OVASKAN SUKUSEURA RY TOIMINTAKAUSI 2010--2012 1/5 TOIMINTAKERTOMUS Yleistä Ovaskan sukuseuran toiminta kaudella 2010--2012 on ollut varsin vilkasta. Sitä osoittaa sekin, että voitimme Karjalan Liiton toimintakilpailun sukuseurojen sarjan vuonna 2010 (kuten myös vuonna 2009) ja olimme kymmenen parhaan joukossa -- 9. sijalla -- vuoden 2011 toimintakilpailussa. Uutena toimintamuotona aloitettiin sukulehden julkaiseminen. Sukuseurassa oli vuoden 2010 alussa 163 jäsentä ja seitsemän kunniajäsentä. Jäsenmäärä on kasvanut tasaisesti ja ottanut vuoden 2012 alussa alkaneen jäsenhankintakilpailun ansiosta jopa pienen kirin. Loppukesällä 2012 saavutettiin jo 200 jäsenen raja. Kauden aikana sukuseurasta on eronnut neljä henkilöä ja jäsenrekisteristä on poistettu yhdeksän henkilöä, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua kahtena vuonna peräkkäin. Tiedot täsmentyvät vuoden 2012 loppuun mennessä. Sukuseuran hallitus piti vuonna 2010 viisi kokousta ja vuonna 2011 seitsemän kokousta, joista yhden sähköpostitse ja kaksi Skype-konferenssipuheluyhteyden kautta; lisäksi yksi kokous jouduttiin peruuttamaan hallituksen jäsenten esteiden vuoksi. Vuoden 2012 sukukokoukseen mennessä on pidetty yhdeksän kokousta. Niistä seitsemän on järjestetty Skype-konferenssipuheluna. Jäsen- ja sukututkimusrekisteselosteet uudistettiin toimintakauden aikana lain edellyttämälle tasolle, ja jäsenilmoittautumislomaketta muokattiin entistä helppokäyttöisemmäksi. Suruviestejä Sukuseuramme kunniajäsen Yrjö Ovaska siunattiin haudan lepoon Lappeenrannassa 12.3.2011. Hallituksen varapuheenjohtaja Esko Ovaska osallistui siunaustilaisuuteen ja laski arkulle seuran kukkavihon. Joukostamme ovat toimintakauden aikana poistuneet myös seuraavat sukuseuramme jäsenet: Anneli Heschung Lappeenrannasta Lauri Hämäläinen Kouvolasta
OVASKAN SUKUSEURA RY TOIMINTAKAUSI 2010--2012 2/5 Jussi Isola Imatralta Eeva Möhring Saksan Kölnistä Pia Ovaska Harjavallasta Atso Rautio Lappeenrannasta Jäsentiedotteet ja sukuseuran lehti Vuonna 2010 lähetettiin kaksi jäsentiedotetta ja vuonna 2011 yksi tiedote. Vuonna 2012 on lähetetty kaksi jäsentiedotetta. Tiedotteet on julkaistu myös sukuseuran kotisivuilla internetissä. Jäsentiedotteet on osittain korvattu Ovaskan sukuseuran lehdellä, joka ilmestyi ensimmäisen kerran vuoden 2010 lopussa ja jälleen joulukuussa 2011. Kolmas sukulehti ilmestynee loppuvuodesta 2012. Sukulehdet ovat luettavissa myös sukuseuran kotisivuilla internetissä. Tarvittava salasana on ilmoitettu jäsentiedotteessa. Hallinto Vuoden 2009 sukukokouksessa valittiin Ovaskan sukuseuran hallituksen puheenjohtajaksi toimintakaudeksi 2010--2012 Tuomo Ovaska ja jäseniksi alla mainitut henkilöt. Hallitus sopi tehtäväjaosta (suluissa) kauden ensimmäisessä kokouksessa. Hallitus 2010--2012: Tuomo Ovaska, pj. Esko Ovaska (varapj., sukulehtitoimikunnan jäsen) Hilkka Ovaska (rahastonhoitaja, jäsenrekisterin hoitaja, arkistointivastaava) Matti Ovaska (leikekirjavastaava) Mika Ovaska (matkavastaava, sukulehtitoimikunnan jäsen) Raija Ovaska (jäsensihteeri, sukulehtitoimikunnan jäsen, leikekirjavastaava yhdessä Matti Ovaskan kanssa) Veli-Mikko Ovaska (sukulehden päätoimittaja, sukulehtitoimikunnan jäsen, sukututkimusvastaava ja sukurekisterin hoitaja, internetsivujen ylläpitäjä) Eero Lankinen (tuotevastaava, vaihto-omaisuus) Tuulikki Valta (sihteeri, juhlavastaava) Sukulehtitoimikuntaan ovat lisäksi kuuluneet hallituksen ulkopuolelta kutsutut Lauri Ovaska ja Pertti Ovaska.
OVASKAN SUKUSEURA RY TOIMINTAKAUSI 2010--2012 3/5 Tuomo ja Hilkka Ovaskan ilmoitettua marraskuun lopussa 2011, etteivät he voi enää jatkaa työskentelyä Ovaskan sukuseuran hallituksessa, jouduttiin hallituksen jäsenten tehtäväkenttää muuttamaan hieman. Puheenjohtajan tehtävät siirrettiin varapuheenjohtaja Esko Ovaskalle ja rahastonhoitajan tehtävät Eero Lankiselle. Mika Ovaska valittiin toiseksi varapuheenjohtajaksi ja Matti Ovaska juhlavastaavaksi. Leikekirjan pitäminen oli jo aiemmin päätetty lopettaa, joten leikekirjavastaavan tehtävät jäivät pois. Raija Ovaska sai hoitaakseen jäsenrekisterin ylläpidon ja arkistovastaavan tehtävät. Muuten tehtäväjako säilyi entisellään. Kun todettiin, että kirjanpitäjän vaihdos kesken vuotta aiheutti hankaluuksia, Hilkka Ovaskaa pyydettiin tekemään joulukuun 2011 kirjanpito ja vuoden 2011 tilinpäätös. Vuoden 2012 alusta lähtien kirjanpitäjänä on toiminut Marjut Miettinen Lappeenrannan Joutsenosta. Maksuliikennettä ja käteiskassaa on hoitanut Eero Lankinen. Koulutus Tuomo ja Hilkka Ovaska osallistuivat vuosina 2010 ja 2011 Karjalan Liiton järjestämille kursseille, joilla käsiteltiin yhdistysten arkistointia, hallintoa, kotisivujen ylläpitoa ja jäsenhankintaa. Lisäksi Tuomo Ovaska osallistui vuonna 2011 Karjalan Liiton toiminnansuunnittelu- ja teemaseminaariin, joka oli tarkoitettu pitäjäyhdistysten ja sukuseurojen puheenjohtajille. Arkistointi Sukuseuran hallituksessa todettiin, että vaikka sukuseura oli toiminut jo 12 vuotta, systemaattista arkistointia ei ollut vielä järjestetty. Seuran perustamisasiakirja ja pöytäkirjat ovat tallessa, mutta arkistoja on eri puolilla ja ne pitäisi koota yhteen. Lisäksi mm. sukutaulu-cd:stä pitäisi olla paperituloste. Arkistoja on toimintakauden aikana koottu yhteen paikkaan siinä määrin kuin se on ollut mahdollista. Arkistosta puuttuu kuitenkin yhä muun muassa osa alkuperäisistä jäsenhakemuslomakkeista. Hankinnat Sukuseuralle on toimintakauden aikana hankittu 100 kappaleen erä sukutaulu-cd-levyjä (versio 5.0). Lisäksi hankittiin 50 kappaletta niin sanottuja fasadi- tai ovensuulippuja, joita sukuseuran jäsenet voivat ostaa 20 euron kappalehintaan, sekä kaksi kantolippua lisävarusteineen (kantotanko ja -vyö). Molemmat liput on suunnitellut Juha E. Tetri.
OVASKAN SUKUSEURA RY TOIMINTAKAUSI 2010--2012 4/5 Edelleen on hankittu kymmenen isännänviiriä, kaksi arkkia (40 kpl) sukuseuran tunnuksella varustettuja postimerkkejä ja 200 kappaletta Ovaskan suvun tunnuksella varustettuja postikortteja, joita sukuseuran jäsenet voivat ostaa. Hallitus on vuoden 2012 alusta lähtien lähettänyt tällaisen kortin pyöreitä vuosia täyttäville jäsenille. Sukumatkat ja sukuseuran osallistuminen erilaisiin tapahtumiin Sukuseura teki 30.7.--1.8.2010 sukumatkan, joka suuntautui suvun syntysijoille Kirvuun ja Suvut kohtaavat Karjalassa -tapahtumaan Käkisalmeen. Matkalle osallistui 17 henkilöä, osa omilla autoillaan. Matkalaiset yöpyivät Kuusaan motellissa. Ovaskan sukuseuran edustajat osallistuivat Karjalan Liiton kesäjuhlien lippukulkueeseen 20.6.2010 Helsingissä ja 17.6.2012 Lahdessa. Piispa Huotari ja arkkipiispa Leo vihkivät sukuseuran kantolipun KL:n juhlien yhteydessä 19.6.2010. Tuomo Ovaska esitti Ovaskan sukuseuran kukkatervehdyksen Hyvinkään Karjala-seuran 70-vuotisjuhlassa 20.03.2011. Tuomo Ovaska osallistui Ovaskan sukuseuran edustajana Karjalan Liiton liittokokoukseen 14.5.2011. Tuomo ja Hilkka Ovaska osallistuivat kesällä 2011 Munukan sukukirjan julkistamistilaisuuteen ja esittivät Ovaskan sukuseuran kukkatervehdyksen. Tuomo ja Hilkka Ovaska olivat 17.--18.9.2011 Tuomon evakkopaikkakunnan Kankaanpään Karjala-seuran vieraina ja luovuttivat Kankaanpään karjalaisille Ovaskan sukukirjan ja sukulehden. Tuomo totesi vastaanoton olleen häkellyttävän ystävällinen. Vierailusta julkaistiin artikkeli Kankaanpään seutu -lehdessä. Tuomo Ovaska ja Veli-Mikko Ovaska osallistuivat 8.10.2011 Vantaalla järjestettyyn Kuulutko sukuuni -tapahtumaan, jossa julistettiin Karjalaisten sukuyhteisöjen liiton sukulehtikilpailun tulokset. Tällä kertaa emme päässeet palkinnoille. Sukututkimusrekisterin julkaiseminen internetissä Sukututkimusrekisterin/sukutaulujen julkaisemisesta internetissä keskusteltiin hallituksessa pitkään, ja myös jäsenistön mielipidettä kysyttiin jäsentiedotteessa 2/2010. Asiaa pidettiin vaikeana, koska henkilötietolaki sisältää joitakin henkilötietojen julkaisemiseen liittyviä määräyksiä. Asia ei liioin sisältynyt vuosien 2009--2011 toimintasuunnitelmaan, jonka edellinen hallitus oli laatinut.
OVASKAN SUKUSEURA RY TOIMINTAKAUSI 2010--2012 5/5 Hallituksen jäsenet olivat yhtä mieltä siitä, että internetissä voitaisiin julkaista sukututkimusrekisteri, jossa ei ole sataa vuotta tuoreempia tietoja. 1900-luvun alkupuolelle päättyvä sukututkimusrekisteri onkin vuodesta 2011 lähtien ollut jäsenkirjeessä ilmoitetun salasanan takana sukuseuran kotisivuilla. Sukututkimuksen jatkaminen Veli-Mikko Ovaska on täydentänyt sukututkimusrekisteriä alkuperäisestä noin 4.500 nimestä yli 11.000 nimeen kaikkia mahdollisia julkisia lähteitä hyödyntämällä ja tehnyt lukuisia korjauksia ja lisäyksiä vanhimpiin tietoihin. Hän on myös saanut liitetyksi kaikki kirvulaiset sukuhaarat kantaisä-niiloon ja Kirvun ulkopuolisetkin sukuhaarat samaan kantasukuun osittain oletuksien kautta. Erilliset sukuhaarat olivat aiemmin irrallisia. Lisäksi hän on kerännyt väestörekisteristä tietoja Ovaskan suvun vanhimmista. Kansallisarkiston tuomiokirjakortiston avulla on löydetty 1600-luvun tuomiokirjaotteita, joissa on mainittu Ovaska-nimisiä henkilöitä. Sukututkija Heljä Pulli on lukenut niitä sukuseuran hallituksen toimeksiannosta. Näin on pyritty löytämään varhaisia yhteyksiä Kirvun ulkopuolisiin sukuhaaroihin sekä mielenkiintoisia oikeustapauksia. Tutkimuksen tuloksena on jo saatu sukututkimusmateriaalia ja aineistoa sukulehteenkin. Heljä Pulli jatkaa edelleen tutkimusta. Jäsenyydet Ovaskan sukuseura liittyi vuonna 2011 Karjalaiseen Nuorisoliittoon, jolle oli aiemmin maksettu vuosittain pieni tukimaksu. Tukimaksu lopetettiin samalla. Ovaskan sukuseura on edelleen Karjalan Liiton ja Karjalaisten Sukuyhteisöjen Liiton jäsen. Osa sukuseuran jäsenistä maksaa KL:n jäsenmaksun sukuseuran kautta. Sukuseura on tehnyt KL:n jäsenrekisterin seurakohtaisen käyttäjäsopimuksen ja saanut käyttäjätunnukset. Näin sukuseuran jäsensihteeri voi lisätä rekisteriin KL:n jäsenmaksun maksaneiden jäsenten tietoja ja muokata siinä olevia tietoja.