Sujuva kokous, tärkeät paperit

Sujuva kokous, tärkeät paperit

Kokouksen valmistelu Puheenjohtaja ja sihteeri / toimihenkilö valmistelet kokouksen - Selkeät esitykset, jos tarpeen Puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle Hyvän kokouksen edellytys on, että esityslista ja käsiteltiin asioihin liittyvät liitteet toimitetaan ajoissa Kokoukseen osallistuvat perehtyvät etukäteen esityslistaan ja käsiteltäviin asioihin. Huomioitava esteellisyys Kokouksen max. kesto 2 tuntia

Vinkkejä sujuvaan työskentelyyn Esityslistan pitää aina olla valmiina ennen kokousta. On tuskallista olla kokouksessa, jonka esityslista laaditaan vasta paikan päällä. Kaikkien käsittelyä helpottaa, jos puheenjohtaja on etukäteen miettinyt, mitkä asiat juuri nyt ovat tärkeitä ja mistä on juuri nyt päätettävä. On tärkeää antaa hallituksen jäsenille tiedoksi etukäteen, mitä kokouksessa tullaan käsittelemään. Miettimis- ja valmistautumisaika tuottaa harkitumpia kommentteja, parempia ideoita ja jäsennellympää keskustelua kokouksessa. Näiden ohella esityslistan lähettäminen esimerkiksi sähköpostilla etukäteen antaa hallituksen jäsenille mahdollisuuden auttaa puheenjohtajaa, esim. jokin tärkeä asia on jäänyt laittamatta esityslistalle. : "Hei tästä puuttuu edustajien päättäminen Pohjois-Savon Kylät ry:n vuosikokoukseen, eikö viime kerralla puhuttu, että siitä pitäisi päättää viimeistään nyt?

Esityslista / asialista Esityslista on dokumentti siitä, mitä asioita ja missä järjestyksessä käsitellään kokouksessa. Siinä voi olla kokouksessa käsiteltävien asioiden lisäksi on myös lyhyet esittelyt käsiteltävistä asioista tai niin kutsutut pohjaesitykset. Esityslista ja asialista esiintyvät nimityksinä käytännössä toistensa synonyymeina, mutta asialistan nimitystä käytetään usein listasta, johon on koottu vain ne asiat, joita kokouksessa on tarkoitus käsitellä, ei varsinaisia esityksiä.

Alkutoimet 1. Kokouksen avaus. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus. Onko kokous sääntöjen mukaan koolle kutsuttu (eli laillinen) ja onko läsnä päätöksentekoa varten säännöissä vaadittu vähimmäismäärä ihmisiä (eli päätösvaltainen)? Päätösvaltaisuuden kriteerit määrittävät yhdistyksen säännöt (tyypillistä on, että hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on vähintään puolet hallituksen jäsenistä). 3. Esityslistan hyväksyminen. Vahvistetaan, mitä asioita kokouksessa on tarkoitus käsitellä ja missä järjestyksessä. Tässä kohdassa voi vielä ehdottaa lisäyksiä tai muita muutoksia esityslistaan. 4. Pöytäkirjan tarkastustavasta päättäminen/edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen. Jos yhdistyksellä ei ole erillisiä pöytäkirjantarkastajia, on edellisen kokouksen pöytäkirja järkevää tarkastaa rutiininomaisesti ennen käsillä olevan kokouksen varsinaisia asioita. Ilmoitusasiat 5. Ilmoitusasiat. Kohdassa voidaan esimerkiksi raportoida asiat, jotka kiinnostavat kokousta, mutta joita ei ole tarkoitus käsitellä sen enempää. Ilmoitusasiassa voidaan keskustella, mutta ei päättää asioista. Jos tulee esiin jokin ilmoitus, joka vaatisi päätöksiä, se voidaan käsitellä myöhemmässä kohdassa, vaikkapa "Muissa esille tulevissa asioissa". 6. Talousasiat. Hyvä tapa on rutiininomaisesti käydä läpi yhdistyksen taloustilanne ("Tällä hetkellä yhdistyksen tilillä on 4050,60 euroa") sekä mahdollisesti tulossa olevat menot tai tulot ("Pian tilille tulee kunnan myöstämä talkooraha"). Näin hallituksen jäsenet pysyvät kartalla kulloisestakin taloustilanteesta. Päätösasiat Ilmoitusluontoisten asioiden jälkeen siirrytään varsinaisiin päätösasioihin. Nyrkkisääntö on, että jokainen asiakokonaisuus saa oman kohtansa. Iso asia voidaan jakaa tarvittaessa alakohtiin. 7. Yhdistyksen teatteri matka Kuopioon 7.1. Matkalle ilmoittautuminen ja tiedotus 7.2. Matkan ohjelma 7.3.Matkan kulut 8. Muu tuleva toiminta 8.1. Pikkujoulujen suunnittelu 8.2. Talvirieha? 9. Yhdistyksen nettisivujen päivitysvastuista sopiminen 10. Yhdistyksen edustajien päättäminen Pohjois-Savon Kylät ry:n vuosikokoukseen ja hallitukseen ehdolle asetettavat Lopputoimet 11. Muut esille tulevat asiat 12. Seuraavan kokouksen ajankohta. Jos vakiokokousaikaa ei ole, on hyvä tehdä päätös seuraavan kokouksen ajankohdasta. 13. Kokouksen päättäminen.

