Maakuntahallitus 2.2.2015 UUDENMAAN LIITON SISÄISEN VALVONNAN, RISKIENHALLINNAN JA TALOUDEN HOIDON OHJEISTUS Uudenmaan liitto
2 UUDENMAAN LIITON SISÄISEN VALVONNAN, RISKIENHALLINNAN JA TALOUDEN HOIDON OHJEISTUS 1. Sovellettavat säännökset Kuntalain 13 :n mukaan valtuuston tulee päättää kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Valtuusto hyväksyy kuntalain 50 :n mukaan myös hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Toimintakertomuksessa on kuntalain 69 :n mukaan annettava tietoja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Tilintarkastajien on kuntalain 73 :n mukaan tarkastettava, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty asianmukaisesti. Uudenmaan liiton (jatkossa liitto) perussopimuksen (4.3.2013) 11 :n mukaan liiton talouden ja hallinnon tarkastusta varten on tarkastuslautakunta, johon valtuusto valitsee jäsenet. Liiton hallintosäännön (10.6.2014) 35 :n mukaan maakuntahallitus ja maakuntajohtaja vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Liiton hallintosäännössä on annettu ohjeet talousarvion täytäntöönpanoon ja talousarviomuutoksiin, käyttöomaisuuden myyntiin, poistosuunnitelman hyväksymiseen, rahatoimen hoitoon, maksujen määräämiseen liittyvistä asioista. Uudenmaan liiton tarkastussäännön (18.4.2005) 1 :ssä on säädetty ulkoisen ja sisäisen valvonnan järjestämisestä. Liiton toiminnassa on lisäksi voimassa, mitä tässä sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja talouden hoidon ohjeistuksessa on sanottu. Ohjeistuksen sisältö tarkistetaan valtuustokausittain. Tarkempia ohjeita annetaan tarvittaessa maakuntajohtajan toimintapaohjeilla. 2. Sisäinen valvonta, suunnittelu ja johtaminen Uudenmaan liiton tarkastussäännön 1 :n mukaan kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Valvontajärjestelmä on kokonaisuus, jonka osina ovat toimivasta johdosta riippumaton ulkoinen valvonta ja operatiiviseen johtamiseen kuuluva sisäinen valvonta. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tarkastussäännön mukaisesti. Ulkoista valvontaa voivat harjoittaa myös maakunnan kuntien asukkaat. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla pyritään varmistamaan liiton toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus. Sisäinen valvonta on osa johtamisjärjestelmää sekä johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskien hallintaa ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa maakuntahallitus ja maakuntajohtaja. Sisäinen valvonta jakaantuu riskienhallintaan, sisäiseen tarkkailuun, sisäiseen tarkastukseen sekä seurantaan, raportointiin ja tiedonvälitykseen.
3 Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelytapoja, joiden avulla tunnistetaan ja kuvataan kuntayhtymän toimintaan liittyviä riskejä, arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, seuraamiseksi ja raportoimiseksi. Riskillä tarkoitetaan tavoitteiden saavuttamista heikentäviä epävarmuustekijöitä, seikkoja, tapahtumia tai tapahtumaketjuja, joiden toteutuessa liitto tai sen toimintayksikkö ei saavuta sille asetettuja tavoitteita ja/tai kokee huomattavia menetyksiä. Riskit voivat tarkoittaa myös avautuneiden toimintamahdollisuuksien menettämistä. Suunnittelulla varmistetaan, että liiton eri tehtäväalueille asetetaan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Seurannalla varmistetaan, että toiminta on tavoitteiden mukaista. Perustan suunnittelu- ja seurantajärjestelmälle muodostaa strateginen suunnittelu. Suunnittelujärjestelmä, joka sisältää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan, muodostuu talousarvioista, taloussuunnitelmasta, käyttösuunnitelmista ja tavoite- ja tuloskeskusteluista. Seurantajärjestelmä, joka sisältää valvonnan, muodostuu toimintakertomuksesta, tilinpäätöksestä, osavuosikatsauksesta ja tavoite- ja tuloskeskusteluista. Sisäisen valvonnan kannalta johtaminen on riskienhallinnan ja suunnittelun lisäksi keskeinen ohjaustapa, jolla liiton toimintaa voidaan ohjata. Johtaminen sisältää sekä asia- että henkilöstönäkökulman. Asianäkökulmassa keskeiset ovat tavoitteet ja tulosja henkilöstönäkökulmasta yhteistoiminta. Johtamisen keskeinen osa-alue on toimiva viestintä, sillä oikea tieto oikeaan aikaan on organisaation tavoitteiden kannalta erityisen tärkeä. 3. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteet Sisäinen valvonta on organisaation sisäinen suunnitelma, joka sisältää johdon suhtautumistavan, käytettävät menetelmät, menettelytavat sekä muut toimenpiteet, joiden avulla tulee saada kohtuullinen ja riittävä varmuus siitä, että liiton toiminnassa noudatetaan lakeja, säännöksiä ja toimielinten päätöksiä ja ohjeita, kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne todenmukaisina määräaikaisissa raporteissa, edistetään liiton tehtävien mukaisesti toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta, kehitetään ja parannetaan liiton toimintaa jatkuvasti, toteutetaan hyvää hallintotapaa kaikessa liiton toiminnassa ja turvataan liiton resurssit menetyksiltä, jotka aiheutuvat asioiden huonosta hoidosta, virheistä ja muista epäsäännönmukaisuuksista Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelytapoja, joiden avulla tunnistetaan ja kuvataan liiton toimintaan liittyviä riskejä arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi. Riskienhallinnan tavoitteena on tukea liittoa perustehtävien laadukkaassa toteuttamisessa, strategian ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa sekä asiakkaiden, henkilöstön ja omaisuuden turvaamisessa erilaisilta riskeiltä. 4. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut Liiton toiminnot on järjestettävä kaikilla tasoilla niin, että niissä on riittävä sisäinen valvonta. Toimiva sisäinen valvonta näkyy muun muassa selkeinä tehtävien, toimivallan
4 5. Tilivelvolliset ja vastuiden jakoina, valvonta- ja raportointivelvoitteina, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamisena, omaisuuden turvaamisena ja tehokkaana sopimusten hallintana. Maakuntavaltuusto päättää liiton sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Maakuntavaltuusto hyväksyy hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä tehtävien ja vastuiden jaosta liiton sisällä. Maakuntavaltuusto hyväksyy toimintakertomukseen sisältyvän liiton selostuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Maakuntahallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Maakuntajohtaja vastaa operatiivisesta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Toteuttamis- ja valvontavastuu on maakuntajohtajan osalta maakuntahallituksen puheenjohtajalla ja muutoin maakuntajohtajalla. Maakuntajohtaja antaa vuosittain toimintakertomuksen yhteydessä selvityksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta. Lisäksi toimintakertomus sisältää johdon arvion sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä sekä sen perusteella laaditun lausuman sisäisen valvonnan tilasta ja olennaisimmista kehitystarpeista. Toimintakertomus sisältää arvion toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista. Tilintarkastajan on kuntalain nojalla kuntayhtymän hallintoa ja taloutta tarkastaessaan arvioitava, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty asianmukaisesti. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta, vaan se on jatkuva osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja työn toteuttamista. Vastuualueiden johtajilla ja yksiköiden päälliköillä on vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja hoitamisesta alaisensa toiminnan osalta sekä merkittävimpien riskien raportoinnista. Jokaisen esimiehen on osaltaan varmistettava, että hänen yksikössään on laadittu oikeanlainen ja toimiva sisäisen valvonnan rakenne ja että sitä jatkuvasti tarkastetaan ja pidetään ajan tasalla. Heidän varmistuttava siitä, että viranhaltijat ja työntekijät ovat tietoisia omista tehtävistään ja tavoitteistaan. Heidän on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viipymättä tarpeellisiin toimenpiteisiin aina, kun ohjeiden vastaista tai muutoin epätaloudellista ja tehotonta toimintaa tai riskejä sisältävää toimintaa on havaittu. Lisäksi jokainen liiton palveluksessa oleva on velvollinen omalta osaltaan noudattamaan toimintaa koskevaa lainsäädäntöä, maakuntavaltuuston hyväksymiä sääntöjä ja päätöksiä, maakuntahallituksen ja johdon tekemiä päätöksiä ja antamia ohjeita sekä pyrkiä omalta osaltaan saavuttamaan asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, kehittämään toimintatapoja sekä ylläpitämään ja jatkuvasti kehittämään ammatillista osaamistaan. Liiton säännöt ja muut liiton toimintaa säätelevät normit järjestetään koko henkilöstön saataville tietoverkkoon. Kuntalain 75 :n tarkoittamalla tilivelvollisella on vastuu johtamansa toiminnan riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden jatkuvasta ylläpidosta.
