Rotary International Pietarsaari-Mässkär Rotaryklubin säännöt I artikla Hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden valinta Kohta 1 Klubin säännöllisessä kokouksessa, joka pidetään kuukautta ennen vaalikokousta, on puheenjohtajan kehotettava klubin jäseniä nimeämään ehdokkaita presidentiksi, varapresidentiksi, sihteeriksi, rahastonhoitajaksi ja hallituksen jäseniksi. Ehdotuksia voivat tehdä joko vaalikomitea tai läsnä olevat klubin jäsenet tai molemmat riippuen klubin päätöksestä. Jos on päätetty asettaa vaalikomitea, klubi määrää tavan, jolla se asetetaan. Kuhunkin tehtävään nimetyistä ehdokkaista on vaalikokouksessa suoritettava aakkosjärjestyksessä suljettu äänestys. Ne presidentin, varapresidentin, sihteerin ja rahastonhoitajan tehtäviin nimetyt ehdokkaat, jotka saavat eniten ääniä, on julistettava valituiksi. Näin valituksi tullut presidentti toimii hallituksen jäsenenä tulevana presidenttinä (president-elect) sinä vuonna, joka alkaa hänen valintaansa seuraavan heinäkuun 1. päivänä, ja ottaa vastaan presidentintehtävänsä sen vuoden heinäkuun 1. päivänä, joka seuraa välittömästi hänen toimikauttaan hallituksessa tulevana presidenttinä. Kohta 2 Näin valitut toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet muodostavat yhdessä edellisen vuoden presidentin kanssa hallituksen Kohta 3 Avoimeksi tulleen hallituksen jäsenen tai toimihenkilön paikan täyttämisestä päättävät jäljellä olevat hallituksen jäsenet. Kohta 4 Jos uuden hallituksen jäsenen tai valitun toimihenkilön paikka tulee avoimeksi ennen kuin hänen toimikautensa on alkanut, päättävät uuden hallituksen muut jäsenet näin avoimeksi tulleen paikan täyttämisestä. II artikla Hallitus Klubin asioita hoitaa hallitus, joka koostuu tämän klubin jäsenistä, nimittäin näiden sääntöjen I artiklan kohdan 1 mukaisesti valituista hallituksen jäsenistä, presidentistä, varapresidentistä, tulevasta presidentistä (president-elect), sihteeristä, rahastonhoitajasta ja edellisen vuoden presidentistä. Klubisäännöt Si. - 1
III artikla Toimihenkilöiden tehtävät Kohta 1 Presidentti. Presidentin tulee toimia puheenjohtajana klubin ja hallituksen kokouksissa sekä hoitaa muut tehtävät, jotka tavallisesti kuuluvat yhdistyksen puheenjohtajalle. Kohta 2 Tuleva presidentti (President-elect). Tulevan presidentin velvollisuutena on toimia klubin hallituksen jäsenenä ja hoitaa ne tehtävät, jotka klubin presidentti tai hallitus hänelle antaa. Kohta 3 Varapresidentti. Varapresidentti toimii presidentin poissa ollessa puheenjohtajana klubin ja hallituksen kokouksessa ja hoitaa muut tehtävät, jotka tavallisesti kuuluvat tähän toimeen. Kohta 4 Sihteeri. Sihteerin tulee huolehtia klubin jäsenluettelosta, pitää klubin läsnäolotilastoa, tiedottaa klubin, hallituksen ja komiteoiden kokouksista, laatia ja säilyttää näiden kokousten pöytäkirjat, laatia ja lähettää vaadittavat tiedotukset RI:lle, joihin kuuluvat mm. puolivuosittain tammi- ja heinäkuun 1. päivänä RI:n Euroopan ja Afrikan