Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 1 (9) OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 3/2008 Aika 15.9.2008 klo 12.00 15.00 Paikka Läsnä Esittelijä Kansalliskirjasto, Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, 2. krs, Huone C222 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto (saapui klo 14.10) Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto Elisa Stenvall, osastonjohtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus, Pirkko Nuolijärven sijaisena Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietoratkaisut VTT (saapui klo 12.40) Iris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM (lähti klo 14.30) Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Asiantuntijat Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Päivi Keränen, hallituksen puheenjohtaja, SAMOK/HAMOK Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Esityslista 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Mauri Ylä-Kotola avasi kokouksen klo 12.10. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttäneen pöytäkirja (Liite 1). Pöytäkirja hyväksyttiin.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 2 (9) 3. Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluja koskeva asiakaskysely Kansalliskirjasto toteutti asiakaskirjastoille suunnatun kyselyn Kansallisista kirjastoverkkopalveluista 14.4. 16.5.2008. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää kirjastojen tyytyväisyyttä kansallisiin kirjastoverkkopalveluihin sekä kerätä palautetta palvelujen kehittämiseksi. Vastauksia saatiin 664 kappaletta, näistä 189 yliopistokirjastoista, 120 ammattikorkeakoulukirjastoista, 293 yleisistä kirjastoista sekä 47 julkisrahoitteisista erikoiskirjastoista. Muista organisaatioista saatiin lisäksi 15 vastausta. FinELibin palveluista Nelli-portaali tunnettiin hyvin (85 %), aineistohankinnan ja Halti-tietokannan tunnettuus oli heikompi (30 40 %). Yleisten kirjastojen vastaajista vain pieni osa tunsi aineistohankinnan palvelut. Tärkeinä pidettiin kaikkia FinELibpalveluja, hankintapalvelut arvioitiin tärkeimmiksi (3.6 3.7 asteikolla 1-4), Nelli ja Halti hieman vähemmän tärkeiksi (3.3, 3.4). Onnistuminen aineistohankinnassa arvioitiin arvosanoin 2.8 2.9, Nelli ja Halti 2.4, 2.5. Kyselyn vastausten perusteella kehittämiskohteiksi nousivat Halti-tietokanta, Nelliportaali sekä aineistojen käyttöehdoista tiedottaminen. (Liite 2). Käyttäjäkyselyn lisäksi kirjastoverkkopalvelut toteutti maalis-huhtikuussa 2008 kirjastojen asiakkaille suunnatun kansallisen asiakaskyselyn. Kyselyllä kerättiin tietoa kirjastopalvelujen käytöstä, asiakastyytyväisyydestä sekä palvelujen vaikutuksista. Kyselyyn saatiin kirjastojen asiakkailta kaikkiaan 21 758 vastausta, joista ammattikorkeakoulukirjastoista 11 618, erikoiskirjastoista 1248, yleisistä kirjastoista 4822 ja yliopistokirjastoista 4070. Kyselyn raportit on toimitettu kyselyyn osallistuneille kirjastoille. Yleisille kirjastoille on laadittu raportti maakuntatasolla. (Liite 3). Paula Mikkonen esittelee kyselyn tuloksia. Käydään lähetekeskustelu kyselyn aiheuttamista toimenpiteistä FinELib-konsortion osalta. (Liite 4). Paula Mikkonen esitteli kyselyn tuloksia. Ohjausryhmä oli kiinnostunut kyselyn kattavuudesta ja vastaajaryhmän edustavuudesta sekä vastaajamääristä (n). Paula Mikkonen kertoi, että kirjastotilastoissa on tietoja kirjastojen henkilökunnasta, taloudesta ja kokoelmista. Hän kertoi myös että raportti