5 6. Riskienhallinta Tehtävien tilivelvolliset ja laskujen hyväksymisestä sekä määrärahojen käytöstä vastaavat henkilöt määrätään vuosittain talousarviossa ja maakuntahallituksen tekemissä hankkeiden käynnistämispäätöksissä. Vaikka henkilö ei olisikaan kuntalain mukaan tilivelvollinen, hänen on luonnollisesti hoidettava tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella eikä tilivelvollisaseman puuttuminen vapauta esimiehiä ja lähiesimiehiä toiminnan valvontavastuusta, eikä estä vahingonkorvausvaatimuksen kohdistamista muuhunkaan henkilöön, jolla on tosiasiallinen vastuu. Kokonnaisvaltaisella riskienhallinnalla varmistetaan, että toiminta jatkuu keskeytyksittä ja häiriöittä laadukkaasti ja kustannustehokkaasti sekä lisätään tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä. Riskienhallinta tukee liiton ja sen toimintayksikköjen vahvuuksien ja mahdollisuuksien hyödyntämistä. Sen avulla ennakoidaan, varaudutaan ja valmistaudutaan riittävin toimenpitein liittoa uhkaaviin riskitekijöihin. Tämä edellyttää tarkkaa riskien kartoittamista, vastuunjakamista ja järjestelmällistä työtä riskien arvioinnissa, seurannassa ja hallitsemisessa. Riskienhallintaan kuuluu myös toimintaympäristön muutosten systemaattinen ja säännöllinen tarkastelu sekä vahvuuksien ja mahdollisuuksien aktiivinen hyödyntäminen. Kokonaisvaltainen riskienhallintapolitiikka koostuu viidestä osatekijästä: 1. Riskien tunnistaminen (riskienhallintakartan laatiminen ja analysointi) 2. Riskien arviointi (riskien vaikuttavuuden ja todennäköisyyden arviointi) 3. Riskien hallinta (riskien hallintaan tarvittavista toimenpiteistä päättäminen) 4. Riskien seuranta ja raportointi (dokumentointi ja säännöllinen raportointi) 5. Toteutuneista riskeistä oppiminen (tarvittavien korjausten tekeminen) Liiton toimintayksiköiden tulee toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä analysoida toimintaympäristön muutoksia, tunnistaa tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioida niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä laatia tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Johtoryhmä kokoaa näiden perusteella koko kuntayhtymää koskevan keskeisiä riskejä koskevan riskianalyysin ja menettelytavat merkittävimpien riskien hallitsemiseksi. Riskianalyysien tulee perustua dokumentoituun aineistoon. Liiton keskeisiä huomioon otettavia riskejä ovat esimerkiksi: Henkilöriskit kattavat muun muassa henkilökunnan terveyteen, turvallisuuteen ja työhyvinvointiin sekä henkilöstön johtamisjärjestelmiin liittyvät riskit ja avainhenkilöriskit. Lisäksi henkilöstön osaamiseen ja ammattitaitoon liittyvät riskit ovat henkilöriskejä. Asiakkaiden turvallisuuteen liittyvät riskit sisältyvät myös henkilöriskeihin. Henkilöriskit voidaan jakaa kunkin henkilön omaan työhön liittyviin riskeihin, työyhteisöön sosiaalisena kokonaisuutena liittyviin riskeihin sekä fyysisestä työympäristöstä johtuviin riskeihin. Tietoturvariskeihin kuuluvat tietosuojakysymykset, ohjelmistot, tiedon saatavuus, tietotekninen turvallisuus sekä muut tietoturvallisuuteen, tietojärjestelmiin ja tietosuojaan liittyvät riskit sekä asiakirjaturvallisuus. Toimintariskit kattavat muun muassa toimintaan, sopimuksiin ja vastuisiin liittyvät riskit samoin kuin toiminnan jatkuvuuteen ja sen muutoksiin, tukitoimintoihin sekä palvelujen tuotantoon ja hankintaan sekä toteutettaviin hankkeisiin liittyvät riskit.
6 7. Sisäinen tarkkailu Taloudelliset riskit kattavat omaisuuteen kohdistuvat riskit, kuten kiinteistön tulipalosta, vesivahingoista tai ilkivalta- ja murtotapauksista aiheutuvat riskit, irtaimen omaisuuden tuhoutumiseen, vaurioitumiseen tai rikollisen toiminnan kautta katoamiseen liittyvät riskit. Taloudellisia riskejä ovat myös muun muassa vakavaraisuuteen, maksuliikenteen hallintaan, varainhallintaan ja -hankintaan, haltuun luovutetun omaisuuden hallintaan ja toiminnan tuottavuuteen liittyvät riskit. Maineriskit ovat aineettomia riskejä, jotka voivat vaikuttaa liiton imagoon ja maineeseen vakavasti otettavana toimijana. Maineriskejä voi aiheutua esimerkiksi viestinnästä, sen puutteesta tai henkilöstön toiminnasta. Päätöksentekoriskillä tarkoitetaan riskiä tehtyjen päätösten lainmukaisuudesta tai sisällöllisestä järkevyydestä. Päätöksentekoriski voi syntyä myös päätöksentekoprosessin nopeudesta, taustainformaation oikeellisuudesta tai siihen liittyvästä sinänsä oikeusturvan kannalta tärkeästä valitusprosessista. Strateginen riski liittyy liiton valitseman strategian oikeellisuuteen ja sen toimeenpanoon sekä kykyyn hallita ja vastata yhä nopeammalla tahdilla tuleviin muutoksiin. Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Jokainen esimies vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen resurssien puitteissa. Sisäistä tarkkailua toteutetaan liito toiminnan kaikilla tasoilla. Seuraavassa on keskeisiä esimerkkejä, joiden luettelo ei ole kattava: Toimiston johtoryhmä kokoontuu viikoittain ja käsittelee olennaiset toiminnalliset ja taloudelliset asiat, niiden valmistelun etenemisen sekä valmistelun maakuntahallitukselle. Johtoryhmän työskentelystä pidetään muistiota, joka julkaistaan koko henkilöstön nähtäville verkkosivuilla. Vastuualueiden ja yksiköiden henkilöstöt kokoontuvat säännöllisesti vastuualueja yksikkökokouksiin tai pienryhmiin (mm. taloustiimi, tietohallintoryhmä) ja käsittelevät tehtävien hoitoon liittyviä käytännön asioita ja antavat niistä tarvittaessa palautteen johtoryhmälle. Kokouksista pidetään säännönmukaisesti muistiota. Liiton ja henkilöstön yhteisiä asioita käsitellään myös henkilökuntakokouksissa ja yhteistyötoimikunnassa. Yhteistyötoimikunnan kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Maakuntajohtaja järjestää säännöllisesti maakuntajohtajan kyselytunnit nimellä olevat keskustelutilaisuudet liiton koko henkilöstölle. Maakuntahallituksen ja liiton muiden toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset ovat saatavilla tietoverkossa. Vastuualueilla ja yksiköissä laadittuihin ydinprosessien kuvauksiin on sisällytettävä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan näkökulma. Esimiesten valvontatehtävään kuuluu selvittää alaisensa toiminnan keskeiset toimintaketjut ja määritellä eri vaiheiden tarkkailutavoitteet. Toimintoketjujen sisäinen tarkkailu on järjestettävä vastuualueilla ja yksiköissä niiden omien toimintokohtaisten vaatimusten mukaisesti. Työ- ja toimintaketjujen sisäisen tarkkailun perusedellytyksenä ovat kirjalliset menetelmä- tai prosessikuvaukset, joissa voidaan osoittaa ketjuihin sisältyvät riskitekijät, sisäisen tarkkailun menetelmät sekä selkeät osavastuut.
7 Liiton johtoryhmä osallistuu sisäisen tarkkailun toteuttamiseen. Johtoryhmältä edellytetään, että se laatii vuosittain konkreettisen suunnitelman niistä asioista, joita toimintavuoden aikana erityisesti valvotaan. Suunnitelman toteutuksesta raportoidaan vuosittain maakuntahallitukselle ja tarkastuslautakunnalle. Toimiva sisäinen tarkkailu myös ehkäisee ja paljastaa väärinkäytöksiä. Esimiesten velvollisuutena on toteuttaa sisäistä valvontaa väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi sekä puuttua havaittuihin väärinkäytöksiin. Väärinkäytöksenä pidetään erilaisia epärehellisiä, epäeettisiä tai liiton ohjeita rikkovia taikka lainvastaisia tekoja. 8. Sisäinen tarkastaminen Sisäinen tarkastus arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyyttä. Se tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa ja arvioinnissa tarjoamalla objektiivisen, riippumattoman ja järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa, joka on tarkastustarkoituksessa tehtävää valvontaa. Se kohdistuu jonkin etukäteen erikseen määriteltyyn kohteeseen. Tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäinen tarkastus tapahtuu toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Sitä voidaan toteuttaa liiton omien sisäisten toimenpiteiden kautta tai se voidaan tarvittaessa antaa ulkopuolisen puolueettoman tahon kuten liiton tilintarkastajan tehtäväksi. 