1(3) ARVOPAPERIVÄLITTÄJIEN YHDISTYS RY SUOMEN SIJOITUSRAHASTOYHDISTYS RY LAUSUNTO 7.4.2006 STANDARDILUONNOS 1.3 LUOTETTAVA HALLINTO Yleistä Rahoitustarkastus on pyytänyt Arvopaperivälittäjien yhdistys ryiltä ja Suomen Sijoitusrahastoyhdistys ry: Itä (Yhdistykset) lausuntoa standardiluonnoksesta 1.3: Luotettava hallinto. Yhdistykset esittävät lausuntonaan kunnioittavasti seuraavan. Rahoitustarkastuksen oikeus antaa sitovaa sääntelyä luotettavalle hallinnolle annetuista vaatimuksista perustuu sijoituspalveluyrityksistä annetun lain 29 :n 3 momenttiin, luottolaitostoiminnasta annetun lain 68 :n 3 momenttiin sekä sijoitusrahastolain 30 a :n 3 momenttiin. Perustuslakivaliokunnan lausunnon (PeVL 24/2002) mukaan rahoitustarkastukselle annettu valtuutus tarkoittaa lähinnä määräysten antamista luotettavan hallinnonjärjestämiseen liittyvistä teknisluonteisista yksityiskohdista. Valtuus ei pidä sisällään merkittävää harkintavallan käyttöä. Lausunnolla olevaan standardiluonnokseen liittyy kuitenkin merkittävää harkintavallan käyttöä. Standardissa säädetään muun muassa HEX Oyj:n, Keskuskauppakamarin sekä Teollisuuden Keskusliiton joulukuussa 2003 julkistamasta corporate governance -suosituksessa mainituista asioista, jotka tavallisesti kuuluvat itsesääntelyn piiriin. Toiseksi standardiluonnoksessa säädetään voimassa olevaa lainsäädäntöä tiukempia vaatimuksia koskien esimerkiksi ylimmän johdon riippumattomuutta ja koko henkilökunnan arvopaperikaupankäynnin seurantaa. Lisäksi standardiluonnoksessa säädetään osakeyhtiölain (OYL) ja työoikeuden piiriin kuuluvista seikoista. Yhdistykset toteavat, että monet standardissa säännellyt asiat eivät ole luonteeltaan teknisluonteisia yksityiskohtia. Yhdistykset katsovat, että standardissa säädetään aivan liian yksityiskohtaisesti sijoituspalveluyritysten ja rahastoyhtiöiden varsinaisen liiketoiminnan piiriin kuuluvista asioista. Standardilla puututaan yritysten liiketoimintaan tavalla, joka ei ole hyväksi rahoitusmarkkinoiden dynaamisuudelle ja vakaudelle. Standardi sisältää alan yrityksille runsaasti erilaisten "periaatteiden" vahvistamisia. Periaatteiden tarpeellisuus on kyseenalaistaja niiden vahvistaminen työlästä. Standardiluonnos jäykistää ja byrokratisoi yritysten hallinnointiprosesseja, mikä aiheuttaa huomattavia kustannuksia yrityksille ja viime kädessä sen asiakkaille eli sijoittajille. Lisäksi standardi nostaa uusien yritysten kynnystä tulla markkinoille.
2(3) Standardiluonnos ei muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta huomioi valvottavien konsernirakennetta. Standardiluonnoksessa ei myöskään ole huomioitu sitä, että osa Rahoitustarkastuksen valvottavista on täysin ulkomaisen yrityksen (esim. luottolaitoksen) omistamia. Näin ollen esimerkiksi standardin kohdassa 6.4,3 mainittu poikkeus ei sovellu tuollaiseen ulkomaalaisomisteiseen valvottavaan, koska ulkomainen omistaja ei ole Rahoitustarkastuksen valvonnassa. Standardista tulisi selkeästi ilmetä, koskevatko velvoitteet kaikkia valvottavia vai konsernirakenteessa ainoastaan emoyhtiötä. Standardiluonnoksen mukaan standardia sovelletaan yhtiötasolla. Käytännössä monista standardissa säädetyistä asioista päätetään ja voidaan päättää vain konsernitasolla. Standardissa kaikkien valvottavien velvollisuudeksi asetetaan tehtäviä, jotka ovat järkevää järjestään konsernin emoyhtiön toimesta tai joiden tulisi koskea ainoastaan konsernin emoyhtiötä. Yhdistykset katsovat, että standardia tulisi soveltaa konsernitasolla. Yhtiötasolle vietynä standardia on kallista noudattaa. Standardissa toistetaan tarpeettomasti muun muassa OYL:n piiriin kuuluvia asioita ja osin mitä ilmeisemmin jopa osakeyhtiölain vastaisesti. Näin standardi hämärtää monessa kohdin OYL:n mukaista yhtiön toimielinten vastuunjakoa. Yhdistykset toteavat, että standardiluonnoksen myötä organisaatioiden valta-ja vastuusuhteet muodostuvat epäselviksi. Standardia laadittaessa on huomioitu listayhtiöiden itsesääntelyyn perustuva corporate governance -suositus ja ulotettu suosituksessa mainitut velvoitteet koskemaan kaikkia valvottavia niiden koosta ja konsernirakenteesta riippumatta. Kyseiset velvoitteet ovat liian raskaita muille kuin pörssiyhtiöille. Lisäksi listayhtiöiden corporate governance - suositus noudattaa ns. comply or explain -periaatetta. Tätä periaatetta ei ole huomioitu