Soroptimist International: Klubi > Unioni > Federaatio > SI Unionin koulutukset syksyllä 2010 Hallitusvirkailijoiden tehtävät Suomen soroptimistiklubien unionin hallitus Jokainen alue on vuorollaan hallitusvastuussa, ja kiertosuunta on myötäpäivään. Tällä hetkellä (2010 2012) hallitusvastuu on pohjoisella alueella, ja Unionin presidentti on Hannele Teir (SI Pietarsaari-Jakobstad). Muilta alueilta valitaan varapresidentit, tällä hetkellä: Itäinen alue: Merina Hovi, SI of Savonlinna Eteläinen alue: Kaija Hapuoja, SI of Helsinki Läntinen alue: Lea Sirén, SI of Akaa Seuraavaksi (2012 2014) hallitusvastuu siirtyy itäiselle alueelle. Soroptimistikäsikirja 1
Presidentti edustaa klubia vastuullisena toimihenkilönä sekä hallituksen toimeksiannosta on puheenjohtajana klubin ja hallituksen kokouksissa sekä hoitaa muut tehtävät, jotka tavanomaisesti kuuluvat yhdistyksen puheenjohtajalle (Yhdistyslaki 26.5.1989/503) on valmis käyttämään riittävästi presidentin tehtävien hoitamiseen vastaa viime kädessä toimintakautensa klubikokousten ohjelmasta tutustuu unionin tiedotteisiin, välittää tiedot klubin jäsenille, säilyttää tarpeelliset tiedotteet ja hävittää vanhentuneet luo klubin kokouksiin myönteisen ilmapiirin. Presidentillä on riittävä johtamiskyky ja klubin jäsenten luottamus riittävä tuntemus järjestömme tavoitteista, periaatteista ja toimintatavoista (Soroptimistikäsikirja, s. 76) Varapresidentti toimii presidentin sijaisena tämän poissa ollessa perehtyy presidentin tehtäviin valmistautuu seuraavan kauden presidentiksi ottaa vastaan joitakin tehtäviä, esimerkiksi perehdyttää uudet jäsenet tutustuttaa uudet jäsenet klubiin ja sen toimintaan (Soroptimistikäsikirja, s. 76) Sihteeri (1) valitaan hallituksen jäsenistä varaa riittävästi aikaa klubille noudattaa järjestystä ja täsmällisyyttä tehtävissään on suunnittelukykyinen osaa työskennellä systemaattisesti osaa delegoida tehtäviä myös muille hoitaa tehtävät ajoissa on yhteistyökykyinen Sihteeri (2) tarkistaa ajoissa klubikokousten ajan, paikan ja ohjelman toimintakausiohjelmasta sekä tiedottaa jäsenille mm. muutoksista tiedottaa hallituksen kokouksista hallituksen jäsenille huolehtii, että klubin vuosikokous pidetään viimeistään 30 päivää ennen unionin vuosikokousta kutsut on toimitettava jäsenille 15 päivää ennen vuosikokousta laatii pöytäkirjat klubin kuukausikokouksista, vuosikokouksesta ja hallituksen kokouksista. pitää läsnäolotilastoa kokouksista tallettaa tietoja toimintakertomusta varten sekä laatii toimintakertomuksen vuosikokousta ja unionia varten 2
Sihteeri (3) pitää yllä luetteloja ja kortistoja ajantasainen jäsenluettelo yhteystietoineen ajantasainen jäsenkortisto tai tietokanta toimihenkilöluettelo hoitaa jäsenrekisteriin kuuluvat asiat uuden jäsenen liittyessä sihteeri täyttää kaksi jäsenlomaketta, joista toinen lähetetään unionille ja toinen liitetään klubin arkistoon, sekä tekee merkinnät klubin luetteloihin jäsenen erotessa sihteeri lähettää eroamisilmoituksen unionin rekisterinhoitajalle Sihteeri (4) ilmoittaa tai lähettää unionin sihteerille 15.5. mennessä uuden hallituksen presidentin ja sihteerin nimet, ammattinimikkeen englanniksi, osoitteen, hallituksen kokoonpanon sekä klubin jäsenmäärän unionin sihteerille parillisina vuosina tarkistetut jäsenluettelotiedot pyydettäessä unionin sihteerille kuluneen kauden toimintakertomuksen 30.10. mennessä klubin jäsenten kansainvälisten lehtien tilaukset (esim. Link) osanottoilmoitukset edustajiston kokouksiin ym. tapahtumiin, ellei muuten ole sovittu muutosilmoituksen yhdistysrekisteriin hallituksen vaihtuessa tai sääntöjen muuttuessa Sihteeri (5) kirjoittaa, monistaa ja jakaa klubin toimintakausiohjelman klubin jäsenille huolehtii onnittelut, surunvalittelut ym. hankkii postimerkit, paperit ja kuoret hoitaa klubin arkistoa toimintakertomus: toimihenkilöluettelot, kausiohjelmat vuosikokousasiakirjat: kutsu, esityslista, pöytäkirja, toimintakertomus, tilit ja taseet, tilintarkastajien lausunto, toimintasuunnitelma, talousarvio kuukausikokousten asiakirjat: esityslistat, pöytäkirjat hallituksen kokousten asiakirjat: esityslistat, pöytäkirjat tiedot klubin muista ohjelmista myös onnittelut ja tervehdykset voi säilyttää Varainhoitaja (1) valitaan hallituksen jäsenistä on oikeutettu kirjoittamaan yksin klubin nimen klubin sääntöjen mukaan hoitaa klubin kirjanpidon vastaanottaa ja tallentaa klubin varat maksaa presidentin tai hallituksen hyväksymät laskut maksaa klubin käytännön mukaisesti hyväksytyt laskut laatii klubin tilit ja valmistaa vuositilinpäätöksen sekä jättää ne numeroituine tulo- ja menotositteineen hallitukselle, edelleen tilintarkastajille toimitettaviksi, hyvissä ajoin ennen vuosikokousta valmistaa yhdessä presidentin ja sihteerin kanssa talousarvioehdotuksen seuraavaa kautta varten 3
Varainhoitaja (2) perii klubin jäsenmaksut Kerää kansainvälisten lehtien maksut klubin jäseniltä huolehtii omaisuuden kunnossapidosta, hoidosta ja luetteloinnista huolehtii, että kaikista maksettaviksi päätetyistä laskuista on kirjattu pöytäkirjoihin tai klubin käytänteisiin ao. päätökset, jotka tilintarkastajat voivat pöytäkirjoista todeta tilintarkastajien työtä helpottaa, mikäli päätökset on kirjattu myös kuitteihin laatii seuraajalleen lyhyen tiivistelmän vuosittain toistuvista päätöksistä huolehtii, että esimerkiksi edustajiston kokouksen kuluista sovitaan selkeästi, minkä osuuden maksaa klubi, minkä edustaja itse Unionin edustajat ja varaedustajat valitaan klubin vuosikokouksessa edustavat klubiaan edustajiston kokouksessa ja unionissa ottavat mukaansa edustajiston kokoukseen presidentin ja sihteerin allekirjoittamat valtakirjat Jos klubista on lähdössä vain yksi edustaja tai varaedustaja edustajiston kokoukseen, hänelle annetaan toisen edustajan valtakirja, jotta hän voi käyttää klubin molempia ääniä. Myös toisen klubin edustaja voi edustaa klubia valtakirjalla, mikäli kukaan omista edustajista ei pääse edustajiston kokoukseen. Tämä on ainoa mahdollisuus saada klubin edustus edustajiston kokoukseen, mikäli oman klubin viralliset edustajat eivät pääse kokoukseen. Klubin vuosikokouksessaan valitsema virallinen edustaja voi hakea myös unionin virkoja. Edellytyksenä kuitenkin on, että edustaja todella osallistuu edustajiston kokoukseen toimikaudellaan. Nettivastaava on uusi toimihenkilö useimmissa klubeissa vastaa klubin nettisivujen päivittämisestä toimittaa unionin toimihenkilöille ne omaa klubia koskevat tiedot, jotka halutaan julkaistaviksi myös unionin nettisivuilla (klubin nettisivujen uutisten kautta). voi olla sama henkilö kuin esimerkiksi tiedotusvastaava suunnittelee klubinsa nettisivujen rakenteen yhdessä hallituksen kanssa Klubien nettisivut ovat osoitteessa http://www.soroptimistit.fi/clubs/klubinnimi esimerkiksi http://www.soroptimistit.fi/clubs/kuopio http://www.soroptimistit.fi/clubs/palkaneen-seutu http://www.soroptimistit.fi/clubs/turku-aboa Klubien nettisivuja, jotka sijaitsevat muualla kuin unionin nettisivujen yhteydessä, ei enää linkitetä unionin nettisivuille (ks. http://www.soroptimistit.fi/klubit). Klubin vuosikalenteri Soroptimistikäsikirjassa on esitelty klubin vuotuiset tehtävät kuukausittain (s. 79 81). Hallitus käsittelee ja valmistelee kokouksissaan vuotuiset tehtävät. Hallitus esittelee kuukausikokouksissa vain ne vuotuiset asiat, jotka sääntöjen mukaan kuuluu tuoda kuukausi- tai vuosikokouksen päätettäviksi. Hallitus huolehtii siitä, että kuukausikokouksissa voidaan keskittyä sisältöihin eli järjestön teemoihin ja projekteihin sekä ohjelmaalueisiin ja painopisteisiin. kuukausikokouksissa tarpeeton byrokratia jää mahdollisimman vähäiseksi. 4
Jäsenhankinta Klubin jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, jonka tulee olla vähintään 21-vuotias, toimia jollakin ammattialalla. Valintaperusteena ei voi olla poliittinen tehtävä. olla pätevä edustamassaan ammatissa. Muutos sääntöihin governor-kokouksen 2004 jälkeen, päivitetty uusiin mallisääntöihin: jäseniksi voidaan hyväksyä myös juuri eläkkeelle jääneet ja ammattiin valmistuvat, kuitenkin niin, että näitä kriteereitä ei voida käyttää silloin, kun klubin jäsenmäärä on alle 18. Kohta sisältää myös lausuman lyhytaikaisesta tai pidempiaikaisesta työttömyydestä. SI on kutsujärjestö Jäsenyys perustuu klubin kutsuun. Hyväksyminen edellyttää suositusta vähintään kahdelta soroptimistilta, joista toisen on oltava klubin jäsen, sekä klubin kokouksen yksimielistä päätöstä. Jäsenyys voi perustua myös siihen, että toisen soroptimistiklubin jäsen muuttaa paikkakuntaa pysyvästi tai tilapäisesti, jolloin hänellä on oikeus liittyä jäseneksi klubiin. Eri ammatteja edustavia jäseniä Klubin jäsenyys on avoin kaikille ammateille. Kutakin ammattia voi edustaa vain yksi aktiivijäsen kerrallaan. Kuitenkin viiden vuoden aktiivisen jäsenyyden jälkeen voidaan samaa ammattia edustamaan valita toinenkin jäsen. Klubin hallitus Hallitus kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa. Hallituksen kokouksiin on kutsuttava myös unionin edustajistoon valitut kaksi edustajaa sekä ohjelmayhdyshenkilöt, joilla on puheoikeus hallituksen kokouksissa. 5
Teemat ja projektit eri tasoilla Unioni 2010 2012: - Nainen ja syrjäytymisen ehkäiseminen SI/E 2007 2011: - Soroptimists Go for Water - Safe Water = Safe Life SI 2007 2011: - SIerra-projekti President s Appeal 10.12.2010: - Funding the Future: Soroptimists for Education and Leadership Fokusraportointi Fokusraportoi suoraan nettilomakkeen kautta. http://reports.soroptimistinternational.org/ Ilmoita lähettämistäsi tai tekemistäsi fokusraporteista ohjelmaalueen koordinaattoria ja toimintakertomuksessa Unionille. Aina voit kysyä apua koordinaattorilta fokusraportin tekoon. Tee mieluummin enemmän fokusraportteja kuin vähemmän. Jälkikäteenkin niitä voi tehdä. 6