Taseri 4.0 Käyttöohje. Taseri 4.0. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 1

1 Taseri 4.0 Käyttöohje Taseri 4.0 Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 1

T A S E R I S E U R A N J A Y H D I S T Y K S E N K I R J A N P I T O Käyttöohje Web-Media Huopalahdentie 3 E 84 00330 HELSINKI Puh. 050 517 5386 Fax. 050 8517 5386 Email: timo.mattila@web-media.fi Internet: www.web-media.fi Huomautus Tämän asiakirjan sisältämiä tietoja voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. Web-Media ei anna mitään tähän materiaaliin liittyviä takuita sen sopivuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Web-Media ei ole vastuussa tässä materiaalissa olevista virheistä tai satunnaisista tai seurannaisista vahingoista, jotka liittyvät tämän materiaalin toimittamiseen, sisältöön tai käyttämiseen. Microsoft, Windows, Windows NT ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Pentium on Intel Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 2

Sisällysluettelo SISÄLLYSLUETTELO ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 YLEISESTI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Käyttöliittymä ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Ominaisuudet ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Varmuuskopiointi------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 ASENNUS JA KÄYTTÖÖNOTTO--------------------------------------------------------------------------------------- 6 Laitteistovaatimukset-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Asennus yleisesti-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Internet asennus -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Internet paketin asennustiedostot ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Asennuksen kulku---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Windows Vista ja Windows XP--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Windows 2000----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 CD asennus -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Asennuslevy ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Asennuksen kulku---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Windows Vista ja Windows XP--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Windows 2000----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Ohjelman käynnistäminen ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Ensimmäinen käynnistys (Windows Vista)----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Ohjelman rekisteröinti ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 8 Yhdistyksen asetukset ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Asetusikkuna---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Työkalupalkki -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10 Ohjauspaneeli (Windows) asetukset------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Suositeltavat asetukset----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11 Demotietokannat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 11 Yhdistyksen oma tietokanta----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Yhdistyksen tietokanta mallitietokannasta-----------------------------------------------------------------------------------------------------------12 Mallitilikartan muokkaus oman yhdistyksen tarpeisiin -----------------------------------------------------------------------------------------12 Yhdistyksen tietokanta käytössä olevasta esimerkkitietokannasta -------------------------------------------------------------------------------12 Tietokannan tyhjennys----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 TILIT ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14 Aloitus ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 Tilien syöttäminen ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 Avausviennit ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14 Työkalupalkki -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------15 Tililuettelo tuloste ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------15 TOSITTEET ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16 Avausviennit ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 Ensimmäisen tositteen syöttö --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 3

Tosite -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16 Tositteen viennit-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17 Huomautuksia tositteiden syötöstä--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17 Päivämäärä --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17 Tallenna painike --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17 Muut toiminnot-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 Haku ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------18 Hakemistopuu -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------18 Tilien saldot----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------18 Tilien tarkastelu -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------19 Työkalupalkki -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------19 Tulostaminen----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 Esikatseluikkunan toimintonapit ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------20 Tilinpäätösviennit ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 TULOS JA TASE -----------------------------------------------------------------------------------------------------------21 Näyttö ja perustoiminnot -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 Mallin rakenne-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------22 Uuden mallin luonti--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22 Esimerkki ryhmien luonnista ja tilien valinnasta ---------------------------------------------------------------------------------------------------22 Rivin tiedot-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------23 Välisumma --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------24 Esimerkki välisummasta Kulujäämä (varsinaisen toiminnan jälkeen)-------------------------------------------------------------------------24 Tulostusjärjestys-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------26 Mallin tarkistaminen ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------26 Suojattu malli --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------26 Tulostaminen----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 Tuloslaskelma tuloste--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------27 Tilikauden vaihdos---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28 MONISEURAOMINAISUUDET -----------------------------------------------------------------------------------------29 Moniseuratuki --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29 Moniseuratuen käyttöönotto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------29 Seuran valinta--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------29 Uuden seuran luonti-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------29 Rekisteröinti ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------30 Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 4

Luku 1 Yleisesti Taseri on yhdistyksille ja seuroille kehitetty kir janpitosovellus. Taserilla kirjataan tilikauden tilitapahtumat, luodaan ja tulostetaan tilinpäätös, tuloslaskelma ja tase. Käyttöliittymä Taserin käyttöliittymät on pidetty mahdollisimman yhtenäisinä jokaisessa ohjelman ikkunassa. Vastaavat toiminnot käynnistetään samannäköisistä ja -nimisistä havainnollisista painikkeista ja valikoista. Kaikki Taserin toiminnot saa käynnistettyä sekä hiirellä että näppäimistöllä. Aluksi Taseria on varmasti helpompi käyttää hiiren avustuksella. Käyttö on kuitenkin huomattavasti sujuvampaa näppäimistöltä. Jokaiselle yleisimmin käytetylle toiminnolle on annettu oma pikanäppäin. Lisäksi valikot voi avata näppäinyhdistelmillä. Erityisesti on kiinnitetty huomiota tositteiden kirjaamisnopeuteen. Kirjaamisessa voidaan hyödyntää lähes yksinomaan numeronäppäimistöä. Ominaisuudet Taseri hyödyntää SQL tietokantaa ja mahdollistaa tietojen monipuolisen yhdistelyn juuri siten kuin halutaan. Tästä on hyötyä juuri kirjanpidossa, jossa jokaisen yhdistyksen tuloslaskelma ja tase voidaan muotoilla halutuksi lähes rajoituksetta. Taserissa voidaan tulostaa päiväkirja, pääkirja, tilikartta, tuloslaskelma ja tase. Varmuuskopiointi Taseri sisältää oman toiminnon tietokannan varmuuskopion tekemiseen. Klikkaamalla Taserin pääikkunan Tiedosto valikosta löytyvää Tietokannan varmuuskopio kohdasta Taseri kopioi käytössä olevan tietokannan asetusikkunassa määrättyyn hakemistoon. Oletuksena on a: -asema, yleisimmin 1,44MB levykeasema. Ennen tietokannan varmuuskopiointia on syytä käynnistää Taseri uudestaan ja tehdä kopiointi käynnistyksen jälkeen ennen kuin muita ohjelman toimintoja on käytetty. Muista tehdä varmuuskopiot säännöllisesti, esim. viikoittain tai aina, kun tietoja on syötetty tai muutettu! Varmuuskopioita on hyvä ottaa myös useammalle eri levykkeelle, jotta riski tietojen menetykselle olisi mahdollisimman pieni. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 5

Luku 2 Asennus ja käyttöönotto Taseri asennetaan joko levykkeiltä, CD:ltä tai Internetistä ladatulla asennusohjelmalla. Laitteistovaatimukset Taseri ohjelma on toteutettu nykyaikaisilla Microsoft Windows ohjelmointivälineillä. Alla on lista ohjelman vaatimuksista. Suosittelemme Windows Vista tai Windows XP käyttöjärjestelmää ja lasertulostinta. Windows Vista, Windows XP, Windows 2000 Laser- tai mustesuihkutulostin; mustesuihkutulostimissa huomioi arkistointikelpoisuus! Asennus vaatii kiintolevytilaa n. 10 MT Asennus yleisesti HUOM! Taserin esittelyversio ja rekisteröity versio tarkoittavat samaa ohjelmaa. Esittelyversion mukana ei tule rekisteröintiavainta. Mikäli olet hakenut esittelyversion Internetistä ja toteat ohjelman käyttökelpoiseksi, voit alkaa syöttämään todellisia tietoja heti. Kun tilaat rekisteröintiavaimen, mitään syöttämistäsi tiedoista ei mene hukkaan! (Kts. Ohjelman rekisteröinti ja Yhdistyksen oma tietokanta kappaleet) Ohjelmaa ei myöskään tarvitse eikä kannata asentaa uudestaan CD:ltä. Lisää vain rekisteröintiavain. Paperitulosteet ovat mahdollisia vasta rekisteröintiavaimen syötön jälkeen. Mikäli olet tilannut Web-Medialta Taserin CD:llä, voit siirtyä suoraan CD asennus kappaleeseen. Internet asennus Internet paketin asennustiedostot Taserin Internet asennus vaatii, että olet ladannut Web-Median kotisivuilta (www.web-media.fi) Taseri.msi tai TaseriAs.exe tiedoston koneellesi haluamaasi hakemistoon. Tiedoston koko on n. 7 MB. Asennuksen kulku Ennen kuin käynnistät asennusohjelman, sulje kaikki muut avoinna olevat ohjelmat. Näin varmistat, että asennusohjelma pystyy kopioimaan kaikki tarvittavat tiedostot oikeisiin hakemistoihin ja että asennus menee virheettömästi loppuun. Windows Vista ja Windows XP Käynnistä Taseri.msi siitä hakemistosta, johon sen latasit. Asennusohjelma etenee helposti klikkaamalla ikkunan oikeasta alakulmasta Seuraava painiketta. Asennuskansion voi halutessaan vaihtaa, mutta suosittelemme käyttämään asennusohjelman ehdottamaa kansiota. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 6

