Rautjärven kunta Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje Annaleena Rita Khall 13.1.2014 Liite asiaan
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 2 Sisältö 1. Yleistä... 3 2. Käyttösuunnitelmat... 3 3. Tilivelvolliset... 4 4. Tositteiden hyväksyminen... 4 5. Matkalaskut... 5 6. Maksut ja saatavat... 5 7. Raportointi... 6 8. Käteiskassat... 6 9. Konsernitili... 7 10. Hankinnat... 8 11. Virkojen ja toimien täyttöluvat... 9 12. Sisäinen valvonta... 9 13. Säästötalkoot 2014 -virkavapaudet/työlomat... 10
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 3 1. Yleistä Vuoden 2014 talousarvion täytäntöönpanossa ja toteutuksessa on noudettava kunnanvaltuuston 16.12.2013 hyväksymää talousarviota, kunnan hallintosäännön määräyksiä ja muita taloudenhoitoa koskevia ohjeita sekä tätä kunnanhallituksen kokouksessaan 13.1.2014 hyväksymiä talousarvion täytäntöönpano-ohjeita. Kunnanhallitus painottaa lautakunnille, toimialoille ja tulosyksiköille talousarvion haasteellisuutta, joka edellyttää jäntevää toiminnan suunnittelua sekä käyttötalous- ja investointimenojen tarkoituksenmukaista ja taloudellista käyttöä ja huolellista seurantaa. Vaikka talousarvio on laadittu tasapainoisena, syntyy kuntien talouteen edelleen haasteita verotulojen pienentyessä. Talousarvio jakaantuu kuntalain mukaisesti käyttötalousosaan, investointiosaan tuloslaskelmaosaan ja rahoitusosaan. Kunnanvaltuusto on myöntänyt käyttötalousosan määrärahat ja asettanut toiminnalliset tavoitteet tulosalueittain sekä investointiosan määrärahat hanke- tai hankeryhmäkohtaisesti. Kunnanhallitus ja lautakunnat päättävät alaistensa tulosalueiden käyttösuunnitelmat, joissa tarkistetaan asianomaisen toimielimen talousarvioehdotukseen sisältynyt alustava käyttösuunnitelma valtuuston päätöksiä vastaavaksi sekä päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä. 2. Käyttösuunnitelmat Käyttösuunnitelmassa toimielin asettaa valtuuston vahvistamien strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet toimialansa tulosyksiköille sekä jakavat määrärahat ja tuloarviot tulosyksiköille/kustannuspaikoille (käyttötalousosa) ja kohteille (investointiosa) osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Käyttösuunnitelmassa toimielin voi antaa viranhaltijoille oikeuden siirtää määrärahoja kustannuspaikkojen välillä, jos tulosyksikön määräraha ei muutu. Määrärahan siirrosta on toimitettava kirjallinen viranhaltijapäätös kirjanpitoon ja talouspäällikölle. Lautakunnan tulee hyväksyä käyttösuunnitelmansa 10.2.2014 mennessä ja antaa se tiedoksi kunnanhallitukselle 17.2.2014 kokouksessa. Teknisen keskuksen työsuunnitelma tulee liittää teknisen lautakunnan käyttösuunnitelmaan. Mahdolliset lisämäärärahan tarpeensa lautakunnan on katettava ensisijaisesti omista talousarviomäärärahoistaan. Lautakuntien on hyvissä ajoin talous-
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 4 3. Tilivelvolliset arviovuoden aikana annettava tulosvaroitus, mikäli myönnetty määräraha uhkaa ylittyä sekä toimitettava tähän liittyvät laskelmat kunnanjohtajalle ja talouspäällikölle. Perustellut lisämäärärahaesitykset on tehtävä talousarviovuoden aikana. Rautjärven kunnan sisäinen ohje määrittää vastuun sisäisestä valvonnasta ja tilivelvollisuudesta. Täytäntöönpano-ohjeessa kunnanhallitus määrittelee sisäisen ohjeen nojalla seuraavat henkilöt tilivelvollisiksi: - kunnanhallituksen