standardiluonnoksessa. Corporate governance -kysymykset on kansainvälisen käytännön mukaisesti kuuluneet perinteisesti itsesääntelyn piirin, eikä niistä pitäisi säätää Rahoitustarkastuksen standardilla. Yhdistykset katsovat, että corporate governance -kysymyksistä tulisi rahoitusmarkkinoiden toimivuuden takaamiseksi säännellä itsesääntelyä hyödyntäen. Standardissa sijoituspalveluyritykset ja rahastoyhtiöt velvoitetaan noudattamaan yhtä johtamisoppia: strategista johtamista. Miksi rahoitusmarkkinoilla toimivien yrityksien tulisi noudattaa juuri yhtä johtamisoppia? SipaL ja SRL eivät edellytä valvottavan noudattavan strategisen johtamisen mukaista johtamisoppia eikä lainsäädäntö myöskään kiellä muiden johtamisoppien soveltamista. Rahoitustarkastuksella ei liene valtuuksia velvoittaa valvottavia noudattamaan yhtä tiettyä johtamisoppia Yhdistykset eivät pidä tarkoituksenmukaisena, että johtamisopeista ja niiden subjektiivisista käsitteistä, kuten arvot ja eettiset periaatteet, säännellään standardissa. Sovellettavien johtamisoppien valinta on yrityksen liiketoimintaan liittyvä ratkaisu, josta ei pidä säännellä standardissa. Johtamisopit vaihtuvat nopeasti uusiin, eikä rahoitusmarkkinoiden vakauden ja dynaamisuuden kannalta ole tarkoituksenmukaista sitoa rahoitusmarkkinoilla toimivien yritysten johtamista tiettyyn johtamisoppiin. Standardin mukaan luotettavan hallinnonjärjestämisessä tulee ottaa huomioon muun muassa liiketoiminnan laajuus ja monimuotoisuus. Standardissa ei kuitenkaan anneta mahdollisuutta edes perustellusta syystä poiketa standardin sitovista määräyksistä.
3(3) Standardissa annetaan kaikkia rahoitusalan toimijoita koskevaa sääntelyä. Sääntely ei huomioi sijoituspalveluyritysten, rahastoyhtiöiden ja luottolaitosten erityispiirteitä, mikä johtaa sekavaan ja tulkinnanvaraiseen sääntelyyn. Standardin säännösten sitovuusasteet eivät ole johdonmukaisia. Standardissa on paljon perusteluja, joiden merkitys jää epäselväksi. Lisäksi perustelut eivät useinkaan liity asianomaisessa kohdassa sitovaksi merkittyyn määräykseen. Yhdistysten mielestä standardia ei ole tarpeen antaa ensinkään. Jos se kuitenkin annetaan, se tulee valmistella kokonaisuudessaan uudelleen. Edellä esitetyn perusteeksi Yhdistykset esittävät lausunnolla olevasta standardista yksityiskohtaisia huomioita liitteessä. ARVOPAPERIVÄLITTÄJIEN YHDISTYS RY SUOMEN SIJOITUSRAHASTOYHDISTYS RY p \ Tvlarkku Savikko Toimitusjohtaja LIITTEET l KPL
LIITE 1(11) ARVOPAPERIVÄLITTÄJIEN YHDISTYS RY SUOMEN SIJOITUSRAHASTO YHDISTYS RY Yksityiskohtaiset huomiot standardiin 13 luotettava hallinto Kohtien mukaan standardia sovelletaan sitovana. Tämä on ristiriidassa säännösten sitovuusasteiden kanssa. 1(5) Standardissa tulisi selvemmin tuoda esiin se, mitkä velvoitteet koskevat kaikkia valvottavia ja mitkä velvoitteet koskevat konsernirakenteessa ainoastaan emoyhtiöitä. Standardi sopii huonosti erikokoisille valvottaville. Kohtaan pitäisi lisätä maininta, joka oikeuttaisi perustellusta syystä poikkeamaan standardin vaatimuksista. 2(5) 3 4(2) 4(3) 5.1 (2) 5.2 (3) 5.2 (5) 5.2 (6) Kohdassa jää epäselväksi mitä tarkoitetaan sillä, että valvottavan on kohdeltava asiakkaita ja omistajia tasapuolisesti, kun valvottavat ovat kuitenkin liiketoimintaa harjoittavia yhtiöitä. Viitekehys sisältää pääasiassa suosituksia. Näiden suositusten pohjalta on kuitenkin säädetty lukuisia sitovia määräyksiä. Viitekehyksenä olevat suositukset eivät kuitenkaan tätä vaadi, eikä Rahoitustarkastuksenkaan tulisi näin toimia. Normiperustana oleva SipaL 29.3 ja SRL 30 a.3 ei edellytä, että standardissa säädetään, millä tavalla valvottavien tulee järjestään hallintonsa. Kohdan viittaus tulisi olla AML 4 luvun 4 :n 6 momenttiin. Miten valvotaan, että yhtiön johtaminen perustuu arvoihin? Mitä tarkoitetaan ylimmän johdon riippumattomuudella? Omistajilla on oikeus käyttää valtaansa valitsemalla ylimmän johdon eli hallituksen eikä ylinjohto voi olla riippumaton. Kohdassa mainitaan, että ylinjohto vahvistaa hallinnonjärjestämistä koskevat periaatteet. Epäselväksi jää, mitä kyseisillä periaatteilla tarkoitetaan. Kohdassa todetaan, että ylinjohto vastaa sisäisen valvonnan toimivuudesta. Käsityksemme mukaan ylinjohto vastaa toiminnasta osakeyhtiölain normien mukaan, eikä standardissa voida säätää lakia ankarammasta vastuusta.
