MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Metsäosasto PL 30 00023 VALTIONEUVOSTO MÄÄRÄYS Pvm Dnro 17.3.2005 339/01/2004 Maa- ja metsätalousministeriön määräyskokoelma nro 5/05 Valtuutussäännökset: Laki Metsäntutkimuslaitoksesta (1111/1999) 2 Metsäntutkimuslaitos Pirkanmaan metsäkeskus Asetus Metsäntutkimuslaitoksesta (1140/1999) 1 Laki metsäkeskuksista ja metsätalouden kehittämiskeskuksesta (1474/1995) 2 Asetus metsäkeskuksista ja metsätalouden kehittämisekeskuksesta (93/1996) 1 Vastaavat EY-säädökset: Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 2152/2003 metsien ja ympäristövuorovaikutusten seurannasta yhteisössä Komission asetus (EY) N:o 2121/2004, annettu 13 päivänä joulukuuta 2004, metsäpalojen torjunnasta yhteisössä annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2158/92 soveltamista koskevista eräistä yksityiskohtaisista säännöistä annetun asetuksen (EY) N:o 1727/1999 ja tietyistä yhteisön metsien suojelusta ilmansaasteilta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 3528/86 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä annetun asetuksen (EY) N:o 2278/1999 muuttamisesta Voimassaoloaika: 17.3.2005 - toistaiseksi METSIEN JA YMPÄRISTÖVAIKUTUSTEN SEURANTAA KOSKEVIEN KANSALLISTEN OHJELMIEN HALLINNOINTI JA VALVONTA 1. Yleistä Tämä määräys koskee sen tuen hallinnointia ja valvontaa, jonka Euroopan yhteisöjen komissio myöntää Suomen kansallisen ohjelman perusteella metsien ja ympäristövaikutusten seurantaan. Seuranta kohdistuu ajanjaksolle 1.1.2003 31.12.2006.
2 Komissio on 15.12.2004 myöntänyt tuen Suomessa tehtävään vuosia 2003 ja 2004 koskevaan metsien ja ympäristövaikutusten seurantaan. Komission päätös ja tässä määräyksessä tarkoitettu tuen hallinnointi ja valvonta liittyvät siten jo osittain toteutettuun seurantaan. Tällä määräyksellä annetaan Metsäntutkimuslaitokselle tuen hallinnointia ja valvontaa koskevia tehtäviä ja Pirkanmaan metsäkeskukselle tuen valvontaa koskevia tehtäviä. 2. Toimivaltainen elin Metsäntutkimuslaitos toimii Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2152/2003 14 artiklassa tarkoitettuna toimivaltaisena elimenä. 3. Kansallisten ohjelmien hallinnointi ja toteuttaminen Yhteisön tuesta ilmoittaminen kansallista ohjelmaa toteuttaville organisaatioille Maa- ja metsätalousministeriö antaa Metsäntutkimuslaitokselle tiedoksi komission päätöksen kansallista ohjelmasta ja sille myönnetystä tuesta. Kun Metsäntutkimuslaitos on saanut tiedoksi komission päätöksen, sen tulee antaa tiedoksi kansallisen ohjelman toteuttamiseen myönnetty tuki niille organisaatioille, jotka Metsäntutkimuslaitoksen lisäksi suorittavat metsien ja ympäristövaikutusten seurantaa. Tuki annetaan tiedoksi Metsäntutkimuslaitoksen päätöksellä. Metsäntutkimuslaitoksen tulee tehdä päätökset noudattaen soveltuvin osin valtionavustuslakia (688/2001). Metsäntutkimuslaitoksen päätöksestä tulee käydä ilmi tuen enimmäismäärä euroina koko hankkeen osalta, tuen enimmäismäärä prosentteina kokonaiskustannuksista sekä kunkin organisaation osuus myönnetystä tuesta. Metsäntutkimuslaitoksen päätöksestä tulee käydä ilmi, että tuen maksamisen edellytyksenä on, että asianomainen hanke on toteutettu komissiolle toimitetun kansallista ohjelmaa koskevan esityksen mukaisesti. Lisäksi päätöksestä tulee käydä ilmi, että tuen maksamisen edellytyksenä on, että toiminnassa on noudatettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa 2152/2003, komission asetuksessa 2121/2004, komission ja Metsäntutkimuslaitoksen välisessä tuen hallinnointia koskevassa sopimuksessa sekä komission Suomelle osoittamassa rahoituspäätöksessä asetettuja vaatimuksia. Päätöksestä tulee käydä ilmi, että tuki maksetaan jälkikäteen. Metsäntutkimuslaitoksen päätöksestä tulee käydä ilmi, miten kunkin organisaation tulee raportoida hankkeen toimenpiteistä ja niiden kustannuksista. Lisäksi päätöksestä tulee käydä ilmi raportoinnin aikataulu ja tarvittavat liitteet. Päätöksessä on edellytettävä, että tukea saava organisaatio toimittaa Metsäntutkimuslaitokselle yksityiskohtaisen selvityksen kaikista hankkeen palkka-, matka-, tarvike- ja muista kustannuksista. Päätöksessä tulee kiinnittää huomiota siihen, mitkä ovat hyväksyttäviä kustannuksia. Metsäntutkimuslaitoksen päätöksestä tulee myös käydä ilmi, että organisaation on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että hankkeen kustannuksia voidaan siitä luotettavasti seurata. Hankkeella tulee siten olla esimerkiksi oma kustannuspaikka (omat kustannuspaikat) asianomaisen organisaation kirjanpidossa. Metsäntutkimuslaitoksen päätöksestä tulee käydä ilmi, että Pirkanmaan metsäkeskus valvoo hankkeiden toteuttamista paikalla tehtävin tarkastuksin ja että tarkastuksista ilmoitetaan aina
3 etukäteen tarkastuksen kohteena olevalle organisaatiolle. Lisäksi päätöksestä tulee käydä ilmi, että Metsäntutkimuslaitoksen lisäksi riippumaton tilintarkastaja valvoo kunkin organisaation taloutta ja toimintaa yhteisön tuen osalta. Metsäntutkimuslaitoksen päätöksestä tulee käydä ilmi, että organisaatio on velvollinen antamaan Metsäntutkimuslaitokselle, Pirkanmaan metsäkeskukselle ja tilintarkastajalle yhteisön lainsäädännön noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot. Lisäksi päätöksestä tulee käydä ilmi, että organisaatio on korvauksetta velvollinen antamaan näille valvojille kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muun aineiston sekä muutoinkin avustamaan tarkastuksessa. Päätöksessä tulee mainita, että tuen maksamisen edellytyksenä on, että komissio hyväksyy Suomen selvityksen ohjelman toteuttamisesta ja sen kustannuksista. Metsäntutkimuslaitoksen päätöksestä tulee käydä ilmi, että tuen maksatus voidaan keskeyttää tai jo maksettu tuki periä takaisin, jos Euroopan yhteisön lainsäädännössä sitä edellytetään. Lisäksi päätöksestä tulee käydä ilmi, että maksettu tuki peritään tai voidaan periä takaisin, jos valtionavustuslain 21 tai 22 :ssä mainitut takaisinperinnän edellytykset täyttyvät. Tämän määräyksen liitteessä 1 on lueteltu valtionavustuslain säännökset, joihin Metsäntutkimuslaitoksen on päätöksessään vähintäänkin kiinnitettävä huomiota. Valtionavustuslakia ei kuitenkaan sovelleta, jos Metsäntutkimuslaitos siirtää tässä määräyksessä tarkoitettua tukea valtion tilivirastolle. Tällöin Metsäntutkimuslaitos tekee avustussopimuksen ao. tiliviraston kanssa. Avustussopimukseen tulee sisällyttää edellä tarkoitettuja valtionavustuslain säännöksiä vastaavat määräykset tuen maksamisen edellytyksistä, valvonnasta ja takaisinperinnästä. Metsäntutkimuslaitos kansallista ohjelmaa toteuttavana organisaationa Siltä osin kuin Metsäntutkimuslaitos osallistuu itse kansallisen ohjelman toteuttamiseen, sen tulee täyttää yhteisön lainsäädännössä, kansallista ohjelmaa koskevissa komission päätöksissä sekä komission ja Metsäntutkimuslaitoksen välisessä tuen hallinnointia koskevassa sopimuksessa asetetut vaatimukset. Metsäntutkimuslaitoksen tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kansallisen ohjelman toteuttaminen dokumentoidaan ja syntyneet asiakirjat säilytetään asianmukaisesti. Kunkin hankkeen palkka-, matka-, tarvike- ja muista kustannuksista tulee tehdä yksityiskohtaiset erittelyt. Niiden liitteenä tulee olla kopiot kuiteista. Metsäntutkimuslaitoksen tulee huolehtia siitä, että kansallisia ohjelmia koskevat toimet merkitään Metsäntutkimuslaitoksen kirjanpidossa siten, että hankkeen kustannuksia voidaan siitä luotettavasti seurata. Hankkeilla tulee siten olla esimerkiksi oma kustannuspaikka (omat kustannuspaikat) Metsäntutkimuslaitoksen kirjanpidossa. Tuen maksamista koskeva menettely Metsäntutkimuslaitoksen tulee vuosittain tehdä esitys tuen maksamisesta maa- ja metsätalousministeriölle, joka hakee maksatusta komissiolta. Esitykseen tulee liittää selvitys kansallisen ohjelman toteuttamisesta asianomaiselta vuodelta ja yksityiskohtainen erittely kunkin hankkeen palkka-, matka-, tarvike- ja muista kustannuksista. Esitykseen tulee sisältyä kaikki yhteisön rahoittaman kansallisen ohjelman hankkeet. Esitykseen tulee liittää Metsäntutki-
4 muslaitoksen ja tilintarkastajan suorittamaa valvontaa koskevat 4 luvussa tarkoitetut selvitykset. Maa- ja metsätalousministeriö tekee komissiolle esityksen tuen maksamisesta sen jälkeen, kun se on saanut Metsäntutkimuslaitokselta edellä mainitun esityksen sekä Pirkanmaan metsäkeskukselta 4 luvussa tarkoitetun selvityksen sen suorittamasta valvonnasta. Metsäntutkimuslaitoksen tulee siirtää kansallista ohjelmia toteuttaville organisaatioille niille kuuluvat osuudet yhteisön tuesta viivytyksettä sen jälkeen, kun komissio on maksanut tuen sen tilille. Raportointi komissiolle Metsäntutkimuslaitoksen on toimitettava komissiolle Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2152/2003 15 ja 16 artikloissa tarkoitetut tiedot ja kertomukset asetetussa määräajassa. 4. Kansallisten ohjelmien toteuttamisen valvonta Hankkeiden toteuttamisen valvonta Pirkanmaan metsäkeskuksen viranomaistoiminto valvoo kansallisten ohjelmien toteuttamista paikalla tehtävin tarkastuksin. Pirkanmaan metsäkeskuksen viranomaistoiminnon tulee kohdistaa metsien ja ympäristövaikutusten seurannan valvonta kaikkiin kansallista ohjelmaa toteuttaviin organisaatioihin. Jokaiseen organisaatioon on tehtävä vähintään yksi tarkastus vuosina 2005 ja 2006. Tarkastuskäynnit tulee ajoittaa siten, että mahdollisia maastossa tehtäviä mittauksia voidaan tarkastaa. Ennen tarkastuskäyntiä Pirkanmaan metsäkeskuksen viranomaistoiminnon tulee olla yhteydessä valvottavaan organisaatioon ja sopia tarkastuksen paikasta ja ajankohdasta. Tarkastus tulee järjestää siten, että tarkastuksessa on mukana vähintään yksi tarkastettavan organisaation edustaja, joka voi avustaa tarkastuksessa kertomalla asianomaisten tutkimusten ja muiden yhteisön tuella rahoitettavien toimien tekemisestä. Lisäksi tarkastuksessa tulisi olla mukana mahdollisuuksien mukaan Metsäntutkimuslaitoksen edustaja. Tarkastuksessa tulee kiinnittää erityistä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2152/2003 10 artiklassa tarkoitettuun käsikirjaan, jossa määritetään metsien ja ympäristövaikutusten seurannan tiedonkeruun ja analyysin menetelmiä. Metsäkeskuksen viranomaistoiminto voi käyttää tarkastuksissa apuna ulkopuolista asiantuntijaa. Pirkanmaan metsäkeskuksen viranomaistoiminnon on laadittava kaikista tarkastuksista pöytäkirja, josta käy ilmi tarkastajat, aika, paikka, tarkastetut toimet sekä tehdyt havainnot. Lisäksi metsäkeskuksen viranomaistoiminnon tulee laatia kaikista tarkastuspöytäkirjoista vuosittain yhteenveto. Yhteenveto tulee toimittaa maa- ja metsätalousministeriölle viivytyksettä tarkastusten suorittamisen jälkeen. Pirkanmaan metsäkeskuksen viranomaistoiminnon on lisäksi noudatettava maa- ja metsätalousministeriön antamia tarkempia ohjeita tarkastusmenettelystä.