ja lautakunnan jäsenet, - kunnanjohtaja, - toimialajohtajat, - talouspäällikkö ja - tekninen johtaja 4. Tositteiden hyväksyminen Lautakunta tai muu viranomainen määrää vuosittain henkilöt, jotka hyväksyvät tositteet sekä tositteiden sisältötarkastajat. Hyväksyjistä ja sisältötarkastajista tulee ilmoittaa virka/tehtävänimike sekä henkilön nimi. Tiedot laskujen hyväksyjistä ja sisältötarkastajista tulee ilmoittaa laskutussihteeri Seija Vennolle tai palvelusihteeri Tuula Luhaniemelle sekä talouspäällikkö Paula Hinkkaselle. Tositteiden hyväksyjän tulee varmistua siitä, että vastaanottotarkastus on tullut suoritetuksi ja että tositteessa on voimassa olevan taloussuunnitelman mukainen tiliöinti. Laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kunnan maksettavaksi ja että siinä on riittävä asiaselvitys ja alv-merkintä. Tiliöinnissä noudatetaan Kuntaliiton tililuettelomallia. Epätäydellisestä laskusta on pyydettävä korjattu uusi lasku laskuttajalta. Rautjärven kunnan puolesta ei ostolaskuun saa tehdä oma-aloitteisesti muutoksia, jos laskusta kirjataan arvonlisävähennystä tai -palautusta. Sisältötarkastaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Hyväksyjän on lisäksi huolehdittava siitä, että lasku käsitellään ja hyväksytään viimeistään eräpäivää edeltävänä päivänä ennen klo 12.00. Hyväksyjän laiminlyönnistä johtuvista viivästysseuraamuksista vastaa ensisijaisesti laskun hyväksyjä. Mikäli viivästyskorkoa aiheutuu, ne kirjataan rahoitusosaan; niitä ei saa sisällyttää varsinaisen toiminnan kustannuksiin. Ostolaskut ovat julkisia. Laskujen käsittelijä vastaa myös tietosuoja- ja julkisuuslain edellyttämistä toimenpiteistä laskuja käsitellessään.
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 5 5. Matkalaskut Työterveyshuoltoon liittyvien laskujen liitteitä, joista käy ilmi henkilötietoja, ei liitetä laskujenkäsittelyjärjestelmään, vaan ne toimitetaan henkilöstösihteerille arkistoitavaksi. Virka- ja virantoimitusmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matka ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita viranhaltijalla/työntekijällä on ollut virka- tai työmatkan johdosta. Matkakustannusten korvaukset haetaan Populus Matkustuksenhallintaohjelman kautta. Ohjelman käyttöohjeet on tallennettu intraan. Opastusta voin pyytää henkilöstösihteeriltä tai palvelusihteereiltä. Korvaukset haetaan kuukausittain tai jos laskutettavat määrät ovat vähäisiä, vähintään neljännesvuosittain. Matkalasku tehdään vain, jos matkaan on käytetty muuta kulkuneuvoa kuin omaa autoa tai oman auton kilometrikorvausten lisäksi haetaan muita kustannusten korvauksia, esim. osallistumismaksu, majoituskorvaus tai päiväraha. Kun haetaan pelkästään oman auton käytöstä korvausta, käytetään ajopäiväkirjaa. Matkalaskuun ja ajopäiväkirjaan on ehdottomasti kirjattava matkan lähtö- ja päätepiste (tarkka osoite), matkareitti, matkan tarkoitus ja kulkuneuvo sekä mahdollisesti mukana olleiden henkilöiden nimet. KT:n yleiskirjeen 21/2013 liite Matkakustannusten korvaukset 1.1.2014 lukien on tallennettu intraan Dokumentit/Yhteiset/Henkilöstöasiat. 6. Maksut ja saatavat Valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kunnanhallitus tai ao. lautakunta. Kunnanhallitus tai lautakunta voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille tai viranhaltijoille. Maksut on laskutettava viivytyksettä ja perittävä tehokkaasti. Maksujen viivästymisestä tulee periä perintäkulut ja lain mukainen viivästyskorko, ellei toisin ole säädetty. Kunnan maksut tulee ohjata kunnan pankkitileille ja kunnan maksujen käsittelyssä ja käteiskassojen hoidossa tulee noudattaa kunnanhallituksen hyväksymää käteiskassaohjetta. Saatavien poistamisesta päättää kunnanhallitus, ellei hallintosäännössä toisin sanota. Kunnanhallitus myöntää talouspäällikölle valtuudet käyttää harkintaa saatavien ja velkojen kirjaamisessa, jos maksu poikkeaa vähäisesti laskun
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 6 7. Raportointi 8. Käteiskassat summasta (esim. 1-2 euroa). Saatavien tai velkojen poikkeamat on kirjattava muistiotositteella. Pienten maksujen laskutuskäytäntöä jatketaan niin, että alle 30 euron maksut kootaan pidemmältä ajanjaksolta samalle laskulle. Toimiala tarkastaa säännöllisin väliajoin myyntilaskutuksensa perusteet ja oikeellisuuden. Tarkastus on dokumentoitava. Hallintokeskus huolehtii koko kunnan raportointijärjestelmän kehittämisestä ja ylläpitämisestä. Kukin toimiala vastaa omien raporttiensa ylläpidosta ja kehittämisestä. Kunnanvaltuustolle annetaan raportti talouden toteutumistilanteesta 31.3., 30.6. ja 30.9.2014 ja vuoden lopun tilanne raportoidaan tilinpäätöksen valmistelun yhteydessä. Kesäkuun lopussa sekä tilinpäätöksen yhteydessä raportoidaan myös toiminnallisten tavoitteiden tuloskorttien kriittisten menestystekijöiden toteutuminen. Kunnanhallitukselle raportoidaan neljännesvuosittain maksuvalmiudesta ja saatavista. Neljännesvuositoteumat tulee käsitellä lautakunnissa ja niissä selvitetään määrärahojen ja tuloarvioiden toteutuma raportointihetkellä sekä arvio koko vuoden toteutumisesta ja poikkeamat suunnitelmasta. Raportissa esitetään myös mahdolliset talousarviomuutokset. Kaikki talousarviomuutokset on käsiteltävä toimielimessä tai valtuustossa talousarviovuoden aikana. Pääsäännön mukaan kunnan rahaliikenne ohjataan pankkien kautta. Kunnantalolla voidaan poikkeustapauksissa ottaa vastaan maksuja. Aterialipukkeita Ruokapalvelu Rosmariinin henkilöstöruokailuun myydään ainoastaan Rautjärven terveysaseman toimistossa, Viipurinkatu 6. Aterialipukkeet myydään 10 lipun vihkona käteisellä. Kunnan oma henkilöstö merkitsee ruokailunsa ruokalassa kansiossa olevaan listaan ja ruokailumaksut pidätetään palkasta.
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 7 9. Konsernitili Käytössä oleva kassa (alatilityspiste) Vastuunalainen hoitaja Enimmäismäärä Hallintokeskus Yhteispalvelupisteen 300 euroa - Rahti-, kopio-, yksityispuhelu-, kartta- palvelusihteeri ja kirjamaksut - Liikuntatilojen avainpantit - Torimaksut Rautjärven terveysaseman ateriamaksukassa Eksoten kanslisti 500 euroa Pääkirjasto Kirjastonjohtaja 300 euroa Asemanseudun kirjasto Kirjastovirkailija 100 euroa Vastuuhenkilöksi on kassaa kohden nimetty vain yksi henkilö. Vastuu kassasta siirtyy viransijaiselle loma- yms. sijaisuuksien ajaksi. Kassanhoitajan tulee antaa tilitys kassoistaan kirjanpitoon kuukausittain. Kunta on kilpailuttanut kuntakonsernin pankkipalvelut 1.1.2013-31.12.2015 väliselle ajalle ennen joulua 2012. Edullisimman tarjouksen antoi Simpeleen Osuuspankki. Pankkipalvelut kilpailutetaan vuonna 2015 seuraavan kerran. Konserniin kuuluvat yhtiöt ja kunta voivat hoitaa raha- ja maksuliikenteen keskitetysti tai hajautetusti. Konsernitili mahdollistaa sen, että konserniin kuuluvat tytäryhtiöt voivat olla velkasuhteessa emoyhtiöön ilman erillisiä velkakirjoja erikseen päätettävän luottolimiitin verran. Tytäryhtiöiden (Rautjärven Vuokratalot Oy ja Simpeleen Lämpö Oy) tulee käsitellä hallituksissaan konsernitiliin liittymisestä tammikuun aikana ja päätös asiasta tulee antaa kirjallisesti talouspäällikölle viivytyksettä kuitenkin viimeistään tammikuun lopussa. Konsernitilin ehtoihin sisältyy 300.000 euron luottolimiitti, jonka veloituskorko on sopimuskautena 1.1.2013-31.12.2015 Euribor 1 kk + 0,20 % marginaali. Kunnalla on konsernin emoyhtiönä oikeus myöntää tytäryhtiöille lyhytaikaista ns. sisäistä limiittiä kunnanhallituksen tytäryhtiöille vahvistaman tilapäisluoton rajoissa. Sisäisen luottolimiitinkorko on Euribor 1 kk + 0,35 % marginaali. Tilapäisluoton myöntämisessä pitää huomioida kunnan taloudellinen etu ja kassavarojen riittävyys. Tytär Rautjärven Vuokratalot Oy Simpeleen Lämpö Oy Tilapäisluoton enimmäismäärät 250.000 euroa 100.000 euroa Kunnanhallitus päättää erikseen kuntakonsernin kuuluvien tytäryhtiöiden pitempiaikaisen lainan laina-ajasta, määrästä ja korosta.
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 8 Konsernitilin käyttöoikeudet ovat kunnanjohtajalla, talouspäälliköllä sekä muilla kunnanjohtajan määräämillä henkilöillä. 10. Hankinnat Rautjärven kunta kuuluu maakunnalliseen Etelä-Karjalan hankintapalveluun. Hankinnoissa noudatetaan hankintapalvelun antamia ohjeita. Alle 5.000 euron jäävät yksittäiset investointiluonteiset hankinnat kirjataan käyttötalouteen. Kunnan vuoden 2014 talousarvion loppusumma (käyttötalousmenot + investointimenot) on 31.827.350 euroa. Lautakunnan ratkaisuvalta Hallintosäännön mukaan lautakunnan päättävät hankinnoista, jotka ylittävät 0,1 % kunnan talousarvion loppusummasta. Lautakunnan ratkaistavaksi tulevat yli 31.830 euron hankinnat vuonna 2014. Toimialajohtajan ratkaisuvalta Hallintosäännön mukaan toimialajohtaja päättää hankinnoista ja työsuorituksista, jotka ovat 0,05-0,1 % kunnan talousarvion loppusummasta. Toimialajohtaja päättää 15.920-31.830 euron hankinnoista ja työsuorituksista vuonna 2014. Tulosalueen esimiehen ratkaisuvalta Hallintosäännön mukaan tulosalueen esimies päättää hankinnoista ja työsuorituksista, jotka ovat alle 0,05 % kunnan talousarvion loppusummasta. Tulosalueen esimies päättää alle 15.920 euron hankinnoista ja työsuorituksista vuonna 2014. Hankintalain kynnysarvot Hankinnoissa on huomioitava hankintalain mukaiset kynnysarvot, jotka määrittelevät hankintaprosessin menettelytavat. Kansalliset kynnysarvot (Hankintalain 15 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Tavara- ja palveluhankinnat 30.000 Käyttöoikeussopimukset 30.000 Liitteen B (ryhmä 25) terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100.000 Rakennusurakat 150.000 Käyttöoikeusurakat 150.000 Suunnittelukilpailut 30.000
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 9 EU-kynnysarvot 1.1.2014: EU-kynnysarvot (Hankintalain 16 ) Hankintalaji Tavarahankinnat ja palveluhankinnat Valtion keskushallintoviranomainen Kynnysarvo (euroa) Muut hankintaviranomaiset 134.000 207.000 Rakennusurakat 5.186.000 5.186.000 Käyttöoikeusurakat 5.186.000 5.186.000 Suunnittelukilpailut 134.000 207.000 EU-kynnysarvot (Erityisalojen hankintalain 12 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Tavara- ja palveluhankinnat 414.000 Rakennusurakat 5.186.000 