1 KOKOUSKÄYTTÄYTYMISEN OPETUSPAKETTI / TEEKOO 1. KOKOUKSEN VALMISTELU 1.1. Kokouskutsu Kokouksen tehtävänä on panna alulle asia tai aate, viedä sitä eteenpäin, kehittää ja toteuttaa. Kokouksessa päättävät asioista ne ihmiset, jotka ovat läsnä. Kokouksia on kahdenlaisia, yleisiä ja yksityisiä. Yleisiin kokouksiin voivat osallistua kaikki, jotka pitävät kokouksessa käsiteltävää asiaa tärkeänä ja haluavat toimia sen puolesta. Yksityisiin kokouksiin voivat osallistua vain ne, jotka ovat kyseisen kerhon, yhdistyksen tai järjestön jäseniä tai jotka erikseen kutsutaan kokouksiin. Asiat, joita kokouksissa käsitellään, ovat tärkeitä. Siksi kokous on aina huolellisesti valmisteltava, johdettava ja kirjattava muistiin. Kokouksen valmisteluun liittyvät asiat voidaan jakaa neljään pääkohtaan, jotka ovat: - kokouskutsu - asia- tai esityslista - asioiden valmistelu - käytännön valmistelut. Yhdistyksen säännöissä määrätään, miten ja milloin kokouskutsu on esitettävä. kokous on laillinen, jos kutsu on annettu ajoissa ja sääntöjen määräämällä tavalla. Kutsun tulee sisältää seuraavat tiedot: - yhdistyksen nimi - kutsun päiväys - kokouksen laatu (johtokunnankokous, kuukausikokous) - kokoontumisaika - kokouspaikka - käsiteltävät asiat - kutsun allekirjoitus (useimmiten pj.). Kokouksessa käsiteltävät asiat voidaan ilmaista täydellisinä lauseina (Päätetään ruokalistasta.) tai pelkästään luettelona (Ruokalistasta päättäminen). Yhdistyslain mukaan on yksilöityinä mainittava yhdistyksen sääntöjen muuttaminen, yhdistyksen purkaminen, kiinteän omaisuuden osto, myynti tai kiinnittäminen. Kun sihteeri laskee kutsun antopäivää, voi hän laskea päiviin mukaan joko tuon antopäivän tai kokouspäivän, mutta ei molempia.
2 Asiakirja-asettelun mukainen kokouskutsu: 1 Pelastakaa aamu-uniset ry. Kokouskutsu Unihiekankuja 3 90909 HÖYHENSAARET 25.1.2012 8 Kuukausikokous 10 Aika torstaina 4.2.2009 klo 5.30 12 Paikka Nukku-Matin peräkamari, Unihiekankuja 3 14 Käsiteltävät asiat 1 Edustajan valitseminen tuutulaulukilpailuun 2 Määrärahan anominen herätyskellojen ostoon Jukka Uni Puheenjohtaja Kokouskutsuun voi halutessaan liittää koko asialistan.
3 1.2. Asia- tai esityslista Asialista on luettelo kokouksissa esille tulevista asioista, jotka numeroidaan hallituksen/johtokunnan esittämän käsittelyjärjestyksen mukaisesti. Esityslistan yhdessä tai useammassa kohdassa hallitus/johtokunta/työryhmä tms. esittää kokoukselle päätösehdotuksen. Asiakirja-asettelun mukainen asialista: Pelastakaa aamu-uniset ry. Unihiekankuja 3 90909 HÖYHENSAARET Asialista 4.2.2012 Kuukausikokous 1 Kokouksen avaaminen 2 Kokouksen järjestäytyminen 3 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 Asialistan hyväksyminen 5 Edustajan valitseminen tuutulaulukilpailuun 6 Määrärahan anominen herätyskellojen ostoon 7 Muut esille tulevat asiat 8 Kokouksen päättäminen 1.3. Asian valmistelu 1.4. Käytännön valmistelut Johtokunta, hallitus tai toimikunta valmistelee esille tulevat asiat. Asioille hankitaan taustatietoja ja sovitaan asian esittelystä. Kun etukäteen käydään läpi asiasta mahdolliset aikaisemmat päätökset ja kokemukset, tutkitaan taloudellinen tilanne, kuullaan asiantuntijoita jne., on itse kokouksessa helppo vastata kysymyksiin ja varmistaa, että tehtävä päätös on mahdollisimman hyvä. Kokoustilan on oltava sopivan kokoinen ja helppojen kulkuyhteyksien takana. Kaikille tulijoille pitäisi löytyä istuin. Tila pitäisi tuulettaa. Puheenjohtajalle ja sihteerille on oltava pöytätilaa. Tarvittava kokousmateriaali varataan paikalle: nuija, paperia, äänestysliput ja vaaliuurna. Piirtoheittimen ja muiden laitteiden kunto olisi hyvä tarkistaa ennen kokousta.