9. Seuranta- ja raportointivastuu Seurantavastuu kuuluu sekä luottamustoimielimille, johtaville viranhaltijoille sekä kaikille esimiehille. Keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen ja tehtyjen päätösten ja esitettyjen tulosten vertailu. Tuloksellinen seuranta edellyttää raportoinnin informatiivisuutta, luotettavuutta ja vertailukelpoisuutta. Vastuualueiden johtajien ja yksiköiden päälliköiden on raportoitava asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta sekä keskeisistä riskeistä ja niiden hallinnasta ja toteutumisesta sekä muista olennaisista sisäisessä valvonnassa tulleista havainnoista maakuntajohtajalle. Maakuntajohtajan on vähintään kolmen kuukauden välein annettava raportti maakuntahallitukselle talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta maakuntajohtaja raportoi maakuntahallitukselle osavuosikatsausten sekä vuositasolla toimintakertomuksen yhteydessä. Mikäli liiton toiminnassa havaitaan merkittäviä riskejä, tulee liiton kaikkien työntekijöiden raportoida asiasta esimiehelleen tai muutoin valvontavastuussa olevalle. Valvontavastuussa olevien tulee raportoinnin perusteella ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Toimiva raportointi ja tiedonvälitys ovat keinoja, joiden avulla luottamustoimielimet, liiton johto, henkilöstö ja sidosryhmät saavat oikea-aikaisesti olennaista ja käyttökelpoista tietoa toimintaan vaikuttavista tekijöistä. Tieto tulee määrittää, tallentaa ja välittää sellaisessa muodossa ja aikataulussa, että toimielimet ja henkilöstö voivat suoriutua velvollisuuksistaan. Tehokas tiedonvälitys kulkee organisaatiossa kaikkiin suuntiin. Henkilöstön on saatava johdolta selkeä viesti valvontavelvollisuudestaan ja ymmärrettävä oma roolinsa
8 valvontajärjestelmässä. Henkilöstölle on luotava mahdollisuus merkittävien havaintojen raportoimiseen ylemmälle organisaatiotasolle. 10. Henkilöstöjohtaminen 11. Taloudenhoito Liitolla tulee olla henkilöstösuunnitelma, joka on liiton henkilöstöjohtamisen perusta. Maakuntahallituksen hyväksymä henkilöstösuunnitelma osoittaa henkilöstövoimavarojen kehittämisen painopistealueet liitossa. Henkilöstösuunnitelman liitteenä on tasa-arvosuunnitelma. Henkilöstöhallinnossa tulee noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä, virka- ja työehtosopimuksia, työsopimuksia ja liiton henkilöstöasioita koskevia sääntöjä, ohjeita ja päätöksiä. Henkilöstöasioiden toteutumista arvioidaan vuosittain laadittavassa henkilöstöraportissa. Henkilöstöasioiden suunnitteluun ja toteutumisen arviointiin osallistuu myös liiton yhteistyötoimikunta. Henkilöstön tavoite- ja tuloskeskusteluprosessi on osa liiton johtamisjärjestelmää. Keskusteluilla paitsi ohjataan työsuoritusta ja osaamisen kehittämistä, myös arvioidaan työsuoritusta ja työn tuloksia, työssä jaksamista, työyhteisön toimivuutta ja esimiestyötä. Henkilöstöhallinnon sisäisessä tarkkailussa on kiinnitettävä huomioita esimiestyön laatuun, työn organisointiin ja työhön opastukseen, työn kuormittavuuteen, henkilöstön tehtävien ja vastuiden määrittelyyn, henkilöstösuunnitteluun ja -hankintaan, henkilöstön osaamisen kehittämiseen, palkka- ja muihin palvelusuhdeasioihin, työsuojeluun sekä yhteistoimintaan. Avaintehtävissä on määriteltävä sijais- ja varahenkilöjärjestelyt. Vastuu työyhteisön hyvinvoinnista on sekä esimiehillä että työntekijöillä. Hyviin suorituksiin kannustava työympäristö ja työilmapiiri luodaan avoimella, oikeudenmukaisella ja määrätietoisella johtamisella sekä vuorovaikutteisella ja aidosti toimivalla yhteistyöllä. Esimiesten tulee kehittää omia valmiuksiaan johtajina ja kannustaa työntekijöitä kehittämään itseään ja työyhteisöään. Johtamista, henkilöstön osaamista ja ammattitaitoa sekä työyhteisön hyvinvointia valvotaan ja arvioidaan mm. henkilöstökyselyillä ja osaamiskartoituksilla. Henkilöstön perehdyttämisestä ja tietoturvasta laaditaan erilliset ohjeet. Hyvä taloudenhoito on johdonmukaista toiminnan ja talouden suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa voimassa olevan lainsäädännön, sääntöjen, määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Hyvällä taloudenhoidolla varmistetaan liiton perussopimuksen mukaisten ja maakuntavaltuuston määrittelemien tehtävien kustannustehokas ja tuloksellinen hoito ja liiton talouden tasapaino. Liiton taloudenhoidosta vastaavat ensisijaisesti tilivelvolliset ja heidän tulee osaltaan valvoa, että toiminnassa noudatetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa.
