VALTIOVARAINMINISTERIÖ VM 5/01/2006 Henkilöstöosasto Valtion työmarkkinalaitos 9.3.2006 Ministeriöt SUOMEN EU-PUHEENJOHTAJUUSKAUDEN PALVELUSSUHTEEN EHDOISTA Valtiovarainministeriö antaa Suomen vuoden 2006 EU-puheenjohtajuustehtävien hoitamiseen liittyen ministeriöille tämän EU-puheenjohtajuuskauden palvelussuhteen ehtoja koskevan yleisen ohjeen. Ministeriöitä pyydetään saattamaan ohje myös niiden hallinnonalansa virastojen tietoon, jotka osallistuvat EU-puheenjohtajuustehtävien hoitamiseen. Ohje koskee ministeriöiden ja virastojen EU-puheenjohtajuustehtävissä välittömästi (esimerkiksi työryhmien puheenjohtajat) tai välillisesti (esimerkiksi taustaryhmien asiantuntija ja avustavat tehtävät) työskenteleviä virkamiehiä. Ohje ei koske ulkomaanedustuksen virkamiehiä eikä valtion virkamieslain 26 :ssä tarkoitettuja ylimmän johdon virkamiehiä. Puheenjohtajuuskauden edellyttämät töiden järjestelyt ovat luonnollisesti heidänkin osaltaan keskeisiä. EU-puheenjohtajuustehtävien edellyttämät järjestelyt palvelussuhteen ehdoissa toteutetaan voimassaolevien virka- ja työehtosopimusmääräysten, työaika- ja vuosilomasäännösten ja niiden sallimien joustojen mukaisesti. Kukin ministeriö määrittelee tässä ohjeessa esitettyjen erityisjärjestelyjen edellyttämän erillisen voimassaoloajan omien, vuoden 2006 EU-puheenjohtajuuskauden edellyttämien toiminnallisten tarpeidensa mukaisesti. 1. Yleistä Suomi toimi edellisen kerran EU-puheenjohtajamaana vuonna 1999. Puheenjohtajuuskauden jälkeen tehtiin selvitys tuolloin käytössä olleiden tukitoimien (puheenjohtajuusvalmennus, työaikajärjestelyt, vuosilomajärjestelyt, palkkausjärjestelyt) vaikutuksesta virkamiesten työssä jaksamiseen puheenjohtajuuskaudella (Suomen EU-puheenjohtajuuden tekijät ja kokijat, Valtiovarainministeriö, tutkimukset ja selvitykset 6/2000). Selvityksessä käsitellyistä tukitoimista eniten hyötyä oli vastausten mukaan puheenjohtajuusvalmennuksesta, seuraavaksi eniten palkkaus- ja työaikajärjestelyistä. Vähiten hyötyä koettiin olleen vuosilomajärjestelyistä. Selvityksen mukaan tukitoimien hyödylliseksi kokemisella näytti olevan merkitystä myös henkilöstön jaksamisen suhteen. Jotta vuoden 2006 puheenjohtajuuskaudelle suunnatuilla järjestelyillä voitaisiin mahdollisimman hyvin turvata puheenjohtajuuskauden tehtävien hoitaminen sekä tukea henkilöstön jaksamista, tulee myös vuoden 2006 puheenjohtajuuskauden järjestelyjä (kuten työmäärää ja sen jakautumista ja tasoittamista sekä vuosilomien pitämistä, siirtämistä ja säästämistä) käsitellä työnantajan ja henkilöstön kesken, VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001
pyrkien yhteisymmärrykseen. Järjestelyjä käsiteltäessä on muistettava huolehtia myös säännösten ja määräysten edellyttämistä yhteistoimintamenettelyistä, paikallisesta sopimisesta ja suostumuksista. Koska toiminnan järjestelyt kuitenkin yleisesti kuuluvat työnantajan työnjohtovallan piiriin, työnantajan tulee mahdollisuuksien mukaan huolehtia työtaakan mahdollisimman tasaisesta jakautumisesta ja henkilöstön toimintakyvyn säilymisestä sekä henkilöstöryhmien tasapuolisesta kohtelusta. 