JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä Versio: 20.3.2008 Julkaistu: 15.12.2003 Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 1 2 Soveltamisala... 1 3 Termit ja määritelmät... 2 4 JHS-työn prosessi... 2 4.1 JHS-suositusaiheiden arviointi ja valinta... 2 4.2 JHS-suositushankkeen käynnistäminen... 3 4.3 Työryhmän kokoaminen... 3 4.4 JHS-suosituksen laatiminen ja rakenne... 3 4.5 Palautteen kerääminen ja huomioiminen... 3 4.6 Suosituksen hyväksyminen... 4 4.7 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen... 4 4.8 Suosituksen ylläpito ja lakkauttaminen... 5 5 Avoimuusperiaatteet... 5 6 Opastavat tiedot... 5 1 Johdanto Tämä suositus määrittelee Julkisen hallinnon suositusjärjestelmän, sen tavoitteet, toimijat sekä JHSsuositusten laadintaprosessin. Suositus on tarkoitettu JHS-suosituksen tekoa suunnitteleville, suositusta tekeville ja JHS-prosessista kiinnostuneille henkilöille. Samalla suositus toimii JHS-jaoston työtä vakioivana ja yhtenäistävänä dokumenttina. JHS-järjestelmän tehtävä on parantaa julkisen hallinnon tuottavuutta parantamalla edellytyksiä palvelujen ja toimintojen kehittämiselle sekä tehostamalla olemassa olevan tiedon hyödyntämistä. JHS-järjestelmän tarkoituksena on myös edistää yhteistyötä, tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja turvallisuutta julkisen hallinnon sisällä sekä julkisen ja yksityisen sektorin välillä. JHS-järjestelmän painopistealueet on määritelty JHS-strategiassa. 2 Soveltamisala Tämä JHS-suositus koskee JHS-työn prosessia ja kaikkia JHS-suosituksina julkaistavaksi aiottuja dokumentteja, niiden laadintaa, hyväksyntää, julkaisua ja ylläpitoa. JHS-järjestelmän kohdealue on kaikki julkisen hallinnon palveluiden tuottamiseen ja käyttöön liittyvät toimintatavat sekä tietotekniset ratkaisut että olemassa olevien tietovarastojen hyödyntäminen. Sisällöltään JHS voi olla julkishallinnossa tai sen sektorilla käytettäväksi tarkoitettu yhtenäinen menettelytapa, määrittely tai ohje. JHS-suositusten käyttäjinä ovat useimmissa tapauksissa tietohallinnon ja tietotekniikan ammattilaiset, toiminnan kehittäjät ja hankinnoista vastaavat julkishallinnossa tai julkiselle sektorille tietotekniikkaratkaisuja ja -palveluita tuottavissa yrityksissä. Suositus on usein luonteeltaan myös sellainen, että sillä on käyttöarvoa julkishallinnon organisaation toimintaa ja tietohallintoa ohjaaville ja kehittäville henkilöille. 1/5
3 Termit ja määritelmät JHS Julkisen hallinnon suositus. JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. JHS-järjestelmä JUHTAn hallinnoima organisaatio ja menettelytapaohjeisto, jonka tehtävänä on koordinoida JHS-suositusten toimialuetta, aiheita ja JHS-prosessia sekä vastata JHS-suosituskannan hallinnoinnista. JHS-järjestelmä tukee JUHTAn toimialueeseen kuuluvaa julkisen hallinnon tietotekniikan edistämistä ja tietotekniikan käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Keskeinen toimija JHS-järjestelmässä on JHS-jaosto. JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta, joka on perustettu asetuksella 854/88. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHS-suositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. 