9 Uudenmaan liiton kirjanpito laaditaan hyvän kirjanpitotavan mukaisesti noudattaen kuntalakia, kirjanpitolakia, arvonlisäverolakia, arkistolakia ja muita asiaan liittyviä säädöksiä ja maakuntahallituksen antamia ohjeita. Hyvän ja luotettavan kirjanpidon perusedellytyksenä on asianmukainen kirjanpitoaineisto, oikein tehdyt kirjaukset ja kirjanpidosta oikein johdettu tilinpäätös. Kirjanpidosta tulee olla asianmukainen järjestelmäkuvaus. Laskujen hyväksyjien tulee ottaa huomioon mm. liiton toimintaan liittyvien lakien ja liiton sääntöjen määräykset. Hyväksyjän on lisäksi tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, että tositteessa on tarkastusmerkintä ja tarkastuskommentti ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha ja tarvittaessa asianmukainen päätös. Hyväksyjä ja tarkastaja eivät voi olla sama henkilö, eikä kukaan saa hyväksyä omia laskujaan. Hallinto- ja talousjohtaja huolehtii maksuvalmiudesta ja sen seurannasta. Liiton sijoitettavissa olevat varat on sijoitettava tuottavasti ja riskittömästi. Liiton talouden kannalta palkat ja henkilöstömenot muodostavat suurimman menoerän. Palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi palkkalaskennan ketjua toimintayksiköstä maksatukseen tulee valvoa riittävästi. Palkat todennetaan maksutapahtumaluettelolla. Liiton talous hoidetaan taloushallinnon ohjelmistoilla, josta on laadittu ajan tasalla oleva järjestelmäkuvaus. Liiton saatavat laskutetaan ja tarvittaessa peritään tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen hyvää perintätapaa. Laskujen maksatus tapahtuu pääasiallisesti ostoreskontran kautta ja maksatusten edellytysten täyttyessä viimeistään eräpäivänä. Maksut todennetaan maksutapahtumaluettelolla. 12. Hankinnat, sopimukset ja lakiasiat Vastuualueiden johtajat ja yksiköiden päälliköt vastaavat tehtäväalueensa hankintojen kokonaistaloudellisuudesta noudattaen hankintalainsäädäntöä ja hankintaohjeita sekä maakuntahallituksen päättämiä päätösvallan rajoja. Heidän tulee omalta osaltaan huolehtia, että tavara- ja palvelujen hankinnoissa käytetään hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ottaen huomioon hankinnan laajuus ja kesto. Tavarahankintojen periaatteena on tarkoituksenmukaisuus sekä tarpeettoman varaston välttäminen. Toistaiseksi voimassa olevat hankintasopimukset kilpailutetaan kohtuullisin väliajoin niiden laajuus huomioon ottaen. Yksityiskohtaisempia hankintaohjeita annetaan maakuntajohtajan päätöksillä. Sopimusten valvonta kohdistuu niiden laadintaan, täytäntöönpanoon ja noudattamiseen. Sopimusten laadinnassa ensisijaisena vaatimuksena on liiton edun huomioon ottaminen. Taloudellisesti tai toiminnallisesti merkittävät sopimukset tulee ennen allekirjoittamista tarkastuttaa lakimiehellä. Sama koskee sopimuksia, jotka eivät ole merkittäviä, mutta vastuuhenkilö arvioi niihin muutoin sisältyvän erityisiä riskejä. Täytäntöönpanon ja sopimusten noudattamisen osalta valvotaan muun muassa laskutusta, maksatusta, indeksitarkistuksia, irtisanomista tai muuta mahdollista sopimuksen sisältöön liittyvää asiaa. Erityisen tärkeää on, että kullekin sopimukselle on nimetty erikseen vastuuhenkilö, joka on ensisijaisessa vastuussa sopimuksen toteuttamisesta. Alkuperäiset sopimukset arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti ja työkappaleina käytetään kopioita. Lisäksi tehdyistä sopimuksista muodostetaan sähköinen sopimushallintarekisteri Dynasty asianhallintajärjestelmään. Sitä ylläpidetään ja kehitetään vastaamaan liiton tarpeita.
10 Liiton lakimiehellä on kokonaisvastuu liiton sopimushallinnasta ja hankintalainsäädännön soveltamisesta. Lisäksi hän vastaa yleisesti liiton lakiasioista niiden oikeellisuuden, riskien hallinnan ja sisäisen valvonnan näkökulmasta. 13. Tietohallinto ja tietoturva Tietohallinnon tietoturvallisuustyön päämäärä on turvata liiton toiminnalle tärkeiden tietojärjestelmien ja tietoverkkojen keskeytymätön toiminta, estää tietojen ja tietojärjestelmien valtuudeton käyttö, tahaton tai tahallinen tiedon tuhoutuminen tai vääristyminen sekä minimoida aiheutuvat vahingot. Tietohallinto osallistuu liiton myös riskienhallintaprosessiin. Liitossa käytetään ainoastaan työpaikan tarjoamia työvälineitä. Henkilöstön vastuuna on toimia omalta osaltaan tietoturvallisesti. Tietoturvalliseen toimintaan lukeutuu sekä tietojärjestelmien vastuullinen käyttö että luottamuksellisia tietoja sisältävistä dokumenteista huolehtiminen ja niiden tietoturvallinen käyttö ja hävittäminen. Uudenmaan liiton ICT-toiminnot on ulkoistettu ulkopuolisille sopimuskumppaneille, joiden kautta liitto hankkii tietoliikenne-, sähköposti-, palvelin- ja työasemapalvelut, sekä puhepalvelut ja näihin liittyvät laitteet. Liiton tietohallinnosta vastaa liitossa tietohallintopäällikkö. Tietohallintopäällikkö huolehtii yhdessä pääkäyttäjätiimin kanssa liiton tietojärjestelmien määrittämisestä, kehittämisestä ja ratkaisujen ylläpidosta. 