Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2008 1 (6) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika 1.12.2008 klo 10.15 13.00 Paikka Läsnä Asiantuntijat Poissa Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, 2. krs Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Iiris Kuusinen, kirjastonjohtaja, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu (Ulla Ohvon sijaisena) Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Stakes Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Liisa Rossi, palvelupäällikkö, Kuopion kaupunginkirjasto Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto, esittelijä Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Toni Vesterinen, suunnittelija, Kansalliskirjasto (poistui klo 11.30) Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Jukka Lindeman, informaatikko, KTL Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Esityslista 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen, esityslistan ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttäneen esityslista ja edellisen kokouksen pöytäkirja (Liite 1). Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen klo 13.15. Arja Tuuliniemi esitti, että aineistohankinta-asia (kohta 3) käsitellään ennen taloutta (kohta 2). Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja täsmennyksin (Liite 1) sekä esityslista. Päätettiin, että palveluyksikkö lähettää vastaisuudessa pöytäkirjan konsortioryhmän jäsenille kahden viikon kuluessa kokouksesta.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2008 2 (6) 2. FinELibin aineistohankinta syyskaudella 2008 Syyskaudella 2008 aineistoja joihin kirjastot voivat ilmoittautua on lähes sata. Uusien ja uudistettavien aineistosopimusten lisäksi yhdistyviltä organisaatioilta ja kunnilta pyydetään ilmoittautumisia. Halti-tietokannasta konsortion jäsenorganisaatioilla on mahdollisuus seurata aineistohankinnan tilannetta kunkin aineiston osalta. FinELibin aineistoista 13:sta järjestettiin hankintalain mukainen tarjouskilpailu. Tarjousten jättöaika kilpailutettaviin aineistoihin umpeutui 25.9.2008 ja määräaikaan mennessä aineistoihin tuli yhteensä 34 tarjousta. Arja Tuuliniemi ja Toni Vesterinen esittelevät syksyn aineistohankinta- ja kilpailutusprosesseja. Keskustellaan prosesseista ja niiden toimivuudesta kirjastojen näkökulmasta. Arja Tuuliniemi kertoi, että syksyn aineistohankinta koostuu erilaisista hankintaprosesseista: uusista, uudistettavista ja kilpailutettavista aineistoista, aineistoneuvotteluista 2. asteelle, uusille jäsenorganisaatioille sekä yhdistyville organisaatioille. Konsortioryhmässä todettiin, että yhtä aikaa käynnissä olevat erityyppiset ilmoittautumiset ovat aiheuttaneet hämmennystä kirjastoissa. Käytiin keskustelua muutaman aineiston isoista hinnankorotuksista ja korotuksien syistä. Sinikka Luokkanen kaipaisi Haltiin tietoa käyttäjälukujen laskentatavasta. Arja Tuuliniemi kertoi, että yhdistyvät organisaatiot lisäävät neuvottelutyötä, koska aineistojen hinnat on neuvoteltava yhdistyville organisaatioille yhdistymisvaiheessa. Neuvottelutyötä helpottaa, jos yhdistyminen tapahtuu vuoden alussa. Vuodenvaihteessa 2008/2009 palveluyksikköä työllistää suuri määrä yhdistyviä kuntia. Toni Vesterinen esitteli syksyn kilpailutusprosessia (Liite 2). Kilpailutettavia aineistoja oli 13. Aineistojen vertailuun valittiin palveluntarjoajat, jotka täyttivät tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset. Vertailukriteereinä olivat hinta, käyttö- ja sopimusehdot, yhteensopivuus Nelli-portaalin kanssa sekä käyttötilastot. Syksyn kokemuksen perusteella näyttää siltä että kilpailutusprosessi vaatii paljon hallinnollista työtä eikä kilpailutuksesta saatava hyöty ole kaikissa tapauksissa nähtävissä. Kilpailutusprosessiin on myös varattava riittävästi aikaa menettelyn edellyttämien määräaikojen vuoksi. Prosessin pitkän keston todettiin olevan hankala kirjastojen kannalta. Konsortioryhmässä keskusteltiin kilpailutettujen aineistojen valintakriteereistä ja niiden vaikutuksesta aineiston valintaan. Todettiin hyväksi, että palveluyksikkö selvittää alkuvuonna 2009 kilpailutuksen juridisia vaatimuksia syksyn kilpailutusprosessin perusteella. Paula Mikkonen kertoi, että European ICOLC konferenssissa oli yhtenä aiheena kilpailutus ja että konferenssissa käytiin keskustelua konsortioiden yhteistyöstä kilpailutusprosessien hiomisessa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2008 3 (6) Päätettiin, että palveluyksikkö selvittää alkuvuonna 2009 kilpailutuksen juridisia vaatimuksia syksyn kilpailutusprosessin kokemusten perusteella. 