Vinkkejä kokouksen sujumiseen -kirjatkaa pöytäkirja jo kokouksessa -puheenjohtaja toistaa päätökset käsiteltävän pykälän lopuksi -puheenjohtaja jakaa puheenvuorot ja pitää keskustelun käsiteltävässä asiassa -kokouksen jälkeen sihteeri kirjaa pöytäkirjan, toimittaa puheenjohtajalle allekirjoitettavaksi, jonka jälkeen pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat tai seuraava kokous hyväksyy pöytäkirjan

Kahdeksan vinkkiä kokoukseen 1. Kokouksen ajankohdalla on väliä Usein aamupäivällä järjestetyt kokoukset ovat tehokkaita, monet ihmiset ovat silloin virkeimmillään hyvin nukutun yön jäljiltä. Asiapitoinen iltakokous sotii ihmisen vuorokausiryhmiä vastaa ja kokouksessa keskittyminen voi olla vaikeaa pitkän päivän päätteeksi. Huonoin ajankohta kokoukselle on tunti lounaan jälkeen. Jos kokous on pidettävä heti lounaan jälkeen tai illalla, on hyvä löytää nukahtamiselle vastalääkettä: mehua, hedelmiä, koska aivojen hermosolut tarvitsevat energianlähteekseen glukoosia. 2. Pienemmällä joukolla tavoitteeseen On hyvä selvittää, keiden läsnäolo on kokouksen tavoitteiden kannalta välttämätöntä. Osallistuminen, havainnointi, päätöksenteko on tuloksellisempaa pienellä joukolla. 3. Aluksi hehkutetaan Aivojen, vireyden ja asioihin orientoinnin kannalta tarvitaan lämmittelyä, joka käytännössä on kuulumisten vaihtoa, "tuuletuskierros" tai katsaus mitä edellisen kokouksen jälkeen on tapahtunut. 4. Selvä tavoite Kokouksella tulee olla selvä idea ja tavoite ja lisäksi on huolehdittava, että kokouksen osallistujat myös ymmärtävät tämän. Hyvissä ajoin etukäteen toimitettu asialista lisää osallistujien motivaatiota, tietoa kokouksen tavoitteesta sekä käsiteltävistä asioista. 5. Asialistaan tiiviyttä Käsiteltäviä asioita kannattaa pilkkoa mieluummin useaan kokoukseen, kuin yrittää kahlata läpi liian pitkää listaa. Asioiden tärkeysjärjestys on myös oleellista. Ehkäpä osa asioista voidaan hoitaa muutoinkin kuin kokouksessa käsittelemällä? Aivot työskentelevät parhaiten silloin, kun tietoa annostellaan kohtuullisesti.

6. Esitysgrafiikkaa vain kohtuudella PowerPoint -esityskalvot ovat hyvä renki, mutta huono isäntä. Värit, pallukat, "kalvokaraoke" eivät saa tukahduttaa aivoja ja hukuttaa todellista informaatiota. Erityisen koville voivat joutua aivojen otsalohkot, jotka suodattavat ympäristön viestejä. 7. Tauko tuulettaa tunteita Välillä kokouksissa ja palavereissa voivat tunteet kuumeta ja saattaa myrskytäkin. Kokousta ei pidä kuitenkaan lopettaa konfliktiin, sillä välikohtaukset eivät unohdu. Aivojen mantelitumake yhdistää nimittäin tunteet muistoihin. Aina kun tunteiden kuumenemista aiheuttava asia otetaan esiin, kuohunta voi toistua. Parempi on pitää tauko, jäähy ja kiistanaihetta pyritään käsittelemään tämän jälkeen uudella tavalla. 8. Kaksi tuntia maksimi Aivojen tehokkaan ja vireän työskentelyn kannalta kaksi tuntia kokoustyöskentelyä on maksimi. Yömyöhään jatkuvat kokoukset tai päiväsaikaankin venyvät kokoukset ilman ruokailu- tai muita virkistäytymistaukoja ovat luovan ongelmanratkaisun surmia. Lähde: OK-opintokeskus, Onnistunut kokous 2015 http://kokous.ok-opintokeskus.fi/onnistunutkokous (alkuperäinen lähde) Kahdeksan vinkin listan lähteenä on Jukka Ruukin artikkeli Tiede-lehdessä (8/2004) ja Kiti Müllerin kirja Aivokutinaa (WSOY 2003)

Kokouksen jälkeen Pöytäkirjan ja muiden asiakirjojen puhtaaksi kirjoittaminen, pöytäkirjan tarkistaminen ja tiedoksi saattaminen. Pöytäkirjanotteen laatiminen tarvittaessa (hallituksen kannan ilmoittaminen asianomaiselle, pankkiasiat, yms.). Päätösten toimeenpanosta huolehtiminen (esim. yhdistysrekisterilomakkeiden täyttäminen, muistamiset). Arviointi. Kokouksen jälkitoimista huolehtivat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri sekä ne muut kokouksen jäsenet, joille tehtäviä on kokouksessa annettu.

Hyviä lähteitä http://kokous.ok-opintokeskus.fi/tervetuloa-tutustumaankokouskaytantoihin https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/usein_kysyttya.html http://www.yhdistystoimijat.fi/?page_id=105