14. Etelä-Suomen alueen rakennerahasto-ohjelman hallinnointi Uudenmaan liitto vastaa EU-rakennerahastokaudella 2014 2020 Etelä-Suomen alueen liittojen välittävän toimielimen tehtävistä rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista annetun asetuksen ja liittojen välillä solmitun sopimuksen perusteella. EU-rakennerahastohankkeissa hankerahoituspäätökset valmistellaan ja käsitellään kussakin rahoittavassa liitossa ja välittävän toimielimen toiminta on hyvin pitkälti sidottu niissä tapahtuvaan valmisteluun. Uudenmaan maakuntahallitus päättää Uudenmaan oman alueen rahoituskehyksestä tulevien EAKR hankkeiden rahoittamisesta, kun hankkeelle haettu EAKR- ja valtion rahoitusosuus on yli 75 000 euroa ja/tai hankkeen kokonaiskustannukset ovat yli 200 000 euroa. Maakuntahallitus päättää välittävän toimielimen roolissa myös koko Etelä-Suomen alueella merkittävimmistä korjaavista toimenpiteistä (yli 5 000 euroa) ja käsittelee kaikki koko alueella tehdyt oikaisuvaatimukset. Maakuntajohtaja tekee valituskelpoisen rahoituspäätöksen muiden Etelä- Suomen EAKR- alueiden rahoituskehyksestä rahoitettavien hankkeiden osalta sen jälkeen, kun hankkeet on käsitelty kussakin maakuntahallituksessa. Vastaavasti maakuntajohtaja tekee kestävän kaupunkikehityksen rahoitusohjelmasta myönnettävien hankkeiden valituskelpoiset rahoituspäätökset kaupunkien esitysten mukaisesti. Muilta osin toiminnasta vastaa Uudenmaan liiton maakuntajohtaja maakuntahallituksen päättämällä tavalla sekä EU-rakennerahastoryhmän ohjelmajohtaja tässä ohjeistuksessa esitetyllä tavalla. Hallinto- ja talousjohtaja tekee hankkeiden maksatuspäätökset. Tehtävien eriyttämisen periaatteen mukaisesti aluesuunnittelun vastuualueenjohtaja esteettömänä virkamiehenä päättää pienimuotoisista (alle 5 000 euroa) korjaavista toimenpiteistä.
11 Rakennerahastoryhmän ohjelmajohtaja vastaa seuraavien toimenpiteiden toteuttamisesta: toteuttaa EU-rakennerahastotoiminnan hallinnointia ja koordinointia Etelä- Suomen alueen liittojen välillä solmitun sopimuksen mukaisesti toteuttaa EU-rakennerahastotoimintaan liittyvää seurantaa ja varmentamista yhteistyössä hallintoyksikön kanssa vastaa tuensaajille maksettujen menojen lainmukaisuuden vahvistamisesta todentamisviranomaiselle kerran vuodessa vastaa hallintoviranomaisen avustamisesta seurantakomiteatyössä ja ohjelman täytäntöönpanokertomusten laatimisesta Euroopan komissiolle 15. Muu ohjelmahallinnointi ja hanketoiminta Uudenmaan liitossa on luotu hankehallinnon käytännöt, joita kaikkien liiton hallinnoimien projektien tulee noudattaa. Käytäntöjen tarkoituksena on yhdenmukaistaa, selkeyttää ja tehostaa projekteihin suunnattua resurssien käyttöä ja tulosten seurantaa. Projektin vastuualueen johtaja liitossa valmistelee liiton johtoryhmälle esityksen projektin perustamisesta. Maakuntahallitus tai maakuntajohtaja päättää projektin perustamisesta ja sen käyttöön annettavista määrärahoista hyväksymällä projektin budjetin. Päätöksessä on yksilöitävä liiton oman rahoitusosuuden lisäksi muut hankkeen osarahoituksen lähteet sekä muiden rahoittajien rahoitusosuudet. Eri rahoittajilta edellytetään allekirjoitetut päätökset tai sitoumukset rahoitukseen osallistumisesta ennen projektin käynnistämistä. Projektille on nimettävä vastuuhenkilöt, määriteltävä vastuunjaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen. Projektin toteuttamisesta on laadittava projektisopimus siihen osallistuvien tahojen. Ohjausryhmän asettaa maakuntajohtaja. Projektin henkilökunnan palkkaamisesta ja mahdollisista luontaiseduista päättää hallinto- ja talousjohtaja projektin vastuujohtajan esityksestä. Projektin vastuualueen johtaja vastaa projektin johtamisesta, valvonnasta ja seurannasta. Projektille nimetään vastuuhenkilö (projektivastaava), joka suorittaa projektin toteutustoimenpiteet ja vastaa sen taloushallinnosta ja muusta hallinnoinnista. Projektivastaava vastaa myös hankkeelle tehtävien hankintojen suorittamisesta sekä maksatushakemuksien laadinnasta. Projektia toteuttaessaan projektivastaava on velvollinen noudattamaan liiton sisäisiä toimintapa- ja muita ohjeita sekä hankerahoittajien ohjeita ja sääntöjä. Hankinnoissa noudatetaan liiton normaalia hankintamenettelyä ottaen huomioon projektin rahoittajien hankintaohjeet, jotka voivat olla tiukempia kuin liiton vastaavat ohjeet. Projektivastaava vastaa myös projektin ulkoisesta ja sisäisestä tiedottamisesta. Projektille avataan liiton kirjanpitoon oma tulospaikka, jonne kaikki projektin kustannukset kirjataan. Kirjanpidossa noudatetaan voimassa olevia kirjausohjeita. Tilintarkastuksen osalta noudatetaan rahoittajatahojen vaatimaa käytäntöä. Projektin vaatimista tarkastuslausunnoista projektivastaava sopii tilintarkastajan kanssa. Projektivastaava vastaa myös projektin saattamisesta päätöksen sekä siihen liittyvästä arkistoinnista. Hankkeen päättyessä sen toiminta ja tulokset raportoidaan maakuntahallitukselle. Projektin ohjausryhmä käsittelee projektiin liittyvät keskeiset asiat, mutta ei ole oikeudellisesti vastuussa sen toteuttamisesta. Vastuu projektin toteuttamisesta on aina Uudenmaan liitolla. Jos liitto toimii projektin hallinnoijan roolissa, vastaa se myös ohjausryhmän koollekutsumisesta.
