Sähköisen asioinnin velvoittavuus esimerkkinä Tanska - ja mitä Suomi aikoo tehdä 26.10.2016 Juhta Marjukka Ala-Harja VM/JulkICT
Tanska julkishallinnon digitalisaation organisointi Vahva poliittinen mandaatti ja perinne hallinnon digitalisaation kehittämisestä, jossa keskus-, alue- ja paikallishallinto tekevät työtä yhdessä. Kehittäminen perustuu polittisiin linjauksiin ja niiden pohjalta tehtyihin organisaatioiden välisiin sopimuksiin: tavoitteet ja rahoitus sovitaan kansallisesti, toteutus tehdään yhdessä sovittavalla tavalla koko hallinnossa Kansalaisia ja yrityksiä koskevaan sähköiseen asiointiin velvoittavaan lainsäädäntöön, jota tukee digitaalisten palvelujen käyttöön tarjottava tuki
Digitalisaation saavutuksia - kansalaisille ja yrityksille pakollinen viestinvälityskanava Digiposti Digital Post = kansalaisen ja yrityksen virallinen sähköpostilaatikko (viestit ja asiakirjat) viranomaisasioinnissa. Jos kansalainen haluaa, hän voi vastaanottaa laatikkoon postia myös yksityisiltä tahoilta. on 15 vuotta täyttäneille asiakkaille pakollinen väline julkishallinnon ja asiakkaan viestinvälityksessä tanskalaisista 89,1% oli avannut postilaatikon v. 2015 lopussa. lakiin on kirjattu myös ne ryhmät, joita pakko ei koske (esim. vammaiset). Käytännössä oikeus olla ottamatta postilaatikkoa käyttöön on annettu myös niille, jotka eivät ole avanneet postilaatikkoaan (10,7% tanskalaisista). 3
Digitalisaation saavutuksia - kansalaisille ja yrityksille pakollinen viestinvälityskanava Digiposti 80 % kirjallisesta viestinnästä hallinnon ja asiakkaan välillä on nyt digitaalista, vaikka laki velvoitti yritykset vasta v. 2013 lopulla ja kansalaiset v. 2014 lopulla. Perinteiset kirjeet muuttuivat pääosin digitaalisiksi neljässä vuodessa. Hallinto lähetti kansalaisille ja yrityksille 48 miljoonaa digitaalista viestiä v. 2014 ja v. 2015 määrä oli jo miltei kaksinkertaistunut 89 miljoonaan viestiin. Niille n. 10%, jotka on laissa vapautettu digipostin käytön pakollisuudesta tai joille on passiivisuuden vuoksi annettu vapautus pakollisuudesta, posti kulkee edelleen kirjepostina. Lisäksi myös digipostin käyttöön on tarjolla kädestä pitäen annettavaa apua kirjastoissa ja yhteispalvelupisteissä. Lisäksi Digipostin seuraamisen voi antaa (tunnistautuneena kansallisen portaalin Borger.dk:n kautta) valtuuttamalla esim. läheiselle. 8 % digipostin käyttäjistä on antanut lukuoikeuden jollekin muulle henkilölle. 4
Digitalisaation saavutuksia pakolliset sähköiset asiointipalvelut 2010-luvun alusta Tanska on siirtynyt systemaattisesti sähköisiin palveluihin kaikissa keskeisissä kansalais- ja yrityspalveluissa. Siirtyminen sähköiseen palveluun on tullut kansalaisille ja yrityksille lainsäädännöllä pakolliseksi neljän vuoden aikana yli 90 palvelussa. Asiakkaan on käytettävä sähköistä asiointia, ellei hänellä on tätä estäviä, pysyviä syitä. Ainoastaan sähköisesti tarjottaviksi ovat siirtyneet mm. haku peruskouluun ja päivähoitoon, osoitteenmuutos, nimen muuttaminen, omalääkärin vaihtaminen, rikosilmoitus, pysäköintilupien ja rakennuslupien haku, asumistuki, valtion eläkehakemus, avioerohakemus, lapsilisä. Ainoastaan sähköisinä tarjottavat palvelut valittiin mm. niiden säästöpotentiaalin, asiakaskunnan luonteen ja kyvykkyyden, palvelun teknisen kypsyyden ja käyttäjäystävällisyyden perusteella. Tanska on nähnyt lainsäädännön as a gamechanger kun ne, jotka kykenevät (ja lähes aina haluavatkin), ovat velvoitettuja käyttämään digitaalista itsepalvelua digitaalisten palvelujen käyttö lisääntyy tulee säästöjä resursseja voidaan säästää tai suunnata uudelleen esim. niihin palveluihin, joita ei voi koskaan kokonaan digitalisoida
