Opiskelijarekisterin kirjoittautumisohjeet 1(6) 15.3.2011 OPISKELIJAREKISTERIN OHJEET TIEDEKUNNILLE UUSIEN OPISKELIJOIDEN KIRJOITTAUTUMISEEN Sisältö 1 Oodin käyttölupa...1 2 Opiskelijoilta vaadittavat kirjoittautumisasiakirjat...1 2.1 Opiskelijarekisterin perustietolomake...2 2.2 Ylioppilaskunnan jäsenmaksukuitti...4 3 Läsnä- ja poissaoloilmoittautuminen...4 3.1 Opintojen aloittamisen siirtäminen...5 4 Ohjeita kirjoittautumisasiakirjojen toimitukseen...5 5 Aikataulu...5 6 Henkilörekisteriote ja käyttöluvat...5 7 Käyttöluvat...6 8 Nimenmuutokset ja nimissä olevat virheet...6 1 Oodin käyttölupa Tiedekuntien valintahenkilöstö tarvitsee Oodiin katseluoikeudet, jotka on hyvä hakea jo Hareklupien hakemisen yhteydessä. Käyttölupaa haetaan sivun http://www.helsinki.fi/opiskelijarekisteri/oodi/tuki/lupa.html ohjeiden mukaan. 2 Opiskelijoilta vaadittavat kirjoittautumisasiakirjat Kultakin kirjautuvalta opiskelijalta tulee toimittaa kohdissa 2.1 ja 2.2 mainitut asiakirjat. Opiskelijarekisteri, PL 4 (Yliopistonkatu 3), 00014 Helsingin yliopisto faksi (09) 191 22192, opiskelijarekisteri@helsinki.fi,, www.helsinki.fi/yliopisto Studentrekister, PB 4 (Vuorikatu 3), FIN-00014 Helsingfors universitet Fax +358 9 191 22192, opiskelijarekisteri@helsinki.fi, www.helsinki.fi/universitetet Student Register, P.O. Box 4 (Vuorikatu 3), FIN-00014 University of Helsinki Fax +358 9 191 22192, opiskelijarekisteri@helsinki.fi, www.helsinki.fi/university
2.1 Opiskelijarekisterin perustietolomake Tiedekunnan on pidettävä huolta, että kaikille hyväksytyille lähetetään aina kyseisen vuoden perustietolomake. Päivitetty perustietolomake on toimitettu tiedekuntiin ja löytyy kolmella kielellä myös hakijapalveluiden sivulta osoitteesta https://wiki.helsinki.fi/display/valssi/dokumentit%20ja%20linkit%20sovelluksiin. Opiskelijoiden luovutustietoja kysytään lomakkeen kohdassa 18 olevien kysymysten lisäksi myös opiskelijan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä WebOodissa, jossa opiskelija voi täydentää tai muuttaa luovutustietojaan. Jatkossa luovutustietoja kysytään WebOodissa aina lukuvuoden alussa. Perustietolomakkeen liitteeksi vaaditaan opinto-oikeuden perusteena olevan tutkinnon tai opintojen todistuskopio. Opiskelijarekisteriin toimitettavan tutkintotodistuksen kopion tulee olla virallisesti oikeaksi todistettu tai tiedekunnan leimallaan oikeaksi todistama. Tutkintotodistuksen liitteenä mahdollisesti olevia opintosuoritusotteita ei lähetetä opiskelijarekisteriin. Poikkeukset: - Suomalaisesta ylioppilastutkinnosta tarvitsee toimittaa kopio vain siinä tapauksessa, että tutkinto on suoritettu ennen vuotta 1990. Muiden ylioppilaiden tiedot saadaan valtakunnallisesta hakijarekisteristä. - Helsingin yliopistossa suoritetusta tutkinnosta ei tarvitse toimittaa todistusta, mutta tällöin on tarkistettava, että opiskelija on vastannut kyllä lomakkeessa olevaan kysymykseen aiemmista opinnoista Helsingin yliopistossa. - Avoimen yliopiston opintojen perusteella valittujen lomakkeen liitteenä voi olla todistuksen puuttuessa ote suoritusotteesta, jossa näkyvät tiedekunnan hyväksymät opinto-oikeuden perusteeksi vaaditut opinnot, tai esimerkiksi kopio tiedekuntaneuvoston tms. päätöksestä. Tieto avoimen