OHJE Päivämäärä Nro 19.2.2007 O/3/2007 TM Jakelu: Työvoima- ja elinkeinokeskusten työvoimaosastot ja työvoimatoimistot, työministeriön osastot, hallintopalveluyksikkö, tiimit ja muut toimintayksiköt Ohjeen nimi: HENKILÖSTÖN REKRYTOINTI TYÖHALLINNOSSA Voimassaoloaika: 1.3.2007 alkaen toistaiseksi Kumoaa/muuttaa ohjeen (pvm, nro): Tätä ohjetta voi tilata työministeriön kirjaamosta Tämä ohje on myös saatavissa http://www.finlex.fi/normit/index.html
2 Henkilöstön rekrytointi työhallinnossa 1. Taustaa ja ohjeen tarkoitus Työhallinnon toimintatapojen muutosten onnistunut toteuttaminen sekä henkilöstön määrään ja työhallinnon toimintojen vaikuttavuuteen asetetut tavoitteet edellyttävät muutosta tukevaa henkilöstöpolitiikkaa. Pätevän henkilöstön hankinnan merkitys on kasvanut ja kasvaa entisestään. Tämä johtuu henkilöstön vähentämistavoitteista, joiden johdosta uuden henkilöstön rekrytoinnit ovat vähäisempiä kuin aikaisemmin. Rekrytointien onnistumisen merkitys on tämän johdosta entistä korostetumpi. Tämän ohjeen tarkoituksena on kiinnittää päätöksentekijöiden huomiota henkilöstöpoliittisessa ohjelmassa (960/010/2006 TM) vahvistettuihin rekrytointeja koskeviin keskeisimpiin periaatteisiin ja niihin liittyviin näkökohtiin. 1.1.Toimintaympäristön ja toimintamallien muutokset Työhallinnossa ja sen toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset ovat lisänneet ja muuttaneet hallinnon henkilöstön hankintaan kohdistuvia vaatimuksia. Keskeisiä muutoksia ovat työhallinnon asiakkaiden määrän ja rakenteen muutokset, julkisen työvoimapalvelun rakenneuudistus sekä tuottavuusohjelmaan ja työhallinnon henkilöstöpoliittiseen ohjelmaan perustuvat henkilöstön määrän vähentämistavoitteet. 1.2.Tuottavuusohjelma ja henkilöstösuunnittelu Hallituksen päättämä tuottavuusohjelma edellyttää henkilöstön vähentämistä vuoteen 2011 mennessä. Tuottavuusohjelman mukainen henkilöstön määrän vähentämistavoite on työhallinnossa 380 henkilötyövuotta vuosina 2006-2010. Kehitys edellyttää laajaa toimintamallien uudelleen arviointia ja erityisesti työprosessien kehittämistä sekä sähköisten palveluiden jatkuvaa laajentamista. Henkilöstöpoliittisen ohjelman perusteella työvoimatoimistojen henkilöstön vähentämistavoite vuoden 2014 loppuun mennessä on 757 henkilötyövuotta laskettuna vuoden 2004 tasosta. Ministeriössä vastaava luku on 150. Useimmat TE- keskusalueet ovat jo laatineet vuoteen 2014 ulottuvat suunnitelmat henkilöstön vähentämisestä ja siihen liittyvistä toimenpiteistä. Joidenkin alueiden suunnitelmat ovat vielä valmisteilla.
3 2. Henkilöstön hankintaa koskeva voimassaoleva ohjeistus työhallinnossa Työhallinnon henkilöstöpoliittisessa ohjelmassa on osiossa 6 määritelty työhallinnon henkilöstön rekrytoinnin keskeiset periaatteet ja menettelytavat (foorumi 230, Henkilöstöasiat)). Lisäksi työhallinnon osaamisstrategiassa 2006-2010 (foorumi 230, Henkilöstöasiat, henkilöstökoulutus) on osaamisen vahvistamisen näkökulmasta määritelty rekrytointien tavoitteita. Työhallinnossa edelleen noudatetaan johdon valintaperusteiden uudistamisesta työhallinnossa annettua ohjetta 12.2.1998, O/1/98 TM (foorumi 230, Henkilöstöasiat). Lisäksi rekrytointiin liittyviä periaatteita ja ohjeita on hallinnon tasa-arvoja yhdenvertaisuussuunnitelmissa (foorumi 230, Henkilöstöasiat, tasa-arvo ja yhdenvertaisuusasiat). Määräaikaisista palvelussuhteista on annettu ohjeet 13.11.2003, 2654/100/2003 TM. 3. Keskeiset periaatteet ja näkökohdat Työhallinnon henkilöstöpoliittisen ohjelman ja johdon valintaperusteista annetun ohjeen sekä muiden ohjeiden ja suunnitelmien määrittelemien periaatteiden ja menettelytapojen puitteissa rekrytoinneissa on huomioitava erityisesti seuraavat tavoitteet ja näkökohdat: 3.1. Koulutustason nostaminen Rekrytoinneilla pyritään mm. henkilöstön koulutustason nostamiseen. Tähän yleistavoitteeseen sisältyen pyritään vähintään ammattikorkeakoulutason tutkinnon suorittaneiden määrän lisäämiseen erityisesti asiakaspalvelutehtävissä. Tämä käytännössä tarkoittaa sitä, että kun työvoimatoimiston asiakaspalvelutehtävään valitaan henkilöä on koulutustasoedellytykseksi asetettava vähintään ammattikorkeakoulututkinto. Hakijoiden osaamistason kokonaisarvioinnin perusteella sen voi korvata työkokemuksella ja pitkäkestoisella henkilöstökoulutuksella kuten PD -koulutuksella, jolloin osaamisen tulee vastata ammattikorkeakoulututkinnon tuomaa osaamista. Koulutustason kehitys on koko hallinnon tulostavoite ja sitä seurataan vuosittain. 3.2. Avaintehtävien määrittely Työvoimatoimistojen rekrytointipäätösten tulee pohjautua TE -keskusalueiden henkilöstösuunnitelmiin ja niiden perustana oleviin toiminnallisiin linjauksiin. Kun henkilöstövähennykset tapahtuvat luonnollisen poistuman kautta on olennaista, että TE -keskusalueet ja niiden työvoimatoimistot määrittelevät avaintehtävät. Nämä tehtävät ovat sellaisia, jotka organisaation menestyksen kannalta ovat keskeisimpiä ja joiden resurssointi tulee turvata työmarkkinakehityksen ennakoitavissa olevassa tulevaisuudessa.
4 3.3. Osaamistarpeiden määrittely ja ammatillisen osaamisen laajentaminen Työhallinnon osaamisstrategiassa on laajasti arvioitu ja määritelty työhallinnon osaamistarpeita. Ennakoivan henkilöstöhallinnon periaatteiden mukaisesti TE -keskusalueilla ja työvoimatoistoissa tulee muodostaa näkemys siitä osaamisesta, jota organisaatiossa tulee vahvistaa. Valintaprosessi alkaa tehtäväanalyysistä, jossa määritellään organisaation ja tehtävän asettamat osaamisvaatimukset, mitä tulisi saada aikaan ja mihin suuntaan toiminnan tulisi kehittyä. Henkilöstön määrän vähentyessä rekrytoinneilla on osaamistarpeiden määrittelyjen puitteissa edistettävä työhallinnon tarvitseman ammatillisen osaamisen syventämistä ja laajentamista ja näin mahdollisuutta henkilöstön työtehtävien monipuolistamiseen ja muutosvalmiuksien edistämiseen. Työhallinnon menestyminen jatkuvaa muutosta vaativissa olosuhteissa edellyttää moniammatillisuutta ja joustavuutta. Työmarkkinoiden tarpeiden ennakointi ja ymmärtäminen vaatii sitä, että työhallinnon virkailijoilla on korkean koulutustason lisäksi monipuoliseen työkokemustaustaan liittyvää työmarkkinoiden eri osaalueiden ja ilmiöiden ymmärrystä ja kykyä toimia erilaisissa ja muuttuvissa tehtävissä. 3.4. Sukupuolijakautuman ja ikärakenteen tasapainottaminen ja etnisen taustan monipuolistaminen Uusia työntekijöitä rekrytoitaessa pyritään tasapainottamaan henkilöstön sukupuolijakautumaa eri ammattiryhmissä. Työhallinnon henkilöstön sukupuolirakenne erityisesti työvoimatoimistojen asiakaspalvelutehtävissä on epätasapainossa. Asiakaspalveluvirkailijoista 82,6 % on naisia ja naisten osuus on jatkuvasti kasvanut. Tätä tilannetta pitää rekrytoinneissa pyrkiä korjaamaan. Pyrittäessä sukupuolijakautuman tasapainottamiseen voidaan jo hakuilmoituksessa ottaa asia esille siten, että ilmoituksessa todetaan toivottavan sekä mies- että naishakijoita. Rekrytoinneilla on vaikutettava henkilöstön ikärakennetta tasapainottavaan kehitykseen. Työhallinnon henkilöstön keski-ikä on tällä hetkellä 46,9 vuotta ja se on viime vuosina ollut jatkuvasti nouseva. Maamme monikulttuuristuminen ja kasvava kansainvälistyminen on otettava huomioon henkilöstön etnisen taustan monipuolistamisena. 3.5. Määräaikaisuudet Valtion virkamieslakiin perustuen virkamiehet ovat joko toistaiseksi tai määräajaksi nimitettyjä. Virkamieslaissa säädetään tarkemmin määräajaksi nimittämisen perusteista. Työhallinnossa lähtökohtana on, että hallinnon pysyväisluonteiset tehtävät hoidetaan vakinaisilla virkasuhteilla. Määräajaksi nimittämisen perusteet on rajattava tiukasti laissa mainittuihin edellytyksiin. Lain 9 :n 1 momentin mukaan virkamieheksi voidaan nimittää määräajaksi tai muutoin rajoitetuksi ajaksi, jos