vastauksista on tekeillä ja tulossa verkkoon. Todettiin, että yleisissä kirjastoissa FinElibin hankintapalveluja ei tunneta riittävästi. Iris Tahvanainen mainitsi, että ammattikorkeakoulukirjastoissa kirjastojen henkilökunnasta e-aineistojen hankintaprosessia ei tunne niin moni kuin tavallista hankintaprosessia joten vastausprosenttia voi pitää jopa hyvänä. Yliopistojen vastauksia tunnettuuden osalta voi pitää melko kattavina vaikka kaikista yliopistoista ei tullut vastausta mikä johtuu Paula Mikkonen mukaan siitä että vastaavan kaltaisia organisaation sisäisiä kyselyitä oli samanaikaisesti käynnissä. Palveluiden tärkeydestä Hannele Niemi totesi, että kyselyssä olisi tärkeää näkyä ketkä ovat vastanneet mihinkin kysymykseen.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 3 (9) Vastaajista suurin osa piti palveluissa onnistumista hyvänä. Nellin käytettävyydessä on vielä kehittämistä. Hannele Niemi toi esiin että kyselyssä joidenkin palveluiden kohdalla ei-vastanneitten osuus on huolestuttavan suuri. Päivi Kytömäki ehdotti että kunkin sektorin tuloksia tarkastellaan erikseen. Arja Tuuliniemi kertoi että joidenkin kysymysten ei-vastanneiden osuutta voi selittää myös se, että kirjaston henkilökunnasta on hyvin suuri osa sellaisia jotka eivät ole tiettyjen osa-alueiden kanssa tekemisissä ja ovat siksi jättäneet vastaamatta. Ari Rouvari kertoi myös että Linda- ja Mandis-poimintaluetteloinnin käyttäjäryhmä on pieni, jolloin vastaajiakin on vähän. Iris Tahvanainen kysyi, mitä KITT-tilastoinnin suhteen ollaan tekemässä. Arja Tuuliniemi kertoi, että Kirjastoverkkopalveluihin on perustettu työryhmä, jonka tehtävänä on kehittää tilastojen keruun työprosesseja ja yhdenmukaistaa tilastointiyksiköitä. KITTin kehittämisestä Kirjastoverkkopalvelut tulee tekemään kehittämisohjelman. FinELibin aineistohankinnan palveluista eniten kehittämistä on Haltissa sekä aineistojen käyttöehdoista tiedottamisessa. Käyttöehdoista tiedottamisen vastauksissa todennäköisesti näkyy FinELibin verkkosivu-uudistus. Uudistuksessa käyttöehtojen paikka verkkosivuilla muuttui ja päivitetyt tiedot saatiin viiveellä verkkoon. Ari Rouvari kertoi, että Nellin tunnettuus on melko hyvä. Ainoastaan yleisten kirjastojen osalta se on matalampi johtuen siitä, että yleisille kirjastoille lisensioitua aineistoa on huomattavasti vähemmän kuin muilla sektoreilla. Nellin käytettävyys on ongelma. Paula Mikkonen kertoi vielä kyselyn avoimesta palautteesta. Palautteen mukaan päätöksentekojärjestelmää pitäisi selkiyttää, hankintoihin kaivataan joustavuutta ja mahdollisuutta pienempiin paketteihin, tiedotusta on pidetty hajanaisena ja sitä toivottiin lisää. Päivi Kytömäki piti resurssien kannalta mahdottomana lisensioida pienempiä aineistopaketteja. Hannele Niemi esitti, että avoimista vastauksista päätetään mihin ongelmakohtiin reagoidaan ja seurataan tuloksia. Päivi Kytömäki toivoi myös että avointen vastausten kohdalla katsotaan, miltä sektorilta ne ovat tulleet. Arja Tuuliniemi kertoi, että Kirjastoverkkopalvelut tekee toimenpideohjelman eniten kehittämistä vaativille palveluille. Lisäksi Kirjastoverkkopalvelujen toimintayksiköt sisällyttävät oman alueensa kehittämiskohteet toimintasuunnitelmiinsa. Paula Mikkonen kertoi että kirjastosektoreiden yhteisestä loppukäyttäjille suunnatusta kyselystä on tekeillä raportti. Yksittäisten kirjastojen vastaukset on toimitettu kirjastoille, jotka tekevät vastauksista omat analyysinsä ja voivat hyödyntää tuloksia oman toimintansa kehittämisessä. Päätettiin, että seuraavassa kokouksessa käsitellään tuloksia sektoreittain sekä käsitellään mihin toimenpiteisiin kysely johtaa ja minkälaisilla indikaattoreilla niitä seurataan. 