Konsernimääräys TRE:8486/00.01.01/2016 Henkilöstöjaosto 13.12.2016 Matkustussääntö 2017 TAM PEREEN KAUPUNGIN M ATKUSTUSM ÄÄRÄYKSET 3.11.2016
2 SISÄLTÖ I M ATKUSTUSSÄÄNTÖ JA M ATKUSTUSPROSESSIN OHJAUS...3 1 Kaupungin matkustussäännön tarkoitus ja soveltamisala...3 2 Kaupungin matkustusprosessi ja matkojen hankinta...3 3 Sopimusvelvoitteiden noudattaminen...4 4 Bonus- ja pluspisteet...4 II M ATKAKUSTANNUSTEN KORVAAM INEN...4 1 M atkakustannukset ja edullisemmuusperiaate...4 2 Korvattavat matkat...5 3 M ajoituskustannukset...6 4 Lääke- ja rokotekustannusten korvaaminen...6 5 M uut kustannukset...6 III M ATKAN HYVÄKSYNTÄ...7 1 M atkasuunnitelma...7 2 M atkoihin liittyvä päätöksenteko...7 3 M atkalasku...8 IV M ATKUSTUKSEEN LIITTYVIÄ ERITYISKYSYM YKSIÄ...9 1 Euroopan ulkopuoliset matkat...9 2 Ylimääräinen matka-aika tai matkakulut...9 3 M atkan peruuntuminen...10 4 Ulkopuolinen rahoitus...11 5 M atkavakuutus...11 V M UUT M ATKUSTUKSEEN LIITTYVÄT OHJEET JA M ATKUSTUSSÄÄNNÖN VOIM ASSAOLO...12
3 I M ATKUSTUSSÄÄNTÖ JA M ATKUSTUSPROSESSIN OHJAUS 1 Kaupungin matkustussäännön tarkoitus ja soveltamisala Kaupungin toiminnoissa tapahtuviin viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden matkoihin sovelletaan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES liite 16) määräyksiä. M atkustussääntö täydentää KVTES:n määräyksiä ja määrittelee matkakustannusten korvaamisessa noudatettavat menettelytavat Tampereen kaupungissa. Tuntipalkkaisen henkilöstön osalta noudatetaan kunnallisen t unt ipalkkaisen henkilöst ön t yöeht osopimuksen määräyksiä. M atkustussääntöä noudatetaan soveltuvin osin myös muissa kaupungin toiminnoissa tapahtuvissa mat koissa. SOVELTAM ISOHJE: M uita kaupungin toiminnoissa tapahtuvia matkoja ovat esimerkiksi kaupungin vieraiden tai oppilaitosten toimintaan liittyvät matkat. M atkustussääntöä sovelletaan menettelytapojen, kuten matkojen hankintaan, liittyvien ohjeiden osalta. 2 Kaupungin matkustusprosessi ja matkojen hankinta M atkustusprosessia hallinnoidaan Trip & Expence (ent. Travel) -matkanhallintajärjestelmässä. Trip & Expencessä tehdään matkasuunnitelmat, matkojen hyväksyminen, matkalaskut ja maksatus. Edellytyksenä matkan varaamiselle on henkilöstön matkojen osalta hyväksytty matkasuunnitelma ja Euroopan ulkopuolelle suuntautuvien matkojen osalta lisäksi henkilöstöjaoston päätös. Luottamushenkilöiden osalta matkan varaamisen edellytyksenä on henkilöstöjaoston päätös. Poikkeuksena tähän on pormestarin ja apulaispormestarin osalta sellainen matka tai tilaisuus, mihin kaupunginhallitus on nimennyt heidät edustamaan kaupunkia tai kun kysymyksessä on valtion, kuntien, Kevan tai Kuntaliiton, (pois lukien niiden omistamien yhtiöiden) kustantama matka tai tilaisuus, missä he toimivat kaupungin edustajana. Henkilöstöpoliittiset linjaukset ja luottamushenkilöiden matkoihin liittyvät periaatepäätökset tekee henkilöstöjaosto. Sopimuspäällikkö ohjaa henkilöstön matkustusprosessia. Luottamushenkilöiden matkoihin tai niihin liittyviin kysymyksiin ottaa tarvittaessa kantaa päätösvalmistelu. M atkoja ja matkalippuja hankkii kaupungin kustannuksella vain Kopparin matkapalvelu. Kaikki matkaan liittyvät asiat hoidetaan matkapalvelun välityksellä (mm. lennot, hotellit, junaliput ja risteilyseminaarit, tilausajot ja tarvittaessa bussiliput). Tilaukset tehdään elomakkeella, joka löytyy intranetistä M atkustamisen sivuilta. M uutoin kuin Kopparin matkapalvelun kautta tilattuja matkoja tai lippuja ei lähtökohtaisesti korvata matkustajalle vaan hän kustantaa ne itse.
