Palveluverkko- ja 40 15.08.2016 organisaatiotyöryhmä Yhteistyötoimikunta 48 16.08.2016 Kaupunginhallitus 275 22.08.2016 Kaupunginhallitus 286 05.09.2016 Kaupunginvaltuusto 74 14.09.2016 Hallintosäännön hyväksyminen PALRYH 15.08.2016 40 Hallintosäännöstä on säädetty uuden Kuntalain 90. :ssä.pykälässä on pitkä luettelo asioista, jotka ainakin on oltava hallintosäännössä. Jokaisessa kunnassa on oltava hallintosääntö. Yhteen ja samaan hallintosääntöön kootaan kaikki kunnan toimintaa ohjaavat "johtosäännöt" (uusi laki ei tunne lainkaan käsitettä johtosääntö). Jatkossa kunnan toimintaa ohjaavat strategia, talousarvio, taloussuunnitelma ja hallintosääntö. Valtuusto käyttää kunnan toimivaltaa. Valtuusto voi siirtää sille kuuluvaa toimivaltaa (suomeksi päätösvaltaa) kunnan muille toimielimille ja virkamiehille. Tämä toimivallan siirto voi tapahtua vain hallintosäännöllä, ei millään erillispäätöksillä. Valtuusto ei voi siirtää toimivaltaansa sellaisissa asioissa, jotka on säädetty laissa valtuustolle kuuluviksi (esimerkiksi kunnanjohtajan valitseminen). Jos valtuusto siirtää toimivaltaansa alemmalle tasolle, voi tämä (esimerkiksi lautakunta) siirtää päätösvaltaa vielä alemmalle tasolle, jos valtuusto on näin hallintosäännössä osoittanut. Tämän jälkeen päätösvaltaa ei voi enää siirtää eteenpäin. Kuntaliitto on valmistellut uuden Kuntalain perustella hallintosäännön mallin kuntien käyttöön. Jäljempänä käsiteltävä Lohjan hallintosääntö on laadittu Kuntaliiton mallin mukaisesti. Kun Kuntalaki lähtee siitä, että kaikki johtosääntöasiat kootaan yhteen hallintosääntöön, on lopputulemana Lohjallakin n. 80 sivun pituinen hallintosääntö. Kun samanaikaisesti on valmisteltu suurta organisaatiouudistusta, ja sen myötä syntyneet uudet rakenteet ja uudet toimintamallit on siirretty hallintosääntöön, on uusi hallintosääntö jossain määrin vaikeaselkoinen. Lohjan uusi hallintosääntö jakautuu kuuteen pääosaan, jotka ovat: I Lohjan hallinnon ja toiminnan järjestäminen II Lohjan talous ja sen valvonta III Valtuusto IV Lohjan päätöksenteko ja hallintomenettely V Lohjan luottamushenkilöiden taloudelliset etuudet VI Voimaantulo ja siirtymäsäädökset. Kunkin pääosan sisällä on lukuja. Kaikkiaan lukuja on 17 kpl. Kukin luku jakautuu pykäliin. Pykäliä on kaikkiaan 171 kpl. Monet pykälät ovat pitkiä ja jakautuvat useisiin momentteihin tai niissä on alanumerointi. Edellä kuvattu hallintosäännön rakenne noudattaa Kuntaliiton mallia.rakenteesta johtuen hallintosäännöstä ei ole kovin helppoa löytää tarvittavia asioita. Siksi onkin tarkoituksena, että valtuustokäsittelyn jälkeen
hallintosäännöstä pyritään laatimaan sellainen sähköinen versio, jossa olisi hakutoimintoja käytön helpottamiseksi. Hallintosääntö on ensisijassa virkamiesten (esimiesten) työväline. Kunnan luottamushenkilöitä koskevat osuudet uudessa hallintosäännössä eivät paljoakaan poikkea nykyisistä johtosäännöistä. Uusi hallintosääntö ei tuo luottamushenkilöiden työskentelyyn juurikaan muutoksia. Lohjalla on jo 1½ vuotta valmisteltu organisaatiouudistusta. Organisaatiouudistus siirtää Lohjan lopullisesti monikuntaliitoksen jälkeisestä tilanteesta eheämmäksi, uudenaikaisemmaksi kunnaksi. Organisaatiouudistuksen myötä tulevat muutokset vahvistuvat hallintosäännössä. Leimallista Lohjan organisaatiouudistukselle on, että Lohjan poliittinen organisaatio ja sen toimintatavat säilyvät melko muuttumattomina. Sen sijaan virkaorganisaatio uudistuu voimakkaasti. Toimialojen, tulosalueiden ja tulosyksiköiden määrä pienenee huomattavasti. Samalla ylempien esimiesten määrä vähenee huomattavasti. Johtamisjärjestelmä muuttuu keskitetymmäksi ja osaksi johtamista tulee prosessijohtaminen. Prosessiajattelun