4 JHS-työn prosessi 4.1 JHS-suositusaiheiden arviointi ja valinta Aloite JHS-suositushankkeeksi voi syntyä useammalla eri tavalla: JHS-jaosto käynnistää hankkeen omasta tai JUHTAn aloitteesta Tunnistetaan valmis ohje tai muu dokumentti, joka voitaisiin sellaisenaan tai muokattuna tuoda JHSjärjestelmän piiriin Saadaan aloite JHS-järjestelmän sidosryhmältä Aloitteet arvioidaan JHS-jaostossa, jossa kiinnitetään huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin: JHS-suosituksen tulee pääsääntöisesti olla käyttökelpoinen sekä valtion- että kunnallishallinnolle JHS-suositus ei saa olla ristiriidassa SFS-standardien tai Suomea velvoittavien eurooppalaisten standardien tai normien kanssa. JHS voi kuitenkin suositella yksittäisen standardin käyttöä tai ohjeistaa standardien soveltamista Suositusaiheita, jotka täyttävät yllämainitut ehdot, arvioidaan seuraavilla kriteereillä: Käyttökelpoisuus Tarpeellisuus Kohderyhmät Vaikutus tuottavuuteen Käyttöönoton realistisuus Arvioinnin suorittaa JHS-jaosto. Arvioinnin perusteella suositusaiheet joko hylätään, jätetään odottamaan lisäselvityksiä tai otetaan toteuttamisohjelmaan. 2/5
4.2 JHS-suositushankkeen käynnistäminen Suositushanke on esivaiheessa niin kauan, kunnes JHS-jaosto on hyväksynyt hankkeen työsuunnitelman. Työsuunnitelmasta tulee käydä ilmi: Suosituksen aihe Soveltamisala Suhde toisiin JHS-suosituksiin ja muihin ohjeisiin, normeihin tai standardeihin Aikataulu Käyttöönottosuunnitelman luonnos (ylläpitäjä, voimassaoloaika, käyttöönottoa tukevat toimenpiteet) Mahdollisen työryhmän osallistujat ja muut hankkeen käytössä olevat resurssit 4.3 Työryhmän kokoaminen Kun JHS-jaosto on päättänyt, että suosituksen laadinta aloitetaan, se nimeää työlle vastuuhenkilön, joka toimii myös mahdollisen työryhmän puheenjohtajana. Suosituksen laatiminen voidaan organisoida muutenkin kuin työryhmän toteuttamana. Erityisesti, jos suositus laaditaan suoraan jo olemassa olevasta materiaalista, voi työn suorittaa esim. yksittäinen asiantuntija. Tällöin JHS-jaosto arvioi tarpeen perustaa hankkeelle tulisi perustaa erillinen ohjausryhmä. Työryhmän kokoaminen on ensisijaisesti vastuuhenkilön tehtävä. Työryhmän kokoonpano voi tapauksesta riippuen perustua kutsuttuihin asiantuntijoihin tai avoimeen hakuun. Työryhmän puheenjohtaja päättää jäsenten valinnasta, tarjolla olevien henkilöiden asiantuntemuksen perusteella. Jäsenten ei tarvitse työskennellä julkisella sektorilla. JHS-jaosto voi nimittää oman edustajansa kaikkiin JHS-työryhmiin. JHSsihteerillä on osallistumisoikeus työryhmien kokouksiin. 4.4 JHS-suosituksen laatiminen ja rakenne Suosituksen rakennetta ei ole ennalta tarkasti määritelty. Informatiivisuuden ja käyttökelpoisuuden takia suosituksen tulee kuitenkin sisältää varsinaisen suositusosan lisäksi seuraavat osiot: Johdanto, jossa kuvataan suosituksen tavoite Soveltamisala, jolla ohjataan tai rajataan suosituksen käyttöä Termit ja määritelmät Opastavat tiedot, jossa kerrotaan mistä tai keneltä suosituksesta saa lisätietoja ja kenelle voi antaa suosituksesta palautetta. Suositukselle on laadittava myös JHS 143 suosituksen mukainen metatietokuvaus. Kun suositusluonnos on valmis palautekierrosta varten, toimitetaan luonnos JHS-jaostolle. Suositusluonnoksen laatinut ryhmä voi myös itse ottaa kantaa siihen, keneltä palautetta olisi syytä pyytää. 4.5 Palautteen kerääminen ja huomioiminen JHS-jaosto sopii suositusta laativan työryhmän kanssa palautteen keräämisestä. Palautetta pyydettäessä on varmistettava, että kaikki oleelliset intressitahot tulevat kuulluiksi. Tätä varten ylläpidetään listaa organisaatioista, joilta palautetta yleensä pyydetään, ja jota listaa voidaan täydentää tapauskohtaisesti valituilla palautteen antajilla.. Mikäli suositus kohdistuu esimerkiksi ohjelmistoratkaisuihin, on tärkeää, että ohjelmistotoimittajille annetaan mahdollisuus palautteen antamiseen. Palautepyynnöt julkaistaan myös JHSjärjestelmän www-sivuilla ja suositusluonnokset ovat vapaasti kaikkien kommentoitavissa. Palautteen keräämisen tarkoitus on auttaa arvioimaan, onko luonnos kypsä JHS-suositukseksi. Kypsyyttä arvioidaan luonnoksen kieliasun, sisällön kattavuuden ja suosituksen merkittävyyden perusteella. Palautteenantajat voivat esittää suositusluonnoksen: Hyväksymistä muutoksitta Hyväksymistä muutoksin (muutosehdotukset eriteltävä) Hylkäämistä (vastustamisperusteet esitettävä) Aikaa palautteen antamiseen on annettava vähintään kolme viikkoa palautepyynnön julkaisemisesta. 3/5