12 Liiton sitoumukset yhteisrahoitushankkeisiin, joissa on useampia osatoteuttajia, kirjataan ja vahvistetaan maakuntajohtajan päätöksillä, ellei sitä ole tehty hanketoteuttamissopimuksen allekirjoittamisen kautta. 16. Helsinki EU toimiston hallinnointi 17. Kestävä kehitys 18. Turvallisuus Uudenmaan liitto on ottanut 1.1.2015 lukien toteuttamisvastuun Helsinki EU toimiston -nimellä (englanniksi Helsinki EU Office) toimivasta Brysselin toimistosta asiasta Helsingin kaupungin kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Toimisto on juridisesti osa liiton organisaatiota ja sen toimintaa toteutetaan liiton Y-tunnuksella ja siten kaikki sen puitteissa tehdyt sitoumukset tulee tehdä liiton nimissä. Helsinki EU toimisto on suhteessa ulkopuolisiin toimijoihin käytettävä markkinointinimi. Toimiston henkilöstö on kaikissa suhteissa osa liiton henkilöstöä ja sitä koskevat päätökset tehdään tavanomaisen päätöksentekojärjestyksen mukaisesti. Henkilöstön tulee noudattaa liiton henkilöstöhallinnosta annettuja ohjeita, mutta työn luonteesta johtuen noudatetaan yksittäistapauksessa poikkeuksia, esimerkiksi työajanseurantaan liittyen. Toimiston henkilöstö käyttää liiton työvälineitä kuten tietokoneita ja sille taataan pääsy liiton tietoverkkoihin. Uudenmaan liitto tekee toimiston toimintaa koskevat operatiiviset päätökset. Toimiston toiminnan kannalta keskeiset asiat, kuten vuotuinen toimintasuunnitelma ja tilinpäätös, käsitellään toimiston toimintaa rahoittavien sopimuskumppanien kanssa järjestettävissä yleiskokouksissa. Yleiskokouksia järjestetään tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Liiton kansainvälisten asioiden yksikön johtaja vastaa toimiston toiminnasta. Toimiston toiminnasta annetaan tarkemmat ohjeet maakuntajohtajan päätöksellä. Liiton toiminnassa ja päätöksenteossa otetaan huomioon kestävän kehityksen vaatimukset ja ympäristöriskien välttäminen. Kestävää kehitystä ja ympäristöä koskevia ohjeita annetaan tarvittaessa maakuntajohtajan päätöksillä. Kiinteistöstä vastaava henkilö vastaa myös liitossa tehtävästä kierrätyksestä. Maakuntajohtaja nimeää henkilön, joka on turvallisuusasioissa raportointivastuussa maakuntajohtajalle. Turvallisuutta koskevia ohjeita annetaan tarvittaessa maakuntajohtajan päätöksillä. Riskienhallinnassa otetaan huomioon myös fyysiseen turvallisuuteen liittyvät riskit. 19. Muita tehtävien hoitoon liittyviä asioita Maakuntahallituksen päätökset koskien toimintavallan siirtoa alaisilleen viranomaisille, otto-oikeutta tai valtuutuksia liiton nimen kirjoittamiseen kirjataan ja järjestetään saataville tietoverkkoon. Liiton toimiston koosta sekä taloudellisista ja tehokkuussyistä johtuen toimistossa saattaa esiintyä vaarallisia työyhdistelmiä. Nämä tulee tiedostaa ja ensisijaisesti purkaa. Mikäli työyhdistelmien purkaminen ei ole mahdollista, tulee esimiehen järjestää asianmukainen sisäinen tarkkailu tai tarkastus. Kaikki liitossa olevat tehtävät ja toiminnot vastuutetaan siten, ettei mikään tarpeellinen tehtävä jää tietämättä tai väärinkäsitysten takia tekemättä.