4. Kysely toimintaympäristön muutoksista Verkkokysely FinELibin jäsenorganisaatioille toimintaympäristön muutoksista toteutettiin 2.6. 31.8.2008. Kyselyllä pyrittiin selvittämään, mitä toimintaympäristön muutoksia kirjastot pitävät e-aineistohankinnan kannalta tärkeimpinä ja miten lisensiointia tulisi muuttaa, jotta se paremmin palvelisi kirjastojen kehysorganisaatioiden käyttäjiä. Kyselyllä selvitettiin myös kirjastojen näkemyksiä e-aineistohankinnan valtakunnallisesta työnjaosta.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 4 (9) Kyselyyn tuli määräaikaan mennessä 78 vastausta; 18 ammattikorkeakoulusta, 14 tutkimuslaitoksesta, 27 yleisestä kirjastosta sekä 16 yliopistosta. Arja Tuuliniemi esittelee alustavia tuloksia kyselystä. Käydään lähetekeskustelu mahdollisista muutoksista lisensiointiin. Arja Tuuliniemi kertoi FinELibin toimintaympäristökyselyn liittyvän opetusministeriön rakenteellisen kehittämisen hankkeeseen. Oma kyselynsä elektronisten aineistojen hankinnasta haluttiin tehdä, koska hankintaan kohdistuu paljon muutospaineita. Vastaukset koottiin sektoreittain. Uusista käyttäjäryhmistä pitivät ammattikorkeakoulut tärkeimpinä ryhminä aikuiskoulutusta ja täydennyskoulutusta sekä muiden keskussairaaloiden kuin yliopistosairaaloiden lisäämistä käyttäjiksi. Tutkimuslaitokset pitivät tärkeimpinä koko Suomen kattavia kansallisia lisenssejä. Yliopistot toivoivat uusista käyttäjäryhmistä eniten koko Suomen kattavia kansallisia lisenssejä ja aikuis- ja täydennyskoulutuksen sekä ulkomaisen tilauskoulutuksen lisäämistä aineistohankinnan piiriin. Yleisissä kirjastoissa toivottiin toista astetta kokonaisuudessaan mukaan. Osa-organisaatioista yliopistoissa nousivat tärkeimmiksi schoolit, kampukset ja tiedekunnat. Tutkimuslaitoksissa tärkeimpiä osa-organisaatioita olivat tutkimusryhmät ja ammattikorkeakouluissa koulutusalakohtaiset lisenssit. Ohjausryhmässä keskusteltiin Open Access julkaisemisen merkityksestä. Todettiin, että avoin julkaisutuotanto on kasvussa erityisesti luonnontieteissä ja lääketieteessä, mutta perinteinen ja OA-julkaiseminen ovat käytössä rinnakkain. Todettiin, että Open Access-julkaiseminen ei ole ilmaista vaan siihen sisältyy myös kustannuksia, esim. kirjoittajamaksut. Hannele Niemi kertoi, että Helsingin yliopisto edellyttää, että yliopistossa toimivat tutkijat rinnakkaistallentavat tieteellisissä julkaisuissa julkaistut tutkimusartikkelinsa Helsingin yliopiston ylläpitämään avoimeen julkaisuarkistoon. Rinnakkaistallennusvelvoite koskee 1.1.2010 ja sen jälkeen julkaistavaksi hyväksyttyjä artikkeleita. Osa-organisaatioihin liittyen kyselyssä kysyttiin, onko organisaatioilla valmiuksia rajata käyttö nykyistä pienemmille ryhmille. Yliopistot pitivät rajauksen teknisiä valmiuksia hyvinä, muilla sektoreilla vastaukset vaihtelivat. Arja Tuuliniemi totesi, että toimivuutta on käytännössä kokeiltava. Osa-organisaatioille lisensioinnin kannalta tärkeää on myös miten osa-organisaatioiden käyttäjämäärät pystytään määrittelemään. Vastauksista ilmeni, että käyttäjämääriin liittyviä mahdollisia tiedonlähteitä on useita. Yliopistokirjastot ja ammattikorkeakoulut pitivät tärkeänä saada sekä osaettä koko organisaation kattavia lisenssejä. Lisääntyvästä yhteistyöstä eniten toivottiin yliopistoihin lisensiointia yli organisaation toimiville tutkimusryhmille ja opetukseen. Tutkimuslaitoksissa toivottiin lisensiointia tutkimusryhmille yli organisaatiorajojen, ammattikorkeakouluissa yli organisaatiorajojen tapahtuvalle opetukselle sekä yhteisille kirjastoille ja kirjastolaitoksille. Myös yleisille kirjastoille yhteiset kirjastot ja kirjastolaitokset ovat tärkeä yhteistyömuoto. Ohjausryhmä piti tieteenalakohtaisia kansallisia lisenssejä tärkeinä.