4 2. KOKOUKSEN YLEISKULKU 2.1. Kokouksen avaus 2.2. Järjestäytyminen Yleensä viralliset kokoukset etenevät melkein samalla tavalla: 1. avaus 2. järjestäytyminen 3. laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4. asia- tai esityslistan hyväksyminen ja menettelytavoista sopiminen 5. edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen (ellei toisin tarkisteta) 6. ilmoitusasiat 7. varsinaiset kokousasiat eli päätösasiat 8. muut mahdolliset asiat 9. kokouksen päättäminen. Kokous aloitetaan täsmällisesti siihen aikaan, joka kutsussa on mainittu. Puheenjohtaja kiinnittää yleisön huomion kolmella nuijan kopautuksella, toivottaa yleisön tervetulleeksi ja avaa kokouksen. KOPS KOPS KOPS Tervetuloa hyvät x-yhdistyksen jäsenet tähän kokoukseen. Julistan kokouksen avatuksi/avaan kokouksen. KOPS Avauksen tulee olla innostava. Puheenjohtaja voi lyhyesti mainita käsiteltävistä asioista, toivoa aktiivista keskustelua ja kertoa olevansa iloinen osanottajamäärästä tms. Koollekutsuja hoitaa kokouksen puheenjohtajan vaalin. Valittu puheenjohtaja ottaa sitten tehtävän vastaan kiittäen saamastaan luottamuksesta ja jatkaa järjestäytymistä. Seuraavaksi kokoukselle valitaan sihteeri ja mahdolliset muut toimihenkilöt (2 pöytäkirjantarkastajaa ja ääntenlaskijaa). Pöytäkirjantarkastajia ei valita, jos kokous itse tai seuraava kokous tarkistaa pöytäkirjan. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja. Onko ehdotuksia? Meimi Menninkäinen valittu kokouksen puheenjohtajaksi. 2.3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Puheenjohtaja selostaa laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot ja sitten osoittaa, että ne on täytetty. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden edellytyksenä on - että kutsu on ilmoitettu sääntöjen määräämällä tavalla - että kutsu on annettu sääntöjen määräämässä ajassa - että kutsussa on mainittu erikseen sellaiset asiat, joiden päättäminen edellyttää tällaista mainintaa - että riittävä määrä osanottajia on paikalla (yhdistyslaki katsoo kaksi osanottajaa riittäväksi, mutta yhdistysrekisteritoimistosta kerrotaan, että puheenjohtaja voi yksinkin kokoustaa päätösvaltaisesti). Siirrytään kohtaan kolme: laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen. Yhdistyksen sääntöjen mukaan kokous tulee kutsua koolle vähintään seitsemän päivää ennen kokousta. Lisäksi kokouksesta on ilmoitettava henkilökohtaisella kirjeellä. Kokouksesta on ilmoitettu tammikuun 25. päivänä kirjeitse. Kutsu kuuluu seuraavasti (pj/siht. lukee kutsun). Totean, että kutsu on annettu sääntöjen määräämällä tavalla ja sääntöjen määräämässä ajassa (ja että kutsussa on viitattu niihin asioihin, jotka yhdistyslain mukaan kutsussa on mainittava, jotta niistä voitaisiin tehdä päätös). Avaan keskustelun kokouksen laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta. KOPS Päätän keskustelun. KOPS Kokous on todettu lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
