VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2012 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan..1 2. Toiminnan vaikuttavuus..3 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen 2.2. Kaukopalvelu 3. Toiminnallinen tehokkuus..9 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.2. Toiminnan tuottavuus 4. Tuotokset ja laadunhallinta.11 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 12 6. Tilinpäätösanalyysi..14 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma 15 Allekirjoitussivu
1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2012 oli kolmivuotisen tuloskauden viimeinen vuosi. Tuloskaudella toiminnan kehittämisen painopisteenä oli entiseen tapaan kirjastojen tukeminen tilaongelmissa ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämä aineisto sekä aineiston käyttöön asettaminen. Tulostavoitteet toteutuivat pääosin. Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä. Aineistoa käsiteltiin nopeasti ja tehokkaasti, mutta koska sitä saapui ennakoitua enemmän, käsittelyä odottavaa aineistoa kertyi vuoden aikana noin 2 hyllykilometriä. Aineisto asetettiin käyttöön tavoitteiden mukaisesti pääosin samana päivänä kuin tilaus saapui. Vuonna 2012 aineistoa otettiin vastaan noin 3,2 hyllykilometriä enemmän kuin oli arvioitu. Erityisesti yliopistokirjastoista tuli runsaasti sekä monografia-aineistoa että jatkuvia julkaisuja. Aineistoa myös käsiteltiin huomattavasti enemmän kuin aiempina vuosina. Kaukopalvelu toimi tavoitteiden mukaisesti ja tilausten määrä oli suunnilleen sama kuin parina edellisenä vuotena. Kuluneen vuoden pääongelma oli käsittelyä odottavan aineiston voimakas lisääntyminen. Varastokirjasto toteutti tuottavuusohjelman mukaiset henkilöstövähennykset vuoden 2011 loppuun mennessä, ja vuonna 2012 tämä johti siihen, että käsittelyä odottavaa aineistoa oli ja sitä tuli jatkuvasti enemmän kuin ehdittiin käsitellä. Käsittelyrästit kasvoivat erityisesti monografiaaineiston osalta. Vuoden aikana valmisteltiin suunnitelmaa aiemmilta vuosilta kertyneiden rästien purkamiseksi. Näitä rästejä oli vuoden lopussa noin kolme hyllykilometriä ja vuoden aikana rästejä kertyi lisää noin kaksi hyllykilometriä. Rästien yhteismäärä on enemmän kuin Varastokirjasto pystyy vuodessa käsittelemään. Vuoden aikana alettiin suunnitella myös Varastokirjaston kokoelmapolitiikan muuttamista siten, että kirjastot entistä tarkemmin arvioisivat siirrettävän aineiston arvon ja ottaisivat kantaa siihen, miksi lähetettävä aineisto tulee säilyttää Suomessa. Varastokirjaston kokoelmat kasvoivat entiseen tapaan. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopulla noin 3,25 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Tämä on runsaat 76 hyllykilometriä. Toiminnan taloudellisuus ja tuottavuus paranivat aineiston käsittelyssä. Käsitellyn aineiston määrä lisääntyi edelliseen vuoteen verrattuna, samoin kuin hyllyyn saadun aineiston määrä. Aineiston käsittelyn taloudellisuus parantui huomattavasti. Luetteloinnin taloudellisuus pysyi ennallaan. Aineiston käsittelyn tuottavuus lisääntyi, ja luetteloidun aineiston tuottavuus pysyi ennallaan. Aineiston käyttöön asettaminen sujui entiseen tapaan. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Tilausten määrä hieman väheni, ja kaukopalvelun taloudellisuus ja tuottavuus hieman laskivat. Vuoden aikana osallistuttiin uuden kirjastojärjestelmän (UKJ) suunnittelutyöhön. Varastokirjastona kannalta yksi tavoite on parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Varastokirjaston aineistoluettelo asetettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymään. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttanevat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. 1
Muutoksia kirjastokentässä Varastokirjasto palvelee koko kirjastoverkkoa, joten Varastokirjastossa on reagoitava siihen, mitä muutoksia eri kirjastosektoreilla tapahtuu ja millaisia vaikutuksia näillä muutoksilla on Varastokirjaston toiminnalle. Tärkein varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli yliopistojen ja yliopistokirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Yliopistojen asema on siinä määrin vakiintunut lainmuutoksen ja rakenteellisen kehittämisen jälkeen, että tiedetään millaisissa tiloissa toiminta tulisi tapahtua. Kirjastot ovat joutuneet vähentämään tilojaan. Seurauksena aineistonsiirrot lisääntyivät erittäin paljon. Myös suuria siirtoja tehneitä kirjastoja oli ennätysmäärä. Lähes kaikki yliopistokirjastot lähettivät aineistoa. Jatkossakin yliopistokirjastoissa on suuria siirtotarpeita, ja yksi vuoden 2013 haasteista onkin siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittäminen. Ammattikorkeakoulukenttä on tiivistymässä ja resursseja ollaan monin paikoin leikkaamassa. Tämä näkyy myös kirjastojen toiminnassa. Varastokirjaston on syytä varautua myös ammattikorkeakoulujen aineistolähetysten kasvuun. Varastokirjasto on ollut tärkeä resurssi ja palveluntuottaja ammattikorkeakoulukirjastoille. Yleisten kirjastojen toimintaan saattaa vaikuttaa kuntauudistus. Vaikutuksia kirjastoihin on vaikea arvioida. On todennäköistä, että myös yleiset kirjastot yhdistyvät suuremmiksi yksiköiksi. Toimintakertomusvuotena yleiset kirjastot käyttivät Varastokirjaston aineistoja runsaasti. Aineistonsiirtoja tuli normaalisti. Erikoiskirjastoilla on samantyyppisiä uudistushankkeita kuin korkeakoulukirjastoilla. Yhteisöjen, yritysten ja julkishallinnon palvelulaitoksissa on uudistettu kirjasto- ja tietopalveluja joko yhdistämällä, lakkauttamalla tai ulkoistamalla. Erikoiskirjastot ovat olleet muutaman vuoden yliopistokirjastojen jälkeen suurin aineistojen siirtäjä Varastokirjastoon. Määrät voivat vielä nykyisestään kasvaa. Yleisesti ottaen näyttää siltä, että kirjastojen toimintaa kokoelmiensa suhteen on vaikea ennakoida. Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain sekä kausijulkaisujen että monografioiden osalta. Myös eri kirjastosektoreiden lähettämän aineiston määrä vaihtelee. Muuta Vuonna 2012 toimi OKM:n nimittämä Varastokirjaston Kansalliskirjastoon yhdistämistä suunnitteleva työryhmä. Varastokirjaston nykyiset tilat täyttyvät vuonna 2013. Vuonna 2012 valmisteltiin laajennushanketta, jonka mukaan Varastokirjasto saisi noin 1800 m2 lisätilaa. Lisätilan tulee olla käytössä vuonna 2014. 2
Henkilöstö Vuoden aikana jatkettiin tiettyjen virkojen ja työtehtävien uudelleen järjestelyä. Tavoitteena on vastata vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman vaatimuksiin. Varastokirjastossa tehtiin luonnos ydintoimintoanalyysistä, jonka tarkoituksena oli karsia turhia toimintoja. Ohjelman inhimillisen pääoman kehittämisen puolella keskityttiin johtamisen ja osaamisen kehittämiseen sekä työkyvyn ylläpitoon liittyviin asioihin. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin seuranta- ja kehittämisryhmässä. Kuluneena vuonna jatkettiin henkilöstön työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämistä monin tavoin. Sairauspoissaolojen määrä laski edellisvuodesta ja oli 12,6 päivää/htv. Määrä on edelleen kuitenkin korkea valtion keskiarvoon verrattuna. Syy suureen sairauspoissaolojen määrään on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. Edellä mainitut toimet sekä niiden avulla kohentuneet tulokset näyttävät korreloivan myös työtyytyväisyyden kanssa. VMBaron työtyytyväisyysindeksi kohosi hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,62 yli valtakunnallisen keskiarvon. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kirjastojen tilatarvetta ottamalla vastaan aineistoa kirjastoista näiden siirtotarpeiden mukainen määrä. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2012 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 127 249 hyllymetriä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on saatu käyttöä varten hyllyihin 76 148 hyllymetriä. Monografioita on noin 1,5 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli 100 000 nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa 1 933 asiakasta, joista kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä oli 1 887. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Siirretyn aineiston pitäminen kirjastoissa vaatisi noin 29 400 neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 75 217 hyllymetriä. Täten tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään 16 400 neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2011 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 188,94 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat 67,96 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2011 kustannustasolla vähintään kolme miljoonaa euroa vuodessa. 3
Tilan vapauttaminen siirrettyä aineistoa (hm) 4 303 4 817 7 718 vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) 994 26 500 1 112 27 600 1 782 29 400 Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2011 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2011 1990 2011 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 152 920 39 557 41 822 Vapaakappalekirjastot 52 231 88 146 28 649 35 525 Muut yliopistokirjastot 82 565 64 774 10 908 6 297 Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 13,5 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 6 %. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet 69 % ja suljetut varastotilat noin 24%. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilan vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Tulossopimuskaudella vastaanotettava aineisto käsitellään nopeasti ja tehokkaasti yleensä alle kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Varastokirjasto vastaa kirjastoista toimitettavan aineiston ohjeistuksesta ja ohjeistuksen noudattamisesta. 2.1.1. Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 7 718 hyllymetriä, mikä oli 2 900 metriä enemmän kuin edellisvuonna. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan, mutta varastointitilat ovat nyt täynnä. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä yli 127 000 hyllymetriä aineistoa. Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: Yht. koko % toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 1 723 2 307 4 396 75 217 59,1 AMK-kirjastot 224 258 399 32 891 25,9 Erikoiskirjastot 1468 1391 1 965 * * Yleiset kirjastot 856 805 953 18 736 14,7 Muut 32 57 6 404 0,3 Yhteensä 4 303 4 817 7 718 127 248 100,0 *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä 4
Vuonna 2012 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 1 683 2 682 29 4 394 56,9 AMK-kirjastot 286 113 399 5,2 Erikoiskirjastot 793 1 172 1 965 25,5 Yleiset kirjastot 761 189 3 953 12,3 Vaihdot 2 2 0,02 Yksityiset 5 1 6 0,07 Yhteensä 3 529 4 158 29 3 7 718 100 Sekä monografioita että varsinkin jatkuvia julkaisuja siirrettiin enemmän kuin edellisvuosina, huomattavasti enemmän kuin vuotuinen keskiarvo (ka. monografioita 2 126, jatkuvia julkaisuja 2 877 hm). Suurimmat siirrot vuonna 2012 tulivat pääasiassa yliopistokirjastoista: - Turun yliopiston kirjasto 990 hm - Aalto-yliopiston kirjasto 841 hm - Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti 742 hm - Helsingin yliopiston kirjasto 691 hm - Oulun yliopiston kirjasto 593 hm - Kansalliskirjasto 381 hm - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 283 hm - Jyväskylän yliopiston kirjasto 274 hm - Metsäntutkimuslaitoksen kirjasto 206 hm - Eduskunnan kirjasto 199 hm - Suomen Pankin kirjasto 165 hm - Helsingin kaupunginkirjasto 161 hm - Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto 140 hm - Tampereen yliopiston kirjasto 135 - Tampereen kaupunginkirjasto 118 hm Vuonna 2012 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 190 (v. 2011 185) kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 28, ammattikorkeakouluissa toimivia 22, erikoiskirjastoja 68 ja yleisiä kirjastoja 72. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli viisi. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 27 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 59,1 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Koko toiminnan aikana siirretyn aineiston määrä on noin 20% yliopistokirjastojen painetuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. 2.1.2. Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) 4 097 3 790 4 691 Hyllyyn saatu (hm) 2 561 2 533 3 282 5
Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografioita käsiteltiin hieman edellisvuotista vähemmän. Monografialuetteloijia oli x htv vähemmän kuin vuonna 2011. Jatkuvia julkaisuja käsiteltiin enemmän kuin keskimäärin. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli vähentyneestä käsittelijämäärästä huolimatta lähes yhtä paljon kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (ka. 5 000 hm). Henkilötyövuotta kohden käsittely lisääntyi. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2012: Monografiat julkaisut Jatkuvat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista 2010 1 573 2 495 29 4 097 2 590 2011 1 706 2 085 15 3 806 2 543 2012 1 630 3 062 4 691 3 282 Yhteensä koko toiminnan aikana 45 357 65 598 3 990 43 119 679 76 148 % käsittelystä 39 57 4 100 63 hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu 52 439 70 325 44 291 194 127 249 Valmista 27 431 45 939 2 735 43 76 148 Ei otettu kokoelmiin 19 556 22 720 1 246 0 43 522 Odottaa käsittelyä 5 452 1 666 310 151 7 579 Monografia-aineistoa vastaanotettiin niin paljon, että kaikkea saapunutta ei pystytty käsittelemään alle kuuden kuukauden tavoiteaikaa. Jatkuvien julkaisujen osalta tavoitteeseen käsittelyaika oli tavoitteen mukainen. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat 644 642 618 Jatkuvat julkaisut 807 616 791 Muut 9 6 0 Yhteensä 1 460 1 264 1 409 Varastokirjastossa poistettua aineistoa on noin 30 % siirretystä aineistosta. Osuus on vähentynyt jatkuvasti. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: Monografiat 44 859 54 829 53 225 Jatkuvat julkaisut 3 305 2 848 3 690 Tietueita 48 164 57 677 56 915 Tietueet yht. 1 345 452 1 403 129 1 460 044 6
Vuonna 2012 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 53 225. Monografianiteitä oli vuoden 2012 lopussa 1 498 244. Nimekkeitä oli 1 344 382. Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin noin 30 % enemmän kuin edellisenä vuotena, 3 690 nimekettä. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin 100 206 nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä 2 725 hyllymetriä (noin 520 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,25 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2012 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 11 % oli primääriluetteloituja ja 89 % poimittuja tietueita. Jatkossa primääriluetteloinnin osuus todennäköisesti vähenee, sillä MELINDA-tietokantaan tulee lisää tiedontuottajia. Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 36 % oli uusia tietueita MELINDAan. Vuonna 2012 luetteloijien henkilötyövuosimäärä väheni, sillä luettelointiresursseja käytettiin jatkuvien julkaisujen käsittelyyn. Vuonna 2012 Linnea2 konsortiossa toteutettiin ISBD-konversio uusien kirjastoaineistojen kuvailusääntöjen mukaisesti. Konversiosta aiheutui neljän päivän mittainen luettelointikatko. Sekä Aleph että Voyager kirjastojärjestelmät päivitettiin uusiin versioihin vuonna 2012. Näistä päivityksistä aiheutui yhteensä viikon mittainen katko luettelointiin. Vuoden 2011 luettelointimääriin päästiin panostamalla koulutukseen, ergonomiaan ja työskentelyolosuhteisiin sekä kohdentamalla henkilöstöä joustavasti monografioiden luetteloinnin ja jatkuvien julkaisujen käsittelyn kesken. Luetteloinnin esimies toimi Linnea2 konsortion hankinta- ja luettelointityöryhmässä sekä UKJ:n suunnitteluryhmässä. 2.2. Kaukopalvelu Tavoitteena oli: Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. Varastokirjaston kaukopalvelu on antolainausta, se ei itse tilaa mitään. Varastokirjaston kaukopalvelu on kehittynyt viime vuosina seuraavasti: Lainaus 64 085 67 161 63 961 Pdf-kopiot 14 844 14 765 14 854 Ei toimitettu 651 613 633 Yhteensä 79 580 82 529 79 448 Kaukopalvelu toimi asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitettiin pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. 7
Tilausten kokonaismäärä väheni hiukan edellisvuodesta. Lainapyyntöjen määrä väheni, mutta kopiopyyntöjen määrä lisääntyi. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Alla olevassa taulukossa näkyy, miten eri kirjastosektorien lainausosuus on muutaman viime vuoden aikana vaihdellut. Osuus lainauksesta (%) 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2008 2009 Yo-kirjastot Amk-kirjastot Yleiset kirjastot Erikoiskirjastot Jäljenteiden osuus tilauksista oli 44 % (2011 37 %). Jäljenteistä 80 % meni tieteellisiin kirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 44. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2012 lopussa 1 887 kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivikäyttäjiä oli 688. Kaukopalvelun kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui UKJ:n suunnitteluun kaukopalvelu kehittämisen kannalta sekä vanhan Voyager-systeemin kaukopalveluosion ylläpitoon. Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöä tuettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyager-kirjaston henkilöasiakas voi tilata kirjan Varastokirjastosta oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. Lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UBmoduulia käytti muutama ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan 2 539. Viisi yliopistokirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaaritietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin 2 548. Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Lisäksi käynnissä oli kokeilu, jossa artikkeleita toimitettiin suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Itä-Suomen yliopiston kirjasto, Aalto-yliopiston kirjasto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Metsäntutkimuslaitos, YLE ARMI, Suomen ympäristökeskuksen kirjasto sekä Maatalouden tutkimuskeskuksen kirjasto. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa 1 125 kpl. 8
2.3. Asiakaspalaute Vuonna 2010 Varastokirjasto järjesti yhdessä Kansalliskirjaston kanssa palvelukyselyn asiakaskirjastoilleen. Saadun palautteen mukaan asiakkaat pitivät Varastokirjastoa tarpeellisena, laadukkaana, luotettavana ja yhteistyökykyisenä kumppanina, jolla on ammattitaitoinen henkilöstö. Koko Varastokirjaston toiminta arvioitiin numeroin 3,50 kiitettäväksi. Asiakaspalautetta on kerätty myös web-lomakkeella aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Kaikki palaute on analysoitu säännöllisesti. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2012 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 252 549 euroa. Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri) Käsitelty 4 097 3 806 4 691 Kustannukset 1 216 990 1 267 079 1 252 549 Euroa / hm 297 333 267 Taloudellisuus koheni edellisvuoteen verrattuna. Syynä oli käsitellyn aineiston kasvanut määrä vähemmillä henkilötyövuosilla. Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat 57 100 euroa. Vastaanotetun aineiston yksikkökustannukset (euroa/hyllymetri) Vastaanotettu 4 303 4 817 7 718 Kustannukset 38 716 43 002 57 659 Euroa / hm 9,0 8,9 7,5 Yksikkökustannukset laskivat edellisvuosista suuren aineistomäärän vuoksi. 3.1.2 Kaukopalvelu Vuonna 2012 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat 378 137 euroa. Kaukopalvelutapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tilauksia 79 580 82 529 79 448 Kustannukset 362 033 360 676 378 976 Euroa / tilaus 4,55 4,37 4,77 9
Kaukopalvelun yksikkökustannukset nousivat. Yleinen kustannustaso (mm. posti) jatkoi nousuaan. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. Suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus pysyi lähes ennallaan ollen 2,88 euroa/tilaus. 3.2. Toiminnan tuottavuus 3.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 4 691 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 13,50 (vuonna 2011 14,23 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 347 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) 4 097 3 806 4 691 HTV 14,81 14,23 13,50 Käsitelty aineisto (hm/htv) 277 267 347 Tuottavuus kasvoi merkittävästi edellisvuoteen verrattuna. Tämä johtuu siitä, että jatkuvia julkaisuja käsiteltiin selvästi enemmän kuin edellisenä vuotena. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: Luetteloituja tietueita 48 164 60 525 56 915 HTV 14,81 14,23 13,50 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) 3 252 4 253 4 216 Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli saman verran kuin edellisenä vuonna. 3.2.2. Kaukopalvelu Tilauksia oli 79 448. Henkilötyövuosia käytettiin 5,45 (v. 2011 5,48). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden 14 578. Alla vertailutiedot: Tilauksia 79 580 82 529 79 448 HTV 5,44 5,48 5,45 Tilauksia / htv 14 629 15 060 14 578 Tuottavuus laski edellisvuoteen verrattuna johtuen vähentyneestä tilausmäärästä. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua. Kaukopalvelussa työskenteli myös tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 10
