SEURAKUNTANEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 5/2014 Aika 27.5.2014 klo 18.30-19.15 Paikka Malmin kirkko Läsnä SIMOLA Pertti puheenjohtaja HUOVIO Anna Elina KOSKELAINEN Laura vara VESAMÄKI Aarne vara MARJAMÄKI Pipsa Lotta PITKÄNEN Pirkko PONTELA Tuula RAITTILA Kaisa SORMUNEN Pekka vara SALMI Kauko AIVIO Sanna vara YLÄNKÖ Arja vara UGUR Hannele YLINEN Antti sihteeri 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi (13/17). 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Pekka Sormunen ja Kauko Salmi. 4 Esityslistan hyväksyminen Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.
5 Ilmoitusasiat: 2 Seurakuntaneuvoston syksyn kokoukset tiistaisin klo 18.30 19.8. Malmin kirkko 9.9. Malmin kirkko 7.10. Jakomäen kirkko 11.11. Pihlajamäen kirkko 9.12. Tapulin seurakuntakoti Merkittiin tiedoksi. 6 Kirkkoherran päätökset Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten kirkkoherran päätökset 28-39/2014 Merkittiin tiedoksi. 7 Pöytäkirjat Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten: Jakomäen piirineuvoston pöytäkirja 24.4.2014 Malmin piirineuvoston pöytäkirja 21.5.2014 Pihlajamäen piirineuvoston pöytäkirja 3.4.3014 Puistolan piirineuvoston pöytäkirja 23.4.2014 Pukinmäen piirineuvoston pöytäkirja 28.4.2014 Siltamäen piirineuvoston pöytäkirja 24.4.2014 Viikin piirineuvoston pöytäkirja 15.5.2014 Lähetyksen yhteistyöryhmän muistio 23.4.2014 Merkittiin tiedoksi. 8 Toiminta- ja taloussuunnittelutoimikunnan asettaminen Seurakunnan taloustilanne on kohtuullisen hyvä, mutta vaatii toimenpiteitä talouden tasapainottamiseksi. Vuoden 2015 toiminta- ja palkkaraha on 6.005, 929 euroa, vähennystä edelliseen vuoteen on 44.632 euroa, -0.74 %. Vuokraraha on 1.577.273 euroa, sisäiset vuokrat 1.499.615 euroa. Vuokrarahasta jää käytettäväksi toimintaan 78.000 euroa, mikä on noin 5.000 euroa kuluvaa vuotta vähemmän. Näin toimintaan käytettävä määräraha vähenee noin 50.000 euroa. Säästöjä seurakunnalla on käytettävissä vuoden 2015 talousarvion valmistelua varten 860.000 euroa. Nykyisillä henkilöstö- ja toiminnan menoilla talousarvio jäisi 290.000 alijäämäiseksi, mikä pitäisi ottaa säästöistä. Nykyisellä kulurakenteella säästöt loppuisivat vuonna viimeistään vuonna 2017. Talousarviota on pitkän tähtäyksen suunnittelulla tasapainotettava vähentämällä henkilöstöä ja muita toiminnan kuluja.
3 Henkilöstövähennyksen tulee tehdä luonnollista poistumaa käyttäen. Tiedossa olevat mahdollisuudet toteuttaa luonnollista poistumaa ovat: Jakomäen kanttorin virka on avoinna, sijaisuus päättyy 31.8., nuorisomuusikon määräaikainen työsuhde päättyy vuoden 2015 alusta, diakonian virka vapautuu vuoden 2015 aikana, nuorisotyönohjaajaan virka vuonna 2016, kaksi suntiota syksyllä 2014, kaksi suntiota vuonna 2015. Seurakunnan säästöt antavat mahdollisuuden siihen, että tehtäviä ei lakkauteta yllättäen ja että sijaisuudet pääsääntöisesti täytetään, kuitenkin joka kerta erikseen harkiten. Tehtävien lakkauttamisessa on hyvä käyttää noin puolen vuoden harkinta-aikaa. Näin työtä voidaan suunnitella ja toteuttaa pitkäjänteisesti. Talouden tasapainottamista varten esitetään, että seurakuntaneuvosto asettaa keskuudestaan toimikunnan, jonka puheenjohtajan on kirkkoherra ja inä kolme seurakuntaneuvoston tä. Toimikunnan tehtävänä on valmistella esitystä vuosien 2015-2017 toimintasuunnitelmaksi ja vuoden 2015 talousarvioksi sekä suunnitelmaa henkilöstövähennysten toteuttamiseksi. 1) asettaa toiminta- ja taloussuunnittelutoimikunnan; 2) nimetä puheenjohtajaksi kirkkoherran; 3) valita iksi: Laura Koskelainen, Joni Penkari, Pekka Salomaa. 9 Diakonian viranhaltijan valinta Seurakunnassa on täytettävänä diakonian virka, joka sijoittuu Viikin seurakuntapiiriin ja jonka eritystehtävänä on mielenterveystyö työparin kanssa koko seurakunnan alueella. Virka on ollut haettavana. Hakuilmoitus on ollut seurakunnan ilmoitustaululla ja se on julkaistu internetissä kirkon työpaikkatorilla sekä Helsingin seurakuntayhtymän kotisivuilla, liite A. Lyhyt hakuilmoitus, jossa on viitattu internetistä löytyvään ilmoitukseen, on ollut Kotimaalehdessä. Virkaan jätettiin 18 hakemusta. Yhteenveto hakijoista ja heidän ansioistaan on liitteessä B. Täydelliset hakemusasiakirjat ovat nähtävissä kokouspaikalla ja sitä kirkkoherran työhuoneessa. Ensimmäiseen haastatteluun, jonka suorittivat kirkkoherra, johtava diakonian viranhaltija Virpi Kylmälahti ja Viikin kappalainen Petri Jukanen kutsuttiin tehtävää vastaavan koulutuksen ja työkokemuksen perusteella viisi hakijaa: Koivumäki, Myllärniemi, Niemi P., Puhakka ja Salonen. Henkilöstötoimikunnan haastatteluun, johon osallistuivat kirkkoherra, Tuula Pontela, Kaisa Raittila ja Pekka Salomaa sekä asiantuntijana Virpi Kylmälahti kutsuttiin hakijat Koivumäki, Myllärniemi ja Niemi. Heidän hakemuskirjeensä on liitteissä C - E.
4 Henkilöstötoimikunta päätyi yksimielisenä lausuntonaan esittämään, että virkaan valittaisiin Tarja Koivumäki. Perusteina käytettiin Viikin piirin diakonian painopisteitä, joissa korostuu tavallisten perustehtävien ohella perhetyö, mielenterveystyöhön liittyvää ammatillista osaamista sekä haastattelussa syntyneitä näkemyksiä hakijan työlle asettamista tavoitteista ja motivaatiosta kyseisen viran tehtävien hoitamiseen. Henkilöstötoimikunnan haastatteluun kutsuttujen hakijoiden vertailu on liitteessä F. Virka täytetään kuuden kuukauden koeajalla. Koska Tarja Koivumäki työskentelee Helsingin seurakuntayhtymän palveluksessa, todistusta terveydentilasta ei tarvita. Viran palkkaus määräytyy yhteisen kirkkoneuvoston linjauksen mukaisesti. Esitys 1) valita diakonia virkaan 1.8.2014 alkaen Tarja Koivumäen kuuden kuukauden koeajalla; 2) todeta, että viran palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 502 ja että viran peruspalkka on 2.254,23 euroa. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. 10 Johtavan diakonian viranhaltijan sijaisen ja diakonian viranhaltijan sijaisen ottaminen Seurakuntaneuvoston on myöntänyt johtavalle diakonianviranhaltija Virpi Kylmälahdelle opintovapaata 1.11.2014-29.5.2015. Tehtävään on tarpeen määrätä sijainen. Diakonian viranhaltija Elina Leppihalme on valmis vastaanottamaan viransijaisuuden. Sitä varten hänelle tulee myöntää omasta virasta virkavapautta. Elina Leppihalme on vanhempainvapaalla 15.7.2014 saakka ja sen jälkeen vuosilomalla ja hoitovapaalla 16.7. - 30.10.2014 saakka. Hänen vanhempainvapaan sijaisenaan on toiminut sosionomi Kirsi Salonen. Malmin seurakuntapiirin diakonian tehtävien hoitamiseksi on tarpeen ottaa sijainen Elina Leppihalmeen vuosiloman ja virkavapauksien ajaksi. Kirsi Salonen on valmis jatkamaan sijaisena. 1) myöntää Elina Leppihalmeelle palkatonta virkavapautta diakonian virasta toisen viran hoitamista varten; 2) ottaa Elina Leppihalmeen hoitamaan johtavan diakonianviranhaltijan viransijaisuutta ajalla 1.11.2014-29.5.2015 3) ottaa Kirsi Salosen diakonian viransijaiseksi 16.7.2014-29.5.2015.
11 Suntio Riitta Sihvosen irtisanoutuminen 5 Riitta Sihvonen on lähettänyt seurakuntaneuvostolle ilmoituksen, jossa hän pyytää eroa suntion virasta 1.11.2014 alkaen eläkkeelle siirtymistä varten, (liite A). Nykyisen kirkon virkalainsäädännön mukaan ei enää myönnetä vaan merkitään tiedoksi. Viran täyttämisestä tai mahdollisesta lakkauttamisesta tehdään esitys syksyllä. 1) merkitä tiedoksi, että Riitta Sihvonen eroaa suntion virasta 1.11.2014 alkaen; 2) että virkaa ei toistaiseksi täytetä 12 Edustajien nimeäminen Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen Suomen Lähetysseuran vuosikokous pidetään Vaasassa 7.6.2014 klo 9.00 alkaen. Seurakunnat saavat lähettää edustajiaan vuosikokoukseen määrän perusteella. Malmin seurakunnan olisi mahdollista lähettää neljä edustajaa. Edustajat tuli ilmoittaa lähetysseuraan 13.5. mennessä. Edustajille tulee antaa valtakirja. Lähetyksen yhteistyöryhmä on ehdottanut, että seurakunnan edustajiksi Irma Mattila, joka on myös seurakunnan yhdyshenkilö Lähetysseuraa, sekä Tarja Lipasti, joka on ollut pitkään Suomen Lähetysseuran lähetystyöntekijä ja toimii Puistolan lähetyspiirin vetäjänä. Seurakuntaneuvoston keskuudesta pyrittiin löytämään ilmoittautumisaikaan mennessä muita edustajia, siinä kuitenkaan onnistumatta. Myöhemmin Veronica Saarela on ilmoittanut, että olisi valmis osallistumaan. Ilmoittautumisaika on kuitenkin valitettavasti jo päättynyt. Keskustelu: nimetä seurakunnan edustajiksi Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen 7.6.2014 Irma Mattilan ja Tarja Lipastin sekä Pekka Salomaan ja Veronica Saarelan. Keskustelun aikana ehdotettiin myös Pekka Salomaata ja Veronica Saarelaa. 13 Kalusteiden poisto Seurakunnan toimitilojen kalusteet on inventoitu vertaamalla kussakin toimitilassa huonekohtaisesti seurakuntayhtymän kalusteluetteloa ja tilassa olevia kalusteita. Luettelosta puuttuvat kalusteet on lisätty luetteloon ja puuttuvista tai poistettavista kalusteista on tehty merkintä luetteloon.
6 Osaa puuttuvista kalusteista seurakuntaneuvosto on ilmeisesti jo aiemmin esittänyt yhteiselle kirkkoneuvostolle poistettavaksi, mutta poistot eivät ole siirtyneet luetteloon. Osa puuttuvista kalusteista on siirretty muualle eikä poistosta ole tehty merkintää luetteloihin. Osa poistettaviksi esitetyistä kalusteista on särkynyt tai vanhentunut, esim. mikrofonit, nauhurit jne. Luetteloissa on myös muutama merkintä varastetuista kalusteista. Kalusteluettelot on tarkoitus päivittää ajan tasalle ja sen jälkeen hoitaa kalusteiden kirjaamiset luetteloon ja poistamiset siitä seurakuntayhtymän antamien uuden ohjeistuksen mukaisesti. Kalusteluettelot tullaan myös inventoimaan vuosittain erikseen sovittavana aikana. Tässä vaiheessa on tärkeää, että luetteloihin tehdään inventaariossa todetut lisäykset ja ehdotetut poistot. esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Malmin seurakunnan kalusteluettelot päivitetään suoritetun inventaarion mukaiseksi ja että kalustosta poistetaan luetteloon merkityt puuttuvat ja tarpeettomat kalusteet. 14 Oikaisuvaatimusohjeet ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ja antoi liitteen A mukaiset oikaisuvaatimusohjeet. Pertti Simola puheenjohtaja Antti Ylinen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Pekka Sormunen Kauko Salmi Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä 29.5.-12.6.2014 kirkkoherranvirastossa, Kunnantie 1 ja sen nähtävänä pitämisestä on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 28.5.2014 laitetulla ilmoituksella.