5 Mikäli kokous ei ole laillisesti kokoon kutsuttu, ovat sen tekemät päätökset moitteenvaraisia Puheenjohtajan pitäisi lopettaa siis laiton kokous heti alkuunsa. Ellei kuitenkaan oikeuskannetta nosteta kolmen kuukauden kuluessa päätöksestä, ovat kokouksen päätökset pitäviä. 2.4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen Sihteeri lukee pöytäkirjan. Kokoukselta tiedustellaan, oliko se kokouksen kulun ja päätösten mukaan laadittu. Ellei huomautuksia esiinny, se hyväksytään. Sihteeri tekee siitä merkinnän kokouksesta laadittavaan pöytäkirjaan. Pyydän sihteeriä lukemaan pöytäkirjan. Pöytäkirja luetaan. Onko huomauttamista pöytäkirjasta? Tauko. Totean pöytäkirjan hyväksytyksi. KOPS 2.5. Esityslistan hyväksyminen ja menettelytavat 2.6. Ilmoitusasiat Jos esityslista on jaettu osallistujille monisteena, sitä ei tarvitse lukea. Ellei sitä ole jaettu, se on luettava. Seuraavaksi käsitellään esityslistan hyväksyminen. Käsittelemmekö asiat esityslistan mukaisessa järjestyksessä? Tauko. Esityslista hyväksytty KOPS tai Esityslista hyväksytty siten muutettuna, että kohta 28 nostetaan kohdaksi 5. KOPS Kokouksen aikana voidaan vielä tehdä esityslistan järjestykseen muutoksia. Menettelytavoista sovittaessa on syytä sopia, että noudatetaan ns. kannatusmenettelyä. Tällöin asiaäänestyksiin otetaan mukaan vain sellaiset esitykset, joita on kannatettu. Pääehdotus tulee aina mukaan äänestykseen. Voitaneen sopia siitä, että asiaäänestyksiin tulevat vain kannatetut ehdotukset. Kannatukseksi katsotaan vain sellainen puheenvuoro, joka on pyytämällä saatu. Kun kerrankin on jäsenistöä paikalla, voi olla hyvin tärkeätä kertoa tiettyjä ilmoitusluonteisia asioita, kuten - aikaisempien päätösten toimeksipanoja - tietoja uusista jäsenistä - tulevan yhteisen tapahtuman ennakkotietoja... Ellei puheenjohtajalla ole tällä kohtaa tiedossaan varsinaisia asioita, on hänen suositeltavaa kysyä: Onko kokoukselle mitään ilmoitettavaa? Ellei ilmoitettavaa ole, kohta todetaan käsitellyksi: Näin on ilmoitusasiat käsitelty. Merkitään pöytäkirjaan. KOPS Esityslistan kohta kuusi loppuunkäsitelty. KOPS 2.7. Muut mahdolliset asiat Kokouksen asiat on käsitelty. Haluaisiko joku vielä esittää kokoukselle jotakin? Tässä kohdassa ei ole syytä päätöksiä, vaan asiat on jätettävä evästyksenä johtokunnalle tai tietylle toimikunnalle. Näin voidaan asiat valmistella kunnolla ja myös poissaolijoille varataan tilaisuus päätöksentekoon. 2.8. Kokouksen päättäminen Kokous on päättynyt. KOPS KOPS