4 M atkustaja vastaa Trip & Expencen matkalaskun kustannuspaikkatietojen ja mahdollisten projektirakenteiden yms. oikeellisuudesta ja Kopparin matkapalvelu tarkastaa, että lasku on tilauksen mukainen. 3 Sopimusvelvoitteiden noudattaminen M atkoja hankittaessa noudatetaan kaupungin kulloinkin voimassaolevia matkustussopimuksia. Kaupungin ajant asaiset sopimuskumppanit löyt yvät kaupungin int ranet issä olevast a Sopparist a. Suurten (eli kansallisen kynnysarvon 30 000 ylittävien) ryhmien matkapalvelujärjestelyt voidaan tarvittaessa kilpailuttaa erikseen hankintalain ja kaupungin hankintaohjeen määräykset huomioiden. Ryhmämatkoista ja lähtijämäärästä tulee aina tehdä viranhaltijapäätös, josta ilmenee arvio matkan kokonaiskustannuksista työaika mukaan lukien. Sopimuksista voidaan poiketa osallistuttaessa matkalle, jonka järjestelyt suorittaa joku kaupungin ulkopuolinen taho tai majoituttaessa seminaarin, kongressin, kokouksen tai muun vastaavan järjestämään majoitukseen tai jos sopimuskumppanin palvelun käyttäminen ei muusta syystä ole mahdollista (esim. hot ellin sijaint i). 4 Bonus- ja pluspisteet Kaupungin korvaamien majoitusten ja muiden matkustamiseen liittyvien hankintojen yhteydessä ei saa käyttää omia henkilökohtaisia etukortteja. Kaupungin maksamiin lentoihin tai muihin matkoihin liittyvät bonukset tai edut tulee käyttää kaupungin hyväksi. II M ATKAKUSTANNUSTEN KORVAAM INEN 1 M atkakustannukset ja edullisemmuusperiaate M atkakustannuksilla tarkoitetaan niitä ylimääräisiä menoja, joita viranhaltijalla/ työntekijällä on ollut virkamatkan johdosta. M atkakustannukset korvataan KVTES:n ja matkustussäännön määräysten mukaisest i. M atkakustannusten korvausperusteet ovat yleiset eikä niihin vaikuta esimerkiksi henkilön virka-asema. Työtai virkatehtävien laadulla on merkitystä ainoastaan määriteltäessä onko kyse virantoimitusmatkasta vai virkamat kast a. M atkustustapaa valittaessa tulee kiinnittää huomiota matkan välittömien kustannusten lisäksi myös muihin kokonaiskustannuksiin vaikuttaviin asioihin, kuten työajan käyttöön. M atkat tulee suunnitella siten, että kokonaiskustannukset ovat mahdollisimman vähäiset. M atkakustannukset korvataan halvimman vaiht oehdon mukaisest i. SOVELTAM ISOHJE: Esimerkki: Kun Tampereen keskustassa työssä käyvä työntekijä matkustaa päivittäin linjaautolla asunnoltaan keskustaan normaaliin työtekopaikkaansa ja takaisin, on kyse työmatkasta eikä matkakuluja tällöin korvata. Jos hän poikkeuksellisesti matkustaa kotoaan
5 Ylöjärvellä pidettävään seminaariin suoraan käymättä toimipisteellään, hänelle korvataan ainoastaan ylimääräiset matkakulut Tampereen keskustasta Ylöjärvelle. Esimerkiksi kulkiessaan omalla autollaan hän laskuttaa matkalaskulla vain sen kilometrimäärän mukaan, mikä menee yli normaalin kodin ja työpisteen välisen työmatkan. Vastaavaa periaatetta sovelletaan myös julkisilla kulkuneuvoilla kuljettaessa. 2 Korvattavat matkat M atkakorvaukset suoritetaan työhön liittyvistä matkoista eli virka- tai virantoimitusmatkoista työehtosopimuksen (KVTES liite 16) mukaisesti. Sivutoimiin liittyvät matkakulut korvataan vain poikkeuksellisesti, mikäli sivutoimiluvassa näin on erityisestä syystä päätetty. Työmatkalla tarkoitetaan kodin ja työntekijän pysyväisluonteisen toimipaikan välistä matkaa. Työmatkakustannukset eivät ole korvattavia matkakuluja. Virkapaikalla tarkoitetaan Tampereen kaupungin tavanomaista toiminta-aluetta eli aluetta, jossa Tampereen kaupungilla