Piirihallitus Pöytäkirja 1 (7) Hallituksen kokous 1/2017 Aika 14.1. klo 10.00-18.00 Paikka: Turun Partiotoimisto Läsnä Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen yhteiskuntasuhde- ja kehitysministeri Maarit Heikkinen alueministeri Marika Hirvonen kasvatusministeri Susanna Koivisto viestintä- ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Miikka Sipilä talousministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 1/17 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) Hyväksytään hallituksen 16.12.2016 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle 9.1.2016 ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite 1. Hyväksyttiin pöytäkirja. 4. Kokouksen esityslista (liite 2) 5. Saapunut posti (liite 3) Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite kokouksessa Päätetiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä, mm. että: - Mannerheimin muistojuhlassa 28.1. piirihallitusta edustavat Helena Siivonen ja Marika Hirvonen.
Piirihallitus Pöytäkirja 2 (7) 6. SP:n kuulumiset ja käytännöt Asia 1: Sovitaan SP:n asioiden, mm. Partioneuvoston käsittelystä hallituksessa ja sovitaan varaneuvosten osallistumisesta Partioneuvoston kokouksiin Sovittiin SP:n asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että: piirihallituksen kokouksessa käsitellään Partioneuvoston oleelliset asiat (esityslista), joihin työvaliokunta mahdollisuuksien mukaan tekee päätösesityksen piirin partioneuvokset kutsutaan aina Partioneuvostoa edeltävään piirihallituksen kokoukseen piirihallituksen jäsenille toimitetaan sähköpostitse Partioneuvoston muistio kokouksen jälkeen piirinjohtajan toimesta Päätettiin, että Partioneuvoston kokouksiin vuonna 2017 ( PN I 28.1. PN II 1.-2.4 ja PN III 11.-12.11.) osallistuvat ensisijaisesti partioneuvos/ piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt, partioneuvos Maria Ruohola ja partioneuvos Mirva Matikka varaneuvosten osallistumisesta k okouksiin sovitaan erikseen mikäli joku varsinaisista neuvoksista on estynyt kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. Asia 2: Sovitaan SP:n laajennettujen valiokuntien (Partion kevätpäivät 17.-19.3. ja Partion syyspäivät 27.-29.10.) asioiden käsittelystä piirihallituksessa. Sovittiin SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että: piirihallituksen kokouksessa käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin toiminnanalat tekevät päätösesityksen piirihallituksen jäsenille toimitetaan sähköpostitse laajennettujen valiokuntien muistio kokouksen jälkeen, osallistujien toimesta kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. 7. Piirinjohtajien työnjako Vahvistetaan piirinjohtajien työnjako. Vahvistettiin piirinjohtajien työnjako siten, että johdon keskenään jaettavista tehtävistä piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt vastaa Partiotoimistosta, yhteyksistä muihin partiopiireihin ja Suomen Partiolaisiin. Lisäksi vahvistettiin, että piirinjohtaja Stefan Stjärnstedtin vastuut ovat vapaaehtoistuki, projektit/y-suhteet, talous ja ansiomerkit ja varajohtaja Ida Armisen vastuut ovat alue, jäsenhankinta, kasvatus sekä viestintä ja markkinointi yhdessä em. toiminnanalojen ministerien kanssa.
Piirihallitus Pöytäkirja 3 (7) 8. Työvaliokunnan jäsenet Valitaan työvaliokunnan jäsenet vuodeksi 2017 Työvaliokunta esittää, että jatkossa työvaliok unnan kokouksiin osallistuisi tarpeen mukaan toiminnanalojen ministereitä seuraavasti: 9. Piirihallituksen pestikeskustelut Helmikuu (TVK 2 8.2.): Tilinpäätös, jäsenmaksu, tapahtumien hinnat, talousm inisteri, kasvatusm inisteri ja vapaaehtoistuen ministeri Maaliskuu (TVK 3 27.2.): Yhteiskuntasuhdeasiat, yhteiskuntasuhde- ja kehitysm inisteri Huhtikuu (TVK 4 23.3.): Jäsentilanne, jäsenhankintam inisteri Toukokuu (TVK 5 18.4.): Vapaaehtoisuus, luottikset, vapaaehtoistuen m inisteri Kesäkuu (TVK 6 30.5.): Budjetointi, toiminnansuunnittelu 2018, välitarkastus toimintasuunnitelma 2017, painotukset, isot projektit, talousm inisteri ja yhteiskuntasuhde- ja kehitysm inisteri Elokuu (TVK 7 17.8.): Avustukset, apurahat, säätiöt, talousministeri Syyskuu (TVK 8 13.9.): Toimintasuunnitelma, LPK-päivä Lokakuu (TVK 9 18.10.) : Syyskokous, toimintasuunnitelma, talousarvio, talousm inisteri Marraskuu (TVK 10 30.11.): Toimintakilpailu 2018 Joulukuu: - Valittiin vuoden 2017 työvaliokunnan jäseniksi piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt, varajohtaja Ida Arminen, toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila, alueministeri Maarit Heikkinen sekä kutsuttuina muita jäseniä tarpeen mukaan. Piirihallituksen jäsenten pestikeskustelut Päätetiin, että piirinjohtajat sopivat ministeriensä kanssa pestikeskusteluiden ajankohdat. Pestikeskustelut käydään kuitenkin helmikuun loppuun mennessä. 10. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat erillisen liitteen mukaisesti. Jokainen ministeri toimittaa toiminnanjohtajalle sähköpostilla 7.2. mennessä luettelon ryhmien jäsenistä sekä jaostojen puheenjohtajista (Pesti, Etunimi, Sukunimi, Lippukunta). Nimitykset vahvistetaan piirihallituksen helmikuun kokouksessa.
Piirihallitus Pöytäkirja 4 (7) 11. Piirin toiminnanalojen kuulumisten raportointi ja toimintatavat Piirin toiminnanalojen vastaavat ovat koostaneet keskeiset kuulumiset ennen ph:n kokouksia yhteiseen powerpoint- pohjaan google drivessa vähintään kaksi päivää ennen kokousta, jotta muut ovat voineet ennakkoon lukea keskeisistä asioista ja kysyä epäselviä asioita. Kokousmateriaalit on postitettu piirihallituksen jäsenille noin viikkoa ennen kokousta. Sovittiin, että käsitellään toiminnanalojen kuulumisia joka kuukausi. Sovittiin, että piirihallituksen kokousmateriaalit toimitetaan n. viikkoa ennen kokousta sähköpostilla ministereille. Sovittiin, että kokousmateriaalit jaetaan Google Driven kautta, kunnes saadaan Jemma käyttöön, jonka jälkeen Jemma on piirihallituksen työtila. Sovittiin, että kukin ministeri toimittaa oman toiminnanalansa päätösesitykset toiminnanjohtajalle työvaliokunnan kokoukseen mennessä. Sovittiin piirihallituksen sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Piirihallituksen sisäinen viestintä hoidetaan W hatsapp:lla, FB-ryhmän kautta sekä kaikki viralliset tiedotteet sähköpostilla. Ulkoinen viestintä hoidetaan FB-sivun kautta sekä blogitekstein. Ulkoisesta viestinnästä vastaa viestintäministeri. Ensimmäisestä blogitekstistä vastaavat piirinjohtaja ja viestintäministeri ja he myös tekevät julkaisuaikataulun. 12. Piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa Piiri nimittää Lounais-Suomen Partiosäätiön hallitukseen kaksi jäsentä, jotka ovat erovuorossa vuorovuosina. Lisäksi piirinjohtajalla on kokouksissa läsnäolo-oikeus. Tänä vuonna erovuorossa on Seppo Lahtinen (Kalle Virtanen 2018). Piirihallitus nimittää edustajansa hallituks een helmi- tai maaliskuun kokouksessa, riippuen säätiön kokouksien ajankohdista. Päätöse: Käytiin keskustelua aiheesta ja pohdittiin, millaista osaamista säätiössä piirin mielestä olisi hyvä olla. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi. 13. Piirin kevätkokouksen koollekutsuminen Lounais-Suomen Partiopiiri ry:n kevätkokouksen koolle kutsuminen. Päätösesitys: Päätetään kutsua koolle Lounais-Suomen Partiopiiri ry:n kevätkokous 9.4.2017 klo 14 alkaen Turun k ristilliselle opistolle ja julkaistaan kutsu Repolaisessa 1/2017 (ilm. 17.2.) ja 2/2017 (ilm. 7.4.) sekä valtuutetaan toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila hoitamaan kokoukseen liittyvät käytännön järjestelyt.
