JHS XXX ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunhallinta IT-kehittämishankkeissa

Samankaltaiset tiedostot
JHS XXX Julkisen hallinnon standardisalkku

JHS Esiselvitys tietojärjestelmähankintaa varten

JHS 158 Paikkatietojen metatiedot

JHS ICT-palveluiden kehittäminen: Arkkitehtuurimenetelmä

JHS XXX Julkisen hallinnon standardisalkku

JHS ICT-palveluiden kehittäminen: Vaatimusmäärittely

Julkishallinnon XML-skeemat

JHS Esiselvitys tietojärjestelmähankintaa varten

JHS ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen

JHS XXX Paikkatietojen sisältöpalvelut

JHS 134 ja 142 päivittäminen sekä JHS 138 kumoaminen

JHS xxx GNSS-MITTAUS EUREF-FIN -KOORDINAATISTOSSA. Hankesuunnitelma v.0.3

JHS Julkisen hallinnon reaaliaikaiset etäpalvelut videotekniikalla

JHS ICT-palveluiden kehittäminen: Arkkitehtuurimenetelmä

JHS 158 Paikkatietojen metatiedot

JHS 129 -päivityshanke

JHS XXX Kehittämisprojektien ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa

Julkishallinnon XML-skeemat

JHS XXX Luokitusten koontisuositus

JHS 145 Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa suosituksen päivitys

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitys

JHS XXX IT-palvelujen SLA-palvelutasoluokitus

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS XXX Paikkatietojen sisältöpalvelut

JHS XXX Paikkatiedon tietotuotemäärittely

JHS Julkisen hallinnon reaaliaikaiset etäpalvelut videotekniikalla

JHS Sanastotyö. Hankesuunnitelma v.0.9. Lasse Akselin / Tieto Oy /18

JHS xxx Kuntien yhteiset taloudellisuus- ja tuottavuusmittarit

JHS 166 JIT ehtojen tietosuojapäivitys

JHS xxx Kuntien ja kuntayhtymien tilinpäätösrakenne

JHS 180 Paikkatiedon sisältöpalvelut

JHS163 PÄIVITYSHANKE

JHS 158 Paikkatiedon metatiedot - suosituksen päivitys

Kuva- ja hilamuotoisen paikkatiedon metatiedot

JHS KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN KUSTANNUSLASKENTA

JHS 153 ETRS89-järjestelmän mukaiset koordinaatit Suomessa

JHS XXX MAAKUNTIEN KUSTANNUSLASKENTA

JHS 162 Paikkatietojen mallintaminen tiedonsiirtoa varten

JHS 166 (JIT2007) uusiminen

JHS Julkisen hallinnon koodistot ja luokitukset

JHS 159 ISO OID-yksilöintitunnuksen soveltaminen julkishallinnossa

JHS XXX Paikkatiedon tietotuotemäärittely

JHS XXX MAAKUNTIEN TILILUETTELO, TALOUSARVIO JA TALOUSTIETOJEN RAPORTOINTI JA VASTAAVIEN KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN JHS-SUOSITUSTEN PÄIVITYS

JHS 200 Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokituksen päivitys

JHS xxx Kuntien talousarvio ja suunnitelma

JHS kuntien yhteiset taloudellisuus- ja tuottavuusmittarit

JHS xxx Kuntien ja kuntayhtymien tilinpäätösrakenne

JHS 180 Paikkatiedon sisältöpalvelut -päivitys

JHS XXX AVOIMEN DATAN LISENSSIMALLI

JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus - päivityshanke

PAIKKATIEDON KÄSITEMALLI JA GEOMETRIAT: RAKENNUKSET JA RAKENTEET

JHS 186 Luokitussuositusten koontisuosituksen päivitys

JHS XXX KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN XBRL- TAKSONOMIA

eams-rakenne ja xml-skeema

JHS 166 (JIT2007) uusiminen

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä

Julkisen hallinnon suositukset. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, JulkICT

JHS 179 uudistaminen. Hankesuunnitelma v (9)

JHS XXX: KUNTIEN TILILUETTELO

VIDEONEUVOTTELUPALVELUIDEN KÄYTTÖ JA YHTEENTOIMIVUUS JULKISHALLINNON PALVELUISSA

JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi

JHS-järjestelmä ja standardit. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, KuntaIT-yksikkö

Julkisen hallinnon suositukset. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, KuntaIT-yksikkö

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä

JHS XXX Kuntien XBRL taksonomian päivitys ja laajennus maakuntiin. Hyväksytty asiantuntijajaostossa

