Kirkkoneuvosto 1(8) Aika: Keskiviikko 25.1.2017 kello 16.30 Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Anna-Tiina Järvinen puheenjohtaja, kirkkoherra Kaisa Rönkä varapuheenjohtaja Seppo Eerola jäsen Onni Hämäläinen Reino Korhonen Jukka Lemmetyinen Ville Mielonen Silja Neiglick Pirjo Romppanen Marja-Leena Saastamoinen Kari Seppänen Jatta Tiihonen sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutettu: Heikki J. Oksanen Aimo Ilomäki Matti Ilmivalta kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja talousjohtaja Kokouksessa käsiteltävät asiat: 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja esityslistan hyväksyminen 3 Pöytäkirjan tarkastus 4 Kirkkoneuvoston kokouskäytännöt 5 Yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuus ja täytäntöönpanokelpoisuus 6 Seurakunnan virallinen ilmoitustaulu 7 Jäsenten valinta henkilöstöasiain jaostoon 9 Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2017 10 Seurakunnan nimenkirjoitusoikeus 11 Kotka diakoniarahaston tilin käyttöoikeus 12 Talousjohtaja Jorma Korpelan irtisanoutuminen 13 Kirkkoherran päätöspöytäkirja 14 Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätöspöytäkirja 15 Kiinteistöpäällikön päätöspöytäkirjat 16 Hautaustoimen päällikön päätöspöytäkirja 17 Kirkkoherranviraston työalavastaavan päätöspöytäkirja 18 Papiston ja jumalanpalveluselämän työalavastaavan päätöspöytäkirja 19 Varhaiskasvatuksen työalavastaavan päätöspöytäkirja 20 Saapuneet kirjeet 21 Pöytäkirjat/muistiot 22 Muut mahdolliset asiat 23 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen 1 Kokouksen avaus
Kirkkoneuvosto 2(8) 2 Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Todettaneen kirkkoneuvoston kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3 Pöytäkirjan tarkastus Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa 14 päivän ajan 2. - 16.2.2017 toimiston aukioloaikoina. Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Seppo Eerola ja Onni Hämäläinen. 4 Kirkkoneuvoston kokouskäytännöt Valmistelija kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen puh. 044 752 9552 Ehdotus, kirkkoherra: 1) Päätetään pitää kirkkoneuvoston kokoukset pääsääntöisesti keskiviikkoisin Kotkan seurakuntakeskuksessa (Mariankatu 14), kokoushuone 1. 2) Kokouskutsu postitetaan jäsenille vähintään 4 päivää ennen kokousta. 3) Kirkkoneuvoston kokouspäivät ovat 25.1., 22.2., 29.3., 26.4., 24.5. Tarvittaessa pidetään ylimääräisiä kokouksia. 4) Kirkkoneuvoston kokousten puheenjohtajana toimikaudella 2017-2018 toimii varapuheenjohtaja Kaisa Rönkä (KL10 2, KJ 9 1) Esityslistat lähetetään Kymen Sanomille, Ankkuri-lehdelle, alue-radiolle ja Iskelmäradiolle. Kokouskutsut julkaistaan kotisivuilla www.kotkanseurakunnat.fi 5 Yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuus ja täytäntöönpanokelpoisuus Kotka-Kymin seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa 31.8.2016 käsitellyt asiat: 13 Kokouksen avaus 14 Vapautusten myöntäminen ja läsnäolijoiden toteaminen 15 Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja esityslistan hyväksyminen 16 Pöytäkirjan tarkastus 17 Investointimäärärahamuutos/Parikan kasteluvesijärjestelmä, Metsäkulman kappeli
Kirkkoneuvosto 3(8) 18 Osoitteessa Vesivalliaukio 1 sijaitsevan asuin-liikekerrostalon yhtiöittäminen 19 Muut mahdolliset asiat 20 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Kotka-Kymin seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa 14.12.2016 käsitellyt asiat: 21 Kokouksen avaus 22 Vapautusten myöntäminen ja läsnäolijoiden toteaminen 23 Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja esityslistan hyväksyminen 24 Pöytäkirjan tarkastus 25 Kiinteistö- ja hautaustoimen määrärahojen muutokset 2016 talousarvioon 26 Kiinteistöjen katselmukset 27 Hautausmaiden katselmuspöytäkirja 28 Muut mahdolliset asiat 29 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Todetaan yhteisen kirkkovaltuuston 31.8.2016 ja 14.12.2016 kokousten päätökset laillisiksi ja täytäntöönpanokelpoisiksi. 6 Seurakunnan virallinen ilmoitustaulu Valmistelija talousjohtaja Matti Ilmivalta puh. 040 706 2363 Kuulutuksia ja virallisia ilmoituksia varten on seurakunnalla oltava ilmoitustaulu, joille em. ilmoitukset pannaan julkisesti nähtäväksi. Lisäksi em. ilmoitukset julkaistaan seurakunnan internetsivuilla. Ehdotus talousjohtaja: Kotka-Kymin seurakunnan virallinen ilmoitustaulu on kirkkoherranviraston seinällä osoitteessa Mariankatu 14, Kotka 7 Jäsenten valinta henkilöstöasiain jaostoon Valmistelija talousjohtaja Matti Ilmivalta puh. 040 706 2363 Kirkkoneuvoston ohjesääntö 10 : Kirkkoneuvosto asettaa keskuudestaan toimikaudekseen henkilöstöasiain jaoston, johon kuuluu puheenjohtajana kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja sekä lisäksi 3 muuta jäsentä ja näiden henkilökohtaiset varajäsenet. Jaosto valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Kirkkoneuvosto 25.1.2017: Kirkkolaki 23 luku 8 : Naisten ja miesten edustus toimielimissä:
