Luku 1 PIIRIKUVERNÖÖRITIIMI Tämän päivän nopeasti muuttuvassa maailmassa ihmisiltä vaaditaan perheen, työasioiden ja vapaaehtoisvirkojen yhä tehokkaampaa yhteensovittamista. Vaikka piirikuvernöörin rooli onkin monimuotoinen ja vaativa, on hänellä nyt mahdollisuus jakaa vastuutehtäviään ensimmäiselle ja toiselle varapiirikuvernöörille. Tämä piirikuvernööritiimin käsite vahvistaa yhteistoiminnallisuutta, luo jatkuvuuttapiirihallinnossa ja antaa ensimmäiselle ja toiselle varapiirikuvernöörille paremmat mahdollisuudet valmistautua piirikivernöörin rooliin. Piirikuvernööri ja ensimmäinen ja toinen varapiirikuvernööri muodostavat piirikuvernööritiimin, joka tehtävänä on yhteistyöllä johtaa piirin hallintoa. Piirikuvernööri, tiimin johtajana, paitsi valvoo piirin toimintaa, on myös vastuussa kasvu- ja toimintastrategioiden kehittämisestä, varapiirikuvernöörien valmennuksesta ja motivoinnista sekä tiimin yleisestä suoriutumisesta. Tämä yhteistoimintaan perustuva lähestymistapa paitsi tehostaa piirin hallintoa, myös antaa varapiirikuvernööreille mahdollisuuden valmentautua paremmin piirikuvernöörin tehtävään, kaksivuotisen varapiirikuvernöörikauden aikana. Toisen varapiirikuvernöörin roolissa he oppivat piirin toiminnoista, toimivat keskeisenä linkkinä piirin ja Maailmanlaajuisen johtajakoulutustiimin (GLT) välillä, tutustuvat LCI:n ohjelmiin ja oppivat arvioimaan paikallisten klubien tarpeita. Ensimmäisinä piirikuvernööreinä he ovat vastuussa klubikehityksestä ja jäsenhankinnasta, palvelevat keskeisenä linkkinä piirin ja Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän välillä, he työskentelevät erityistehtävien parissa ja edustavat piirikuvernööriä kokouksissa ja tapahtumissa milloin tarpeellista. Jokaisen piirin keskeisinä johtajina piirikuvernöörit ovat äärimmäisen kiireisiä. Tehtävien tehokas delegointi tarvittaessa ensimmäiselle ja toiselle varapiirikuvernöörille voi huomattavasti kohentaa piirin yleistä hallintoa ja toimintaa, samalla antaen varapiirikuvernööreille arvokasta kokomeusta johtorooleissa. Piirikuvernööritiimi toimii järjestön edustajana piirissään ja sen toimintaa valvoo kansainvälinen hallitus. Kuten kaikissa hyvin toimivissa tiimeissa, myös piirin johtotiimin jokaiselle jäsenelle on annettu tarkoinmääritellyt tehtävät joiden hoitamisesta he ovat vastuussa. Seuraavilla sivuilla on kuvailtu mitä nämä tehtävät ovat. Tämän käsikirjan lisäksi on hyvä käydä läpi hallituksen sääntökokoelman määritelmät tehtäväjaosta. Sääntökokoelma löytyy LCI:n verkkosivuilta. Piirikuvernööri Piirikuvernööri toimii piirin ensisijaisena hallinnollisena johtajana ja palvelee osana piirikuvernööritiimiä. Mikäli kansainvälinen vuosikokous 2011 hyväksyy tämän listan, I-1
tullaan piirikuvernöörin toimenkuva Piirin säännössä ja ohjesäännössä määrittelemään seuraavasti: Valvoo Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän toimintaa piirin tasolla ja pyrkii edistämään jäsenkasvua ja uusien klubien perustamista. Valvoo Maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän toimintaa piirin tasolla ja pyrkii edistämään johtajien koulutusta klubi- ja piiritasolla. Edistää Lionsklubien kansainvälisen Säätiön toimintaa sekä Järjestön palveluaktiviteetteja. Johtaa, kun paikalla, hallituksen kokouksia, vuosikokousta ja muita piirin kokouksia. Piirikuvernöörin ollessa estyneenä, tulee ensimmäisen tai toisen varapiirikuvernöörin johtaa kyseisiä kokouksia, ja jos varapiirikuvernööritkin ovat estyneinä, tulee kokoukseen osallistuvien valita paikalla olevista sopiva virkailija johtamaan kokousta. Edistää yhteishenkeä ja harmoniaa lionsklubien välillä. Toimii piirin säännöissä määritellyin tavoin piirihallituksen virkailijoiden ja piirin toimikuntien valvojana. Varmistaa, että piirin jokaisessa lionsklubissa vieraillaan joko piirikuvernöörin tai muun virkailijan toimesta kerran vuodessa, ja että vierailun suorittanut virkailija toimittaa vierailusta raportin Kansainväliseen päämajaan- Toimittaa ajan tasalla olevat erittelyt tiliotteet ja kuitit menoista piirin vuosikokoukseen tai oman piirinsä kokoukseen moninkertaispiirin vuosikokouksessa. Luovuttaa kautensa päätyttyä seuraajalleen kaikki piirin varoja koskevat arkistot, tilit ja muut asiakirjat. Ilmoittaa Lionsklubien kansainväliseen järjestöön kaikista tietoon tulleista järjestön nimen ja liikemerkin käyttöoikeuksien rikkomuksista Suorittaa muita Kansainvälisen hallituksen määräämiä tehtäviä kuten määritelty Piirikuvernööritiimin käsikirjassa ja muissa virallisissa ohjeissa. Ensimmäinen varapiirikuvernööri Yksittäis- ja alapiirien tulee valita ensimmäinen varapiirikuvernöörikansainvälisen säännön ja ohjesääntöjen sekä piirin säännön ja asetettujen vaalisääntöjen mukaisella I-2
tavalla. On huomattava, ettei toinen varapiirikuvernööri etene automaattisesti ensimmäisen varapiirikuvernöörin virkaan, vaikka onkin ainoa virallinen ehdokas. Ensimmäinen varapiirikuvernööri avustaa piirikuvernööriä jäsenkehityksessä, uusien klubien perustamisessa ja piirin tapahtumien järjestämisessä. Hänen erityisiin tehtäviinsä kuuluu: Järjestön tarkoituksen edistäminen; Piirikuvernöörin antamien hallinnollisten tehtävien suorittaminen; Muiden tehtävien suorittaminen kansainvälisen hallituksen määräysten mukaisesti; Osallistuu hallituksen kokouksiin, ja johtaa hallituksen kokouksia ja muita kokouksia piirikuvernöörin poissa ollessa ja osallistuu kuvernöörineuvoston kokouksiin milloin tarpeellista; Piirikuvernöörin avustaminen piirin ja sen klubien mahdollisten heikkouksien ja vahvuuksien arvioinnissa, tunnistaen mahdolliset heikkenevät klubit ja laatien suunnitelmat niiden vahvistamiseksi yhteistyössä piirikuvernöörin kanssa; Klubivierailuiden suorittaminen piirikuvernäärin edustajana hänen pyynnöstään; Toimii piirikuvernööritiimin ja Maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän yhteyshenkilönä, työskennellen myös piirin jäsentyöryhmän aktiivisena osana piirikuvernöörin, toisen varapiirikuvernöörin ja muiden jäsentyöryhmän jäsenten kanssa piirin laajuisen jäsenkasvusuunnitelman toteuttamiseksi; Työskentelee piirikuvernöörin, toisen varapiirikuvernöörin ja maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän kanssa kehittäen piirin laajuisen johtajakoulutussuunnitelman toimeenpanemiseksi; Työskentelee piirin vuosikokoustyöryhmän kanssa, avustaen piirin vuosikokouksen sekä muiden piirin tapahtumien suunnitelmien laatimisessa ja toteutuksessa; Piirikuvernöörin määräämien piirin toimikuntien valvominen; Osallistuu seuraavan vuoden toiminnan sekä budjetin suunnitteluun; Perehtyy piirikuvernöörin tehtäviin, jotta siinä tapauksessa että piirikuvernöörin toimi tulee avoimeksi, olisi varapiirikuvernööri parhaiten perehtynyt ehdokas tämän viran vastuiden ja tehtävien tilapäiseen täyttämiseen, kunnes kyseinen virka täytetään virallisesti, kuten on määritelty näissä säännöissä ja toimenpiteissä jotka kansainvälinen hallitus on hyväksynyt. I-3
Vaikka ensimmäinen varapiirikuvernööri tuleekin valita äänestyksellä, tulee hänen silti täyttää samat pätevyysvaatimukset, jotka on asetettu piirikuvernööriehdokkaalle, sillä ensimmäinen varapiirikuvernööri on todennäköisin ehdokas kuvernöörin virkaan. Järjestö ei korvaa ensimmäisen varapiirikuvernöörin matkakustannuksia eikä päivärahoja. Jos ensimmäinen varapiirikuvernööri toimii piirikuvernöörin pyynnöstä hänen virallisena sijaisenaan, varapiirikuvernöörille maksetaan korvaukset. Korvaukset maksetaan voimassa olevien tilintarkastussääntöjen mukaisesti. Moninkertaispiirin tai piirin säännöt voivat oikeuttaa muihin korvauksiin. Jos piirikuvernöörin virka jää avoimeksi, varapiirikuvernööri hoitaa täysin oikeuksin piirikuvernöörin tehtäviä niin kauan, kunnes kansainvälinen hallitus on täyttänyt viran loppukaudeksi. Jos ensimmäisen varapiirikuvernöörin virka jää avoimeksi, se täytetään piirin (yksittäis-, osa- tai moninkertaispiirin) säännöissä ja ohjesäännöissä määritetyllä tavalla. Viran vähimmäisvaatimukset on annettu piirin mallisäännössä ja ohjesäännöissä.. Koska ensimmäinen varapiirikuvernööri osallistuu suoraan piirihallintoon on hänellä hyvä käsitys piirikuvernöörin tehtävistä ja velvollisuuksista. Jos ensimmäinen varapiirikuvernööri valitaan piirikuvernööriksi on piirin johdon vaihdos jouhevampi ja piirin tavoitteiden ja päämäärien jatkuvuus todennäköisempää. Mitä paremmin valmistautunut uusi piirikuvernööri on, sitä menestyksellisempiä ovat kansainväliset ja piirin omat ohjelmat samoin kuin koko järjestömme toiminta. Toinen varapiirikuvernööri Yksittäis- ja alapiirien tulee valita ensimmäinen varapiirikuvernöörikansainvälisen säännön ja ohjesääntöjen sekä piirin säännön ja asetettujen vaalisääntöjen mukaisella tavalla. Toinen varapiirikuvernööri avustaa piirikuvernööriä jäsenten säilytyksessä ja tiedottaa muille lioneille järjestön monista ohjelmista. Hänen erityisiin tehtäviinsä kuuluu: Järjestön tarkoituksen edistäminen; Piirikuvernöörin antamien hallinnollisten tehtävien suorittaminen; Muiden tehtävien suorittaminen kansainvälisen hallituksen määräysten mukaisesti; Hallituksen kokouksiin osallistuminen ja kokousten johtaminen piirikuvernöörin ja ensimmäisen varapiirikuvernöörin poissaollessa sekä kuvernöörineuvoston kokouksiin osallistuminen silloin kun tarpeellista; I-4
Perehtyminen piirin klubien tilaan ja hyvinvointiin,kuukausittaisen talousraportin tarkastaminen ja piirikuvernöörin ja varapiirikuvernööron avustaminen heikkojen klubien havaitsemisessa ja niiden vahvistamisessa; Klubivierailuiden suorittaminen piirikuvernöörin edustajana hänen pyynnöstään; Piirikuvernöörin ja ensimmäisen varapiirikuvernöörin avustaminen piirin vuosikokouksen suunnittelussa ja toteutuksessa; Toimii piirikuvernööritiimin ja Maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän yhteyshenkilönä, työskennellen myös Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän aktiivisena osana piirikuvernöörin, ensimmäisen varapiirikuvernöörin ja muiden jäsentyöryhmän jäsenten kanssa piirin laajuisen jäsenkasvusuunnitelman toteuttamiseksi; Työskentelee piirikuvernöörin, ensimmäisen varapiirikuvernöörin ja maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän kanssa kehittäen ja toimeenpannen piirin laajuisen jäsenkasvusuunnitelman; Toimii yhteistyössä piirin LCIF-koordinaattorin kanssa ja avustaa toimikuntaa vuotuisten lahjoitustavoitteiden saavuttamiseksi, ja jakaa LCIF-aiheista tietoa ja materiaaleja säätiön tunnettuuden kasvattamiseksi ja tuen lisäämiseksi; Toimii yhteistyössä piirin tietotekniikkatoimikunnan kanssa klubien internetin käytön ja järjestön verkkosivujen tunnettuuden lisäämiseksi ja hyödyntämiseksi tiedonhaussa, ilmoitusten toimittamisessa, klubitarvikkeiden ostossa, jne; Piirikuvernöörin määräämien piirin toimikuntien valvominen; Piirikuvernöörin ja ensimmäisen varapiirikuvernöörin sekä piirin hallituksen avustaminen seuraavan vuoden, ml. piirin budjetin suunnittelussa; Piirikuvernöörin tehtäviin perehtyminen, jotta siinä tapauksessa että piirikuvernöörin tai varapiirikuvernöörin toimi tulee avoimeksi, olisi toinen varapiirikuvernööri parhaiten perehtynyt ehdokas näiden virkojen, vastuiden ja tehtävien tilapäiseen täyttämiseen, kunnes kyseiset virat täytetään virallisesti, kuten on määritelty näissä säännöissä ja toimenpiteissä jotka kansainvälinen hallitus on hyväksynyt. Järjestö ei korvaa toisen varapiirikuvernöörin matkakustannuksia eikä päivärahoja. Sen sijaan, jos 2. varapiirikuvernööri toimii piirikuvernöörin pyynnöstä hänen virallisena sijaisenaan, maksetaan hänelle korvaukset. Korvaukset maksetaan voimassa olevien tilintarkastussääntöjen mukaisesti. Moninkertaispiirin tai piirin säännöt voivat oikeuttaa muihin korvauksiin. I-5
Jos piirikuvernöörin ja ensimmäisen varapiirikuvernöörin virat jäävät avoimeksi, toimii toinen varapiirikuvernööri virkaa tekevänä piirikuvernöörinä kunnes kansainvälinen hallitus valitsee tehtävään uuden henkilön loppukaudeksi. Jos ensimmäisen varapiirikuvernöörin virka jää avoimeksi, toimii toinen varapiirikuvernööri virkaa tekevänä ensimmäisenä varapiirikuvernöörinä kunnes tehtävä täytetään piirin (yksittäis-, osa- tai moninkertaispiirin) säännöissä ja ohjesäännöissä määritetyllä tavalla. Koska ensimmäinen varapiirikuvernööri osallistuu suoraan piirihallintoon on hänellä hyvä käsitys piirikuvernöörin ja ensimmäisen varapiirikuvernöörin tehtävistä ja velvollisuuksista, mikä tekee viran siirtymisestä ja johtajuuden jatkumisesta helpompaa. Tehokkaat piirikuvernööritiimit Piirikuvernööritiimina teillä on vastuu piirinne hallinnosta ja johtamisesta, sen kasvusta ja hyvinvoinnista tulevaisuudessa. Menestyvä tiimi on enemmän kun ryhmä henkilöitä. Maksimoidaksenne tiiminne menestyksen ja johtamienne erityistiimien menestyksen toimikautenne aikana, on hyvä käydä läpi seuraavat huippusuorituksiin yltävien tiimien piirteet: Yhteinen visio, tavoitteet ja suunta Jokainen tiimin jäsen on sitoutunut tiimin yhteiseen visioon. He tietävät tarkalleen mikä tämä visio on, sillä tiimin johtaja pitää heidät keskittyneenä siihen kaikessa viestinnässään. Tiimin johtaja auttaa jokaista tiimin jäsentä heidän omissa pyrkimyksissään ja tiimin yhteisen vision toteuttamisessa. Tiimin johtaja varmistaa, että jokainen on täysin selvillä tavoitteista ja että jokainen on motivoitunut tekemään parhaansa tavoitteiden saavuttamiseksi. Tiimin jäsenet ymmärtävät omien rooliensa merkityksen tavoitteiden saavuttamisessa ja mikäli mahdollista, voivat samalla kehittää omakohtaisia tavoitteita ja laatia suunnitelman joka määrittelee millä tavoin nämä tavoitteet hyödyttäisivät koko tiimiä. Omistautuminen omakohtaiselle ja tiimin määräämälle roolille Tiimin jäsenillä on selkeästi määritellyt odotukset, mutta heidän tulee myös ymmärtää, että kaikkien jäsenten roolit ovat sidoksissa toisiinsa. He huomaavat miten he ovat jokainen riippuvaisia toistensa ponnisteluista. Tiimin johtajan tulee varmistaa, että yksittäiset velvollisuudet tulee hoidettua, samalla kun auttaa tiimin jäseniä kehittämään toimintatapoja jotka mahdollistavat heidän toimimisen yhtenä tiiminä. Monisuuntainen viestintä Tiimin jäsenet ratkovat ongelmia, viestivät keskenään ja pitävät tiimin johtajan ajantasalla haasteista ja esille nousevista asioista. Aitoyhteistyö on mahdollista ainoastaan säännölisen ja avoimen viestinnän avulla. Tiimin johtajan tulee keskittyä johdonmukaiseen ja monisuuntaiseen viestintään. Jaettu auktoriteetti I-6
Hyvä tiimin johtaja antaa jäsenille tarpeeksi auktoriteettia jotta he voivat suoriutua tehtävistään jouhevasti. Tiimin jäsenet tietävät milloin ja keneltä heidän tulee pyytää hyväksyntä tietyille päätöksille ja kykenevät tekemään tarpeenvaatiessa oma-aloitteisesti päätöksiä. Erilaisuuksien arvostaminen Hyvä tiimin johtaja rohkaisee tiimin jäseniä ymmärtämään heidän yksilöllisiä vahvuuksiaan, lahjojaan ja heikkouksiaan. Parhaimmat tiimin johtajat kannustavat erilaisia toimintatyylejä ja henkilökohtaisia kokemuksia. Tiimin johtajat tarkoituksella valitsevat tiimin jäseniä joilla on erilaisia vahvuuksia, kokemuksia ja tuovat mukanaan erilaisia näkökulmia. Molemminpuoleinen tuki ja luottamus Huippusuorituksiin yltävän tiimin kaikki jäsenet tukevat toisiaan ja luottavat toisiinsa. Tiimin jäseniä rohkaistaan ottamaan riskejä ja kertomaan mielipiteensä vapaasti ja tekemään ehdotuksia, antamaan rakentavaa palautetta. Yhdessä he käyvät haasteita kohti, pääsevät esteiden ylitse ja tarttuvat mahdollisuuksiin. Jäsenet ovat ansainneet toistensa luottamuksen. Huippusuorittajatiimin rakentaminen ei ole helppoa. Kun piirinne johtajat piirikuvernööritiiminä määrätietoisesi keskittyvät näihin edellämainittuihin piirteisiin ja niiden kehittämiseen omassa työssään, he kasvattavat tiimin potentiaalia tehdä visiosta todellisuutta. I-7