toimistoon tehtävät ilmoitukset klubin jäsenluvusta ja lisäksi neljännesvuosittain 1. lokakuuta ja 1. huhtikuuta RI:n Euroopan ja Afrikan toimistoon tehtävät ilmoitukset kaikista niistä jäsenistä, kunniajäseniä lukuun ottamatta, jotka on valittu klubin jäsenyyteen vastaavien puolivuotiskausien alettua, ilmoitukset jäsenistön kokoonpanossa tapahtuneista muutoksista ja Suomen Rotarytoimistolle 15 päivän kuluessa kuukauden viimeisen kokouksen jälkeen ilmoitukset läsnäolosta klubin kokouksissa. THE ROTARIAN - lehden tilausten kerääminen ja toimittaminen edelleen RI:lle, sekä hoitaa ne tehtävät, jotka tavallisesti kuuluvat tähän toimeen. Kohta 5 Rahastonhoitaja. Rahastonhoitajan tulee hoitaa klubin varoja ja antaa niistä tilitys klubin vuosikokouksessa tai milloin tahansa hallitus niin haluaa, sekä hoitaa muut toimeensa liittyvät tehtävät. Luopuessaan toimestaan hänen on luovutettava seuraajalleen tai presidentille kaikki hallussaan olevat klubin rahavarat, tilikirjat ja klubin muu omaisuus. Kohta 6 Klubimestari. Klubimestarin tulee hoitaa ne tehtävät, jotka tavanomaisesti liittyvät hänen toimeensa, sekä ne, jotka presidentti tai hallitus hänelle mahdollisesti antaa. IV artikla Kokoukset Kohta 1 Vaalikokous (vuosikokous). Klubin vaalikokous pidetään kunkin vuoden joulukuun loppuun mennessä, jolloin valitaan toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet seuraavaksi toimikaudeksi. Kohta 2 Klubin säännölliset viikkokokoukset pidetään pääsääntöisesti keskiviikkoisin Pietarsaaren Kaupungin alueella. Jos säännöllisiin viikkokokouksiin tehdään muutoksia tai ne peruutetaan, tästä on asianmukaisesti ilmoitettava kaikille klubin jäsenille. Kaikista jäsenistä, kunniajäseniä (tai sellaista jäsentä, jonka rotaryklubin hallitus on vapauttanut läsnäolovelvollisuudesta Rotaryklubin järjestysmuodon VIII artiklan kohdan 2 (b) mukaan) lukuun ottamatta, on rotaryklubin säännöllisissä kokouksissa tehtävä läsnäolo- tai poissaolomerkintä. Läsnä olleeksi lasketaan, kun klubin jäsen on ollut läsnä vähintään kuusikymmentä (60) prosenttia kokousajasta, joko tässä tai muussa rotaryklubissa. Klubisäännöt Si. - 2
Kohta 3 Klubin vaalikokous ja säännöllinen kokous ovat päätösvaltaiset, jos niissä on läsnä 1/3 klubin jäsenmäärästä. Kohta 4 Hallituksen säännölliset kokoukset pidetään pääsääntöisesti kerran kuukaudessa viikkokokouksen jälkeen. Presidentti voi kutsua hallituksen ylimääräiseen kokoukseen, milloin hän katsoo siihen olevan aihetta tai milloin kaksi (2) hallituksen jäsentä sitä pyytää. Kohta 5 Hallituksen kokous on päätösvaltainen, jos siinä on läsnä hallituksen jäsenten enemmistö. V artikla Liittymis- ja vuosimaksut Kohta 1 Liittymismaksun suuruudesta päättää hallitus. Kohta 2 Vuosi- ja muiden maksujen suuruudesta päättää hallitus. Vuosimaksu peritään kahtena yhtä suurena osana heinäkuun ja tammikuun 1. päivänä. VI artikla Äänestysmenettely Äänestykset klubin kokouksissa ovat avoimia, paitsi hallituksen jäsenten vaali, joka suoritetaan suljetuin lipuin. VII artikla Komiteat Kohta 1 (a) Presidentin tulee hallituksen suostumuksella asettaa seuraavat vakinaiset komiteat: klubipalvelukomitea yhteiskuntapalvelukomitea ammattipalvelukomitea kansainvälisen palvelun komitea (b) Presidentin tulee hallituksen suostumuksella asettaa myös tarpeellisiksi katsomansa lisäkomiteat hoitamaan klubipalvelun, ammattipalvelun, yhteiskuntapalvelun ja kansainvälisen palvelun piiriin kuuluvia erityistehtäviä. (c) Presidentti nimittää klubipalvelukomitean, ammattipalvelukomitean, yhteiskuntapalvelukomitean ja kansainvälisen palvelun komitean puheenjohtajaksi hallituksen jäsenenä olevia rotareita ja kuhunkin komiteaan lisäksi vähintään 2 jäsentä. (d) Presidentti on toimensa puolesta kaikkien komiteoiden jäsen ja hänellä on samat oikeudet kuin niiden jäsenillä. (e) Kunkin komitean tulee hoitaa ne tehtävät, jotka klubin säännöt sille asettavat tai jotka presidentti tai hallitus sille antaa. Ellei komitea ole saanut hallitukselta erityisvaltuuksia, Klubisäännöt Si. - 3
sen ei tule ryhtyä päätöstensä täytäntöön panemiseen, ennen kuin komitean toimittama selonteko on tullut hallituksessa hyväksytyksi. (f) Presidentti voi tarpeen vaatiessa nimittää yhden tai useamman komitean hoitamaan eri nuorisotoimintoja. Komiteat voivat vastuualueidensa mukaan toimia minkä tahansa, tai jokaisen, alla mainitun komitean, eli ammattipalvelu-, yhteiskuntapalvelu- tai kansainvälisen palvelun komitean alaisuudessa. Komiteoita asetettaessa olisi, mikäli mahdollista, huolehdittava tehtävien jaon jatkuvuudesta joko valitsemalla komiteaan yksi tai useampia jäseniä toiseksi toimikaudeksi tai valitsemalla yksi tai useampia jäseniä kaksivuotiskaudeksi. Kohta 2 Klubipalvelukomitea. (a) Klubipalvelukomitean puheenjohtaja on vastuussa kaikesta klubipalvelun piiriin kuuluvasta toiminnasta ja valvoo ja sovittaa yhteen niiden komiteoiden työskentelyä, jotka asetetaan huolehtimaan klubipalvelun piiriin kuuluvista tehtävistä. (b) Klubipalvelukomiteaan tulee kuulua klubipalvelukomitean puheenjohtajan lisäksi kaikkien klubipalvelun piiriin kuuluvien erityiskomiteoiden puheenjohtajat. (c) Presidentti voi hallituksen suostumuksella asettaa seuraavat komiteat huolehtimaan klubipalvelun piiriin kuuluvista tehtävistä: läsnäolokomitea viikkoselostekomitea toveruuskomitea aikakauslehtikomitea jäsenyyskomitea jäsenlisäyskomitea ohjelmakomitea suhdetoimintakomitea sekä asettaa vuosittain yksi jäsen seuraaviin komiteoihin: luokitekomitea rotarytietoisuuskomitea (d) Presidentti voi nimittää tulevan presidentin tai varapresidentin valvomaan ja koordinoimaan luokite-, jäsenyys-, jäsenlisäys-, ja rotarytietouskomiteoiden toimintaa. (e) Komiteoita asetettaessa olisi mahdollisuuksien mukaan huolehdittava tehtävien jaon jatkuvuudesta joko valitsemalla komiteaan yksi tai useampia jäseniä toiseksi toimikaudeksi tai valitsemalla yksi tai useampia jäseniä kaksivuotiskaudeksi. (f) Luokite- ja rotarytietouskomiteoihin voi kuulua kolme (3) jäsentä. Kuhunkin komiteaan voidaan valita vuosittain aina yksi jäsen kolmivuotiskaudeksi. Näiden sääntöjen mukaan komiteoita ensi kertaa asetettaessa valitaan yksi jäsen vuoden, yksi jäsen kahden (2) vuoden ja yksi jäsen (3) vuoden toimikaudeksi. (g) Aikakauslehtikomiteaan tulee, mikäli mahdollista, kuulua klubin viikkoselosteen laatija sekä sanomalehdistöä, muuta tiedonvälitystä tai mainosalaa edustava klubin jäsen. Kohta 3 Yhteiskuntapalvelukomitea. (a) Yhteiskuntapalvelukomitean puheenjohtaja on vastuussa kaikesta yhteiskuntapalvelun piiriin kuuluvasta toiminnasta ja valvoo ja sovittaa yhteen niiden komiteoiden työskentelyä, jotka asetetaan huolehtimaan yhteiskuntapalvelun piiriin kuuluvista tehtävistä. (b) Yhteiskuntapalvelukomiteaan tulee kuulua yhteiskuntapalvelukomitean puheenjohtajan lisäksi kaikkien yhteiskuntapalvelun piiriin kuuluvien erityiskomiteoiden puheenjohtajat. (c) Presidentti voi hallituksen suostumuksella asettaa seuraavat komiteat huolehtimaan yhteiskuntapalvelun piiriin kuuluvista tehtävistä: inhimilliset kehitysmahdollisuudet - komitea Klubisäännöt Si. - 4
yhdyskunnan kehitys - komitea ympäristösuojelukomitea yhteistyökumppanit - komitea VIII artikla Komiteoiden tehtävät Kohta 1 Klubipalvelukomitea. Komitean tulee laatia ja toteuttaa suunnitelmat, joiden tarkoituksena on opastaa ja auttaa klubin jäseniä täyttämään velvollisuutensa klubipalveluun liittyvissä asioissa. Klubipalvelukomitean puheenjohtaja vastaa komitean säännöllisistä kokouksista ja raportoi hallitukselle kaikista klubipalveluun liittyvistä toiminnoista. (a) Läsnäolokomitean tulee etsiä keinoja jäsenten innostamiseksi ottamaan osaa kaikkiin rotarykokouksiin mukaan luettuna kaikkien klubin jäsenten läsnäolo piirikonferenssissa, intercity-kokouksissa, kansainvälisissä kokouksissa ja kansainvälisessä vuosikonventiossa. Tämän komitean on erityisesti edistettävä osallistumista oman klubin viikkokokouksiin tai jos jäsen on estynyt läsnäoloa muiden klubien viikkokokouksissa; pidettävä klubin jäsenet tietoisina läsnäolosäädösten velvoituksista; parannettava runsaan läsnäolon edellytyksiä; pyrittävä löytämään ja poistamaan läsnäoloa alentavia syitä. (b) Luokitekomitean tulee vuosittain elokuun 31. päivään mennessä laatia katsaus paikkakunnan luokitteista ja sen nojalla tehdä täytettyjen ja vapaiden luokitteiden luettelo; tarkistaa ja tarvittaessa tehdä korjauksia klubissa esiintyviin luokitteisiin sekä neuvotella hallituksen kanssa kaikista luokiteasioista. (c) Viikkoselostekomitean tulee pyrkiä viikkoselosteen avulla herättämään kiinnostusta rotaryyn ja innostamaan läsnäoloon kokouksissa, tiedottaa tulevien kokousten ohjelmista, kerrata edellisen kokouksen pääkohdat, vaalia toveruutta ja jakaa rotarytietoutta, kertoa yksityisiä jäseniä, klubia ja koko laajaa rotarymaailmaa koskevista uutisista. (d) Toveruuskomitean tulee edistää jäsenten välistä tutustumista ja ystävyyttä sekä osallistumista rotaryn järjestämiin vapaa-ajan ja virkistystoimintoihin ja