Kirkkoneuvosto 4(8) Jollei erityisestä syystä muuta johdu, tulee kirkollisissa toimielimissä olla sekä naisia että miehiä kumpiakin vähintään 40 prosenttia lukuun ottamatta kirkolliskokousta, hiippakuntavaltuustoa, tuomiokapitulia, kirkkovaltuustoa, yhteistä kirkkovaltuustoa ja seurakuntaneuvostoa. Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto: 1. toimittaa henkilöstöasian jaoston jäsenten (3) vaalin 2. toimittaa varsinaisten jäsenten henkilökohtaisten varajäsenten vaalin. 8 Kotkan seurakuntakeskuksen kehittämishankkeen projektiryhmä Valmistelija talousjohtaja Matti Ilmivalta puh. 040 706 2363 Kotka-Kymin seurakuntaneuvoston ohjesääntö 8 : Strategista suunnittelua, toiminta- ja taloussuunnitelman käsittelyä, rakennushankkeita sekä muita merkittäviä asioita varten kirkkoneuvosto voi asettaa toimikuntia, joihin kuuluu jäseninä kirkkoneuvoston nimeämiä luottamushenkilöitä ja seurakunnan viranhaltijoita. Kirkkoneuvosto nimeää toimikunnan puheenjohtajan ja sihteerin. Kotka-Kymin seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto 21.9.2016 111 : Valmistelevaan työryhmään Kotka-Kymin seurakuntayhtymän edustajiksi tulisi nimetä luottamushenkilöitä, viranhaltijoita. Asiantuntijajäseninä työryhmässä jatkavat Vesa Moisio ja Lars Olsson. Ehdotus, hallintojohtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää nimetä valmistelevan työryhmän jäseniksi järjestelytoimikunnan puheenjohtajan Kaisa Röngän, järjestelytoimikunnan varapuheenjohtajan Heikki J Oksasen, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajan Ville Mielosen, kirkkoherra Hannu Marttilan (pj), kirkkoherra Anna-Tiina Järvisen ja hallintojohtaja Jorma Korpela. Kutsutaan työryhmään Kotkan kaupungilta 2-3 edustajaa. Työryhmän asiantuntijoina ovat Vesa Moisio ja Lars Olsson. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti ehdotuksen mukaisesti. Kirkkoneuvosto 25.1.2017: Ehdotus talousjohtaja: Valitaan kirkkoneuvoston toimikaudeksi 2017-2018 Kotkan seurakuntakuntakeskuksen kehittämishankkeelle projektiryhmä, joka toimii hankkeen ohjausryhmänä. Projektiryhmään valitaan: kirkkovaltuuston puheenjohtaja, kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtaja, seurakuntatyön johtokunnan puheenjohtaja, kirkkoherra, talousjohtaja ja kirkkoherranviraston työalavastaaja. 9 Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2017 Valmistelija talousjohtaja Matti Ilmivalta, puh. 040 706 2363 Kotka-Kymin seurakunnan taloussääntö: 4 Talousarvion täytäntöönpano
Kirkkoneuvosto 5(8) Kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset hallintoelimet ja viranhaltijat saavat tiedot kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarvion täytäntöönpanoon liittyvistä ohjeista. 5 Talousarvion muutokset Määrärahan ja tuloarvion muutosesityksissä selvitetään myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä selvitetään muutoksen vaikutus määrärahoihin ja tuloarvioihin. Muutettaessa talousarviota hyväksytään kaikki ne talousarvion osat, joihin muutos vaikuttaa. Talousarvion muutokset on esitettävä kirkkovaltuustolle tilikauden aikana. Talousarvio-ohje 2017 toimitetaan kokouskutsun mukana. Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto käsittelee ja hyväksyy vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen. 10 Seurakunnan nimenkirjoitusoikeus Valmistelija talousjohtaja Matti Ilmivalta, puh. 040 706 2363 Kirkkolain 7 luvun 7 : Kirkkoneuvosto tai seurakuntaneuvosto päättää seurakunnan ja yhteinen kirkkoneuvosto seurakuntayhtymän nimenkirjoitusoikeudesta. Sopimusten ja muiden asiakirjojen allekirjoittaminen perustuu kirkkoneuvostossa, henkilöstöasiain jaostossa tai kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnassa tehtyihin päätöksiin tai ohjesäännön perusteella tehtyihin viranhaltijapäätöksiin. Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto päättää myöntää kirkkoherralle, talousjohtajalle ja kirkkoherranviraston työalavastaavalle Kotka-Kymin seurakunnan nimenkirjoitusoikeuden yksin. Viranhaltijapäätöksellä tehdyistä hankinnoista tehtävät hankintasopimukset allekirjoittaa päätöksen tehnyt viranhaltija yksin. Kirkkoneuvosto päättää, että kiinteistöpäälliköllä on oikeus allekirjoittaa yksin rakennuslupahakemukset, korjausrakentamisen toimenpidelupahakemukset ja vuokrasopimukset sekä talousjohtajan valtuuttamana urakkasopimukset. 11 Kotka diakoniarahaston tilin käyttöoikeus Valmistelija talousjohtaja Matti Ilmivalta, puh. 040 706 2363 Kotkan diakoniarahaston tilin (FI42 5172 0220 1269 17) käyttöoikeus on vuodesta 2015 saakka ollut pääkirjanpitäjä Erja Toivoselle ja kirjanpitäjä Kirsi Saariselle yksin.