Windows Vista sisältää ns. käyttäjätilien valvonta ominaisuuden. Jos tämä ominaisuus on käytössä, tulee juuri ennen ohjelman varsinaista asennusta ikkuna Käyttäjätilien valvonta ja teksti Tunnistamaton ohjelma haluaa käyttää tietokonetta. Valitse Salli, jolloin asennusohjelma jatkaa asennusta. Windows 2000 Käynnistä TaseriAs.exe hakemistosta johon sen latasit. Näytölle avautuu ikkuna, josta Setup painiketta klikkaamalla käynnistyy Taserin asennus. Asennusohjelma aloittaa tiedostojen purkamisen. Riippuen tietokoneessa entuudestaan käytetyistä ohjelmista, asennus saattaa pyytää tietokoneen käynnistämistä uudelleen tiedostojen purkamisen jälkeen. Tällöin Windows-käyttöjärjestelmä pitää sulkea ja mielellään katkaista tietokoneesta virta kokonaan ennen uudelleenkäynnistystä. Kun tietokone on käynnistynyt uudestaan, tulee asennusohjelma käynnistää uudestaan klikkaamalla TaseriAs.exe ohjelman kuvaketta. Asennusohjelma jatkaa nyt tiedostojen kopiointia ja kysyy mihin hakemistoon Taseri asennetaan. Suosittelemme että käytetään oletushakemistoa, ellei hakemiston vaihtamiselle ole erityistä syytä. CD asennus Asennuslevy Taseri toimitetaan niin haluttaessa 1:llä CD levyllä. Asennuksen kulku Ennen kuin asetat CD-levyn asemaan, sulje kaikki muut avoinna olevat ohjelmat. Näin varmistat, että asennusohjelma pystyy kopioimaan kaikki tarvittavat tiedostot oikeisiin hakemistoihin ja että asennus menee virheettömästi loppuun. Windows Vista ja Windows XP CD-levyn asettamisen jälkeen avautuu tavallisesti ikkuna, joka näyttää CD-levyllä olevat tiedostot. Käynnistä CD:ltä Taseri.msi niminen tiedosto kaksoisklikkaamalla sitä luettelosta. Mikäli luettelo ei aukea automaattisesti, voit avata sen käsin Windows Vistassa käynnistä valikosta avata Tietokone-ikkunan, avata sieltä DVD / CD-aseman. Windows XP:ssä pitää vastaavasti avata Oma tietokoneikkunan ja sieltä avata DVD / CD-aseman. Ja käynnistä CD:ltä Taseri.msi niminen tiedosto. Asennusohjelma etenee helposti klikkaamalla ikkunan oikeasta alakulmasta Seuraava painiketta. Asennuskansion voi halutessaan vaihtaa, mutta suosittelemme käyttämään asennusohjelman ehdottamaa kansiota. Windows Vista sisältää ns. käyttäjätilien valvonta ominaisuuden. Jos tämä ominaisuus on käytössä, tulee juuri ennen ohjelman varsinaista asennusta ikkuna Käyttäjätilien valvonta ja teksti Tunnistamaton ohjelma haluaa käyttää tietokonetta. Valitse Salli, jolloin asennusohjelma jatkaa asennusta. Windows 2000 Asennusohjelma käynnistyy automaattisesti, kun CD-asema on havainnut Taserin CD-levyn. Mikäli mitään ei näytä tapahtuvan, voit käynnistää CD-levyn juuressa olevan setup.exe ohjelman. Tämä onnistuu esim. avaamalla Käynnistä -valikosta Suorita -ikkuna. Kirjoita Suorita -ikkunan Avaa -kenttään X:\setup.exe, missä X on CD-aseman tunnus. Yleensä on käytössä tunnus D, jolloin kirjoitat D:\setup.exe. Asennusohjelma kopioi asennustiedostot tietokoneen kiintolevylle. Kun tiedostot on kopioitu, tietokone aloittaa tiedostojen purkamisen. Riippuen tietokoneessa entuudestaan käytetyistä ohjelmista, asennus saattaa pyytää tietokoneen käynnistämistä uudelleen tiedostojen purkamisen jälkeen. Tällöin Windowskäyttöjärjestelmä pitää sulkea ja mielellään katkaista tietokoneesta virta kokonaan ennen uudelleenkäynnistystä. Ota asennus-cd pois asemasta ennen uudelleenkäynnistystä. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 7

Kun tietokone on käynnistynyt uudestaan, tulee asennusohjelma käynnistää uudestaan. Aseta asennus-cd takaisin asemaan. Mikäli asennusohjelma ei käynnisty automaattisesti uudestaan, avaa Käynnistä -valikosta Suorita -ikkuna ja kirjoita Avaa -kenttään D:\setup.exe. Asennusohjelma jatkaa nyt tiedostojen kopiointia ja kysyy mihin hakemistoon Taseri asennetaan. Suosittelemme käyttämään oletushakemistoa, ellei hakemiston vaihtamiselle ole erityistä syytä. Ohjelman käynnistäminen Riippumatta asennustavasta, Taseri käynnistetään samalla tavalla. Asennusohjelma tekee ohjelmalle käynnistyskuvakkeen työpöydälle sekä Käynnistä valikkoon. Ensimmäinen käynnistys (Windows Vista) Riippumatta asennustavasta, ensimmäisellä käynnistyskerralla, Windows Vista käyttöjärjestelmällä, näyttöön tulee tärkeä ilmoitus. (Windows XP ja 2000 käyttöjärjestelmillä tätä ilmoitusta ei tule.) Kun haluat ottaa Taserin yhdistyksen käyttöön, perusta oma tietokanta. Oman tietokannan perustaminen on neuvottu tarkemmin käyttöohjeen kappaleessa Yhdistyksen oma tietokanta. Ohjelman rekisteröinti Rekisteröinti suoritetaan napsauttamalla Rekisteröi kuvaketta. Web- Media toimittaa rekisteröintiavaimen käyttöoikeuslisenssiehtojen mukana postitse tai suoraan Internetin välityksellä. Tuotepaketissa rekisteröintitiedot ovat kansion viimeisellä sivulla. HUOM! Isot ja pienet kirjaimet huomioidaan avainta laskettaessa, eli kirjoita yhdistyksen nimi tarkasti oikein! Nimi näkyy kaikissa tulosteissa. Kun rekisteröinti on oikein suoritettu, Rekiströi kuvake häviää ja tilalle tulee Web-Median logo. Rekisteröinti ikkunasta voidaan tulostaa Taserin tilauslomake, mikäli ohjelmalisenssiä ei ole vielä hankittu. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 8

Yhdistyksen asetukset Taseri tarvitsee oikein toimiakseen yhdistykseen liittyviä tietoja. Nämä tiedot syötetään ainoastaan kerran, mieluiten heti asennuksen jälkeen. Asetusikkuna Asetukset syötetään erityisen asetusikkunan avulla. Tämä ikkuna avataan Taserin pääikkunan Tiedosto valikosta valitsemalla Asetukset. Asetukset -ikkunaan syötetään kaikki Taserin käyttämä valittavissa oleva perustieto. Asetukset vaikuttavat ohjelman toimintaan. Käyttöoikeus: Ostettu tai Vuokrattu, valitse hankintatavan / lisenssipaperin mukaisesti. Vuokrattu vaihtoehto kysyy myös vuokravuoden avain kentän alla. Nimi: Yhdistyksen nimi, HUOM! isot ja pienet kirjaimet pitää kirjoittaa täsmälleen niin kuin ne on rekisteröintiavaimen yhteydessä ilmoitettu. Tietokanta: Käytettävän tietokantatiedoston hakupolku ja tiedostonimi. Tästä tiedostosta on hyvä pitää ja tehdä uusia varmuuskopioita aina kun uusia tietoja on syötetty. Tämän tiedoston myös Taserin Tietokannan varmuuskopiotoiminto kopioi. Varmistushakemisto: Käytettävän varmistushakemiston hakupolku. Tähän hakemistoon kopioidaan Taserin pääikkunan Tietokannan varmuuskopio toiminnolla käytössä oleva tietokanta. Oletuksena a:\. Varmistushakemisto asetuksen pitää päättyä \ merkkiin. Tietokannan nimeä ei voi kopioinnin yhteydessä muuttaa. Avain: Ohjelman rekisteröintiavain, jonka Web-Media toimittaa. Avain on sidottu Nimi kenttään ja mikäli avain ei vastaa nimeä, ohjelma toimii ns. esittelyversiotilassa. Web-Media toimittaa rekisteröintiavaimen käyttöoikeuslisenssiehtojen mukana postitse tai sähköisesti Internetistä. Tulostusmarginaalit: Taserin kaikki tulosteet on suunniteltu tulostettaviksi nykyaikaisilla laser- ja mustesuihkukirjoittimilla siten, että tehokas tulostusalue A4 arkilla olisi mahdollisimman suuri. Joillakin tulostimilla voi kuitenkin olla vaikeuksia tulostaa aivan paperin reunoihin. Joissakin mustesuihkutulostimissa jää varsinkin alamarginaali isoksi. Jos tulosteesta jää jotakin tulostumatta, niin säätämällä marginaaleja asia saadaan korjattua. Marginaaliasetukset annetaan millimetreinä. Tavallisesti marginaalit saavat olla 0. Fonttiasetukset: Taserin kaikkien tulosteiden kirjasinlajia ja kokoa voidaan muuttaa. Koko on rajoitettu välille 8 12. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 9

Käytä Taseri 2.x... valinnoilla voit käyttää Taseria 2. versiosta tutuilla käyttöliittymillä. Tilikausi: Tilikausikenttiin syöteteään sekä kuluvan että edellisen tilikauden alku- ja loppupäivämäärä. Kuluvalla tilikaudella tarkoitetaan sitä tilikautta, jolle tositteita halutaan kirjata. Vaihda tilikausi: Tästä käynnistetään tilikauden vaihto toiminto. Tätä toimintoa ei käytetä silloin kun Taserin käyttö aloitetaan tyhjän (tai mallitietokannan) tietokannan päälle. Tällöin kirjoitetaan vain halutut tilikausien päivämäärät Tilikausikenttiin. Vaihda tilikausi toiminto siirtää tehdyt tositteet ja viennit vertailutietoihin ja tyhjentää alkavan tilikauden tositteet ja viennit. Tilikauden vaihdosta tarkemmin luvussa 5. Tulosta päivä- ja pääkirja vaakasuuntaan valinnalla Taserin päivä- ja pääkirjat voi tulostaa myös vaakasuuntaan. Moniseuratuki käytössä valinnasta kerrotaan lisää liitteessä A. Näytä tilin saldo luettelosta valitaan tili, jonka saldo näytetään tositteiden kirjausikkunassa. Tähän kannattaa valita pankkitili, jolloin pankkitilin saldon näkee kirjausten edetessä näytöllä. Tilikauden voitto taseella luettelosta valitaan tili, jolle tilikauden voitto kirjataan taseella. Automaattisesti uusi tosite viennin mennessä tasan valinnalla tositteiden syöttö lisää uuden tositteen aina kun tositetta syötettäessä tositteen saldo on tasan. Sähköpostiosoite: Sähköpostiosoitetta käytetään huoltotiedoston lähettämisessä lähettäjän sähköpostiosoitteena. (Huoltotiedoston lähetys lähettää sähköpostiviestin ja siinä mukana varmuuskopion tietokannasta. Toimintoa käytetään ongelmatilanteita selvitettäessä.) SMTP palvelin: Sähköpostipalvelimen (SMTP) osoite, joka selviää Internet yhteyden tarjoajan papereista ja jota käytetään sähköpostiohjelmissa lähtevän postin osoitteena. Rivin päässä olevalla painikkeella voi yrittää automaattista sähköpostipalvelimen osoitteen tunnistamista. Tunnistamisen onnistuminen on kiinni Internetyhteydestä. Mikäli tunnistus ei onnistu, kirjoita palvelimen osoite käsin. Kun kaikki tiedot on kirjoitettu, klikkaa tallenna painiketta [F3]. Asetusikkuna sulkeutuu automaattisesti. Mikäli nimi ja avain kentät vastaavat toisiaan, pääikkunan otsakeriville tulee annettu seuran nimi näkyviin. Ohjelma on nyt täysin toimintakunnossa. Työkalupalkki Tallenna: Tallentaa asetustiedot [F3]. Peru: Peruuttaa viimeksi tekemäsi muutokset [Ctrl + Z]. Sulje: Sulkee Asetukset -ikkunan [Alt + F4]. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 10

Ohjauspaneeli (Windows) asetukset Windows-käyttöjärjestelmän ohjauspaneelissa asetettavat asetukset vaikuttavat Taserissa päivämäärien, lukujen ja valuuttasymbolien syöttömuotoihin sekä tulosteiden tulostusasuun. Ohjauspaneelin ulkoasu ja termit vaihtelevat hieman eri Windowskäyttöjärjestelmäversioiden välillä. Voit tarkista asetusten sijainnin oman käyttöjärjestelmäsi ohjekirjasta tai muusta Windows oppaasta. Windows XP käyttää nimitystä Aluekohtaiset- ja kieliasetukset ja sieltä Mukauta. Suositeltavat asetukset Nämä asetukset ovat käytön kannalta suositeltavia mutta eivät pakollisia. - desimaalierottimeksi, (pilkku) - numeroryhmien erottimeksi välilyönti (tuhannet erikseen) - valuutta symboli - lyhyen päivämäärän muoto p.m.vvvv (tai pp.mm.vvvv) Demotietokannat Taserin mukana toimitetaan 3 mallitietokantaa ja yksi tyhjä tietokanta. 1. Demo1.mdb - Oletustietokanta ohjelmaa ensi kertaa käynnistettäessä. Erittäin pienen yhdistyksen esimerkkitietokanta. Mukana myös tositteita ja vientejä. Voit kokeilla eri tulosteita ja tehdä lisää vientejä, tilejä ja vaikka muokata tuloslaskelmaa ja tasetta. 2. Demo2.mdb - Harjoitustietokanta 3. Demo3.mdb - erittäin laaja malli. 4. Taseri.mdb tyhjä tietokanta. Demotietokantoja voi vaihdella Taserin pääikkunasta Tiedosto valikon Asetukset kohdasta. Voit harjoitella ohjelman käyttöä myös luomalla mallitietokannasta uuden tietokannan. Mallitietokanta sisältää mallitilikartan yhdistyksille. Mallitilikartan käyttöönotosta lisää seuraavalla sivulla. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 11

