LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 46 Tarkastuslautakunta AIKA 17.11.2010 klo 18:00-22:05 PAIKKA Raatihuone, kaupunginhallituksen kokoushuone LÄSNÄ Lohenoja Pertti puheenjohtaja Laukas Gunnel varapuheenjohtaja Backlund Jan jäsen Stoor Hans jäsen Viklund Raija jäsen Ajomaa Pertti Hagforsin varajäsen Nykänen Kimmo Järvisen varajäsen MUUT Lindroos Dan JHT, Oy Audiator Ab, sihteeri Lindroos Markus yhdyskuntatekniikan päällikkö Naukkarinen Anneli vs. kaupunginarkkitehti POISSA Hagfors Kari jäsen Järvinen Paula jäsen ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Pertti Lohenoja KÄSITELLYT ASIAT 38-48 Dan Lindroos PÖYTÄKIRJAN Loviisassa 17. marraskuuta 2010 TARKASTUS Pöytäkirja tarkastettiin välitömästi PÖYTÄKIRJA YLEI- Loviisan kaupungin ilmoitustaululla raatihuoneella 22.11.2010 SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Loviisa
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 47 Tarkastuslautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 38 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 48 39 Pöytäkirjan tarkastaminen 49 40 Pöytäkirjanpitäjän valinta 50 41 Esteellisyydet 51 42 Kaupunkisuunnittelun sekä rakentamisen ja ylläpidon tehtäväalueiden toiminnan ja talouden alustava arviointi 52 43 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja toteutuma 54 44 Tilintarkastajien raportointi 55 45 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen 56 46 Tiedoksi- ja muut asiat 57 47 Seuraava kokous 58 48 Pöytäkirjan julkipano 59
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 48 Tarkastuslautakunta 38 17.11.2010 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARL 38 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheen johtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokous kutsu lähe tetään mahdollisuuksien mukaan vähintään 5 päivää ennen ko kousta ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (esityslis ta). Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läs näolo- ja puheoikeus. Tar kastuslautakunta voi kutsua asiantuntijoita kuulta vaksi. Todetaan läsnäolevat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Kokous todettiin laillisesti koollekutsu tuksi ja päätösvaltaiseksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 49 Tarkastuslautakunta 39 17.11.2010 Pöytäkirjan tarkastaminen TARL 39 Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytä kirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkirjan tarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirja voidaan tarkastaa sa massa kokouksessa. Pöytäkirja tarkastetaan kokouksessa ja varmennetaan kaikkien läsnäole vien jäsenten allekirjoituksin. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Pöytäkirja allekirjoitettiin kokouksessa. Liite no 3.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 50 Tarkastuslautakunta 40 17.11.2010 Pöytäkirjanpitäjän valinta 1092/02.02.01/2010 TARL 40 Hallintosäännön mukaan toimielimen kokouksessa pitää pöytäkirjaa pu heenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Tämän kokouksen pöytäkirjanpitäjäksi valittaneen JHTT-tilintarkastaja Dan Lindroos. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Pöytäkirjanpitäjänä toimi kaupungin vas taava JHTT-tarkastaja Dan Lindroos.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 51 Tarkastuslautakunta 41 17.11.2010 Esteellisyydet 1093/02.02.01/2010 TARL 41 Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voi massa, mitä hallintolain 27-30 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosai siin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsitte lys sä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulai suus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tie dossaan olevat ns. pysyvät es teellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteel lisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittö mästi sellaisen ilme tessä. Mahdolliset esteellisyydet merkitään pöytäkirjaan. Uusia ilmoituksia ei tehty.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 52 Tarkastuslautakunta 42 17.11.2010 Kaupunkisuunnittelun sekä rakentamisen ja ylläpidon tehtäväalueiden toiminnan ja talouden alustava arviointi 1095/02.02.01/2010 TARL 42 Tekninen johtaja Marko Luukkonen mahdollisine avustajineen on kutsuttu kokoukseen kertomaan teknisen toimen toiminnasta ja taloudesta vuonna 2010. Erityisinä painopistealueina arvioidaan kaupunkisuunnittelua ja ra kentamista sekä ylläpitoa koskevat asiat. Kuullaan ja merkitään vastuuhenkilöiden katsaukset tiedoksi. Mikäli katsa ukset antavat aiheita erillisiin toimenpiteisiin, päätettäneen niistä erikseen. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Marko Luukkonen oli ilmoittanut esteestä saapua kokoukseen. Hänen tilallaan esitteli asiat yhdyskuntapäällikkö Mar kus Lindroos (yhdyskuntatekniikka - tilapalvelu) ja kaupunginarkkitehti Anneli Naukkarinen (kaavoitus ja arkkitehtuuri- kiinteistö ja paikkatieto). Keskustelua käytiin vastuuhenkilöiden esitäyttämien haastattelulomakkei den pohjalta. Lomakkeet liitettiin tarkastuslautakunnan työpapereihin. Aineiston ja esitysten perusteella merkittiin seuraavaa: rakentaminen ja ylläpito - Työala jakaantuu kahteen osaan tilapalvelu ja yhdyskuntatekniikka; - kiinteistöjen myyntilista tulossa tekniseen lautakuntaan; - kiinteistökannan luokitteluun liittyvä projektin valmistelu käynnistyy ku luvana vuonna; - vuokraohjeistus tekeillä talouspalveluiden kanssa; - viheralueiden inventointi ja luokitus lähes valmis, raportointi kesken pois lukien puistometsiä; - katujen talvihuoltoa koskeva ohjeistus tarkistettu; - asemakaavoitetut alueet kartoitettu, alueiden rakentamisen PTS-laadintaa ei ole vielä käynnistetty; - kaupungilla tarkoitus osallistua energiansäästöohjelmaan; - sähkö on kilpailutettu kuluvana vuonna (toimittajaksi tuli Kymenlaakson sähkö); - suuri määrä kiinteistöjä on keskusta-alueella keskuslämmön piirissä; - tilapalveluissa tulossa iso kouluhanke; - menot ovat suunnitellun mukaisia ja suunnitellut työt pääosin saatu tehtyä; - hallintosäännössä sisäistä ristiriitaisuutta; - kaikille tehty tehtävänkuvaukset;
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 53 Tarkastuslautakunta 42 17.11.2010 - ammattitaitoisen henkilöstön rekrytoinnissa ongelmia; - laajan kaupunkialueen logistiikka aiheuttaa töiden tehokkaassa ja taloudel lisessa järjestämisessä ongelmia; - liitoksen jälkeen eri sopimusten selvittely vienyt aikaa; - liikenneväylien ylläpitämiseen tarvittaisiin enemmän varoja; - katuverkoston hoitoluokituksen tarkistus ja yhtenäistäminen on valmistel tavana; - suurimmat haasteet liittyvät infran ylläpitämiseen teknis-taloudellisesti oi kealla tasolla; - katuvalojen osalta ei selvää tietoa siitä kuinka paljon lamppuja on vaihdet tu energiaa säästävämpiin vaihtoehtoihin; - vesihuollon kehittämissuunnitelma tulossa tekniseen lautakuntaan. Kau pungin haettava vesihuollon hankkeisiin avustusta ELY:ltä. kaupunkisuunnittelu - Työala jakaantuu kaavoitukseen ja kiinteistö- ja paikkatietoon; - kaupungin eri toimijoilla on tarve soveltaa samaa paikkatietojärjestelmää; - tarve saada atk-pohjaisen ajantasakaavan käsittämään myös Pernajan kau punginosaa, (tällä hetkellä eniten keskeneräinen); - osayleiskaavat teetetään konsulteilla; - ajanmukaisuutta vaativien asemakaavojen laajempi arviointi siirtyy pää osin ensi vuodelle; - numeerisia pohjakarttoja laaditaan tarpeen mukaan asemakaavoituksen edessä; - paikkatietojärjestelmään luotavien poikkeamislupien ym. asioiden hoita minen atk-sovelluksella selvitetään. Toistaiseksi toimitaan näiltä osin ma nuaalisesti - suurimpiin haasteisiin kuuluu erikoisosaamista vaativan henkilöstön saanti ja varmistaminen, sekä erilaisten tarvittavien atk-rekisterien luominen; - maaomaisuuden hallinta kaupungissa epätarkoituksenmukaisesti organi soitu; - resurssien puuttumisen vuoksi kiinteistö- ja paikkatietotoimisto jäänyt osittain tavoitteistaan niin laadullisesti kuin taloudellisestikin. Esittelijöinä toimineet Markus Lindroos ja Anneli Naukkarinen poistuivat asian käsit telyn jälkeen klo 20.08.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 54 Tarkastuslautakunta 43 17.11.2010 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja toteutuma 1096/02.02.01/2010 TARL 43 Edellisessä kokouksessa päätettiin, että tarkastustoimen kuluvan vuoden (2010) talousarvio jaetaan kaikille tarkastuslautakunnan jäsenille. Ta lous arvio ja kirjanpidon viimeisin toteuma ovat esityslistan liitteenä. Tarkastustoimen vuoden 2010 talousarvio ja kirjanpidon viimeisin toteuma merkitään tiedoksi. Tarkastuslautakunnan talousarvio ja toteutuma per 31.10.2010 jaettiin ko kouksessa. Asiakirja merkittiin tiedoksi. Sovittiin, että tilintarkastaja esittää tar kemman erittelyn tilin 4340 kuluista. Samalla tulee selvittää vuoden 2011 tarkastuksen määrärahantarve.