Tampere Ote pöytäkirjasta 4/2016 1 (5) 47 Raportti Tampereen Tilakeskus Liikelaitoksen strategian toteutumisesta vuonna 2016 TRE:224/00.01.02/2015 Valmistelija / lisätiedot: Heikkinen Mauri Valmistelijan yhteystiedot Hallintopäällikkö Mauri Heikkinen, puh. 040 773 4505, etunimi.sukunimi@tampere.fi Lisätietoja päätöksestä Toimitusjohtajan varahenkilö, rakennuttamispäällikkö Jukka Kauppinen, puh. 050 321 0355, etunimi.sukunimi@tampere.fi Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Esittelijä: Jukka Kauppinen Päätösehdotus Hyväksytään raportti Tampereen Tilakeskus Liikelaitoksen strategian toteutumisesta vuonna 2016. Kokouskäsittely Hallintopäällikkö Mauri Heikkinen oli asiantuntijana kuultavana läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn aikana kello 17.17-17.36 ennen päätöksentekoa. Perustelut Tilakeskuksen strategia on laadittu vuosiksi 2015 2018. Strategian toimenpiteiden lähtökohtana on Tampereen kaupunkistrategia, Yhteinen Tampere Näköalojen kaupunki. Kaupunkistrategian toimintatavat ovat: Toimimme avoimesti ja rohkeasti, Toimimme yhdessä ja Toimimme vastuullisesti. Tilakeskuksen voimassa olevan strategian mukaisesti Tilakeskuksen tavoitteena on vuonna 2018 olla asiakkaan tarpeet tunnistava palveluntarjoaja uudistuva, varma ja tuloksellinen. Strategian toteutuminen edellyttää toimenpiteiden ja painotusten tukevan hyväksyttyä strategiaa. Toimintaympäristön muuttuminen strategiakaudella tarkoittaa myös strategian ja sen painotusten tarkastelua sekä jatkuvaa vuoropuhelua asiakkaiden ja henkilöstön kesken yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tilakeskus laatii oman strategiansa pohjalta vuosisuunnitelmansa, jossa se huomioi kaupunginvaltuuston talousarviossaan asettamat tavoitteet. Perustehtävämme on strategian mukaisesti mahdollistaa kaupungin palvelutoiminnalle turvalliset, tehokkaat ja toimivat tilaratkaisut. Strategian tavoitteita toteutetaan neljän painopisteen avulla, jotka ovat: vaikuttava asiakastyö, läpinäkyvä, tehokas ja uudistuva Tilakeskus, asiantuntijuudesta kilpailuetu sekä keskusteleva ja aktiivinen työyhteisö.
Tampere Ote pöytäkirjasta 4/2016 2 (5) Strategian mukaisista tavoitteita vuodeksi 2016 on asetettu 28 kappaletta. Niistä on toteutunut täysin 12 tavoitetta, osittain 9 tavoitetta ja ei lainkaan 7 tavoitetta. Osa tavoitteista siirretään vuoteen 2017, ja tavoitteiden mukainen työskentely on nostanut esiin uusia kehittämisen kohteita vuodeksi 2017. Vaikuttava asiakastyö -painopisteen alueella vuoden 2016 tavoitteina olivat Tilakeskuksen palvelukokonaisuuden kuvaaminen, asiakastyön strategisen tason kehittäminen ja Tilakeskuksen ja asiakkaan kanssa yhdenmukaisten tavoitteiden mukaan toimiminen, mallin luominen operatiiviselle asiakastyölle, yrityskuvan kehittäminen, palvelukokonaisuutta tukevan organisaation toimintamallien varmistaminen, talousosaamisen kehittäminen ja asiakkaita palvelevan tiedon saaminen helposti saatavaksi. Palvelukokonaisuuden kuvaaminen toimintajärjestelmän avulla on toteutunut osittain, mutta toimintajärjestelmän kehittäminen on siirrettävä myös vuoden 2017 tavoitteisiin. Edistymistä on hidastanut toimintajärjestelmäalustan puuttuminen ja organisointitavan muutokset. Toimintamalleihin liittyvä kouluttaminen on aloitettu niillä osioilla, joihin ei ole odotettavissa muutoksia. Asiakastyön strategisen tason kehittämisessä on onnistuttu asiakastutkimuksen tulosten perusteella keskinkertaisesti. Palautteen ja kehitysehdotusten pohjalta on nostettu kehittämistoimenpiteitä vuodeksi 2017. Yhdenmukaisista tavoitteista voidaan todeta, että tilinpäätösennuste on talousarvion mukainen, mutta asiakaslupauksen mukaisessa toiminnassa ei ole onnistuttu riittävän hyvin. Operatiivisen asiakastyön mallien kehittämisessä on edistytty. HelpDeskin merkitystä asiakaspalvelukanavana on korostettu asiakkaille seurantaryhmissä ja tiedotteissa, ja HelpDeskin henkilöresurssia on lisätty. Asiakkaille pyritään toimittamaan vielä vuoden 2016 aikana Rakennuksen käyttöohje, jossa kuvataan toimintatavat erilaisten ongelma- ja kehitysasioiden sekä yleisen yhteydenpidon hoitoon ja vastuunjakoon liittyviä ohjeita. Myös tilojen siivottavuudesta on valmisteilla ohjeistus vuoden 2016 aikana. Palvelukokonaisuutta tukevan organisaation toimintamallien varmistaminen ei ole edennyt täysin suunnitelmien mukaan. Auditoinnista saadaan vuonna 2016 toteutettua Ekokompassijärjestelmän auditointi. Talousosaamisen