KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 8/2016 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 8/2016 Aalto University Student Union Representative Council 8/2016 Kokousaika 16.6.2016 kello 17:15 Tidpunkt 16.6.2016 klockan 17:15 Time 16 Jun 2016 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location Servin Mökki-building, Jämeräntaival 4, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 8/2016 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder till sitt möte 8/2016 enligt uppgifterna ovan. Mötet behandlar ärendena på den bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 8/2016 as written above. The meeting will address the matters on the attached agenda. Espoossa 9.6.2016 I Esbo 9.6.2016 Espoo Jun 9 th, 2016 Pietu Roisko Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council
ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 8/2016 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 8/2016 Aalto University Student Union Representative Council 8/2016 Kokousaika 16.6.2016 kello 17:15 Tidpunkt 16.6.2016 klockan 17:15 Time 16 Jun 2016 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location Servin Mökki-building, Jämeräntaival 4, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstateras vilka delegationsmedlemmar och suppleanter som är närvarande, förhindrade att delta, jäviga, har förlorat sin valbarhet eller avgår Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och kallande av två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two vote counters 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements. 7. Hallitusinformaatio (Soininen) Styrelsen informerar Information from the Board Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan.
8. Jämeräntaival 3,5,7 peruskorjaushankkeen, sen urakoitsijoiden ja rahoituksen hyväksyminen, sekä valtuuksien myöntäminen hallitukselle ja talousjohtajalle peruskorjaushankkeeseen liittyvistä urakka- ja lainasopimuksista ja tarvittavista panttauksista (Väätäinen) Godkännande av renoveringsprojektet vid Bistervägen 3,5,7, dess entreprenörer och finansiering, samt beviljande av fullmakt för styrelsen och ekonomichefen gällande entreprenad- och låneavtal samt nödvändiga pantsättningar i anknytning till renoveringsprojektet Approval of the Jämeräntaival 3,5,7 complete renovation project, its contractors and financing, and the granting of authorisations to the Board and Finance Director for the work and loan contracts and required mortgages relating to the complete renovation project Kohteen Jämeräntaival 3, 5, 7 peruskorjauksen hankesuunnitelma valmistui syksyllä 2015. Kohteessa on 320 asuntoa yhteensä 11 149 m2. Suunniteltu peruskorjaus tulee kaikkiaan kestämään noin 30 kk. Asukkailla on kuuden kuukauden irtisanomissuoja, joten työ pääsee alkamaan vuodenvaihteessa 2016 2017. Remontti tehdään sektoreittain, jolloin tyhjänä on ainoastaan remontin alainen sektori. Hankesuunnitelman mukaan AYY anoi ARA:lta korkotukilainoitusta ja avustusta kohteeseen. ARA teki kohteelle ehdollisen varauksen 28.1.2016. ARA ehdollisesti varasi kohteelle avustusta 2,4 m ja korkotukilainaa 19,3 m. Korjausurakat on kevään aikana kilpailutettu ja urakkaneuvotteluiden jälkeen hallitus esitti kokouksessaan 27/2016 3.6 seuraavia urakoitsijoita: - rakennusurakka AW-Rakennus - julkisivu-urakka AW-Rakennus - sähköurakka Korson Sähkö-Yksikkö - IV urakka KJ-Ilmastointi - LV-urakka Amplit ARA:lta on anottu varsinaista päätöstä avustukseksi ja korkotukilainaksi kustannuksille, jotka ovat yhteensä 20.654.600 sisältäen myös suunnittelun, rakennuttamisen ja rahoituksen. Lisäksi on huomioitava muutos- ja lisätyöt, joiden arvioidaan olevan 10 15 % kokonaisurakkasummasta. ARA ei hyväksy mahdollisia lisätöitä päätettävään rahoituspäätökseen. Hankkeen omarahoitus on 10 % kokonaisurakkasummasta ja lisäksi lisätöiden osuus rahoitetaan itse. Ylioppilaskunnan sääntöjen mukaan: 38 Merkittävät taloudelliset päätökset Merkittävän taloudellisen päätöksen tekee edustajisto. Merkittävää taloudellista päätöstä koskevan esityksen voi tehdä hallitus, taloustoimikunta tai edustajisto. Hallituksen ja taloustoimikunnan on käsiteltävä merkittävää taloudellista päätöstä koskevat esitykset ennen edustajiston päätöskäsittelyä. Ylioppilaskunnan merkittävillä taloudellisilla päätöksillä tarkoitetaan kiinteistöjen ostamista, myymistä tai kiinnittämistä ja rakennushankkeiden aloittamista tai ylioppilaskunnan varallisuuden merkittävää sitomista. Mikäli taloustoimikunta ja hallitus tai jompikumpi näistä ei puolla esitystä, on merkittävästä taloudellisesta päätöksestä päätettävä kahdessa vähintään neljäntoista (14) päivän väliajoin pidettävässä edustajiston kokouksessa. Tällaisen päätöksen tekemiseen vaaditaan, että sitä kummassakin kokouksessa kannattaa vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) kaikista edustajiston jäsenistä. Edustajisto ei voi käyttää ratkaisuvallan pidättämistä merkittävissä taloudellisissa päätöksissä.