Yhdistyksen oma tietokanta Yhdistyksen tietokanta mallitietokannasta Yhdistyksen kirjanpidon pohjaksi voidaan kopioida ns. mallitietokanta, joka sisältää perustilit yhdistykselle sekä niiden pohjalta laaditut tuloslaskelma- ja tasemallit. Oma tietokanta luodaan käyttäjän Omat tiedostot\taseri kansioon. Klikkaamalla Taserin pääikkunan Tietokanta valikosta löytyvää Luo tietokanta mallista kohtaa, voit aloittaa mallin luonnin. Taseri pyytää tämän jälkeen nimeä uudelle tietokannalle. Nimen pituus saa olla enintään kahdeksan kirjainta. Nimeksi voi antaa esim. lyhenteen yhdistyksen nimestä. Taseri kertoo kopioinnin onnistumisesta ja pyytää tämän jälkeen käynnistämään Taserin uudestaan. Seuraavan käynnistyksen jälkeen mallitilikartta on automaattisesti käytössä. Mallitilikartan muokkaus oman yhdistyksen tarpeisiin Mukana tuleva mallitilikartta on sellaisenaan toimiva, mutta vaatii vähintäänkin tilien uudelleen nimeämistä. Tarkempia neuvoja tilien nimeämisestä ja tuloslaskelma- ja tasemalleista löytyy luvuista 3 ja 5. Suosittelemme, että ennen mallitilikartan muokkausta tulostetaan tilikartta siten kuin se on juuri mallista kopioituna. Tilikartan saa tulostettua Tuloslaskelma- ja tase ikkunan Tiedosto valikosta valitsemalla Tulosta tilikartta. Tulosteelta selviää mallitilikartan sisältö, tilien numerointi ja ryhmittely. Esim. Varsinainen toiminta ryhmän alle on tehty malliksi kaksi toiminnanalaa ja näille jaottelu alaryhmiin tuotot ja kulut. Toiminnanalojen tuottotilit on nimetty yleisesti esim. Tulotili 1 ja Tulotili 2. Nämä ja muut vastaavat yleisesti nimetyt tilit on syytä nimetä toimintaa kuvaaviksi. Lisäksi mm. kulutilejä täytynee lisätä, jotta kulut saadaan riittävästi eroteltua. Yhdistyksen tietokanta käytössä olevasta esimerkkitietokannasta Toinen vaihtoehto oman yhdistyksen kirjanpidon aloittamisessa on käyttää pohjana esimerkkitietokantoja, josta voi tehdä kopion omalle yhdistykselle. Kun olet harjoitellut ja katsellut esimerkkitietokantoja tarpeeksi ja haluat aloittaa oman yhdistyksen oikeiden tietojen syöttämisen tietokantaan, voit ottaa tietokannan pohjaksi esittelykäytössä olevan tietokannan. Sulje kaikki Taserin ikkunat pääikkunaa lukuun ottamatta. Valitse valikosta Tietokanta / Luo tietokanta mallista / Kopio nykyisestä. Taseri kopioi tietokannan kaikkine tietoineen sisältäen tilit, tuloslaskelma- ja tasemallit sekä tositteet ja viennit. Voit tyhjentää tietokannan kun kopio on tehty. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 12

Anna tietokannalle nimi. Suositus on, ettei nimessä ole ä, ö, å kirjaimia tai muita erikoismerkkejä. Nimi kannattaa pitää lyhyehkönä. Kopio luodaan annetulla nimellä käyttäjän Omat tiedostot\taseri kansioon. Tietokanta tulee käyttöön, kun Taseri seuraavan kerran käynnistetään. Lopuksi Taseri pitää käynnistää uudestaan. Tietokannan tyhjennys Taserissa on käskyt tietokannan tyhjentämiseksi turhasta / vanhasta tiedosta. Näitä toimintoja tarvitaan, kun yhdistyksen kirjanpitoa lähdetään tekemään demotietokantojen pohjalta, joihin on syötetty jotain yhdistyksen toimintaan kuulumattomia tietoja. HUOM Tietokannan tyhjennystä ei kannata eikä ole tarpeen käyttää, mikäli kirjanpitoa lähdetään tekemään mallitietokannan pohjalta. HUOM Käytä tietokannan tyhjennys käskyjä harkiten. Toimintoa ei voi peruuttaa. Klikkaamalla Taserin pääikkunan Tietokanta valikosta löytyvää Muokkaa tietokantaa kohtaa, pääset antamaan poisto komennon. Käytössä ovat seuraavat Taseri- eli tietokannan puhdistus / muokkaus komennot: 1. Poista kaikki Poistaa kaikki tositteet, viennit, tilit, tuloslaskelman ja taseen mallit, eli kaiken mahdollisen. 2. Poista nykyiset tositteet Poistaa nykyisen tilikauden tositteet. (kuluva tilikausi) 3. Poista edelliset tositteet Poistaa edellisen tilikauden tositteet. (vertailutieto) 4. Poista tuloslaskelmamallit Poistaa tuloslaskelmamallit. 5. Poista tasemallit Poistaa tasemallit. 6. Tarkista selitteet Toiminto tarkistaa, että tulosteille tulee tositteiden selitetekstit näkyviin. Tietojen poisto onnistuu tietysti myös yksitellen. Olet esimerkiksi katsonut, että Demo1.mdb tietokanta saadaan sopivaksi yhdistyksellesi pienillä tilikartan muutoksilla. Nimeä tietokanta omalle nimelle ja poista kaikki harjoitus tositteet vienteineen käskyllä Poista nykyiset tositteet. Muokkaa tilikartta sekä tuloslaskelma- ja tasemallit yhdistyksellesi sopiviksi. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 13

Luku 3 Tilit Taseri kir janpidossa tilikartta on vapaasti muokattavissa.tilikartan muokkaus aloitetaan perustamalla tilit. Tilien perusteella luodaan myöhemmin tuloslaskelma ja tase. Seuraavassa käydään läpi tilien lisääminen rekisteriin. Aloitus Klikkaamalla pääikkunasta Tilit -painiketta avautuu oheisen kaltainen ikkuna. Ikkunan yläreunassa on tuttuun tapaan valikkorivi ja sen alapuolella työkalupalkki. Nämä sisältävät kaikki tilien toiminnot. Tilien syöttäminen Uuden tilin syöttö aloitetaan klikkaamalla Uusi painiketta [F2]. Muista klikata myös syöttäessäsi ensimmäistä tiliä, vaikka näyttö onkin tyhjä! Numero -kenttään syötetään tilinumero. Käytä 4-numeroisia tilinumeroita! Ikkunassa näkyvä tilipuu on suunniteltu 4- numeroisille tilinumeroille, joten tilien pääryhmittely on syytä tehdä 1000, 2000 jne alkuisiksi. Nimi kenttään kirjoitetaan tilin nimi, esim. Jäsenmaksutulot Kun kaikki tiedot on kirjattu, klikkaa Tallenna painiketta [F3] tallentaaksesi tilin tietokantaan. Paina [F2] lisätäksesi uuden tilin. Kuvaus -kenttään voidaan kirjoittaa lisätietoa esim. tilin käyttötarkoituksesta. Kelausnapeilla voidaan tililuetteloa selata tillinumerojärjestyksessä. Avausviennit Avausviennit -kehyksessä näkyy näytössä olevalle tilille tehtyjen avausvientien summat. Tilikarttaa luotaessa ja uusia tilejä lisättäessä summat ovat luonnollisesti 0. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 14

Työkalupalkki Uusi: Lisää uusi tili [F2]. Tallenna: Tallentaa uuden tilin / muutokset tietokantaan [F3]. Poista: Poistaa näytössä olevan tilin [F4]. Selaa: Päivittää näytön oikeassa reunassa olevan hakemistopuun [F5]. Peru: Peruuttaa viimeksi tekemäsi muutokset [Ctrl + Z]. Toimii ennen tallennusta. Tulosta: Tulostaa tililuettelon [F7]. Sulje: Sulkee Tilit ikkunan [Alt + F4]. Tililuettelo tuloste Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 15

Luku 4 Tositteet Tositteet ikkunassa syötetään tilikauden tapahtumat. Tositteiden kirjaaminen on sujuvaa, pelkällä numeronäppäimistöllä pärjää pitkälle eikä kättä tarvitse turhaan siirrellä. Avausviennit Avausvienteinä Taseriin kirjataan edellisen tilinpäätöksen päätösluvut. Seuraavina vuosina Taseri tekee avausviennit pääosin automaattisesti tilikauden vaihdoksen yhteydessä. Avausvientien syöttö tapahtuu samoin, kuin normaalien vientien syöttö. Avausviennit näkyvät tilien avaussaldoina. Ensimmäisen tositteen syöttö Normaalien tositteiden syöttö aloitetaan klikkaamalla pääikkunasta Tositteet painiketta. Ikkunan yläreunassa on tuttuun tapaan valikkorivi ja sen alapuolella työkalupalkki. Nämä sisältävät kaikki tositteiden syötössä tarvittavat toiminnot. Uuden tositteen syöttö aloitetaan klikkaamalla Uusi painiketta [F2]. Muista klikata myös syöttäessäsi ensimmäistä tositetta, vaikka näyttö onkin tyhjä! Tosite Taseri antaa automaattisesti seuraavan vapaan tositenumeron eikä sitä tarvitse normaalisti koskaan syöttää käsin. Kahta samaa tositenumeroa ei voi Taserilla luoda. Vientien määrää / tosite on rajoitettu 6 debet vientiin ja 6 kredit vientiin / tosite. Päivämäärä kenttään kirjoitetaan tositteen päivämäärä. Taseri ehdottaa automaattisesti viimeisintä päivämäärää, joka tositteista löytyy. + ja kasvattaa ja pienentää päivämäärää. Selite kenttään kirjoitetaan tositteen kuvaus. Selite tulee näkyviin päivä- ja pääkirjaraporteille. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 16