on toimipisteitä. M ikäli työntekijä tai viranhaltija työskentelee useissa eri toimipisteissä virkapaikan alueella, hänelle tulee määritellä työnjohdollisesti pysyväisluonteinen toimipaikka. Erillistä määrittelyä ei tarvita, jos työskentely vakiintuneesti tai pääosin tapahtuu tietyssä toimipisteessä. Virkamatka on esimiehen antamaan virkamatkamääräykseen perustuva matka, joka ei kuulu viranhaltijan tai työntekijän tavanomaiseen virkatoimintaan tai tavanomaisiin työtehtäviin. Virantoimitusmatka on virkatehtäviin tai työtehtäviin liittyvä tavanomainen eli päivittäin, viikoittain tai muutoin toistuva matka, joka tehdään tavallisesti virantoimituspaikkakunnalla tai muutoin virkapaikkaan kuuluvalla alueella. Oman auton käyttö virantoimitus- tai virkamatkoilla edellyttää yleensä matkakohtaista esimiehen lupaa. Esimies voi myöntää luvan oman käyttöön virantoimituksessa myös pysyväisluonteisemmin, mikäli työtehtävät sitä edellyttävät. Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilyistä suoritetaan päiväraha kotimaan matkojen säännösten ja määräysten mukaisesti. Yksiköiden virkistysmatkat eivät ole virkamatkoja eikä niistä tehdä Trip & Expenceen matkasuunnitelmaa. SOVELTAM ISOHJE: Virkamatka on virantoimitusmatkaan verrattuna harvemmin tapahtuvaa ja edellyttää yleensä matkustamista virkapaikan ulkopuolelle. Esimerkiksi ulkomaan matkat ovat aina virkamatkoja ja koulutusmatkat ovat pääosin virkamatkoja. Virantoimitusmatkoja ovat esimerkiksi työtehtävien hoitamiseen välittömästi tai läheisesti liittyvät matkat, kuten projekteihin, työverkostoihin tai oman alan asiantuntijatapaamisiin liittyvät matkat.
6 Johtavassa tai esimiesasemassa olevien henkilöiden matkat ovat usein luonteeltaan virant oimit usmat koja. Viime kädessä matkan hyväksyvä esimies tai toimielin ratkaisee, onko kyseessä erillistä päätöstä edellyttävä virkamatka vai tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä virantoimitusmatka. 3 M ajoituskustannukset M ajoituskustannusten korvaamisessa noudatetaan KVTES:n määräyksiä. Sekä kotimaan että ulkomaan majoitus- ja hotellikorvausten osalta on otettava huomioon matkakustannusliitteen 16 määräys, jonka mukaan majoitusvaihtoehdon tulee olla kohtuullinen. Valintaa tehdessä tulee ottaa huomioon matkan pituus ja matkan tarkoitus. Kun matkalle lähtijöitä on useampi kuin yksi, varataan samaa sukupuolta oleville matkustajille kahden hengen huoneet. M ikäli matkustaja haluaa majoittua yhden hengen huoneeseen, hän maksaa tästä aiheutuvat ylimääräiset kulut kokonaan itse. Sama periaate koskee juna-, laiva- ym. matkoja. Tästä voidaan poiketa perustellusta syystä esim. terveydelliset seikat. Työnantaja voi korvata aamiaisen osuuden majoituksen hinnasta vain, mikäli se sisältyy hotellihuoneen hintaan. SOVELTAM ISOHJE: Jos matkustaja haluaa majoittua yhden hengen huoneeseen ilman perusteltua syytä, toimitaan seuraavasti: Huone tilataan Kopparin matkapalvelun kautta, mutta matkustaja maksaa huoneen itse paikan päällä henkilökohtaisella luottokortillaan. 4 Lääke- ja rokotekustannusten korvaaminen Työnantaja korvaa virkamatkasta aiheutuvat tarpeelliset lääke- ja rokotuskustannukset. M atkustajan tulee olla itse yhteydessä työterveyshuoltoon rokotusten tai muun tarpeellisen ennaltaehkäisevän lääkityksen saamiseksi. 