2 (6) 2. Työaikajärjestelyt Työnantajan tulee yhdessä EU-puheenjohtajuuskauden tehtäviin välittömästi tai välillisesti osallistuvien virkamiesten kanssa suunnitella työaikajärjestelyt siten, että ne mahdollisimman hyvin turvaavat puheenjohtajuuskauden edellyttämän toiminnan, henkilöstön toimintakyvyn ja jaksamisen sekä säännösten ja määräysten noudattamisen. Toiminnan suunnittelussa ja työajan kohdentamisessa tulee mahdollisimman tehokkaasti hyödyntää jäljempänä esitettyjä työaikajärjestelyjä. Lisäksi työnantajan tulee varmistaa, että lisä- ja ylityömääräyksiin perustuva työ kohdentuu toimintaa tehokkaimmin tukeviin ajankohtiin. Virkamiehet kuuluvat pääsääntöisesti sekä työaikalain että valtion työaikasopimuksen soveltamisalan piiriin. Työaikalakia ei sovelleta johtaviin virkamiehiin (ministeriöissä osastopäällikkötaso tai vastaava ja tätä ylemmät virkamiehet), mutta myös heidän työajan pituus määräytyy valtion työaikasopimuksen määräysten mukaisesti. Heillä ei kuitenkaan ole oikeutta esimerkiksi työaikakorvauksiin. Työajan sijoittelu Virkamiesten työajan sijoittelusta ei ole sopimusmääräyksiä tai säännöksiä. Siten työantaja voi uudelleen sijoittaa työajan tai osan siitä tarkoituksenmukaisempaan ajankohtaan. Työaika on mahdollista sijoittaa vakiojärjestelyistä poikkeavasti, arkipäivisin myös viraston aukioloajasta poiketen ja viikonlopulle sekä eri vuorokaudenajoille. Näin työaika on mahdollista sijoittaa esimerkiksi siten, että aikaerot EU-alueella voidaan ottaa huomioon. Näiden järjestelyjen sisältö on määriteltävä selkeästi ja niitä on käsiteltävä ennakkoon asianomaisissa yhteistoiminta- ja vastaavissa menettelyissä. Työajan tasoittaminen Työaikojen tarkoituksenmukaista sijoittelua voidaan edistää myös tasoittamalla työaikoja mahdollisuuksien mukaan. Tällöin lisä- ja ylityötä ei muodostu tai sitä muodostuu vähemmän. Työajan tasoittaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi joustavoittamalla ja väljentäen liukuvan työajan järjestelmän tuntirajoja (aamu- ja iltaliukuma, kokonaiskertymä, tarkastelujakso) sekä liukuvan työajan järjestelmään sisältyvää ns. saldovapaamahdollisuutta (saldovapaiden enimmäismäärä) virastojen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla. Näin voidaan osaltaan varmistaa henkilöstölle riittävä mahdollisuus liukuvan työajan järjestelmään puheenjohtajuuskaudella kertyneiden, henkilön omasta aloitteesta tehtyjen tuntien tasoittamiseen. Valtion työaikasopimukseen sisältyvä sopimusmääräys liukuvasta työajasta koskee myös sopimuksen 18 :ssä tarkoitettuja virkamiehiä ja työntekijöitä (päällikkö- ja asiantuntijavirkamiehet, ns. keskijohto). Valtion työaikasopimuksen 7 sisältää määräykset työaikapankkijärjestelmästä. Järjestelmä voidaan tarvittaessa ottaa virastoissa käyttöön edistämään toiminnan tarkoituksenmukaista järjestämistä ja tuottavuutta sekä henkilöstön työaikatoiveiden huomioon ottamista. Sopimusmääräyksessä tarkemmin määritellyin tavoin työaikapankkiin voidaan siltä osin kuin se virastossa katsotaan tarkoituksenmukaiseksi siirtää tehtyjä työtunteja tai ajaksi muutettuja korvauksia annettavaksi myöhemmin vapaana.