4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa. 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2012 siirretyn aineiston käsittelyyn kuluu nykyisellä henkilömäärällä noin kaksi vuotta. Aiempina vuosina kertynyttä käsittelyrästiä (monografioita) on lisäksi 2 629 hm, mikä vastaa noin 19 kuukauden käsittelyaikaa. Varastokirjasto haluaa auttaa kirjastoja entistä parempaan suunnitelmallisuuteen kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Loppuvuodesta otettiin käyttöön uusi web-pohjainen aineistonsiirtolomake. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on entistä enemmän siirtävällä kirjastolla. Parantuneen vuorovaikutuksen ja aineiston evaluoinnin myötä lähetysten käsittelyn odotetaan tehostuvan. Varastokirjastoon siirretty aineisto halutaan entistä nopeammin asiakkaiden käyttöön. Samalla pyritään estämään uusien käsittelyrästien syntyminen. 4.2.2. Kaukopalvelu Kaukopalvelun asiakasrekisterissä kirjastoja on seuraavasti: - kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot - kaikki maakuntakirjastot - lähes kaikki muut kunnalliset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 508 toimipistettä. - kaikki ammattikorkeakoulukirjastot, niissä160 toimipistettä. - erikoiskirjastoja 298 - yrityskirjastoja 191. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 141 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Pohjoismaisia asiakkaita oli 301. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 178. Vuoden 2012 lopussa rekisterissä oli yhteensä 1 915 asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä 1 887. Aktiivisia käyttäjiä oli 688 kirjastoa. 11
5. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana jatkettiin henkilöstörakenteen ja johtamisjärjestelmän kehittämistä. Asia liittyy osin vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin tarpeisiin. Henkilöstörakenteen kehittämisellä on pyritty mahdollistamaan henkilöstön entistä joustavampi sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Aiemmin toteutetun tuottavuusohjelman seurauksena on kuitenkin muodostunut ongelmia, eikä henkilöstöä ole voitu käyttää optimaalisesti. Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyhy-hankkeet. Syksyllä toteutettiin henkilökunnan yhteinen virkistys- ja opintomatka Tallinnaan. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,64 3,65 3,62 17,4 15,9 12,6 965 697 896 633 537 583 Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) 606 579 604 3,0 2,9 3,2 Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 20,3 19,7 18,95 Kustannukset ( ) 823 184 810 254 808 665 /htv 40 551 41 109 42 674 Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 20 vakinaista ja kaksi määräaikaista virkamiestä. Vuoden alussa vakinaisia oli 19. 12
Aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 13,50 htv. Kaukopalveluun käytettiin 5,45 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 18,95 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,78 henkilötyövuotta. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htvosuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 50,5 51,5 52,5 Naiset 54,3 51,1 48,9 seniori-ikäisiä* (%) 81 81 74 (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa 1.3.2010. Siihen kuuluvat: kampuskirjastonjohtaja Ari Muhonen (Helsingin yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja hallinto- ja kehittämispalvelujen johtaja Dorrit Gustafsson, Kansalliskirjasto kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) kirjasto-tietopalvelun päällikkö Janne Ranta (YLE ARMI) tietopalvelupäällikkö Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonen sekä toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui viisi kertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonen, toimistopäällikkö Ari Kotonen ja henkilökunnan kokouksen puheenjohtaja kirjastosihteeri Kaija Kirjavainen. Johtoryhmä kokoontui yhdeksän kertaa. 13