kehittäminen on edennyt suunnitellusti. Asiakasta palvelevien tietovarastojen osalta on jäänyt kehitettävää vuoteen 2017. Läpinäkyvä, tehokas ja uudistuva Tilakeskus -painopisteen alueella vuoden 2016 tavoitteina olivat asiakkaan strategiaa tukeva raportoinnin kehittäminen, toimintajärjestelmän mukainen toiminta, nykyisten palveluiden arviointi ja uusien menettelytapojen tunnistaminen, kehittäminen, konseptointi ja käyttöönotto. Asiakastutkimuksella on selvitetty asiakkaiden tietotarpeita, ja asiakkaan toimintaa tukevaa tietosisältöä on julkaistu intranetissä. Kuten edellä on todettu, toimintajärjestelmä vaatii edelleen kehittämistä. Asiakastutkimuksen avulla on löydetty
Tampere Ote pöytäkirjasta 4/2016 3 (5) useita kehittämiskohteita vuodeksi 2017. Vuonna 2016 on jo toteutettu edellä mainittu HelpDeskin toiminnan kehittäminen. Vastaanottomenettelyä ja purkuprosessia on kehitetty purkuvalmisteluiden osalta, talonrakennusinvestointeihin liittyen on koordinoitu huoltokirjan muodostaminen ja otettu käyttöön P1-puhtaudenhallinnan menettelytavat. Asiantuntijuudesta kilpailuetu -painopistealueella tavoitteina vuonna 2016 olivat työryhmien vastuutus osaamisen kehittämiseen, kokous- ja neuvottelutaitojen kehittäminen, aktivoituminen kumppanuustoiminnassa, hiljaisen tiedon johtamisen kehittäminen, suunnitteluohjeiden käyttökelpoisuuden lisääminen, tietorakenteiden kehittäminen, kehitysfoorumien järjestäminen, johtamisen systematiikan kehittäminen ja laatujärjestelmän jalkauttaminen. Hankinta-, koulutus- ja työhyvinvointiryhmien toimintaa on pystytty kehittämään tehtäviä tarkentamalla. Kokousja neuvottelutaitoja on kehitetty järjestämällä suunnittelu-, työmaa-, urakoitsija- ja hallinnollisten kokousten pitämiseen sekä esiintymistaitoon liittyviä koulutuksia. Kumppanuustoimintaa on kehitetty usealla alueella: esimerkiksi puhtaudenhallinnassa, luovutusaineiston hallinnassa, mallintamisessa, elinkaariasioissa ja ympäristöasioiden huomioimisessa. Tarveselvitysja hankesuunnittelumallia on edelleen kehitetty ja puitesopimuskumppaneita on koulutettu. Hiljaisen tiedon johtamista on kehitetty järjestämällä yksiköiden ja tiimien välistä yhteistyötä, hyödyntämällä sisäistä asiantuntijapalvelua ja käyttämällä henkilökohtaista ammattiosaamista yli yksikkörajojen. Suunnitteluohjeiden käyttökelpoisuutta on lisätty muun muassa uusilla ohjeilla: talotekniikkasuunnitteluohje, huoltokirjan kokoamisen ohjeistus, luovutusaineiston ohjeistus, P1-ohje pieniin hankkeisiin. Mallinnusohjeen teko on käynnissä. Tietorakenteiden kehittämisessä ei ole edetty. Tilakeskuksella on ollut vuonna 2016 useita kehitysfoorumeita, muun muassa luovutus- ja vastaanottomenettelyt, tarveselvitysmalli ja esiselvitykset, takuuajan toiminta ja takuuaikaisten asioiden käsittely, puhtaudenhallinta, sisäilmakohteiden tilastointi ja raportointi, sisäilmatyöpajat, sisäilma-asioiden ennaltaehkäisy ja 0-energiarakentaminen. Johtamisen systematiikan kehittämiseen ja laatujärjestelmän jalkauttamiseen liittyvissä asioissa ei ole edistytty riittävästi. Keskusteleva ja aktiivinen työyhteisö -painopistealueella vuoden 2016 tavoitteina olivat asiakastutkimuksen uudistaminen, henkilöstökyselyn käyttöönotto, kokous- ja palaverikäytäntöjen selkeyttäminen, asiakaspalvelu- ja työyhteisötaitojen parantaminen, kaksisuuntaisen viestinnän tehostaminen ja yhteistä tekemistä tukevat modernit tilat. Kuten edellä on mainittu, asiakastutkimus on toteutettu ja sen tulosten perusteella on nostettu esiin kehittämistoimenpiteet vuodeksi 2017. Jatkuvasti tietoa keräävä henkilöstökysely on otettu käyttöön, ja samalla työkalulla tehostetaan kaksisuuntaista viestintää. Kokous- ja palaverikäytäntöjen selkeyttäminen on toteutunut osittain. Asiakaspalvelu- ja työyhteisökoulutuksia on järjestetty
Tampere Ote pöytäkirjasta 4/2016 4 (5) osalle yksiköistä, ja omia työtiloja on onnistuneesti muokattu tilasuunnitelman mukaan. Tiedoksi yksiköiden päälliköt/tike, Arto Vuojolainen, Ville Taivassalo, Reija Linnamaa, Jukka Piirto
Tampere Ote pöytäkirjasta 4/2016 5 (5) Muutoksenhakukielto 47 Muutoksenhakukielto Oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksistä jotka koskevat - yksinomaan valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 91 ) - virka- tai työehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista ja viranhaltija on jäsenenä viranhaltijayhdistyksessä, jolla on oikeus panna asia vireille työtuomioistuimessa (KVhl 50 2 mom.)