3. Katsaus FinELibin talouteen FinELib-konsortion kokonaisrahoitus vuodelle 2008 on 16,2 miljoonaa euroa. Tästä 15,6 miljoonaa on budjetoitu aineistohankintaan ja 0,5 miljoonaa Nelli-portaalipalveluihin. Aineistohankinnan varoista suurin osa on varattu elektronisiin lisensseihin (15,1 milj). Luku sisältää organisaatioiden oma-rahoitusosuuden e-aineistoista (12 milj.). (Liitteet 3-5). Taloussuunnittelija Kaisa Tamminen esittelee budjetin toteumaa lokakuun lopun tilanteen mukaan. Keskustellaan vuoden 2008 taloustilanteesta. Arja Tuuliniemi esitteli vuoden 2008 budjetin toteumat lokakuun lopun tilanteen mukaan. Hän totesi, että vuodelle 2008 budjetoidusta e-aineistojen määrärahasta ei ole jäämässä varoja. Haltin kehittämiseen varatusta määrärahasta on jäämässä jonkin verran, mutta se voidaan käyttää vuonna 2009 Haltin kehittämiseen. Henkilöstökulujen ja Nelli-portaalin atk-kulujen osalta konsortioryhmä halusi tietää, onko määrärahoja jäämässä yli. Kokouksen jälkeen Arja Tuuliniemi on selvittänyt, että Nelli-portaalin atk-kulujen ja aineiston hankinnan henkilöstökulujen osalta määrärahoja jäänee hieman yli vuodelta 2008. Arja Tuuliniemi kertoi FinELibin ohjausryhmän lähettäneen FinELibin taloushallintoa koskevan kirjeen Kansalliskirjaston johtokunnalle. Konsortioryhmä piti tärkeänä, että FinELibin mahdolliset siirtyvät määrärahat tulee voida kohdentaa FinELib-konsortion käyttöön. 4. FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2009 FinELib-konsortion toiminnassa vuonna 2009 näkyy rakenteellinen kehittäminen ja sen vaikutukset koko kirjastokentän toimintaan. Uuden yliopisto- ja ammattikorkeakoululain lopullinen sisältö määrittää korkeakouluissa tehtävää tutkimusta, opetusta ja opiskelua ja muuttaa siten myös korkeakoulukirjastojen toimintaan. Korkeakoulujen kansainvälistyminen ja uudenlaiset yhteistyömuodot eri sektoreiden välillä edellyttävät muutoksia konsortion toimintaan. Kunnankirjastoissa rakenteellinen kehittäminen näkyy isompina kuntina ja pyrkimyksenä lisätä alueellista yhteistyötä. Vuoden 2009 aikana laaditaan yhdessä konsortion jäsenkirjastojen kanssa suunnitelma lisensioinnin uusista toimintaperiaatteista ja tarkoituksenmukaisesta työnjaosta konsortiossa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2008 4 (6) FinELib-toiminnan vaikuttavuutta mitataan säännöllisesti sekä määrällisillä (aineistojen käyttö, hankintamäärät) että laadullisilla mittareilla (asiakas- ja käyttäjäkyselyt). Toimintaa on myös arvioitu kansainvälisen arviointipaneelin toimesta vuonna 2002. Arja Tuuliniemi, Paula Mikkonen ja Ari Rouvari esittelevät luonnoksen FinELibin toimintasuunnitelmaksi vuodelle 2009. Keskustellaan toimintasuunnitelmaluonnoksesta ja toimintaa kuvaavista mittareista. Arja Tuuliniemi ja Paula Mikkonen esittelivät FinELibin toimintaa vuonna 2009. (Liite 6). Konsortioryhmässä käytiin keskustelua FinElib-konsortion toimintaympäristöstä vuonna 2009. Todettiin, että yliopistojen taloushallinnossa tapahtuvien muutosten vaikutus FinELib-konsortion talouteen on selvitettävä. Pohdittiin mm. miten yliopistot voivat vastaisuudessa maksaa isot aineistolaskut alkuvuonna kun rahoitus yliopistoille tulee tasaisesti vuoden aikana. Arvonlisäverotuksen muutoksen vaikutusta on selvitettävä sekä FinELibin jäsenyliopistojen että Kansalliskirjaston näkökulmasta. Innovaatiotoiminta ja yritysyhteistyö tuovat haasteita lisenssisopimuksiin. Ammattikorkeakoulujen lakisääteisenä tehtävänä on