yliopiston opinnoista mikäli ne ovat uuden opinto-oikeuden perusteena, tulee viedä myös hakijarekisteriin (Harek). Perustietolomakkeen tulee aina olla tietojen sijoittelun suhteen identtinen. Perustietolomakkeiden kohtien muuntelu (poistaminen, yhdistäminen) tiedekunnissa hidastaa ja hankaloittaa rekisteröijien työtä opiskelijarekisterissä. Tiedekunta voi (ja on suositeltavaa) täyttää valmiiksi opiskelijoiden puolesta lomakkeelta kohtia ja/tai harmaannuttaa jo harmaannutettujen lisäksi niitä kohtia joita ko. valinnassa ei varmasti tarvitse täyttää, mutta osioiden asettelua ei saa muuttaa. Tiedekunnassa kirjoittautumisasiakirjat vastaanottavan henkilön tulee tarkastaa, että perustietolomakkeen kaikki kohdat on asianmukaisesti täytetty. Myös opiskelijan täyttämät kohdat tulee tarkistaa. Mikäli opiskelija ei ole täyttänyt jotain kohtaa lomakkeesta, on tietoa
kysyttävä opiskelijalta. Mikäli jokin kohta perustietolomakkeesta jätetään täyttämättä, on tästä sovittava etukäteen opiskelijarekisterin kanssa. Puutteellisesti täytetyt lomakkeet palautetaan tiedekuntaan. Lomakkeen tarkemmat täyttöohjeet: Tieto aikaisemmasta opiskelusta HY:ssä: Opiskelijarekisterin työtä selkeyttää ja nopeuttaa, jos opiskelija/tiedekunta merkitsee lomakkeeseen rastin kohtaan kyllä mikäli opiskelija on aikaisemmin opiskellut Helsingin yliopistossa esimerkiksi tutkinto-opiskelijana, erillisellä opinto-oikeudella tai JOO-oikeudella. Tunnistetiedot, kohdat 2. Sukunimi ja 3. Etunimet: Mikäli opiskelijan nykyinen nimi ja todistuksissa olevat nimet eroavat toisistaan, pitää opiskelijan kirjoittautumisasiakirjoja tiedekuntaan jätettäessä todistaa nimenmuutos virkatodistuksella, lääninhallituksen päätöksellä, passilla, ajokortilla tai muulla virallisella henkilökortilla. Perustietolomakkeeseen merkitään tiedekunnassa tieto nimitietojen tarkistamisesta ( nimenmuutos tarkistettu sekä allekirjoitus tai leima), tai lähetetään opiskelijarekisteriin kopio asiakirjasta perustietolomakkeen yhteydessä. Ulkomaalaisen henkilötunnuksen tunnusosa: Mikäli ulkomaalaisella ei ole vielä suomalaista henkilötunnusta, henkilötunnuksen tunnusosa voidaan jättää tyhjäksi. Henkilölle luodaan opiskelijarekisterissä keinotekoinen tunnusosaltaan 9- alkuinen henkilötunnus. Saatuaan virallisen henkilötunnuksen opiskelijan tulee käydä ilmoittamassa se opiskelijaneuvontaan henkilötodistuksen kanssa. Ilmoittautumistiedot, kohta 16. Läsnäolo: Mikäli kyseessä on Helsingin yliopiston vanha opiskelija, pitää kirjoittautumisasiakirjojen jätön yhteydessä tarkastaa, että opiskelija on maksanut HYY:n jäsenmaksun (kuitista tai suoraan Oodista). Vanhojen opiskelijoiden osalta kirjautumisasiakirjoja EI tule toimittaa opiskelijarekisteriin ennen kuin maksu on maksettu. Mikäli opiskelija ei ole vielä maksanut maksua, opiskelijalle ei tule merkitä läsnäoleva tietoa perustietolomakkeeseen, eikä Harekiin. Läsnäoloilmoittautumisesta ja opintojen aloittamisen lykkäämisestä ks. Tarkemmin kohdat 3 ja 0 alla. Opinto-oikeustiedot, kohdat 19-25: Mikäli mahdollista, nämä kohdat tulee esitäyttää kokonaan tiedekunnan toimesta. Opiskelijoiden itse täyttämät tiedot ovat usein virheellisiä, ja lomakkeen ja Harekin tietojen erojen tarkistaminen viivyttää kirjaamista.