Piirihallitus Pöytäkirja 5 (7) 14. Piirihallituksen ja työvaliokunnan kokousajat Päätetään piirihallituksen ja työvaliokunnan vuoden 2017 kokousajat. Päätettiin pitää piirihallituksen ja työvaliokunnan kokoukset seuraavasti: TVK PH Paikka 03.01. 14.1. Turku 08.02. 15.02. 27.2. 2.3. 14.3. skype 23.03. 30.03. 18.4. 25.4. 30.05. 9-10.6 Pori 17.8. 23.8. 13.9. 20.9. 18.10. 23.10. 9.11. skype 30.11. 8.12. Päätettiin lisäksi, että työvaliokunnan ja hallituksen kokoukset alkavat kello 17.00 alkaen, jollei muuta ilmoiteta päätöspuheenvuoro ja kokoustarjoilut ovat sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä (esteestä ilmoitettava tvk:hon mennessä). 15. Todetaan piirihallituksen vastuulla vuonna 2017 olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt ja käydään keskustelua tavoitteista/ odotuksista Asia 1: Kevätparaati järjestetään 07.05.2017 Turussa. Päätetään juhlapuhuja ja keskustellaan paraatin teemasta. Paraatin komentajana vuonna 2017 toimii Sanna Ahtiainen. Asia 2: Asia 3: Keskusteltiin paraatin juhlapuhujaehdokkaista ja todettiin paraatin teemaksi yhteistyö. Piirin kevätkokous järjestetään 09.04.2017 Turussa ja syyskokous 05.11.2017 Salossa ja tapahtumien johtajina toimivat piirinjohtajat. Keskustellaan kokouksiin liittyvistä järjestelyistä ja tehdään tarvittavia päätöksiä (mm. oheisohjelmat ja kokoustarjoilut). Päätetiin kokousten vastuuhenkilöksi piirinjohtajat sekä toiminnanjohtaja, joka hoitaa kokouspaikkojen varaukset ja tarjoilujen tilaukset. Lippukuntafoorumi (vastuuhenkilöt: Maarit Heikkinen ja Marika Hirvonen), Toimisto/PH -tapaaminen (piirinjohtajat) ja Lippukuntapäivä (piirinjohtajat ja Helena Siivonen) sekä Luottisseminaari (Stefan Stjärnstedt ja Helena Siivonen). Käytiin lähetekeskustelua tapahtumista.
Piirihallitus Pöytäkirja 6 (7) Asia 4: Vierailut piirin tapahtumissa ja lippukuntien juhlissa. Sovittiin vastuista vierailujen osalta piirin tapahtumissa ja todettiin, että lippukuntien juhliin osallistutaan aina, kun se vain suinkin on mahdollista. Malspiik -17, talvi-pt-kisoihin Raumalla, piirihallitusta edustavat Outi Kronlund ja Susanna Koivisto. Stefan Stjärnstedt edustaa Auran Tyttöjen sekä Turun Partio-Sissien 100 v. juhlissa. 16. Muistettavia vuonna 2017 17. Piirihallitukselle tiedoksi Sovitaan toimenpiteistä muistettavien osalta seuraavasti: Kuksassa oleville 50-, 60,- jne. vuotta täyttäville postitetaan piirin merkkipäiväonnittelukortti automaattisesti toimiston toimesta. Lisäksi päätetään, että piirin tapahtumia järjestävien lippukuntien kiitosdiplomit postitetaan mahdollisimman nopeasti tapahtuman jälkeen Päätettiin esityksen mukaan ja todettiin, että toimisto hoitaa nämä automaattisesti. - 18. Piirin pankkitilien käyttöoikeudet Vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet. Todetaan piirin tilien käyttöoikeuksien olevan Mari Kousalla, pääkirjanpitäjä Mira Aarikka - Paavolaisella ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla. Piirinjohtajaksi on 1.1.2017 alkaen valittu Stefan Stjärnstedt Päätettiin, että piirin tilien käyttöoikeudet ovat piirinjohtaja Stefan Stjärnstedtillä, pääkirjanpitäjä Mira Aarikka-Paavolaisella ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla. Tilinkäyttöoikeudet poistetaan Mari Kousa-Kuusistolta. 19. Toimintaohjesäännön päivitys Käydään läpi päivitys-/muutoskohteet ja vahvistetaan muokattu toimintaohjesääntö piirin uudeksi toimintaohjesäännöksi. Maarit Heikkinen esittelee Hyväksyttiin esitetty toimintaohjesääntö piirin toimintaohjesäännöksi ja liitteet 1 ja 2 päivitetään helmikuun kokoukseen. 20. Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Lounais-Suomen Partiopiirin viestintä- ja markkinointisuunnitelma Piirin varajohtaja Ida Arminen Hyväksyttiin Lounais-Suomen Partiopiirin viestintä- ja markkinointisuunnitelma esityksen mukaisesti
Piirihallitus Pöytäkirja 7 (7) 21. Muut mahdolliset asiat Käydään läpi toiminta-, hankinta-, matkustusohjesääntö sekä palkitsemisohje läpi Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi. 22. Seuraavan kokouksen aiheita 23. Kokouksen päättäminen päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä päätetään ILMOn tuottamisesta valitaan piirilehden päätoimittaja, www-päätoimittaja ja mahdolliset muut päätoimittajat valitaan ansiomerkkitoimikunnan jäsenet erovuoroisten tilalle valitaan piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallitukseen saadaan tiedoksi L-S partiosäätiölle ja Satakunnan partiosäätiölle lähetetty piirin kuulumiskirje Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat TOS-liitteet 1 ja 2 Valokuvaus klo 16.30-> päätösvuoro Ida Arminen vuorossa Stefan Stjärnstedt Kalle-Pekka Mannila Sihteeri