JHS XXX Kansallisen tie- ja katuverkostoaineiston ylläpito ja ylläpitotietojen dokumentointi

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä

JHS XXX: MAAKUNTIEN PALVELULUOKITUS

JHS XXX Kansalaishavainnot

JHS XXX: TOIMIPAIKKATIETO

JHS129 Julkisten verkkopalvelujen suunnittelu ja kehittäminen. JHS-jaosto

JHS 166 Julkisen hallinnon IThankintojen. (JIT 2014) -päivitys. JUHTA Sami Kivivasara

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri -jaoston (JHKA) viestintäsuunnitelma vuodelle 2014

MUISTIO JHS XXX Kansallisen tie- ja katuverkostoaineiston ylläpito ja ylläpitotietojen dokumentointi

JHS XXX: KUNTIEN JA KUNTAYHTYMIEN TEHTÄVÄ- JA PALVELULUOKITUS

Rekisteritiedon metatiedot

JHS XXX Kansallisen tie- ja katuverkostoaineiston ylläpito ja ylläpitotietojen dokumentointi

KUNTIEN TILILUETTELO

JHS XXX ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunvarmistus Liite 2: Tarkistuslistoja

1. Kokouksen avaus ja tilannekatsaus

Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Tommi Oikarinen / VM

KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli Heikki Lunnas

ICT-palvelujen kehittäminen - suositussarja Suvi Pietikäinen Netum Oy

JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus

TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT

Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Tommi Oikarinen / VM

Valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet, seurantakohteet JulkICT-toiminto

ORIVESI-JUUPAJOKI KUNTALIITOSSELVITYS. Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Juupajoki-Orivesi kuntaliitosselvitykseen liittyvää viestintää.

Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman ohjausryhmän loppuyhteenveto

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014

MUISTIO 1 (5) JHS XXX Kansallisen tie- ja katuverkostoaineiston ylläpito ja ylläpitotietojen dokumentointi

JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet. JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla

JUHTA:n kokonaisarkkitehtuurijaoston asettaminen

JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku

JHS166:n uudistus ja lopputulokset. JUHTA Raimo Porttikivi

<<PALVELUN NIMI>> Palvelukuvaus versio x.x

Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS XXX Toimipaikkatieto suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen

JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNNAN ASETTAMINEN

Transkriptio:

JHS XXX ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunhallinta IT-kehittämishankkeissa 13.10.2010 1/13

SISÄLLYSLUETTELO 1 HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT 4 1.1 Hankkeen perustamisen tausta 4 1.2 Hankkeen tavoitteet 4 1.3 Hankkeen sidosryhmät 4 1.4 Hankkeen edellytykset 5 2 HANKKEEN KUVAUS 5 2.1 Suosituksen aihe 5 2.2 Soveltamisala 5 2.3 Suhde muihin suosituksiin 5 2.4 Avoimuusperusteet 6 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset 6 2.6 Hankkeen lopputulokset 6 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit 6 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät 7 3 HANKKEEN ORGANISAATIO 7 3.1 Hankkeen koordinointi 7 3.2 JHS ohjausryhmä 7 4 TYÖSUUNNITELMA JA TYÖMÄÄRÄT VIRHE. KIRJANMERKKIÄ EI OLE MÄÄRITETTY. 5 HANKEMENETTELY JA HANKKEESSA NOUDATETTAVAT KÄYTÄNNÖT 9 5.1 Vastuut ja valtuudet 9 5.2 Seuranta ja raportointi 11 5.3 Muutosmenettely 11 6 HYVÄKSYMISMENETTELY 11 6.1 Työryhmän päätöksenteko 11 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen 11 6.1.2 Suosituksen hyväksyminen 12 6.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 12 7 HANKKEEN RISKIT 12 13.10.2010 2/13

8 LAADUNVALVONTA 12 9 LIITTEET 13 Versionhallinta Versio Päivä Muutos Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 7.9.2010 Suvi Pietikäinen alustava 0.2 10.9.2010 Suvi Pietikäinen 0.3 15.9.2010 Sisällön tarkennus Jari Takala, Suvi Pietikäinen kommentoitavaksi 0.4 24.9.2010 Muokkaaminen VTV:n kommenttien perusteella, viimeistely JHS-jaoston käsittelyä varten Suvi Pietikäinen JHS-jaostoon käsiteltäväksi 1.10.2010 0.5 07.10.2010 Täydennetty JHS-jaoston käsittelyn jälkeen Jari Takala hyväksytty JHSjaostossa 1.10.2010 0.6 13.10.2010 Korjattu viittauksia. Suvi Pietikäinen julkaistu 13.10.2010 3/13

