SUOMEN PIPLIASEURA RY:N SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN VUOSIKOKOUS 16.5.2014 KLO 10.00 Seurakuntien talo, Näsin sali, Näsilinnankatu 26, Tampere 1. Kokouksen avaus Vuosikokouksen avaa hallituksen puheenjohtaja tai tämän ollessa estynyt hallituksen nimeämä henkilö (säännöt 13 ). Seuran vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen kutsumana viimeistään kesäkuussa hallituksen määräämänä päivänä ja paikassa (12 ). Kokouskutsu on toimitettava jäsenille kirjallisessa muodossa viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta (11 ). Kutsu on lähetetty kirjeenä 19.3.2015. Esitys: Hallituksen puheenjohtaja Pekka Särkiö avaa kokouksen. Todetaan, että kokous on kutsuttu koolle sääntöjen edellyttämällä tavalla. Voidakseen käyttää yhdistyksen kokouksessa äänioikeutta jäsenen on ilmoitettava osallistumisestaan kokoukseen etukäteen hallitukselle viimeistään kokouskutsussa mainittuun ajankohtaan mennessä (12 ). Kokouskutsussa on todettu, että valtakirjojen tarkastaminen ja ilmoittautuminen kokoukseen alkaa kokouspäivänä klo 8.30 ja päättyy klo 9.45. Seuran säännöissä ei ole säädöstä kokouksessa läsnä olevien vähimmäismäärästä. 1 / 8
Esitys: Todetaan määräaikaan mennessä ilmoittautuneet ja valtakirjansa jättäneet. Ilmoittautuneiden luettelo liitetään pöytäkirjan alkuun. 2. Kokouksen puheenjohtajan valinta Seuran säännöissä ei ole määräyksiä vuosikokouksen puheenjohtajan vaalista. Puheenjohtajan ei tarvitse olla valtuutettu kokousedustaja. Käytäntönä on ollut, että kokouksen puheenjohtajan valintaa valmistellaan etukäteen. Kokouksen avaaja tekee esityksen kokouksen puheenjohtajaksi. Esitys: Kutsutaan kokouksen puheenjohtajaksi tuomiorovasti Olli Hallikainen. 3. Kokouksen sihteerin valinta Käytäntönä on ollut, että seuran toiminnanjohtaja toimii vuosikokouksen sihteerinä. Kokouksen sihteeri kutsuu itselleen avustajan. Kokouksen pöytäkirjan vahvistavat allekirjoituksellaan kokouksen puheenjohtaja ja kokouksen sihteeri. Esitys: Kutsutaan kokouksen sihteeriksi seuran toiminnanjohtaja Markku Kotila. 4. Ääntenlaskijoiden valinta Kokouksen kulun kannalta on hyvä, jos ääntenlaskijoiksi voitaisiin kutsua kaksi henkilöä, joilla ei ole äänioikeutta vuosikokouksessa. Tällöin kokousta ei välttämättä tarvitse keskeyttää ääntenlaskennan ajaksi. Esitys: Ääntenlaskijoiksi valitaan talousjohtaja Eeva Vuorinen ja käännöstyön johtaja Seppo Sipilä. 2 / 8
5. Kokouksen työjärjestys Seuran säännöt määrittelevät vuosikokouksessa käsiteltävät asiat (13 ): Esitetään kertomus seuran toiminnasta edelliseltä vuodelta. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. Valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä hallituksen jäsenet erovuoroisten ja eronneiden tilalle. Asetetaan vaalitoimikunta valmistelemaan hallituksen vaalia. Vaalitoimikunnan toimikausi kestää seuraavan vuosikokouksen loppuun asti. Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja vastaavasti yksi tai kaksi varatilintarkastajaa. Päätetään hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkiosta. Päätetään kunniajäsenten kutsumisesta. Käsitellään tulevan toiminnan suuntaviivat ja toimintaperiaatteet. Päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista. Asia, jonka seuran varsinainen jäsen haluaa saattaa kokouksen käsiteltäväksi, on tullakseen käsiteltäväksi kokouksessa ilmoitettava hallitukselle kirjallisesti viimeistään kuusikymmentä (60) päivää ennen kokousta (12 ). Hallituksen tulee huolehtia seuran kokouksissa käsiteltävien asioiden tarkoituksenmukaisesta valmistelusta (6 ). Hallitus on laatinut sääntöjen mukaisen työjärjestyksen (13 ). Uusia kunniajäseniä ei esitetä. Esitys: Vahvistetaan kokouksen työjärjestys. 6. Esitetään kertomus seuran toiminnasta vuodelta 2014 Sääntöjen mukaan seuran hallituksen on esitettävä vuosikokoukselle kertomus seuran toiminnasta edelliseltä vuodelta (13 ). Kertomus on ollut luettavissa seuran sivuilla osoitteessa www.piplia.fi 29.4.2015 lähtien. Toiminnanjohtaja esittelee kertomuksen pääkohdat. Käydään keskustelu vuosikertomuksen pohjalta. Esitys: Merkitään tiedoksi. 3 / 8
7. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille Hallitus esittää, että vuosikokous vahvistaisi tilinpäätöksen ja siihen sisältyvän tuloksen käsittelyn vuosikertomukseen sisältyvässä tilinpäätöksessä esitetyllä tavalla. Esityksen vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille voi tehdä vain vuosikokouksessa äänivaltaa käyttävä henkilö, joka ei ole toiminut hallituksen jäsenenä tilikauden aikana tai hallituksen käsitellessä tilinpäätöstä, eikä muutoinkaan ole jäävi. Esitys: Vuosikokous vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille. 8. Hallituksen vaali Hallituksen vaalia koskevat seuran sääntöjen määräykset (5 ) Seuralla on hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen vuodeksi kerrallaan valitsema puheenjohtaja sekä yhdeksän vuosikokouksen kolmeksi vuodeksi kerrallaan valitsemaa varsinaista jäsentä, joista vuosittain on kolmasosa erovuorossa. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen korkeintaan kaksi kertaa peräkkäin. Hallituksen jäseniä valittaessa tulee ottaa huomioon eri tunnustuskunnat niin, että seitsemän jäsenen, mukaan lukien puheenjohtajan, tulee olla Suomen evankelis-luterilaisen kirkon ja kolmen jäsenen tulee olla muun kuin Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäseniä. Erovuoroiset jäsenet Hallituksen puheenjohtajana on toiminut kenttäpiispa Pekka Särkiö (ev.-lut.). Erovuoroisia hallituksen jäseniä ovat kirkkoherra, rovasti Timo Mäkirinta (ort.) Jyväskylästä, pastori Minna Koistinen (ev.lut.) Imatralta ja pastori Sami Uusi- Rauva (evl.) Tampereelta. Vaalimenettely (14 ) 4 / 8
Hallituksen puheenjohtajan ja erovuoroisten hallituksen jäsenten vaalissa pohjaehdotuksena pidetään vaalitoimikunnan tekemää kokonaisesitystä. Jos esitys hyväksytään, se tulee kokouksen päätökseksi ja asian käsittely päättyy. Vaalitoimikunnan esitys Vaalitoimikunnan tehtävästä ja vaalimenettelystä määrää vaalijärjestys. Vaalitoimikunnan tehtävänä on seuran etua ja hallitustyöskentelyssä tarvittavaa monipuolista asiantuntemusta silmällä pitäen laatia esitys hallitukseen valittavista henkilöistä. Toimikunnan on esityksensä lisäksi annettava vuosikokoukselle selonteko työskentelystään sekä riittävät henkilötiedot kaikista hallituksen jäseniksi ehdotetuista. Vaalitoimikunnan puheenjohtaja esittelee vaalitoimikunnan selonteon, johon sisältyy kokonaisesitys puheenjohtajan vaalia sekä muiden erovuoroisten tilalle valittavien henkilöiden vaalia varten. Vaalitoimikunta esittää, että hallitukseen valitaan seuraavat henkilöt: Puheenjohtajaksi kenttäpiispa Pekka Särkiö (ev.lut.). Varsinaisiksi jäseniksi kirkkoherra, rovasti Timo Mäkirinta (ort.) Jyväskylästä, pastori Minna Koistinen (ev.lut.) Imatralta ja pastori Sami Uusi-Rauva (evl.) Tampereelta. Esitys: Valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä jäsenet erovuoroisten ja eronneiden tilalle vaalitoimikunnan esityksen mukaisesti. Mikäli vaalitoimikunnan esitys tulee hyväksytyksi, päättyy asian käsittely siihen. Mikäli vaalitoimikunnan esitys ei saa enemmistöä, suoritetaan vaali seuraavasti: Sääntöjen 14 :n mukaisesti toimitetaan ensin puheenjohtajan ja sitten hallituksen jäsenten vaali suljetuin lipuin ellei muusta päätetä. Puheenjohtajan vaalissa valituksi tulee eniten ääniä saanut. Muiden hallituksen jäsenten vaali toimitetaan yhtenä äänestyksenä niin, että valituksi tulevat kummassakin sääntöjen jäsenkategoriassa eniten ääniä saaneet. Siinä tapauksessa, että valittavana on useampi kuin yksi muun kuin Suomen ev.lut. kirkon jäsen, suoritetaan näiden osalta kunkin jäsenen vaali erikseen, jolloin eniten ääniä saanut tulee valituksi. 5 / 8