tuominen Lohjan uuteen organisaatioon on Suomen oloissa hyvin uutta ja kokeellista toimintaa. Johtamisjärjestelmässä on kiinnitetty huomiota myös päätöksenteko -tasoihin. Lautakunnat ja muu poliittinen organisaatio päättää jatkossa erityisesti keskeisimmistä uusista linjauksista ja suurimmista asioista. Virkamiesjohtajat päättävät rutiininomaisista asioista, sellaisista joihin ei sisälly poliittista harkintaa. Kaikki nämä muutokset on kirjattu uuteen hallintosääntöön. Uutta hallintosääntöä on valmisteltu vuorovaikutteisesti eri toimijoiden kesken. Erilaiset virkamieskokoonpanot ovat valmistelleet hallintosääntöä niin, että organisaatiouudistuksessa sovitut kaikki suuret ja pienet muutokset on saatu sisällytettyä uuteen hallintosääntöön. Kaupunginhallituksen asettama palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä on käsitellyt hallintosääntöä kuusi eri kertaa. Lisäksi työryhmä on asettanut keskuudestaan 3-jäsenisen valiokunnan (Matti Pajuoja pj, Irene Äyräväinen ja Leo Rintanen) käsittelemään ja valmistelemaan erityisesti luottamushenkilöitä koskevia osuuksia hallintosäännöstä. Kaupunginhallitus on käsitellyt hallintosäännön osioita useita kertoja. Suurimmat asiakokonaisuudet uudesta hallintosäännöstä on jo kertaalleen käsitelty eri luottamuselimissä. Seuraavat osuudet on jo käsitelty: - Lohjan uuden virkaorganisaatio rakenne (valtuusto 20.01.2016) - Lohjan uusi johtamisjärjestelmä (valtuusto 20.01.2016) - Lohjan hallintosäännön aikataulu ja voimaantulo (valtuusto 20.01.2016) - Hyvinvointi -toimialan rakenne (valtuusto 16.3.2016) - Lohjan lautakuntarakenne ja muut luottamustoimielimet (valtuusto 16.3.2016) - Lautakuntien toiminta-ajatus ja tehtäväkenttä (palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä 28.04.2016) - Kaupunkikehityslautakunnan ja Kaupunkisisältölautakunnan yhdistäminen Vetovoimalautakunnaksi (palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä 28.04.2016) - Lohjan konsernin ja konsernijohdon määrittely (palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä 28.04.2016) - Päätöksentekotasot Lohjan uudessa organisaatiossa (palveluverkko- ja
organisaatiotyöryhmä 28.04.2016) - Kokousmenettely (valtuusto 11.5.2016) - Valtuuston toiminta (valtuusto 11.05.2016) - Lohjan hallinnon ja talouden tarkastaminen (valtuusto 11.05.2016) - Luottamushenkilöiden taloudelliset etuudet (valtuusto 08.06.2016). Hallintosääntö sisältää myös Lohjan ja sen naapurikuntien yhteisten toimielinten toimintaa ja työnjakoa. Tämä koskee Hiidenopistoa ja Ympäristöterveysjaostoa. Naapurikunnille on lähetetty hallintosäännön konsepti nähtäväksi ja tarjottu mahdollisuus lausua asiasta. Uusi hallintosääntö ei muuta Lohjan ja sen naapurikuntien välistä yhteistyötä millään tavalla ja olemassa olevat yhteistyösopimukset säilyvät. Uusi Kuntalaki on osittain tullut voimaan 1.5.2015. Kuntalain ne pykälät, jotka koskevat luottamushenkilöitä ja poliittista organisaatiota, tulevat voimaan 1.6.2017. Kuntavaalit pidetään 09.04.2017, ja niissä valittavan valtuuston toimikausi alkaa 1.6.2017. Nykyiset valtuutetut ja luottamushenkilöt jatkavat luottamustoimissaan 31.5.2017 saakka, elleivät pyydä tehtävistään eroa 30.11.2016 mennessä. Eron pyytämistä ei siirtymävaiheen vuoksi tarvitse perustella. Eroa pyytäneille myönnetään ero luottamustehtävistä 1.1.2017 alkaen. Hallintosääntö tulee vastaavalla tavalla voimaan kahdessa vaiheessa. Hallintosääntö tulee voimaan pääosin 1.1.2017. Luottamushenkilöitä ja poliittista organisaatiota koskevilta osin hallintosääntö tulee voimaan 1.6.2017. Uuden Kuntalain mukaan valtuuston on kokoonnuttava heti kesäkuussa ja valittava heti luottamushenkilöt eri toimielimiin. Siten myös