Kirkkoneuvosto 6(8) Kun diakoniarahaston avustuksiin liittyvissä asiakkaiden laskujen maksamisessa siirrytään verkkopankkimaksamiseen, on käyttöoikeus oltava yhdellä tilinkäyttäjällä eikä kahdella yhdessä. Ehdotus talousjohtaja: Kirkkoneuvosto päättää myöntää Kotkan diakoniarahaston tilin FI42 5172 0220 1269 17 käyttöoikeuden pääkirjanpitäjä Erja Toivoselle ja kirjanpitäjä Kirsi Saariselle yksin. 12 Talousjohtaja Jorma Korpelan irtisanoutuminen Valmistelija kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen puh. 044 752 9552 Talousjohtaja Jorma Korpela on kirjeellään 3.1.2017 irtisanoutunut eläkkeelle siirtymisen johdosta Kotka-Kymin ja Pyhtään seurakuntien yhteisestä talousjohtajan virasta 1.4.2017 alkaen. Ehdotus kirkkoherra: Kirkkoneuvosto myöntää Jorma Korpelalle eron Kotka-Kymin ja Pyhtään seurakuntien yhteisestä talousjohtajan virasta 1.4.2017 alkaen eläkkeelle siirtymisen johdosta. 13 Kirkkoherran päätöspöytäkirja - 1 Diakoniatyön taloudellisen avustamisen periaatteet 14 Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätöspöytäkirja - 7 Hoitovapaan sijaisen palkkaaminen 15 Kiinteistöpäällikön päätöspöytäkirjat Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa. - 1 Määräaikainen työsopimus - 2 Määräaikainen työsopimus - 3 Määräaikainen työsopimus - 4 Määräaikainen työsopimus
Kirkkoneuvosto 7(8) - 5 Korvaus sähkön kulutuksesta ja asumishaitasta Tapulin vesivuotokorjauksen aikana asunnossa 28-6 Korvaus sähkön kulutuksesta ja asumishaitasta Tapulin vesivuotokorjauksen aikana asunnossa 34-7 Korvaus sähkön kulutuksesta ja asumishaitasta Tapulin vesivuotokorjauksen aikana asunnossa 40 16 Hautaustoimen päällikön päätöspöytäkirja - 4 Tarjous Parikan kappelin urkujen ilmankostuttimen vuosihuollosta 17 Kirkkoherranviraston työalavastaavan päätöspöytäkirja - 1 Kirkkoherranviraston toimistosihteerin palkkaaminen 18 Papiston ja jumalanpalveluselämän työalavastaavan päätöspöytäkirja - 1 Perehdyttämiskorvaus 19 Varhaiskasvatuksen työalavastaavan päätöspöytäkirja - 1 Lastenohjaajan työvapaahakemus
Kirkkoneuvosto 8(8) 20 Saapuneet kirjeet 1. Kirkkohallituksen yleiskirje 19/2016 - Jokainen seurakunta voi olla liikkuva seurakunta 2. Kirkkohallituksen yleiskirje 20/2016 - Suomen itsenäisyyden satavuotisjuhlavuosi 3. Kirkkohallituksen yleiskirje 21/2016 - Rakennemuutosten hallinnollinen ohjeistus ja puuttumiskynnyksen määrittely 4. Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A6/2016 - Luottamusmieskurssit 5. Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A7/2016 - Luontoisetujen verotusarvot 1.1.2017 lukien - Matkakustannusten korvausmäärät 1.1.2017 lukien 6. Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli - Kehittämisavustus, asianro 2015-00391 7. Tulosvertailu lokakuu 2016 8. Tulosvertailu marraskuu 2016 9. Pyhtään seurakunta - Kirkkoneuvoston pöytäkirjanote 17.11.2016, 81 Kotka-Kymin ja Pyhtään seurakuntien yhteinen talousjohtajan virka 10. Pyhtään seurakunta - Kirkkovaltuuston pöytäkirjanote 17.11.2016, 81 Kotka-Kymin ja Pyhtään seurakuntien yhteinen talousjohtajan virka 21 Pöytäkirjat/muistiot - Langinkosken seurakuntaneuvosto 3/2016 22 Muut mahdolliset asiat 23 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen.