JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje Johtokunta 14.10.2011 Johtoryhmä 7.9.2011
Sisällysluettelo 1 Sisäinen valvonta osana hyvää hallintotapaa 2 1.1. Sisäisen valvonnan strategiaperusta 3 1.2. Sisäisen valvonnan määritelmä ja tavoitteet 3 1.3. Sisäisen valvonnan osa-alueet / muodot 4 2 Sisäisen valvonnan toimivalta ja vastuut 5 Otto-oikeus 5 Tilivelvollisuus ja vastuu 5 3 Sisäisen valvonnan kohteet 7 3.1. Raportointi ja tiedonvälitys 7 3.2. Arkistotoimi ja tiedonhallinta 8 4. Sisäisen valvonnan valvontatoimenpiteet 8 4.1. Päätöksenteko 8 4.2. Henkilöstöhallinto 10 4.2.1. Henkilöstöasioihin liittyvä riskienhallinta 10 4.2.2. Henkilöstön kehittäminen 10 4.2.3. Palkan määrittely ja palkkaus 10 4.3. Taloushallinto 10 4.3.1. Kirjanpito ja maksuliikenne 11 4.3.2. Materiaalihallinto ja hankintamenettely 11 4.3.3. Sopimukset 11 4.4. Projektit ja hankkeet 12 4.5. Tietohallinto 12 5. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuuden arviointi 12
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 2 1 Sisäinen valvonta osana hyvää hallintotapaa Sisäisen valvonnan ohje on tarkoitettu kaikille toimielimille, johdolle ja esimiesasemassa oleville. Ohjeen tarkoitus on antaa työkalut hyvän hallintotavan mukaiseen johtamiseen ja sisäisen valvonnan ymmärtämiseen osana valvontavastuullisten toimenkuvaa organisaation kaikilla tasoilla ja kaikessa toiminnassa. Luottamushenkilöt ja esimiehet voivat hyödyntää tätä ohjetta toimintayksiköissä laadittaviin ja hyväksyttäviin menettelytapaohjeisiin. JIK ky:n toiminnassa tulee noudattaa hyvän hallinnon periaatteita. Hyvän hallintotavan mukaan toimielimet kokoontuvat säännöllisesti käsittelemään toimivaltansa puitteissa niille määrätyt asiat, tekevät päätökset esteellisyystekijät huomioon ottaen vaihtoehtojen arvioinnin jälkeen sekä järjestävät riittävän seurannan toimenpiteiden toimeenpanolle. Toimielin vastaa johtamastaan toiminnosta ja tavoitteiden saavuttamisesta. JIK ky:n toiminnan tilivelvollisuus- ja vastuujärjestelmän tulee edistää hallinnon ja palvelutuotannon luotettavuutta, tehokkuutta sekä läpinäkyvyyttä. Hyvän hallinnon keskeisiä periaatteita julkishallinnossa ovat: oikeusperiaatteet (yhdenvertaisuus oikeus mielipiteeseen, vakaumukseen ja yhdistystoimintaan; tarkoitussidonnaisuus; puolueettomuus; suhteellisuus ja luottamuksensuoja) palveluperiaate neuvontavelvollisuus hyvän kielenkäytön vaatimus Johtavan viranhaltijan on järjestettävä vastuullaan oleva toiminta tehokkaaksi, päämäärätietoiseksi ja tavoitteet saavuttavaksi. Toimintasäännöissä ja muissa annetuissa ohjeissa tulee vastuuttaa muun muassa keskeisten toimintaprosessien kuvausten laatiminen, raportoinnin kehittäminen, palvelujen kehittäminen sekä toiminnan säännöllinen arviointi/vertailu. Hyvän hallintotavan noudattamiseksi: jokaisella esimiehellä on oltava ajantasainen tieto toimintayksikkönsä olennaisten asioiden tilasta. Yksiköissä esimies ratkaisee yksikkönsä koon ja muiden toiminnallisten vastuiden perusteella, miten tieto saadaan ja miten valvonta ja raportointi toteutetaan käytännössä. riskienhallinnasta huolehditaan jokapäiväisessä johtamisessa. Vastuu siitä kuuluu kaikille, erityisesti tilivelvollisille esimiehille johtamansa toiminnan osalta. luottamushenkilöillä, esimiehillä ja henkilöstöllä on velvollisuus toimia lakien, säädösten ja johdon määräysten mukaisesti sekä rehellisesti ja vilpittömästi. Viranhaltijat ja työntekijät suorittavat virka- ja työsuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä. JIK ky varmistaa, että kaikki sen käyttämät toimittajat ovat rekisteröityneet ja suorittaneet yhteiskuntavelvoitteensa asianmukaisesti. taloudellisen etuuden vastaanottanut viranhaltija tai luottamushenkilö voi tulla esteelliseksi viranhoitotehtävässä, jos luottamus hänen puolueettomuuteensa vaarantuu. Arvioinnissa on huomioitava viranhaltijan tai luottamushenkilön asema ja etuuden arvo, toistuvuus ja muut vaikuttavat olosuhteet.
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 3 1.1. Sisäisen valvonnan strategiaperusta Järjestelmän perusteena on JIK ky:n arvot, asiakkaiden ja asukkaiden tarpeet sekä toiminnan tuloksellisuuden arviointi. Johtamisjärjestelmän strategiaperustan muodostavat: JIK ky:n strategia henkilöstöstrategia vastuualuekohtaiset strategiat taloussuunnitelma (toiminnan ja talouden tavoitteet) Toimintaa ohjaavat asiakirjat: talousarvio tasa-arvosuunnitelma yhteistoiminnan toimintaohjelma muut asiakirjat Liikelaitoskuntayhtymän strategiaa johdonmukaisesti toteuttavien tavoitteiden tulee kohdistua olennaisiin asiakokonaisuuksiin (vrt. kattavuus) ja olla riittävän täsmällisesti määriteltyjä. Täsmällinen määrittely on edellytys tavoitteiden mitattavuudelle ja toteutumisen seurannalle. Strategian toteutukseen käytetään BSC-mallia (Balanced Scorecard). Asetetuille tavoitteille määritellään tavoitetaso, seuranta- ja raportointimenettelyt. Liikelaitoskuntayhtymän johtokunta on hyväksynyt JIK ky:n strategian vuosille 2009-2016. Tiivistelmät jaetaan koko henkilöstölle ohjaamaan toiminnan tavoitteita. Johtamisstrategioiden jalkauttamiseen käytetään mm. kehityskeskusteluja ja johtoryhmätyöskentelyä. 1.2. Sisäisen valvonnan määritelmä ja tavoitteet Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan liikelaitoskuntayhtymän johtokunnan, johdon ja esimiesten sekä henkilöstön erilaisia toimenpiteitä, joilla hallitaan riskejä ja lisätään päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä. Sisäinen valvonta on osa johtamis- ja hallintojärjestelmää, toiminnan strategista ja operatiivista suunnittelua, päätöksentekoa, seurantaa, poikkeamiin reagoimista sekä suoriutumisen arviointia eikä sitä voi eriyttää tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on kohtuullisissa määrin varmistaa, että kuntayhtymän toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, raportointi luotettavaa, ja lakeja ja ohjeita noudatetaan. Johtajalla tulee olla ajantasainen tieto alueensa tai yksikkönsä olennaisten asioiden tilasta eikä johtaminen tapahdu vain olettamusten varassa. Sisäisessä valvonnassa tulee kiinnittää erityistä huomiota mm. seuraaviin seikkoihin: päätökset ja sopimukset valmistellaan huolella päätökset ja sopimukset tehdään perustellusti, laillisesti ja toimivaltaa ylittämättä päätösten käsittely, toimeenpano ja tiedoksianto tehdään oikein ja viivyttelemättä sopimuksia valvotaan tehokkaasti resursseja käytetään asianmukaisesti ja tehokkaasti toimintariskit ovat hallinnassa, jotta asetetut tulostavoitteet on saavutettavissa henkilöstö toimii vastuullisesti ja hyvän hallintotavan mukaan tietojärjestelmien fyysinen turvallisuus on hoidettu
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 4 1.3. Sisäisen valvonnan osa-alueet / muodot Valvontajärjestelmä Sisäinen valvonta Sisäinen tarkkailu Luottamusmiesten suorittama seuranta Sisäinen tarkastus Ulkoinen valvonta Tilintarkastus Tarkastuslautakunta Kansalaiset Jäsenkunnat Valtion eri viranomaiset EU-tarkastajat Ulkoinen valvonta on lakisääteistä organisaatioon sen ulkopuolelta suuntautuvaa ja siitä riippumatonta valvontaa. Kuntalain ja tarkastussäännön mukaan ulkoisen tarkastuksen suorittaa yhtymäkokouksen valitsema tarkastuslautakunta sekä tilintarkastajat. Tarkastuslautakunta valmistelee johtokunnan päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat, arvioi tilintarkastajan tarkastuskertomuksen pohjalta sisäisen tarkastuksen toimivuuden ja raportoi havaintonsa kirjallisena johtokunnalle ja liikelaitoskuntayhtymän johtajalle. Muusta ulkoisesta valvonnasta vastaavat aluehallintovirasto, lääninhallitus, muut valtion viranomaiset, EU:n viranomaiset ja asukkaat, jotka toteuttavat valvontaa julkisuuden avulla, muutoksenhakujärjestelmällä, oikaisumenettelyllä ja kunnallisvalituksella. Sisäinen tarkkailu on toimenpiteitä, toimintaan liittyviä työvaiheita ja varainkäyttöä kontrolloivaa jatkuvaa toimintaa, jolla ehkäistään virheitä, vahinkoja ja väärinkäytöksiä. Tarkkailu on esimiestoimintaa, selkeiden valtuuksien ja vastuun määrittelyä, asianmukaista työnjakoa ja toimivaa valvontaa. Seuranta on luottamushenkilöiden ja toimielinten suorittamaa sisäistä valvontaa. Esimiehet ovat raportointivelvollisia. Keskeisenä osana seurantaan kuuluvat tavoitteiden ja raportointivelvoitteiden asettaminen, raportointitoteutuksen valvonta ja asetettujen päätösten ja tavoitteiden vertailu aikaansaatuihin tuloksiin. Lisäksi toimielin vaalii hyvää hallintotapaa ja seuraa, että esimiehet toteuttavat sisäistä tarkkailua. Sisäinen tarkastus on valvonnan näkyvä osa. Se on liikelaitoskuntayhtymän toimivan johdon toimeksiannosta ja alaisuudessa tapahtuvaa aktiivista ja julkista tarkastustoimintaa, tarkastuksen kohteen tietäen olevansa arvioinnin kohteena. Sisäisen tarkastuksen perustehtäviin kuuluu tarkastaa sisäistä valvontaa, riskienhallintaa ja hyvän hallintotavan noudattamista. Tarkastuksesta laaditaan raportti, joka voi sisältää suosituksia havaittujen puutteiden ja heikkouksien korjaamiseksi.
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 5 Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta- ja hallintoprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen. 2 Sisäisen valvonnan toimivalta ja vastuut Sisäisen valvonnan keskeisen ohjeistamisen muodostavat: hallintosääntö tarkastussääntö taloudenhoidon toimintaohjeet hankintaohje potilaskertomus- ja asiakastietojärjestelmien käyttäjälokitietojen tarkastusohjeet tietoturvaohjeet Otto-oikeus Asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsiteltäväksi säädetään kuntalain 51 :ssä ja hallintosäännössä. Hallintosäännön mukaan johtokunnan alaisen viranomaisen on ilmoitettava johtokunnalle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta asioita tai asiaryhmiä, joista johtokunta on päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta johtokunnan käsiteltäväksi. Tilivelvollisuus ja vastuu Tilivelvollisuudella tarkoitetaan johtamis- ja tulosvastuuta, oikeudellista ja eettistä vastuunalaisuutta. Tilivelvollisilla on päävastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja valvonnan aktiivisesta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Tilivelvollisia ovat liikelaitoskuntayhtymän johtokunta, johtaja ja vastuualueen johtajat. Tilivelvollisen viranomaisen vaihtuessa on määriteltävä päivämäärä, jolloin tilivastuu siirtyy henkilöiden välillä. Tilivelvollisen viranomaisen on oltava perehdytetty tehtäviin ja tietoinen vastuustansa tilivelvollisena. Vastuun siirto tehdään kirjallisesti johtokunnan päätöksellä. Tilintarkastuskertomukseen on sisällytettävä esitys vastuuvapauden myöntämisestä. Tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus hänen oman tai alaisensa tekemisen tai tekemättä jättämisen perusteella. Liikelaitoksen johtokunta Vastuu: Vastaa sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä; Ohjaa ja valvoo toiminnan ja talouden toteutumista; Päättää strategiasta ja tavoitteista; Ylläpitää hyvää sisästä toimintakulttuuria
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 6 Tehtävät: Hyväksyy sisäisen valvonnan ohjeet; Käsittelee toimintakertomukseen ja osavuosikatsauksiin liittyvät talouden ja toiminnan keskeiset tunnusmerkit; Hyväksyy strategiat ja linjaukset; Vahvistaa riskienhallinnan periaatteet; Seuraa raportointia riskienhallinnan tilasta; Hyväksyy sisäisen valvonnan vahvistuslausuman; Viestittää riskienhallinnan tärkeydestä Liikelaitoksen johtaja Vastuu: Vastaa tavoitteiden saavuttamisesta ja riskienhallinnan periaatteiden sekä sisäisen valvonnan toteutumisesta; Ylläpitää hyvää sisäistä toimintakulttuuria Tehtävät: Ohjaa toimintaa; niin, että tavoitteet saavutetaan ja olennaiset riskit hallitaan; Valvoo, että säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan; Raportoi johtokunnalle tavoitteiden saavuttamisesta ja riskienhallinnasta; Käy läpi satunnaisella otannalla vuosittain suoraan alaisuudessaan toimivien viranhaltijoiden ja työntekijöiden päätöksiä; Viestittää riskienhallinnan tärkeydestä Vastuualueen johtaja Vastuu: Henkilöstön toimivallan ja vastuun asianmukaisuus; Henkilöstön ammattitaidon ylläpito; Vastaa toiminta- ja tietoriskien tunnistamisesta ja hallinnasta; Henkilö- ja omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisy; Tiedonkulku ja viestintä ulospäin Tehtävät: Järjestää vastuualueensa toimintaan nähden riittäväntasoisen sisäisen valvonnan; Käy säännöllisesti kehityskeskustelut alaistensa kanssa varmistaen alaistensa tiedostavan omat tehtävänsä ja tulostavoitteensa; Valvoo, että säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan; Järjestää työtehtävien edellyttämää koulutusta; Toimittaa vuosittain toimintakertomuksen tietojen luovuttamisen yhteydessä kuvauksen sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä raportin valvonnan toteutumisesta edelliseltä vuodelta ao. toimielimelle ja liikelaitoskuntayhtymän johtajalle Koko henkilöstö Vastuu: Toimii strategioiden, tavoitteiden ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan linjausten ja niiden pohjalta tehtyjen päätösten mukaisesti. Tehtävät: Toteuttaa toimenpiteitä; Raportoi havaitessaan poikkeamia; Osallistuu tarvittaessa suunnitteluun ja riskienhallintaan
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 7 Sisäinen tarkastus Vastuu: Tukee asiantuntijana tavoitteiden saavuttamista arvioimalla sisäisen valvonnan, riskienhallinnan sekä johtamis- ja hallintoprosessien tehokkuutta. Tehtävät: Toteuttaa tarkastussuunnitelman; Raportoi havainnoista ja toimenpideehdotuksista; Toimii asiantuntijana sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvissä kysymyksissä 3 Sisäisen valvonnan kohteet Taloudellisuus: Edistetään tavoitteiden saavuttamista toimimalla taloudellisesti ja kustannustehokkaasti tukien organisaation toimintojen säännönmukaisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä palvelujen laatua. Resurssit: Vältetään resurssien tuhlauksesta, väärinkäytöksestä, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännönmukaisuuksista johtuvat menetykset. Päätöksenteon laillisuus ja noudattaminen: Varmistetaan päätösten ja toiminnan laillisuus. Säännöt ja ohjeet: Noudatetaan sääntöjä ja ohjeita kaikessa toiminnassa. Tiedonvälitys: Varmistetaan tiedot oikeaksi, jolla turvataan luotettava tieto taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa. 3.1. Raportointi ja tiedonvälitys Raportoinnissa ja ulkoisessa tiedonvälityksessä tiedon on oltava asianmukaista, luotettavaa ja oikea-aikaista. Luotettava ja olennainen tieto on välttämätön sisäisen valvonnan toimivuudelle. Tiedon tulee kattaa toiminta, talous, normit, säännöt, ohjeet, jne. Liikelaitoskuntayhtymän johtokunnalla, tilivelvollisilla toimielimillä, johtavilla viranhaltijoilla, esimiehillä ja henkilöstöllä tulee kullakin olla tehtäviensä edellyttämä riittävä tieto. Heidän tulee olla tietoisia sisäisestä valvonnasta ja sen merkityksestä, riskeistä, tehtävistään, velvollisuuksistaan ja vastuistaan. Esimiesten on edistettävä tehtävien kannalta oleellista tiedonkulkua omille esimiehilleen, alaisuudessaan toimivalle henkilöstölle ja kollegoille molempiin suuntiin siten, että tieto saavuttaa toimielimet ja henkilöstön sellaisessa aikataulussa, että he voivat suoriutua velvollisuuksistaan. Sisäisen valvonnan toimimiseksi: Johdon ja esimiesten tulee kannustaa henkilöstöä keskusteluun ja epäkohtien esilletuomiseen. Uudet ehdotukset ja kritiikki on käsiteltävä rakentavalla tavalla. Jokainen esimies raportoi linjaorganisaatiossa olevalle esimiehelleen sisäisen valvonnan tason, poikkeamat ja muutokset. Liikelaitoskuntayhtymän johtokunnalle ja johtajalle tulee raportoida säännöllisesti talousarviossa hyväksyttyjen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta sekä toiminnan tuloksellisuudesta sekä merkittävistä poikkeamista (tilinpäätös sisältäen toimintakertomuksen, henkilöstötilinpäätös ja osavuosikatsaukset).
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 8 3.2. Arkistotoimi ja tiedonhallinta Viranhaltijoiden ja työntekijöiden tulee toimiessaan noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa. Liikelaitoskuntayhtymän johto on velvollinen varmistamaan, että asiakirjahallintoa ja arkistotointa hoidetaan lakien ja määräysten mukaisesti sekä antaa niiden hoitamiseksi tarvittavat resurssit. Hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi on huolehdittava asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. JIK ky:n asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisesta määrätään tiedonhallinnan toimintaohjeessa. 4. Sisäisen valvonnan valvontatoimenpiteet Kontrolli- eli valvontatoimenpiteet Periaatteet ja menettelyt, joilla ohjataan ja varmistetaan riskienhallinnan toimien tosiasiallinen toteutuminen Johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten tulee olennaisiksi arvioitujen riskien perusteella luoda menettelyt, jotka edistävät riskien hallintaa ja asetettujen tavoitteiden saavuttamista Johtamiseen sekä talous- ja tietohallintoon sisältyvät ennaltaehkäisevät valvontatoimet Toimivaltuudet ja raportointivastuut Hyväksymis- ja vahvistusmenettelyt Prosessien kuvaukset Tehtävien eriyttäminen (käyttö)oikeudet Toimintoihin ja talouteen liittyvät havaitsevat valvontatoimet (jälkikäteisvalvonta) Talouden seuranta (TA, taloudellisuus, tuottavuus) toiminnan tuloksellisuuden arvioinnit toimintojen ja prosessien arvioinnit toimintaan ja talouteen liittyvät täsmäykset toiminnan sisäiset ja ulkoiset auditoinnit asiakastyytyväisyyskyselyt Johtamiseen, toimintoihin ja talouteen liittyvät ennaltaehkäisevät, havaitsevat ja korjaavat valvontatoimet tehtävien, velvollisuuksien ja vastuiden osoittaminen henkilöstölle esittely- ja hyväksymismenettelyt päätöksenteossa, toiminnoissa ja prosesseissa henkilöstön suoriutumisen arvioinnit otto-oikeuden käyttö 4.1. Päätöksenteko Päätökset on valmisteltava perehtymällä päätökseen vaikuttavaan tietoon ja asiakirjoihin analysoivasti ja hyvin, oleellinen tietosisältö seuloen. Päätökset on laadittava KuntaToimiston viranhaltijapäätös-sovelluksella tai muulla sellaisella tietojärjestelmällä, jossa on päätöksentekomahdollisuus. Päätösesityksen tulee sisältää:
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 9 hakemuksen tai esityksen perusteena olevien tosiseikkojen selostuksen analysoinnin, sovellettavat oikeusohjeet, säännökset ja määräykset selostuksen muista sovellettavista ratkaisuohjeista kuvauksen toteutuksen arvioiduista vaikutuksista (kustannukset, henkilöstövaikutukset, vaikutukset tiloihin tai laitteisiin ym.) mahdolliset riskit Asian esittelijä vastaa päätöksen esittelystä toimielimelle. Pöytäkirjasta on selvästi erotettava, mikä osa pöytäkirjatekstistä on esittelyä ja mikä päätösehdotusta. Kirjallisesta päätöksestä tulee ilmetä vähintään seuraavat tiedot: päätöksen tehnyt viranomainen ja ajankohta päätöksen tehneen viranhaltijan toimivalta asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu päätöksen perustelut ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja päätöksestä Annettaessa suullinen päätös asianosaiselle on ilmoitettava, miten asia on ratkaistu, ja selostettava ratkaisun perustelut. Kaikki päätökset, myös viranhaltijapäätökset, on pidettävä asianmukaisesti nähtävänä, annettava tiedoksi ja pantava täytäntöön. Päätöksiin on liitettävä oikaisuvaatimusohjeet ja/tai valitusosoitukset. Viranhaltijapäätökset on saatettava toimielimelle tiedoksi ja mahdolliseen siirtämisharkintaan toimielimen päättämällä tavalla. Viranhaltijapäätösten osalta on kiinnitettävä huomiota ainakin: onko päätös tehty toimivallan puitteissa ja perustellusti onko päätös ollut asianmukaisesti nähtävillä, ja onko päätös annettu tiedoksi asianosaisille onko päätös annettu valitusajan kuluessa (4pv) tiedoksi toimielimille, joille asian käsittely voidaan siirtää onko päätöksissä mukana esteellisiä henkilöitä On huomioitava, että edelleen siirretty päätösvalta ei poista asianosaisen delegointipäätöksen tehneen esimiehen viimekäteisvastuuta ko. asiassa. Kunkin esimiehen on vähintään vuosittain tarkastettava suoraan alaisuudessaan toimivien henkilöiden tekemiä viranhaltijapäätöksiä. Virkavapauksien/työlomien osalta tarkastuksen kohteena on alaisuudessaan toimivan henkilön päätösluettelo edelliseltä kalenterivuodelta. Tarkastuksista on pidettävä pöytäkirjaa ja raportoitava seuraavalle esimiehelle. Päätöksiä koskee kuntalain ja hallintosäännön esteellisyysmääräykset. Esteellisyysasioista huolehtiminen on ulotettava hallinnon kaikille tasoille.
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 10 4.2. Henkilöstöhallinto Valvontavastuu henkilöstöasioiden hoidossa on esimiehillä ja hallintojohtajalla. Henkilöstöjohtamisen tulee olla oikeudenmukaista ja kannustavaa. Esimiesten tulee johtaa alaisiaan hyvällä esimerkillään. Vuosittain on laadittava henkilöstötilinpäätös, jossa kerrotaan tunnusluvuin mm. henkilöstövoimavarat, henkilöstön työpanos, osaamisen kehittäminen, henkilöstöinvestoinnit ja yhteistoiminta. 4.2.1. Henkilöstöasioihin liittyvä riskienhallinta Työtehtävistä päätettäessä tulee varmistua siitä, että organisaatioon ei synny väärinkäytöksen mahdollistavia työyhdistelmiä, esimerkiksi puheenjohtajana ja rahastonhoitajana toimisi sama henkilö. Rekrytoitaessa tai tehtävien vaihtuessa tulee suorittaa tarvittaessa tehtävän vaatimat lakisääteiset taustojen selvitykset. Vastuu näistä selvityksistä on esimiehellä. Henkilöä palkatessa on huolehdittava, että virka- tai työsuhteelle on olemassa asianmukainen vakanssi ja palkkamääräraha on varattu talousarvioon. 4.2.2. Henkilöstön kehittäminen Henkilöstön kehittämistarpeita sekä työhyvinvoinnin edistämistä arvioidaan sekä henkilöstölle asetettavat tavoitteet suunnitellaan vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa. Vastuualueen johtajat ovat velvoitettuja käymään kehityskeskustelut omien työntekijöiden ja viranhaltijoiden kanssa ja velvoitettava heidät käymään kehityskeskustelut omien työntekijöiden ja viranhaltijoiden kanssa. 4.2.3. Palkan määrittely ja palkkaus Henkilöstöä koskevissa päätöksissä ja asioissa tulee noudattaa virka- ja työehtosopimuksia. Harkinnanvaraisia etuja henkilöstölle myönnettäessä on aina otettava huomioon organisaation ohjeistus ja tasapuolinen kohtelu. Palkkalaskennan ketjua yksiköstä maksatukseen sekä työvuorolistojen toteutumista tulee riittävästi valvoa. Yksikön esimiehen on varmistettava pistokokein, että yksikön henkilöstölle maksettavat palkat ja palkkiot vastaavat ao. palkkauspäätöksiä. Varmistus tapahtuu tarkastamalla maksun perusteena olevan palkkatiedon ja maksetun palkan yhteys. Suoritetusta tarkastuksesta laaditaan muistio. Jokainen palkkasihteeri seuraa oman alueensa maksuun lähtevää pankkiaineistoa. 4.3. Taloushallinto Taloudenhoidon toimintaohjeessa määrätään niin ikään talouden suunnittelusta, vakuutuksista, talousarviosta, lainanotosta ja sijoitustoiminnasta, maksuliikenteestä, laskujen käsittelystä, kirjanpidosta ja määrärahaseurannasta ja raportoinnista. Talousarvion- ja suunnitelman sekä toimintakertomuksen laadinnassa tulee kiinnittää riittävästi huomiota strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden uhkien tunnistamiseen ja arvioimiseen. Tilivelvollisten viranhaltijoiden on valvottava, että vastuualueensa toiminta perustuu voimassa olevaan talousarvioon ja -suunnitelmaan. Seurantaa tulee toteuttaa riittävällä aikavälillä esim. kuukausittain, jotta mahdollisiin poikkeamiin ehditään reagoida ao. tilivuoden aikana. Tilivelvollinen viranhaltija vastaa toiminnan tuloksellisuuden arviointien valmistelusta liikelaitoskuntayhtymän johtajalle ja johtokunnalle.
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 11 Pankkitilien avaamisesta päättää talousjohtaja. Tilinkäyttövaltuuden myöntää johtokunta. Käteiskassalle tulee nimetä vastuulliset hoitajat. Johtokunnan nimeämä kassantarkastaja tarkastaa vähintään kerran vuodessa ennakolta ilmoittamatta yksiköille kuuluvat rahavarat. Kassojen tilitysvelvollisuudesta on määrätty päätöksellä erikseen. 4.3.1. Kirjanpito ja maksuliikenne Talousjohtajan tai hänen määräämänsä henkilön on vähintään kaksi kertaa vuodessa suoritettava kirjanpidossa olevien pankki- ja rahatilien, kassojen, alitilittäjien ja arvopapereiden tarkastus. Tarkastuksista on laadittava kirjallinen raportti. 4.3.2. Materiaalihallinto ja hankintamenettely Hankinnat tapahtuvat hankintaohjeen ja kuntien yleisten hankintaohjeiden mukaisesti. Hankinnat on tehtävä hyvän hallintotavan mukaisesti korkeaa moraalia noudattaen. Esteellinen henkilö ei luottamushenkilönä tai viranhaltijana saa osallistua hankintojen valmisteluun tai päätöksentekoon. Hankinnat pyritään suorittamaan keskitetysti, erillisesti päätetyn tehtäväjaon mukaan. Hankintapäätökset laaditaan asianhallintaohjelmalla. Hankintojen delegointipäätöksistä tulee pitää ajantasaista luetteloa toimintayksiköittäin. Hankintapäätöksen tulee sisältää: hankinnan kohde valittu hankintamenettely tarjouksen tehneet toimittajat/palveluntarjoajat hylätyt tarjoukset ja hylkäysperuste valintaperusteet valittu toimittaja/palvelun tuottaja ja valinnan perustelu hankinnan arvo sopimuksen voimaanastumisaika muutoksenhakuohje hankintapäätöksen liitteeksi Hankintaan valittavan toimittajan on määräajoin toimitettava verovelka- ja muut todistukset siitä, että verot ja lakisääteiset maksut on suoritettu. Riskienhallinnasta ja säännöllisesti toteutetuista riskien arvioinneista vastaa viime kädessä se yksikkö, jonka hoitoon omaisuus on uskottu. 4.3.3. Sopimukset JIK ky:n kaikessa toiminnassa ja palveluissa tulee noudattaa voimassa olevia sopimuksia. Tarkistettaessa ostolaskuja tulee hyväksyjän tarkastaa, että maksu on sopimuksen mukainen. Kullekin sopimukselle merkitään vastuuhenkilö, joka valvoo sopimusehtojen toteutumista. Alkuperäiset sopimukset on lähetettävä taloushallintoon hankinta- ja taloussihteerille, jossa ne arkistoidaan, ellei joidenkin sopimustyyppien osalta ole toisin sovittu. Työsopimukset arkistoidaan henkilöstötoimistossa. Hankintatoimi ja nimetty vastuuhenkilö vastaavat tekemiensä sopimusten laillisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 12 Sopimusten on oltava aina sen henkilöstön nähtävillä, joiden työhön tai viranhoitoon sopimus vaikuttaa. Täten sopimusten seuranta ja valvonta helpottuu. Sopimuksia hallitaan tietojärjestelmällä. 4.4. Projektit ja hankkeet Hankkeesta vastaavan toimielimen tulee hyväksyä projektisuunnitelma. Projektille tulee nimetä vastuuhenkilö, määritellä vastuunjako, aikataulu, kustannusarvio (kokonaiskustannukset ja niiden jakautuminen eri vuosille), rahoitus ja seurannan järjestäminen. Projektille nimetään ohjausryhmä ja projektipäällikkö. Hankkeesta vastaava toimielin vastaa projektin loppuraportin hyväksymisestä ja projektin päättämisestä. Loppuraportin tulee sisältää toimintasuunnitelma hankkeen päättymisen jälkeiselle ajalle, joka sisältää toiminnan resursointisuunnitelman hankkeen päätyttyä. Projektin kirjanpito tulee järjestää siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektin vastuuhenkilö on velvollinen huolehtimaan asianmukaisten tilitysten ja seurannan järjestämisestä. Projektin muu asiakirja-aineisto tulee järjestettynä toimittaa kirjaamoon arkistoitavaksi heti projektin päättyessä. 4.5. Tietohallinto Tietohallinnon ja esimiesten on yhdessä varmistettava tietojärjestelmien turvallisuus. Esimiehet vastaavat omalla vastuualueellaan, että tietojärjestelmiä käytetään tietoturvallisesti ja lainmukaisesti. Tietohallinto toimii tarvittaessa asiantuntijana ja avustaa työyksiköitä tietoturvan käytännön toteuttamisessa. Erikseen sovittaessa tietojärjestelmän hankinta ja siihen liittyvä ylläpito voidaan toteuttaa myös tietohallinnon toimesta. Tietojärjestelmiin ja -turvaan liittyviä riskejä tunnistetaan ja arvioidaan yhteistyössä. Riskienhallinnan yhtenä osa-alueena on toiminnan jatkuvuuden varmistaminen erityisesti huomioiden potilastietojärjestelmät. Tietojärjestelmistä on laadittava tietojärjestelmäselosteet. Tietojärjestelmäselosteiden laatiminen on kyseisestä tietojärjestelmästä vastaavan viranhaltijan vastuulla. Luottamuksellisen tiedon levittämisestä ja tietojärjestelmien käytöstä on määrätty henkilöstön tietoturvaohjeessa. Käyttöoikeuksien on oltava asianmukaiset, ja niistä on tehtävä selkeät päätökset. 5. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuuden arviointi JIK ky:n johto, johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet vastaavat edellä kuvatun mukaisesti vastuualueillaan tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan lainmukaisuudesta sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyyden ja toimivuuden seurannasta ja arvioinnista. Sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan toimivuutta on johtavien viranhaltijoiden arvioitava jatkuvasti. Jatkuvan arvioinnin tulisi toteutua osana johtamista ja siihen kuuluvaa valvontavelvollisuutta.
JIK ky:n sisäisen valvonnan ohje 13 Sisäisen valvonnan erillisarviointeja suoritetaan perustuen arvioituihin riskeihin sekä jatkuvien arviointien tuloksiin. Erillisarviointeja voivat suorittaa mm. liikelaitoskuntayhtymän tehtävään määrätty viranhaltija tai sisäinen tarkastus. Johtokunnan tulee valvontavastuuseen perustuvan oman seurantansa, saamansa raportointitiedon sekä esimerkiksi sisäisen tarkastuksen tuottaman informaation perusteella luoda kokonaisarvio liikelaitoskuntayhtymän tasolla riskienhallinta- ja valvontajärjestelmien toimivuudesta.