1(6) Suomen Dobermannyhdistys Finlands Dobermannförening ry Ylimääräinen yleiskokous 31.7.2016 Aika: Paikka: Läsnä: Sunnuntaina 31.7.2016 klo 16:00 (jäsenyyden ja valtakirjojen tarkistus klo 15:30 alkaen) Räyskälän leirikeskus, Räyskäläntie 670, 12820 Räyskälä Liitteessä 1 listatut, joista 31 paikalla ja 5 edustettuna valtakirjalla PÖYTÄKIRJA: 1 Kokouksen avaus Hallituksen puheenjohtaja Marina Kärkkäinen avasi kokouksen klo 16.04. 2 Valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Marina Kärkkäinen ja sihteeriksi Marja Kokkola. 3 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on julkaistu sääntöjen mukaisesti viimeistään 20 vuorokautta ennen kokousta 2.7.2016 yhdistyksen nettisivuilla (www.sdy.fi), joten kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Marja Kauppila huomautti nettisivuille myöhässä päivitetystä muokatusta esityslistasta ja pyysi jatkossa hallitukselta tarkkuutta julkaisuihin. 4 Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi Todettiin esityslistassa virhe, kohta 9 on listalla kahteen kertaan. Korjataan: 9 Kaisa Tynkkysen ehdotus IDC IPO WM joukkueen valintasäännön muutokseen 10 Muut esille tulevat asiat 11 Kokouksen päättäminen Keskustelun jälkeen päätettiin pitää kohta 9 esityslistalla ja todettiin, että ehdotus ei IDC:n muuttuneen osallistumissäännön takia vaadi päätöstä. 5 Valitaan tarvittava määrä ääntenlaskijoita Valittiin ääntenlaskijoiksi Mervi Ihantola ja Mika Asikainen. 6 Valitaan kaksi (2) pöytäkirjan tarkastajaa Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Sirkka Laasasenaho ja Marja Kauppila. 7 Käsitellään toimintakauden 2015 tilinpäätös ja hallituksen ja muiden tilivelvollisten vastuuvapaus KESÄLEIRI
2(6) Sirkka Laasasenaho pyysi selvitystä vuoden 2015 kesäleirin tappiosta. Sirkka Laasasenaho kertoi, että kesäleirin tuottamaan tappioon halutaan selvitys, koska hallituksen jäsen on kevätkokouksessa 10.4.2016 kertonut, että kaikki leirille osallistuneet eivät olisi maksaneet osallistumismaksua. Satu Siikasaari kertoi kesäleiriemäntänä leirin järjestämisen tapahtumista ja siitä, että leirin järjestämiseen ei oltu nimetty varsinaista vastuuhenkilöä ja asiat olivat järjestelyiden osalta levällään. Mm. paikan muuttuminen aiheutti peruutuksia ja sen, että 40 henkilölle budjetoidulle leirille osallistui vain 24 henkilöä. Mari Kainiemi käytti vuoden 2015 hallituksen jäsenenä puheenvuoron ja esitteli hallituksen tekemän selvityksen leirin tuloista ja kuluista. Leiri oli budjetoitu +-0, mutta tuotti lopulta tappiota 2032, johtuen ennakoitua pienemmästä osallistujamäärästä ja viimehetken peruutuksista sekä budjetoidusta yhdistyksen tuesta jäsenistölle. Kaikki leirillä mukana olleet ovat maksaneet osallistumismaksun. Mervi Laakso kysyi käsittelikö hallitus tulevaa tappiota ennen kesäleiriä. Mari Kainiemi kertoi, että hallitus ei käsitellyt asiaa. Jari Laasasenaho kysyi, millaiset lisäkustannukset leiripaikan vaihto aiheutti. Mari Kainiemi kertoi, että leiripaikanvaihto ei aiheuttanut lisäkustannuksia. Mervi Laakso kysyi missä vaiheessa leiripaikka vaihtui. Satu Siikasaari kertoi ilmoituksen leiripaikan vaihtumisesta tulleen 2.6. ja leiri oli heinäkuun puolivälissä. Marja Kauppila kysyi, onko viimehetkillä peruneilta yritetty periä leirimaksuja ja missä vaiheessa hallitus on tehnyt päätöksen jäsenistön tukemisesta. Todettiin, että joiltakin maksuja on karhuttu, hallitus on päättänyt tuesta siinä vaiheessa, kun leirin hinta/osallistuja selvisi. Hanna Pasanen kysyi miksi vuoden 2015 leirikulut olivat paljon suuremmat kuin muina vuosina. Satu Siikasaari kertoi, että 2015 leirin kulut olivat suuremmat, koska ruoka ostettiin leiripaikalta eikä sitä tehty itse. Lisäksi hakuryhmiä oli yksi enemmän kuin edeltäneinä vuosina ja näin ollen kouluttajakuluakin tuli enemmän. Jukka Kytösaari kysyi, miten on mahdollista, että leirin tuloihin on budjetoitu 3000, oletetulla leirin osallistujamäärällä 40, summan pitäisi olla paljon suurempi. Sirkka Laasasenaho kyseenalaisti kouluttajakulujen suuruuden 2000 24 koulutettavaa koirakkoa kohden. Hanna Pasanen kysyi, montako kouluttajaa leirillä oli. Kouluttajia oli 6. Riitta Turkkila kysyi, miksi kouluttajia ei peruutettu, kun osanottajamäärä oli selvillä. Mervi Ihantola sanoi, että pitää saada selvitys siitä, mitä kuudella kouluttajalla on koulutettu. Keskusteltiin koulutuksen hinnasta per koulutettava ja Mari Kainiemi totesi, ettei yksittäisen leiriläisen tai kouluttajan maksu ole yhdistyksen yleiskokouksen asia. Kesäleirin budjetti on hyväksytty yhdistyksen syyskokouksessa 2014.
3(6) Marja Kauppila kysyi onko maksetuista kilometrikorvauksista ja päivärahoista tehty ilmoitus verottajalle. Tanja Ahonen kertoi, että hän ei rahastonhoitajan tehtävässä sitä ole tehnyt eikä tiedä, onko hallitus tehnyt. IDC-NÄYTTELY Marina Kärkkäinen pohjusti IDC näyttelyn taloutta kauden 2015 hallituksen tekemän selvityksen pohjalta. Mari Kainiemi käytti vuoden 2015 hallituksen jäsenenä puheenvuoron ja kertoi syyskokouksen 2014 hyväksyneen +6500 tulosta osoittaneen budjetin. Hallituksen toimenpide tammikuussa 2015 oli pyytää IDC-toimikunnalta päivitetty budjetti. Hallitus laati budjettipohjan, jota IDC toimikunta päivitti. Budjetti meni tässä vaiheessa rajusti miinukselle. Hallitus päätti leikata menoja ja siirryttiin skenaariobudjetteihin. Hallitus kutsui koolle ylimääräisen yleiskokouksen 30.6.2015, yleiskokous ei vaatinut toimenpiteitä asian suhteen eikä budjettia päivitetty. Mervi Laakso kysyi, miksi näyttelystä ei ole kanttiinituloja. Yhdistykseltä ei riittänyt talkooväkeä kanttiiniin, joten se ulkoistettiin. Riitta Turkkila kertoi, että IDC toimikunta pysyi asetetussa menokehyksessä ja että tarvikemyynnistä olisi voinut tulla enemmänkin tuloja, tarvikemyynti pienensi tapahtuman lopullista tappiota. Mervi Laakso kysyi eikö yhdistyksellä ole sponsoria, kun IDC palkintomenoihin on kulunut 6000. Timo Lilja vastasi, että IDC-budjetti hyväksyttiin yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa, ja että tämä kulu on syntynyt pokaaleista, pinsseistä ja diplomeista ja että IDC:n tuki 3.500 euroa korvasi tästä osan. Keskusteltiin tuomarikuluista 10000. Mervi Ihantola kertoi, että summa sisältää sekä tuomareiden että IDC-johtokunnan hotelli- ja ruokakulut sekä tuomareiden lentokulut. Henkilökunnan kulut 4400 sisältää yöpymisiä, matkakuluja ja talkooruoat. Työntekijöiden majoitus oli Haikon Kartanossa. KV-TOIMINTA Kansainvälinen toiminta on aiheuttanut yhdistykselle tappiota 1138 kaudella 2015. IDC IPO MM kilpailun tuomarikulut maksaa lähettävä maa ja tätä ei oltu pystytty huomioimaan 2014 syyskokouksessa hyväksytyssä budjetissa. Lisäksi Ruotsiin kisoihin lähetettiin suurempi joukkue kuin aikaisempina vuosina. Marja Kauppila huomautti, että tulevassa budjetissa tulisi huomioida tasapuolisesti IDC-näyttely ja IDC IPO MM kilpailu. Mervi Ihantola kommentoi, että ennen joukkueelle on annettu yksi summa, joka on jakautunut joukkueelle. Jäsenistö oli tyytyväinen annettuihin selvityksiin toimintakauden 2015 tappioista. Marja Kauppila huomautti, että vuoden 2015 hallituksen jäsenet eivät saa äänestää vastuuvapaudestaan. Päätettiin äänestää avoimella äänestyksellä. Päätettiin hyväksyä tilinpäätös vuodelta 2015 ja myönnettiin vastuuvapaus hallitukselle ja muille tilivelvollisille enemmistön äänillä, 28 jaa-ääntä ja 6 eiääntä. Jukka Kytösaari halusi jättää eriävän mielipiteen vastuuvapauden myöntämisestä.
4(6) Selvitys kauden 2015 budjettiylityksistä sekä budjettialituksista pöytäkirjan liitteenä. (liite 2) Allekirjoitettu tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto ovat liitteenä 3. 8 Käsitellään IDC IPO WM2019 kilpailuiden mahdollinen hakeminen Suomeen Marina Kärkkäinen kertoi, että asiassa on olemassa kaksi eri ehdotelmaa, mutta hallitus ei ole voinut tehdä päätöksiä niiden pohjalta. Kokouksessa ei ollut käytettävissä Petra Niemisen laatimaa suunnitelmaa IDC IPO WM2019 kilpailuiden anomisesta Suomeen. Mari Kainiemi esitti, että voitaisiin hyväksytä riskitön ratkaisu järjestää kilpailut Suomessa, ulkopuolinen, asiantunteva taho hoitaisi järjestelyt ja ottaisi mahdollisen taloudellisen riskin. Yhdistykselle tämä ratkaisu ei tuottaisi tappiota. Hanna Pasanen kysyi, mitä tällaisen kilpailun järjestäminen vaatii työtä ja rahaa yhdistykseltä. Keskusteltiin millaisissa summissa kokonaiskustannuksen osalta liikutaan. Jukka Kytösaari totesi, että Petra Niemisen kevätkokouksessa esittämän miinus merkkisen budjetin mukaisesti ei voida edetä ja Mari Kainiemen esittämä toinen esitys ei ole voimassa. Marja Kauppila kysyi, onko typistettyjen koirien osallistumisoikeus varmistettu. Mervi Ihantola totesi, että IDC-kongressille on esitettävä valmiit suunnitelmat IDC-näyttelyä ja IDC IPO-kilpailuja haettaessa. Mervi Laakso kysyi miksi ehdotettu budjetti on hylätty, ja oliko budjetissa mukana oma kanttiini vai onko se ulkoistettu. Jenni Salmi kertoi, että kanttiini on ulkoistettu. Tanja Ahonen totesi, että Ruotsin IDC IPO tuotti tappiota. Keskusteltiin yleisesti siitä, onko Ruotsista saatu tietoja vuoden 2015 kilpailujen järjestämisestä. Sirkka Laasasenaho totesi, että tapahtumalle on oltava budjetti ja toimintasuunnitelma, jotta asiasta voitaisiin tehdä päätös. Päätettiin, että kilpailua ei anota vuodelle 2019. 9 Kaisa Tynkkysen ehdotus IDC IPO WM joukkueen valintasäännön muutokseen Todettiin, että ehdotus ei IDC:n muuttuneen osallistumissäännön takia vaadi päätöstä. IDC:tä on 28.7.2016 tullut tiedoksi uudet IPO MM-kilpailuiden osallistumisoikeus vaatimukset. Hallitus käsittelee asian ja pyrkii saamaan IDC:ltä/DV:ltä vastauksia epäselviin asioihin. Joukkueen valintasääntö pitää muuttaa vastaamaan uusia vaatimuksia. Keskusteltiin siitä, miten IDC/DV voi vaikuttaa Suomen joukkueen valintasääntöön. IDC:n vaatimukset ovat korkeammat kuin Suomen joukkueen valintasääntö.
5(6) Marja Kauppila kysyi, kuinka on tarkoitus käsitellä Jukka Kytösaaren kevätkokouksessa 10.4.2016 esittämä ja kokouksen hyväksymä epäluottamuslause hallitukselle IPO IDC WM 2016 joukkueen valinnasta, ja totesi, että asia on käsiteltävä jollakin tavalla. Jenni Salmen kysymykseen, kuinka asia tulisi käsitellä, Marja Kauppila vastasi, että koska sen aikainen hallitus on eronnut, voidaan todeta, että asia ei ole enää ajankohtainen. Mari Kainiemi totesi, että hallituksen sisällä ei vallinnut luottamusta, ja hän ja Timo Lilja erosivat siitä, joten hän ei voi ottaa kantaa asiaan. Jukka Kytösaari vastasi, että hän ei esittänyt asiaa epäluottamuslauseena, mutta se kirjattiin pöytäkirjaan sellaisena. Joukkuetta on täydennetty edellisen hallituksen päätöksellä yhdellä koirakolla, koirakko ei ole ollut 1.5.2016 yhdistyksen jäsen. Sirkka Laasasenaho totesi, että joukkueessa oli jäsenenä Pertti Lantto, joka ei ollut yhdistyksen jäsen, ja kysyi, miksi hänelle on maksettu yhdistyksen tukea. Marina Kärkkäinen vastasi, että Lantto on maksanut jäsenmaksunsa myöhemmin. Todettiin, että tämä on edellisen hallituksen asioita ja tällaiset tulisi ottaa heti käsittelyyn. 10 Muut esille tulevat asiat Hanna Pasanen kysyi jäseneksi liittymismaksun poistamisesta, onko ratkaisu pysyvä vai vain kuluvaa kautta koskeva. Todettiin, että syyskokouksessa 2015 asiasta on keskusteltu ja liittymismaksun poistoa ehdotettu, josko se osaltaan nostaisi jäsenmäärää. Syyskokouksessa asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn. Hanna Pasanen kysyi valmennusrenkaan leirikuluista. Jenni Salmi luki kokoukselle Petra Niemisen kirjoittaman selvityksen leirin kustannuksista. Keskusteltiin valmennusrenkaan leiristä ja valmennusrenkaan kesäleiristä sekä leiripaikan muutoksista. Marina Kärkkäinen kertoi, että hallitus on selvittänyt valmennusrenkaan asioita, ja sille on asetettu raamit ja annettu lupa jatkaa normaalein reunaehdoin. Vuonna 2015 siinä oli 18 jäsentä. Valmennusrenkaan leirin tulot olivat 400 euroa ja menot 1.800 euroa, kustannukset kasvoivat 1.400 eurosta 1.800 euroon leiripaikan vaihdoksen takia. Hanna Pasanen kysyi mihin leiri siirtyi ja vastauksena oli, että se siirtyi Hauhoviin. Kokouksessa todettiin, että Petra Nieminen omistaa Hauhovin kiinteistön, mutta ei hyödy leiristä, koska sitä ylläpitää vuokralainen. Marja Kauppila totesi, että syyskokoukseen valmisteltavassa budjetissa tulee avata valmennusrenkaiden asiat ja kohdella eri harrastuslajeja tasapuolisesti, yhdistys ei voi tukea pienen porukan harrastamista tällä tavoin. Mervi Laakso kysyi kuinka on mahdollista, että yhdistys on kolmen vuoden aikana tehnyt noin 20 000 tappiota, miten hallitus valvoo yhdistyksen varojen käyttöä, paljonko yhdistyksen tilillä on rahaa ja onko välintilinpäätöksiä tehty ja kenellä on yhdistyksen tilille käyttöoikeudet? Marina Kärkkäinen kertoi, että tällä hetkellä istuva hallitus on pyytänyt rahastonhoitajalta välitilinpäätöstä ajalta 1.1.-30.5.2016. Tällä hetkellä kaikki
6(6) yhdistyksen maksujen ja laskujen kierto kulkee hallituksen kautta ja puheenjohtaja hyväksyy kaikki maksutapahtumat. Puheenjohtajalla ei vielä ole tilinkäyttöoikeutta. Rekisterimuutos yhdistyksen vastuuhenkilöistä on tehty viime viikolla patentti- ja rekisterihallitukselle. Mika Asiakainen sanoi, että tilinkäyttöoikeus on rahastonhoitajalla. Todettiin, että yhdistyksen hallituksen tärkein tehtävä on huolehtia yhdistyksen varoista. Jari Laasasenaho huomautti, että pöytäkirjojen sanamuotoihin tulee kiinnittää huomiota, jotta asioihin ei jää tulkinnanvaraa ja mainitsi esimerkkinä liittymismaksun poistamisen. Tanja Ahonen pyysi kiinnittämään huomiota, että jäsenten tukemisen yhteydessä tulisi aina tarkistaa henkilön jäsenyyden voimassaolo. 11 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 18:11. Marina Kärkkäinen, puheenjohtaja Marja Kokkola, sihteeri Sirkka Laasasenaho, Pöytäkirjantarkastaja Marja Kauppila, pöytäkirjantarkastaja