Global Grant hakuprosessi piirissä 1420. Peter Flander 21.10.2013. Global Grant (GG) apurahoja voidaan hakea ympäri vuoden online Member Access www.rotary.org osoitteella. Oikeus hakea Global Grants edellyttää Piiriin 1420 kuuluvalta klubilta että, se on rekisteröitynyt yhdistys ja kvalifioitu Memorandumof Understanding (MoU) mukaisesti ja, että se on lahjoittanut rahaa Rotarysäätiölle (TRF) vähintään kerran kolmen viime vuoden aikana. Global Grant, Maailmanlaajuiset Apurahat (GG) ovat suuria hankkeita johon TRF asetta seuraavat vaatimukset Tyydyttävät saajayhteiskunnasta johdettuja tarpeita Ovat kansainvälisiä ja vähintään kahden klubin järjestämä. Budjetti on vähintään 30 000 USD. Liittyvät ainakin yhteen keskittämisalueeseen. Edellyttää saajamaassa toimivan klubin ja saajayhteiskunnan aktiivista osallistumista. On kestävä ja toimiva. Tulokset ovat mitattavissa. senkin jälkeen, kun Rotary on saanut työnsä valmiiksi. Vahvistaa paikallista osaamista ja resursseja. Luo pitkän aikavälin etua saajayhteiskunnalle. GG rahoitteiset hankkeet voivat olla 1. Humanitaarisia hankkeita. jotka ovat johdettuja saajayhteiskunnan tarpeista ja jotka edellyttävät saajayhteiskunnassa toimivien rotareiden aktiivista osallistumista. 2. Erikoiskoulutusta saajayhteiskunnassa toimiville ammatillisille ryhmille joita koulutetaan ulkomailla ja joiden tehtävä on tukea yhtä keskittämisaluetta. 3. Apurahaa akateemisen jatkokoulutukseen ulkomaassa ja joka liittyy yhteen keskittämisalueeseen.
1. Humanitaarisen Global Grant hankkeen Hakuprosessin kaksi vaihetta. Hankeidea on syntynyt saajamaan jonkun yhteiskunnan nimenomaisesta tarpeesta jota yhteiskunta itse ei pysty täyttämään. Muodostuu vuorokeskustelua kahden klubin välillä jotka sijaitsevat eri maassa. Hanke hahmottuu keskustelemalla tyydytettävän tarpeen luonteesta ja laajuudesta. Tarkistetaan miten hanke vastaa TRF n GG hankkeisiin asettamiin vaatimuksiin kuten yllä. Hahmotelman edetessä Partnereiden tulisi kommunikoida klubien, piirinsä TRF komitean GG asiamiehen kanssa hankkeen toteutusmahdollisuuksista. GG hankkeen osapuolet ovat Home Sponsor Partner ja International Sponsor Partner. Perustetaan Globalt Grant Committee klubeissa, jonka jäseninä ovat kolme uskottua Rotaria. On varmistuttava siitä ettei kenelläkään jäsenellä on intressiristiriitaa hankkeen suhteen. Puheenjohtajaa kutsutaan Primary Contact'iksi. Hän on ainoa henkilö joka voi päättää hankkeen asioista komitean ulkopuolisten kanssa ja hänen kauttaan kulkee kaikki kommunikaatio Home Sponsor Partnerin kanssa. Parnterit laativat yhdessä hanke hahmotelman joka mahdollisimman tarkasti vastaa kuviteltua todellisuutta ja hyväksyttävät sen klubeissa ja Piirissä 1420 TRF komitealla, joka vie sen Piirikomissiolle hyväksyttävästi. Hahmotelma pitää sisällään edellä mainitun luettelon lisäksi vähintään hankekuvauksen, jonka perusteella voidaan päättä sen luonteesta. Missä se toteutetaan. Ketkä ovat Home Sponsor Partner ja International Sponsor Partnerit. Miten saajamaassa toimivan klubin osallistuu aktiivisesti ja onko se kvalifioitu GG Hankkeisiin. Osallistujaklubien vastuuhenkilöt, ts. komiteajäsenet ja Primary Contacts (komiteoiden puheenjohtajat) Miten hanke rahoitetaan. Miten hanke hallitaan. Rahaliikenteen hallinta. Aikataulu.
Vaihe 1. Vaiheesa 1 vahvistetaan, että suunniteltu hanke ja osapuolet täyttävät GG n asettamat vaatimukset ja edellytykset ja, että osapuolilla on hallussaan tiedot ja kyvyt täyden hakemuksen laatimiseen. Hakemus tehdään seuraavasti; TRF määrittelee GG ehdot ja keskittämisalueet. Hankkeelle annetaan nimi. Kun kirjaudut hakemusjärjestelmään, järjestelmä olettaa että olet yksi hankkeen Primary Contacts. Määrittele toimiiko klubisi/piirisi primary sponsorina ja ilmoita, toimiiko Klubisi host tai Intenational roolissa. Täytä nimesi kaavakkeeseen primääri contact ina. Etsit valikosta komiteajäsenet ja missä roolissa hän toimivat. Tämän jälkeen systeemi siirtää sinut täyttämään varsinaisen Vaihe 1 hakemuskaavakkeen, joka sisältää seuraavaa. Olet saanut Rotarysäätiön hankenumeron. Määrittelet asetetut tavoitteet ja, Minkä lajin GG pyrit hakemaan: Humanitaarinen, Ammatillinen koulutusryhmä, akateemisen koulutuksen apurahaa. Määrittelet keskittämisalueen / alueet, johon hanke liittyy. Määrittelet GG komiteajäsenet ja molempien osapuolten Primary Partnerit. Määrittelet budjetin. Määrittelet rahoituksen (budjetin toteutuksen). World fundin maksimiosuus syntyy systeemissä automaattisesti. Budjetin ja rahoituksen on täsmättävä, jotta hakemus etenee. Klubit allekirjoittavat hanketta koskevan MoU'n tulevaa tarvetta varten. Kun seivaat hakemuksen, lähettää järjestelmä hakemuksen kaikille niille henkilöille, joiden valtuutusta hankkeen hyväksyntä vaatii. Piirin 1420 säätiökomitean puheenjohtaja yhdessä governorin kanssa autorisovat hakemuksen. Home Sponsor Partner avaa erillisen pankkitilin GG hankkeen apurahan hallintaa varten. Vaihe 2. Saatuaan hankenumeron TRF'ltä ja luvan jatkaa hankkeen hakuprosessia klubilta ja piiriltä, partnerit ryhtyvät kehittämään aikaisemmin mainittuja osaamisalueita tutkimusten ja faktojen perusteella, päätyen faktaperusteiseen hankesuunnitelmaan, jossa perustana ovat experttilausuntoihin ja laskelmiin perustuvia toteutussuunnitelmia, ja niihin liittyviä palvelu/toimitustarjouksia, ja etabloivat hankkeen hallintorutiinit. Tässä vaiheessa avaa Host Sponsor Partner pankkitili hankerahoituksen hallintoa varten. Edessä on mittava tieto ja työmäärä, joten tässä vaiheessa on viimeistään syytä sopia luotettavasta arkistointijärjestelmästä ja kommunikaatiokäytännöstä klubien välillä, joka myös
tuottaa kirjallisia raportteja. Hyvänä käytäntönä on kirjata päiväkirjaan kaikki tehdyt päätökset ja raportoida niistä virallisesti tarvittaessa, tai enintään kuukauden välein. Hakemus kannattaa tehdä huolella ja on hyvä onnistua ensimmäisellä yrittämällä, sillä TRF palauttaa virheellisesti tehdyn tai puutteellisen anomukset helposti. (Tämä kuluttaisi kallista aikaa: ehdotan poistettavaksi). Saajamaan ja hankepaikkakunnan tuotteita ja palveluja on hyvä käyttää kohtuullisesti. Hakemus suoritetaan online kaavakkeella osoitteessa www.rotary.org/grants Käsiteltävät asiat ovat edellä mainitut, joskin vielä yksityiskohtaisemmat. Hakija vastaa kaavakkeissa oleviin kysymyksiin, jotka pääosiltaan ovat; Tavoitteet. Kestävyys. Miten hanke tyydyttää yhteiskunnan tarpeita? Miten paikalliset asukkaat osallistuvat hankkeen toteuttamiseen? Miten koulutusta järjestetään? Mihin keskittämisalueeseen hanke liittyy ja miten? Miten on aikomus mitata hankkeen vaikutus ja miten ja kuka hankkii tiedot? Miten hanke vastaa yhteiskunnan eri osa alueiden tavoitteisiin? Primary Contacts henkilöt hankkeessa mukana olevissa klubeissa. Komiteajäsenet eri klubissa. Yhteistyöorganisaatiot Rotaryn ulkopuolelta. Vapaaehtoismatkustajat. (mitä tällä tarkoitetaan?) Partnerit. Rotarien osallistuminen. Selvitys hankkeen kestävyydestä. Budjetti. Rahoitus. Primääri contacts valtuutus. Global Grant (DRFC) valtuutus.
Hakemusprosessissa ei mainita riskianalyysia. Siitä huolimatta on parasta laatia sellainen. Hyvänä lähtökohtana on ulkoministeriön riskilausunto saajayhteiskunnan tilanteesta. Valtuutuksen jälkeen voit lähettää hakemuksen eteenpäin TRF lle hyväksyttäväksi. Aikaa myöten tulee TRF'sta vastaus. 2. Ammatillisen koulutusryhmän apuraha Tämä apurahaa on tarkoitettu ulkomailla tapahtuvalle koulutushankkeille, jonka tulokset ovat kestävät ja mitattavat, ja liittyvät yhteen tai useampaan keskittämisalueeseen tai yhteen yhteiskunnan tarpeiden tyydyttämiseen. Hankebudjetin on oltava => 30000USD. Oikeus hakea Global Grants edellyttää Piiriin 1420 kuuluvalta klubilta, että se on rekisteröitynyt yhdistys ja kvalifioitu MoU n mukaisesti ja, että se on lahjoittanut rahaa TRF lle vähintään kerran kolmen viimeisen vuoden aikana. Hakuprosessi alkaa sillä, että ammatillinen koulutusryhmä osoittaa hakemuksensa suomalaiselle paikalliselle Rotaryklubille eli International Sponsor Partner (IP). Koulutusryhmän hakemus paikalliselle rotariklubille sisältää seuraavat asiat. Määrittele lyhyesti tämän Global Grantsin tavoitteet. Ketkä hyötyvät hankkeen tuloksista? Mitä ryhmää pitää tukea? Ryhmän jäsenten nimet, tuleeko ryhmä saamaan tai antamaan koulutusta ja missä koulutus tapahtuu sekä matka aikataulu. Mitä tarpeita on tavoitteena täyttää kouluttautumalla ja mistä tarpeet on johdettu ja miten ne tukevat mm. aikaisempia selvityksiä tai tutkimustuloksia. Yksilöi koulutukseen liittyviä tavoitteita, mukaan lukien tavoitteena olevia myönteisiä muutoksia kohderyhmän osaamisessa, kyvyissä ja/tai taidoissa. Miten paikalliset osallistuvat koulutuksen suunnitteluun? Liittyykö koulutus samanaikaisesti kohderyhmän ja paikallisten aloitteeseen? Miten toimitte, jotta kohderyhmä oppii uutta ja osaaminen säilyy ja pysyy ajan tasalla? Liitä mukaan koulutettavan ryhmän päivittäinen ohjelma sisältäen matkaohjelman. Hankkeen budjetti, jonka tulee ylittää 30 000 USD. Tavoitellun rahoituksen määrä. Mikäli ryhmä on saamassa ulkopuolista rahoitusta, siitä tulisi mainita tässä.
Rotaryklubi (ISP) hyväksyttää hankkeen piirin TRF säätiökomiteassa, joka hakee piirin valtuutusta jatkaa hakuprosessia. Saatuaan luvan jatkaa hakuprosessia, ulkomainen isäntärotaryklubi Home Sponsor Partner (HSP) hakee edellä olevien tietojen perusteella TRF'lta Global Grant Vocational Team (VT) apurahaa. VT'n tehtävät liittyvät usein alueellaan toteutuvaan GG hankkeeseen. KP täyttää online osoitteessa www.rotay.fi/grants koulutettavien nimet GG hakemuksen 1 vaiheessa kohta 7, ja jatkaa GG hankkeen hakuprosessin loppuun autorisointiin ja hakemuksen lähettämiseen. TRF'n myönteisen vastauksen myötä saadaan hankenumero ja ISP aloitta GG VT hakuprosessin ja klubit allekirjoittavat hanketta koskevan MoU'n Hakujärjestelmä lähettää automaattisesti ryhmän jäsenille viestin, jossa pyydetään jäseniä täyttämään hakemuskaavakkeensa suoraan TRF'lle online osoitteessa. Heiltä tullaan pyytämään vastauksia seuraaviin kysymyksiin. Henkilötiedot. Kontaktitiedot. Hätätilanteen kontaktitiedot (omaiset ja läheiset). Vakuutusyhtiön nimi. Vakuutuksen numero. Vakuutusyhtiön puhelinnumero. Kielitaito eli luettelo kielistä joita puhut sisältäen äidinkielen. Miten koulutuksesi ja ammattitaitosi liittyvät asianomaiseen keskittämisalueeseen. Mikä on roolisi tässä koulutustapahtumassa. Kuvaile millä tavalla osallistut. Lähetä tuorein CV pdf muodossa. Hakuprosessi vaihe 2 voidaan aloittaa kun TRF n myönteinen vastaus on saatu. Hakuprosessi on sama kuin Global grantsien osalta. Muista tehdä riskianalyysin vaikka se ei kuulukaan hakuprosessiin. Klubi saa aikanaan TRF ltä tiedot koulutushankkeen hyväksymisestä. 3. Global Grants Scholarship Application/ Koulutusapuraha Tämä apuraha on tarkoitettu ulkomailla tapahtuvaan akateemiseen jatkokoulutukseen ensisijaisesti yhteiskunta tai taloustieteen alueella ja joka liittyy Rotaryliikkeen yhteen tai useampaan keskittämisalueeseen. Haettavan apurahan minimimäärä on 30 000 USD.
Hakuprosessi alkaa siten, että lähestyt kotimaista Rotaryklubia = International Sponsor Partner (ISP). Klubi on mieluiten kotipaikkakunnaltasi, joka olisi halukas toimimaan International Sponsor klubina Suomessa. Piirissä 1420 toimivan klubin tulisi täyttää seuraavat vaatimukset: Global Grants hakeminen edellyttää, että klubi on rekisteröitynyt yhdistys ja kvalifioitu MoU n mukaisesti ja että se on lahjoittanut rahaa TRF lle vähintään kerran kolmen viime vuoden aikana. Hakiessasi International Sponsor klubia täytät vapaamuotoisen hakemuksen, joka sisältää mm.: Täydelliset henkilö ja kontaktitiedot. Kielitaitosi. Jatkokoulutuksen tavoitteet. Miten tulet käyttämään koulutuksesi yhteiskunnan tarpeiden tyydyttämiseen, ja mihin areas of focus koulutuksesi liittyy. Koulutuksesi ja CV ja selostus siitä, miksi olet sopiva ehdokas apurahan saamiseen. Missä ja milloin jatkokoulutus tapahtuu. Matkaohjelmasi. Budjetti yksilöitynä: matka, asumis, lukukausi ja muut ylläpitokustannukset. Rotaryklubin neuvoteltua piirin säätiökomitean kanssa ja saatuaan myönteisen vastauksen, hakuprosessi jatkuu etsimällä ulkomainen sponsoriklubi (HPS) alueelta, jossa koulutuksen on määrä tapahtua. Molemmat sponsorit perustavat kolmen henkilön apurahakomitean. Yksi henkilö kummastakin klubista nimitetään Primary Conatact henkilöksi. Muodostettaessa komiteat on tarkistettava, ettei jäseniin liity intressikonflikteja komitean sisällä. Koulutettavalle on valittava tukihenkilö /mentori ennen koulutusta ja koulutusajan ajaksi. Klubit allekirjoittavat hanketta koskevan MoU'n Suomessa toimiva Rotariklubi, Pirmary International Host, aloittaa Globalt Grant hakemuksen vaiheen 1. Saatuaan luvan TRF'ltä, jatkaa hakuprosessin isäntärotaryklubi( ISP) hakemalla edellä olevien tietojen perusteella TRF'lta Global Grant Scholarship apurahaa. Isäntärotaryklubi KP täyttää koulutettavan henkilötiedot GG hakemuksen 1 vaiheessa kohtaan 7 online osoitteessa www.rotay.fi/grants ja jatkaa GG hankkeen 1 hakuvaihetta loppuun autorisointiin ja hakemuksen lähettämiseen. Hakuprosessi vaihe 2 voidaan aloittaa kun TRF n myönteinen vastaus on saatu. Hakuprosessi on sama kuin Global Grantsin kohdalla. Koulutettava saa kehotuksen täyttää hakemuksen online tilassa, jossa TRF pyytää vastauksia seuraavaiin asioihin:
Henkilötiedot. Yhteystiedot. Yhteystiedot hätätilanteen varalta. Vakuutustiedot, vakuutuksen numero ja vakuutusyhtiön puhelinnumero. Koulutushistoria: oppilaitokset, yliopistot ja loppututkinnot ja tutkintojen pääasiallinen sisältö. Kielitaito. Täydelliset tiedot tavoittelemastasi koulutuksesta: oppilaitoksen nimi, maa ja kaupunki, millä kielellä koulutus tapahtuu, kurssit ja milloin ne suoritetaan. Miten koulutuksesi, ammatillinen tai vapaaehtoistyöntekijän kokemuksesi liittyvät Rotary'n tavoitteisiin valitsemillasi kehittämisalueilla? Mitä aiot tehdä heti koulutuksen päätyttyä? Miten pitkäntähtäimen ammatilliset tavoitteesi sopii Rotaryn tavoitteisiin valitsemillasi kehittämisalueilla? Lähetä oppilaitoksen sinua koskeva hyväksymispäätös pdf muodossa. Hakuprosessi vaihe 2 voidaan aloittaa kun TRF n myönteinen vastaus on saatu. Hakuprosessi on sama kuin Global Grantissa. Hakemus käsitellään säätiökomiteassa TRF ja (Pois: myönteisen) vastauksen saat (Pois: vastauksen) kotimaan rotaryklubilta.