5 M uut kustannukset Työnantaja korvaa passi- ja viisumimaksut, jos matkustajalla ei ole voimassa olevaa passia tai viisumia. Passi tulee hankkia edullisimmalla tavalla. Passikulujen korvaaminen on matkustajalle veronalaista tuloa. M atkustajan tulee täyttää palkkiolaskulomake, johon tulee esimiehen hyväksyntä. Kopio lomakkeesta ja passin ostokuitin kopio toimitetaan Koppariin ao. yksikön palkanlaskentatiimiin sähköisesti. Alkuperäiset säilytetään yksikössä. Korvaus maksetaan palkanmaksun yhteydessä. Viisumista aiheutuvat kulut eivät ole veronalaist a t uloa. M atkustamiseen tulee yleensä käyttää julkisia kulkuneuvoja. Taksikulut korvataan, mikäli ne ovat välttämättömiä, edullisin vaihtoehto tai muusta syystä olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaisia. M atkasuunnitelmalla tai -laskulla tulee olla perustelut taksin käytölle.
7 Virkamatkan ohjelmaan sisältymättömät kulut (esim. yleiset tutustumiskäynnit tai kiertoajelut) korvaa matkustaja itse.
8 III M ATKAN HYVÄKSYNTÄ 1 M atkasuunnitelma M atkustajan tulee tehdä virkamatkasta matkasuunnitelma Trip & Expenc -järjestelmään mahdollisimman hyvissä ajoin ennen matkaa. M atkasuunnitelmaa ei tarvitse tehdä, jos virkamatka tehdään virkapaikan alueella (yleensä Tampere). Osallistumisesta ja kuluista sovitaan esimiehen kanssa. Virantoimitusmatkoista matkasuunnitelmaa edellytetään vain poikkeuksellisesti. Tämä perustuu esimiehen harkintaan. M atkasuunnitelmaa voidaan edellyttää esim., jos on kyseessä virantoimitusmatka, joka kestää yön yli ja matkustaja joutuu yöpymään muualla kuin kotonaan. Tällöin päivärahat määräytyvät kuten virkamatkalla. M atkasuunnitelmassa tulee esittää riittävät tiedot matkan tarkoituksesta ja sisällöstä sekä perustelut matkan tarpeellisuudelle ja tarkoituksenmukaisuudelle. Suunnitelmassa tulee olla myös oikea kustannuspaikka ja mahdolliset projektiin liittyvät kustannustiedot (prr-osa, sisäinen tilaus). M atkasuunnitelmassa annetaan yksilöidyt tiedot matkakohteesta, -ajasta ja muista päätöksen tekemiseen vaikut t avist a seikoist a. Suunnitelmasta tulee ilmetä kaikki matkasta aiheutuvat kustannukset eli myös muut kuin Trip & Expence - järjestelmän kautta maksettavat kustannukset (infokulut). Kustannukset voi esittää suunnitelmassa arvioina ja täsmentää toteutuneet kustannukset matkalaskulla. Kurssiin, seminaariin sekä opinto- tai neuvottelupäivään tai vastaavaan tilaisuuteen osallistumista koskeviin suunnit elmiin t ulee liit t ää t ilaisuuden ohjelma. Euroopan ulkopuolelle suuntautuvista matkoista tai sivutoimiin liittyvistä matkoista tehdään matkasuunnitelma vasta, kun henkilöstöjaosto on hyväksynyt matkalle osallistumisen. Esimiehen tulee huolehtia siitä, että matkustajalla on etukäteen tiedossa korvausten maksamisen periaatteet. Samoin matkustajan tulee tietää, miten menetellä etujen saamiseksi sekä millaiset menettelytavat kaupungilla on sairauksien ennalta ehkäisemiseksi. Jos virkamatkalla annetaan lupa käyttää omaa autoa, tulee tämä mainita matkasuunnitelmassa, vaikka matkustajalla olisikin oman auton käyttöoikeus virantoimitusmatkoihin. 2 M atkoihin liittyvä päätöksenteko M atkustukseen liittyvät päätökset ovat työnjohdollisia määräyksiä, joten niistä ei tehdä viranhalt ijapäät öksiä muut oin, kuin suurt en ryhmien mat kojen osalt a. Esimiehen hyväksymä matkasuunnitelma toimii matkamääräyksenä virka- tai virantoimitusmatkalle. Esimies päättää kummasta matkatyypistä on kyse ja sen jälkeen matkasuunnitelma lähetetään esimiehen hyväksyttäväksi Trip & Expencessä. Liikelaitosten toimitusjohtajien ja Sara Hildenin taidemuseon museonjohtajan matkoista päättää konsernijoht aja t ai määräämänsä.
9 Esimies tai päättävä toimielin voi edellyttää, että matkasta laaditaan raportti tai muu selvitys tietyssä määräajassa matkan jälkeen. M atkustaja tallentaa matkaraportin Trip & Expencessä matkalaskun liitteeksi. Henkilöstöjaosto tekee sivutoimiin liittyvissä matkoissa ja Euroopan ulkopuolelle suuntautuvissa matkoissa periaatepäätöksen siitä, saako matkalle osallistua. Henkilöstöjaoston ratkaistavaksi viedään myös matkat, joihin liittyy ulkopuolista rahoitusta. Luottamushenkilöiden matkoista tehdään aina kuntalain mukainen päät ös. Huom. poikkeus pormest arin ja apulaispormest arin osalt a, ks. koht a 1.2. Koska matkavaraaja ei voi ryhtyä toimenpiteisiin matkan varaamiseksi ilman hyväksyttyä matkasuunnitelmaa tai päätöstä, tulee matkustajan ja esimiehen huolehtia suunnitelman tekemisestä ja hyväksymisestä hyvissä ajoin ennen matkaa. Vastaavasti henkilöstöjaoston hyväksymien matkojen osalta matkustajan ja esimiehen tulee huolehtia siitä, että asian valmistelemiseen jää riittävästi aikaa. Pormestarin osalta noudatetaan erikseen sovittuja käytäntöjä. 3 M atka- ja kululasku M atkalasku tehdään Trip & Expencessä matkasuunnitelman pohjalta. Lasku tehdään matkan jälkeen viipymättä ja se on pyrittävä tekemään viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. M atkalaskun tulee sisältää selvitys matkan tarkoituksesta, matkustustavasta, matkareitistä katuosoitteineen sekä saapumis- ja lähtöpäivästä kellonaikoineen sekä perustelut matkasuunnitelmasta poikkeaviin kuluihin. Laskuun tulee liittää matkaohjelma ja alkuperäiset tositteet skannattuna. M ikäli tositetta ei ole saatu tai se on hävinnyt, tulee matkustajan laatia selvitys menoperusteista ja skannata se matkalaskun liitteeksi. M ikäli tositteista ei selviä, mihin esim. taksilla tai bussilla on matkustettu, tulee lisäselvit yksenä ant aa mat kareit t i. Kaikki matkustuskulut tulee kohdistaa matkalaskulla matkaan. M uun kuin Trip & Expence -järjestelmän kautta maksettavat kustannukset merkitään infokuluiksi toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Jos matkasta ei tule muuta laskutettavaa kuin ostotapahtumia, tulee tehdä Trip & Expencessä kululasku, johon tapahtumat kohdistetaan. Virkamatkaan liittyvästä oman auton käytöstä aiheutuneet kustannukset laskut et aan kyseiseen mat kaan liit t yvällä mat kalaskulla. Jos matkaa varten on vaihdettu valuuttaa, on tosite vaihtotapahtumasta liitettävä laskuun. M uussa t apauksessa käyt et ään Suomen Pankin ilmoit t amaa kurssia. M atkustajan tulee huolehtia, että kustannuspaikka ja mahdolliset projektiin liittyvät kustannustiedot (prrosa, sisäinen tilaus) ovat matkalaskulla oikein. M atkakustannusten korvaus maksetaan kahden kuukauden kuluessa asianmukaisesti täytetyn matkalaskun esittämisestä. M ikäli matkustajalta on edellytetty matkaraporttia tai muuta selvitystä matkasta, tulee raportti olla matkalaskun liitteenä. Korvaus suoritetaan vain pankin palkkatilille ja valuuttana käytetään euroa. M atkustajalla on oikeus saada virkamatkaa varten ennakkoa. Alle 24 tuntia kestävältä virkamatkalta voidaan ennakko jättää päivärahan osalta suorittamatta. Ennakko voi olla suuruudeltaan matkasta aiheutuvien päivärahojen suuruinen huomioiden myös mahdolliset ateriavähennykset. Ennakko anotaan
10 Trip & Expencessä matkasuunnitelmalla vähintään viikkoa ennen matkaa. Ennakko suoritetaan pankin palkkat ilille ja valuut t ana käyt et ään euroa. IV M ATKUSTUKSEEN LIITTYVIÄ ERITYISKYSYM YKSIÄ 1 Euroopan ulkopuoliset matkat Asia tuodaan henkilöstöjaoston ratkaistavaksi yksikön johtajan esityksenä. Esityksen tulee sisältää selvitys matkaan käytettävästä työajasta sekä muista matkasta aiheutuvista kuluista (esim. lennot, hotellimaksut, päivärahat, viisumi- ja sijaiskulut) ja maininta, miltä kustannuspaikalta kulut korvataan. Lisäksi esityksestä tulee käydä ilmi matkan tarkoitus ja sisältö sekä perustelut sille, miksi matkalle osallistuminen on kaupungin ja kyseisen työntekijän/ viranhaltijan osalta perusteltua ja tarkoituksenmukaista. Esitys toimitetaan sopimuspäällikön kuntatoimisto-sovelluksen työpöydälle. Ohjeita ja malleja matkaesityksistä löytyy intranetin matkustamisen sivuilta. M ikäli henkilöstöjaosto myöntää luvan matkalle lähtemiseen, tekee matkustaja tämän jälkeen mat kasuunnit elman esimiehelleen Trip & Expencessä normaalien käyt änt öjen mukaisest i. 2 Ylimääräinen matka-aika tai matkakulut Ylimääräisen matka-ajan sisällyttäminen virkamatkaan voi tulla kyseeseen vain, mikäli matkan kokonaiskustannukset käytetty työaika mukaan lukien alenevat järjestelyn johdosta merkittävästi. Ylimääräinen matka-aika tulee käydä ilmi matkasuunnitelmasta ja sisältyä matkamääräykseen, jotta virkamat kan ajalt a voidaan korvat a päivärahat ja majoit uskust annukset. Työnantaja ei voi kustantaa osaksikaan sellaisia matkakustannuksia, jotka kohdistuvat muuhun kuin virkamatkaan. Tätä periaatetta tulee noudattaa siitäkin huolimatta, että lomamatkan yhdistämisestä virkamatkaan ei sinänsä aiheutuisi työnantajalle lisäkustannuksia. Lähtökohtaisesti loman ja virkamatkan yhdistämistä siis tulee välttää. Poikkeustilanteissa loma voidaan yhdistää virkamatkaan, jos siihen on erityisiä perusteita ja matkustaja on saanut yhdistämiseen matkamääräyksen antajan suostumuksen. M atkasuunnitelmassa tulee selkeästi eritellä virkamatka ja lomapäivät. M atkustaja vastaa itse vakuutusturvastaan matkaan sisältyvän oman ajan osalta. SOVELTAM ISOHJE Loma-aikaan ajoittuvia matkustuksen kustannuksia ei korvata. Esimerkiksi, jos virkamatka päättyy loman alkamiseen, ei paluumatkasta aiheutuvia kustannuksia tai majoitusta loman ajalta korvata. Esimerkki 1. M atkustaja lähtee virkamatkalle Baseliin. Virkamatka kestää keskiviikosta perjantaihin, mutta henkilö haluaisi viettää myös viikonlopun Baselissa ja palata vasta sunnuntaina. Tämä ei ole mahdollista työnantajan kustannuksella, koska virkamatkaan ei voida sisällyttää lomaa. M ikäli matkustaja jää Baseliin viikonlopuksi, hänen tulee ostaa paluumatkan lippu itse. M at ka merkit ään Trip & Expence -järjest elmään päät t yväksi perjant aina Baseliin.
11 Esimerkki 2. Henkilö lähtee virkamatkalle Baseliin ja virkamatka kestää keskiviikosta perjantaihin, seuraava virkamatka ko. henkilöllä on tiistaista keskiviikkoon Zürichissä. Jos henkilö itse tahtoo viettää viikonlopun ja maanantain lomapäivänä matkalla, hän voi sen tehdä, mikäli se on kustannustehokkain ratkaisu. Tällöin lasketaan, että virkamatka päättyy virallisen ohjelman päätyttyä perjantaina Baselissa ja alkaa uudelleen tiistaina virallisen ohjelman mukaisesti Zürichissä. Välille jäävältä ajalta ei makseta päivärahaa eikä hotelli tms. korvauksia. Juna-/ bussilippu välille Basel- Zürich korvataan, koska matkustajan olisi joka tapauksessa pitänyt lentää Zürichiin. Trip & Expence l-järjestelmässä matkasta tehdään monimatkalasku. M atkat eritellään päivärahat -välilehdellä siten, että loma-aika jää välistä pois. Tämän ratkaisun käyttö edellyttää tarkkaa hintalaskelmaa: Vaihtoehto A: Lasketaan lennot ja päivärahat Tampere-Basel-Tampere ja Tampere-Zürich-Tampere, otetaan huomioon mahdollisesti kahdet meno-paluutaksimatkat lentokentälle ja takaisin sekä hotellit Baselissa keskiviikosta perjantaihin ja Zürichissä tiistaista keskiviikkoon. Vaihtoehto B: Lasketaan lennot ja päivärahat Tampere-Basel ja Zürich-Tampere ja juna/ bussilippu välille Basel Zürich, otetaan huomioon yhdet taksimatkat kentälle ja kotiin sekä hotellit Baselissa keskiviikosta perjantaihin ja Zürichissä tiistaista keskiviikkoon. M uista hotelli tms. kuluista matkustaja huolehtii itse. Hyvin todennäköistä on, että vaihtoehto B on edullisempi, tällöin se on kustannustehokkain ratkaisu ja mahdollinen toteuttaa, mikäli työntekijä itse näin haluaa. 3 M atkan peruuntuminen Yksittäisten matkojen osalta ilman perusteltua syytä tapahtuneesta matkan peruutuksesta aiheutuvista kuluista vastaa aina matkustaja itse. M atkan peruuntuessa matkustajan on toimitettava lääkärintodistus tai vastaava selvitys, liput sekä hotellivoucher Kopparin matkapalveluun välittömästi peruutuksen tapahduttua. Kopparin tekee vakuutusyhtiölle korvaushakemuksen kahden viikon kuluessa matkan peruuntumisesta. Ryhmämatkojen peruutusehdot vaihtelevat matkustustavan, lentoyhtiön, maan ja ryhmän koon mukaan. Ehdot on aina eritelty matkatoimiston vahvistuksessa. Yksittäisen henkilön peruuttaessa osallistumisensa jo vahvistettuun ryhmämatkaan, vastaa peruutuskuluista kaupunki, mikäli matkustajalla on esittää lääkärintodistus tai muu pätevä selvitys poisjäännistä (esim. työnantajan todistus). Ilman em. todistusta kaupunki laskuttaa matkan peruunt umiskulut mat kust ajalt a.
12 4 Ulkopuolinen rahoitus M uilla kuin kaupungin varoilla rahoitettavan matkan tai koulutuksen vastaanottaminen ei lähtökohtaisesti ole kaupungin toimintaperiaatteiden mukaista. M atkalle osallistuminen on kuitenkin mahdollista, mikäli matka tai koulutus ei vaaranna puolueettomuutta, riippumattomuutta tai tasapuolisuutta virka- tai työtehtävien hoidossa. M atkan- tai sen rahoitustarjouksen tulee olla osoitettu toimintayksikölle eikä yksittäiselle henkilölle. M atkatarjouksen hyväksymisen edellytyksenä on, että matka on yksikön kannalta tarpeellinen ja että työajan käyttö siihen on perusteltua. Henkilöstöjaosto tai sen määräämä toimivaltainen viranomainen päättää oikeudesta osallistua muilla kuin kaupungin varoilla suoritettaville matkoille toimintayksikön esimiehen valmisteleman esityksen pohjalta. M atkustaja vastaa kuitenkin viime kädessä itse siitä, että ei ota vastaan mitään sellaisia etuja, joiden johdosta tulisi esteelliseksi virka-/ työtehtävissään. Ulkopuolisen kustantamaan matkaan tai koulutukseen noudatetaan samoja periaatteita, vaikka osallistuminen matkalle tapahtuisi vapaa-aikana. Kaupungin kanssa liikesuhteessa olevien toimijoiden rahoittamille matkoille osallistuminen ei yleensä ole hyväksyttävää. Sen sijaan lupa voidaan myöntää esimerkiksi osallistumiseen valtion, toisen kuntayhteisön tai muun julkisyhteisön tai Tampereen kaupungin täysin omistaman yhteisön tai säätiön rahoittamalle matkalle. Henkilöstöjaoston käsittelyä ei edellytetä edellä mainit t uihin yht eisöihin liit t yville mat koille osallist umiseen, jos mat ka selkeäst i liit t yy henkilön t yö- / virkatehtäviin. Esitys ulkopuolisen rahoittamalle matkalle osallistumisesta tehdään henkilöstön kehittämispäällikön kuntatoimisto-sovelluksen työpöydälle. Henkilöstön kehittämispäällikkö ratkaisee, t uleeko asia viedä henkilöst öjaost on hyväksyt t äväksi. Sivutoimilupaan liittyvissä ulkomaanmatkoissa noudatetaan Sivutoimiasiat-konsernimääräystä (TRE: 438/ 00.01.01/ 2013). 5 M atkavakuutus Tampereen kaupungilla on matkustajavakuutus sekä matkatavara- ja matkavastuuvakuutus. Kaikkien näiden piiriin kuuluvat henkilöstön lisäksi kaupungin luottamushenkilöt ja muut ulkopuoliset, jotka matkustavat kaupungin viranomaispäätöksen perusteella kaupungin asioissa ulkomailla. Kotimaan virantoimitus- ja virkamatkoilla on voimassa Tampereen kaupungin lakisääteinen tapaturmavakuutus. Tarkempia tietoja vakuutuksista saa intranetin matkustamisen sivulta. V M UUT M ATKUSTUKSEEN LIITTYVÄT OHJEET JA M ATKUSTUSSÄÄNNÖN VOIM ASSAOLO Koulutus- ja opintomatkoja koskee konsernimääräys Henkilöstökoulutuksen ja omaehtoisen opiskelun kannust inrahojen periaat t eet 22.10.2007. Luottamushenkilöiden koulutus- ja opintomatkojen sekä koulutustilaisuuksiin osallistumisen periaatteet 18.6.2013. Luottamushenkilöiden koulutus- ja opintomatkojen valmistelu 16.11.2011.
13 Kaupungin sisäisissä kuljet uksissa sovellet aan seuraavia konsernimääräyksiä: - Luot t o- ja t aksikert akort t ien käyt t ö Tampereen kaupungilla 20.1.2016 - Aut onkäyt t öoikeudet virka- ja virant oimit usmat kojen hoit amiseksi ja pysäköint iluvat 8.1.2014 - Paikallinen virka- ja työehtosopimus moottoriajoneuvosta perittävän seisontamaksun korvaamisesta 1.2.2009. Tällä konsernimääräyksellä kumotaan samasta asiasta annettu konsernimääräys Heja 10.11.2015 176 TRE:6754/ 2015. M atkustussääntö päivitetään vuosittain. Kopparin matkapalvelu (matkat@tampere.fi) antaa tarvittaessa t ulkint aohjeit a mat kust ussäännön sovelt amisest a.