KIURUVEDEN KAUPUNGIN MATKUSTUSOHJE Kaupunginhallitus Voimaantulo: 1.7.2012 lukien 1
1. YLEISTÄ Matkakustannukset Näitä ohjeita sovelletaan kotimaassa ja ulkomailla tehtyihin viranhaltijoiden ja työntekijöiden virkamatkoihin ja virantoimitusmatkoihin, ellei muualla ole toisin säädetty, määrätty tai sovittu. Lisäksi näitä ohjeita noudatetaan kaupungin luottamushenkilöiden tekemiin matkoihin. Tässä ohjeessa kaikista näistä matkoista käytetään nimitystä virkamatka. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita asianomaisella on ollut virkamatkan johdosta. Virkamatkasta maksetaan Kvtes:n sopimusmääräysten mukaisesti matkustamiskustannusten korvausta, päivärahaa, ateriakorvausta, majoittumis- tai hotellikorvausta. Kvtes:n sopimusmääräyksiin sisältyvät myös työntekijöiden matka-ajan palkkaa koskevat maksuperusteet. Pääperiaatteena on, että virka- ja virantoimitusmatka on tehtävä kaupungille edullisimmalla tavalla. Virka- ja virantoimitusmatkasta ei suoriteta korvausta enempää kuin mitä olisi ollut maksettava, jos matka olisi tehty kaupungille edullisimmalla tavalla. Virkamatka ja virantoimitusmatka Virkamatka perustuu esimiesasemassa olevan viranhaltijan tai toimielimen antamaan matkamääräykseen, jonka tämä voi antaa johtosäännössä olevan valtuutuksen tai pysyväismääräyksen perusteella. Virkamatkat eivät ole luonteeltaan tavanomaista virkatoimintaa ja ne edellyttävät matkustamista virkapaikan ulkopuolelle. Virantoimitusmatkassa matkustaminen on virkatehtäviin/työtehtäviin liittyvänä tavanomaista eli päivittäistä, viikoittaista tai muutoin toistuvaa. Hallintosäännön 25 :n mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada luottamustehtävän hoitamisesta johtuen matkakustannusten korvausta ja korvausta ulkomaille tehdystä virkamatkasta soveltuvin osin Kvtes:n määräysten mukaisesti. Virkamatkan hakeminen ja hyväksyminen Koulutusmatka haetaan ja hyväksytään Populuksessa etukäteen. Hakemukseen eritellään koulutuksesta syntyvät matkakustannukset. Matkaa suunniteltaessa on aina harkittava matkan tarpeellisuus ja kokonaiskustannusten kannalta tarkoituksenmukaisin tapa se toteuttaa. Matkustamisen asemasta on aina myös arvioitava työtehtävien suorittaminen verkkoviestintävälineitä hyödyntämällä. Esimiehen hyväksyttyä koulutushakemuksen tai virkamatkamääräyslomakkeen, matka on Kvtes:n mukainen määräykseen perustuva virkamatka. 2
Jos matka kohdistuu ulkomaille, sen hyväksyy asianomainen toimielin tai kaupunginjohtaja. Laivaseminaarit katsotaan kotimaan matkoiksi, jos matkaohjelmassa ei ole ulkomailla tapahtuvaa koulutusta tai ohjelmaa. Luottamushenkilö tekee virkamatkan aina, kun se on tarpeen luottamustehtävien hoitamiseksi. 2. MATKUSTAMINEN Tavanomaiseen virkatoimintaan/tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä matkustaminen Hallintosäännön 48 :n mukaan tavanomaisten työtehtävien hoitamiseen tarvittavan oman auton käyttöluvan myöntää esimies (viranhaltijapäätös). Säännöllinen oman auton käyttäminen edellyttää ajopäiväkirjan käyttöä. Vakuutukset Hyväksytyn ulkomaan matkan aikana ovat kaupungin matkavakuutukset voimassa. Lisäksi kotimaassa että ulkomaan matkan aikana on voimassa lakisääteinen tapaturmavakuutus työssäolon ja koulutuksen aikana. Matkan alkaminen ja päättyminen Matkavuorokausi on virkamatkan alkamisesta tai edellisen matkavuorokauden päättymisestä alkava 24 tuntia kestävä ajanjakso. Se alkaa henkilön lähtemisestä virka- tai työpaikastaan tai asunnostaan ja päättyy hänen palaamiseensa virka- tai työpaikkaansa tai asuntoonsa. Matkustustapa Virkamatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista, ottaen huomioon virkamatkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Matkan kokonaiskustannuksia arvioitaessa on otettava huomioon matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha sekä majoittumis- tai hotellikorvaus. Lisäksi otettava huomioon työntekijän mahdollinen matka-ajan palkka ja muut matkakustannusten korvaukset, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu ajan säästö. Kun samaan tilaisuuteen lähtee useampia Kiuruveden kaupungin viranhaltijoita /työntekijöitä ja/tai luottamushenkilöitä, on matkustettava yhdessä. Yksin matkustettaessa kilometrikorvaus oman auton mukaan maksetaan vain silloin, kun tilaisuuteen ei osallistu muita Kiuruvedeltä tai muiden ko. tilaisuuteen osallistuvien autossa on vähintään neljä henkilöä. Muut matkustamiskustannusten korvaukset Matkalipusta maksetaan korvaus sekä paikka- ja makuupaikkalipuista. Lentokentällä, rautatieasemalla, hotellimajoituksen yhteydessä, pysäköintitalossa tai muualla perittävä auton seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti. 3
Jos matka lentokentälle tai juna-asemalle tai takaisin tapahtuu omalla autolla, korvataan nämä kustannukset. Taksilla tai muulla tavalla suoritetusta matkasta korvataan maksettu, kuitenkin enintään kohtuulliseksi katsottava maksu. Matkaennakko Virkamatkaa varten on mahdollisuus saada matkaennakkoa. Alle 24 tuntia kestävältä virkamatkalta voidaan ennakko jättää päivärahan osalta suorittamatta. Päivärahojen suuruus ja majoitus- ja hotellikorvaukset Päivärahat sekä majoitus- ja hotellikorvaukset maksetaan Kvtes:n mukaisesti. Majoitus- ja hotellikorvaukset maksetaan huonehinnan mukaan. Korvaus ei voi sisältää esimerkiksi minibaarin käyttöä. Ulkopuolisten kustantamat matkat Ulkopuolisen kustantaman matkan vastaanottaminen ei ole pääsääntöisesti sallittua. Se on kuitenkin mahdollista, jos matka ei vaaranna puolueettomuutta tai riippumattomuutta työtehtävien hoidossa. Yritysten tarjoamiin matkoihin on syytä suhtautua pidättyväisesti, jos viranhaltijalla ja luottamushenkilöllä saattaa asemansa perusteella olla tosiasiallista vaikutusvaltaa tehtäessä esimerkiksi etuuksia tarjonnutta yrityksiä koskevia päätöksiä ja hankintoja. Jos ulkopuolinen taho lähettää kutsun nimetylle henkilölle, saattaa tämä herättää epäilyksen siitä, että yritys haluaa tarjota matkan nimenomaan tietylle yrityksen kannalta vaikutusvaltaiselle henkilölle ja tätä kautta pyritään vaikuttamaan kunnalliseen päätöksentekoon epäasiallisin keinoin. Seminaariin, jossa matkan tai kestityksen tarjoaa ulkopuolinen taho, on suhtauduttava asianmukaisen varovaisesti noudattaen yllä mainittuja arviointikriteerejä. Lisäksi on otettava huomioon, ettei ulkopuolisen kustantaman matkan tekeminen vapaa-aikana yksityishenkilönä muuta matkan hyväksyttävyyttä. Ko. matkalle osallistumisesta päättää esimies. Virkamatkan ja loman yhdistäminen Virka- ja työtehtävien hoidon vaatimus sulkee pois ne matkat, joiden varsinaisena tarkoituksena ei ole kyseisten tehtävien hoitaminen. Virkamatkan päättyessä viranhaltijan/työntekijän vapaaseen tai lomaan, voidaan kuitenkin virkamatkan paluumatka ajoittaa koulutuksen tai työtehtävien hoitamisen jälkeiseen aikaan, jos siitä ei aiheudu työnantajalle lisäkustannuksia. Koulutuksen tai työtehtävien jälkeiseltä ajalta ei makseta mitään muita kustannuksia kuin virkamatkaan kuuluva paluumatka ja matkalasku tehdään vain todellisen tehtävien hoitamiseen vaaditulta ajalta. Päivärahat haetaan ko. tapauksessa niin, että virkamatka katsotaan päättyneeksi silloin, kun virkamatkan perusteena oleva matka olisi suorinta reittiä noudattaen päättynyt. Kaupungin vakuutukset eivät ole voimassa ohjelman päättymisen jälkeen paluumatkalla, jos virkamatkan paluu tapahtuu oman myöhäisemmän aikataulun mukaisesti. 4
3. MATKAN JÄRJESTELYT Matkustamiseen liittyvät ajan tasalla olevat ohjeet ja matkustamiseen liittyvät käytännöt (matkalippujen varaaminen/maksaminen, kaupungin sopimushotellit, hotellien varaaminen/tilaaminen, ym.) ovat luettavissa kaupungin intranetissa. Matkan järjestelyissä tulee ottaa huomioon muun muassa seuraavat asiat: joskus kohtuullinen (½-1 tunnin) odotus mahdollistaa huomattavasti edullisemman lentolipun matkalippu on yleensä edullisempi silloin, kun se varataan ajoissa junaa tulee suosia mahdollisuuksien mukaan, koska se on usein edullisin vaihtoehto ja se tukee kaupungin ilmastostrategiaa matkat / tilaisuuksiin osallistumiset tulee perua ajoissa kustannusten välttämiseksi Luottamushenkilöiden matkajärjestelyt hoitaa kaupunginjohtajan sihteeri p. 040-5163 696 4. MATKAN JÄLKEEN Matkalasku Matkalasku tulee tehdä viivytyksettä ja viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Määräajan jälkeen tulleita matkalaskuja ei käsitellä ilman perusteltua syytä viivästymiselle. Matkalaskussa tulee näkyä matkan aloitus- ja päättymisajankohta. Matkalaskussa tulee näkyä myös saatu matkaennakko. Verohallinto tekee päätöksen verovapaista matkakustannusten korvauksista vuosittain (kilometrikorvaukset, päivärahat ym.). Voimassa olevat matkakustannusten korvaukset ovat luettavissa intranetissä. Tositteiden toimittaminen Matkalaskuun tulee liittää tositteet syntyneistä kuluista. Matkalasku liitteineen tulee toimittaa palvelukeskuksen henkilöstöasioita käsittelevälle henkilölle tai esimiehelle, joka tarkistaa matkustusasiakirjat ja päivärahat ym. korvaukset. Matkakustannusten korvaukset Matkakustannusten korvaukset maksetaan seuraavan normaalin palkanmaksusi yhteydessä, edellyttäen että hyväksytty matkalasku on toimitettu palvelukeskuksesta palkanlaskijalle määräaikaan mennessä. 5
5. VEROVAPAAT MATKAKORVAUKSET / Mikä on työmatka? Mikä on asunnon ja varsinaisen työpaikan välinen matka? Verohallinto tekee vuosittain päätöksen verovapaista matkakustannusten korvauksista. Työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Työmatkana ei pidetä palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa Matkakorvauksiin liittyviä käsitteitä: Varsinainen työpaikka Paikka, jossa palkansaaja työskentelee vakituisesti. Palkansaajalla voi olla varsinaisia työpaikkoja useampia saman kunnan alueella. Toissijainen työpaikka Työnantajan tai tämän kanssa samaan intressipiiriin kuuluvan yhteisön vakituinen toimipaikka, joka sijaitsee toisella paikkakunnalla kuin ensisijaisena pidettävä varsinainen työpaikka. Esimerkiksi kunnat voivat muodostaa laissa tarkoitetun intressipiirin. Erityinen työntekemispaikka Paikka, jossa palkansaaja työskentelee tilapäisesti. Työnantaja voi korvata verovapaasti palkansaajalle työmatkasta aiheutuneet kustannukset. Työnantaja ei voi korvata verovapaasti palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan välisiä matkoja. Kilometrit korvaukset maksetaan kunkin työehtosopimuksen mukaan, kuitenkin niin kuin verottaja on ohjeistanut verottomien ja verollisten kilometrien osalta. 6
Esimerkkejä: Palkansaajalla on varsinaisia työpaikkoja useita samanaikaisesti. Tällainen tilanne syntyy esim. silloin, kun palkansaajan tehtäviin samassa työ- tai virkasuhteessa kuuluu työskentely useammassa paikassa saman kunnan alueella. Ovtes määräys on matkakustannusten korvausten osalta seuraava: Kahdessa tai useammassa toimipaikassa (saman päivän aikana) opettavan opettajanviran haltijan matkakustannusten korvaukseen oikeuttavaksi matkaksi katsotaan matka asunnolta tai jos opettaja asuu kunnan ulkopuolella, kunnan rajalta ensimmäiselle koululle siltä osin kuin matkan pituus ylittää 6 kilometriä. Samoin edellytyksin korvaukseen oikeuttavaksi katsotaan matka viimeiseltä koululta asunnolle. Jos työnantaja korvaa palkansaajalle 6 kilometriä ylittävän osuuden, muuttuu korvaus verolliseksi ja katsotaan henkilön palkaksi, josta menee kaikki työntekijän ja työnantajan sotu-maksut. Matkat koulupäivän aikana koululta toiselle ovat virantoimitusmatkoja ja ne työnantaja voi korvata palkansaajalle verovapaasti. Verollisuus koskee siis vain matkaa kotoa ensimmäiselle koululle ja matkaa viimeiseltä koululta kotiin. Palkansaajan varsinainen työpaikka on kunnan A virasto. Hänen tehtäviinsä kuuluu työskennellä joinakin viikon päivinä myös kunnan B ja kunnan C virastoissa, jotka ovat palkansaajan toissijaisia työpaikkoja. Palkansaajan tekemä matka kunnan A virastoon on asunnon ja varsinaisen työpaikan välinen matka, jota työnantaja ei voi korvata verovapaasti. Matkan kunnan A virastosta kunnan B tai kunnan C virastoon ovat työmatkoja, jotka työnantaja voi korvata verovapaasti palkansaajalle. Jos palkansaaja matkustaa suoraa asunnolta toissijaiseen työpaikkaan kunnan B tai kunnan C virastoon, on kyseessä palkansaajan asunnon ja toissijaisen työpaikan välinen matka. Tämän matkan työnantaja voi korvata verovapaasti palkansaajalle siltä osin, kun se on asunnon ja kunnan A viraston (varsinainen työpaikka) välistä matkaa pidempi. 7