toteuttaa muut klubin yleisiin tavoitteisiin liittyvät tehtävät presidentin ja hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. (e) Aikakauslehtikomitean tulee virittää klubin jäsenten kiinnostusta julkaisuun THE RO- TARIAN, järjestää rotarylehtien teemakuukausi, huolehtia siitä, että klubin kokouksissa kuukausittain esitetään lyhyitä selostuksia lehden sisällöstä, kehottaa lehden käyttämiseen uusien jäsenten perehdyttämiseksi rotaryn ohjelmaan, jakaa julkaisua kokousten esitelmöitsijöille, jotka eivät ole rotareita, toimia niin, että julkaisua tilataan kirjastoihin, sairaaloihin, kouluihin ja lukusaleihin, lähettää uutisia ja valokuvia julkaisun toimituksiin ja muilla tavoin saattaa julkaisu palvelemaan sekä rotareita että ei-rotareita. (f) Jäsenyyskomitean tulee tarkastaa kaikki jäsenehdotukset henkilölliseltä kannalta, ottaen perusteellisesti selkoa ehdokkaiden luonteesta, ammattimaineesta, yhteiskunnallisesta asemasta sekä heidän yleisestä jäsenkelpoisuudestaan ja antaa kaikista ehdotuksista lausuntonsa hallitukselle. (g) Jäsenlisäyskomitean tulee säännöllisesti tarkastaa klubin täytettyjen ja täyttämättömien luokitteiden luettelo sekä esittää klubin hallitukselle luokitteiden täyttämiseksi soveliaiden ehdokkaiden nimiä. (h) Ohjelmakomitean tulee valmistella ja järjestää klubin säännöllisten ja ylimääräisten kokousten ohjelmat. Klubisäännöt Si. - 5
(i) Suhdetoimintakomitean tulee laatia ja toteuttaa suunnitelmat, joiden tarkoituksena on (1) antaa yleisölle tietoa rotarysta ja sen historiasta, tavoitteesta ja laajuudesta sekä (2) saattaa sopivassa muodossa julkisuuteen tietoja klubin toiminnasta. (j) Rotarytietouskomitean tulee antaa jäsenehdokkaille tietoja niistä oikeuksista ja velvollisuuksista, joita rotaryklubin jäsenyys tarjoaa, antaa kaikille jäsenille jatkuvasti tietoja rotaryn historiasta, tavoitteesta ja toiminnasta eri tasoilla sekä valvoa uusien jäsenten perehdyttämistä heidän ensimmäisen jäsenvuotensa aikana klubissa. Kohta 2 Ammattipalvelukomitea. Komitean tulee laatia ja toteuttaa ne suunnitelmat, joiden tarkoituksena on opastaa ja auttaa klubin jäseniä täyttämään velvollisuutensa ammattiinsa liittyvissä asioissa ja kehittämään toimialojensa yleistasoa. Komitean puheenjohtaja on vastuussa klubin ammattipalvelutyöstä ja hänen tulee valvoa ja ohjata niiden komiteoiden työskentelyä, jotka mahdollisesti asetetaan huolehtimaan ammattipalvelun piiriin kuuluvista erityistehtävistä. Kohta 3 Yhteiskuntapalvelukomitea. Komitean tulee laatia ja toteuttaa suunnitelmat, joiden tarkoituksena on opastaa ja auttaa klubin jäseniä täyttämään velvollisuutensa yhteiskunnan jäseninä. Komitean puheenjohtaja on vastuussa klubin yhteiskunta-palvelutyöstä ja hänen tulee valvoa ja ohjata niiden komiteoiden työskentelyä, jotka mahdollisesti asetetaan huolehtimaan yhteiskuntapalvelun piiriin kuuluvista erityistehtävistä. Näihin kuuluvat: (a) Inhimilliset kehitysmahdollisuudet -komitea. Tämän komitean tulee toimia paikkakunnan