6 3. VARSINAISET PÄÄTÖSASIAT JA NIIDEN KÄSITTELY Asian käsittely tapahtuu ns. asiankäsittelykaavan mukaan. Siinä kohta kohdalta edetään asian käsittelyssä kohti päätöksentekoa. Kaava helpottaa keskustelun kiinteyttämistä, varmistaa tasapuolisen käsittelyn ja antaa tarvittavat muodot päätöksenteolle. 3.1. Asian esittely 3.2. Asiasta keskustelu Asian esittelee joko puheenjohtaja tai hän pyytää hallituksen edustajaa tai asiaa valmistellutta henkilöä esittelemään asian. Tämä puheenvuoro muodostaa pohjan keskustelulle. Siitä voi tulla päätösesitys, jota kutsutaan pääehdotukseksi. Se tulee mukaan äänestykseen kannattamattomanakin. Esittelyn jälkeen puheenjohtaja kiittää mahdollista esittelijää ja kehottaa osallistujia keskustelemaan asiasta sekä tekemään ehdotuksia asiasta. Keskustelun voi avata nuijan kopautuksella. Puheenvuorot jaetaan pyyntöjärjestyksessä (paitsi työjärjestyspuheenvuoro ja selvennyspuheenvuoro). Kunkin on saatava puhua toisten häiritsemättä ja keskustelun on pysyttävä asiassa. Kokous vaatii usein tiukkaakin ohjaamista. Erilaiset puheenvuorot esitellään luvussa 4. 3.3. Keskustelun päättäminen Keskustelun lopettamisen rajaus on tärkeä. Kun pyydetyt puheenvuorot on käytetty, lopettaa puheenjohtaja keskustelun nuijan kopautuksella. Sen jälkeen ei puheenvuoroja asiasta enää sallita. Asiasta pyydetyt puheenvuorot on käytetty. Keskustelu on päättynyt. KOPS 3.4. Ehdotusten toteaminen ja tarkistaminen Keskustelun aikana puheenjohtaja tekee muistiinpanoja. Keskustelun päätyttyä hän varmistaa tehdyt ehdotukset. Muistiinpanoihin kirjataan sarakkeisiin ehdottaja, asia, kannattaja ja ehdotuslaji. Kokouksessa noudatetaan kannatusmenettelyä. Se tarkoittaa, että asiaäänestykseen otetaan vain kannatetut ehdotukset. Pää- ja henkilöehdotukset eivät tarvitse kannatusta. Merkintöjeni mukaan tehtiin keskustelun kuluessa seuraavat ehdotukset. Matti ehdotti, että ostetaan kitara. Häntä kannatti Maija. Teppo esitti, että hankkisimme viulun, mutta kukaan ei kannattanut häntä, joten tämä ehdotus raukeaa. Lisäksi Seppo esitti, että hankitaan luuttu ja häntä kannatti Siiri. Olenko ymmärtänyt ehdotukset oikein? Selostus hyväksyttäneen. KOPS 3.5. Äänestystavasta päättäminen Puheenjohtajan on todettava, mitä säännöt sanovat äänestystavasta. Ellei mainintaa säännöissä ole, on ennen äänestystä sovittava äänestystavasta. Asiasta on äänestettävä. Esitän, että käytämme kättennostoäänestystä. Hyväksytäänkö? Hyväksytään. KOPS 3.6. Äänestysjärjestyksestä päättäminen Puheenjohtaja esittää laatimansa äänestysjärjestyksen kokouksen hyväksyttäväksi. Ehdotuksesta on käytävä selville, miten lopullinen päätös syntyy. Teen seuraavan ehdotuksen äänestysjärjestykseksi. Ensin ovat vastakkain Matin ehdotus kitaran hankinnasta ja Sepon ehdotus luutun hankinnasta. Seuraavaksi vastakkain ovat edellisessä voittanut ja Georgen hylkäysehdotus. KOPS
7 3.7. Äänestäminen Puheenjohtaja äänestää muiden mukana. Jos äänet menevät tasan, voittaa puheenjohtajan kannattama ehdotus. Vaaleissa ratkaisee yleensä arpa äänten mennessä tasan. Nyt nostavat kätensä ylös ne, jotka kannattavat Matin ehdotusta. Kuusi kättä. Ja nyt nostavat kätensä ylös ne, jotka kannattavat Sepon ehdotusta. Kahdeksan ääntä. Tässä äänestyksessä voitti Sepon ehdotus. Nyt nostavat kätensä ylös ne, jotka kannattavat Sepon ehdotusta. Viisi kättä. Ja sitten nostavat kätensä ylös ne, jotka ovat asian hylkäyksen kannalla. Yhdeksän kättä. 3.8. Äänestyksen tuloksen julistaminen Hylkäysehdotus on voittanut äänestyksen äänin 9-5. Äänestys hyväksyttäneen? Hyväksytään. KOPS PÄÄTÖKSESTÄ ILMOITTAMINEN Kokous on siis päättänyt, että koko asiankohta hylätään eikä mitään soittimia hankita tällä kertaa. KOPS Päätöksen ilmoittamisen jälkeen on tuotava ERIÄVÄ MIELIPIDE pöytäkirjaan, jos haluaa osoittaa, ettei ole ollut myötävaikuttamassa päätöksen syntyyn. TEPPO: Puheenjohtaja, päätökseen. Esitän eriävän mielipiteen... Eriävä mielipide on suullinen sekä perustelematon ja se merkitään pöytäkirjaan. VASTA- LAUSE esitetään suullisesti ja perustellusti ja se toimitetaan myös kirjallisena pöytäkirjan liitteeksi. Eriävällä mielipiteellä ja vastalauseella vapautuu lähinnä moraalisesta vastuusta, mutta mahdollisesti myös taloudellisesta vastuusta. 3.9. Asian käsittelyn lopettaminen Puheenjohtaja julistaa asian käsittelyn loppuneeksi.
8 4. ERILAISET PUHEENVUOROT Osallistuja pyytää puheenvuoron, saa sen pyyntöjärjestyksessä ja pyrkii saamaan näkemykselleen kannattajia. Puheenvuorossa pitäisi olla puhuttelu, perustelut, selkeys, tavoitteellisuus, tehokkuus, lyhyys ja napakkuus. JOHTO- ELI ALUSTUSPUHEENVUORO esittelee asian. Sitä käytetään ennen keskustelua. Johtopuheenvuoron käyttää puheenjohtaja, asian esittelijä tai alustaja. KESKUSTELUPUHEENVUORO voi olla luonteeltaan ehdotuspuheenvuoro, kannatuspuheenvuoro, tiedustelupuheenvuoro tai vaikkapa vastustuspuheenvuoro. SELVENNYS- ELI VASTAUSPUHEENVUORO on vastaus esitettyyn kysymykseen ja se annetaan välittömästi ohi muiden puheenvuoropyyntöjen. TYÖJÄRJESTYSPUHEENVUORO pyydetään: Puheenjohtaja, työjärjestykseen. Puheenvuoro on annettava välittömästi. Siinä esitettävistä asioista päätetään heti. Työjärjestyspuheenvuorossa voidaan ilmoittaa kokoukselle jotakin tärkeää, ehdottaa puheenvuorojen rajaamista, aihepiirin rajaamista, tauon pitämistä tai moittia puheenjohtajan toimintaa. Työjärjestyspuheenvuoro ei saa koskea käsitteillä olevaa asiaa. Puheenjohtajalle ovat lisäksi tarpeen erilaiset kokouksen johtamiseen liittyvät puheenvuorot. Kun hän haluaa käyttää normaalin jäsenpuheenvuoron, hän merkitsee sen puheenvuorolistaan. Puheenvuoronsa alussa hän toteaa. Tähän kohtaan olen merkinnyt itselleni