Kuusamon Erä-Veikot Yleisurheilujaoston toimintakäsikirja Hyväksytty jaoston kokouksessa 30.11.2015 Päivitetty 15.12.2015 Päivitetty kokouksessa 9.11.2016 JOHDANTO Kuusamon Erä-Veikot on vuonna 1936 perustettu yleisseura. Sen toiminta painottuu talvilajeihin (maastohiihto, mäkihyppy sekä yhdistetty) ja suunnistukseen, joissa seura järjestää suurimmat kisatapahtumat. Muita seuran lajeja ovat uinti, keilailu, voimanosto/kahvakuula sekä yleisurheilu. Viimeksi mainitun kannalta tärkeää on, että Kuusamon Eräveikot on mm. Suomen Urheiluliiton, Suomen Aikuisurheiluliiton ja Pohjois-Pohjanmaan Liikunnan jäsenseura. Seuran yleisurheilujaosto on laatinut tämän toimintakäsikirjan kokoamaan yleisurheilutoiminnan käytännöt ja pelisäännöt yhteen pakettiin. Toivottavasti se rohkaisee kaikenikäisiä yleisurheilusta kiinnostuneita mukaan jaoston toimintaan järjestämään harjoituksia, kilpailuja ja muuta yhteistä mukavaa. 1. SEURAN ARVOT Kuusamon Erä-Veikkojen yleisurheilutoiminta perustuu seuraaviin arvoihin: AVOIMUUS Tehdään helpoksi tulla mukaan toimintaan YHTEISÖLLISYYS Innostetaan yhteiseen tekemiseen sekä urheilijat että taustajoukot KANNUSTAMINEN Rohkaistaan urheilijoita kehittymään tuloksellisesti, kukin omaan tahtiinsa YHTEISTYÖ Saamme enemmän aikaan yhdessä muiden seurojen ja oman seuran jaostojen kanssa
2. TAVOITTEET JA TOIMINTA-AJATUS Kuusamon Erä-Veikkojen yleisurheilujaosto tarjoaa yleisurheilusta kiinnostuneille myönteisen yhteisön tukemaan kasvua liikunnalliseen elämäntapaan. Sille on tärkeää tukea urheiluharrastuksensa eri vaiheissa olevia lapsia, nuoria ja aikuisia tarjoamalla laadukasta ohjausta ja valmennusta. Tavoitteena on saada perheet osallistumaan jaoston toimintaan eri muodoissaan vapaaehtoisuuden ja talkootyön periaatteella. Osallistumis-kynnystä ei pitäisi olla. Jaoston toiminnan keskiössä ovat lapset ja nuoret, joita pyritään sekä saamaan toimintaan mukaan että pysymään harrastuksen parissa. Jokaista rohkaistaan henkilökohtaiseen kehittymiseen. Kilpailuihin osallistumiseen kannustetaan, mutta ei painosteta. Laajasta ja innokkaasta harrastajajoukosta nousee ajoittain arvokisoissakin menestyviä urheilijoita. Urheilijaksi kasvamiseen kuuluu vähittäinen oman vastuun ottaminen omasta harjoittelusta, ravinnosta ja levosta. Jaoston mitattavat tavoitteet liittyvät sekä toiminnan laajuuteen että urheilulliseen menestykseen: Tavoite 2018 Lisenssin lunastaneiden urheilijoiden määrä 50 Ohjatun toiminnan piirissä olevat 40-50 SUL:n seuraluokittelu 1. luokka, yli 50 pistettä Taitomerkkisuoritusten/luokkatulosten määrä 120 Aktiivisten ohjaajien/valmentajien lukumäärä 6 3. YU-JAOSTON ORGANISAATIO Kuusamon Erä-Veikkojen yleisurheilutoiminnan järjestämisestä vastaa yleisurheilujaosto, joka koostuu puheenjohtajasta, sihteeristä ja 6-7 muusta jäsenestä. Tavoitteena on, että jaostolla olisi jatkuvasti edustaja seuran hallituksessa. Jaosto kokoontuu 10-12 kertaa vuodessa. Kokoukset ovat päätösvaltaisia, kun vähintään puolet jaoston jäsenistä on paikalla päätöksiä tehtäessä. Jaoston toimikausi alkaa 1.1. ja päättyy 31.12. Jaoston kokoonpano vahvistetaan toimintasuunnitelmaa laadittaessa seuraavaa kalenterivuotta varten. Jaosto voi hyväksyä uusia jäseniä kesken toimikaudenkin. Puheenjohtaja toimii kokousten koollekutsujana lähettäen jäsenille kutsut sähköpostitse vähintään viikkoa ennen kokousta. Asialistalle saa kukin esittää käsiteltävä asioita. Sihteeri laatii kokousmuistion käsiteltyine asioineen ja tehtyine päätöksineen, ja jakaa sen luonnoksena läsnä olleille jäsenille. Jäsenet tekevät muistioon lisäys- ja korjausehdotuksensa viikon kuluessa, minkä jälkeen sihteeri lähettää muistion seuran toimistoon ja arkistoon joko sähköisesti tai tulosteena.