Tanskan digitalisaatio-ohjelma pakollisiksi (vain sähköisesti tarjottavaksi) muuttuneet palvelut
Tanska digitalisaation säästöt Tanska on arvioinut saavuttaneensa 336,2 miljoonan euron vuosittaiset säästöt sähköisten palvelujen käytön lisääntymisestä: Digitaalisesta itsepalvelusta eli vain sähköisiksi muutetuista asiointipalveluista arvioidaan saadun 61.1 miljoonan euron säästö v. 2015 ja säästön arvioidaan kasvavan 72.9 miljoonaan euroon v. 2017. Digipostista arvioidaan saadun 129.1 miljoonan euron säästö v. 2015. Edellä mainittujen toimien lisäksi digitaalisista hyvinvointipalveluista ja hallinnon perusrekisteriohjelmasta arvioidaan saadun n. 134.5 miljoonan euron vuosittainen säästö. Sähköisestä viranomaisviestinnästä olisi saavutettavissa huomattavia kustannussäästöjä myös Suomessa. Kun tarkastellaan vain 45 valtion viraston ja Kelan kirjanpitoa, voidaan todeta, että jo pelkästään niiden kirjepostin postimaksut maksavat yli 30 milj. e vuodessa. 7
Tanska käyttö ja käyttäjätyytyväisyys 76 % digipostin käyttöön ottaneista tanskalaisista oli tyytyväinen siihen v. 2015 alussa, kun käyttö oli juuri tullut pakolliseksi. Tanskassa eläkeikäiset käyttävät innokkaasti digipostia: 65-74-vuotiaista 80% on jo avannut laatikon, ja heistä ne, jotka ovat saaneet postia, 98% on käynyt postilaatikollaan. Sen sijaan laatikon avanneista ja postia saaneista nuorista 15-24-vuotiaista 90% oli käynyt laatikollaan... Sähköiseen asiointiin velvoittaminen herätti alun perin jonkin verran poliittista keskustelua. Toisaalta kansalaisille tarjotut tukikanavat, mahdollisuudet saada poikkeus velvoittavuudesta sekä velvoittavuuteen siirtymistä tukenut mittava tiedotuskampanja ovat onnistuneet luomaan laajan, muutokselle myönteisen ilmapiirin. Tulokset ovat vakuuttavia paitsi kustannussäästöjen, myös asiakastyytyväisyyden suhteen. 8
Suomi ottaa mallia Lainsäädäntö auttaa digitalisaatiossa Julkishallinnon yhteisten sähköisen asioinnin tukipalvelujen käytön pakollisuus viranomaisille säädettiin Kapa-laissa 7/2016. Hallituksen linjaus strategiaistunnossa 9/2016: Sähköisen asioinnin ja viestinvälityksen pakollisuus Kansalaisten viranomaisasioinnissa siirrytään paperikirjeiden sijaan käyttämään ensisijaisesti sähköistä postilaatikkoa. Tavoitteena on, että käyttövelvoite tulee voimaan vuonna 2018. Sähköiseen postilaatikkoon siirtyminen on osa hallituksen Digitalisoidaan julkiset palvelut kärkihanketta. Valmistelun toisessa vaiheessa käyttövelvollisuus ulottuu myös kansalaisiin sähköisen asioinnin muodossa. Sähköisen postilaatikon valmistelun rinnalla laaditaan tiekartta muille palveluille, jotka olisivat jatkossa ensisijaisesti käytettävissä vain sähköisesti. Ensimmäiset niistä ovat jo valmiiksi käytössä olevia palveluja. Hallitus käsittelee tiekarttaa kevään 2017 aikana. Tukijärjestelmä niille, jotka eivät voi käyttää digitaalisia palveluja (olemassa olevat tukipalvelut, AUTA-hanke, asiointivaltuuspalvelu)
Marjukka Ala-Harja Kehittämispäällikkö Valtiovarainministeriö/JulkICT Puh. 02955 30489 marjukka.ala-harja@vm.fi