Tositteen viennit Tositteen numeron, päivämäärän ja selitteen jälkeen tositteelle tehdään viennit. Yhdelle tositteelle voidaan tehdä tarvittava määrä vientejä. Kun uusi tosite lisätään, näytölle aukeaa automaattisesti tila 6 debet ja 6 kredit viennille. Jos debet tai kredit vientejä tulee yli 6 kappaletta, tositteelle saa tehtyä lisävientejä klikkaamalla Lisää vientejä painiketta. Voit siirtyä kentissä eteenpäin enterillä [Enter]. Debet tili kentässä valitaan se tilinumero tililuettelosta, jolle debet vienti tehdään. Valinta käy nopeasti syöttämällä numero käsin tai vaihtoehtoisesti valitsemalla haluttu tilinumero avautuvasta luettelosta. Tilinumeroa ei tarvitse syöttää välttämättä edes täydellisesti sillä esim. ensimmäinen numerolla 2 alkava tilinumero voidaan valita vain kirjoittamalla 2 ja painamalla Enter näppäintä. Tililuettelolistan saa avattua myös näppäinyhdistelmällä [Alt+ ]. Tositteen saldo näkyy kohdassa Erotus. Alakulmassa oleva luku kertoo Asetuksissa kohdassa Näytä tilin saldo valittuna olevan tilin saldon. Tiliksi kannattaa valita yleisimmin käytetty pankkitili, jotta voi kontrolloida kirjauksia tiliotteen tietoihin. Huomautuksia tositteiden syötöstä Taserin käyttö on pyritty tekemään mahdollisimman sujuvaksi. Tositteiden syötössä voidaan käyttää Selitettä lukuunottamatta pelkkää numeronäppäimistöä. Debet summa -kenttään kirjoitetaan viennin arvo. (Huom. Jos senttien (desimaalien) syöttämisessä on ongelmia, niin tarkista Windowskäyttöjärjestelmän ohjauspaneeli asetukset. Kts. kappale Ohjauspaneeli (Windows) asetukset.) Kredit summa ja Kredit tili toimivat vastaavasti kuin Debet summa ja Debet tili. Jos debet tai kredit vientejä tulee yli 6 kappaletta, tositteelle saa tehtyä lisävientejä klikkaamalla Lisää vientejä painiketta. Päivämäärä Päivämäärä voidaan syöttää useammassa eri muodossa. Taseri täydentää ja tarkistaa tietyissä muodoissa syötetyt päivämäärät täydelliseen muotoonsa. Syöttäessäsi päivämääräksi esim. 30.8.2003, kokeile kirjoittaa vain 30,8 ja paina Enter näppäintä. Muita tapoja on esim. 30/8 tai 30.8. Lisäksi voit käyttää + ja painikkeita vaihtaaksesi päivämäärää seuraavaan tai edelliseen päivään. Tallenna painike Kun useita tositteita syötettään peräkkäin, Taseri tallentaa tositteen tiedot automaattisesti. Taseri luo automaattisesti uuden tositteen, kun tositteen saldo on 0 ja tili tai summa kentissä painaa Enter painiketta. Viimeisen tositteen tallennus kannattaa tehdä Tallenna painikkeella, jolloin uutta tositetta ei enää automaattisesti synny. Myös edellisten, jo syötettyjen, tositteiden vienteihin tehdyt korjaukset tulee tallentaa Tallenna painikkeella. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 17

Muut toiminnot Haku Syötettyjä tositteita voi hakea viennin arvon tai selitetekstin perusteella klikkaamalla Tositteet ikkunassa Haku painiketta. Painiketta klikkaamalla avautuu oheinen ikkuna. Kirjoita hakuehdoksi joko viennin arvo tai osa selitetekstistä. Klikkaa Etsi painiketta. Luetteloon tulee näkyviin hakuehdot täyttävien vientien perusteella löytyneet tositetiedot. Valitse haluttu tosite ja klikkaa Avaa painiketta. Hakemistopuu Hakemistopuussa tositteet on järjestetty tositenumerojärjestykseen. Puusta voidaan valita haluttu tosite nopeasti tarkasteltavaksi. Voit käyttää hiiren lisäksi numero-, nuoli-, PageUp ja PageDown näppäimiä puussa liikkumiseen. Valittuna oleva tosite näkyy ruudulla. Tilien saldot Tositteet ikkunan Tiedosto Tilien saldot valikosta saa näkyviin Tilien saldot ikkunan [F6]. Tilien saldot voit tulostaa Tiedosto Tulosta valikosta [F7]. Näytöllä näkyvät tilien saldot eivät päivity automaattisesti kun uusia tositteita lisätään. Uudet saldot saa laskettua klikkaamalla Päivitä saldot painiketta. Kukin tili näkyy omana rivinään ja tilin tietoina näytetään debet ja kredit kirjausten summa sekä näiden erotus. Ikkunan alareunassa näkyy yhteenvetona kaikkien debet- ja kreditvientien summat sekä näiden erotus. Tilien tulisi olla tasan siten, että Yhteensä sarakkeella erotus on 0. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 18

Tilien tarkastelu Tositteet ikkunan Tiedosto Tilitarkastelu valikosta saa näkyviin Tilien tarkastelu ikkunan [F8]. Tilien tarkastelun voit tulostaa Tiedosto Tulosta valikosta [F7]. Näytöllä näkyvät vientien tiedot eivät päivity automaattisesti, kun vientejä tehdään. Uudet tiedot saa näytölle klikkaamalla Päivitä tiedot painiketta. Näytöllä näkyvät Tilin nimi kohdassa valittuna olevalle tilille tehdyt viennit. Työkalupalkki Uusi: Lisää uuden tositteen tietokantaan [F2]. Ikkunan alareunassa näkyy yhteenvetona tilin debet- ja kreditvientien summat sekä näiden erotus, tilin saldo. Tallenna: Tallentaa tositteen ja vientien tietoihin tehdyt muutokset tietokantaan [F3]. Poista: Poistaa näytössä olevan tositteen tietokannasta [F4]. (Huom. Poistaa tositteen lopullisesti. Poistettua tositetta ei voida palauttaa. Kirjanpidossa tositteen poisto ei ole mielekäs toimenpide; muutokset tulee tehdä korjausviennein.) Selaa: Päivittää näytön vasemmassa reunassa olevaan hakemistopuuhun lisätyt tositteet [F5]. Peru: Peruuttaa viimeksi tekemäsi muutokset (ennen tallennusta) [Ctrl + Z]. Toiminta rajoitettua. Sulje: Sulkee Tositteet -ikkunan [Alt + F4]. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 19

Tulostaminen Pääkirja ja päiväkirja tulostetaan Raportit valikosta. Pääkirja tulostaa valitun ajanjakson tositteet ja viennit tileittäin järjestettynä ja päiväkirja kronologisessa järjestyksessä. Molemmille tulosteille valitaan päivämäärärajat, minkä perusteella tulostettavat tositteet (kausi) valitaan. Pääkirjatulosteelle voidaan valita tulostettavaksi myös vain ne tilit, joille on vientejä. Lisäksi voidaan valita esikatselutila (Ikkuna) tai suora tulostus paperille (Tulostin). Esikatseluikkunan toimintonapit Sivujen kelausnapit eteen, taakse, viimeiselle ja ensimmäiselle sivulle. 2 of 5 tarkoittaisi, että olemme sivulla 2 ja sivuja on yhteensä 5. Peruuttaa raportin muodostuksen. Zoom toiminnossa on 3 asentoa. Sulkee esikatseluikkunan. [Alt + F4] 2 seuraavaa nappia eivät ole käytössä Tulostus paperille, tulostettavat sivut voidaan määritellä. Tilinpäätösviennit Tilinpäätösvienteinä Taseriin syötetään ennen lopullisen tuloslaskelman ja taseen tulostamista esimerkiksi poistot ja yleensä kaikki tilikauden lopettamiseen liittyvät viennit. Tilinpäätösvientien syöttöön siirrytään Taserin pääikkunan Tiedosto -valikosta Tilinpäätösviennit kohdasta. Päiväkirja ja pääkirja raportit voidaan tulostaa normaalisti Tositteet -ikkunasta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 20