3 (6) Työaikapankkijärjestelmän käyttöönotto edellyttää, että siihen liittyvistä yksityiskohdista sovitaan paikallisesti työantajan ja luottamusmiehen tai tarvittaessa toissijaisesti henkilöstön valitseman muun edustajan kesken. Järjestelmän käyttö yksittäisen virkamiehen tai työntekijän osalta perustuu vapaaehtoisuuteen. Jos ministeriössä on ollut käytössä aikaisemmin voimassa olleeseen 7 :ään perustunut tasoitusvapaajärjestelmä, sitä voidaan edelleen noudattaa. Lepoajat Työajan järjestelyissä on otettava huomioon päivittäistä lepoaikaa, vuorokausilepoa ja viikoittaista vapaa-aikaa sekä eräitä niiden muutosmahdollisuuksia koskevat määräykset ja säännökset. Varallaolo Tarvittaessa mahdollisesta varallaolosta ja siitä suoritettavasta korvauksesta sovitaan virkamiehen kanssa erikseen työaikalain 5 :n mukaisesti. Jos varallaolosta on tehty alakohtaisia sopimuksia, noudatetaan niitä. Lisä- ja ylityö Lisä- ja ylityötä tehdään esimiehen määräyksestä. Lisä- ja ylityö sekä sunnuntaityö edellyttävät yleensä myös virkamiehen suostumusta. Lisätyöhön virkamiehen suostumus voi olla kertakaikkinen ja ylityöhön kutakin kertaa varten erikseen tai määrätyksi lyhyehköksi ajaksi kerrallaan annettu. Virkamies ei saa kieltäytyä lisä- ja ylityön tekemisestä, jos lisä- ja ylityö on työn laadun ja erittäin pakottavien syiden vuoksi välttämätöntä. Lisä- ja ylitöiden enimmäismäärät Työaikalain soveltamisalan piirissä olevia virkamiehiä koskevat myös työaikalain säännökset ylityön enimmäismääristä. Ylityön enimmäismäärä on 250 tuntia kalenterivuodessa. Lisäksi työpaikoilla voidaan tarvittaessa sopia enintään 80 tunnin lisäylityöstä. Sopimus (joka ei ole luonteeltaan tarkentava virkaehtosopimus) tehdään paikallisten sopijaosapuolten (ministeriö, luottamusmies) kesken. Myös tällaisen lisäylityösopimukseen perustuvan ylityön teettäminen edellyttää pääsääntöisesti virkamiehen suostumusta. Ylityön ehdoton enimmäismäärä on siten 330 tuntia kalenterivuodessa. Tähän enimmäismäärään las- ketaan vasta työaikalain mukaisen säännöllisen työajan ylittävät tunnit (8 tuntia/vrk ja 40 tuntia/vk). Työaikakorvaukset Vain esimiehen määräyksestä tehdystä työstä (lisä- ja ylityö) voi saada työaikakorvauksia. Työaikakorvauksia koskevat sopimusmääräykset sisältyvät valtion työaikasopimuksen 5. lukuun. Keskijohdon (työaikasopimuksen 18, ministeriöiden tarkentavat virkaehtosopimukset palkkausjärjestelmistä) työaikakorvausten muodostumista tarkastellaan kalenteriviikoittain. Työnantaja päättää annetaanko lisätyökorvaus (so. korvaus lisä- ja ylityöstä) vastaavana vapaa-aikana tai rahana. Vapaa-aika on annettava työn tekemistä seuraavan kuuden kuukauden aikana. Rahakorvaus 40 viikkotuntiin saakka on yksinkertainen tuntipalkka ja sen ylittäviltä tunneilta 50 %:lla korotettu tuntipalkka. Lisäksi voi syntyä oikeus sunnuntaityökorvaukseen, joka on 50 % yksinkertaisesta tuntipalkasta.