alueellinen yritysyhteistyö. Yritykset ostaisivat ammattikorkeakouluista tietopalveluita, mutta FinELibin sopimuksissa kaupallinen käyttö on kielletty. Konsortioryhmässä toivottiin nykyistä selkeämpää määritelmää kaupalliselle käytölle ja esimerkkejä kaupallisesta käytöstä. Lisäksi todettiin, että elektronisia aineistoja tulee olla mahdollista käyttää mm. silloin kun korkeakoulu tekee tilaustutkimusta alueen yritysten kanssa. Arja Tuuliniemi kertoi, että kustantajat eivät ole halukkaita lisäämään sopimuksiin yksityiskohtaista määritelmää kaupallisesta käytöstä vaan haluavat mieluummin yksittäistapauksittain päättää onko käyttö sallittua. Kaikkea kaupallista käyttöä tuskin voidaan tulevaisuudessakaan sisällyttää lisenssisopimuksiin vaan tarvitaan osalisenssejä. Konsortioryhmä keskusteli osa-organisaatioiden yhteydessä aineistojen hinnoittelumalleista. Sinikka Luokkanen toivoi, että aineistojen hinnoittelu voisi perustua nykyistä enemmän aineistojen käyttöön. Arja Tuuliniemi totesi, että mikäli konsortiohankinnat eriytyvät nykyistä pienemmille käyttäjäryhmille ja pienempiin paketteihin, konsortion kustannustenjakomallin sovelluskohteet vähenevät. Hän totesi myös että käyttäjälukujen laskentaperiaatteiden tulee olla samat koko organisaatiolle ja osa-organisaatioille. Mirja Iivonen toi esiin tieteellisen julkaisutoiminnan muutoksen (e-science), mikä näkyy mm. siinä että kustantajat markkinoivat uudenlaisia tuotteita julkaisujen ohella. Tällä voi olla vaikutuksia myös lisensiointiin. Julkaisuarkistot ovat tulossa ja työkalujen myyminen julkaisutoiminnan ohessa on ennakointia siihen että dokumentit alkavat löytyä organisaatioiden omista arkistoista. Konsortioryhmässä todettiin, että e-kirjojen olisi hyvä olla mukana hankittaessa uusia aineistoja.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2008 5 (6) 5. Tiedotusasiat E-kirjatarpeet kuitenkin vaihtelevat organisaatioittain, toisaalta tarvitaan paketteja, toisaalta halutaan itse valita mitä nimekkeitä hankitaan. Mirja Iivonen ehdotti, että FinELibin asiantuntijaryhmät voisivat arvioida e-kirjapaketteja. Metadatan osalta todettiin, että metadatan hankinta julkaisuarkistoja varten ei monissa organisaatioissa ole vielä ajankohtaista. Konsortioryhmässä käytiin keskustelua Nellistä ja Nellin suhteesta uuteen KDKhankkeeseen (kansallinen digitaalinen kirjasto). Todettiin myös kirjastojen saavan Nellin vaikeakäyttöisyydestä paljon kritiikkiä. Konsortioryhmä toivoo Ari Rouvarilta tilannekatsausta Nelliin ja KDK-hankkeeseen. Päätettiin pyytää Nelli- ja KDK-katsaus seuraavaan kokoukseen. 5.1. Henkilöstöasiat (suunnittelusihteeri 20 h/vk, koulutussihteerin sijaisuus, vuorotteluvapaan sijaisuus 5 kk) FinELib-palveluyksikössä on haettavana osa-aikainen suunnittelusihteerin tehtävä, koulutussihteerin sijaisuus sekä suunnittelijan sijaisuus. Mirja Iivonen ilmoitti jäävänsä vuorotteluvapaalle elokuun alusta vuoden loppuun 2009. Varajäsenenä konsortioryhmässä toimii Ari Muhonen. Transfer code of practice 2.0 (http://www.uksg.org/transfer/code) TRANSFER määrittelee kustantajille yhteiset menettelytavat niitä tapauksia varten kun aikakauslehti vaihtaa kustantajaa. TRANSFERin avulla uusi ja vanha kustantaja sekä lehden tilaava kirjasto tietävät miten menetellä vaihtotilanteessa. ICOLC, München, 20.-22.10.2008 Paula Mikkonen ja Arja Tuuliniemi osallistuivat kirjastokonsortioiden vuosittaiseen konferenssiin. Paula kertoi, että e-kirjat olivat konferenssissa vahvasti esillä. Arjan mukaan konferenssissa kävi ilmi, että kilpailutus Euroopassa on hyvin erilaista kuin Yhdysvalloissa. 6. Muut asiat 7. Seuraava kokous Muita asioita ei ollut. Seuraava kokous päätettiin pitää torstaina 12.2.2009 klo 10.15 13.00. 8. Kokouksen päättäminen LIITTEET Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo 13.04. Liite 1: Edellisen kokouksen pöytäkirja
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2008 6 (6) Liite 2: Kilpailutusprosessi Liitteet 3-5: FinELibin budjetti/toteuma 2008 Liite 6: Luonnos toimintasuunnitelmaksi 2009