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 5 (9) Keskusteltiin toiveista saada aineistoista täsmäpaketteja, mutta samalla todettiin, että kustannussäästöjä saadaan ostamalla isompia paketteja. Arja Tuuliniemi toi esiin, että työmäärä lisääntyy sekä palveluyksikössä että kirjastoissa kun lisensioidaan pienemmille yksiköille. Todettiin, että uusissa lisensointiperiaatteissa on löydettävä tasapaino räätälöinnin ja koko konsortiolle yhdenmukaisten palvelujen välille. Ohjausryhmä esittää, että lisensioinnin toimintaperiaatteiden muutosta koskevaan suunnitelmaan otetaan mukaan alakohtainen lisensiointi sellaisten tieteenalojen kohdalla joissa on ammatillinen virkatutkinto, esim. lääketiede, oikeustiede ja teologia. 5. Keskitetty aineistomääräraha Yliopistojen keskitetyn määrärahan jakoperusteita muutettiin yliopistokirjastojen neuvoston päätöksellä (29.5.2008) vuoden 2009 alusta lukien seuraavasti: 1. Yliopistojen FinELib-aineistomäärärahan jaossa otetaan vuoden 2009 alusta lukien käyttöön malli, jossa kertaostolla hankittujen aineistojen vuosilisenssit maksetaan keskitetysti aineistomäärärahasta ja jäljelle jäävästä määrärahasta 50 % kohdennetaan Elsevierin Freedom-kokoelmaan ja 50 % yliopistoille käytettäväksi FinE- Lib-aineistohankintaan. Yliopistot ilmoittavat FinELib-palveluyksikölle 1-5 aineistoa / yliopisto, joihin käyttäjämäärien perusteella jaettava määräraha kohdennetaan. Hallintotyötä vähentää, jos kohdennettavia aineistoja on mahdollisimman vähän. Yliopiston käyttäjälukujen perusteella jaettava aineistomääräraha on mahdollista kohdentaa kokonaan yhteen aineistoon. Uuteen jakomalliin siirrytään vuoden 2009 alusta lukien ilman siirtymäkautta. 2. Avoimen yliopiston määrärahan jakoon ei tehdä muutoksia, vaan määräraha jaetaan avoimen yliopiston käyttäjämäärien suhteessa myös vuodesta 2009 lukien. Yliopistot ilmoittavat palveluyksikölle 1-2 aineistoa, joihin avoimen yliopiston määräraha kohdennetaan. Ammattikorkeakoulujen keskitetty määräraha on jaettu vuosittain ammattikorkeakoulukirjastoilta tulleen jakomallin mukaisesti. Malli perustuu aineistokohtaiseen jakoon, jossa aineistoittain ilmoitetaan euromääräinen määrärahaosuus. Palveluyksikkö jakaa määrärahan tilaaville organisaatioille maksuosuuksien suhteessa ja laskee valuuttamääräisissä aineistoissa summat euroina. Vuoden 2008 alhaisen dollarin kurssin vuoksi osassa aineistoja määrärahaosuus ylitti organisaation maksuosuuden. Tämän vuoksi ammattikorkeakoulujen oli päätettävä kesken vuoden uusista aineistoista joille määrärahaa kohdennetaan. Arja Tuuliniemi esittelee aineistomäärärahan prosesseja. Keskustellaan prosesseista ja niiden kehittämisestä.