4 (6) Keskijohtoon kuuluvien virkamiesten kanssa on mahdollista ja usein tarkoituksenmukaista sopia erillisestä euromääräisestä kuukausikorvauksesta, jolla korvataan lisä- ja sunnuntaityöt etukäteisarvion perusteella. Muun henkilöstön osalta lisä- ja ylityökorvaukset määräytyvät työaikasopimuksen 13-17 :ien nojalla ja haittatyökorvaukset pääsääntöisesti työaikasopimuksen 20-27 :ien nojalla. 3. Palkkausjärjestelyt Palkkausjärjestelmien soveltaminen puheenjohtajuuskaudella Kaikissa ministeriössä on käytössä tehtävän vaativuuteen ja henkilökohtaiseen työsuoritukseen perustuvat palkkausjärjestelmät, jotka on rakennettu ministeriöiden omien palkkapoliittisten linjausten mukaisesti. Nykyisin kansainväliset tehtävät ovat usein osa virkamiehen olemassa olevaa toimenkuvaa, jolloin myös niiden vaikutus virkamiehen tehtävän vaativuudessa sekä henkilökohtaisessa työssä suoriutumisessa on jo otettu huomioon. Työantaja päättää tehtävistä ja niiden muutoksista. Palkkausjärjestelmistä tehdyissä sopimuksissa on yleensä sovittu, että vain olennainen muutos tehtävissä käynnistää tehtäväkohtaisen palkanosan uudelleen tarkastelun. Kun tehtävä muuttuu olennaisesti aloitteen arviointimenettelyyn voi tällöin tehdä myös henkilö itse tai häntä edustava luottamusmies. Jos alakohtaisesti on sovittu sijaisuusjärjestelyjen ja muiden määräaikaisten tehtävämuutosten vaikutuksesta palkkaukseen, noudatetaan niitä. Tehtävämuutoksen olennaisuudessa kiinnitetään päähuomio siihen, kuinka paljon tehtävien vaativuus todennäköisesti muuttuu. Muutos on yleensä olennainen myös, kun tehtävät muuttuvat toisentyyppisiksi tai ammattiala vaihtuu, vaikkei vaativuus välttämättä muuttuisi. Olennaisuuteen vaikuttaa myös muutoksen kestoaika. Jos muutos on olennainen, muutetaan yleensä tehtäväkuvausta. Olennaisten tehtävämuutosten yhteydessä tulee huomioida myös suoritusarviointiin liittyvät sopimusmääräykset. Mikäli EU-puheenjohtajuuskauden tehtävät vaikuttavat olennaisesti virkamiehen tehtäviin ja näin ollen myös tehtävien vaativuuteen ja henkilökohtaiseen työsuoritukseen, tämä vaikutus voi olla luonteeltaan joko määräaikainen tai pysyvämpi. Muutokset virkamiehen tehtävissä saattavat myös vaihdella ajallisesti puheenjohtajuuskauden aikana esimerkiksi siten, että olennainen muutos virkamiehen tehtävän vaativuudessa kohdistuukin vain varsinaiselle puheenjohtajuusajanjaksolle 1.7.-31.12.2006, mutta muilta osin virkamiehen toimenkuvaan jo kuuluva kansainvälisyys kattaa myös EU-tehtävät. Näin ollen myös puheenjohtajuustehtävistä mahdollisesti palkkausjärjestelmän perusteella aiheutuva palkkavaikutus voi olla luonteeltaan määräaikainen. EU-avustajien palkkaus määräytyy 3.11.2004 tehdyn tarkentavan virkaehtosopimuksen mukaisesti. EU-puheenjohtajuuskauden erillispalkinta Mikäli puheenjohtajuustehtävistä aiheutuva muutos virkamiehen tehtävissä ei ole palkkausjärjestelmän edellyttämällä tavalla olennainen, mutta kuitenkin todennettavissa (esimerkiksi työryhmän jäsen siirtyy puheenjohtajaksi), ministeriöt voivat harkita missä määrin ja mille ajanjaksolle on tarpeen työnantaja-