Opinto-oikeustiedot, kohta 19. Opinto-oikeuden kattavuus: Opinto-oikeuden kattavuus kohta on aina täytettävä perustietolomakkeeseen tiedekunnassa. Huom: Harekista ei tule automaattisesti Oodiin tietoa siitä, että opiskelija on valittu suorittamaan vain ylempää tutkintoa, mikäli opiskelija tulee sellaisesta valinnasta, jossa osa opiskelijoista saa oikeuden sekä ylempään että alempaan tutkintoon, ja osa vain ylempään tutkintoon. 2.2 Ylioppilaskunnan jäsenmaksukuitti Ylioppilaskunnan jäsenmaksu on pakollinen kaikille alempaa tai ylempää korkeakoulututkintoa suorittaville. Tositteeksi HYYn jäsenmaksusta kelpaa kuitti, jolla jäsenmaksu on maksettu, liitettynä täytettyyn HYY:n Uuden opiskelijan jäsenmaksu lukuvuodelle 2011 2012 - lomakkeeseen. Maksulomakkeessa pitää olla opiskelijan nimi, syntymäaika ja maksuerittely. Ylioppilaskunnan ja osakunnan jäsenyyden rekisteröinti tapahtuu maksulomakkeen tietojen perusteella. Opiskelijan on syytä ottaa itselleen kopio maksukuitista yliopistolla asioimista varten. Kuitissa on oltava seuraavat tiedot: maksaja, summa, vahvistustunnus, maksun päivämäärä, viitenumero ja tili jolle maksettu. Kuitiksi kelpaavat alkuperäinen pankista saatu maksukuitti, alkuperäinen pankkiautomaattikuitti tai verkkopankista tulostettu kuitti. Ylioppilaiden terveydenhoitomaksu on pakollinen perustutkintoa suorittaville, ja se on heille osa ylioppilaskunnan jäsenmaksua. Terveydenhoitomaksua ei tarvitse maksaa, jos se on maksettu johonkin muuhun korkeakouluun. Tällöin riittää oikeaksi todistettu kopio toiseen korkeakouluun suoritetusta maksusta. Jatko-opiskelijat eivät ole oikeutettuja YTHS:n palveluihin, eivätkä ylioppilaskuntaan liittyessään maksa terveydenhoitomaksua. Osakunnan jäsenmaksu on vapaaehtoinen. 3 Läsnä- ja poissaoloilmoittautuminen Uusi opiskelija katsotaan läsnäoloilmoittautuneeksi ensimmäiseksi lukuvuodeksi (tai lukukaudeksi), kun hän on jättänyt kirjoittautumisasiakirjansa tiedekuntaan määräaikaan mennessä. Jos opiskelija ilmoittautuu läsnäolevaksi vain syyslukukaudeksi, oodiin kirjautuu automaattisesti poissaoloilmoittautuminen kevätlukukaudeksi, jonka voi muuttaa läsnäoloksi toimittamalla kuitin kevätlukukauden maksusta opiskelijaneuvontaan. Kirjoittautumisesta ja lukuvuosi -ilmoittautumisesta on säädetty rehtorin päätöksessä 70/2010. Huom! Tätä päätöstä ollaan päivittämässä (3/2011). Seuraavina lukuvuosina opiskelijan on ilmoittauduttava vahvistettuna ilmoittautumisaikana läsnä- tai poissaolevaksi, tai hän menettää opiskeluoikeutensa.