6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on 29.40.04. b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa ja lisätalousarviossa 1 609 000 euroa. Siirtomäärärahoja oli 78 949,27 euroa. Välivaraston vuokriin saatiin 35 000 euroa momentilta 29.40.20. Käytettävänä oli 1 722 949,27 euroa. Lisäksi saatiin kansainvälisen konferenssin järjestämiseen 15 000 euroa momentilta 29.40.53.6 (va:250) ja kokoelmapolitiikka-hankkeen suunnittelua varten 10.000 euroa momentilta 29.40.53.7 (va:250). Varastokirjaston kulut momentilla 29.40.04 olivat 1 552 575 euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2011 käytettiin (momentti 4.11.29.40.04) 78 949 euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat 1 631 524,45 euroa. Tuloja kertyi yhteensä 6 012 euroa. Määrärahoja siirtyi 91 424,82 euroa vuodelle 2013. c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2012, euroa (momentit 29.40.04 ja 4.11.29.40.04) Kustannuslaji Tilan vapauttaminen, aineiston käsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % Investoinnit 17 760 17 760-55 % 39 500 Aineet, tarvikkeet ja 32838 10 400 43 238-8,3 % 47 147 tavarat Henkilöstökustannukset 579 929 228 736 808 665-0,2 % 810 254 Vuokrat 504 130 15 592 519 722 +6 % 490 486 Palvelujen ostot 114 660 96 939 211 599 +9,6 % 193 066 Muut kulut 20 992 9549 30 541-35 % 47 302 Yhteensä 1 252 549 378 976 1 631 525 +0,23 % 1 627 755 2011 d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 14
7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku on asianmukaista - Seuranta on asianmukaista Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 15
VARASTOKIRJASTO HYVÄKSYMME JA ALLEKIRJOITAMME Varastokirjaston vuoden 2012 tilinpäätöksen, joka sisältää toimintakertomuksen, tuotto- ja kululaskelman sekä taseen. Kuopiossa helmikuun 26. päivänä 2013 Ari Muhonen johtokunnan puheenjohtaja Ulla Nygrén johtokunnan varapuheenjohtaja Dorrit Gustafsson jäsen Asko Hursti jäsen Janne Ranta jäsen Tuula Snicker jäsen Pentti Vattulainen kirjastonjohtaja 16
Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilytys Toteuma 2010 Toteuma 2011 Tavoite 2012 Toteuma 2012 Arvio 2013-2016/v Tuotokset: vastannotetun aineiston määrä (hm) 4303 4817 4500 7718 6000 käsitellyn aineiston määrä (hm) 4097 3790 4000 4691 4000 valmista (hm) 2581 2533 3300 3282 2500 luetteloidut tietueet (m) 44859 54829 55000 53225 55000 (j) 3305 2848 3000 3690 2800 Toiminnallinen tehokkuus: taloudellisuus käsittelyn yksikkökustannukset ( /hm) 297 333 270 267 320 euroa / luetteloidut tietueet 24,4 21,2 21 21 22 aineiston vastaanoton kustannukset ( /hm) 9 8,9 10 7,4 10 tuottavuus käsitelty aineisto (hm/htv) 277 267 300 347 280 luetteloitu aineisto (tietue/htv) 3317 4253 3500 4216 4000 Laatu: käsittelyyn kuluva aika (kk) monografiat 4,3 12,7 <6kk < 6kk käsittelyyn kuluva aika (kk) jatkuvat 2,5 3,3 <6kk <6kk < 6kk tietueiden virheprosentti (%) alle 0,1 alle 0,1 Kaukopalvelu Toteuma 2010 Toteuma 2011 Tavoite 2012 Toteuma 2012 Arvio 2013-2016/v Tuotokset: tilausten määrä 79580 82529 82000 79448 82000 toimitettuja tilauksia 78874 81916 81000 78815 81500 Toiminnallinen tehokkuus: taloudellisuus yksikkökustannukset ( ) 4,55 4,37 4,20 4,77 4,30 tuottavuus tilauksia/htv 14629 15060 15000 14578 15000 Laatu ja palvelukyky: asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) 1879 1867 1800 1887 1800 aktiiviasiakkaiden määrä 762 758 780 688 800 tyytyväisyys palveluihin (1-4) 3,75 3,75 3,75 palvelun nopeus (t) < 24 h < 24 h 24 h <24 h 24 h 17
Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Toteuma 2010 Toteuma 2011 Tavoite 2012 Toteuma 2012 Arvio 2013-2016/v Henkilöstö henkilöstön määrä 21 19 19 19 19 tehdyt henkilötyövuodet 20,3 19,7 19 19 19 koulutustaso 4,9 4,9 5 5 keski-ikä vuoden lopussa (n/m) 54,3/49,6 51,1/51,5 52/52 49/53 51/51 tehty työaika/säännöllinen vuosityöaika (%) 72,8 75,2 73 75 kokonaistyövoimakustannukset ( /v) 893374 842509 880 000 820765 850000 välilliset työvoimakustannukset ( /v) tehdyn työajan palkat 509917 492024 530 000 506874 515000 tehdyn työajan palkat (% palkkasummasta) 70,6 73,4 75 74,48 75 välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista (%) 75,2 65,07 65 62 65 Työhyvinvointi työtyytyväisyysindeksi (VMBaro 1-5) 3,64 3,65 3,7 3,62 3,7 työterveyshuolto ( /htv) 965 697 750 896 775 sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 17,4 15,9 < 10 12,6 <10 työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 633 537 500 583 500 Osaaminen, aineeton pääoma henkilöstökoulutuskustannukset ( /htv) 606 579 600 604 600 koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) 3 2,9 3,5 3,2 3,5 Käytetyt lyhenteet: hm = hyllymetri m = monografia j = jatkuva julkaisu (kausijulkaisu) nid = nide htv = henkilötyövuosi t = tunti kk = kuukausi 18