Luku 5 Tulos ja tase Taseri käyttää tuloslaskelman ja taseen laskentaan vapaasti muokattavaa mallia. Näin vähennetään tarvetta ohjelmistopäivityksille esim. lakimuutosten yhteydessä, muutokset voidaan itse tehdä ohjelman sisällä suoraan malliin. Tuloslaskelma- ja tasekaavojen muotoilu on varmasti vaativin osa Taseria ja yleensä kirjanpidon aloittamista. Kirjanpidollisesti asia tulee tuntea hyvin, jotta kirjanpito tulee oikein tehdyksi. Taserin mukana toimitetaan yhdistykselle ja seuralle esimerkkitilit ja näiden pohjalle laadittu tuloslaskelma- ja tasemalli. Malli helpottaa ohjelmaan tutustumista. Tuloslaskelma ja tasekaavat on määritelty kirjanpitoasetuksessa ja käytännön neuvoja löytyy alan uudesta kirjallisuudesta. Näyttö ja perustoiminnot Tuloslaskelma ja tase -ikkunassa luodaan mallit ja tulostetaan mallien perusteella tositeaineistoon ja vienteihin perustuva tuloslaskelma ja tase. Ikkunan vasemmassa reunassa on hakemistopuu, johon tietokantaan luodut mallit ja mallien rakenne on koottu. Pääryhminä on aina Tuloslaskelma ja Tase ja näiden alle on luetteloitu tuloslaskelmamallit ja tasemallit vastaavasti. (esimerkiksi Perusmalli tuloslaskelmamalli ja Oma tasemalli tasemalli.) Hakemistopuuta voi avata syvemmälle niistä kohdista, joissa näkyy + merkki. Näytöllä näkyy yksityiskohdat kulloinkin avatusta hakemistopuun haarasta (hakemistopuussa sinisellä). Malleja voidaan luoda vapaasti niin paljon kuin halutaan. Näin voidaan luoda myös esim. joidenkin kaupunkien avustusanomuksiin vaadittavien erien laskenta. Taseriin on kiinteästi tehty mahdollisuus tulostaa malli tileittäin eroteltuna, joten tilierottelua ei tarvitse malleissa erikseen luoda. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 21

Mallin rakenne Malli koostuu ryhmistä, joiden järjestystä voi vapaasti vaihdella ja joita voi sijoitella sisäkkäin. Sisäkkäisten ryhmien lukumäärää ei ole ohjelmassa rajoitettu. Alla olevassa kuvassa teksti Laaja tuloslaskelma on mallin nimi, mutta seuraavat rivit kuten VARSINAINEN TOIMINTA on ryhmä ja TUOTOT on ryhmä. Ryhmä TUOTOT on myös VARSINAINEN TOIMINTA ryhmän alaryhmä. Ryhmät muodostavat siis hierarkian. Uuden mallin luonti Kun lähdetään luomaan uutta mallia, valitaan ensimmäiseksi hakemistopuusta kumpi malli (tuloslaskelma vai tase) halutaan luoda valitsemalla vastaava rivi. (Kulloinkin valittuna oleva rivi näkyy hakemistopuussa katkoviivalla kehystettynä / tummalla pohjalla.) Hakemistopuussa nämä rivit ovat lähinnä vasenta reunaa ja kaikki muut puussa olevat rivit ovat näiden alla ja hieman sisennettynä. Kun Tuloslaskelma tai Tase on valittuna, työkalurivillä on käytössä ainoastaan napit Uusi ja Sulje. Klikkaa Uusi [F2]. Huom! Tasetta luotaessa Taseri luo automaattisesti pääryhmät Vastaavaa ja Vastattavaa, joiden alle kyseiset laskentamallit luodaan. Vastaavaa ja Vastattavaa -ryhmiä ei saa muuttaa / uudelleen nimetä. Mallin voi nimetä haluamalleen nimelle. Näytöllä näkyy tasemallia luotaessa kohta Tuloslask.malli. Tähän valitaan sen tuloslaskelmamallin nimi, jonka perusteella Taseri siirtää tilikauden voiton tasetilille. Esimerkki ryhmien luonnista ja tilien valinnasta Ryhmät lisätään malliin klikkaamalla uudestaan Uusi nappia [F2]. (Uusi napilla luodaan siis sekä uusi malli että uusi ryhmä; luotu rivi liitetään aina valittuna olevan mallin / ryhmän alle.) Tämä esimerkki pyrkii yksityiskohtaisesti auttamaan alkuun mallin rakentamisessa ja mieltämään olennaiset asiat mallia tehtäessä. Seuraavassa kappaleessa (Rivin tiedot) on kerrottu yksityiskohtaisemmin näytöllä näkyvien elementtien toiminnot. 1. Avaa Tuloslaskelma ja tase ikkuna. Vasemmassa reunassa hakemistopuussa on valittuna kohta Tuloslaskelma. 2. Klikkaa Uusi painiketta tai paina näppäimistöltä [F2]. Ikkunan oikeaan reunaan avautuu Malli kehys ja Nimi kenttä, jossa on teksti Uusi tuloslaskelmamalli. Tämä teksti on mallin nimi ja sen voi vapaasti nimetä haluamakseen. Kirjoita Nimi kenttään nyt teksti Tuloslaskelmamalli. Teksti Tuloslaskelmamalli tulee näkyviin myös hakemistopuuhun. 3. Klikkaa Uusi painiketta tai paina näppäimistöltä [F2]. Hakemistopuuhun syntyy tekstin Tuloslaskelmamalli alle uusi sisennetty rivi, jossa lukee Uusi rivi. Malli kehyksen sisään avautuu Rivin tiedot kehys, jossa näkyy Otsaketeksti kenttä ja kentässä teksti Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 22