1 Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta Julkishallinnon IT-järjestelmien kehittämishankkeilla tähdätään organisaation toiminnan parantamiseen. Tästä seuraa, että projekteja tulee ohjata ja hallita siten, että ne saavuttavat kulloinkin niille asetetut tavoitteet aikataulussa, budjetissa ja vaaditulla laatutasolla. Hankkeen taustalla on julkisen hallinnon kehittämishankkeiden ohjaukseen ja hallintaan liittyvien hyvien käytäntöjen osaamisen lisääminen suosittamalla yleisesti tunnettuja ja käytettyjä laadun- ja riskienhallinnan työtapoja. Hanke kuuluu ICT-palvelujen kehittäminen -suositussarjaan ja täydentää osaltaan hankkeissa etenemisen ohjeistusta. Suositus antaa julkisen hallinnon kehittäjille hyvän hallintotavan mukaiset käytännöt johtaa, ohjata ja hallita IT-kehittämishankkeita. 1.2 Hankkeen tavoitteet Suositushankkeen tavoitteena on määritellä suositukset julkisen hallinnon IT-hankkeiden laadun hallinnalle.. Laadunhallinnan kehys määritellään käyttäen hyväksi olemassa olevia, toimiviksi havaittuja käytäntöjä sekä malleja. Suositus kattaa IT-hankkeiden toteutuksen ja sisällön laadunhallinnan. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHSsuositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS ohjausryhmä JHS ohjausryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS ohjausryhmä. Tässä hankkeessa työryhmän korvaa ohjausryhmä. Muut sidosryhmät Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtion tietojärjestelmähankkeiden arviointitoiminto (VM) KuntaIT hankkeet o JHS Kehittämisprojektien ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa -suositushanke o JHS Julkisen hallinnon standardisalkku -suositushanke 13.10.2010 4/13

laadunhallinnan asiantuntijat eri IT-organisaatioissa 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen edellytyksenä on että kaikki ohjausryhmän jäsenet ovat käytettävissä sovitun ajanjakson ja osallistuvat aktiivisesti JHS-työryhmätyöhön. 2 Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Suositus käsittelee laadunhallintaa julkisen hallinnon IT-kehityshankkeissa. IT-teollisuudessa vakiintuneen tavan mukaan laadunhallinta on vahvasti sidoksissa prosessikehyksiin ja mitattaviin suoritteisiin. Myös kansainväliset standardit ja sertifioinnit perustuvat samoihin lähtökohtiin. Suositus antaa julkisen hallinnon IT-kehityshankkeisiin kehyksen, joka sisältää laadunhallinnan elementtejä, kuten riskien hallinta hankeen elinkaaren aikana arviointipisteet hankkeen etenemisen seurannalle (sisältö, aika, budjetti) välttämättömät välituotokset, ml. dokumentaatio välituotteiden katselmointi ja hyväksyntämenettely hankkeen lopputuotosten laadunvarmistus Suositus myös tarkentaa julkisen hallinnon IT-hankkeen toteutuksen keskeiset roolit ja vastuut. 2.2 Soveltamisala Suositus pyrkii tehostamaan julkishallinnon IT-hankkeita lisäämällä niiden läpivientiajan ennustettavuutta, auttamaan kustannuskontrollissa sekä parantamaan tuotosten laatua. Suosituksen kohderyhmiä ovat: julkisen hallinnon toiminnan ja prosessien kehittäjät organisaation kokonaisarkkitehtuurista vastaavat tahot ja sen kehittäjät julkisen hallinnon tietojärjestelmien kehittäjät järjestelmäkehityshankkeiden vetäjät ja asiantuntijat laadunvarmistuksen asiantuntijat ( esim. testaus- ja auditointipalveluita tarjoavat julkiset ja yksityiset organisaatiot) järjestelmien testaajat 2.3 Suhde muihin suosituksiin Suositus liittyy olennaisesti seuraaviin ICT-palvelujen kehittäminen-sarjan suosituksiin: JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen JHS 172 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely sekä seuraaviin tekeillä oleviin suosituksin: JHS xxx Julkisen hallinnon standardisalkku JHS xxx Kehittämisprojektien ohjaus ja hallinta julkisessa hallinnossa. 13.10.2010 5/13