Suosituksen laatinut taho tekee saadusta palautteesta yhteenvedon ja kuvauksen palautteen huomioimisesta. Palautteen perusteella päivitetty suositusluonnos ja palauteyhteenveto toimitetaan JHS-jaostolle jatkokäsittelyä varten. Työryhmän tehtävä on arvioida ja suhteuttaa palautteen aiheuttamat muutostarpeet suositusluonnokseen. Erityisesti vastustusperusteet on tutkittava huolellisesti ja niihin on vastattava. Suositukselle tulee laatia myös käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma, jossa on ehdotukset: Suosituksen käyttöönoton edistämiseen liittyviksi toimenpiteiksi (esim. koulutus, tiedottaminen ja markkinointi) Suosituksen ylläpidosta vastaavaksi tahoksi Suosituksen voimassaoloajaksi 4.6 Suosituksen hyväksyminen Suositusluonnos, palauteyhteenveto ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma käsitellään JHS-jaostossa. Mikäli JHS-jaosto katsoo tarpeelliseksi tehdä merkittäviä muutoksia sille käsiteltäväksi jätettyyn suositusluonnokseen, on niistä neuvoteltava suositusluonnoksen laatineen tahon kanssa. Luonnoksen valmistelijalla on oikeus vaatia myös uutta palautekierrosta, jos muutosten katsotaan muuttaneen suosituksen luonnetta ja olevan ristiriidassa saatujen saadun palautteen kanssa. Mikäli vastustavaa palautetta on paljon suhteessa kokonaismäärään, tulee jaoston palauttaa suositusluonnoksen käsittelyyn ja uudelle palautekierrokselle tai laatia yhdessä suositusluonnoksen laatijatahon kanssa erillinen perustelumuistio JUHTAn käsittelyä varten. JHS-jaosto päättää suositusluonnoksen käsittelyn jatkotoimenpiteistä. Jatkotoimenpiteenä suositusluonnos voidaan toimittaa JUHTAlle päätettäväksi suositusluonnos voidaan palauttaa sen laatineelle ryhmälle jatkotyöstämistä varten suositusluonnos voidaan hylätä, mikäli palautteenantajat eivät näe luonnoksen julkaisemista JHSsuosituksena perusteltuna JHS-jaosto voi tehdä suositusluonnokseen vähäisiä muutoksia kuultuaan ao. valmistelutahoa luonnos voidaan toimittaa loppueditointia varten jollekin muulle taholle JHS-jaosto toimittaa suositusluonnoksen JUHTAlle hyväksyttäväksi ja tekee JUHTAlle myös esityksen suosituksen voimassaoloajasta. Suosituksen valmistellut työryhmä voi myös esittää suositukselle voimassaoloaikaa, joka on tyypillisesti 3-5 vuotta julkaisemisesta. JHS-sihteeri huolehtii siitä, että JHS-ehdotus on valmis vietäväksi JUHTAn käsittelyyn. JUHTAlle toimitetaan lopullinen versio suosituksesta ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma. JHS-jaosto päättää kuka esittelee JHS-ehdotuksen JUHTAn kokouksessa (JHS-jaoston puheenjohtaja, JHS-sihteeri, työryhmän jäsen tai muu asiantuntija). JHS-jaoston puheenjohtajalla ja JHS-sihteerillä on oikeus osallistua JUHTAn kokouksiin. JUHTA hyväksyy suosituksen sellaisenaan, tai palauttaa sen JHS-jaostolle. JHS-jaosto voi joko hylätä palautetun suositusluonnoksen kokonaan tai tehdä siihen tarvittavat muutokset yhdessä työryhmän kanssa, mikäli kyse on pienistä muutoksista, joilla ei ole merkittävää vaikutusta suosituksen sisältöön. Tällöin suositus katsotaan hyväksytyksi, kun pyydetyt muutokset on tehty ja JUHTAn jäsenille tiedotettu asiasta. Mikäli kysymys on huomattavista muutoksista, voi JHS-jaosto päättää suositusluonnoksen palauttamisesta suositusluonnoksen laatineelle taholle uusintakäsittelyyn, jolloin järjestetään tarvittaessa myös uusi palautekierros. Myös suositusluonnoksen laatineella taholla on oikeus vaatia suositusluonnoksen palauttamista sen käsiteltäväksi, jos katsotaan, että suosituksen luonne on muuttunut muutosten johdosta. 4.7 Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen Hyväksytylle suositukselle annetaan JHS-numero ja se julkaistaan JHS-järjestelmän www-sivuilla, josta suosituksen teksti on vapaasti haettavissa. Suosituksia ei julkaista paperimuodossa. Julkaisemisesta tiedotetaan eri tiedotuskanavia käyttäen. Tärkeimmät tiedotuskanavat ovat JHS-järjestelmän verkkosivut, joilla julkaistaan kaikki suositukset ja tietoa meneillään olevista hankkeista sekä JHS-jakelulista (tilaukseen perustuva sähköpostilista, jonka tilaajille lähetetään tietoa JHS-järjestelmän ajankohtaisista asioista). Uusista tai perusteellisesti uudistetuista suosituksista laaditaan pääsääntöisesti myös lehdistötiedote. JHSjärjestelmän puitteissa järjestetään myös tarpeen mukaan seminaareja ja keskustelutilaisuuksia. Tietoa levitetään myös läheisten sidosryhmien verkostojen kautta. Palautteenantajille toimitetaan tieto suosituksen julkaisemisesta ja palauteyhteenveto. 4/5
4.8 Suosituksen ylläpito ja lakkauttaminen Suositusten ajantasaisuutta on arvioitava riittävän usein. Erityistä seurantaa tarvitsevilla suosituksilla tulisi olla selkeä vastuutaho, joka ehdottaa JHS-jaostolle toimenpiteitä, kun ylläpitotarpeita ilmenee. Mikäli muuta vastuutahoa ei löydy, voidaan esim. suositusta laatineen työryhmän jäsenistä tai muista asiantuntijoista muodostaa seurantaryhmä. Mahdolliset ylläpitotoimenpiteet suosituksille: Korjaukset: jos suosituksessa on virheitä (esim. vanhentuneita viittauksia toisiin dokumentteihin), voidaan korjaukset tehdä välittömästi ja kirjata muutoshistoriaan Päivitys: jos kyse on pienistä muutoksista, jotka eivät muuta suosituksen luonnetta, voidaan ne hyväksyä JHS-jaoston päätöksellä ja saattaa JUHTAlle tiedoksi Uudistaminen: jos suositukseen tehdään oleellisia muutoksia, noudatetaan uuden suosituksen laadintaprosessia Lakkauttaminen: JHS-jaosto voi esittää vanhentuneen suosituksen lakkauttamista JUHTAlle JHS-jaostolla on velvoite tarkistaa suositusten ajantasaisuus säännöllisin väliajoin, erityisesti niiden voimassaoloajan päättyessä. Voimassaoloaikaa voidaan jatkaa JHS-jaoston päätöksellä, mikäli aihetta muihin toimenpiteisiin ei ole. Suositusten käyttäjille on tarjottava kanava kommentoida tehtyjen suositusten sisältöä ja ajantasaisuutta sekä tehdä ehdotuksia päivitysprosessin käynnistämisestä. JHS-jaosto kerää ja käsittelee palautteet suosituksista ja vastaa saatuun palautteeseen. Merkityksensä menettäneen suosituksen voimassaolo voidaan lakkauttaa. Ennen lakkauttamista järjestetään palautekierros, jossa kartoitetaan mahdollinen tarve suositukselle. Päätöksen voimassaolon lakkauttamisesta tekee JUHTA JHS-jaoston esityksestä. Tieto voimassaolon päättymisestä julkaistaan ja säilytetään JHSjärjestelmän www-sivuilla. 5 Avoimuusperiaatteet JHS-jaosto pyrkii työssään mahdollisimman suureen avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen. JHS-jaoston pöytäkirjat ja keskeiset dokumentit, kuten toimintasuunnitelma, julkaistaan verkossa ja käynnissä olevista hankkeista pyritään tiedottamaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa sekä työn edistyessä, jotta voidaan antaa mahdollisuus palautteen antamiseen jo ennen varsinaista palautevaihetta. 6 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh. (09) 16001, sähköposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi. JHS-järjestelmän verkkosivut: http://www.jhs-suositukset.fi 5/5