LIITE 2(11) 5.3 (8) 5.3 (9) Kohdassa todetaan, että mahdollinen hallintoneuvostoja hallitus muodostavat ylimmän johdon. Hallintoneuvoston sisällyttäminen ylimpään johtoon johtaa siihen, että useat lausunnossa mainitsemattomatkin standardin kohdat ovat OYL:n vastaisia. Kohdassa edellytetään, että toimivaan johtoon kuuluvat toimitusjohtaja ja hänen tuekseen nimetty johtoryhmä. OYL ei tunne eikä vaadi johtoryhmää, joten ei voi olla velvoitetta nimittää johtoryhmää. Toiseksi toimitusjohtaja ei voi jakaa päätösvaltaansa johtoryhmälle. Vaatimus johtoryhmästä hämärtää OYL:n mukaista vastuunjakoa. Kohdassa säädetään toimitusjohtajan velvollisuuksista suhteessa ylimpään johtoon. Ylimpään johtoon katsotaan standardissa kuuluvan sekä hallituksen että mahdollisen hallintoneuvoston (kohta 5.2 (6)). Kohta vastaa OYL 8:6 :n. OYL:ssa säädetään kuitenkin vain toimitusjohtajan velvollisuuksista suhteessa hallitukseen. Kohta on OYL 8:6 :n vastainen. 6.1.1 (4) Standardissa asetetaan ylimmälle johdolle sitova velvoite hyväksyä toimintaa ohjaavat arvot ja eettiset periaatteet, jotka tulee saattaa koko henkilökunnan tietoon. Kohdassa ei kuitenkaan oteta kantaa siihen, kuinka tämä tietoon saattaminen tulee tapahtua. Etenkin suurissa valvottavissa tällaisen koko henkilöstön käsittävän velvoitteen soveltaminen on paitsi tarpeetonta myös käytännössä mahdotonta. Käsityksemme mukaan johdon hyväksymät arvon periaatteet ja periaatteet tulisikin voida julkaista esimerkiksi konsernin intranet- sivuili a, jossa ne ovat koko henkilöstön saatavilla. Valvottavilla on erilaisia tapoja toteuttaa liiketoiminnan suunnittelua ja käytetyistä suunnitteluasiakirjoista käytetään erilaisia nimiä. Ei ole tarkoituksenmukaista, että Rahoitustarkastus ohjaa valvottavien suunnittelua näin yksityiskohtaisella tasolla. Erityisesti velvoite liiketoimintasuunnitelmien kirjoittamiseen tuntuu liian pitkälle menevältä. Tarve liiketoimintasuunnitelmille ja niiden sisällölle pitäisi lähteä valvottavan omista lähtökohdista, ei Rahoitustarkastuksen standardista. Myös valvottavan koko ja toiminnan laatu määrittää sitä, onko tarkoituksenmukaista kirjoittaa liiketoimintasuunnitelmia, määrittää mittareita tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja tarkistaa tavoitteita tietyin määräajoin. Perusteluiden kohdassa 14 todetaan, että näitä tavoitteita tulee soveltaa kaikilla esimiestasoilla ja että toimintaa varten sovitaan mittarit, joiden avulla tavoitteiden toteutumista pystytään seuraamaan. Käytännössä ylimmän johdon laatimaa strategiaa ja liiketoimintasuunnitelmaa ei etenkään isommissa valvottavissa voida kuitenkaan soveltaa kaikilla esimiestasoilla, vaan ainoastaan ylimmän johdon ja toimivan johdon osalta, jotka myös vastaavat valvottavan liiketoimien strategi anmukaisuudesta. Alemmilla esimiestasoilla laaditaan omat suunnitelmansa, mistä olisi hyvä mainita standardissa väärinkäsitysten välttämiseksi. 6.1 (3) Kohdan mukaan toimivan johdon lisäksi myös muu henkilöstö tulisi ottaa mukaan valvottavan vision toteuttamiseen tähtäävän strategian määrittämiseen. Käytännössä tätä on mahdotonta toteuttaa.