Hallitus käsitteli asian kokouksessaan 27/2016 3.6 ja taloustoimikunta käsitteli asian kokouksessaan 6.6. Muun rahoituksen (oma rahoitus ja lisätöiden rahoitus) osalta taloustoimikunta käsittelee asian myöhemmin ja esittää sen jälkeen rahoitusmallin edustajistolle hyväksyttäväksi. Hallitus ja taloustoimikunta ovat puoltaneet hankkeen aloittamista, joten asiasta voidaan päättää edustajiston kokouksessa. Edustajisto päätti hyväksyä Jämeräntaival 3,5,7 kohteen peruskorjauksen toteutettavaksi ARAn hyväksymällä kokonaisurakkakustannuksella 20.654.600 ja hyväksyä lisätyövaraukseksi max 15 % kokonaisurakasta. Lisäksi edustajisto päätti myös hyväksyä kohteen rahoituksen korkotukilainan osalta ja valtuuttaa talousjohtaja Väätäisen neuvottelemaan korkotukilainan ehdoista ja hakemaan lisää panttioikeuksia Jämeräntaival 3, 5 ja 7 vuokraoikeuksiin, laitostunnukset 49 418-1-859-L18, 49 418-1-859-L19 ja 49 418-1-859-L20 lainojen vakuudeksi sekä allekirjoittamaan lainasopimukset. Lisäksi edustajisto päätti hyväksyä ylläesitetyt urakoitsijat ja valtuuttaa hallituksen allekirjoittamaan urakkasopimukset. 9. Pääsihteerin rekrytointiryhmän raportti (Asikainen, liite 9) Slutrapport från Arbetsgruppen för rekrytering av generalsekreterare The closing report of the Secretary General s recruitment group Edustajisto päätti kokouksessaan 3/2016 nimittää työryhmän valmistelemaan pääsihteerin valintaa. Pääsihteerin rekrytointiryhmä toi edustajistolle haasteltaviksi kaksi hakijaa, ja edustajisto valitsi tulevan pääsihteerin kokouksessaan 6/2016, 14.4. Rekrytointiryhmä on saanut työnsä päätökseen ja on laatinut toiminnastaan loppuraportin (liite 9). Edustajisto päätti merkitä tiedoksi rekrytointiryhmän raportin. 10. Taloustoimikunnan täydentäminen (Asikainen, liite 10) Komplettering av ekonomiutskottet Completion of the Financial Committee Laki yhteishallinnosta vuokrataloissa (649/1990) määrää seuraavaa: 12 Asukkaiden edustus hallituksessa tai vastaavassa toimielimessä Asukkaiden kokouksella tai, jos samalle omistajalle kuuluu useampia vuokranmääritysyksiköitä, asukkaiden kokouksilla on oikeus nimetä ehdokkaita: 1) asunto-osakeyhtiön tai sellaisen kiinteistöosakeyhtiön, jonka tarkoituksena on omistaa ja hallita yhtä tai useampaa tässä laissa tarkoitettua taloa, hallitukseen; 2) muun kuin 1 kohdassa tarkoitetun omistajayhteisön tai -säätiön, jonka tarkoituksena on omistaa ja hallita yhtä tai useampaa tässä laissa tarkoitettua taloa, hallitukseen tai vastaavaan toimielimeen taikka, jos vuokratalon hoitoa, kunnossapitoa tai talousarvion valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat asiat pääosin kuuluvat omistajayhteisön tai -säätiön muulle toimielimelle, tähän toimielimeen; sekä 3) omistajayhteisön tai -säätiön, jonka tarkoituksena on pääosin muu kuin tässä laissa tarkoitetun yhden tai useamman talon omistaminen ja hallinta, siihen toimielimeen, jonka tehtävänä on erityisesti vuokratalon hoitoa, kunnossapitoa tai talousarvion valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat asiat. Edellä 1 momentissa tarkoitetuista ehdokkaista on siinä tarkoitettuun hallitukseen, sitä vastaavaan tai muuhun toimielimeen valittava toimielintä täytettäessä vähintään yksi jäsen, jos jäseniä valitaan enintään neljä, ja vähintään kaksi jäsentä, jos jäseniä valitaan viisi tai enemmän.
Jos 1 momentin 3 kohdassa tarkoitettua toimielintä ei ole, on henkilön, jonka tehtäviin tässä laissa tarkoitetun vuokratalon hoitoa, kunnossapitoa tai talousarvion valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat asiat kuuluvat, hoidettava nämä asiat yhteistyössä tässä laissa tarkoitettujen yhteishallintoelinten kanssa. Ylioppilaskunnan sääntöjen 32 :ssä todetaan: Taloustoimikuntaan kuuluu puheenjohtaja mukaan lukien kahdeksasta (8) kymmeneen (10) jäsentä. Puheenjohtajan tulee olla ylioppilaskunnan jäsen. Jäsenistä vähintään puolet (1/2) tulee olla ylioppilaskunnan jäseniä. Edustajisto valitsee taloustoimikunnan jäsenet hallituksen esityksestä kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan siten, että puolet on vuosittain erovuorossa. Taloustoimikunnan jäsenet valitaan ylioppilaskunnan jäsenistä tai muista ylioppilaskunnan oloja hyvin tuntevista tai talouselämään perehtyneistä henkilöistä. Edustajisto valitsee hallituksen esityksestä puheenjohtajan taloustoimikunnan jäsenistä kalenterivuodeksi kerrallaan. Taloustoimikunta valitsee keskuudestaan varapuheen-johtajan ja kutsuu itselleen sihteerin. Hallitus päätti kokoukseen 28/2016 8.6 esittää edustajistolle, että se valitsisi jäsenet erovuoroisten tilalle. Päätös Edustajisto nimitti jäsenet erovuoroisten tilalle ja totesi voimassa olevan kokoonpanon liitteen mukaisesti. 11. Muut esille tulevat asiat Övriga ärenden Other emerging matters 12. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting