1 (7) AS OY JUHANNUSRINNE HALLITUKSEN KOKOUS Aika: 7.3.2016 kello 8:30-11:57 Paikka: Matinkylän Huolto Oy, Gräsantörmä 2, 02200 Espoo Kutsuttu: Antti Niemi puheenjohtaja Pia Juha Antti Kiiski Asko Savola Riitta Mustonen isännöitsijä/sihteeri 1. Kokouksen avaus, päätösvaltaisuus ja laillisuus Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa sen päätösvaltaiseksi ja lailliseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen päätösvaltaiseksi ja lailliseksi. 2. Työjärjestys Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksytään ja allekirjoitetaan edellisen kokouksen pöytäkirja 8/2015. Hyväksyttiin ja allekirjoitettiin edellisen kokouksen pöytäkirja 8/2015. 4. Vastikerästit Todetaan vastikesaatavat per 7.3.2016. Todettiin vastikesaatavat per 7.3.2016: 1272,68. Isännöitsijä hoitaa muistutuksen osakkaalle. 5. Osakeomistuksessa tapahtuneiden muutosten hyväksyminen Todetaan toimintakertomuksen mukaiset osakerekisterimuutokset. Huoneiston nro uusi rekisteröinti merkintä pvä B 3 Savola Asko & Raija 11.3.2015 K 22 Huttunen Anssi 16.3.2015 Todettiin toimintakertomuksen mukaiset osakerekisterimuutokset. 6. Osakerekisterin pito Matinkylän Huolto Oy on ottanut isännöintitehtäviin sisältyvänä vastuulleen asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen vastuulle kuuluvan osakerekisterin pitämisen. Osakerekisteröinneistä raportoidaan hallitukselle vuosittain tilinpäätöskokouksen yhteydessä. Todetaan, että em. tavalla toimimalla turvataan osakkaiden yksityisyydensuoja sekä pienennetään hallituksen vastuita ja työmäärää. Matinkylän Huolto Oy on ottanut isännöintitehtäviin sisältyvänä vastuulleen asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen vastuulle kuuluvan osakerekis-
2 (7) terin pitämisen. Osakerekisteröinneistä raportoidaan hallitukselle vuosittain tilinpäätöskokouksen yhteydessä. Todettiin, että em. tavalla toimimalla turvataan osakkaiden yksityisyydensuoja sekä pienennetään hallituksen vastuita ja työmäärää. 7. Tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2015 Käsitellään tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2015. Hyväksytään ja allekirjoitetaan toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2015. Päätetään kutsua tilintarkastajat tarkastamaan vuoden 2015 tilit ja hallinto. Käsiteltiin tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2015 (liite 2). Hyväksyttiin ja allekirjoitettiin toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2015. Päätettiin kutsua tilintarkastajat tarkastamaan vuoden 2015 tilit ja hallinto. 8. Remontti-ilmoitukset Todetaan osakkaiden vuoden 2015 aikana lähettämät remontti-ilmoitukset seuraavasti: B 3 ilmalämpöpumppu F 12 lattia-seinä-sähköremontti H 16 wc-remontti K 22 keittiö-lattia-seinäremontti, pihanmuutostyö M 25 wc-remontti Todettiin ehdotuksen mukaisesti. 9. Tariffit ja palvelumaksut vuonna 2016 Todetaan tariffikorotuksia 1.1.2016 alkaen seuraavasti: - lämmityksen tehomaksu, ei korotusta - lämmityksen kulutusmaksu, ei korotusta - vesimaksut, korotus 2,4 % - vesimaksun perusmaksun korotus 2,4 % - sähkön siirtomaksu (Caruna Oy), korotus 22 % 1.3.2016 alkaen - jätehuolto, korotus 0,2 % (sekajäteastian tyhjennys) Käsitellään Matinkylän Huolto Oy:n esittämien sopimushintojen korotus liitteineen 1.1.2016 alkaen. Todetaan, että sopimushintoja ei koroteta vuodelle 2016. Päätetään hyväksyä Matinkylän Huolto Oy:n hallituksen vahvistamiin alasopimuskohtaisiin palvelumaksujen ja yksikköhintojen tarkistuksiin perustuvat kiinteät palvelusopimus- ja erillisveloitushinnat. Todettiin ehdotuksen mukaisesti tariffimuutoksia 1.1.2016 alkaen. Käsiteltiin Matinkylän Huolto Oy:n esittämien sopimushintojen korotus liitteineen 1.1.2016 alkaen (liite 3). Todettiin, että sopimushintoja ei koroteta vuodelle 2016. Päätettiin hyväksyä Matinkylän Huolto Oy:n hallituksen vahvistamiin alasopimuskohtaisiin palvelumaksujen ja yksikköhintojen tarkistuksiin perustuvat kiinteät palvelusopimus- ja erillisveloitushinnat. 10. Kunnossapidon periaateohjelman käsittely Käsitellään kunnossapidon periaateohjelma ja hyväksytään korjaushankkeet vuosille 2016 2025. Päätetään varautua teettämään vuonna 2016
3 (7) seuraavat hoitobudjettiin sisällytettävät toimenpiteet kustannusarvioltaan yhteensä 1 400 euroa seuraavasti: Piha-aitojen huoltomaalaus 1 000 Räystäskourujen puhdistus 400 Päätetään esittää kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Käsiteltiin kunnossapidon periaateohjelma (liite 7) ja hyväksyttiin korjaushankkeet vuosille 2016 2025. Päätettiin lisätä seuraavat lisäykset KP ohjelmaan; luetellaan lasitetut terassit kohtaan 5.3 ulkopuolisten rakenteiden korjaukset sekä lisätään taloyhtiön vastuulla olevat takat 5.4 kohtaan Sisäpuolisten rakenteiden ja kalusteiden korjaukset. 5.5 Huoneistokorjaukset lisätään huoneiston J 19 kylpyhuone- ja saunan remontointi. Puheenjohtaja Antti Niemi tekee lisäykset KP ohjelmaan ja lähettää uuden version isännöitsijälle ja hallitukselle tiedoksi. Päätettiin esittää kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi edellä mainituin lisäyksin. 11. Talousarvio vuodelle 2016 Käsitellään vuodelle 2016 laadittu talousarvioesitys. Päätetään esittää yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi vastikkeet ja käyttökorvaukset seuraavasti: Vastikkeet: 1.1.- 30.4.2016 1.5.- 31.12.2016 hoitovastike 2,11 euroa/os./kk 2,11 euroa/os./kk rahoitusvastike 0,41 euroa/os/kk 0,37 euroa/os/kk rahoitusvastike 1 0,20 euroa/os/kk 0,20 euroa/os/kk rahoitusvastike 2 0,42 euroa/os/kk 0,21 euroa/os/kk vesimaksu 17,00 euroa/hlö/kk 17,00 euroa/hlö/kk Päätetään pyytää yhtiökokoukselta hallitukselle valtuudet periä tarvittaessa enintään kahden kuukauden ylimääräinen hoitovastike-erä yhtiön talouden niin vaatiessa tai jättää osa perimättä. Päätetään hyväksyä talousarvioehdotus tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja päätetään esittää se yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Käsiteltiin vuodelle 2016 laadittu talousarvioesitys (liite 8). Päätettiin esittää yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi vastikkeet ja käyttökorvaukset seuraavasti: Vastikkeet: 1.1.- 30.4.2016 1.5.- 31.12.2016 hoitovastike 2,11 euroa/os./kk 2,11 euroa/os./kk rahoitusvastike 0,41 euroa/os/kk 0,41 euroa/os/kk rahoitusvastike 1 0,20 euroa/os/kk 0,20 euroa/os/kk rahoitusvastike 2 0,42 euroa/os/kk 0,42 euroa/os/kk
4 (7) vesimaksu 17,00 euroa/hlö/kk 17,00 euroa/hlö/kk Päätettiin pyytää yhtiökokoukselta hallitukselle valtuudet periä tarvittaessa enintään kahden kuukauden ylimääräinen hoitovastike-erä yhtiön talouden niin vaatiessa tai jättää osa perimättä. Päätettiin hyväksyä talousarvioehdotus tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja päätetään esittää se yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi 12. Hallituksen esitys tilintarkastajien ja varatilintarkastajien valinnasta Päätetään esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaisiksi tilintarkastajiksi BDO Oy, päävastuullisena tilintarkastajana Tomi Rimpinen, KHT - varatilintarkastajaksi BDO Oy ja heidän nimeämänsä henkilöt. Merkittiin tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaisiksi tilintarkastajiksi BDO Oy, päävastuullisena tilintarkastajana Tomi Rimpinen, KHT - varatilintarkastajaksi BDO Oy ja heidän nimeämänsä henkilöt. 13. Hallituksen esitys hallituksen ten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä Päätetään esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle hallituksen esitys hallituksen ten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100,00 euroa kokoukselta. - hallitus esittää hallituksen ille maksettavaksi 80,00 euroa kokoukselta - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. Hallitus esittää lisäksi, että urakoiden työmaakokouksista ja muista urakkaan liittyvistä palavereista maksetaan kokouspalkkion suuruinen korvaus puheenjohtajalle ja hallituksen ille, mikäli puheenjohtaja tai hallituksen em. kokoukseen/palaveriin osallistuu. Merkittiin tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys hallituksen ten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100,00 euroa kokoukselta. - hallitus esittää hallituksen ille maksettavaksi 80,00 euroa kokoukselta - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. Hallitus esittää lisäksi, että urakoiden työmaakokouksista ja muista urakkaan liittyvistä palavereista maksetaan kokouspalkkion suuruinen korvaus puheenjohtajalle ja hallituksen ille, mikäli puheenjohtaja tai hallituksen em. kokoukseen/palaveriin osallistuu. 14. KAK-Lakin tarjous yhtiöjärjestysmuutoksista (Asianajotoimisto Kuhanen, Kanerva ja Asikainen Oy)
5 (7) Todetaan, että isännöintitoimisto on pyytänyt tarjouksen Asianajotoimisto Kuhanen, Kanerva ja Asikainen Oy:ltä yhtiöjärjestysmuutoksista. Todetaan saadun tarjouksen mukaiset hinnat seuraavasti: - asunto-osakeyhtiöiden yhtiöjärjestyksen kokonaismuutos, 400 euroa + alv, jos perusmuutos eikä erityispykäliä - kiinteistöosakeyhtiöjärjestyksen kokonaismuutos, 500 euroa + alv, jos perusmuutos eikä erityispykäliä - lisätyöt, ns. räätälöidyt pykälät, osallistuminen kokouksiin tai neuvotteluihin hinnaston mukaan Todettiin esitetyn mukaisesti. 15. Asukaskuuntelututkimukset Todetaan, että Good House Oy toteutti yhdessä Matinkylän Huolto Oy:n kanssa joulukuussa 2015 asukaskuuntelututkimuksen, jonka tarkoituksena on kerätä asukkailta tietoa taloyhtiössä asumisen arjesta, saada palautetta asukkailta taloyhtiön ja toiminnan kehittämisestä, ymmärtää paremmin taloyhtiön vahvuuksia ja kehittämistarpeita sekä suunnata taloyhtiön toimintaa asukkaiden ja osakkaiden toivomaan suuntaan. Käsitellään asukaskuuntelututkimuksesta saadut tulokset. Päätetään esittää asukaskuuntelututkimus varsinaisessa yhtiökokouksessa. Todettiin ehdotuksen mukaisesti ja merkittiin tiedoksi asukaskuuntelututkimuksen tulokset sekä laadittu yhteenveto. Päätettiin, että asukaskuuntelujen tiivistelmä esitetään varsinaiselle yhtiökokoukselle ja laitetaan kokouskutsun liitteeksi. 16. Varsinainen yhtiökokous 2016 ja käsiteltävät asiat Päätetään yhtiökokouksen 27.4.2016 sekä Olarin kirkon monitoimitalo. Päätetään käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - kunnossapidon periaateohjelman hyväksyminen yhtiön kunnossapidon periaatelinjaukseksi ja liitettäväksi isännöitsijäntodistuksen liitteeksi - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen - asukaskuuntelututkimuksen esittäminen Päätettiin kutsua varsinainen yhtiökokous koolle 27.4.2016 klo 18:00 sekä Olarin kirkon monitoimitalolle. Päätettiin käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - kunnossapidon periaateohjelman hyväksyminen yhtiön kunnossapidon periaatelinjaukseksi ja liitettäväksi isännöitsijäntodistuksen liitteeksi - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen - asukaskuuntelututkimukset 17. Avoimet asiat Käsitellään avoinna olevat muut asiakohdat 18. Muut asiat
6 (7) 18.1 Taloyhtiön turvallisuuspäällikkö Taloyhtiön tuvallisuuspäälliköksi on nimetty Raimo Lepistö. Päätetään turvallisuuspäällikön nimeämisestä. Päätettiin, ettei turvallisuuspäällikköä nimetä taloyhtiöön. 18.2 Liukastuminen pihalla B 4 osakas kaatui pihalla sauvakävelyllä ollessaan 13. joulukuuta 2015 taloyhtiön pihassa, parkkipaikalla. Parkkialueella hän liukasti nurin ja joutui sairaala Mehiläiseen tikattavaksi. Tiedoksi, että tapaturmasta on ilmoitettu Vakuutusyhtiö OP Pohjolaan. 18.3 Muutostyöilmoitus lasituksen toteuttamiseksi K 22 huoneiston muutostyöilmoitus parvekelasituksen asentamaisesta, liite. Päätettiin, että muutostyöilmoitus hyväksyntään ja Matinkylän Huolto Oy:n tekee lopputarkastuksen K 22 -huoneiston muutostyöstä osakkaan lukuun. 18.4 Sopimus parvekelasitusten kunnossapidosta Matinkylän Huolto Oy:n tekniikka on ehdottanut hallitukselle, ettäparvekelasituksien kunnossapidosta tulisi tehdä sopimukset osakkaiden kanssa. Sopimuksen myötä osakkailla on velvollisuus pitää parvekelasitukset kunnossa omalla kustannuksella sekä ja samalla taloyhtiötä ei sido minkäänlaiset korjaukset parvekelasituksista tai niiden aiheuttamista vioista taloyhtiön rakenteille. Päätettiin tilata parvekelasituksien kunnossapidon sopimus ja tehdä sopimukset osakkaiden kanssa, joilla on parvekelasitukset. 19. Seuraava kokous Päätetään pitää seuraava hallituksen kokous uuden hallituksen järjestäytymiskokouksena yhtiökokouksen jälkeen. Päätettiin pitää seuraava hallituksen kokous pidetään uuden hallituksen järjestäytymiskokouksena yhtiökokouksen jälkeen. 20. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja toteaa kokousasioiden tulleen käsitellyiksi ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja totesi kokousasioiden tulleen käsitellyiksi ja päätti kokouksen kello 11:57. Pöytäkirjan vakuudeksi: Antti Niemi puheenjohtaja Riitta Mustonen isännöitsijä Pia Juha Antti Kiiski
7 (7) Asko Savola