Fokusprosessia Ohjeet
ennen Fokusprosessia Tulokset ovat nyt valmiit ja edessä on prosessin tärkein osa, nimittäin työilmapiirinne kohentaminen. Aivan ensimmäiseksi teidän tulisi keskustella tuloksista ja luoda toimintasuunnitelma. Noudata alla olevia vaiheita. Tavoitteena on luoda konkreettinen suunnitelma, joka sisältää selkeät vastuualueet ja aikataulun. Saadaksenne aikaan muutoksia/parannuksia, teidän täytyy tehdä jotain toisin. Mitä enemmän pystytte keskustelemaan siitä, millaista käyttäytymistä on muutettava ja vahvistettava, sitä nopeammin pystytte saavuttamaan muutoksia/parannuksia. Muistakaa, että käyttäytymistä voidaan havainnoida. Jos päätätte työstää konkreettista käyttäytymistä Fokusprosessissa, Netsurveyn järjestelmä muistuttaa näistä käyttäytymistavoista. VaLMisteLut Kun johtaja on saanut käyttöönsä tulokset, hän jakaa Fokusraportin ja Yksityiskohtaisen raportin työryhmälle ja samanaikaisesti kutsuu heidät kokoukseen, jossa tulokset käydään läpi. Varaa aikaa kahdesta kolmeen tuntiin. Aikaa varatessa kannattaa huomioida, että mitä alhaisemmat tulokset, sitä enemmän aikaa tarvitaan tyydyttävän toimintasuunnitelman luomiseen. Työntekijöille täytyy antaa mahdollisuus tutustua tuloksiin ennen kokousta, jotta kokouksessa ei tarvitse käyttää aikaa tulosten läpikäymiseen. Jokaisen tulee ottaa kokoukseen mukaan Fokusraportti ja Yksityiskohtainen raportti. Ennen kokousta kaikkien työntekijöiden tulisi tutustua asiakirjaan Fokus käyttäytymiseen ja katsoa pari lyhyttä johdantofilmiä, jotta pystytte käymään mahdollisimman tehokkaita keskusteluita. Materiaali löytyy täältä: http://survey.netsurvey.se?documents/focusprocess HUOM! Johtajana sinun täytyy lähettää yllä oleva linkki henkilökunnalle. Löydätte Fokusprosessin ja sen eri vaiheet Netsurveyn raporttiportaalista. Tarvitsette kokoukseen fläppitaulun tai kirjoitustaulun sekä post-it-lappuja ja kyniä. Kirjatkaa työnne verkossa raporttiportaaliin. Jos ette halua työskennellä verkossa, voitte tulostaa prosessin eri vaiheet A3-arkille ja kiinnittää ne seinälle.
ohjeet Käyttäkää pohjana Fokusraporttia. Keskustelkaa kysymyksen vahvuudesta ja parannettavista alueista vaiheiden 1-2-3 mukaisesti. Kannattaa muistaa, että kysymyksen huolellinen läpikäyminen vie aikaa. Toteuttakaa ensin vaihe 1 vahvuuden kohdalla ja käyttäkää enemmän aikaa parannettaviin alueisiin. Jos teillä on aikaa, toistakaa prosessi seuraavan kysymyksen kohdalla. Tärkeintä on, että käytte kysymyksen huolellisesti läpi ja sen jälkeen toteutatte päätetyt asiat. Vaihe 1. NYkYtiLaNNe Kun vastaamme kyselylomakkeen kysymyksiin, tulkitsemme kysymykset eri tavoin. Meidän täytyy siis aloittaa luomalla yhteinen kuva nykytilanteesta. Määrittele, mitkä seikat arkipäivässä ovat saaneet sinut vastaamaan kysymykseen juuri tällä tavalla. Käytä apuna alla olevia kohtia. Vahvuus: Keskustelkaa kysymyksistä vapaasti; Mitä tämä kysymys koskee? Mitä mietit vastatessasi kysymykseen? Mitä tämä kysymys merkitsee sinulle arkipäivässäsi? Esimerkki: Mietitäänpä, että osoitatte kunnioitusta toisianne kohtaan. Ehkä kysytte toisiltanne keskeytänkö, ennen kuin pidätte lyhyen kokouksen avokonttorissa, ja saavutte valmistautuneena kokoukseen. Toinen esimerkki voisi olla, että johtaja pitää henkilöstönsä hyvin perillä asioista. Esimerkiksi johtaja vastaa sähköposteihin nopeasti, raportoi henkilöstölle kokouksista, jossa he eivät olleet läsnä, ja antaa henkilöstölle yksilöllistä palautetta. Yritä määritellä hyvien arvojen takana olevaa käyttäytymistä.