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 55 Tarkastuslautakunta 44 17.11.2010 Tilintarkastajien raportointi 1097/02.02.01/2010 TARL 44 Tilintarkastajat raportoivat suorittamistaan tarkastuksista tarkastusoh jelman mukaisesti. Vuorossa on kooste vuodelle kohdistuvista ensimmäi sistä tar kastuksista. Kooste on laadittu muistion muotoon ja se valmistuu kokouk seen mennessä. Mikäli muistio antaa aiheita erillisiin toimenpitei siin, pääte tään niistä erikseen. Tarkastuslautakunta käsittelee ja merkitsee muistion tiedoksi. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Muistiot tilinavauksen tarkastamisesta ja selvitettävistä asioista merkittiin tiedoksi ja liitettiin pöytäkirjaan. Muistiot annetaan kaupunginhallitukselle tiedoksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 56 Tarkastuslautakunta 45 17.11.2010 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen 1098/02.02.01/2010 TARL 45 Tarkastuslautakunnalla on koulutusmäärärahoja käyttämättä 1 000 euroa. Porvoon tarkastuslautakunta on suunnitellut lähikuntien tarkastuslautakun tien yhteistä koulutustilaisuutta ja kyselee lautakunnan kiinnostusta osallis tua koulutukseen. Koulutus on tarkoitus toteuttaa osapäiväisenä ja koulutta jana toimisi JHTT Hanna Hurmola-Remmi Oy Audiator Ab:sta. Koulutuk seen valitaan keskeisiä tarkastuslautakuntien ajankohtaisasioita ja koulutuk sen hinta-arvio on noin 100 /osallistuja. Lisäksi tarkastuslautakunnilla on mahdollisuus vaihtaa ajatuksia ja kokemuksia tarkastuslautakuntatyöstä. Koulutus pidetään suomen kielellä. Edellisessä kokouksessaan tarkastuslau takunta päätti, että kaikki halukkaat saavat osallistua koulutukseen. Osallis tuminen edellyttää kuitenkin sitovan ilmoituksen tekemistä puheenjohtajalle viimeistään 17.11. kokouksessa. Puheenjohtajan sähköpostiosoite on pertti.lohenoja@sulo.fi Osallistujat merkitään tiedoksi. Koulutukseen ilmoittautuneet tarkastuslautakunnan jäsenet ovat seuraavat: - Pertti Lohenoja - Gunnel Laukas - Pertti Ajomaa - Raija Viklund - Juhani Uitto - Kimmo Nykänen Sihteeri huolehtii ilmoittautumisen toimeenpanosta.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 57 Tarkastuslautakunta 46 17.11.2010 Tiedoksi- ja muut asiat 1099/02.02.01/2010 TARL 46 Tämän pykälän kohdalla käsitellään tiedoksiasiat ja muut asiat, jotka lauta kunta tai sen jäsen haluaa ottaa käsiteltäväksi tai muutoin saattaa lauta kun nan tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsee asiat tiedokseen. Tarkastuslautakunnan jäsenten läpikäydyistä pöytäkirjoista ja päätöksistä merkittiin seuraavaa: Sivistyslautakunta / Gunnel Laukas - 30.9. - päivähoidon kuntalisän päätös 200 per perhe - tilaohjelma uuteen koulukeskukseen - 19.10. - EP:n valitus / Hallinto-oikeuden lausuntopyyntö - lisämääräanomus 357.000 - suomenkielisen EHA-2 opetusryhmän perustaminen lukuvuodesta 2011-12 lähtien
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 58 Tarkastuslautakunta 47 17.11.2010 Seuraava kokous 1100/02.02.01/2010 TARL 47 Tarkastuslautakunnan tulee päättää seuraavista kokouksistaan. Päätetään tarkastuslautakunnan kokousaikataulusta ja sisällöstä. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. sovittiin, että tarkastuslautakunta kokoon tuu seuraavan kerran kaupungintalolla helmikuun 17. päivänä 2011 klo 17.00 alkaen. Kokouksessa käsitellään lasten päivähoitoon liittyviä asioita kuten myös kaupungin peruskoulujen koulukohtaisten ryhmäkokojen tilannetta.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5/2010 59 Tarkastuslautakunta 48 17.11.2010 Pöytäkirjan julkipano 1101/02.02.01/2010 TARL 48 Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liitty vine oikai su vaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastami sen jäl keen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöy täkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimi elimen päättämällä tavalla, siten kuin siitä vähin tään yhtä päivää aikaisem min on ilmoitettu. Pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja vali tusosoituksi neen pidetään yleisesti nähtävänä kokousta seuraavan viikon ensimmäisenä arkipäivänä ellei lautakunta muutoin päätä. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Toimeenpano: Kaupunginkanslia huolehtii asiakirjojen nähtävillä pitämisestä päätök sen mukaisesti.