5 - työn luonne, - sijaisuus, - avoinna olevaan virkaan kuuluvien tehtävien hoidon väliaikainen järjestäminen, tai - harjoittelu edellyttää määräaikaista virkasuhdetta. Näissä tapauksissa kyse on siis määräaikaisesta nimityksestä virkasuhteeseen. Lain 9 :n 2 momentin mukaan virkaan voidaan nimittää määräajaksi tai muutoin rajoitetuksi ajaksi, jos - viran luonteeseen, tai - virastoin toimintaa liittyvä perusteltu syy sitä vaatii. Valtioneuvosto on 23.3.2006 antanut periaatepäätöksen valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa (VM 9/01/2006). Päätöksen soveltamisohjeen mukaan muutoksen kohteena olevassa toimintayksikössä virat ja tehtävät voidaan täyttää tarvittaessa määräajaksi siihen saakka kun organisaatiomuutos on toteutettu. Näin voidaan kerätä vakanssivarantoa uutta organisaatiota varten ja hyödyntää luonnollista poistumaa (ohjeen s.7/12). Suunnitellut organisatoriset ja toiminnalliset muutokset ja näihin liittyvät henkilöstövähennykset voivat siten mahdollistaa nimittämisen määräajaksi. Huomioitava kuitenkin on, että muutosten ja niitä koskevien suunnitelmien tulee sisällöllisesti ja aikataulullisesti olla konkreettisia. Määräajaksi nimityksen näissä tilanteissa tulee tapahtua virkamieslain 9 :n 2 momentin mukaisena määräaikaisena nimityksenä virkaan (viraston toimintaa liittyvä perusteltu syy). 3.6. Työhallinnon arvot Työhallinnon arvot on vahvistettu 14.8.2006. Arvot ovat vaikuttavuus asiakaslähtöisyys asiantuntijuus kumppanuus Vahvistetut arvot edellyttävät toimenpiteitä, joilla edistetään arvojen konkretisointia arkipäivän valintatilanteissa ja tavoitteiden asettelussa. Arvo-ohjautuvuuden ja johtamisen saaminen osaksi jokapäiväistä työtä edellyttää tietoista panostusta asian eteenpäinviemiseen monella henkilöstöpolitiikan osa-alueella. Kunkin työyhteisön tulee arvioida ja määritellä arvojen konkreettinen merkitys ja sisältö työyhteisön toiminnassa. Rekrytointitilanteissa ja erityisesti valintahaastatteluissa tulee pyrkiä arvioimaan hakijoiden soveltuvuutta määriteltyihin arvolähtöisiin toimintatapoihin. Arvojen esille ottaminen ja merkityksen antaminen niille jo valintatilanteessa luo pohjaa arvolähtöisen toiminnan syventämiselle.
6 4. Rekrytointimenettelyihin panostaminen Rekrytointien onnistunut suorittaminen vaatii panostusta rekrytointiprosesseihin sekä taitoa ja harjaannusta. Rekrytoinneista vastaavien henkilöiden tulee monipuolisesti ottaa huomioon hakijoiden koulutus, työkokemus, yhteistyövalmiudet ja kehittymismahdollisuudet. Nykyisten toimintamallien edellyttäessä entistä enemmän hyviä sosiaalisia ja yhteistyötaitoihin liittyviä valmiuksia on keskeistä se, että näihin seikkoihin kiinnitetään valinnoissa erityistä huomiota. Tarvittaessa voidaan käyttää soveltuvuuden arviointitutkimuksia. Työhallinnon henkilöstöpoliittisessa ohjelmassa ja johdon valintaa koskevissa ohjeissa on määritelty soveltuvuuden arviointitutkimuksiin liittyvät periaatteet ja menettelytavat. Käytännössä keskeistä on myös se, että hakijoiden soveltuvuudesta myös niiden osalta, jotka eivät rekrytoivassa virastossa ole aiemmin työskennelleet, hankitaan tietoja aiemmilta työnantajilta. Työntekijää ja työnhakijaa koskevien henkilötietojen hankkimisen ja muun käsittelyn edellytykset on säädelty lähinnä henkilötietolaissa (523/1999) ja laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Keskeinen lähtökohta on se, että työntekijän ja työnhakijan henkilötiedot on kerättävä ensisijassa heiltä itseltään tai muualta heidän suostumuksellaan. Lain tarkoittamasta henkilötietojen käsittelystä on kyse silloin, kun tunnistettavaa henkilöä koskeva tieto on jollakin alustalla. Jos aikaisempi työnantaja kertoo ainoastaan arvioitaan tai mielikuviaan työntekijästä eikä näitä tietoja ole kirjattu eikä kirjata mihinkään kysymys ei ole lain tarkoittamasta henkilötietojen käsittelystä. Suostumusta tietojen hankkimiseen ei siis näissä tapauksissa edellytetä. Kansliapäällikkö Markku Wallin Hallitusneuvos Mikko Salmenoja