PÖYTÄKIRJA(LUONNOS) Kansallisen julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmän kokous Aika: Maanantai 24.8.2015 klo 9.30 12 Paikka: Opetus- ja kulttuuriministeriö, kh. Kalevala, Meritullinkatu 10, Helsinki Kutsutut: Jukka Haapamäki, opetus- ja kulttuuriministeriö, puheenjohtaja Janne Halttu, Ulkopoliittinen instituutti Pirjo Heikkilä, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Anu Herala, Työterveyslaitos (Anna-Liisa Pasasen sijaisena) Jyrki Ilva, Kansalliskirjasto Mira Juppi, Fimea Jaakko Kukkonen, Ilmatieteen laitos Päivi Tainio, Valtion taloudellinen tutkimuskeskus VATT (Henri Lassanderin tilalla) Jukka Lindeman, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Ari Lindqvist, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (este) Merja Mehtälä, Geologian tutkimuskeskus Paula Merikko, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Minna Mäkiniemi, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (etäyhteydellä) Anssi Neuvonen, Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy Anu Nuutinen, Suomen Akatemia Minna Nyman, Suomen Pankki Heli Myllyniemi, Suomen ympäristökeskus SYKE (este) Marika Puputti, Poliisiammattikorkeakoulu (etäyhteydellä) Hanna-Mari Puuska, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy, sihteeri Janne Pölönen, Tieteellisten seurain valtuuskunta Mikko Saunamäki, Luonnonvarakeskus Tiina Sarjakoski, Maanmittauslaitos Saara Savolainen, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (etäyhteydellä) Heile Tofferi, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Anneli Vartio, Työterveyslaitos (Anna-Liisa Pasasen sijaisena) Asiat 1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden esittäytyminen ja työjärjestyksen hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.30. Läsnäolijat esittäytyivät ja hyväksyttiin työjärjestys. 2. Tutkimuslaitosten ja yliopistollisten sairaaloiden julkaisutiedonkeruun 2014 pilotointi
Pilottiorganisaatiot toimittivat aineistonsa touko-kesäkuussa ja tiedot tarkistettiin CSC:llä kesäelokuun aikana. Hanna-Mari Puuska esitteli pilotoinnin etenemistä ja tuloksia. Keskustelu ja päätökset: Julkaisutyyppien eroavaisuudet Erityisesti Duodecim- ja Lääkärilehdissä ilmestyneissä julkaisuissa ristiriitaisuuksia (esim. tieteellinen-ammatillinen) A1- ja A2-luokkia (alkuperäis- ja katsausartikkelit) ei erotella ihan kaikissa tutkimuslaitoksissa, mutta useimmissa luokittelu perustuu OKM:n julkaisutyyppiluokitukseen erityisesti, koska sitä sovelletaan SA:n hakemuksissa. Julkaisufoorumi-luokitukset Mainittiin, että omien sarjojen arviointiprosessit vaihtelevat organisaatioittain. Todettiin kuitenkin, että OKM-ohjeistuksessa ei oteta kantaa julkaisijaan, vaan vertaisarviointikäytäntöön. Julkaisufoorumi luokittelee paikalliset julkaisukanavat 0-tasolle, vaikka täyttäisivät kriteerit (joita käyttävät lähinnä yhden organisaation tutkijat). Esim. toimituskunnasta tietty osuus pitää olla ulkopuolisia. Kaksi luokittelua: arviointi (julkaisutyyppi: vertaisarvioitu/ei-vertaisarvioitu) sekä laatu (JUFO-tasoluokitus). Suomen maataloustieteellisen seuran konferenssi puuttuu, mikä näkyy mm. MTT:n 0- tason julkaisujen suurena määränä. Vaihdetaan kalvoihin Ei-tieteellinen ->JUFO 0 (sillä luokka sisältää mm. paikallisia tieteellisiä kanavia) Aineistoihin on sovellettu vuoden 2014 luokitusta. Uusi JUFO-luokitus tulee voimaan vasta vuoden 2015 julkaisuista alkaen. Uusi luokitus kohtelee tieteenaloja tasapuolisemmin, ja pienempi osuus julkaiusistaerityisesti luonnontieteissä sijoittuu2-3- tasoille. Tieteenala Sairaaloilla ei toistaiseksi kerätä tietoa tieteenaloista. Tekijän erikoisala tai lehden ala olisi helppo määrittää, mutta yksittäisen julkaisun tieteenala on ongelmallinen. Todettiin, että yliopistoilla on vaihtelevia tapoja kerätä tieteenalatietoa. Jos julkaisu on poikkitieteellinen, pääasiallisen tieteenalan lisäksi voi julkaisulle raportoida korkeintaan 5 muuta tieteenalaa. Pääasiallista tieteenalaa käytetään tilastoinnissa. Yhteisjulkaisujen tieteenalatieto ratkaisee ongelman suurimmasta osasta sairaaloiden julkaisuja.
Julkaiseminen JUULIssa Kommentoitiin, että JUULIssa julkaisemista on pidetty oletuksena tietoja raportoitaessa. Todettiin, että tietojen laatu on melko samantasoista kuin yliopistoilla. Työtä aiheuttaa jonkin verran se, että koko data täytyy nyt viedään JUULIin uudestaan vuosien 2011 14 osalta. Tiedonkeruu ei kuitenkaan kata tutkimuslaitoskenttää kokonaisuudessaan, mikä tulee huomioida erityisesti JUULIn ohjeistuksessa. Kerrottiin, että ohjeistusta on tarkoitus parantaa JUULIssa muutenkin. Korkeakoulujenkin aineistot on julkaistu myös CSC:n confluence-sivulla exceleinä, ks. https://confluence.csc.fi/display/suorat/julkaisutiedonkeruu+- +korkeakoulujen+raportoimat+julkaisut. Tekijätietoja ei toistaiseksi ole julkaistu confluencessa, mutta asiaa täytyy vielä jatkossa selvittää erityisesti henkilötieto- ja tekijänoikeuslain näkökulmasta. Päätös: Sovittiin, että tiedot julkaistaan marraskuun lopussa, kun puuttuvien JUFOtasojen arviointi saadaan valmiiksi Päätös: Sovittiin, että julkaistaan aineisto myös CSC:n confluence-sivulla exceleinä. Pilottien kokemuksia MTT: opettavaista, erityisesti DSpacen taipuminen tiedonkeruuseen. Pilotti osoitti, että datan pystyy tuottamaan järkevällä työmäärällä. Vertailudata muihin hyödyllistä. Yhden vuoden aineistoon kulunut työmäärä n. 1 viikko. THL: DSpacesta julkaisut saa ulos käsiteltävään muotoon (csv), mutta taulukon käsittely vaatii työtä. Järjestelmän kehittämisessä ollut jo alun perin ajatuksena, että se noudattaa kansallisia standardeja. Hyötynä, että nyt saadaan vertailutietoa myös kotimaisten julkaisujen osalta esim. yhteisjulkaisemisesta. Sairaalat: Vertailutieto muista sairaaloista hyödyllistä. Voidaan nyt analysoida, käytetäänkö sama järjestelmää (JULKI) samalla tavalla. Tieteenalatietoa ei sairaaloilta saatavilla. Muuta Jatkokehittämisen aiheena esitettiin tietojen lataaminen JUULIsta. JUULIssa ei toistaiseksi ole avointa rajapintaa, josta tietoja saisi automaattisesti ladattua. Todettiin, että tietojen hyödyntämismahdollisuuksia kehitetään virtaistamisen puitteissa. Tiedonkeruun Open access -määritelmää on työstetty OKM:ssä kevään ja kesän aikana ja sitä tullaan tarkentamaan tiedonkeruuohjeistuksessa. Muutamilla sairaaloilla julkaisutiedoissa on vielä puutteita.
STM:n arviointiryhmän kokouksessa 26.8.2015 pohditaan sairaaloiden aineistojen jatkohyödyntämistä. STM ei hyödynnä julkaisujen tieteenalatietoja. Seuraavan vuoden JUFO-arviointi valmistuu kesäkuussa (kun tiedot saadaan maaliskuussa). Jatkossa kuitenkin JUFO-arviointi virtaistetaan, joten kanavat saadaan vahvistettua nopeammin pitkin vuotta. Julkaisufoorumin nettisivulla on linkki, jossa voi etukäteen ehdottaa kanavia arviointiin. Osa korkeakouluille pakollisista kentistä on ollut vapaaehtoisia tutkimuslaitoksille (mm. julkaisun kansainvälisyys, yhteisjulkaiseminen, koulutusala). Kentät tulevat todennäköisesti olemaan vapaaehtoisia jatkossakin. Huomautettiin, että sairaalat raportoivat julkaisut koko erityisvastuualueeltaan (HUSia lukuun ottamatta). Sovittiin, että korjataan tämä kalvoihin. Jatkotoimenpiteet Korjatut ja päivitetyt kalvot lähetetään yhteistyöryhmälle mahdollisimman pian Päätös: Sovittiin, että sairaaloiden puuttuvat tiedot lähetetään CSC:lle viimeistään 15.9. 3. Julkaisutiedonkeruu 2015 Keskusteltiin julkaisutiedonkeruun 2015 toteutuksesta sekä tutkimuslaitosten ja yliopistollisten sairaaloiden osallistumisesta siihen. Aikataulu ja eteneminen Todettiin, että osa uusista tutkimuslaitoksista voisi tulla mukaan jo korkeakoulujen maaliskuun tiedonkeruussa, osa esimerkiksi toukokuussa tai syksyllä. Yhteisjulkaisujen osalta julkaisutyypit lyödään lukkoon jo maaliskuussa raportoitujen tietojen osalta. Kommentoitiin, että myöhemmin kuin maaliskuussa mukaan tulevien olisi mielekkäämpää siirtyä suoraan VIRTA-muotoiseen tiedonkeruuseen (XML), sillä vuoden 2016 tiedoista alkaen (kevät 2017) julkaisut raportoidaan joka tapauksessa XMLmuodossa ja csv-muotoinen tiedonkeruu poistuu käytöstä kokonaan. Mukaan liittyvät organisaatiot Kysyttiin kunkin organisaation valmiutta liittyä mukaan tiedonkeruisiin o Alustavasti vuoden 2016 maaliskuussa tietojaan voisivat toimittaa LUKE, THL, sairaalat, TTL, Maanmittauslaitos, VTT, FIMEA. o Näistä ainakin TTL ja VTT toimittaisivat tietonsa VIRTA-XML-muodossa
o Seuraavassa vaiheessa mukaan liittymisestä ovat alustavasti kiinnostuneita ovat myös MTK, Ulkopoliittinen instituutti, VATT, Suomen Pankki ja PolAMK, mutta aikataulu vielä epäselvä Todettiin, että ryhmästä puuttuu vielä muutamia organisaatioita OKM lähettää tutkimusta tekeville organisaatioille virallisen kyselyn sitoutumisesta seuraavan kokouksen jälkeen. o Akatemiasta saadaan lista rahoitusta hakevista organisaatioista, jotta ainakin ne olisivat mukana. Kommentoitiin, että viestinnässä kannattaa korostaa, että jatkossa tiedonkeruu on kansallinen ja ensi keväänä suurin osa organisaatioista on jo mukana. Päätös: Sovittiin, että yhteistyöryhmälle lähetetään syyskuun aikana tarkennettu aikataulusuunnitelma, jota jäsenet voivat keskusteluttaa omissa organisaatioissaan. Seuraavassa kokouksessa 28.10. otetaan vastaan alustavat ilmoitukset liittymisestä. 4. Muut asiat Julkaisutiedonkeruuseminaari ja OKM:n KOTA-seminaari Turussa 31.8. 2.9.2015: https://confluence.csc.fi/display/tutki/julkaisutiedonkeruuseminaari+2015 Kerrottiin, että ilmoittautumisaika on jo päättynyt, mutta seminaaria voi seurata etäyhteydellä. 5. Seuraavat kokoukset Keskiviikko 28.10.2015 klo 13 16, OKM, kh. Kalevala (huom. muuttunut kokousaika) Asioita mm. Julkaisutiedonkeruun 2015 toteuttaminen: Tietosisältö ja aikataulu sekä osallistuvat organisaatiot Tutkimuslaitosten ja yliopistollisten sairaaloiden organisaatiokoodit ja alayksiköt Keskiviikko 2.12.2015 klo 13 16, OKM, kh. Kalevala 6. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.40.