3.1. Opintojen aloittamisen siirtäminen Opiskelijan, joka haluaa lykätä opintojen aloittamista, tulee toimittaa hakemus opintojen aloittamisen lykkäämisestä tiedekuntaan kirjoittautumisen yhteydessä. Tiedekunta määrää, milloin opintojen aloittamista lykänneen on aloitettava opintonsa. Tiedekunta vaatii opintojen aloittamista siirtävältä kirjoittautumisasiakirjat samoin kuin opintonsa aloittavalta.. 4 Ohjeita kirjoittautumisasiakirjojen toimitukseen Opiskelijan kirjoittautumisasiakirjat tulee toimittaa opiskelijarekisteriin heti, kun tieto paikan vastaanottamisesta on talletettu Harekiin ja kirjoittautumisasiakirjojen on tarkistettu olevan kunnossa. Puutteelliset kirjoittautumisasiakirjat toimitetaan takaisin tiedekuntaan. Lykkääjien osalta opiskelijarekisteriin toimitettaviin asiakirjoihin ei liitetä ylioppilaskunnan maksukuittia. Lisäksi perustietolomakkeeseen merkitään tieto poissaolosta. Lykkääjien asiakirjat toimitetaan kootusti yhdessä tiedekunnan lykkäämismyönnön kanssa vasta sitten, kun kaikilla tiedekunnasta lykkäämista hakevilla on tiedekunnan päätös. Suositeltavin tapa on, että joku tiedekunnasta tuo kirjoittautumisasiakirjat henkilökohtaisesti opiskelijarekisteriin. Kirjoittautumisasiakirjat voi toimittaa myös sisäpostissa, mutta postin kautta toimitettuina viive voi olla 2-3 päivää. Jos asiakirjat toimitetaan postitse, niin osoite on: Opiskelijarekisteri PL 4 (Vuorikatu 3) 00014 Helsingin yliopisto 5 Aikataulu Mikäli tiedekunnat toimittavat kirjoittautumisasiakirjat täydellisinä sitä mukaa kuin opiskelijat toimittavat niitä, niin opiskelijoiden tietojen arvioidaan olevan Oodissa 19.8.2011 mennessä. 6 Henkilörekisteriote ja käyttöluvat Opiskelijan tietojen tallennuksen jälkeen opiskelijarekisteri postittaa hänelle henkilörekisteriotteen 2. luokassa. Opiskelijan tulee ilmoittaa otteen muista kun nimeen liittyvistä virheistä sähköpostilla osoitteeseen oodi-valinnat@helsinki.fi. Jos virhe on nimissä, toimitaan kohdan 9 mukaan.
7 Käyttöluvat Opiskelija ei voi saada atk-käyttölupaa ennen kuin hänen tietonsa on kirjattu Oodiin, josta ne siirtyvät automaattisesti tietotekniikkaosaston käyttölupatietokantaan. Käyttölupatietokanta luo käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteet. Opiskelijan on aktivoitava käyttäjätunnuksensa osoitteessa http://www.helsinki.fi/atk/luvat/aktivointi. Aktivoinnin voi tehdä tietojen kirjaamisen jälkeen, kuitenkin aikaisintaan 1.8.2011. Tietojen kirjaaminen jatkuu elokuun loppupuolelle. Näiden opiskelijoiden täytyy odottaa käyttölupiaan. 8 Nimenmuutokset ja nimissä olevat virheet Mikäli opiskelijan nimi on vaihtunut tai muuten henkilörekisteriotteella väärin kirjoitettu, opiskelijan ei pidä aktivoida käyttölupaansa, vaan käydä ilmoittamassa nimenmuutoksesta henkilökohtaisesti opiskelijaneuvontaan sekä pyytää tämän jälkeen käyttöluvan tietojen muuttamista sähköpostilla osoitteesta atk-luvat@helsinki.fi. Aktivointi tulee tehdä vasta, kun opiskelija on saanut tiedon käyttölupatietojen muutoksesta. Vaihtoehtoisesti opiskelija voi aktivoida käyttöluvan väärällä nimellä, jolloin opiskelijan nimi ja sähköpostiosoite muutetaan käyttöluparekisteriin opiskelijan pyynnöstä jälkikäteen. Käyttäjätunnusta ei tällöin enää voida vaihtaa, vaan se jää lopullisesti väärälle nimelle. Aktivointisovellus löytyy osoitteesta http://www.helsinki.fi/atk/luvat/aktivointi Mahdollisissa ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä osoitteeseen atk-luvat@helsinki.fi.