Uusi rivi. Tämä teksti on ryhmän / rivin nimi, jonka voi vapaasti nimetä haluamakseen. Kirjoita Otsaketeksti kenttään teksti Varsinainen toiminta. Teksti Varsinainen toiminta tulee näkyviin myös hakemistopuuhun. 4. Klikkaa Uusi painiketta tai paina näppäimistöltä [F2]. Hakemistopuuhun syntyy tekstin Varsinainen toiminta alle uusi sisennetty rivi, jossa lukee Uusi rivi. Kirjoita nyt samoin kuin kohdassa 3 Otsaketeksti kenttään teksti Tuotot. 5. A: Jos Taseriin on jo syötetty tilinumerot ja tilinimet (Luku 3), valitse Tilit luettelosta kaikki varsinaiseen toimintaan liittyvät tulotilit rastimalla hiirellä tilinumeron edessä oleva ruutu. B: Jos et vielä ole syöttänyt tilejä, klikkaa hiiren oikeaa näppäintä Tilit luettelon päällä. Tällöin aukeaa pikavalikko, ja valitse pikavalikosta kohta Lisää tili. Kirjoita avautuvaan ikkunaan tilinumero (4 numeroa pitkä) ja tilin nimi. Klikkaa lopuksi Lisää painiketta. 6. Klikkaa Tulosta painiketta tai paina näppäimistöltä [F7]. Taseri ehdottaa aikavälin (alku- ja loppupäivämäärä) automaattisesti. Ota valinta Vain ryhmät, joilla arvoja valinta pois päältä. Valitse tulostusmuodoksi Laaja ja vielä valinta Erottele tileittäin. Klikkaa Seuraava painiketta. Taseri ilmoittaa, että liikevaihtoriviä ei ole määritelty. Tästä ei tarvitse tässä vaiheessa välittää. Valitse avautuvasta ikkunasta Kopioita kenttään 1 ja Tulosta kenttään Ikkuna. Klikkaa Tulosta painiketta. 7. Tämän jälkeen näytölle tulisi ilmestyä alla olevan kuvan kaltainen ikkuna / esikatselukuva. Kuvasta näkyy, että kohdassa 5 on valittu tilit 4010 Jäsenmaksutuotot ja 4020 Muut varainhankinnan tuotot. Ko. tileille on tehty myös vientejä. Mikäli et ole tehnyt vientejä, kaikki luvut ovat 0. 8. Huomioitavia asioita a. Vain alaryhmään valitaan tilejä yllä olevassa mallissa Tuotot on alaryhmä. Varsinainen toiminta on pääryhmä, koska se sisältää alaryhmän Tuotot. Varsinainen toiminta ryhmällä ei näin ollen ole valittuna tilejä. b. Voit tehdä hierarkiasta monitasoisen yllä olevassa mallissa Tuotot alaryhmään voidaan esimerkiksi luoda alaryhmät Jäsenmaksutuotot ja Muut tuotot. Tällöin Tuotot ryhmästä tulee pääryhmä ja sille valitut tilit pitää poistaa (rastia pois ryhmästä) ja käydä valitsemassa samat tilit uusiin alaryhmiin Jäsenmaksutuotot ja Muut tuotot. Rivin tiedot Rivin tiedot kehyksessä näkyy kulloinkin valittuna olevan rivin laskentaan liittyvät tiedot. Otsaketeksti kenttään kirjoitetaan teksti, joka näkyy tulosteissa summien edessä. Tilit luettelosta valitaan kyseiselle riville (ryhmään) laskettavat tilit. Tilit valitaan luettelosta hiirellä rastimalla tilinumeron ja tilinimen edessä oleva ruutu. Tilit valitaan vasta hierarkian alimmalla tasolla, eli mikäli esim. Varsinainen toiminta erotellaan alaryhmiin (riveihin) Jäsenmaksutulot ja Kurssitulot, Varsinainen toiminta riville ei valita tilejä, vaan ainoastaan Jäsenmaksutulot ja Kurssitulot riveille. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 23

Liikevaihto valinta asettaa sen pääryhmän, jonka perusteella lasketaan suhdeluvut liikevaihtoon muille tuloslaskelman riveille. Liikevaihto valintaa ei ole välttämätöntä tehdä, eikä tulostuksen yhteydessä tulevasta huomautuksesta liikevaihtorivin puuttumisesta tarvitse välittää. Voitto / Tappio valinta asetetaan tuloslaskelmamalliin, jotta Taseri voi siirtää tilikauden voiton taseelle. Ilman tätä asetusta Taseri ei kirjaa tilikauden voittoa. Tee tuloslaskelmamalliin viimeiseksi ryhmäksi Tilikauden yli/alijäämä ja valitse / lisää tähän tiliksi esim. tili 9000 Tilikauden yli-/alijäämä ja valitse Voitto / Tappio valinta. HUOM! Valitse Tilikauden yli/alijäämä ryhmään vain yksi tili. HUOM! Tilikauden yli / alijäämä tilille ei saa tehdä omia vientejä. Taseri tekee viennit automaattisesti. Välisumma Välisumman avulla muodostetaan erilliset, aiemmista riveistä laskettavat rivit eli välisumma. Välisumman avulla lasketaan Tuotto-/Kulujäämä rivit yhdistyksen tuloslaskelmassa tai esim. käyttökate (liikevaihto kiinteät kulut). Esimerkiksi Varisinainen toiminta ja Varainhankinta ovat laskettavissa suoraan tilien pohjalta ja Tuotto- /Kulujäämä lasketaan näiden pääryhmien summa. Toisena esimerkkinä liikevaihto ja kiinteät kulut ovat laskettavissa suoraan tilien pohjalta ja nyt siis lasketaan summa näistä pääryhmistä, jotta saadaan käyttökate. On syytä huomata, että käyttökate pitää olla hierarkiassa vasta liikevaihto ja kiinteät kulut ryhmien jälkeen. Yleisesti ryhmät, joiden perusteella välisumma lasketaan tulee olla hierarkiassa ennen välisummariviä. Välisumma muodostetaan valitsemalla Summa rivit luettelosta halutun ryhmän nimi ja klikkaamalla joko Vähennä tai Summaa painiketta sen mukaan otetaanko ryhmälle laskettu arvo positiivisena vai negatiivisena. Yhdistyksissä tuloslaskelmaa tehtäessä Tuotto-/Kulujäämä rivit tehdään käyttämällä ainoastaan Summaa painiketta. Esim. Tuotto-/Kulujäämä kohdan Varsinainen toiminta alle saadaan summaamalla kaavaan tuloslaskelmasta vain Varsinainen toiminta ja Tuotto-/Kulujäämä kohdan Varainhankinta alle summaamalla Varsinainen toiminta ja Varainhankinta. Käytä kaavaa valinta pitää olla valittuna, kun tulostettavan rivin arvona käytetään välisummasta laskettavaa arvoa. Muussa tapauksessa käytetään valittujen tilien perusteella laskettuja arvoja. Samanaikaisesti ei voi olla käytössä sekä kaava että valitut tilit. Esimerkki välisummasta Kulujäämä (varsinaisen toiminnan jälkeen) Tämä esimerkki pyrkii yksityiskohtaisesti selittämään välisumman käytön osana mallin rakentamista. Yleisesti välisummalla voidaan lisätä malliin (käytännössä vain tuloslaskelmaan) yksittäinen rivi, jonka arvot lasketaan summana tai erotuksena mallin ryhmistä. Yksinkertaisena esimerkkinä voitto lasketaan summaamalla tulot ja vähentämällä menot. 1. Tee tuloslaskelmaan uusi malli nimellä Välisumma. 2. Lisää Välisumma malliin ryhmä Varsinainen toiminta. 3. Lisää Varsinainen toiminta ryhmään alaryhmät Tulot ja Menot. 4. Valitse Tulot ryhmään tulotilejä ja Menot ryhmään menotilejä. 5. Klikkaa hakemistopuusta mallin nimeä Välisumma. 6. Klikkaa Uusi painiketta tai paina näppäimistöltä [F2]. Hakemistopuuhun syntyy tekstin Varsinainen toiminta alle uusi sisennetty rivi, jossa lukee Uusi rivi. Kirjoita Otsaketeksti kenttään teksti Kulujäämä. 7. Valitse Välisumma kehyksessä Summa rivit luettelosta Varsinainen toiminta ja klikkaa Summaa painiketta. Näytölle tulee kohtaan Kaava teksti +[Varsinainen toiminta] Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 24

a. HUOM! Nämä a, b ja c kohdat ovat esimerkin kannalta tarpeettomia, mutta kertovat vaihtoehtoisen tavan kohdalle 7 laskea kulujäämä. Tässä lasketaan kulujäämä varsinaisen toiminnan alaryhmistä. b. Valitse Välisumma kehyksessä Summa rivit luettelosta Tulot ja klikkaa Summaa painiketta. Näytölle tulee kohtaan Kaava teksti +[Tulot]. c. Valitse Summa rivit luettelosta Menot ja klikkaa Summaa painiketta. Näytölle tulee kohtaan Kaava teksti +[Tulot]+[Menot]. Huomaa, että myös Menot summataan. Tämä johtuu Taserin tavasta esittää menotilien saldot tuloslaskelmassa negatiivisina. 8. Klikkaa Käytä kaavaa valinta päälle. Näytöllä pitäisi nyt näkyä seuraavaa 9. Varmista vielä, että sekä tulo- että menotileille on vientejä. Klikkaa tämän jälkeen Tulosta painiketta tai paina näppäimistöltä [F7]. Tämän jälkeen näytölle tulisi ilmestyä alla olevan kuvan kaltainen ikkuna / esikatselukuva. 10. Huomioitavia asioita a. Kaava on suoraan mallin alla. Kaavaa ei voi sijoittaa esim. Varsinainen toimita ryhmän alle. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 25

b. Laskujärjestys kaavassa on sama kuin se järjestys, jossa laskettavat erät esiintyvät. (Tulot ryhmä on Menot ryhmän yläpuolella, joten kaava on +[Tulot]+[Menot].) Lisäksi laskettavat erät ovat mallissa ennen kaavaa. (Varsinainen toiminta ryhmä on ennen Kulujäämä riviä.) Tulostusjärjestys Lisättäessä uusia ryhmiä / rivejä malliin, Taseri lisää ne automaattisesti ryhmän viimeiseksi. Tätä järjestystä voidaan vaihtaa Tilit luettelon vieressä olevilla painikkeilla ylös / alaspäin. Ryhmien sisäkkäistä järjestystä voidaan muuttaa hiirellä vetämällä, vedä-ja-pudota. Voit valita minkä tahansa rivin tai ryhmän puusta ja pitämällä hiiren vasemman napin pohjassa ja vetämällä sen hiirellä toisen ryhmän päälle ja vapauttamalla napin ryhmä siirtyy sen ryhmän alle jonka päällä se pudotettiin. Taseri rajoittaa automaattisesti siirrot kelvollisien rivien päälle, esim. siirrot tuloslaskelmamallin ja tasemallin välillä ei onnistu. Hakupuun alalaidassa on Avaa kaikki painike, joka laajentaa kaikki puun rivit ja näyttää kaikki ryhmät ja alaryhmät. Mallin tarkistaminen Tuloslaskelma ja tase ikkunan Tiedosto valikossa on toiminto Tarkista tilikartta. Tämä toiminto tarkistaa valitun tuloslaskelma- ja tasemallin. Toiminto ei ole täydellinen, eikä pidä luottaa että malli tarkistuksen jälkeen olisi ehdottoman oikein ja toimiva. Toiminto kuitenkin varmistaa useita malleihin liittyviä asioita, kuten: 1. Onko tilejä valittuna vain alaryhmiin? Taseri ei huomioi pääryhmiin valittuja tilejä. 2. Löytyykö tilejä valittuna riveiltä, joilla on myös Käytä kaavaa valinta? Taseri huomioi ensisijaisesti kaavan ja jättää valitut tilit huomioimatta. 3. Onko sama tili useampaan kertaan mallissa? 4. Onko kaikki luodut tilit sidottu myös malliin? 5. Onko kaavojen summaukset oikeassa järjestyksessä? Taseri vaatii, että summaukset tehdään siinä järjestyksessä kuin ne mallissa tulevat vastaan ylhäältä alaspäin mentäessä. Tarkistuksen jälkeen Taseri ilmoittaa ruudulla havaitut mahdolliset ongelmakohdat. Mallin koneellisen tarkistamisen lisäksi tuloste on hyvä käydä vähintään ensimmäisellä kerralla myös manuaalisesti läpi. Näin voidaan varmistua, että malli toimii oikein. Suojattu malli Malli voidaan merkitä suojatuksi valitsemalla mallin Nimi kentän vieressä oleva Suojattu valinta. Kun malli on suojattu sitä voi vapaasti tutkia eikä tarvitse pelätä, että sitä saisi vahingossa hiirellä klikkailemalla muutettua. Mallia pääsee jälleen muuttamaan kun poistaa Suojattu valinnan. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 26

Tulostaminen Taseri tulostaa valittuna olevan mallin klikkaamalla Tulosta painiketta [F7]. Tulostettaessa tuloslaskelmaa valitaan sekä alkupäivämäärä että loppupäivämäärä. Tasetta tulostettaessa merkitystä on ainoastaan valitulla loppupäivämäärällä. Tase lasketaan annetulle loppupäivälle. Valittavana on kaksi tulostusasua, laaja ja suppea. Laaja tulostusasu sisältää enemmän vertailutietoa ja suhdelukuja, suppea esitys sisältää vain summat. Oletuksena on valittuna kohta Vain ryhmät, joilla arvoja, eli laajastakin laskelmasta tulostuu vain olennaiset erät. Mallia tarkastaessa valinta kannattaa poistaa, jotta näkee kaikki malliin luodut erät. Tileittäin erotellun tuloslaskelman ja taseen saa valitsemalla Erottele tileittäin valinnan. Tätä valintaa on hyvä käyttää myös mallia luotaessa ja kokeiltaessa. Mallista näkee havainnollisesti mitkä tilit on mihinkin ryhmään valittu ja mistä summat muodostuvat. Tulostuksesta saa automaattisesti karsittua ne tilit, joille ei ole vientejä valitsemalla Vain tilit, joille vientejä valinnan. Tämä valinta on käytössä vain silloin, kun käytetään Erottele tileittäin valintaa. Tuloslaskelma tuloste Taserissa tuloslaskelma ja tase voidaan tulostaa sekä suppeana että laajana ja lisäksi voidaan valita tileittäin erittely. Mallin toiminnasta saa parhaan kuvan tulostamalla Taserin mukana tulevat esimerkkimallit paperille ja tutustumalla sen avulla mallin luomiseen. Edellä olevassa kuvassa on tulostettuna Perusmalli niminen tuloslaskelma. Yhtymäkohdat malliin ja mallin hierarkiaan on helppo löytää. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 27

Tilikauden vaihdos Tilikauden vaihdos voidaan tehdä, kun edellisen tilikauden kaikki tositteet ja viennit on kirjattu ohjelmaan sekä tehty tilinpäätösviennit ja tulostettu tuloslaskelma ja tase. Ennen tilikauden vaihtamista kannattaa tietokannasta tehdä varmuuskopio, jotta tarvittaessa voidaan palata takaisin lähtötilanteeseen. 1. Ota tietokannasta varmuuskopio Taserin pääikkunan Tiedosto valikon Tietokannan varmuuskopio kohdassa. Tietokannan varmistuksesta löydät lisätietoa kappaleesta 1. 2. Vaihda tilikausi Taserin pääikkunan Tiedosto valikon Asetukset ikkunassa napsauttamalla Vaihda tilikausi nappia. 3. Valitse tilikauden vaihdoksen asetukset, eli tasemalli, jonka mukaan avaussaldot kirjataan automaattisesti. Tilikauden vaihdon jälkeen on syytä käydä tarkistamassa Taserin tekemät avausviennit Avausvienneistä ja tarvittaessa tehtävä tarpeelliset korjaukset. Uuden tilikauden tositteita ja vientejä voi nyt syöttää Tositteet ikkunassa. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 28

Liite A Moniseuraominaisuudet Taserilla on mahdollista tehdä kir janpito useammalle yhdistykselle. Kir janpidot pidetään toisistaan erillään omissa tietokannoissaan. Seuraavassa käydään läpi moniseuraominaisuuden erityispiirteet. Moniseuratuki Moniseuratuen käyttöönotto Moniseuratuki otetaan käyttöön yksinkertaisesti rastimalla Asetukset ikkunassa Moniseuratuki käytössä valinta. Tallennuksen jälkeen Taseri tulee käynnistää uudestaan. Seuran valinta Uudelleen käynnistyksen jälkeen Taseri pyytää valitsemaan tietokannan jota käsitellään. Oletuksena näytetään Taserin ohjelmahakemistossa sijaitsevat tietokannat. Tietokanta valitaan hiirellä klikkaamalla halutun tietokannan nimeä ja klikkaamalla tämän jälkeen Avaa- (Open-) nappia. Uuden seuran luonti Seuran valinta ikkunassa voidaan tehdä tietokannasta kopio ja luoda näin perusta uudelle seuralle. Kopio tehdään valitsemalla kopioitava tietokanta klikkaamalla sen nimeä hiirellä. Tämän jälkeen painetaan Ctrl + C (Kopioi) ja heti perään Ctrl + V (Liitä). Seuran valinta ikkunaan ilmestyy uusi tietokanta nimellä Copy of XXX.mdb. Tietokanta on kopioinnin jälkeen syytä nimetä uudestaan valitsemalla Kopio XXX.mdb tiedosto, odottamalla pari sekuntia ja klikkaamalla tiedostoa uudestaan. Tällöin tiedoston nimeksi voi kirjoittaa seuran nimen, kuten SEURA.MDB. HUOM! Tiedoston nimen tulee loppua.mdb, jotta Taseri ymmärtää sen tietokantatiedostoksi. Suosittelemme, että tiedosto nimetään seuran nimestä tehdylle lyhenteelle, jotta käsiteltävät seurat on helppo erottaa toisistaan ohjelmaa käynnistettäessä. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 29