2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS -suositusta varten tehtävä dokumentointi, ohjausryhmäb kokous- ja työpöytä työskentely sekä teknisen kirjoittajan/editorin työtehtävät. 2.6 Hankkeen lopputulokset 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Dokumentit ja materiaalit Dokumentin tarkoitus 1 Hankkeenhallinta 1.1 Hankesuunnitelma Hankesuunnitelma sisältää JHS-suositushankkeen aikataulun ja työsuunnitelman. Liitteenä ovat viestintäsuunnitelma ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma 1.2 Hankehallintaan liittyvien projektikokousten muistiot Hankehallinnan projektikokouksista editorin ja hankekoordinaattorin (ja JHS-sihteerin) välillä pidetään muistioita tarpeen mukaan. 2 JHS -työ 2.1 JHS -suositus JHS-suositusdokumentti. 2.2 Ohjausryhmän muistiot Muistiot sisältävät mm. ohjausryhmän kokouksissa käsitellyt ja päätetyt asiat sekä raportoinnin hankkeen etenemisestä. 2.3 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma Sisältää mm. tiedon tarvittavista käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä vastuutahoista. 3 Palautekierros 3.1 Palautelomake JHS-dokumentista annetaan palautetta annetaan weblomakkeella, Webropol sovelluksen avulla. 3.2 Palauteyhteenveto Palauteyhteenveto dokumentti sisältää palautteena saadut kommentit yhteen dokumenttiin koottuna. 4 Viestintä ja tiedotus 4.1 Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma sisältää tiedot viestinnän aikatauluista, vastuista ja käytettävistä välineistä (wwwsivut, uutiskirje, tiedote jne.) 4.2 JHS suosituksen omat sivut Kullekin JHS-suositushankkeelle luodaan omat sivut JHSsuositukset sivustolle. 4.3 Tiedotteet JHS-hankkeen tilanteesta ja aikataulusta tehtävä tiedote joka julkaistaan joko hankkeen omilla sivuilla tai 13.10.2010 6/13

etusivulla. 4.4 JHS -uutiskirjeet Mm. julkaistuista ja tekeillä olevista JHS-suosituksista tehty uutiskirje, joka lähetetään sähköpostilla jakelulistalla oleviin osoitteisiin. Kaikki voivat liittyä jakelulistalle. 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS-ohjausryhmän käyttöön avataan tarvittaessa oma työtila KuntaIT:n Wiki-sivustoilla. Työryhmän jäsenille luodaan tunnukset työtilaan. Kaikki JHS-suositusta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS -suosituksen kokoamistyön aikana suosituksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan suosituksen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi). Palautekierros toteutetaan Webropol palvelun avulla. Kootut palautteet käsitellään ohjausryhmässä. 3 Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri Hankkeen koordinointi Pekka Niemi JHS-koordinaattori Suvi Pietikäinen pekka.niemi(at)vm.fi suvi.pietikainen(at)netum.fi 3.2 JHS ohjausryhmä Hanke toteutetaan asiantuntijahankkeena, jota ohjaa erikseen sovittu ohjausryhmä. Asiantuntija JHS-ohjausryhmä Jari Takala, Netum konsultointi Oy jari.takala(at)netum.fi Ohjausryhmän jäsenet Pekka Niemi, VM Tomi Voutilainen, VTV, pj Suvi Kouki, VTV, sihteeri Marjut Siintola, VK Jarkko Levasma, Vero pekka.niemi(at)vm.fi tomi.voutilainen(at)vtv.fi suvi.kouki(at)vtv.fi marjut.siintola(at)valtiokonttori.fi jarkko.levasma(at)vero.fi 13.10.2010 7/13

Tarja Rantanen, VM Juha Lemmetti, Atostek Oy Simo Tanner, Kuntaliitto Tuula Koivisto, Tike Matti Lisitsin, MML Juha Saarela, Oulun kaupunki tanja.rantanen(at)vm.fi juha.lemmetti(at)atostek.com simo.tanner(at)kuntaliitto.fi tuula.koivisto(at)mmmtike.fi matti.lisitsin(at)nls.fi juha.saarela(at)ouka.fi 13.10.2010 8/13