Jaoston jäsenten tehtävät: Puheenjohtaja toimii jaoston kokousten koollekutsujana ja valmistelee asialistat johtaa kokouksia laatii budjetin ja vastaa talouden seurannasta, hyväksyy laskut vastaa toimintasuunnitelman ja vuosikertomuksen kokoamisesta ylläpitää jaoston www-sivuja ja suhteita tiedotusvälineisiin (suhteista tiedotusvälineisiin voidaan sopia muutakin) Sihteeri & tiedottaja toimii kokouksissa sihteerinä laatien pöytäkirja vastaa valmiin pöytäkirjan jakelusta (jaosto, pääseura ja urheilijat/huoltajat) tekee palkintojen hankinnat vastaa jaoston päätösten sisäisestä tiedottamisesta jaoston urheilijoille ja kotijoukoille (s-postiosoitteisto) huolehtii ja järjestää piirin Sisulisäkisojen osallistumiset, matkat ja majoitukset Varapuheenjohtaja toimii tarvittaessa puheenjohtajan sijaisena voi hyväksyä menoja (esim. ne kulut, joissa puheenjohtaja on jääviyssyistä esteellinen) Valmennustiimi Valmennuspäällikkö tai -vastaava Vastaa ohjauksesta ja valmennuksesta, pääpaino yli 13-vuotiaissa Vastaa muualla tapahtuvasta leirityksestä yli 13 -v Rekrytoi uusia ohjaajia ja järjestää ohjaajakoulutusta toimii olosuhde- ja välinevastaavana huolehtii, järjestää, sopii alue- ja SM-kisoihin osallistumisesta tiedottaa valmennukseen liittyvät asiat urheilijoille ja vanhemmille Nuorisopäällikkö tai vastaava Vastaa lasten (7-13 v) ohjaustoiminnasta ja sen suunnittelusta kesällä ja talvella vastaa sisulisäikäisten Kuusamossa tapahtuvasta leirityksestä tiedottaa valmennukseen liittyvät asiat urheilijoille ja vanhemmille Ohjaajat huolehtivat käytännön harjoitusten ja leirien vetämisestä Kilpailutiimi Hoitaa yhdessä kaikki kilpailuihin liittyvät asiat. Tiimi jakaa tehtävät keväällä kilpailukohtaisesti. Tiimiin kuuluvat kaikki jaoston jäsenet. Kokoaa jaostolle esityksen kilpailukalenterista, hoitaa kilpailujen hakemiset ja tekee kenttävaraukset Laatii kilpailujen aikataulut Hoitaa kilpailuiden lehti-ilmoitukset ym. Hoitaa kilpailujen tulospalvelun (netti, Tilastopaja, lehdistö)
Toimitsijavastaava Varmistaa kilpailuissa tarvittavan välineistön ja toimitsijat. Tilastovastaava Vastaa kauden tilastoinnista: seura- ja kenttäennätykset, taitomerkkitulokset yms. Kunniakierrosvastaava vastaa kunniakierrostapahtuman toteuttamisesta Tapahtumavastaava Kunniakierro, hippokisat yms. yhteiset tapahtumat. Sovitaan tapauskohtaisesti järjestetäänkö buffettia tai muuta myyntiä. Nuorisojäsen Lisäksi mm. palkintojen hankinta ja matkojen järjestysvastuu sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. 4. TOIMINTASUUNNITELMA JA TOIMINTAKERTOMUS Kunkin kalenterivuoden toimintaa varten laaditaan toimintasuunnitelma, jonka kokoamisvastuu on puheenjohtajalla, mutta mihin yksilöidyt tavoitteet sovitaan koko jaoston voimin. Suunnitelma sisältää mm. tulevan toimikauden jaoston kokoonpanon, koulutukset ja kilpailut sekä tulo- ja menoarvion. Toimintasuunnitelma lähetetään seuralle yleensä joulukuun alkupuolella. Edellisen kauden toimintakertomus laaditaan keväällä. Sen kokoaa puheenjohtaja muiden avustaessa etenkin tilastoitujen suoritusten ym osalta. Toimintakertomus hyväksytään jaostossa ennen lähettämistä seuraan. 5. KILPAILUTOIMINTA Jaoston tavoitteena on järjestää vuosittain kesäkaudella 8-10 omat kilpailut (KEV-, seuraja heittokisat). Lisäksi pidetään Hippo- ja Prisma-kisat, jotka on suunnattu osittain muillekin kuin jo toiminnassa mukana oleville nuorille urheilijanaluille. Hallikaudella järjestetään 2-3 hallikisat suppealla lajivalikoimalla. Posion Pyrinnön ja muiden lähialueen seurojen kanssa tehdään yhteistyötä myös kilpailujen järjestämisessä. SUL:n organisoimaan Kunniakierros-tapahtuma järjestetään touko- kesäkuun vaihteessa. Siihen pyritään aktivoimaan työpaikkoja rennossa tyky- hengessä. Kukin järjestettyyn toimintaan mukaan ilmoittautunut urheilija kirjataan jaoston rekisteriin. Urheilijat hoitavat itse kilpailulisenssin maksamisen. Ilmoittautumiset omiin kisoihin
tehdään pääsääntöisesti omatoimisesti kilpailukalenteri.fi -palvelun kautta. Kilpailuihin, joihin lähdetään jaoston järjestämin kyydein suurella porukalla, ilmoittautumiset hoidetaan keskitetysti. 6. URHEILUMAKSUJEN LASKUTTAMINEN JAOSTOLTA Milloin laskutetaan Laskuta kaikki maksut kuukauden kuluttua maksustasi. Toukokuun maksut tulee laskuttaa ennen toimiston kesälomia. Kesä-heinäkuun maksut laskutetaan elokuun loppuun mennessä. Mitä laskutetaan 1. Osallistumismaksut: Harjoitusmaksun maksaneet voivat laskuttaa kaikki yleisurheilukisojen osallistumismaksut. Jos olet yleisurheilutoiminnassa mukana, mutta et maksa harjoitusmaksua, voit laskuttaa osallistumismaksut piirinmestaruus-, alue-, sisulisä ja SM kisoista. Lajimäärä: max. 2 lajia/päivä. Omiin kilpailuihin osallistuminen on maksutonta lisenssin maksaneille seuran jäsenille. 2. Matkat korvataan piirinmestaruus-, sisulisä-, alue- ja SM kisoista. Hinta on 10 senttiä oma auto ja kuski, 5 senttiä / urheilija. SM-kisoista voi laskuttaa myös yöpymisen. Matkoihin selvitetään mahdolliset yhteiskyydit. 3. Karnevaalien ja Yag kisojen osallistumismaksut ja matkat maksetaan. 4. Urheilijasopimuksen tehneet laskuttavat oman sopimuksensa mukaisesti kaudessa max kolme leiriä ja niiden matkat. 5. Valmentajana leireille toimivien leirimaksut ja matkat korvataan kokonaan. 6. Huoltajan, joka toimii leirillä samalla valmentajana, osallistumismaksu korvataan 100 %. 7. Huoltaja, joka on muuten mukana leirillä, mutta ei ole valmentajana korvataan 50%. 8. Muista laskutettavista sovitaan erikseen. Miten laskutat Laskuta matkalaskulomakkeella ja laita mukaan kuitit, kopio stipendistä ja muista kirjoittaa oma tilinumerosi nykyisessä muodossa laskulle. Vie laskut Kev:n toimistolle. Samalla voit laittaa viestiä jaoston puheenjohtajalle, että hän tietää toimistolla olevan hyväksyttäviä laskuja. 7. VALMENNUS, OHJAUS JA HINNOITTELU Jaosto tarjoaa mahdollisuuden osallistua ohjattuun toimintaan seuraavasti: 6-8 -vuotiaaat: Liikuntaleikkikoulu * Leikinomaista perusliikuntataitojen opettelua ja kehon hallintaa. Lajitaitojen perusteita. Harjoitukset kerran viikossa. Ajantasaiset tiedot harjoitusajoista löytyvät jaoston www-sivuilta. 9-12 -vuotiaat: * Perusteellisempaa laji- ja lajiryhmäkohtaista harjoittelua ryhmässä, pienryhmissä ja yksilöllisesti. Ohjatut harjoitukset 2 kertaa viikossa. Ryhmistä ja harjoitusajoista ajantasaiset tiedot löytyvät jaoston www-sivuilta. Yli 12-vuotiaat: * Laji- ja lajiryhmäkohtaista harjoittelua ryhmässä, pienryhmissä ja yksilöllisesti. Ohjatut harjoitukset 3 kertaa viikossa. Voidaan laatia myös henkilökohtaisia harjoitusohjelmia.
Ryhmistä ja harjoitusajoista ajantasaiset tiedot löytyvät jaoston www-sivuilta. Urheilijoiden kanssa voidaan tehdä urheilijasopimus. Sopimuksen piiriin kuuluvat urheilijat saavat jaostolta tukea ennen kaikkea leirityksiin, ja sopimus sisältää myös velvoitteita mm. talkootempauksiin osallistumisesta. Jaosto valitsee sopimusurheilijat vuosittain ennen hallikauden alkua. Talvi- ja kesäkauden harjoitusmaksut porrastetaan ikäryhmittäin ja määritellään vuosittain. Harjoitusmaksun lisäksi maksetaan yleisurheilulisenssi ja seuran jäsenmaksu. Ohjaajapalkkiot Ohjaajapalkkiot voidaan maksaa kahdella vaihtoehtoisella tavalla. 1. Palkkio maksetaan valmennusstipendin muodossa tositteita vastaan. Korvattavat kulut ovat ohjaukseen ja koulutukseen liittyviä hankintoja tai muita kuluja. Palkkio määritellään vuosittain. 2. Palkkio määräytyy ohjaajapäiväkirjan (lomake) mukaisesti ja on suuruudeltaan 10 euroa/kerta. Tällöin seuran toimistoon toimitetaan täytetty päiväkirja sekä verokortti. 8. KOULUTUS Seura järjestää ohjaaja- ja toimitsijakoulutusta aina tarpeen ilmaannuttua. Jaosto kustantaa tällöin kouluttajien matkakulut. Koulutusten järjestämisessä tehdään yhteistyötä Posion Pyrinnön, pääseuran sekä mahdollisesti muiden koillismaalaisten urheiluseurojen kanssa. Ohjeellisena tavoitteena on järjestää vuosittain joko ohjaaja- tai toimitsijakoulutus-tilaisuus. Niille ohjaajille, jotka haluavat hakeutua perustasoa syventävämpään koulutukseen, voidaan myöntää matkatukea erillisen päätöksen mukaisesti. 9. JAOSTON TOIMINNAN ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN Jaosto pyrkii järjestämään kahdesti vuodessa kaikille urheilijoille ja huoltajille avoimen palaute- ja keskustelutilaisuuden, minkä tarkoituksena on toiminnan kehittäminen. Lisäksi voidaan tehdä tiettyyn teemaan liittyviä kyselyjä. Päivitykset (mm. hinnoittelu) tehdään jaoston päätöksellä ja julkaistaan nettisivuilla, uudet periaatelinjaukset viedään toimintakäsikirjaan. 10.PALKITSEMINEN JA LEIRITYSTUKI Yleisurheilujaoston vuosipalkitsemiset tapahtuvat syksyllä kenttäkauden päätyttyä. Menestyneimmät urheilijat sekä ne ohjaajat, jotka eivät ole ottaneet muuta ohjauspalkkiota (ks kohta 6), palkitaan stipendeillä, jotka käytetään urheiluun liittyvien kulujen kattamiseksi tositteita vastaan. Syntyneet kulut veloitetaan toimittamalla KEV:n toimistoon esim. matkalaskulomake tai muu maksatuspyyntö, jossa liitteenä ovat kuitit.
Jokavuotisia pokaalein ym. palkittavia kategorioita ovat paras yleisen sarjan urheilija paras aikuisurheilija paras nuori urheilija (22 ikävuoteen saakka) parhaat poika/tyttöurheilijat (15 ikävuoteen saakka) Kannustuspalkinnot vuoden heittäjä vuoden hyppääjä vuoden juoksija vuoden symppis luokkatulokset monitaituri Harkinnan mukaan voidaan jakaa muitakin tunnustuspalkintoja, kuten vuoden nuori toimitsija, vuoden yllättäjä ym. Merkittävää menestystä saavuttaneet aikuisurheilijat voidaan palkita myös. Sisulisä- ja aluemestaruuskilpailujen voittajat palkitaan vuosittain. Niinikään huomioidaan aktiivisimmat kisatoimitsijat. Kenttä- ja hallikauden omissa kisoissa palkitaan kolme ensimmäistä sijaa saavuttaneet perinteisesti mitalein. Lisäksi voidaan hankkia muita (tavara)palkintoja joko ostamalla tai lahjoituksina. Leiritystuki Leiritystuesta (tähtileirit ym.) päätetään syksyllä muiden palkitsemisten yhteydessä. Myönnetty tuki kattaa leirikustannuksista 50-75 % (loppu on siis omavastuuosuutta). Tuki on tarkoitettu urheilijasopimuksen tekeville urheilijoille. Se veloitetaan matkalaskulomakkeella tositteiden kera. Jaosto maksaa leireille osallistuvien valmentajien matka- ja majoituskustannukset. Leirien ja myös kilpailujen osalta pyritään yhteiskyyteihin ja majoitukseen kustannustehokkaasti. Matkakustannusten korvaus Oman auton käyttämisestä kilometrikorvaus on 10 senttiä/km kuskista ja kyydissä olevista urheilijoista 5 senttiä/km/hlö. Matkalaskulomake on tulostettavissa seuran pääsivulta. 11.VIESTINTÄ Jaoston tärkein viestintäkanava on pääseuran www-sivujen alasivuina olevat jaoston omat sivut. Siellä julkaistaan mm. jaoston toimintasuunnitelma, kesän kilpailuaikataulut sekä tulokset ja jaoston toiminnan vuosikello. Sivuilta löytyy myös yleisurheilun perustietopaketti uusille kiinnostuneille harrastajille. Valmennustiimi viestii omille ryhmilleen sopimillaan tavoilla mm. sähköpostitse, facebook, watsup. Jaosto käyttää sähköpostia keskinäiseen viestimiseen. Paikallislehtiin (Koillissanomat, Koillismaan Uutiset) pidetään suhteita yllä ja tiedotetaan
urheilutoimittajaa jutun tekoon kisoihin ja tapahtumiin. Myös itse kirjoitetaan lehtiin leireistä, kisoista ja muista tapahtumista. 12.SEURA-ASU Kuusamon Erä-Veikoissa on perinteisesti yleisurheiltu väreissä punainen, valkoinen ja musta/tummansininen. Seura-asua tulee käyttää vähintään SM-kisoissa, piirin- ja aluemestaruuskisoissa sekä sisuhuipentumissa, mutta käyttö muulloinkin on suotavaa. Asut tilataan seuran yhteistilauksina. Yleisurheilujaoston urheilijoiden asujen hankintatarpeista ollaan yhteydessä seuraan tarvittaessa. Käytettyjä, hyväkuntoisia asuja kierrätetään jaoston sisällä. Asuissa käytetään seuran logoa, mutta tukijoidenkin tunnuksia on mahdollista laittaa asuihin. Sekä mahdolliset jaoston sopimat että henkilökohtaiset yhteistyökumppanit sovitaan tapauskohtaisesti seuran kanssa.