kaikkien ihmisten hyvinvoinnin edistämiseksi kaikissa elämänvaiheissa ja antaa apua ja tukea niille, jotka sitä tarvitsevat. (b) Yhdyskunnan kehityskomitea. Tämän komitean tulee toimia paikkakunnan kehittämiseksi paremmaksi paikaksi asua kohentamalla sen ulkoisia puitteita ja julkisia palveluja. (c) Ympäristönsuojelukomitea. Tämän komitean tulee keskittyä ympäristönsuojeluun ja sen parantamiseen paikkakunnalla. (d) Yhteistyökumppanit - komitea. Tämän komitean tulee kehittää suhteita muihin rotaryn tukemiin järjestöihin paikkakunnalla ja edistää yhteistyötä niiden kanssa palveluprojekteissa. Kohta 4 Kansainvälisen palvelun komitea. Komitean tulee laatia ja toteuttaa ne suunnitelmat, joiden tarkoituksena on opastaa ja auttaa klubin jäseniä täyttämään velvollisuutensa kansainvälisen palvelun alaan kuuluvissa asioissa. Komitean puheenjohtaja on vastuussa klubin kansainvälisen palvelun piiriin kuuluvasta työstä ja hänen tulee valvoa ja ohjata niiden komiteoiden työskentelyä, jotka mahdollisesti asetetaan huolehtimaan siihen kuuluvista erityistehtävistä. IX artikla Lomauttaminen Hallitus voi kirjallisesta anomuksesta, jossa on esitetty päteviä ja riittäviä syitä, määräajaksi vapauttaa klubin jäsenen velvollisuudesta osallistua klubin kokouksiin. (Huom. Tällainen lomautettu jäsen välttyy klubista erottamiselta, mutta klubi ei saa laskea lomautettua jäsentä läsnä olevaksi. Mikäli lomautettu ei osallistu muunkaan rotaryklubin kokoukseen, on hänet merkittävä poissaolleeksi. Klubin järjestysmuodon VIII artiklan kohdan 3 (a) ja (b) alakohtien mukaista poissaoloa ei kuitenkaan oteta huomioon klubien läsnäoloa laskettaessa.) Klubisäännöt Si. - 6
X artikla Raha-asiat Kohta 1 Rahastonhoitajan on pidettävä kaikki klubin varat talletettuina hallituksen määräämässä pankissa. Kohta 2 Rahastonhoitaja maksaa esitetyt laskut pankkisiirtona kuittia vastaan. Valantehneen tilintarkastajan tai muun pätevän henkilön tulee kerran vuodessa perusteellisesti tarkastaa tilit. Kohta 3 Klubin rahavaroja hoitavien toimihenkilöiden tulee antaa hallituksen mahdollisesti vaatima takuu heille uskotuista varoista. Takuusta aiheutuvat kustannukset suorittaa klubi. Kohta 4 Klubin tilivuosi on heinäkuun 1. päivästä kesäkuun 30. päivään. Vuosimaksujen perimisen vuoksi se jaetaan kahteen puolivuotiskauteen, heinäkuun 1. päivästä joulukuun 31. päivään ja tammikuun 1. päivästä kesäkuun 30. päivään. Per capita-maksut on suoritettava kunkin vuoden heinäkuun 1. ja tammikuun 1. päivänä. Maksujen perustana on klubin jäsenluku näinä päivinä. Kohta 5 Hallituksen tulee kunkin tilivuoden alussa laatia tai laadituttaa tulo- ja menoarvio alkanutta vuotta varten. Sen jälkeen kun hallitus on hyväksynyt arvion, on eri tarkoituksiin käytettävät menoerät pysytettävä arvion puitteissa, mikäli hallitus ei toisin määrää. XI artikla Uusien jäsenten vaali Kohta 1 Klubin jäsenen ehdottaman uuden jäsenen nimi on klubin sihteerin välityksellä ilmoitettava kirjallisesti klubin hallitukselle. Siirtojäsentä