1 (7) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 12/2013 Aika: 4.9.2013 klo 18.30 Paikka: HO/Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori (poissa kohdat 12. 14., 16. 18., 21. 24. ja osan kohdasta 19.) Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Juhani Takkunen, varapuheenjohtaja Samu Vuorinen Jyrki Eriksson (saapui kohdassa 4.) Lotta Broms Jukka Heliö Niina Iisakkila 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo 18.33 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja kertoi päivystysten alkaneen ja uusia jäseniä kirjautuneen kokoukseen mennessä 37 kappaletta. Yhteensä kirjautuneita oli kokoukseen mennessä lähemmäs 200 kappaletta. Juhani Takkunen kertoi inspehtori Petri Pellikan hakeneen vararehtorin paikkaa.
2 (7) 6. Tehdyt edustusvierailut Jukka Heliö kertoi Jani Ollikaisen edustaneen Korp! Filiae Patriaen Salongiõhtussa, joka pidettiin 23.8. heidän tiloissaan Tartossa. Ollikainen vei heille lahjaksi kuohuviinipullon. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja ilmoitti, että lattiat on öljytty. Hän kertoi myös, että sisäpihalle tulee kattoihin ja terassiin liittyen remontti, jonka aikataulusta ei ole vielä tarkkaa tietoa. Säätiö on lisäksi hankkimassa ampumaradalle ja bändikämpälle valvontakamerat. Osakunnan t paitoja tulee lisää noin kuukauden päästä. Haalarien tilannetta selvitellään. Niiden hinnaksi olisi nykyisin tulossa noin 10000 painatuksilla, mutta Virosta tilattuna hinta saattaisi olla halvempi. Sponsorointia on tulossa ainakin Tavastialta. NUHA vuoteen liittyen Osakunnalle tulee 15.9. kiertelemään porukkaa Juhani Merimaan opastuksella osana OpenHouseHelsinki tapahtumaa, jossa esitellään kaupungin arkkitehtuuria yleisölle. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja viittasi edellisen kokouksen keskusteluun painepesurin hankinnasta. Hän totesi, että painepesuri on hankittiin ja maksettiin YTM:stä. Hinnaksi tuli noin 200 euroa. Painepesurin on todettu olevan hyödyllinen apuväline sekä Koivuniemessä että Kampissa mm. saunan pesemisessä. Selecta sijoituksia on myyty kesän aikana 20000 eurolla. Taloudenhoitajan mielestä taloudellinen tilanne on nyt hyvä eikä lisää sijoituksia tarvitse luultavasti myydä vuoden aikana. Taloudenhoitaja kertoi maksaneensa Viestintävirastolle 50, jotta domain www.hämäläis osakunta.fi toimii seuraavan viiden vuoden ajan. Hälläpyörän painatuksesta on tehty tarjouksia useille painotaloille. Tarjousten hintahaitari on suuri ja hyvin todennäköisesti löydetään halvempi painotalo kuin nykyinen. Taloudenhoitaja tulee neuvottelemaan Hälläpyörän päätoimittajan Mari Teinilän kanssa syyskuun kolmannella viikolla vaihtoehdoista. Vartiointiin on mennyt jo 90 % budjetoidusta turhien hälytysten takia. Asiaa päätettiin pohtia lisää muissa asioissa. Taloudenhoitaja sanoi odottavansa Liikuntavaliokunnalta lisämäärärahahakemusta syksyn aikana, sillä he ovat käyttäneet budjetistaan jo suuren osan. Taloudenhoitaja oli sattumalta myös huomannut, että viime vuosijuhlien osallistumismaksuista noin 700 euroa on karhuamatta. Tämä johtuu muun muassa siitä, ettei kaikille ole lähetetty maksuohjeita. Hän aikoo muistutella ihmisiä maksamaan. Säätiö on tähän mennessä maksanut 3400 euroa arkiston kunnostamista varten.
3 (7) 9. Saapunut posti Ulkoministeriö oli lähettänyt Kaivoja Köyhille? Suomalaisen kehitysyhteistyön vuosikymmenet kirjan. Hallitus hämmästeli kirjan alkuperää. Juhani Takkunen muisteli kirjan lähettäjän olevan entinen osakuntalainen, joka oli päässyt ulkoministeriöön töihin. Hämeen Heimoliitto ry oli lähettänyt jäsentiedotteen. Taloudenhoitaja ilmoitti maksaneensa Heimoliiton jäsenmaksun parin vuoden tauon jälkeen. 10. Saapuneet kutsut Osakunnalle oli saapunut kesän aikana kutsu Helsingin yliopiston osakuntien ja osakuntalaitoksen 370 vuotisjuhliin, jotka pidetään lauantaina 21.9 Vanhalla ylioppilastalolla (liite 2). Osakunnalle oli varattu yhteensä 46 paikkaa. Todettiin, että ilmoittautuminen oli jo hoidettu kokoukseen mennessä ja että edustajia juhliin lähtee yhteensä noin 30 kappaletta. Osakunnalle oli saapunut kutsu osakuntien 370 vuotisjuhlien silliaamiaiselle, joka pidetään 22.9. Keskisuomalaisella osakunnalla (liite 3). Päätettiin, että hallituksen jäsenet ja päävirkailijat voivat ilmoittautua sihteerille, joka välittää ilmoittautumiset eteenpäin. Kymenlaakson osakunnalta oli saapunut kutsu rapujuhliin, jotka pidetään 14.9. Domus Gaudiumin osakuntatiloissa (liite 4). Kukaan ei päässyt lähtemään. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Jyrki Eriksson kertoi avajaiskarnevaalien menneen hyvin. Kokousta seuraavana päivänä pidetään ensimmäinen osakuntainfo ja jäsenpäivystykset ovat alkaneet. Eriksson totesi, että tuutorien joukossa on paljon uusia naamoja ja heitä koulutetaan ennen ensimmäistä osakuntainfoa. Toiminnanohjaaja kertoi, että luontokerhon puheenjohtaja lähti vaihtoon, mutta kerhon toiminta jatkuu toistaiseksi luontokerhon sihteerin Sofia Seittenranta Vekkelin johdolla. Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen kertoi Koivuniemen menneen kiinni ja että viimeiset tavarat haetaan seuraavana sunnuntaina. Koivuniemen syystalkoot pidetään lokakuun toisena viikonloppuna. Osakunnan lattiatalkoot järjestyivät edellisenä viikonloppuna hyvin ja Ratinaan tullaan hankkimaan uusia sohvia. Takkunen tiedusteli, minne pingispöytä haluttaisiin sijoittaa, sillä sen nykyinen paikka on havaittu ongelmalliseksi. Toiminnanohjaaja totesi sen sopivan mahdollisesti neljänteen kerrokseen esimerkiksi pukuhuoneeseen tai biljardihuoneeseen taitettuna, mistä sen voisi tarvittaessa ottaa esiin. Takkunen kertoi myös Äijäkerholla olleen Koivuniemessä Oktoberfest, jossa oli paljon osanottajia ja hyvät oluet. Lisäksi Juristikerho kokoontui Koivuniemessä. Leffaklubi ei järjestänyt Koivuniemessä mitään. Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: Jukka Heliö kertoi kesäretken menneen hyvin UAV:n virkailijoiden ja vierailijoiden osalta. Vieraita tuli Korp! Sakalasta ja Korp! Filiae Patriaesta. Heliö kertoi UAV:n rahatilanteen olevan ilmeisen hyvä, sillä Vierailijat Hämäläis Osakunnassa momenttia on vähän yli puolet jäljellä ja Vierailut ystävyysosakuntiin momenttia on
4 (7) käytetty säästeliäästi. Tällä hetkellä UAV:ssa mietitään syyskokouksen päivämäärää ja vapaamuotoisempien tervetuliaissitsien järjestämistä ulkomailta tuleville vieraille vuosijuhlia edeltävänä perjantaina. Heliö oli tiedustellut Korp! Neo Lithuanialta, ovatko he jakautumassa mies ja naiskorporaatioiksi, ja oli saanut vastaukseksi, että asiasta vielä keskustellaan Liettuassa. Korp! Sakalan vuosijuhlat ovat lauantaina 9.11. ja Korp! Filiae Patriaen vuosijuhlat ovat luultavasti lauantaina 26.10. Neo Lithuanian vuosijuhlapäivää Heliö ei vielä tiennyt. Heliö oli myös kysynyt Pioneeri ja Pyrologikerhon puheenjohtajalta, pitäisikö kerho lakkauttaa, mutta ei ollut saanut vielä vastausta. Viiniseuraan liittyen Heliö oli ehdottanut Koulutusvaliokunnan puheenjohtajalle Anna Stiina Koivulalle, että he voisivat mainostaa Viiniseuran puheenjohtajan virkaa. Heliö kertoi taidekerhon kokoontuvan jälleen parittomien viikkojen keskiviikkona 25.9. lähtien. Taidekerhon puheenjohtaja Jenni Rönkkö aikoo suurella kädellä koristella Osakunnan kaudenavajaisiin. Taidekerhon tarvikkeita on myös uusittu ja tullaan uusimaan. Heliö totesi myös HOS:in etsivän kiireisellä aikataululla puhallinsoittajia Malmitalon konserttiin. Heliö ei ole ehtinyt laatia lupaamaansa ehdotusta HOS:n säännöistä, mutta yrittää saada sen tehtyä syyskuun aikana. Toiminnanohjaaja totesi, että yksi fuksi oli jo osoittanut kiinnostusta Viiniseuran puheenjohtajuudesta. Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jyrki Eriksson kertoi järjestäneensä Liikuntavaliokunnan puheenjohtajan Janne Siipolan kanssa 370 juhlavuoteen liittyvän yhteisosakuntalaisen yleisurheilutapahtuman. Tapahtumassa oli mukana kivasti ihmisiä. Eriksson kertoi Liikuntavaliokunnan olleen aktiivinen. LVK on menossa pelaamaan Ultimatea ja he suunnittelevat Paintball ekskua. Molemmat jumppaohjaajat lopettavat ja Siipola on alkanut rekrytoida uusia. Toiminnanohjaaja totesi, että tarvittaessa pari viikkoa voidaan vetää jumppia aktiivisten jumppaajien johdolla. Vakituinen ohjaaja pitäisi kuitenkin löytyä. Päätettiin, että jumppaohjaajan/ ohjaajien paikkaa voidaan mainostaa tiedotuslistalla ja tehtävässä pätee sama palkkaus kuin ennenkin. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila kertoi uuden Fuksihämäyksen tulleen. Lehdestä oli löytynyt sekä uutta että vanhaa sisältöä. Myös uusi Hälläpyörä oli saapunut. Kokousta seuraavana päivänä pidetään Hälläpyörän seuraava kokous ja lehti etsii uusia toimittajia. Ompeluseuralla oli ensimmäinen kokous juuri ennen hallituksen kokousta ja paikalla oli ollut vain pari ihmistä. Mimmikerho puolestaan suunnittelee ekskua Heurekaan. Tanssikerho järjestää ensimmäiset tanssiharjoitukset kuluvalla viikolla. Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi JVK:n kokoustavan seuraavana perjantaina. Kokouksessa on tarkoitus suunnitella syksyn juhlia. Vuorinen oli kehottanut Snookerhoa järjestämään jotain toimintaa. Todettiin, että Snookerho on ainakin tilannut uusia biljardipalloja. HOResin ratavuorot alkavat viikon päästä keskiviikkona. Taloudenhoitaja kertoi HOL:in uuden kuoronjohtajan aloittavan lokakuun alussa. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi KVK:n järjestäneen kesäteatteriekskun. Lisäksi Kulttuurivaliokunnan sihteeri Johanna Hyytiäinen vetää valiokunnan toimintaa yksin syyskuun kokoukseen asti. Toiminnaohjaaja kertoi Näytelmäkerhon varanneen itselleen vakiovuoron improvisaatioharjoituksia varten. Myös Kokkikerhon puheenjohtaja on lähtenyt vaihtoon ja uusi valitaan piakkoin.
5 (7) 12. Ulkojäsenhakemukset Käsiteltiin kohtien 20. ja 15. jälkeen kohdan 19. käsittelyn tauon aikana. Hallituksen varapuheenjohtaja Juhani Takkunen siirtyi johtamaan kokousta. Christa Margit Vänskä oli hakenut ulkojäsenyyttä (liite 5). Hallitus hyväksyi hakemuksen. 13. Määräraha anomukset Toiminnanohjaaja oli hakenut 400 euroa uuden kopiokoneen hankintaan Osakunnan toimistolle (liite 6). Hallitus hyväksyi hakemuksen. Jussi Nipa Nieminen oli hakenut 400 euroa Osakunnan toimiston uuteen verkkolevyyn ja 200 euroa Gigabit kytkimiin ja ethernet kaapeleihin Osakunnan nettiyhteyden parantamiseksi (liite 7). Hallitus myönsi 400 euroa uuteen verkkolevyyn ja totesi, että Osakunnan budjettiin on jo sisällytetty nettiyhteyden parantamiseen tarvittavat tarvikkeet. 14. Tilahakemukset Hallitukselle ei ollut saapunut tilahakemuksia. 15. NUHA vuosijuhlan sponsorointi / sähköpostikokouksen päätöksen vahvistaminen Käsiteltiin kohdan 20. jälkeen. Hallitus oli kokoustanut 3.8. 5.8. sähköpostitse osakuntien 370 vuotisjuhlan illalliskorttien sponsoroinnista. Ehdotuksia oli ollut yhteensä neljä: 1) ei sponsorointia 2) 13e sponsorointi kaikille 3) 23e sponsorointi kaikille 4) sponsoroinnin suuruus vaihtelee osallistujan Osakuntaiän mukaan. Sähköpostitse tehdyn äänestyksen perusteella Hämäläis Osakunnan hallitus myönsi jäsenilleen 13 euron suuruisen avustuksen Osakuntien 370 vuotisjuhliin, jolloin illalliskortin hinnaksi tuli 70e/60e (alkoholillinen/alkoholiton). Summa päätettiin ottaa NUHA momentista. Hallitus vahvisti sähköpostikokouksessa tehdyt päätökset. Päätettiin lisäksi kustantaa inspehtorin, inspehtorin puolison ja kuraattorin illalliskortit kokonaan, laulunjohtajan puoliksi ja 20,75 euroa hallitusten jäsenten ja päävirkailijoiden illalliskorteista. Päätettiin, että silliaamiaisia ei kustanneta ollenkaan.