Ehdokkaina ovat kaikki ne, joita vaalitoimikunta on esittänyt, sekä muut kokouksessa ehdolle asetettavat henkilöt, joiden kirjallinen suostumus on saatu. Esitys: Valitaan puheenjohtaja yhdeksi vuodeksi. Valitaan kolmivuotiskaudeksi yksi muun kuin Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsen. Valitaan kolmivuotiskaudeksi kaksi Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentä. 9. Päätetään tilintarkastajien palkkioista Seuran sääntöjen mukaan (13 ) vuosikokous päättää tilintarkastajille maksettavasta palkkiosta. Palkkio on maksettu laskua vastaan. PricewaterhouseCoopers Oy:n palkkio on kolmena viimeisenä vuotena vaihdellut 13 000 eurosta 18 000 euroon. Esitys: Päätetään tilintarkastajien palkkioista aiemman käytännön mukaisesti. 10. Valitaan tilintarkastajat Seuralla on yksi tai kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja vastaavasti yksi tai kaksi varatilintarkastajaa. Heidän tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymiä tilintarkastajia. Mikäli valitaan vain yksi tilintarkastaja, on sen oltava tilintarkastusyhteisö. Tällöin ei valita varatilintarkastajaa (9 ). Tilintarkastajan toimikausi on vuosikokousten välinen aika ja alkaa vuosikokouksen suoritettua valinnan. Tilintarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään neljä viikkoa ennen vuosikokousta. Esitys: Valitaan seuran tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy. 6 / 8
11. Päätetään hallituksen jäsenten palkkioista Seuran sääntöjen mukaan (13 ) vuosikokous päättää hallituksen jäsenten palkkioista. Esityksen vuosikokoukselle tekee hallitus. Esitys: Hallituksen jäsenille ei makseta erillistä palkkiota. Matkakulut maksetaan verohallituksen asettamissa rajoissa. 12. Käsitellään tulevan toiminnan suuntaviivat ja toimintaperiaatteet Hallitus on 13.12.2010 pitämässään kokouksessa vahvistanut seuralle vuosille 2011 2015 strategian, joka esiteltiin vuoden 2011 vuosikokouksessa. Hallitus käynnisti vuonna 2014 prosessin, jossa strategiaa uudistetaan prosessinomaisessa työskentelyssä. Hallitus vahvisti 24.3.2015 pidetyssä kokouksessa uuden strategian ensimmäisen osan Missio, vision ja arvot. Vuosikokouksen työskentelyä varten uuden strategian ensimmäinen osa ja päättymässä olevan strategian osa Strategisia valintoja on esitetty yhtenä asiakirjana (liite). Uusi strategiakokonaisuus tulee hallituksen käsittelyyn joulukuussa 2015. Vuosikokouksella on mahdollisuus käydä lähetekeskustelua strategisista linjauksista. Hallitus hyödyntää käytyä keskustelua työskentelyssään. Esitys: Vuosikokous käy lähetekeskustelun seuran uusista strategisista linjauksista. Keskustelu merkitään tiedoksi. 13. Vaalijärjestyksen vahvistaminen Vuosikokous antaa vaalitoimikuntaa asettaessaan säännöissä esitetyn lisäksi tarkempia määräyksiä vaalin valmistelemisesta ja suorittamisesta. Hallitus ei esitä muutoksia vaalijärjestykseen. Esitys: Vahvistetaan vaalijärjestys. 7 / 8
14. Vaalitoimikunnan asettaminen Esitetyn vaalijärjestyksen mukaisesti Kirkon lähetystyön toimikunta on nimennyt ehdokkaiksi vaalitoimikuntaan kaksi edustajaa, alueelliset pipliaseurat yhden ja hallitus yhden. Vähemmistökirkkojen edustajaksi tulee tässä kokouksessa valittu hallituksen jäsen. Kirkon lähetystyön toimikunta on nimennyt ehdolle vaalitoimikuntaan seuraavat henkilöt: pastori Satu-Elina Ansas (Pakilan seurakunta) ja kirkkoherra Tor-Erik Store (Vasa svenska församling). Alueseurojen nimeämänä ehdokkaana vaalitoimikuntaan on toiminut pastori Leena Hurskainen. Vähemmistökirkkojen edustajana on toiminut toimitussihteeri Katri Tenhunen. Vähemmistökirkkojen edustajaksi tulee tässä kokouksessa hallitukseen valittu muun kuin Suomen ev.lut. kirkon jäsen. Hallitus nimeämänä ehdokkaana on toiminut kirkkoherra Tuomas Hynynen. Muiden kuin vähemmistökirkkojen edustajan toimikausi on ollut samanpituinen kuin Kirkon lähetystyön toimikunnan edustajien toimikausi (neljä vuotta). On kuitenkin tarkoituksen mukaista nimetä edustajat niin, että heidän kautensa päättyy kahden vuoden kuluttua siitä, kun Kirkon lähetystyön toimikunta on nimennyt omat edustajansa. Esitys: Asetetaan vaalitoimikunta valmistelemaan vuoden 2015 vuosikokouksessa suoritettavaa hallituksen vaalia. Vaalitoimikunnan jäseniksi valitaan Suomen ev.lut. kirkon lähetystyön toimikunnan nimeäminä edustajina Satu-Elina Ansas ja Tor-Erik Store, alueellisten pipliaseurojen nimeämänä edustajana Leena Hurskainen, hallituksen nimeämänä jäsenenä Tuomas Hynynen ja vähemmistökirkkojen edustajana N.N. 15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen klo Olli Hallikainen puheenjohtaja Markku Kotila kokouksen sihteeri 8 / 8