5 Taloutta koskeva valvonta Metsäntutkimuslaitoksen tulee EU-tukea hallinnoidessaan toimia komission asetuksen 2121/2004 2 a artiklan tarkoittamalla tavalla moitteettoman varainhoidon vaatimusten mukaisesti. Metsäntutkimuslaitoksen tulee organisoida EU-tuen hallinnointi siten, että voidaan varmistua rahoitettavien toimien moitteettomasta ja EU-säädösten mukaisesta toteuttamisesta. Metsäntutkimuslaitoksen on järjestettävä sellaiset valvontamenettelyt, joiden avulla voidaan varmistua kunkin hankkeen kustannuserittelyjen ja niihin liittyvän kirjanpitoaineiston oikeellisuudesta. Neuvoston asetuksen 1605/2002 56 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan yhteisön talousarvion toteuttamiseen liittyviä tehtäviä hoitavalla virastolla tulee olla hallintotoimien tehokas sisäinen valvontajärjestelmä. Tämän varmistamiseksi Metsäntutkimuslaitoksen tulee huolehtia siitä, että sisäisen tarkastuksen resursseja kohdistetaan riittävästi tässä määräyksessä tarkoitetun tuen valvontaan. Metsäntutkimuslaitoksen tulee valtuuttaa valtionavustuslain 16 :ssä tarkoitetulla tavalla ulkopuolinen tilintarkastaja suorittamaan sekä Metsäntutkimuslaitoksen että muiden tukea saavien organisaatioiden taloutta ja toimintaa koskeva tarkastus. Tilintarkastajan raportin saatuaan Metsäntutkimuslaitoksen tulee toimittaa se välittömästi maa- ja metsätalousministeriölle. Tarkastukset tulee tehdä ennen kuin Metsäntutkimuslaitos tekee maa- ja metsätalousministeriölle edellä 3 kohdassa mainitun esityksen tuen maksamiseksi. 5. Takaisinperinnästä päättävä viranomainen Maa- ja metsätalousministeriö päättää tuen takaisinperinnästä siltä osin kuin kyse on tuesta Metsäntutkimuslaitoksen toteuttamiin hankkeisiin. Siltä osin kuin Metsäntutkimuslaitos välittää EU-tuen muulle organisaatiolle, takaisinperinnästä päättää Metsäntutkimuslaitos. Maa- ja metsätalousministeri Juha Korkeaoja Hallitussihteeri Kirsi Taipale LIITE 1 LIITE 2 Luettelo valtionavustuslain säännöksistä Komission rahoituspäätös 15.12.2004 K(2004) 4901 lopull. TIEDOKSI John Derome, Metsäntutkimuslaitos, Rovaniemen tutkimusasema
Tero Oksa, Metsäntutkimuslaitos, Helsinki Pekka Pöyhönen, Metsäntutkimuslaitos, Helsinki Marja-Liisa Elo, Metsäntutkimuslaitos, Helsinki Mauri Liukkala, Pirkanmaan metsäkeskus 6
7 Liite 1 Valtionavustuslain säännökset 10 Hakijan selvittämisvelvollisuus 11 1 3 mom. Päätöksen sisältövaatimukset 12 3 mom. Maksamista varten annettavat tiedot 13 1 2 mom. Tuen käyttötarkoitus 14 Tuen saajan tiedonantovelvollisuus 15 Viranomaisen valvontavelvollisuus 16 Tarkastusoikeus (tarkastusoikeus viranomaisella tai valtuutetulla tilintarkastajalla; viranomainen voi käyttää apunaan ulkopuolista asiantuntijaa) 17 Tuen saajan avustusvelvollisuus tarkastuksessa, tarkastettavan aineiston haltuunotto ja paikalla tehtävät tarkastukset 21 22 Takaisinperintä 33 Päätöksen tiedoksianto 34 Muutoksenhaku