Suunnittelukilpailut 414.000 11. Virkojen ja toimien täyttöluvat Kunnanhallitus päättää hallintosäännön nojalla, että Rautjärven kunnan vakinaisia vakansseja tai pitkiä määräaikaisia sijaisuuksia (yli 6 kk) ei saa täyttää ilman täyttölupamenettelyä. Sääntö ei koske työllistämistuella palkattavia henkilöitä. Täyttöluvat käsitellään hallintokeskuksen osalta kunnanhallituksessa ja teknisen- ja sivistystoimen osalta lautakunnissa. Täyttölupaesityksen tekee toimialajohtaja, joka informoi käsiteltävän asian johtoryhmälle. Esityksessä tulee ottaa kantaa mahdolliseen tehtävän täyttämiseen sisäisesti. Talousarvion henkilöstösuunnitelmaan sisältyvien uusien virkojen ja toimien perustamisesta tulee tehdä kunnanhallituksessa päätökset. 12. Sisäinen valvonta Kunnanhallitus on hyväksynyt 2.2.2009 45 sisäisen valvonnan ohjeet, joihin jokaisen tilivelvollisen tulee tarkasti tutustua virheettömän ja asianmukaisen taloudenhoidon toteuttamiseksi. Kunnanvaltuusto päätti 16.12.2013 67 hyväksyä noudatettavaksi Suomen Kuntaliiton 9.12.2013 julkaiseman suosituksen Kuntalain sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevien säännösten toimeenpano kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan
Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje 10 perusteena. Suositus on tallennettu intraan Dokumentit/Yhteiset/Talousarvio 2014. Kunnanhallitus päätti 9.12.2013 250 antaa kunnan toimialoille tehtäväksi järjestää sisäinen valvonta ja riskienhallinta em. suosituksen mukaisesti. Toimialojen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmat tuodaan kunnanhallitukselle tiedoksi heti niiden valmistuttua. Lautakuntien esittelijät, tulosalueen esimiehet sekä konserniyhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat sisäisen valvonnan järjestämisestä johtamansa toiminnan osalta. Valtuudet ja vastuut on määrättävä tarkoituksenmukaisella työnjaolla sekä toimintojen ja varainkäytön asianmukaisella seurannalla. Merkittäviä taloudellisia vaikutuksia koskevissa päätöksissä esittelijän on ennen päätöksentekoa hankittava talouspäällikön tai vastaavia tehtäviä hoitavan lausunto asiasta. Lausunnon pyytäminen ei muuta esittelijän vastuuta. 13. Säästötalkoot 2014 -virkavapaudet/työlomat Viranhaltijalla tai työntekijällä on mahdollisuus enintään kahden viikon palkattomaan Säästötalkoot 2014 -virkavapaaseen/työlomaan. Säästötalkoot 2014 -virkavapaalta/työlomalta palkka pidätetään vain työpäiviltä. Säästötalkoot 2014 -virkavapauden/työloman myöntämisen ehtona on, että tehtävät on mahdollista järjestellä siten, ettei virkavapaasta tai työlomasta koidu kunnalle ylimääräisiä kustannuksia ja tehtävien tarkoituksenmukainen hoitaminen ei vaarannu. Vapaata ei voida myöntää, jos sen myöntäminen vaikuttaa kohtuuttomasti yksikön toimintaan tai johtaa sijaisen palkkaamiseen. Päätökset Säästötalkoot 2014 -virkavapaan/työloman myöntämisestä tekee lähiesimies. Virkavapautta/työlomaa tulee hakea ennen vuoden 2014 kesäloman vahvistamista. Hakemukseen tulee merkitä Säästötalkoot 2014. Palkka vähennetään sen kuukauden palkasta, jolloin vapaa pidetään, mutta se voidaan periä myös ennakkona heinäkuun palkanmaksun yhteydessä. Viranhaltija/työntekijän tulee merkitä itse virkavapaus/työlomahakemukseen, haluaako hän virkavapauden/työloman palkan pidätettäväksi heinäkuun palkasta. Muiden virkavapauksien suhteen toimitaan Kunnan omat ohjeet -säännösten mukaan.