puheenvuoron. Saanen käyttää sen? Puheenvuorot pyydetään joko suullisesti tai kirjallisesti. Puheenvuoropyynnöt pitää ilmaista selkeästi ja kuuluvasti: Puheenjohtaja, Kylmänen. Pyynnön yhteydessä on hyvä mainita nimensä. PUHEENJOHTAJAN KESKUSTELUMUISTIINPANOT Puheenjohtaja kirjaa keskustelun aikana tehdyt ehdotukset ja kannatukset muistiinpanoihinsa. Muistiinpanot kannattaa laatia neljään sarakkeeseen: Esittäjä Asia Kannattaja Ehdotuslaji
9 5. ÄÄNESTÄMINEN 5.1. Ehdotuslajit 5.2. Äänestystavat 5.3. Äänestysjärjestykset Pääehdotus on käsittelyn pohjana oleva ehdotus tai keskustelun ensimmäinen ehdotus. Pääehdotus tulee aina mukaan äänestykseen. Vastaehdotus on pääehdotuksesta poikkeava myönteinen ehdotus, kilpaehdotus. Lykkäysehdotuksessa ehdotetaan asian käsittelyn siirtämistä myöhemmäksi. Asia voidaan panna pöydälle ja käsitellä seuraavassa kokouksessa, se voidaan palauttaa valmistelijalle tai lähettää jonkin toimikunnan valmisteltavaksi. Jos lykkäysehdotus esitetään tavallisessa puheenvuorossa, keskustelu jatkuu, Jos se esitetään työjärjestyspuheenvuorossa Hylkäysehdotuksessa esitetään, että asialle ei tehtäisi mitään, vaan asian annetaan raueta. Tavallisin äänestystapa on äänestää avoimesti kädennostolla. Suljettu lippuäänestys on enimmäkseen käytössä henkilövaaleissa. Jos yli puolet osallistujista vaatii asiaäänestystä salaisena lippuäänestyksenä, niin tehdään. Henkilövaali toimitetaan suljetuin lipuin, jos yksikin sitä vaatii. Puheenjohtajan on annettava selkeät ohjeet lippuihin tehtävistä merkinnöistä, jotta lippujen hylkäyksiltä vältyttäisiin. Jos keskustelussa on tehty vain yksi ehdotus, ei luonnollisesti tarvita äänestystä. Päätös on yksimielinen. Jos on tehty vain kaksi kannatettua ehdotusta, ne pannaan vastakkain äänestyksessä, ja enemmän ääniä saanut ehdotus voittaa ja tulee kokouksen päätökseksi. Mutta jos ehdotuksia on enemmän, vaaditaan jo hieman tarkempaa äänestysjärjestystä. KOLLEGIAALINEN ÄÄNESTYSJÄRJESTYS Kollegiaalisessa äänestyksessä kaikista vaihtoehdoista äänestetään samanaikaisesti. Jokainen antaa äänensä parhaaksi katsomalleen vaihtoehdolle. Eniten ääniä saanut on kokouksen päätös. Kollegiaalista äänestysjärjestystä käytettäessä voi päätökseksi tulla kuitenkin vähemmistön kannattama ajatus, kun suurin osa äänistä hajoaa muiden ehdotusten välille. Tämä on kuitenkin aika tavallinen äänestystapa vaaleissa. Esimerkki: Keskustelussa on tehty kannatetut ehdotukset: Hankitaan pyöreä pöytä. Hankitaan soikea pöytä. Hankitaan kolmionmuotoinen pöytä. Hankitaan neliönmuotoinen pöytä. Äänet jakautuvat seuraavasti: pyöreä 10 ääntä soikea 7 ääntä kolmio 8 ääntä neliö 9 ääntä. Päätökseksi tulee pyöreä pöytä, jota äänesti kymmenen osallistujaa. Enemmistö (7 + 8 + 9 = 24) on kuitenkin asiasta eri mieltä.
10 PARLAMENTAARINEN ÄÄNESTYSJÄRJESTYS Parlamentaarisessa äänestyksessä osallistujille annetaan mahdollisuus ilmaista kantansa kaikkiin esitettyihin vaihtoehtoihin asettamalla äänestyksiin aina kaksi ehdotusta kerrallaan vastakkain. Näin äänestyksestä muodostuu tavallaan äänestysten sarja. Parlamentaarinen YKSITYISKOHTAINEN äänestysjärjestys on pakollinen mm. kunnallisessa kokoustekniikassa. Yksityiskohtaisessa äänestysjärjestyksessä edetään seuraavasti: 1. lykkäysehdotus / päätetään nyt 2. kaksi pääehdotuksesta poikkeavaa ehdotusta vastakkain 3. edellisessä voittanut / seuraava vastaehdotus 4. sama menettely kaikkien vastaehdotusten kohdalla 5. viimeksi voittanut / pääehdotus 6. edellisessä voittanut / hylkäysehdotus. Jokaisessa vaiheessa häviölle joutunut ehdotus hylätään lopullisesti. Jos ensimmäisessä vaiheessa lykkäys voittaa, asian käsittely päätetään tähän ja siirretään vaikkapa seuraavaan kokoukseen. Esimerkki: keskustelun pohjana on ollut esitys, että tehdään opintomatka Tukholmaan. Tämä on pääehdotus. Keskustelussa on lisäksi kannatetusti esitetty, että matkakohde olisikin Kiina ja että matkakohde voisi olla Oslo. Nämä ovat vastaehdotuksia. Lisäksi on esitetty, ettei tehdä matkaa ollenkaan. Tätäkin on kannatettu ja tämä on hylkäysehdotus. Lykkäystä ei ole esitetty. Yksityiskohtainen äänestysjärjestys etenee tässä tapauksessa näin: 1. Kiina / Oslo 2. edellisen voittaja / Tukholma 3. edellisen voittaja / hylkäys. (Knoppi: LYHYT ÄÄNESTYSJÄRJESTYS on yleinen parlamentaarinen äänestysjärjestys yhdistyksissä, vaikkakin yksityiskohtainen olisi suositeltavampi. Lyhyen tulos on hieman summittain, mutta tulos saadaan nopeasti. 1. lykkäysehdotus / päätetään nyt 2. pääehdotus / hylkäysehdotus 3. pääehdotus / kaikki vastaehdotukset 4. pääehdotus / yksi vastaehdotus 5. edellisessä voittanut / seuraava vastaehdotus Jos ensimmäisessä vaiheessa lykkäys voittaa, äänestys päättyy. Jos toisessa vaiheessa hylkäys voittaa, äänestys päättyy. Jos kolmannessa vaiheessa pääehdotus voittaa, siitä tulee päätös, ja äänestys päättyy.) 5.4. Äänten laskeminen ja tuloksen julistaminen Ääntenlaskijat laskevat äänet. Ellei heitä ole kokouksessa vielä valittu, heidät voidaan valita ennen äänestystä. Pienessä kokouksessa puheenjohtaja voi itse laskea nostetut kädet. Äänestysliput jätetään puheenjohtajalle valmiiksi ryhmiteltyinä. Puheenjohtaja, sihteeri ja ääntenlaskijat tarkistavat ne yhdessä. Äänestyksen tulos julistetaan. PÄÄTÖKSEN JULISTAMINEN Päätös on julistettava tuloksen julistamisen jälkeen erikseen ja vahvistettava nuijalla. Tietyt asiat sanellaan sanasta sanaan pöytäkirjaan.
11 5.5. Vaalit Asian käsittely on sama kuin asioiden käsittelyssäkin, mutta äänestyksen sijasta puhutaan vaalista, kun päätös koskee henkilövalintaa. Erilaisten sääntöjen ja tapojen mukaan ehdokkaat voidaan nimetä joko etukäteen tai kokouksessa. Joskus etukäteen nimettyjen lisäksi voidaan nimetä lisää ehdokkaita kokouksessa. Ehdokkaiden suostumus on syytä tarkistaa. Useat yhdistykset käyttävät kollegiaalista vaalia. Muita vaalitapoja löytyy eri yhdistysten säännöistä ja kokoustekniikan oppaista. 6. PÖYTÄKIRJA 6.1. Pöytäkirjan tarkistaminen 6.2. Pöytäkirjanote Pöytäkirja antaa tietoja siitä, kuinka asiat on aikaisemmin hoidettu. Pöytäkirja toimii osoituksena yhdistyksen päätöksistä, kun asioidaan viranomaisten kanssa. Yhdistyksen vuosikertomuksen laatija tai historiikin kirjoittaja saa pöytäkirjoista arvokasta tietoa. Päätöspöytäkirja sisältää tehdyt päätökset täsmällisesti. Selostuspöytäkirja esittelee myös kokouksen kulkua. Keskustelupöytäkirja on sanatarkka kokouksen kuvaus ja käytännössä erittäin harvinainen. Pöytäkirjassa on mainittava yhdistyksen nimi kokouksen laatu kokouksen aika ja paikka läsnäolijat puheenjohtaja ja sihteeri. Asiaosassa on käsittelyjärjestyksessä kaikki kokouksen asiakohdat. Sanamuodoissa pyritään lyhyyteen ja ytimekkyyteen. Päätös on kuitenkin merkittävä mahdollisimman sanatarkasti. Myös perustelut voi laittaa näkyviin. Loppumerkinnöiksi puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan. Pöytäkirja voidaan tarkistaa kolmella tavalla. Kokouksessa voidaan valita kaksi pöytäkirjantarkistajaa, jotka ovat paikalla kokouksessa. Luettuaan kokouksen pöytäkirjan he kirjoittavat siihen: Olemme tarkistaneet tämän pöytäkirjan ja todenneet sen oikeaksi. Siellä ja täällä. Allekirjoitus ja Allekirjoitus. Pöytäkirja voidaan myös lukea seuraavassa kokouksessa ääneen, jolloin kokousväki hyväksyy sen. Tarkastusmerkintä tulee uuden kokouksen pöytäkirjaan. Voi sen toki laittaa tarkistettavaan pöytäkirjaankin. Kolmas tapa on lukea pöytäkirja samaisen kokouksen päätteeksi, jollin merkintä pöytäkirjan tarkistamisesta tulee pöytäkirjan viimeiseksi kohdaksi. Pöytäkirjanotteessa tarvitaan: otsikko kokouksen päätösvaltaisuutta ja laillisuutta osoittava kohta järjestäytymistä osoittava kohta kyseistä asiaa koskeva kohta varmennusallekirjoitukset tarkistuslausunto otteen oikeaksi todistaminen mahdollinen eriävä mielipide tai vastalause ja sen esittäjän nimi.
12 Vastaa seuraaviin kysymyksiin kokoustaidon opetusmonisteen perusteella. Voit käyttää apunasi myös äidinkielen oppikirjoja. Vie vastaukset blogiisi. Kirjoita täydellisin virkkein (Kokouksen valmisteluun kuuluvat seuraavat asiat ) 1. Miten kokous valmistellaan? Luettele neljä asiaa, jotka kuuluvat valmisteluun. (kohta 1.) 2. Kokouksen asialistalla on kahvinkeittimen hankita. Jos tehtävänäsi olisi valmistella asiaa kokoukseen, mitä tietoja hankkisit? (kohta 1.3.) 3. Miten toimit, kun sinut on juuri valittu kokouksen puheenjohtajaksi? (kohta 2.2.) 4. Miten toteat puheenjohtajana kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden? (kohta 2.3.) 5. Miten toimit puheenjohtajana, kun laillisuutta tarkistaessasi huomaat, ettei kokouskutsuja ole toimitettu ajoissa? (kohta 2.3.) 6. Selosta asialistan ja esityslistan ero. (kohta 1.2.) 7. Selosta työjärjestyspuheenvuoro. (kohta 4.) 8. Matti on ehdottanut, että pysäköintipaikkaa laajennettaisiin. Olet samaa mieltä hänen kanssaan. Minkälaisen puheenvuoron esität ja miksi? (kohta 4.) 9. Miten toimit kokouksen osallistujana, kun huomaat puheenjohtajan vetävän kokousta liian hätäisesti? (kohta 4.) 10. Mitkä ovat päätösasian käsittelyn vaiheet? (kohta 3.) 11. Milloin asia voidaan päättää ilman äänestystä, vaikka keskustelussa olisi tullut useitakin ehdotuksia? (kannatusmenettely kohta 3.4.) 12. Millaiset ehdotuksen eivät tarvitse kannatusta? (kohta 3.4.)