6 (7) 16. Eron myöntäminen kolmelle apuemännälle Tuuli Orasmaa, Anniina Paavilainen ja Anna Westerlund olivat hakeneet eroa apuemännän virasta (liitteet 8 10). Hallitus hyväksyi hakemukset. 17. Eron myöntäminen Liikuntavaliokunnan puheenjohtajalle Annamari Valkjärvi oli hakenut eroa Liikuntavaliokunnan puheenjohtajan virasta (liite 11). Hallitus hyväksyi hakemuksen. 18. Ehdollisen eron myöntäminen Liikuntavaliokunnan sihteerille Janne Siipola oli hakenut ehdollista eroa Liikuntavaliokunnan sihteerin virasta (liite 12). Hallitus hyväksyi hakemuksen. 19. Hämäläis Osakunnan historiankirjoittajan valinta Käsiteltiin kohdan 15. jälkeen. Jyrki Eriksson esitteli historiatoimikunnan suositusta historiankirjoittajan valinnasta (liite 13). Hän kertoi historiatoimikunnan haastatelleen neljää hakijaa ja tehneen suosituksen haastattelujen perusteella. Eriksson kertoi toimikunnan suosittelevan historiankirjoittajaksi Lari Ahokasta. Ennen päätöstä hallitus keskusteli monisanaisesti haku, haastattelu ja päätöksentekoprosessista. Hallitus piti kohdan käsittelyssä tauon kuraattorin jouduttua poistumaan paikalta. Varapuheenjohtaja Juhani Takkunen siirtyi johtamaan kokousta. Tauon aikana käsiteltiin kohta 12. Hallitus päätti luottaa historiatoimikuntaan ja hyväksyä ehdotuksen Lari Ahokkaan valitsemisesta historiankirjoittajaksi. Samu Vuorinen ilmaisi eriävän mielipiteensä. Päätettiin, että työsopimus, palkka ja muut työsuhteeseen liittyvät asiat päätetään myöhemmin. 20. Välitilinpäätös Taloudenhoitaja esitteli välitilinpäätöksen (liitteet 14 18). Hallitus hyväksyi välitilinpäätöksen. 21. Muut asiat Todettiin, että vartiointikustannukset ovat nousseet. Lisäksi sopimuksessa todettiin olevan kohtia, jotka eivät varsinaisesti palvele osakuntaa. Suositeltiin, että taloudenhoitaja käy sopimuksen läpi ja tarkistaa
7 (7) mahdolliset ongelmakohdat. Todettiin myös, että hallituksen on hyvä korjata vartiointibudjettia seuraavalle vuodelle. Jyrki Eriksson kertoi pitäneensä kesän aikana tiiviisti yhteyttä arkistoa kunnostavaan Lari Ahokkaaseen. Arkiston kunnostamisesta on tulossa lähiaikoina selvitys hallitukselle. Tällä hetkellä Ahokas inventoi aineistoa ja tulee tekemään sen pohjalta toimenpide ehdotuksia. Erikssonin mukaan Ahokkaan työ sujuu hyvin, mutta työtä on aika paljon. Hallitus pohti arkiston lukkojen vaihtamista ja pääsyn sallimista vain henkilöille, joilla sinne on oikeasti asiaa. Päätettiin vaihtaa arkistoon lukko. Todettiin, että samalla voidaan tarkistaa muutkin lukot. Päätettiin myös, että pyykkihuoneen ovea ei pidetä enää lukossa. Samu Vuorinen kertoi antaneensa jäsenkyselyn jaettavaksi jäsenpäivystäjille. Tarkoituksena on jakaa kyselyä kirjautumaan tuleville vanhoille jäsenille. 22. Kokouksesta tiedotettavat asiat Päätettiin ilmoittaa vapaana olevista viroista. 23. Seuraava kokous Päätettiin sopia seuraavan kokouksen päivämäärä doodle äänestyksellä. 24. Kokouksen päättäminen Juhani Takkunen päätti kokouksen klo 21:30. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Juhani Takkunen Emilia Aikio kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri