AKK:n säännöt, tarkastettu 19.1.2016
1. KERHON NIMI JA TARKOITUS 1 Kerhon virallinen nimi on Maatalousylioppilaiden yhdistys Sampsa ry:n alakerho, Akateeminen Karjakerho, ja kotipaikka on Helsinki. 2 Kerhon tarkoituksena on olla yhdyssiteenä jäsentensä kesken, herättää ja ylläpitää harrastusta kotieläinalan tieteellisiin ja käytännöllisiin kysymyksiin, parantaa jäsentensä opiskelumahdollisuuksia, edistää kansainvälistä kanssakäymistä, luoda yhteyksiä kotieläinalan järjestöihin, yrityksiin ja kenttäväkeen sekä muilla tavoin valmistaa jäseniään tulevaa elämäntehtävänsä varten. 2. KERHON JÄSENET 3 Kerhon varsinaiseksi jäseneksi ovat oikeutettuja Helsingin yliopiston maatalous-metsätieteellisessä tiedekunnassa kotieläimistä kiinnostuneet maataloustieteiden opiskelijat ja sivujäseniksi muutkin sen toiminnasta kiinnostuneet opiskelijat. Kerhon kannatusjäseninä voi olla paitsi yksityishenkilöitä myös alan järjestöjä ja yrityksiä. 4 Jäseneksi liittyminen tapahtuu johtokunnan määräämällä tavalla. 5 Jäsenet ovat kerhoon liittyessään velvolliset maksamaan vuosittaisen jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää vuosikokous.
6 Jäsen on velvollinen toimimaan hänelle määrätyssä toimessa tai tehtävässä, ellei hänellä ole pätevää syytä kieltäytymiseen. 3. KERHON TOIMIHENKILÖT 7 Kerhon toimintaa valvoo lähinnä kerhon esimies, joksi valitaan joku kotieläintieteen tai kotieläinten jalostustieteen opetustehtävissä toimiva henkilö. Esimies johtaa puhetta kerhon ja sen johtokunnan kokouksissa milloin hän katsoo sen tarpeelliseksi. Esimies on kerhon täysivaltainen jäsen. 8 Kerhon toimihenkilöt ovat: 1) puheenjohtaja 2) sihteeri 3) taloudenhoitaja 4) emäntä 5) isäntä 6) yhdyshenkilö Sampsan Toimihenkilöt valitaan vuodeksi kerrallaan. Kerhon toiminnan vaatiessa voi kerhon kokous valita muitakin toimihenkilöitä ja toimikuntia. Varapuheenjohtajaksi valitaan joku kerhon toimihenkilöistä. 9 Puheenjohtajan (tai hänen ollessaan estynyt, varapuheenjohtajan) tehtävänä on: 1) johtaa puhetta kerhon ja sen johtokunnan kokouksissa 2) valvoa muiden toimihenkilöiden toimintaa ja sääntöjen noudattamista 3) allekirjoittaa pöytäkirjat yhdessä sihteerin kanssa 4) valvoa kerhon jäsenkirjanpitoa 5) pitää luetteloa sääntöjen muutoksista ja sellaisista kerhon päätöksistä, joiden tulee olla ohjeena toistaiseksi.
10 Sihteerin tehtävänä on: 1) laatia ja tallettaa kerhon ja sen johtokunnan kokousten pöytäkirjat sekä allekirjoittaa ne yhdessä puheenjohtajan kanssa 2) antaa tieto toimiin ja tehtäviin valituille heidän valituksi tulemisestaan ja heille annetuista tehtävistä 3) hoitaa kerhon arkistoa 4) hoitaa yhdessä kerhon emännän kanssa kerhon kirjeenvaihtoa 5) kirjoittaa toimiajaltaan kehon toimintakertomus yhdessä puheenjohtajan kanssa ja jättää se johtokunnan tarkastettavaksi ennen vuosikokousta 6) hoitaa kerhon jäsenluetteloa 7) Tehdä toimikautensa lopussa luettelo kerhon omaisuudesta ja toimittaa se johtokunnalle ja tilintarkastajille viimeistään 31.1. tai kahden viikon kuluttua eroamisestaan. 11 Taloudenhoitajan tehtävänä on: 1) huolehtia kerhon käyttövarojen kirjanpitoa sekä huolehtia kerhon talousasioista 2) laatia talousarvio seuraavalle vuodelle ja/tai projektikohtaisesti ja jättää se johtokunnan tarkastettavaksi 3) kantaa kerhon maksut 4) tehdä toimikaudeltaan tilinpäätös ja toimittaa se tilintarkastajille viimeistään 31.1 tai kahden viikon kuluttua eroamisestaan. 12 Emännän tehtävänä on: 1) hoitaa kerhon tilaisuuksissa esiintyvät käytännölliset tehtävät yhdessä isännän kanssa 2) edustaa kerhoa sen toimintaan liittyvissä tilaisuuksissa yhdessä isännän kanssa 3) hoitaa kerhon kirjeenvaihtoa yhdessä sihteerin kanssa. 13
Isännän tehtävänä on: 14 1) hoitaa kerhon tilaisuuksissa esiintyvät käytännölliset tehtävät yhdessä emännän kanssa 2) edustaa kerhoa sen toimintaan liittyvissä tilaisuuksissa yhdessä emännän kanssa 3) valvoa järjestyksen ja hyvien tapojen noudattamista kerhon tilaisuuksissa 4) hoitaa kerhon retkien käytännölliset järjestelyt 5) huolehtia kokousilmoituksista puheenjohtajan ohjeiden mukaan. Yhdyshenkilön tehtävänä on: 1) välittää tietoja Sampsan ja AKK:n välillä 2) valvoa AKK:n etuja Sampsassa 3) valvoa Sampsan sääntöjen noudattamista kerhossa. 4. KERHON JOHTOKUNTA 15 Kerhon johtokuntaan kuuluvat: 1) esimies 2) puheenjohtaja 3) sihteeri 4) taloudenhoitaja 5) emäntä 6) isäntä 7) yhdyshenkilö Sampsaan Johtokunta on päätösvaltainen neljän (4) johtokunnan jäsenen läsnä ollessa. Kerhon johtokunnan kokousten koollekutsumisaika on kolme (3) arkipäivää. 16 Johtokunnan tehtävänä on: 1) valmistella kokouksessa käsiteltävät asiat 2) antaa lausunto asioista, jotka kerhon kokous on sille tätä varten jättänyt 3) käsitellä jäsentensä kurinpidolliset asiat 4) laatia toimikaudekseen kerhon talousarvio sille esitetyn suunnitelman pohjalta
5) toimikautensa loputtua tarkastaa taloudenhoitajan tekemä tilinpäätös ja sihteerin laatima toimintakertomus 6) huolehtia ja päättää kerhon asioista, milloin kokousta ei voida kutsua koolle ja ilmoittaa tekemistään päätöksistä seuraavassa kerhon kokouksessa 7) ylläpitää kerhon kotisivuja. 17 Johtokunnan kokouksessa asioista päätettäessä äänten mennessä tasan puheenjohtajan mielipide ratkaisee asian, paitsi henkilövalinnoissa arpa. Jos johtokunnan kokouksessa yksikin jäsen vaatii, on asia alistettava kerhon kokoukselle, ellei 2/3 läsnäolevista johtokunnan jäsenistä pidä asiaa kiireellisenä. Johtokunnalta kerhon kokoukselle siirretty asia on mainittava kokousilmoituksessa. 6. KERHON LUOTTAMUSHENKILÖT 18 Kerhon luottamushenkilöitä ovat: tilintarkastajat, joiksi valitaan kaksi kerhon toimintaa tuntevaa henkilöä, sekä näille kaksi varahenkilöä. 19 Tilintarkastuskertomuksessa tulee käydä ilmi, että tilintarkastajat ovat suorittaneet seuraavat tehtävät: 1) tarkoin läpikäyneet kerhon kirjanpidon ja katsoneet, että se välittömästi liittyy edelliseen tilinpäätökseen 2) katsoneet, että käteinen raha tarkastuspäivänä vastaa tilien erotusta 3) tarkastaneet, että kassaviennit ovat asianmukaisella tositteella varustettu 4) läpikäyneet ja tarkastaneet kerhon varojen sijoitukset ja harkinneet, voitaisiinko ja miten varat pitää edullisimmin sijoitettuna 5) verranneet käyttöarvojen tilinpäätöstä talousarvioon ja lausuneet mielipiteensä niiden kesken mahdollisesti ilmenevistä eroavuuksista 6) tarkastaneet omaisuusluettelon ja vakuuttuneet, että se on tehty oikein perustein 7) tarkastaneet kerhon ja sen johtokunnan kokousten pöytäkirjat saadakseen selvityksen, että kerhon varoja on käytetty päätösten mukaisesti 8) muistutuksia tehdessään selvittäneet, kuka kulloinkin on vastuuvelvollinen
9) antaneet lausunnon vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille 10) muuten tehneet muistutukset, joihin on aihetta 11) arkiston tarkastuskertomuksesta tulee käydä ilmi, että sihteerin laatima luettelo kerhon arkistossa säilytettävästä omaisuudesta tai missä kohdin se eroaa todellisuudesta, sekä onko arkisto asianmukaisessa kunnossa. Tilintarkastajat voivat suorittaa ylimääräisen tilintarkastuksen, milloin katsovat sen tarpeelliseksi tai milloin kerhon kokous niin määrää. 7. KERHON KOKOUKSET 20 Johtokunta kutsuu kerhon koolle vähintään kaksi kertaa kevätlukukauden ja kaksi kertaa syyslukukauden aikana. Vähintään viiden kerhon jäsenen kirjallisesti vaatiessa täytyy johtokunnan kutsua kerho ylimääräiseen kokoukseen. Kokouksesta on ilmoitettava vähintään kuusi arkipäivää ennen kokousta Viikissä Akateemisen karjakerhon ilmoitustaululla. Kokousilmoituksessa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. 21 Kerhon kokous on päätösvaltainen vähintään kymmenen kerhon jäsenen läsnä ollessa. 22 Esitys- ja äänioikeus on jokaisella kerhon jäsenellä. Valtakirjalla äänioikeutta ei voi käyttää. Jäsen ei saa ottaa osaa sellaisen asian ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa voi joutua ristiriitaan kerhon edun kanssa. 23 Päätöksen tekeminen ensimmäistä kertaa käsiteltävästä asiasta lykätään seuraavaan kokoukseen, jos kaksi jäsentä sitä vaatii. Jos kuitenkin 2/3 läsnäolevista jäsenistä pitää asiaa kiireellisenä, käsitellään se heti. Asian uudelleen lykkäämiseksi tarvitaan yksinkertainen äänten enemmistö. 24 Äänestys suoritetaan puheenjohtajan esittämällä tavalla, jonka kerho ennen äänestystä hyväksyy. Jos yksikin jäsen vaatii, suoritetaan äänestys suljetuin lipuin. Äänestyksessä ratkaisee yksinkertainen
enemmistö, paitsi tapauksissa, joissa nämä säännöt määräävät. Äänten mennessä tasan ratkaisee se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja on kannattanut, paitsi suljetuin lipuin äänestettäessä, jolloin arpa ratkaisee asian. 25 Kokouksessa tehty pöytäkirja tarkastetaan ennen seuraavaa kokousta. 26 Kerhon päätöstä ei voida pöytäkirjaa tarkastettaessa tai sittemmin samalla lukukaudella muuttaa, ellei yksinkertainen äänten enemmistö vaadi tehdyn muutosehdotuksen esille ottamista ja kahden kolmasosa, 2/3, äänten enemmistö tehtyä muutosehdotusta seuraavassa kokouksessa kannata. 27 Jos kerhon jäsen haluaa panna pöytäkirjaan vastalauseen kokouksen päätöstä vastaan, hän voi tehdä sen heti tai pöytäkirjaa tarkastettaessa. Kokouksesta poissaollut voi pöytäkirjaa tarkastettaessa saada siihen merkityksi, ettei hän ollut mukana päätöstä tehtäessä. 28 Vaalikokous pidetään marraskuussa. Vaalikokouksessa valitaan kerholle esimies, toimi- ja luottamushenkilöt. 29 Kerhon vuosikokous pidetään tammi- tai helmikuussa. Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1) kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 2) kerhon toimintakertomus kuluneelta vuodelta 3) kerhon tilinpäätös kuluneelta vuodelta ja tilintarkastajien tilintarkastuskertomus, joiden perusteella päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille 4) kerhon toimintasuunnitelma kuluvalle vuodella johtokunnan esityksen pohjalta 5) kerhon talousarvio kuluvalle vuodelle johtokunnan esityksen pohjalta 6) päätetään jäsenmaksun suuruus kuluvalle vuodelle 7) muut asiat. Kokouksen tulee laillisessa järjestyksessä hyväksyä kaikki asiat joko sellaisenaan tai muutettuna tai hylätä kokonaan.
8. KERHON TALOUDENHOITO 30 Kerhon tilivuosi on kalenterivuosi. Tilit on jätettävä tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään 31.1. Tilintarkastajien tulee palauttaa tilit ja antamansa lausunto johtokunnalle viimeistään 10.2. 31 Talousarvio laaditaan projektikohtaisesti. Johtokunta tarkastaa taloudenhoitajan tekemän ehdotuksen ja hyväksyy sen sellaisenaan tai muutettuna. 32 Taloudenhoitaja suorittaa menot kuitteja vastaan, jotka puheenjohtaja on sitä ennen hyväksynyt. Tulot kuittaa taloudenhoitaja tai puheenjohtaja. 9. KERHON NIMEN KIRJOITTAMINEN 33 Kerhon nimen kirjoittaa puheenjohtaja yhdessä sihteerin tai määrätyn johtokunnan jäsenen kanssa. Rautatie- ja postilähetyksen voi yksi johtokunnan siihen määräämä toimihenkilö kuitata yksinään. Tervehdykseen riittää yhden johtokunnan jäsenen allekirjoitus. 10. KERHON KURINPITO 34 Kurinpidolliset rikkomukset käsittelee johtokunta. Syytetyllä on oikeus valittaa johtokunnan päätöksestä seuraavassa kerhon kokouksessa. 35
Johtokunta voi rangaista syyllisenä pitämäänsä kerhon jäsentä erottamalla hänet kerhosta yhden tai useamman lukukauden ajaksi. Syyllinen on velvollinen korvaamaan aiheuttamansa vahingon. 11. ERITYISIÄ SÄÄNNÖKSIÄ 36 Kerho voi myöntää avustuksia jäsenilleen kerhon järjestämiin projekteihin osallistumiseen. Kokous käsittelee johtokunnan tekemän esityksen. Sivujäsenen tuen saamisen edellytyksenä on aktiivinen toiminta kerhossa ja se, ettei hän saa tukea muilta alakerhoilta. 37 Jos kerho lopettaa toimintansa, sen omaisuus siirtyy Sampsalle tai kuten kerhon kokous määrää. 38 Näiden sääntöjen muutos- tai lisäysehdotukset käsitellään kahdessa peräkkäisessä kokouksessa. Ehdotukset raukeavat, ellei niitä edellisessä kokouksessa kannata yksinkertainen enemmistö ja jälkimmäisessä kokouksessa kannata 2/3 äänten enemmistö. Sääntöjen muutosasia on mainittava kokousilmoituksessa.