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 6 (9) Arja Tuuliniemi esitteli prosesseja. Päivi Kytömäki katsoi että yliopistokirjastojen osalta työ vähenee uudella määrärahanjakomallilla. Hannele Niemi kertoi mallin vaikeuttaneen yliopiston sisäisiä prosesseja, mutta käytäntö tulee jatkossa näyttämään miten malli toimii. Arja Tuuliniemi mainitsi, että tällä mallilla yliopistot voivat vapaasti harkita aineistojen tilaamista tarpeen mukaan ja voivat omassa organisaatiossaan päättää rahoituksen kohdentamisesta. Tarkoitus on että ammattikorkeakoulut ja yliopistot keräävät kokemuksia tästä mallista ja kokemusten perusteella tehdään päätös jatkosta. Todettiin, että esitys vaikutti järkevältä ja päätettiin, että mallia kehitetään tarvittaessa kokemusten perusteella. 6. Konsortion kustannustenjakomalli Konsortion sisäistä kustannustenjakomallia sovelletaan vuonna 2008 seuraavissa aineistosopimuksissa: ABI, ACS, Blackwell, IEL, EBSCOn Academic Search / Business Source, Emerald, SpringerLink ja Wiley. Kokoelmissa ja hinnoittelumalleissa tapahtuneiden muutosten vuoksi on tarpeen arvioida konsortion kustannustenjakomallin käyttöä muutamien aineistojen osalta. Ohjausryhmän kokouksessa 3/2007 sovittiin, että kustannustenjakomallin soveltamisesta ACS-, Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwell -aineistoihin tehdään päätös vuoden 2008 aikana. Aineistoista on saatu ensimmäiset tarjoukset vuodelle 2009, mutta aineistoneuvottelut kustantajien kanssa ovat vielä kesken. Arja Tuuliniemi esittelee konsortion aineistoissa käytössä olevia hinnoittelumalleja sekä ACS-, Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwell aineistojen hinnoittelumalleissa ja kokoelmissa tapahtuneita muutoksia. (Liite 4). Keskustellaan hinnoittelumalleista ja kustannustenjakomallin käytöstä ACS-, EBSCOn Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwell-aineistojen osalta. Päätetään ACS-, EBSCOn Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwell-aineistojen osalta jaetaanko kustannukset edelleen seuraavalla sopimuskaudella konsortion oman kustannustenjakomallin mukaan. (Liite 5). Arja Tuuliniemi esitteli aluksi yhteenvedon siitä, mitkä tekijät vaikuttavat aineistojen hinnoitteluun. Tuuliniemi kertoi, että FinELibin kustannustenjakomallissa olevista aineistoista kolmen kustantajan aineistoihin on tulossa muutoksia tai niihin on tullut muutoksia sen jälkeen kun näihin aineistoihin aikoinaan päätettiin soveltaa kustannustenjakomallia. Tämän vuoksi kustannustenjakomalli on uudelleen keskustelussa näiden aineistojen osalta. American Chemical Society (ACS)-aineistoon on kustantajalta tulossa uusi käyttöön perustuva hinnoittelumalli. EBSCOn Academic Search ja Business Source tietokannoista kirjastot voivat nyt valita kolmesta eri paketista (Elite, Premier ja Complete).
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 7 (9) EBSCOn uusi hinnoittelu perustuu organisaation kokoon ja valittuun pakettiin, toisin kuin aiemmin jolloin pakettien hinnat olivat samat riippumatta organisaation koosta. Wileyn ja Blackwellin aineistoissa kaksi kustantajaa on yhdistynyt ja tarjottaviin paketteihin on tulossa muutoksia. Arja Tuuliniemi totesi, että muutosten organisaatiokohtaisia kustannusvaikutuksia ei vielä tiedetä. Konsortioryhmässä päädyttiin esittämään, että esityksessä mainittujen aineistojen osalta kustannuksia ei enää jaeta FinELibin kustannustenjakomallilla vaan siirrytään käyttämään kustantajan hinnoittelua. Hannele Niemi totesi, että asiaa on vaikea päättää koska kustannusvaikutukset eivät ole vielä näkyvissä ja toivoi yksityiskohtaisempia laskelmia. Iris Tahvanainen piti Hannele Niemen tavoin asiaa hankalana päättää kun tietoa kustannusvaikutuksista ei ole. Pirjo Sutela piti ACS:n käytön mukaista veloitusta oikeudenmukaisena. Wiley-Blackwellin osalta hän toivoi myös käytön mukaista mallia. Paula Mikkonen kertoi ACSn osalta kustantajan tehneen suuren taustatyön uudesta mallista. Muutaman organisaation osalta hinta näyttäisi nousevan melko paljon mutta kun otetaan huomioon artikkelihinta, kustannukset ovat kohtuulliset. Päivi Kytömäki toivoi aikalisää, sillä niillä joilla on paljon järjestelyjä rahoituksessa voi tulla yllätyksiä. Päätettiin pitää sähköpostikokous, johon palveluyksikkö tekee vertailulaskelmat hinnoittelumalleille. Ohjausryhmän jäsenillä on kaksi päivää aikaa kommentoida esitystä, minkä jälkeen tehdään vastausten mukainen päätös. 7. FinELibin talous Ohjausryhmän edellisessä kokouksessa 2/2008 keskusteltiin FinELibin taloudesta ja päätettiin pyytää Kansalliskirjastolta Kansalliskirjaston johtokunnan kokouspöytäkirja 6.2.2008 sekä talousraportti seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen. Johtokunnan kokouksen pöytäkirja 6.2.2008 hyväksytään vasta seuraavassa johtokunnan kokouksessa ja tämän vuoksi pöytäkirjaa ei vielä voida toimittaa. Liitteenä kuitenkin ote esityslistasta. Esittelyssä mainitut asiat ja talousraportti tulivat johtokunnan yksimielisesti hyväksymiksi. (Liite 6). Arja Tuuliniemi esittelee Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelut-tulosalueen talousraportin (tilanne 31.5.2008) ja johtokunnan esityksen. Keskustellaan raportista ja esityksestä. Arja Tuuliniemi esitteli pöytäkirjan otteen Kansalliskirjaston johtokunnan kokouksesta 2/2008. Hyväksyttyä pöytäkirjaa kokouksesta ei ole vielä ja siksi asiaa käsiteltiin otteen pohjalta. Ohjausryhmä totesi, että mikäli FinELibille budjetoituja määrärahoja jää käyttämättä, FinELibin ohjausryhmällä on oltava mahdollisuus esittää mihin rahat kohdennetaan. Yleiskustannusosuudesta Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että yleiskustannusten laskemiseksi Kansalliskirjastossa ei ole vielä laskukaavaa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 8 (9) Kristiina Hormia-Poutanen on kuitenkin ehdottanut, että yleiskustannusten määrittämiseksi käytettäisiin tiettyä prosenttiosuutta kustannuksista, kuitenkin niin että yleiskustannus ei kohdistuisi keskitettyyn määrärahaan. Päivi Kytömäki ehdotti kirjelmän tekemistä Kansalliskirjaston johtokunnalle FinELibin mahdollisista siirtyvistä määrärahoista. Arja Tuuliniemi esitteli lopuksi talousraportin. Päätettiin laatia kirjelmä Kansalliskirjaston johtokunnalle Päivi Kytömäen esityksen mukaisesti. Kirjelmässä mainitaan, että FinELibin ohjausryhmä toteaa omana kantanaan että mikäli FinELibille jää siirtomäärärahoja, tulee Kansalliskirjaston kohdentaa varat seuraavana vuonna FinELib-konsortion käyttöön. FinELibin ohjausryhmä esittää määrärahojen käytölle suunnitelman. Päätettiin, että esittelijä Arja Tuuliniemi muotoilee kirjelmän yhdessä ohjausryhmän puheenjohtajan kanssa. (Liite 7). 8. Kansalliskirjaston hallinto- ja kehittämispalvelujen kehittäminen Kansalliskirjaston johtokunnan 18.1.2008 hyväksymässä Kansalliskirjaston henkilöstösuunnitelmassa vuosille 2008 2015 kuvataan Kansalliskirjaston tulosalueiden muutosnäkymiä. Suunnitelman mukaan Kansalliskirjaston hallinto- ja kehittämispalvelujen tulevaisuuteen vaikuttaa mm. yliopiston oman palvelukeskuksen tuleva palvelutarjonta ja kirjaston oman hallintopalvelun sisäinen kehittäminen keskittämistä lisäämällä tai hajautusta jatkamalla. Kirjasto joutuu palvelukeskuksen osalta noudattamaan yliopiston yleisiä linjauksia ja sen mukaisesti siirtämään mm. talous- ja tietoteknisiä palveluja sinne. Vuoden 2011 loppuun mennessä tämä tarkoittaa arviolta 3-4 henkilön siirtymistä palvelukeskukseen. Painopiste kirjaston hallintotehtävissä kohdistuu jatkossa entistä enemmän strategiseen palvelujen kehittämiseen ja yhteisten suunnittelutyökalujen tuottamiseen talouden ja toiminnan yleiseksi tehostamiseksi. Erityiset painopisteet ovat talouteen, henkilöstöön ja viestintään liittyvä strateginen suunnittelu. Muita osaamisalueita ovat verkkopalveluosaaminen ja turvallisuusasiantuntemus. Eläköitymisen kautta tapahtuvat poistumat kohdistuvat tukipalveluissa erityisesti vahtimestaripalveluihin. Kristiina Hormia esittelee Kansalliskirjaston henkilöstösuunnitelman linjauksia. Keskustellaan hallintopalvelujen kehittämisen mahdollisista vaikutuksista FinELibkonsortion toimintaan ja sovitaan mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi että Kirjastoverkkopalveluissa on neljä henkilöä, jotka tuottavat henkilöstö- ja taloushallintopalveluita. Näistä kahden henkilön työpanos kohdistuu FinELibin toimintaan. Tähän asti henkilöt ovat sijainneet tulosalueilla. Nyt Kansalliskirjaston keskusteluissa on ollut henkilöiden siirtäminen hallintoja kehittämispalveluihin.
LIITTEET Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/2008 9 (9) Ohjausryhmä päätti sisällyttää Kansalliskirjaston kirjelmään myös tämän asian. Ohjausryhmä toivoo Kansalliskirjaston huomioivan, että koska FinELib-konsortion kannalta oleelliset taloushallintoon liittyvät tehtävät (taloussuunnittelija, taloussihteeri) ovat niin lähellä FinELibin ydinprosessia, on tarkoituksenmukaisempaa säilyttää nykyinen tapa jossa henkilöt työskentelevät muun FinELib-henkilökunnan kanssa samassa toimipisteessä. Esittelijä Arja Tuuliniemi muotoilee kirjelmän yhdessä ohjausryhmän puheenjohtajan kanssa. Kirjelmä toimitetaan Kansalliskirjaston johtokunnalle. (Liite 7) 9. Tiedotusasiat 9.1 Rakenteellisen kehittämisen hanke tilannekatsaus Kristiina Hormia-Poutanen esitteli tilannekatsauksen RAKE-hankkeeseen. Loppukesän ja alkusyksyn aikana RAKE-hankkeessa tehdään erilaisia kartoituksia. Korkeakoulurakenteen tiivistämisestä on laadittu kysely joka on käynnistynyt viime viikolla ja jatkuu syyskuun loppupuolelle. Varastokirjaston tulevaisuuteen liittyvä kysely tehdään lokakuussa. Tavoitteena on saada ensimmäinen luonnos RAKEhankkeen raportista ja toimenpiteistä tammikuun lopussa. RAKE-projektiin on palkattu projektisihteeri. 9.2 Kansallinen digitaalinen kirjasto tilannekatsaus Ari Rouvari esitteli Kansallista Digitaalista kirjastoa ja sen tavoitteita. 9.3 IGeLU 2008, Madrid (http://igelu2008.csic.es/) 10. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 11. Ohjausryhmän seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 9.12. klo 14.00 16.00 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.00. Liite 1: Edellisen kokouksen 2/2008 pöytäkirja Liite 2: Asiakaskysely (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/koordinointi/asiakaskysely2008.html) Liite 3: Käyttäjäkysely (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/koordinointi/kayttajakysely2008.html) Liite 4: Esitys FinELibin asiakaskyselystä Liite 5: Esitys hinnoittelumalleista Liite 6: Ote Kansalliskirjaston johtokunnan kokouksen 6.2.2008 esityslistasta Liite 7. Ohjausryhmän kirje Kansalliskirjaston johtokunnalle (lähetetty sähköpostitse 1.10.2008)