MemoX-sovellus Informaatioteknologian tiedekunta, Jyväskylän yliopisto XML Finland 2009, 19.1.2008 Hallintopäällikkö Sanna Hirvola, Jyväskylän yliopisto Johtava konsultti Anne Honkaranta, Digia
Informaatioteknologian tiedekunta Yksi Jyväskylän yliopiston seitsemästä tiedekunnasta Perustettu vuonna 1998 Kolme laitosta tietojenkäsittelytieteiden laitos tietotekniikan laitos tietotekniikan tutkimusinstituutti Tietojenkäsittelyoppia jo vuodesta 1967 1500 maisteriopiskelijaa, 150 tohtoriopiskelijaa Vuosittain valitaan noin 200 uutta opiskelijaa Henkilökuntaa n. 160, joista professoreita 18 Vuosibudjetti n. 13,5 milj. euroa (2007, 8,5 m OPM, 5 m ulkopuolinen rahoitus)
IT-tiedekunnan johtamisorganisaatio Rajoitettu delegointi-oikeus TIEDEKUNTANEUVOSTO Tiedekunnan johtoryhmä Henkilöstökokoukset Laitoksien johtoryhmät DEKAANI, varadekaani TKTL JOHTAJA, varajohtajat Suuntautumisvaihtoehdot LAITOS- NEUVOSTO LAITOSKOKOUS HLÖSTÖKOKOUS TTL JOHTAJA, varajohtaja Suuntautumisvaihtoehdot LAITOS- NEUVOSTO LAITOSKOKOUS HLÖSTÖKOKOUS Esittelijät, tiedekunnan palvelukeskus TITU JOHTAJA, (varajohtaja) OHJAUSRYHMÄ HLÖSTÖKOKOUS Työryhmät, toimikunnat Yhtenäinen viiva = virallinen toimielin
Taustaa / tavoitteet Tiedekuntaneuvoston kokouksia noin 12-15 kertaa / vuosi (seitsemässä tiedekunnassa) Muita toimielimiä ovat yliopiston hallitus, laitosneuvostot laitoksilla sekä erillislaitosten johtokunnat Tarve kehittää ja tehostaa Tiedekunnan tiedekuntaneuvoston esittelylistan ja pöytäkirjan laadintaprosessia Prosessi ja päätettävät asiat määrämuotoisia ja usein samankaltaisina toistuvia Valmistelussa käytettiin vanhoja doc-pohjia (virheet) Useampi henkilö valmisteluu eri koneilla (erilaiset muotoilut) Nettijulkaisemista ja yleisesti sähköistä jakelua Yksittäisistä doc-lomakkeista poimittiin kokoustiedot, asialista ja päätöskohdat, kopioitiin ja koottiin pdf:ksi Jakelu paperikappaleina jäsenille (+ muu jakelu)
Ratkaisu Ratkaisuna rakenteistaa tiedekuntaneuvoston esittelylistan sekä pöytäkirjan asiakirjat -> asiakirjoista ns. rakenteisia dokumentteja. Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen opiskelijaprojekti lv. 2004-2005 (Tag2it projekti) Rakenteistamisen tavoitteena oli siirtää tiedekuntaneuvoston kokousasiakirjat XML-muotoon, joka yhdenmukaistaisi sekä asiakirjojen muotoilut että mahdollistaisi monikanavajulkaisun. Rakenteistaminen aloitettiin RASKE-menetelmän asiakirjaanalyysilla, jonka avulla kartoitettiin tiedekuntaneuvoston esittelylistan sekä pöytäkirjan laatimisprosessin nykytila.
Toteutus Mallintaminen: Ryhmä mallinsi tiedekuntaneuvoston kaikki dokumentit (ELM-mallit) Kukin esityslistan / muistion esityskohta tallennetaan omiksi tiedostoikseen, kuten aiemminkin mutta nyt XML-muotoon Word-tiedostojen sijaan InfoPath-koostelomake, jolla määritellään esityskohtien järjestys aiemman Word-tiedostojen copy-paste operaation sijaan (paljon ongelmia tyylien kanssa aiemmin!) Tuki otteiden tulostamiseen (PDF-tai HTML-tiedostoista) kukin esityskohta omalle sivulleen (toisteisuus?) Esityskohdat ja koostemääritys laaditaan InfoPathlomakkeilla Automaattiset muunnokset HTML- ja PDF-tiedostoiksi (XSLT-muunnokset) verkkojulkaisuun ja arkistointiin
Toteutus Käytetyt työvälineet Mallintaminen: Visio, Power Point, ELM-mallit XMLSpy: DTD:den laadinta, XSLT-muunnostiedostojen laadinta, DTD-2-xsd (XML schema) skeemamuunnokset GAWK-skriptauksella tiedostojen tallennus ja nimeäminen poimintaa varten MSXML- XML-prosessorilla XML- ja XSLT-käsittelyt PDF-muunnos: ensin kooste-xml-tiedostosta XSLT-muunnos XHTML-muotoon (tästä sitten HTML tuloste), sitten Apache PDF:FO-prosessorilla muunnos XHTML:stä PDF:ksi Loppukäyttäjän työvälineenä InfoPath (2003 professional)- ohjelma, jolle laadittiin 3 erilaista lomaketta (esitys, kooste, tekstipankkien ylläpito)
Laadintaprosessi
Toteutus: XML-määritykset 8 DTD:tä ja vastaavat XML Schema-tiedostot skeemoille Ylätunniste, Alatunniste Luku (perusmerkkaus ja tekstityylit) Asialista (kooste), Esityslista (yksi esiteltävä asia) Ilmoitusasiat, Etusivu Lakitekstipankki 6 InfoPath-lomaketta Asialista, Esityslista Etusivu Ilmoitusasiat Lakitekstit, Tiedekuntaneuvosto (tekstitietokannat fraaseille ja jäsentiedoille) 12 XSLT- ja XSL:FO-muunnosta Modulaariset muunnokset ylä-ala- ja esitystekstien sekä ilmoitusasioiden muuntamiseen Koostemuunnos, numerointi, HTML- ja PDF:FO-muunnokset
Esimerkki: ylätunnisteen skeema
Esimerkki: esityslista InfoPathlomakkeen osa 1
Esimerkki: esityslista InfoPathlomakkeen osa 2
Esimerkki: asialista-lomake ja skeemakytkentä
Esimerkki: Asialista.xml <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <?mso-infopathsolution solutionversion="1.0.0.88" productversion="11.0.6357" PIVersion="1.0.0.0 href="file:///c:\\memox\yllapito\lomakepohjat\asialista.xsn" name="urn:schemas-microsoft-com:office:infopath:asialisti:" language="fi"?> <?mso-application progid="infopath.document"?> <asialista xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:ns1="http://schemas.microsoft.com/office/infopath/2003/myxsd/2005-05-31t06:41:54" xmlns:my="http://schemas.microsoft.com/office/infopath/2003/myxsd/2005-02-28t09:11:44" xmlns:xd="http://schemas.microsoft.com/office/infopath/2003"> <ylaosa> </ylaosa> <kokoustieto> <yliopisto TYPE="JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO"></yliopisto> <tiedekunta TYPE="Informaatioteknologian tiedekunta"></tiedekunta> <sivutyyppi versiotyyppi="kokouskutsu"></sivutyyppi> <kokousnro>xx/200x</kokousnro> <sivutiedot>liite A / Asia 2</sivutiedot> <kokousnumero></kokousnumero> <paivamaara></paivamaara> </kokoustieto>
Tuloksena: Tulos DTD-tiedostot (ja vastaavat XML Schema skeemat) esitys- ja koostelomakkeille Valmiit esitäytetyt xml-lomakepohjat (MS InfoPath) Muunnostiedostot (XSLT) eri lomakkeille Ns. Lakitekstipankki, jäsenpankki (XML-tiedostot, joita ylläpidetään InfoPathlomakkeella) Koostaminen: erilliset XML tiedostot kootaan yhdeksi isoksi XML-tiedostoksi -> valmiin pdf- ja html-dokumentin muodostaminen automaattisesti Kaiken kaikkiaan helpotettiin ja nopeutettiin laadintaprosessia, vähennettiin virheiden tekemistä ja kehitettiin yhteneväinen ulkoasu Lisäksi asiakirjojen julkaiseminen ja jakelu sähköisesti muodoissa helpottui selkeästi (kaikkia mahdollisuuksia ei ole vielä hyödynnetty jakelun suhteen) Arkistointi Word- ja XML-muodoissa InfoPath-ohjelman etuna: 1 skeeman mukaisesta lomakepohjasta voi laatia useita erilaisia lomakemalleja
Huomioita ja jatkokehityskohteita Käyttäjällä oltava InfoPath-ohjelma InfoPath rajoittaa skeeman rakennetta ja sisältöä joiltain osin (esim. kuvat bin64-tietotyyppiä, toisteiset valinnaisia elementtejä sisältävät elementtiryhmät eivät toimi käyttöliittymässä) Käytettävä tiettyä tiedostorakennetta, asennettava sertifikaatit Tarve muuntamiseen verkkokäyttöiseksi (nyt työasemapohjainen, esim. SharePoint mahdollinen ratkaisuvaihtoehto) Eri tiedekunnissa hieman erilaiset tyylimuotoilut ->onko tarvetta yhtenäistämiselle? Automaattisempi arkistointi ja julkaisu Yhteensopivuus InfoPath 2008 / MS SharePoint 2007 forms services-lomakkeiden tai vastaavan keskitetyn ratkaisun kanssa