4 Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankesuunnitelmaan tehdyt muutokset kirjataan aina hankesuunnitelman muutoshistoriaan. Hankkeen seuranta- ja hallinnolliset asiat käsitellään säännöllisissä kokouksissa hankekoordinaattorin ja JHS-sihteerin välillä. Hankkeen edistymisen pohjana on tämä suunnitelma. Suunnitelmaa päivitetään ja muutetaan, kun hankkeessa on muutoksista yhteisesti sovittu. Hankekoordinaattori päivittää hankesuunnitelman. Hankkeen toteutuksesta vastaa JHS-työryhmä. 4.1 Vastuut ja valtuudet Rooli JHS-sihteeri Tehtävät ja vastuut Nimetä hankkeelle vetäjä tai asiantuntija hankekoordinaattorin ehdotusten perusteella. Raportoida kuukausitasolla JHS-jaostolle ja JUHTAlle hankkeiden toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS koordinaattorin kanssa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille yhdessä JHS-koordinaattorin kanssa Organisoida ja ohjata JHS -työryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-koordinaattorin kanssa. Hankesuunnitelman tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Hankekoordinaattori Tehtävät ja vastuut Etsiä ja varata alustavasti tarvittavat tekniset kirjoittajat ja itsenäiset asiantuntijat ja sopia kirjoittajasta tai asiantuntijasta JHS -sihteerin kanssa Raportoida kuukausitasolla JHS-sihteerille hankkeen toteutuneista työmääristä, kustannuksista sekä tilanteesta. Huolehtia suositusta koskevasta tiedotuksesta ja julkaisemisesta JHS - sihteerin ohjauksessa Organisoida ja ohjata JHS työryhmän tai ohjausryhmän yhteistyötä hankkeen vetäjän ja JHS-sihteerin kanssa. 13.10.2010 9/13

Raivata tarvittaessa aikaa asiantuntijoiden kalenterista, jotta hanke voidaan viedä läpi sovitussa aikataulussa. Järjestää toimipisteestään tai muualta neuvottelutilat yhteistilaisuuksille JHS-sihteerin apuna. Mahdollisten kolmansien osapuolien resursointi ja hallinta. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän vetäjä Tehtävät ja vastuut Organisoida ja ohjata yhteistyötä JHS-työryhmässä Käydä läpi hankesuunnitelma sekä hankkeeseen liittyvät vaiheet (mm. työryhmävaihe, palautekierros, julkaisu) yhdessä työryhmän jäsenten kanssa. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Dokumenttien tarkistaminen ja hyväksyminen yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Työryhmän jäsen Tehtävät ja vastuut Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. Toteuttaa sovitun mukaisesti työpajoissa sovitut kotiläksyt (esim. tiedon keruu tms.). Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Rooli Tekninen kirjoittaja/ editori Tehtävät ja vastuut Tuottaa sovittu JHS-dokumentaatio sekä muut JHS:n laatimiseen liittyvät dokumentit yhteistyössä muiden työryhmän jäsenten kanssa. Noudattaa JHS-suosituksen kirjoittamiseen annettuja ohjeita ja kirjoittaa suositus oikealle dokumenttipohjalle oikein muotoiluin. Osallistua aktiivisesti työpajoihin ja mahdollisiin asiantuntijoiden haastatteluihin. 13.10.2010 10/13

Raportoida kuukausitasolla hankekoordinaattorille hankkeen tilanteesta ja aikataulusta sekä työmääristä. Avoimuus ja kommunikointi tarvittavien henkilöiden kanssa. Toimia aktiivisesti ja ratkaisukeskeisesti pyrkien varmistamaan hankkeen tavoitteiden saavuttaminen. Tekninen kirjoittaja/editori voi toimia myös työryhmän vetäjänä. 4.2 Seuranta ja raportointi Hankkeen toteutuneita työmääriä ja kustannuksia sekä hankkeen etenemistä seurataan kuukausitasolla. JHS työryhmän vetäjä, asiantuntija tai editori raportoi JHS hankekoordinaattorille hankkeen etenemisestä jokaisen kuukauden viimeiseen päivään mennessä). o o Työryhmän/ohjausryhmän kokousten lukumäärä Hankkeen tilannekatsaus (missä vaiheessa mennään, aikataulu, mahdolliset ongelmat) JHS hankekoordinaattori koostaa kaikista hankkeista yhteisen raportin JHS sihteerille jokaisen kuukauden viidenteen päivään mennessä. Tekninen kirjoittaja/editori laatii kokousmuistion viiden arkipäivän kuluessa kokouksesta. Työryhmän vetäjä tarkistaa muistion, jonka jälkeen se toimitetaan työryhmälle, JHS-sihteerille ja hankekoordinaattorille. Muistiot julkaistaan myös hankkeen verkkosivulla. Hankekoordinaattori pitää yllä hankkeen verkkosivua. 4.3 Muutosmenettely Tässä hankkeessa tuotettavaan JHS dokumenttiin tehtävät muutokset tehdään palautekierroksen jälkeen JHS työryhmässä/ohjausryhmässä (kts kohta 6.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen). 5 Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä suosituksessa. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu lyhyt yhteenveto menettelytavoista. 5.1 Työryhmän päätöksenteko Työryhmän päätöksenteko perustuu konsensukseen, jolla tarkoitetaan sitä, että merkittävä osa työryhmän jäsenistä tukee päätöstä. 5.1.1 Palautteen kerääminen ja huomioiminen JHS-jaosto sopii suositusta laativan JHS työryhmän/yksittäisen asiantuntijan kanssa palautteen keräämisestä. Palautetta pyydetään ministeriöiltä, keskeisiltä valtion virastoilta ja laitoksilta, Kuntaliitolta ja tapauskohtaisesti valituilta palautteenantajilta. Palautepyynnöt julkaistaan myös JHS -järjestelmän www-sivuilla ja suositusluonnokset ovat vapaasti kaikkien kommentoitavissa. Palautteen perusteella päivitetty suositusluonnos ja palauteyhteenveto toimitetaan JHS-jaostolle jatkokäsittelyä varten. 13.10.2010 11/13