LIITE 3(11) Kohdassa säännellään, mitä keskustelua hallituksen kokouksessa on käytävä. Hallituksen kokouksessa käytävästä keskustelusta ei pitäisi säännellä standardissa. 6.1 (7) 6.1 (8) Kohdassa suositellaan, että arvoista ja eettisistä periaatteista käy ilmi, että hyväksyttyihin tavoitteisiin pyrkiminen ei oikeuta lain, muiden ulkoisten säännösten tai sisäisten toimintaohjeiden vastaista menettelyä. Tämä on niin itsestään selvää, että se tulisi poistaa standardista. Tarkoitetaanko tällä kohdalla, että asiakaspalautejärjestelmän lisäksi pitäisi luoda erillinen järjestelmä myös työntekijöiden ja muiden sidosryhmien valitusten käsittelyä varten ("ilmiantojärjestelmä")? 6.1.2 (9)-(15) Strategioiden ja liiketoiminta suunnitelmien jatkuva kirjallinen päivittäminen on työlästä ja jäykistää päätöksentekoa. 6.1.3 (4) Onko Rahoitustarkastuksella toimivaltaa velvoittaa yhtiöt vahvistamaan arvot? Kuinka arvojen noudattamista valvotaan? 6.1.3 (16) Kohdassa edellytetään vahvistamaan henkilöstä koskevat periaatteet, joilla pyritään varmistamaan henkilöstön luetettavuus, ammattitaito ja henkilövoimavarojen riittävyys. Se mitä ko. periaatteilla tarkoitetaan on yrityksen sisäinen asia. Ammattitaito ja henkilövoimavarojen riittävyys voivat pahimmassa tapauksessa johtaa loputtomiin keskusteluihin henkilöstöjärjestöjen kanssa. Valvonta taas hoituu jo nyt normaalin työnjohto-oikeuden perusteella. Kohdassa tulisi olla vain, että " valvottavan ylimmän johdon tulee varmistaa henkilöstöä koskevat periaatteet" 6.1.4 (20) Kohdan mukaan ylimmän johdon tulee päättää valvottavassa noudettavista palkitsemisperiaatteista ja -järjestelmistä. Käytännössä konsernissa emoyhtiö päättää palkitsemisperusteista eikä yhtiötasolla päätöstä välttämättä voida tehdä yhtiön ylimmän johdon toimesta. Kohtaa tai standardin soveltamisalaa tulisi täsmentää näitä osin. Mitä tarkoittaa palkitsemisjärjestelmien valvontamenetelmät? Ko. kohdan perusteella asia ei selviä. Asiaahan valvotaan siten, että palkitsemisen kriteerit ovat kaikkien tiedossa eikä niihin sisälly epätoivottavia toimintatapoja tai hallitsematonta riskinottoa. Jos niitä esiintyy, ei kyse ole palkitsemisjärjestelmien valvonnasta vaan muusta työnjohdollisesta valvonnasta ja sen seurauksista. 6.1.4 (23) Kohdassa viitataan suurimpiin valvottaviin. Käsite suurimmat valvottavat on epämääräinen. 6.2
LIITE 4(11) 6.2.1 (29) Kohdassa on unohdettu se, että henkilöstön osalta asiasta on säädetty yhteistoimintalaissa. Kohdan mukaan ylimmän johdon eli hallituksen tulee hyväksyä valvottavan tiedottaniisperiaatteet. Tiedottamisperiaatteiden vahvistaminen ei ole tarpeen, koska yhtiöt noudattavat Helsingin Pörssin tiedottamista koskevia sääntöjä ja Rahoitustarkastuksen standardia 5.2b liikkeeseenlaskijan ja osakkeenomistajan tiedonantovelvollisuus Kohdassa asetetaan yhtiön ylimmälle johdolle ulkoiseen tiedottamiseen liittyviä velvoitteita. Kohdassa ei huomioida konsernirakennetta. Päätökset ulkoisesta tiedottamisesta on tehtävä konsernitase l la eikä yhtiötasolla. Kohdassa tulisi määritellä, mitä sisäisen valvonnan toimenpiteitä kohdassa tarkoitetaan. 6.2.1 (33) 6.2.1 (35). 6.3.1 (40) 6.3.1 (41) Lista merkittävistä asioista, jotka valvottavan tulisi huomioida ulkoisessa tiedottamisessaan sisältää liikesalaisuuksia, joita ei voida julkaista (esim. strategia) Kohdan asioista säädetään jo Yhteistoimintamenettely laissa. Valvottavilla on oikeus päättää rakenteestaan itse kunhan rakenne on OYL:n mukainen. Mitä tässä kohdassa tarkoitetaan sidosryhmillä, joiden tietoon ylimmän ja toimivan johdon valta-ja vastuusuhteet on saatettava? 6.3.1 (43) Kohdassa edellytetään prosessikuvausten laatimista. Prosessikuvausten osalta olisi luonnosta selkeämmin määriteltävä mitä prosessien kuvaamisella tässä yhteydessä tarkoitetaan ja millä tasolla tehtyä prosessien kuvaamista valvottavilta edellytetään. 6.3.1 (41)-(45) Kohdat tulisi poistaa liian teknisinä ja yksityiskohtaisina. 6.3.1 Riippumattomien toimintojen organisointi 6.3.1 (49) 6.3.2 (56) 6.3.2 (59) Riippumattomuuden osalta ks. kohdat 6.7 (188-203) jäljempänä. Juridisen ja operatiivisen rakenteen täytyy voida olla eri ja käytännössä konsernirakenteessa onkin. eturistiriita saattaa syntyä, jos valvottavan ylimpään tai toimivaan johtoon kuuluvalla tai muulla vastaavan päätöksentekoon osallistuvalla henkilöllä on omistusosuus asiakasyrityksestä tai hän kuuluu asiakasyrityksen ylimpään tai toimivaan johtoon.
LIITE 5(11) Kohdassa suositellaan, että valvottavan toimitusjohtajalle tai muulle toimivan johdon jäsenelle ei anneta oikeutta toimia konserniin kuulumattoman asiakasyhtiön ylimmän tai toimivan johdon jäsenenä tai sen tilintarkastajana. Standardista ei käy ilmi, mitä konsernilla tarkoitetaan, eli onko kyseessä kirjanpitolain tarkoittama konserni vai esimerkiksi eri maista olevien yhtiöiden muodostama konserni. Kansainvälisissä fmanssikonserneissa tulee olla mahdollista muodostaa ns. sisäisiä hallituksia, jolloin samat henkilöt voivat olla toimivan johdon jäseniä konsernin emoyhtiöissä ja hallituksen jäseniä maakohtaisissa tytäryhtiöissä. Standardissa ei myöskään voida kieltää yhtiön toimivaan johtoon kuuluvilta oikeutta kuulua toisen yhtiön hallitukseen? 6.3.2 (54) - (64) Eturistiriitatilanteiden hallitseminen ja toimintojen erottaminen ulotetaan standardiluonnoksessa valvottavan koko toimintaa koskevaksi kuvaamatta kuitenkaan tarkemmin, mitä eturistiriitatilanteilla tarkemmin tarkoitetaan. Kohdassa 63 tulisi lisätä esimerkkejä tilanteista, joissa kohdassa lueteltuja keinoja kaivataan. Alakohdassa 54 todetaan, että valvottavalla tulee olla "kirjallisen toimintaperiaatteet eturistiriitojen tunnistamiseen.." jne. Tältä osin toteamme, että kyseiset kirjalliset toimintaohjeet tulevat vaadittaviksi vasta MiFID-direktiivin implementoinnin yhteydessä, eivätkä ne näin ollen vielä perustu voimassaolevaan lakiin. Mielestämme kirjallisten toimintaohjeiden laatimis velvoitetta tulisi lykätä kyseisen direktiivin voimaantuloon saakka, jotta voidaan samalla varmistaa tuolloin voimassaolevan lain asettamat vaatimukset. 6.3.3 (65) 6.3.3 (67) 6.4 6.4.1 (70) Kohdassa henkilökunnan kaupankäynnin ohjeistaminen ulotetaan koko henkilökuntaan. Arvopaperimarkkinalain ja standardin 5.3 lähtökohtana on aiemmin ollut se, että esim. arvopaperinvälittäjän henkilökunnasta vain tietty osa kuuluu ilmoitusvelvollisiin. Myös APVY:n itsesääntely on lähtenyt siitä, että standardin 5.3 mukainen henkilöjoukko on ainoastaan sidottu kaupankäynti sääntöihin. Nyt tässä luotettavan hallinnon standardissa ulotetaan henkilöjoukko ja sen kaupankäynnin valvonta tarpeettomasti koko valvottavan henkilökuntaan. Asiaa koskevan sitovaa lainsäädäntöä tiukemman ohjeen antaminen ei kuulu Rahoitustarkastuksen toimivallan piiriin. Arvopaperivälittäjien yhdistyksen lisäksi myös Suomen Sijoitusrahastoyhdistys on antanut jäsenilleen henkilöstön kaupankäyntiä koskevan ohjeen. Lisäksi Helsingin pörssillä on sisäpiiriohje. Kohta tulisi poistaa, koska ko. asioista säädetään OYL:ssä eikä Rahoitustarkastuksen standardilla voida puuttua OYL:n mukaiseen yhtiön hallituksen ja toimivan johdon toimivallan ja vastuunjakoon. Kohdassa säännellään ylimmän johdon riippumattomuusvaatimuksista. Valvottavan järjestäessä johtonsa ja hallintonsa voimassa olevan lain sallimalla tavalla, ei
LIITE 6(11) Rahoitustarkastuksen määräyksenantovaltaan voi kuulua, että valvottava julkistaa erillisiä perusteluja lain mukaisesti järjestetyn hallinnon tai johdon kokoonpanon osalta. Myöskään pörssin corporate governance -ohjeessa ei edellytetä edellä kuvatun kaltaista julkista selvittämistä, vaikka ohje koskeekin pelkästään listattuja yhtiöitä, joilla on olemassa yleinen omistajataho, toisin kuin listaamattomalla yhtiöllä. Standardissa olisikin pitäydyttävä pelkästään merkittävien sidonnaisuuksien julkistamisessa eikä sisällyttää vaatimusta siitä, että ylin johto julkisesti selvittää tietyn hallituskokoonpanon syitä ja taustoja. 6.4.1 (72) 6.4.1 (73) 6.4.1 (74) 6.4.2-6.4.3 Kohdassa säädetään, miten hallituksen kokouksen pöytäkirjaa pidetään. Ei ole sellainen asia, josta pitäisi standardissa säännellä. Kohdassa ei ole huomioitu SRL 26 :ää, jonka mukaan rahastoyhtiön on harjoitettava sijoitusrahastotoimintaa rahasto-osuuden omistajien yhteiseksi eduksi. Kohdan mukaan ylinjohto kuulee säännöllisesti sisäisestä tarkastuksesta vastaavaa, säännösten noudattamisen varmistamisesta vastaavaa, tilintarkastajia ja tarvittaessa muita asiantuntijoita. Käytännössä asianomaista tahojen kuuleminen ei ole aina mahdollista, vaan tulisi riittää, että asianomaiset toimittavat kertomuksen. Kohdat on kirjoitettu täysin listayhtiöiden näkökulmasta. Jos kyse on valvottavasta, joka on konsernin tytäryhtiö tai ainoastaan muutaman omistajan omistama yritys, ei voida edellyttää että ylin johto on merkittävästä omistajasta riippumaton. Tällaisessa tilanteessa tuskin on myöskään tarpeen julkistaa menettelytapoja, joilla ylimmän johdon jäsenten valinta valmistellaan. 6.4.2 (80) Kohdassa edellytetään, että ylimmän johdon jäsenillä tulee olla sellainen taloudellisten asioiden ja valvottavan liiketoiminta-alan tuntemus kuin valvottavan toiminnan luonteeseen ja laajuuteen katsoen on tarpeen. Kohdassa ei ole huomioitu SRL 5 e :ää, jonka mukaan rahasto-osuudenomistajien valitsemilta hallituksen jäseniltä ei edellytetä sijoitusrahasto- tai sijoituspalvelutoiminnan tuntemusta. 6.4.2 (84) ja (87) Kohdissa säädellään ylimmän johdon valintaprosessia yli pörssiyhtiöiden corporate governance -suosituksen. Tämä ei ole perusteltua. Ei myöskään ole perusteita ulottaa corporate governance -suosituksen mukaisia vaatimuksia kaikkiin valvottaviin eli muihinkin kuin pörssiyhtiöihin. 6.4.3 (88) 6.4.3 (89) Kohta poikkeaa corporate governance -suosituksesta ja sekoittaa näin OYL:n valta-ja vastuusuhteita. Kohdassa suositellaan, että "lukuun ottamatta tapauksia, joissa valvottava omistaa kokonaan toisen valvottavan, on suositeltavaa, että valvottavan ylimmän johdon kaikki
LIITE 7(11) jäsenet ovat toimivaan johtoon kuulumattomia ja että enemmistö ylimmän johdon jäsenistä on myös muutoin valvottavasta riippumattomia" Toteamme, että kaikkien suomalaisten valvottavien osalta tätä ei ole, koska esimerkiksi kaikki suomalaiset rahastoyhtiöt eivät ole valvottavan (suomalainen, Rahoitustarkastuksen valvonnassa oleva yhtiö) omistamia. Uiko-ja kotimaalaisomisteisten valvottavien asettaminen eriarvoiseen asemaan ei ole perusteltua, eikä sen noudattaminen myöskään perustu lakiin. Myös ulkomaalaisomisteisissa, samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä on oltava mahdollista käyttää samanlaisista sidosryhmistä muodostettuja hallitusta ja ylintä johtoa kuin suomalaisen valvottavan omistamissa yhtiöissä. 6.4.3 (90) Myös ns. merkittävien tytäryhtiöiden hallitusten tulee konsernirakenteessa voida olla ns. sisäisiä hallituksia. 6.4.3 (88) - (92) Sijoituspalveluyrityksistä annetun lain 29 :n 3 momentissa Rahoitustarkastukselle annettua valtuutta luotettavaa hallintoa koskevien määräysten antamiseen on tulkittava suppeasti. Rahoitustarkastus voi antaa määräyksiä (sitovia ohjeita) luotettavan hallinnonjärjestämisen osalta lähinnä teknisistä yksityiskohdista. Valvottavan järjestäessä johtonsa ja hallintonsa voimassa olevan lain sallimalla tavalla, ei Rahoitustarkastuksen määräyksenantovaltaan voi kuulua edellyttää, että valvottava julkistaa erillisiä perusteluja lain mukaisesti järjestetyn hallinnon tai johdon kokoonpanon osalta. 6.4.3 (88)-(102) Ylimmän johdon riippuvuutta arvioitaessa ei ole arvioitu rahasto-osuudenomistajien kokouksen asemaa ja SRL 8 :ää, joka asettaa vaatimuksia rahastoyhtiön hallituksen valinnalle 6.4.3 (94) Uusi OYL mahdollistaa sen, että toimitusjohtaja on hallituksen puheenjohtaja. Miten Rahoitustarkastuksella voi olla valtuuksia antaa OYL:n vastaisia määräyksiä. 6.4.3 (96) Mitä tarkoittaa, että ylimmän johdon tulee varmistaa asiakkaiden oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu? Liiketoiminnan lähtökohtana ei ole asiakkaiden tasapuolinen kohtelu. Kohdassa ei ole huomioitu SRL 26 :ää, jonka mukaan rahastoyhtiön on harjoitettava sijoitusrahastotoimintaa rahasto-osuuden omistajien yhteiseksi eduksi. 6.4.3 (97) 6.4.3 (98) 6.4.4 (104) Kohta sisältää väärän yleistyksen. Epäselväksi jää minkä määräyksen perustelua ko. kohta on. Kohta sisältää väärän yleistyksen. 6.4.4 (105)
LIITE 8(11) Kohdassa suositellaan ylimmän johdon harkitsevan erityisten valiokuntien perustamista. Valiokunnat eivät ole tarkoituksenmukaisia pienessä, esimerkiksi viisijäsenisessä hallituksessa. Yhtiöryhmässä voi lisäksi olla koko ryhmää koskevia valiokuntia. 6.5.1 (114) 6.5.1 (115) 6.5.2(116) 6.5.3(118) 6.5.3 (119) 6.6.1 (123) Kohdassa viitataan toimitusjohtajan työsuhteeseen. Toimitusjohtaja ei useinkaan ole työsuhteessa suhteessa yhtiöön. Kohdassa suositellaan, että ylinjohto vahvistaa suunnitelman siltä varalta, että toimitusjohtaja ei tilapäisesti voi hoitaa tehtäviään. Mitä tällä suunnitelmalla erityisesti tarkoitetaan? Jos toimitusjohtajalle on nimetty sijainen, kyseinen henkilö luonnollisesti hoitaa toimitusjohtajan tehtävät tämän ollessa estynyt. Kohdassa edellytetään, että valvottavassa tulee olla toimitusjohtajan tukena toimivan johtoryhmä. Onko Rahoitustarkastuksella toimivaltaa antaa sitovaa määräystä siitä, että valvottavalla on oltava johtoryhmä? OYL ei edellytä eikä tunne johtoryhmää eikä johtoryhmällä näin ollen ole päätäntävaltaa, koska se ei ole OYL:n tuntema osakeyhtiön toimielin. Kenen toimivallalla ja vastuulla päätökset johtoryhmässä tehdään? Kohdassa todetaan, että johtoryhmän valta ja vastuut tulee määritellä ylimmän johdon hyväksymässä työjärjestyksessä. OYL:n mukaan vastuu on toimitusjohtajalla. Kohta on OYL:n vastainen ja hämärtää OYL:n mukaista vastuunjakoa. Kohdan mukaan toimitusjohtaja voi delegoida osan päätöksentekovallastaan johtoryhmälle. Päätöksentekovaltaa voidaan delegoida yksittäiselle jäsenelle, mutta ei johtoryhmälle. Säännös on yhtiöoikeuden vastainen. Kohdasta saa sen kuvan, että jokaisella valvottavalla tulisi olla oma sisäinen tarkastus. Konsernirakenteessa täytyy voida olla yksi sisäinen tarkastus -toiminto, joka tarkastaa kaikkia konserniyhtiöitä. Kohta on tältä osin ristiriidassa kohdan (153) kanssa. Pienten valvottavien osalta tulisi olla riittävää, että sisäinen tarkastus on järjestetty edellyttämättä varsinaisen sisäisen tarkastuksen toiminnon perustamista. 6.6.2 (126) 6.6.2 (130) Sisäinen tarkastus ei valvo, vaan varmistaa. Johdolla on vastuu valvontajärjestelmästä. Sen varmistaminen, että kaikkia standardin periaatteita sovelletaan myös silloin, kun sisäisen tarkastuksen palveluja ostetaan ulkopuolelta, on liian laaja. Mitä tarkoittaa kyseisestä aihealueesta vastaava? 6.6.3 (137)
LIITE 9(11) Onko sisäinen tarkastus valvontatoiminto vai onko valvonta johdon vastuulla ja sisäinen tarkastus varmistaa tätä? 6.6.3 (139) 6.6.3 (151) 6.6.3 (153) 6.6.5 (163) 6.6.5 (169) 6.6.6 (178) 6.6.6 (179) 6.7 (188) Miten sisäisen tarkastuksen jatkuvuudesta huolehditaan? Pitääkö laatia j atkuvuussuunnitelma? Tähän voisi lisätä ulkoistetut toiminnot. Tytäryhtiön toiminnan laajuus ei ole ainoa kriteeri päättää tytäryhtiön oman sisäisen tarkastuksen perustamisesta. Kuka päättää toimintasuunnitelmasta? Kohta on liian yksityiskohtainen. Kuka esim. päättää mikä on riittävä osaamistaso? Kohtuuton vaatimus. Sisäisellä tarkastuksessa voi olla erityisosaamistarpeita, joita varten joudutaan hankkimaan palveluita ulkopuolelta. Kohdan mukaan palveluntarjoajan osaamistaso, taloudellinen asema ja resurssien riittävyys sopimusaikana on varmistettava. Tämä on erittäin haastava tehtävä. Käytännössä tähän saakka on luotettu palveluntarjoajien hyvään brandiin. Kohdassa edellytetään, että ulkoistami s sopimuksen sopimuskausi sovitaan riittävän pitkäksi. Sisäisen tarkastuksen täytyy kuitenkin voida ostaa ns. "keikkoja". Standardin mukaan c ompi i ane e-toim innolla tulee aina olla yksi nimetty ko. toiminnosta vastaava henkilö. Jos edellytetään, että konsernissa on yksi compliance-toiminnosta vastaava henkilö, jolle kaikki compliance-tehtävissä olevat henkilöt raportoivat, tulee standardissa selkeästi mainita seuraavat Baselin compliance-dokumentissa maininut seikat: compliance-tehtävistä vastaavat henkilöt voivat olla raportointi suhteessa liiketoimintajohtoon kunhan heillä lisäksi on raportointi suhde konsernin compliance-toiminnosta vastaavaan henkilöön, jolla ei ole liiketoimintavastuuta, erilliset tietystä compliance-tehtävästä, kuten riskienhallinnasta tai rahanpesusta vastaavien yksiköiden ei tarvitse olla raportointi suhteessa compliance-toiminnosta vastaavaan henkilöön vaan riittävää, että ko. yksiköt toimivat yhteistyössä keskenään. 6.7 (189) Standardissa tulee tuoda selkeämmin esiin se, että compliance-toiminnolla ei tarkoiteta erityistä omaa compliance-organisaatiota vaan compliance-tehtävistä vastaavaa henkilöstöä yleensä ja että organisatorisesti c ompliac e-toiminto voidaan järjestää mm. siten, että compliance-tehtävistä huolehtivat henkilöt sijaitsevat eri
LIITE 10(11) liiketoimintayksiköissä ja -yhtiöissä ja siten, että tietyistä compliance-tehtävistä, kuten rahanpesusta ja riskienhallinnasta vastaavat erilliset yksiköt. 6.7 (190) Ylimmän johdon vahvistamissa kirjallisissa periaatteissa tulee vahvistaa mm. toiminnon oikeus tehdä tarkastuksia. Compliance-toiminnon tehtävänä on säännösten noudattamisen varmistaminen. Säännösten noudattamista ei voida varmistaa tekemällä jälkikäteen tarkastuksia vaan osallistumalla päivittäiseen työhön liiketoiminnan kanssa ja siten varmistaa säännösten noudattaminen 6.7 (195 ja 199) Standardin mukaan liiketoiminnoista riippumattomalla toiminnolla tarkoitetaan toimintoa, joka ei osallistu liiketoiminnan johtamiseen eikä vastaa sen tuloksellisuudesta. Riippumaton toiminto ei ole edes hallinnollisesti raportointi suhteessa liiketoimintaan tai sen johtoon. Standardissa tulisi selkeämmin tuoda ilmi, mitä riippumattomuudella tarkoitetaan ja miten raportointi suhteet voidaan muodostaa. Baselin compliance-raportin mukaan riippumattomuudella ei tarkoiteta sitä, että compliance-toiminnnossa työskentelevät henkilöt eivät voisi työskennellä lähellä liiketoimintaa ja liiketoimintajohtoa vaan ratkaisevaa on se, että heidän compliance-tehtäviensä ja muiden mahdollisten tehtäviensä välillä ei ole intressiristiriitaa. Dokumentissa todetaan lisäksi, että liiketoimintayksiköissä ja -yhtiöissä olevat compliance-tehtävistä vastaavat henkilöt voivat olla raportointisuhteessa liiketoimintajohtoon kunhan heillä on lisäksi raportointi suhde konsernin compliance-toiminnosta vastaavaan henkilöön, jolla ei ole liiketoimintavastuuta. Edellä mainitut periaatteet tulisi selkeästi käydä ilmi standardista. 6.7 (203) Standardin mukaan compliance-toiminnon toiminta suunnitellaan riskilähtöisesti ja se perustuu vahvistettuun toimintasuunnitelmaan. Käsityksemme mukaan compliancetoiminnolle ei voida tehdä toimintasuunnitelmaa, koska compliance-työ ei ole jälkikäteen tehtävää valvontaa tai tarkastusta vaan liiketoiminnan päivittäiseen työhön osallistumista ja sen varmistamista, että liiketoiminnassa toimitaan säädöksiä noudattaen ja että uudet säädökset huomioidaan toiminnassa. Koska compliancetoiminto ei voi vaikuttaa uusien säännösten valmisteluun ja voimaantuloon, ei toimintasuunnitelmaakaan voida tehdä. Compliance-toimintoa koskevat määräykset sisältävät itsevalvonnan piirteitä. Toisaalta todetaan, että ko. toiminto ohjeistaa ja kouluttaa ja toisaalta valvoo. Ts. toiminto valvoo, että sen laatimia ohjeita noudatetaan. 6.1.3 (16), 6.2.1 (29), 6.2.2 (35),, 6.3.1 (40) 6.3.2 (54), 6.4.1 (75), 6.4.4 (103) 6.6.3 (135,137) 6.6.5 (161) ja 6.7 (183,190) Kohdissa säädetään lukuisista periaatteista: 1) Henkilöstöä koskevat periaatteet, 2) Valvottavan tiedottamisperiaatteet, 3) Sisäisen tiedottamisen periaatteet ja tiedottamisvastuut, 4)Valta-ja vastuusuhteiden ja raportointivelvollisuuksien määrittely, 5) Kirjalliset toimintaperiaatteet eturistiriitojen tunnistamiseen, 6) Periaatteet, joilla varmistetaan, että johto täyttää standardin 1.4 edellytykset, 7)
LIITE 11(11) Ylimmän johdon kirjallinen työjärjestys, 9) Sisäisen tarkastuksen kirjalliset toimintaperiaatteet, 10) Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma ja 11) Kirjalliset periaatteet, joilla säännösten luotettava noudattaminen varmistetaan Nämä kaikki asiakirjat on laadittava jokaisessa valvottavassa, sen koosta, toiminnan laajuudesta ja rakenteesta riippumatta - raskaalta tuntuva vaatimus. Olisi selkeämpää lähteä siitä, että velvoittavat määräykset ja periaatteet voisi suoraan lukea standardista, ei tarvitsisi kirjata ja ylimmällä johdolla vahvistaa erillisiä periaatteita.