Parannusta kaipaavat alueet: Järjestäkää kysymyksestä aivoriihi post-it-lappujen avulla. Mitä tämä kysymys koskee? Mitä mietit vastatessasi kysymykseen? Mitä tämä kysymys merkitsee sinulle arkipäivässäsi? Mikä on ongelma? Tehkää yhteenveto, joka luo kokonaiskuvan tilanteesta. Esimerkki: Käytämme samaa esimerkkiä kuin yllä, mutta päinvastaisena, eli ette osoita kunnioitusta toisianne kohtaan. Mikä on ongelma? Ette pysty työskentelemään rauhassa avokonttorissa, ettekä pysty työskentelemään tehokkaasti kollegoidenne toiminnan vuoksi. Johdantofilmi auttaa teitä ymmärtämään, millaisia seikkoja teidän tulisi tunnistaa. Kyse ei ole syiden tai ratkaisujen tunnistamisesta, vaan itse kysymyksen arvostamiseen liittyvästä ongelmasta. Vasta sitten kun puhutte samasta ongelmasta, voitte löytää optimaalisen ratkaisun. Jos ryhmässänne on alle viisi jäsentä, ettekä ole saaneet arvoa Fokusraportissa, voitte ohittaa tilanneanalyysin ja siirtyä suoraan kuvaamaan tavoitettanne. Dokumentoikaa päätelmänne verkkoon. Kysymysten pudotusvalikossa vahvuudet on korostettu vihreällä ja parannettavat alueet oranssilla. Kirjoita ylös tilanneanalyysissa tekemänne päätelmät. Vaihe 2. tavoite / toivottu tilanne Kuvailkaa, millaisen haluaisitte arkipäivän olevan erityisen kysymyksen kohdalla. Mikä on tavoitteenne? Jos se on jo vahvuutena, voitte keskustella siitä, miten se voisi olla vielä parempi. Keskustelkaa 2 3 henkilön ryhmissä. Esitelkää ja tehkää yhteenveto. Mitä konkreettisempia voitte olla, sitä helpompaa toimintasuunnitelman määrittäminen on. Voitte päätyä useisiin tavoitteisiin. Sen vuoksi on tärkeää pienentää tavoitteiden määrää, joiden kanssa etenette. Yksi keino voisi olla, että jokainen työntekijä antaa viisi pistettä (merkitsee kynällä) esiin tulleille tavoitteille. Kaikki pisteet voidaan antaa samalle tavoitteelle tai jakaa eri tavoitteille. Tehkää yhteenveto tavoitteesta, joka on saanut eniten pisteitä ja edetkää toimintasuunnitelmaan.
Vaihe 3. toimintasuunnitelma Lopuksi on aika päättää, mitä aiotte tehdä tavoitteenne saavuttamiseksi. Keskittykää toimenpiteisiin, joita voitte tehdä jokapäiväisessä työelämässä. Osallistujat käyvät keskusteluja 2 3 henkilön pienryhmissä. Esitelkää ja tehkää yhteenveto. Kirjatkaa Fokusprosessin online-versioon valitsemanne toimintotyypit. Päättäkää myös kuka on toiminnasta vastaava ja koska toiminta on tarkoitus saada päätökseen. Mitä konkreettisemmin pystytte muotoilemaan käyttäytymistavat, sitä suurempi muutoksen/parannuksen mahdollisuus on. Muista, että vain silloin, kun teemme jotain toisin, saamme aikaan muutoksen/parannuksen. Netsurveyn järjestelmä lähettää teille muistutuksia määräpäivinä päättämistänne toiminnoista. Jos olette päättäneet konkreettisesta käyttäytymisestä, Netsurveyn järjestelmä muistuttaa teitä siitä, ja ilmoittamanne määräpäivä määrittää sen, kuinka kauan muistutuksia lähetetään. Ilmoittakaa, kuinka usein haluatte sähköpostimuistutuksen: päivittäin, viikoittain tai joka toinen viikko. Onnea!