5.1.2 Suosituksen hyväksyminen Suositusluonnos, palauteyhteenveto ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma käsitellään JHSjaostossa. JHS-jaosto päättää suositusluonnoksen käsittelyn jatkotoimenpiteistä. JHS-jaosto toimittaa suositusluonnoksen JUHTAlle hyväksyttäväksi ja tekee JUHTAlle myös esityksen suosituksen voimassaoloajasta. JHS-sihteeri huolehtii siitä, että JHS-ehdotus on valmis vietäväksi JUHTAn käsittelyyn. JUHTAlle toimitetaan lopullinen versio suosituksesta ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma. JUHTA hyväksyy suosituksen sellaisenaan, tai palauttaa sen JHS-jaostolle. 5.1.3 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen Hyväksytylle suositukselle annetaan JHS-numero ja se julkaistaan JHS-järjestelmän www-sivuilla, josta suosituksen teksti on vapaasti haettavissa. Suosituksia ei julkaista paperimuodossa. Julkaisemisesta tiedotetaan eri tiedotuskanavia käyttäen. Tärkeimmät tiedotuskanavat ovat JHSjärjestelmän verkkosivut, joilla julkaistaan kaikki suositukset ja tietoa meneillään olevista hankkeista sekä JHS-jakelulista. 6 Hankkeen riskit No Riskin kuvaus Vastuu- henkilö Toimenpide Sija 1 Henkilöiden tavoitettavuus ja osallistuminen työryhmän kokouksiin 2 Avainhenkilöiden sairastuminen Suvi Pietikäinen, Pekka Niemi työryhmän jäsenet Kokoukset sovitaan kaikkien ollessa paikalla ja kaikille sopiviksi ajankohdiksi. Varahenkilöiden käyttö. Riskien seuranta perustuu säännölliseen hankkeen tilannearviointiin siitä, onko edetty suunnitellun aikataulun mukaisesti ja saavutettu asetetut tavoitteet. Hankkeen vaikeudet ilmenevät suunniteltujen töiden myöhästymisenä sovituista aikatauluista. JHS-sihteeri ja JHS-koordinaattori käyvät läpi vähintään kerran kuukaudessa hankkeen eri osien valmistumisasteen ja pyrkivät havaitsemaan ongelmakohdat mahdollisimman nopeasti. 7 Laadunvalvonta Alla on taulukoituna hankkeen laatukriteerit. Taulukossa on myös mainittu laatukriteeriin liittyvä todentamistapa. Prioriteetti Kriteeri Mittari Tavoite Perustelut 1 Hankkeen tehtävät saadaan tehtyä ajoissa Ovatko tehtävät valmiita ajoissa? Kaikki palautettavat dokumentit ovat valmiita katselmointiin vähintään kaksi päivää ennen 13.10.2010 12/13

1 Dokumentointi katselmoidaan 1 Työmäärä-arvioissa pysyminen Tarkistettujen dokumenttien osuus. Tehdyt/suunnitellut tunnit sovittua päivää. Muiden dokumenttien tulee valmistua ajoissa. Työryhmäläiset lukevat ja kommentoivat palautettavat dokumentit Ylityksiä vain muutamissa kohteissa. Kokonaisarvio ei saa ylittyä yli 10% 8 Liitteet 13.10.2010 13/13