päätöksin toteuttaa väliaikaisia erillisratkaisuja puheenjohtajuustehtäviin osallistuvien virkamiesten palkintaan liittyen. Virkamiehen palkkaus muodostuu tällöin sekä palkkausjärjestelmän mukaisesta palkkauksesta että puheenjohtajuuskauden tehtävistä maksettavasta määräaikaisesta, palkkausjärjestelmästä erillisestä lisästä. Mahdollisten palkintaa koskevien erillisratkaisujen tasoa ja kestoa harkittaessa tulee ottaa huomioon, että puheenjohtajuusvuoden aikainen henkilökohtainen työsuoritusarviointi palkkavaikutuksineen tehdään yleisimmin jo vuoden 2007 alkupuolella. Lisä- ja ylityökorvaukset määräytyvät työaikasopimuksen mukaisesti (kts. edellä kohta 2). 5 (6) 4. Vuosilomajärjestelyt Vuosien 2006-2007 vuosilomajärjestelyt toteutetaan voimassa olevien virka- ja työehtosopimusmääräysten (ja vuosilomasäännösten) ja niiden sallimien joustojen mukaisesti. Myös puheenjohtajuustilanteessa on loma pääsääntöisesti pyrittävä antamaan lomapäivinä. Näin voidaan osaltaan vaikuttaa työssä jaksamiseen sekä toiminnan tehokkuuteen. Mahdollisista uuden vuosilomalain mukaisista muutoksista nyt voimassaoleviin vuosilomajärjestelyihin tiedotetaan erikseen. Vuosilomien ajankohta Myös EU-puheenjohtajuustehtävissä työskenteleville tulisi osa vuoden 2006 vuosilomasta pyrkiä antamaan lomavuoden 2006 aikana ja ensisijaisesti lomakautena, jolloin loman sijoittelussa voidaan tarvittaessa suosia elokuuta (EU:n lomakuukausi). Samoin loma voidaan tarvittaessa sijoittaa osin myös vuoden 2006 alkupuoliskolle. Vuosilomasopimuksen 9 :n mukaisesti loma voidaan kuitenkin myös asianomaisen virkamiehen suostumuksella siirtää annettavaksi seuraavana vuonna ennen toukokuun 1 päivää. Vuosilomien vahvistaminen Vuosilomasopimuksen 13 :n mukaan vuosilomat vahvistetaan etukäteen laadittavan suunnitelman mukaan. Ennen suunnitelman vahvistamista on virkamiehelle varattava tilaisuus lausua siitä mielipiteensä. Vahvistetusta lomasuunnitelmasta voidaan poiketa virkamiehen pyynnöstä tai viraston toimenpiteellä, milloin siihen on olemassa painavat syyt. EU-puheenjohtajuus voi aiheuttaa tilanteita, jotka muodostavat tällaisen painavan syyn. Vuosiloman säästäminen Sen estämättä, mitä vuosiloman ajankohdasta on sovittu, virasto ja virkamies voivat vuosilomasopimuksen 15 :n mukaisesti sopia, että virkamies säästää osan vuosittaisista varsinaisista lomapäivistään pidettäväksi joko jo seuraavalla lomakaudella tai sen jälkeen säästövapaana. Säästövapaa annetaan viraston ja virkamiehen tarkemmin sopimina ajankohtina viimeistään viiden vuoden kuluessa sen lomavuoden päättymisestä, jonka varsinaisesta vuosilomasta säästövapaa on säästetty. Vuosiloman säästämisestä ja säästettävien lomapäivien pitoajankohdasta on tehtävä suunnitelma viimeistään silloin, kun virasto varaa virkamiehelle tilaisuuden esittää mielipiteensä loman ajankohdasta. Säästövapaiden pitämistä vuoden 2006 kuluessa tulisi välttää ja vuoden 2006 lomien säästämistä pidettäväksi säästövapaana myöhempinä vuosina edistää.
6 (6) Vuosilomakorvaus Loman rahalla korvaamiseen voidaan turvautua painavista syistä, jotka aiheutuvat puheenjohtajuustehtävistä. Lähtökohtana siis myös puheenjohtajuustilanteessa on loman antaminen mahdollisuuksien mukaan lomana. Mikäli näin ei kuitenkaan painaista syistä johtuen voitaisi tehdä, maksetaan virkamiehelle ministeriön päätöksellä vuosilomakorvaus pitämättä jääneiltä vuosilomapäiviltä (vuosilomasopimus 18 ). 5. Lomaraha Voimassa olevassa virkaehtosopimuksessa on sovittu, että muun muassa 31.3.2006 ja 31.3.2007 päättyviltä lomanmääräytymisvuosilta ansaittu lomaraha voidaan muuttaa palkalliseksi vapaaksi. Vaihtaminen perustuu ministeriön ja virkamiehen väliseen sopimukseen. Sellaisia sopimuksia, joiden mukaan lomarahavapaata pidettäisiin vuoden 2006 aikana tai alkuvuonna 2007 on usein tarkoituksenmukaista välttää. Mikäli puheenjohtajuustehtävät sitä edellyttävät, ministeriö voi noudattaa pidättyvyyttä myös kaikkien harkinnanvaraisten poissaolojen osalta. Osastopäällikkö, valtion työmarkkinajohtaja Teuvo Metsäpelto Vanhempi hallitussihteeri Riitta Bäck