uusi kaupunginhallitus, uudet lautakunnat ja jaostot aloittavat käytännössä toimintansa kesä-heinäkuussa 2017. Vanhat luottamuselimet nykyisine luottamushenkilöineen hoitavat tehtäviään vuoden 2017 alkupuoliskon ajan. Vanhoista toimielimistä kuitenkin kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston tehtävät päätyvät 1.1.2017. Jos uudessa hallintosäännössä on ristiriitaa vanhan toimielimen ja uuden hallintosäännön kesken, esimerkiksi päätösvaltuuksien osalta, noudatetaan vanhaa käytäntöä 1.6.2017 saakka. Vanhat toimielimet hoitavat uudessa organisaatiossa niitä tehtäviä, jotka vanhan tehtäväjaon mukaisesti niille kuuluisivatkin. Jos valtuuston hallintosääntöpäätöksestä valitetaan, noudatetaan uutta hallintosääntöä valituksesta huolimatta. (Eero Soinio) Lisätietoja: kehittämisjohtaja Eero Soinio 050-313 0701 kaupungin lakimies Mikko Kuosmanen 019-369 4349. LIITTEET: - Lohjan kaupungin hallintosääntö 1.1.2017 - Lohjan uutta organisaatiota kuvaavat kaaviot - Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän kaavio päätösvaltuuksista. - Havaintoja hallintosäännöstä Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää - lähettää hallintosäännön YT-toimikunnan käsittelyyn - lähettää hallintosäännön kaupunginhallituksen käsittelyyn - esittää kaupunginhallitukselle, että se esittäisi valtuustolle
Hyväksyttiin. hallintosäännön hyväksymistä liitteen mukaisena siten, että hallintosääntö 1.1.2017 ja osittain 1.6.2017. YHTTK 48 Käsittely Asia on käsittelyssä palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän kokouksessa 15.8. ja työryhmän päätös annetaan yhteistyötoimikunnalle tiedoksi kokouksessa. Yhteistyötoimikunta antaa lausuntonsa Lohjan kaupungin hallintosäännöstä 1.1.2017. Keskustelussa nostettiin esiin seuraavia asioita: Henkilöstön edustus johtoryhmissä: Toivotaan jatkettavan vakiintunutta käytäntöä, jonka mukaisesti myös ei-nimetty henkilöstön edustaja voi osallistua johtoryhmään mikäli varsinainen jäsen ja varajäsen ovat estyneitä. Esitettiin huoli henkilöistä, joilla on esimiesvastuu, mutta ei esimiesoikeuksia. Asian todettiin kuuluvan hyvän henkilöstöjohtamisen ja toimivan henkilöstöpolitiikan piiriin. Prosessinomistajien osalta todettiin, että asia vaatii seurantaa Lomauttamisen osalta pohdittiin onko vaarana, että kaupunginhallituksen periaatepäätöksen jälkeen lähdetään toimialojen välillä käymään kauppaa lomautettavista henkilöstöryhmistä. Kysyttiin onko kirjattu kaupunginhallituksen yleistoimivalta henkilöstöstä. Todettiin asian kirjatun hallintosäännön 6 luvun 1 :ssä: Mikäli toimivallasta henkilöstöasioissa ei ole säädetty laissa eikä määrätty hallintosäännössä, toimivalta on kaupunginhallituksella. Yhteistyötoimikunta keskusteli hallintosäännöstä ja antoi palautetta edellä esitettyjen yksityiskohtien osalta. KH 22.08.2016 275 Kj listan oheismateriaali - Lohjan uutta organisaatiota kuvaavat kaaviot - Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän kaavio päätösvaltuuksista. - Hallintosääntö huomioitavaa 15.8.2016/ES Kaupunginhallitus päättää esittää valtuustolle, että - hallintosääntö hyväksytään liitteen mukaisena siten, että hallintosääntö 1.1.2017 ja osittain 1.6.2017;
31.12.2016 uuden hallintosäännön myötä; Kaupunginhallitus päätti palauttaa hallintosäännön uudelleen valmisteluun. Asia käsitellään kaupunginhallituksen 5.9.2016 kokouksessa. Kehittämisjohtaja Eero Soinio oli kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan klo 17.25-18.45. Liite 1/kh 22.8.2016 Lohjan kaupungin hallintosääntö 1.1.2017 KH 05.09.2016 286 Hallintosääntöluonnosta on muutettu ja tarkennettu kaupunginhallituksen ohjeistuksen pohjalta seuraavasti: - kaikkien jaostojen puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat valitsee valtuusto; - vaikuttamistoimielinten puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta tapahtuu ko. toimielin toimesta; - alueiden johtokuntaan kuuluu edustaja kustakin valtuustoryhmästä, mutta näillä henkilöillä ei ole äänioikeutta päätöksenteossa; - lomauttamisesta periaatepäätöksen tekee valtuusto, kaupunginhallitus voi antaa ohjeita lomautusten toteutustavasta ja itse lomautusten toteutuksesta päättävät kaupunginjohtaja ja toimialajohtajat. Sama menettely on käytössä, jos kaupunki joutuu irtisanomaan henkilökuntaansa tuotannollisten, taloudellisten tai toiminnallisten syiden vuoksi; - erilaisia teknisiä korjauksia on myös tehty. (Eero Soinio) Kj Kaupunginhallitus päättää esittää valtuustolle, että - hallintosääntö hyväksytään liitteen mukaisena siten, että hallintosääntö 1.1.2017 ja osittain 1.6.2017; 31.12.2016 uuden hallintosäännön myötä;
Käsittely Kaupunginhallituksen keskustelun perusteella täydennettiin hallintosääntöä vielä seuraavien yksityiskohtien osalta: - 12 luvun valtuuston toiminta :n 23 eriävän mielipiteen osalta kirjataan sama sanamuoto kuin mitä pöytäkirjasta määrätään 15 luvun 23 :ssä. Tällöin eriävän mielipiteen kirjaaminen eri toimielimissä on yhdenmukainen; - tarkennettiin, että ponsiesityksen hyväksyminen edellyttää valtuuston enemmistön päätöksen, jotta ponsi etenee kaupunginhallituksen käsittelyyn; - tarkennettiin, että yhtiöiden ja säätiöiden perustamisesta päättää valtuusto; - tarkennettiin valtuuston puheenjohtajan oikeutta päättää valtuustoryhmiä kuultuaan siitä, missä määrin varavaltuutetut voivat osallistua valtuustoinfoihin ja muihin "ei virallisiin" kokouksiin. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen käsittelyn aikana tehdyt täydennykset huomioiden. Kehittämisjohtaja Eero Soinio oli kokouksessa asiantuntijana tämän pykälän ajan klo 18.50-19.20. Liite 1/kh 5.9.2016 Lohjan kaupungin hallintosääntö 1.1.2017 KV 14.09.2016 74 listan oheismateriaali - Lohjan uutta organisaatiota kuvaavat kaaviot - Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän kaavio päätösvaltuuksista. - Hallintosääntö huomioitavaa 15.8.2016/ES V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä - hyväksyä hallintosäännön liitteen mukaisena siten, että hallintosääntö 1.1.2017 ja osittain 1.6.2017; 31.12.2016 uuden hallintosäännön myötä; Käsittely Ennen asian käsittelyä puheenjohtajan ehdotuksesta valtuusto päätti pitää ryhmätauon klo 18.05-18.20.
Käsittelyn aikana hallintosääntöön tehtiin seuraavat muutosesitykset: Valtuutettu Pirjo Sjögren esitti Hallintosäännön 2 luvun :ään 11 (sivu 13) 3. kappaleen toisen lauseen muutettavaksi seuraavaksi: Valtuustokauden alussa alueiden johtokunta järjestelee uusien aluetoimikuntien valinnan sekä vahvistaa aluetoimikuntien kokoonpanon neljäksi vuodeksi eteenpäin. Valtuutettu Matti Pajuoja esitti valtuutettu Leo Rintasen ja kaikkien valtuustoryhmien kannattamana alla esitetyt muutokset virkamiesjohdon hankintavaltuuksiin (Hallintosäännön 5. luku 2 Viranhaltijoiden yleinen toimivalta, sivu 21. Kohta 1) hankintavaltuudet 500.000 tiputetaan 350.000 Kohta 2) hankintavaltuudet 200.000 tiputetaan 150.000 Kohta 3) hankintavaltuudet 100.000 tiputetaan 75.000 Kohta 4) säilytetään ennallaan eli 50.000 Valtuusto hyväksyi yksimielisesti esitetyt muutokset hallintosääntöön. Kaupunginvaltuusto hyväksyi - liitteen mukaisen hallintosäännön käsittelyn aikana tehdyt muutokset huomioiden siten, että hallintosääntö tulee voimaan siinä olevien siirtymäsäännösten mukaisesti osittain 1.1.2017 ja osittain 1.6.2017; 31.12.2016 uuden hallintosäännön myötä; Liite 1/kv 14.9.2016 Lohjan kaupungin hallintosääntö 1.1.2017