteamiseksi, täsmäsivätkö ne todellisen tilanteen kanssa, eikä omaisuuden sijainti käy ilmi omaisuusluetteloon omaisuuden hankinnasta tehdyistä merkinnöistä (varainhoitoasetuksen 45 artikla). Näiden puutteiden vuoksi taseeseen merkittyjen määrien luotettavuutta ei voida taata. Suositetaan, että Europol määrittelee, dokumentoi ja toteuttaa hallinnollisen käsikirjan pysyvän konkreettisen inventaarijärjestelmän perustamiseksi. Konkreettisen inventaarion ja kirjanpidon välillä olisi oltava systemaattinen yhteys. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 7

Tase 8. Aiempien vuosien tulosta, joka oli merkitty tilinpäätökseen, ei saatu täysin täsmäämään Europolin perustamisen jälkeen tehdyissä rahoitusselvityksissä esitetyn tulojen ja menojen saldon kanssa. Suositetaan, että vastaisuudessa tilinpäätökseen merkitty vuoden tase olisi perusteltava ja sen olisi vastattava varainhoitovuonna toteutuneita tulostilejä. 2. Tulot ja menot Talousarvion toteuttaminen 9. Vuoden lopullisista määrärahoista, joiden kokonaismäärä on 18,9 miljoonaa euroa, 13,4 miljoonaa euroa (71 prosenttia) oli sidottu. Siirrettyjen määrärahojen määrä on 2,5 miljoonaa euroa ja 3 miljoonaa euroa peruutettiin 31.12.1999. Talousarvion alhainen toteuttamistaso johtuu pääasiassa siitä, että Europol aloitti toimintansa 1.7. eikä 1.1., kuten oli alunperin suunniteltu vuoden 1999 talousarviota hyväksyttäessä. Turvallisuuspalveluja ja kiinteistöä koskeva budjetti 10. Turvallisuuspalveluja ja sitä kiinteistöä, jossa Europol sijaitsee, koskevat tulot ja menot rahoitetaan Alankomaista. Ne eivät sisälly Europolin talousarvioon ja ovat siksi talousarvion valvontamenettelyjen ulkopuolella (talousarvion hyväksyminen, talousarviotapahtumat, vastuuvapaus) eikä niiden osalta edellytetä Europolin talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen "virallista" soveltamista (todellisuudessa sovelletaan samoja sisäisen tarkastuksen menettelyjä). Europolin toimittamien tietojen mukaan huumausaineyksikön budjetti- ja rahoitusasiantuntijoiden kokouksessa 24.4.1997 ei hyväksytty ehdotusta tämän lähestymistavan muuttamiseksi. Tämä tilanne on johtanut epäselvyyteen kyseisten varojen hallinnointia ja tilintarkastusta koskevien vastuiden ja toimivaltuuksien osalta Europolin ja Alankomaiden välillä. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 8

11. Alankomaiden rahoittamia turvallisuuspalveluja koskevia tuloja ja menoja ei ole merkitty Europolin talousarvioon ja ne kirjataan muiden kuin talousarvioon liittyvien tulojen ja menojen tileille (varainhoitoasetuksessa säädetään ainoastaan talousarvion tuottotileistä ja kulutileistä). Kyseisiä määriä ei ole kirjattu tulostilille 31.12.1999. Tulojen ja menojen saldo sekä siirretyt määrärahat on kuitenkin kirjattu taseeseen. 12. Alankomaiden rahoittamat kiinteistöistä aiheutuvat tulot ja menot eivät sisälly talousarvioon, eikä niitä ole kirjattu talousarvion tuotto- ja kulutileille. Näin ollen niitä ei ole sisällytetty myöskään tulostilille 31.12.1999. Lisäksi Europolin ja Alankomaiden välillä ei ole erityistä sopimusta näistä tuloista ja menoista, mistä syystä näiden varojen hoito ja investointien suunnittelu on vaikeaa. Asianomaisten tulojen ja menojen saldo on merkitty taseeseen. 13. Europolin varainhoitoasetuksen yleisperiaatteiden (1 ja 3 artikla) mukaisesti suositellaan, että kaikki tulot ja menot merkitään kokonaisuudessaan talousarvioon ja tilinpäätökseen. Sisäiset tarkastukset 14. Paikalla suoritettujen sattumanvaraisten asiakirjojen tarkastusten perusteella voitiin sisäisessä tarkastusjärjestelmässä havaita seuraavat heikkoudet: Tarjouspyynnöt: tarjouspyyntöjä koskevien sisäisten sääntöjen ja ohjeiden epäjohdonmukainen soveltaminen; tavaroiden hankintaa koskevien tarjousten vähimmäismäärää ei mainita. Sopimusten/tilausten laatimista ja hyväksymistä koskevat menettelyt: tilauslomakkeiden ja sitoumusten yhtenäisyyttä ei systemaattisesti tarkasteta (esim. ilman perusteluja tilattiin ja vastaanotettiin muita kuin sitoumuksessa mainittuja tavaroita); tilauslomakkeita ja sopimuksia ei valmistella eikä niitä seurata (esim. yhdessä esiin 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 9

tulleessa tapauksessa oli palkattu konsultti laatimatta minkäänlaista asianmukaista tarjousta, tilauslomaketta tai sopimusta); tarjouspyyntöjä, sopimusten valmistelua ja tekemistä koskevia sääntöjä sovelletaan epäjohdonmukaisesti. Sitoumukset ja menojen maksaminen : tulojen ja menojen hyväksyjälle syntyi oikeudellinen velvoite kolmanteen osapuoleen nähden ennen kuin hän oli saanut varainhoidon valvojalta ennakkohyväksynnän (jolloin hänestä tuli velvollinen maksamaan korvausta varainhoitoasetuksen 49 artikla); määrärahoja siirrettiin 31.12. ilman asianmukaisesti hyväksyttyä sitoumusta; menoihin sitoutumista koskevia ehdotuksia, joita tulojen ja menojen hyväksyjä ei ollut perustellut riittävästi eikä tarkistanut, ovatko ne moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisia (erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden osalta) (yksi esiin tullut tapaus: ulkopuoliseen yritykseen sopimussuhteessa oleva konsultti tarkoituksena välittää Europolille tietokoneisiin liittyvää asiantuntemusta Europol kustansi hänelle välittömästi tietokoneisiin liittyvän aikuiskoulutuskurssin ilman minkäänlaisia perusteluja); menoihin sitoutumista koskevissa ehdotuksissa ei aina ole voimassa olevien säännösten edellyttämiä tietoja; virkamatkakulut esitetään ja varainhoidon valvoja hyväksyy ne jälkikäteen ja maksetaan sitoumuksia suurempia summia ilman, että ensin hyväksyttäisiin asianmukaisella tavalla tarkistettu sitoumus pääasiassa siksi, että virkamatkakulut perustuvat yksittäisiin sitoumuksiin (vaikka samaan aikaan on voimassa väliaikaisten sitoumusten järjestelmä), mikä tekee niiden seuraamisen vaikeaksi; määrärahoja siirretään ilman eri toimenpiteitä, vaikka ne olisi pitänyt peruuttaa. 15. Vaikka otetaankin huomioon Europolin perustamiseen liittyvät ongelmat, sisäisten tarkastusjärjestelmien muuttaminen ja uusien hallintojärjestelmien käyttöönotto, on todettava, että edellä mainitut heikkoudet johtuvat sisäistä tarkastusta koskevien järjestelmien ja menettelytapojen puutteellisesta selittämisestä ja soveltamisesta. Moni puute on yhteydessä tulojen ja menojen hyväksyjien tehtäviin. Heidän olisi oltava perillä tehtävistään. Europolin on hyväksyttävä sisäisiä toimenpiteitä, joihin sisältyisi keskeiset säännöt tulojen ja menojen hyväksyjien ja talousarvion toteuttamista koskevien hallintoyksikköjen tehtävien jakamisesta varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjen edellyttämällä tavalla. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 10

16. Europolin on jatkettava pyrkimyksiään parantaa ja täydentää eri sisäisten tarkastusjärjestelmien ja -menettelyjen selityksiä ja julkaista ohjeet (kirjanpito, henkilöstö, virkamatkakulut, tulojen ja menojen hoito, sopimusten teko, sopimusten ja tilauslomakkeiden laatiminen, henkilöstön tehtävien ja vastuualueiden kuvaukset jne.). On varmistettava, että järjestelmät ja menettelyt ovat voimassa olevien säännösten mukaisia. 17. On kuitenkin huomattava, että varainhoidon valvoja raportoi monista tässä kertomuksessa mainituista heikkouksista hallintoneuvostolle jo 8.2.2000. Kirjanpitojärjestelmä ja talousarviovaikutusten valvonta 18. Europol siirtyi 1.7.1999 käyttämään omaa kirjanpitojärjestelmää Alankomaiden oikeusministeriön palveluiden sijasta. Uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöönotto aiheutti monia ongelmia, jotka saatiin ratkaistua vasta 1.12.1999. 3. Varainhoitovuoden päättäminen 31.12.1999 Maksettavat siirrot (lyhytaikaiset velat) 19. Varainhoitovuoden 1999 menot olisi kirjattava kyseisen vuoden tileille sellaisten maksumääräysten perusteella, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on antanut ja varainhoidon valvoja on hyväksynyt viimeistään 31.12.1999 ja joita vastaavat maksut tilinpitäjä on suorittanut viimeistään 15.1.2000 (varainhoitoasetuksen 5 ja 29 artikla). Varainhoitovuoden 1999 tileille kirjattiin joitakin maksuja, jotka varainhoidon valvoja oli hyväksynyt vasta tammikuussa 2000. Niitä koskevia varainhoidon valvojan hyväksymiä maksumääräyksiä ei kirjattu kirjanpitojärjestelmään vuonna 1999, eli vuoden talousarvion tileille (124 287,74 euroa) ja taseeseen. 31.12.1999 päivättyjä taseita kuitenkin korjattiin siten, että niissä näkyy kyseinen summa. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 11

Kassavirtojen hoito ja tilien täsmäytys 20. Ottaen huomioon organisaation kassavirran arvon ja organisaation koon, moitteettoman varainhoidon periaatteet edellyttävät, että käytettävissä olevat varat olisi säännöllisesti talletettava korkoa tuottaville tileille. Yhtä vuoden lopussa tehtyä talletusta lukuunottamatta tätä ei tehty vuoden 1999 heinä- ja joulukuun välisenä aikana. 21. Tämän kertomuksen kattamana aikana pankki- ja postitileillä olevia käteisvaroja ei säännöllisesti täsmäytetty rahoituslaitosten toimittamien tiliotteiden kanssa. Täsmäytykset suositellaan tehtäväksi ja tarkastettavaksi kuukausittain voimassa olevien säännösten mukaisesti. Aunus Salmi Armindo Sousa Ribeiro Jean-François Bernicot 31. lokakuuta 2000 Europolin yhteinen tilintarkastuskomitea Osoite: c/o Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuin (Aunus Salmi) 12, rue Alcide de Gasperi L-1615 Luxemburg 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 12

Taulukko 1 Europol: Taseet 1.7.1999 ja 31.12.1999 euroa Käyttöomaisuus Tietojenkäsittelylaitteet Huonekalut Ajoneuvot Muu käyttöomaisuus Vastaavaa 31.12.1999 01.07.1999 Vastattavaa 31.12.1999 01.07.1999 1 832 540 328 524 150 102 268 860 1 212 187 343 814 120 915 168 381 Kiinteä pääoma Oma pääoma Edellisen vuoden saldo Saamiset (NL) siirto EDU-Europol 2 580 025 4 485 284 1 845 298 7 362 414 2 238 562 Yhteensä 2 580 025 1 845 298 Yhteensä 7 065 309 11 446 274 Lyhytaikaiset saamiset Saamiset jäsenvaltioilta Saamiset Alankomailta siirto EDU-Europol Saamiset Alankomailta turvallisuuspalveluja koskeva budjetti Jäsenvaltioiden rahoitusosuudet Maksettu ja jäsenvaltioilta takaisinperittävä ALV Saamiset yhteisön elimiltä, toimistoilta ja virastoilta Muut saamiset Saamiset henkilöstöltä 189 642 15 634 474 813 446 002 218 025 82 630 13 234 12 405 572 492 811 7 343 975 133 299 218 025 20 379 16 264 Lyhytaikaiset velat Jäsenvaltiot Alankomaat: turvallisuuspalveluja koskeva budjetti Jäsenvaltiot Alankomaat: rakennuksia koskeva budjetti Jäsenvaltiot rahoitusosuudet EDU:n palkat Sosiaalimaksut Muut velat 38 915 291 858 1 104 542 850 677 885 101 310 439 598 201 80 222 22 836 2 270 402 6 862 Käteisvarat Pankki Ennakkotili Yhteensä 1 439 980 9 415 573 2 731 20 630 325 1 152 1 058 Siirrettävät määrärahat Yhteensä 3 481 533 2 530 952 2 978 522 500 000 Yhteensä 9 418 305 2 210 Yhteensä 2 530 952 500 000 Siirtyvät erät Kirjattavat menot Muut siirtyvät erät 16 471 22 836 11 982 22 836 Siirtyvät erät Jäsenvaltioiden rahoitusosuudet Muut kirjattavat tulot 179 001 220 822 7 343 975 243 881 Yhteensä 39 307 34 818 Yhteensä 399 823 7 587 856 Vastaavaa yhteensä 13 477 617 22 512 652 Vastattavaa yhteensä 13 477 617 22 512 652 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 13

Taulukko 2 Europol: Tulostili kaudelta 1. heinäkuuta 1999 31. joulukuuta 1999 Tulot Tulot (jäsenvaltioiden rahoitusosuudet) Talousarvion A osa Talousarvion B osa Sekalaiset tulot Talousarvion A osa Talousarvion B osa Menot Talousarvion A osa Henkilöstömenot Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat Kiinteistöt, laitteet ja sekalaiset toimintamenot Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat Elimet, laitokset ja virastot Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat Euroina 6 081 657 1 083 317 339 623 4 894 Tulot yhteensä 7 509 491 6 640 118 82 852 1 677 644 832 462 525 358 22 878 Yhteensä 9 781 312 Talousarvion B osa Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat 1 456 678 1 592 760 Yhteensä 3 049 438 Menot yhteensä 12 830 750 Toteutus - 5 321 259 Edellisen varainhoitovuoden tulos Edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat, jotka ovat peruuntuneet 1.7.99 toteutuneeseen tilanteeseen jo sisältynyt palkkojen mukautus Aloitustaseen mukautus 7 362 414 152 290 2 270 402 21 437 Kaikki yhteensä 4 485 284 Lähde: Yhteisen tilintarkastuskomitean Europolin toimittamien tietojen perusteella laatima taulukko. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 14