tai toisen klubin entistä jäsentä voi ehdottaa klubin jäseneksi hänen entinen klubinsa. Ehdotus on jäsenvaalimenettelyn ajan pidettävä luottamuksellisena ellei jäljempänä ole toisin säädetty. Kohta 2 Hallituksen tulee varmistaa, että ehdotus täyttää kaikki klubin järjestysmuodossa mainitut jäsenyys- ja luokitevaatimukset. Kohta 3 Hallitus joko hyväksyy tai hylkää ehdotuksen 30 päivän kuluessa sen tekemisestä ja tiedottaa sen jälkeen sihteerin välityksellä ratkaisustaan jäsenehdotuksen tekijälle. Kohta 4 Jos hallituksen ratkaisu on myönteinen, jäsenehdokkaalle selostetaan rotaryn tavoitteet sekä jäsenyyteen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet (ja ehdotettu jäsenyyden laji), minkä jälkeen jäsenehdokasta kehotetaan allekirjoittamaan jäsenanomuslomake ja antamaan suostumus nimensä ja hänelle esitetyn luokitteen julkistamiseen klubissa. Kohta 5 Jollei kukaan klubin muista kuin kunniajäsenistä ole jättänyt hallitukselle perusteltua vastustuskirjelmää seitsemän (7) päivän kuluessa jäsenehdokkaasta ilmoittamisesta, hänen katsotaan tulleen, näiden sääntöjen säätämän liittymismaksun maksettuaan (ellei hän ole kunniajäsen) valituksi klubin jäseneksi. Jos hallitukselle on saapunut vastustuskirjelmä, hallituksen tulee seuraavassa kokouksessaan äänestää asiasta. Jos jäsenehdokas hyväksytään vastustuksesta huolimatta, hänet katsotaan Klubisäännöt Si. - 7
tulleen, näiden sääntöjen säätämän liittymismaksun maksettuaan (ellei hän ole kunniajäsen) valituksi klubin jäseneksi. Kohta 6 Valinnan jälkeen presidentin tulee huolehtia siitä, että uusi jäsen perehdytetään rotaryyn ja klubin toimintaan. Klubin sihteerin tulee laatia uudelle jäsenelle jäsenkortti ja ilmoittaa hänet RI:lle. Suomessa ilmoitus tehdään Suomen Rotarytoimistolle. Sihteerin tai klubipalvelukomitean tulee koota sopivaa tietoaineistoa annettavaksi uudelle jäsenelle ja osoittaa yksi jäsen auttamaan uuden jäsenen kotiutumista klubiin. XII artikla Päätökset ja sitoumukset Klubi ei saa käsitellä päätöstä tai ehdotusta, joka muodostuisi velvoitukseksi klubille, ennen kuin hallitus on käsitellyt asian. Jos tällaisista kysymyksistä tehdään esityksiä klubin kokouksissa, ne on keskustelutta siirrettävä hallituksen valmisteltaviksi. XIII artikla Klubin kokouksen kulku Kokouksen avaaminen Vierailevien rotarien esittely Kirjeenvaihto ja tiedotukset Komiteoiden tiedotukset Keskeneräiset asiat Uudet asiat Esitelmä tai muu ohjelmanumero Kokouksen päättäminen XIV artikla Sääntöjen muutokset Näihin sääntöihin voidaan tehdä muutoksia klubin varsinaisessa kokouksessa, jossa on läsnä päätösvaltainen lukumäärä klubin jäseniä, jos 2/3 läsnä olevista hyväksyy muutokset, edellyttäen, että tällaisesta ehdotetusta muutoksesta on postitettu tiedotus jokaiselle jäsenelle vähintään 10 päivää ennen kokousta. Näihin sääntöihin ei voida tehdä mitään muutosta tai lisäystä, joka on ristiriidassa klubin järjestysmuodon tai RI:n järjestysmuodon tai sääntöjen kanssa. Klubisäännöt Si. - 8