TIETOSUOJASELOSTE REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolain (523/99) 10 ja 24 Laatimispäivä: 9/2010 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Kuopion kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta ---------------------------------------------------------------------------------- Katuosoite: Tulliportinkatu 17 B ------------------------------------------------------------------------------------------- Postitoimipaikka: Puhelin: 70100 Kuopio (017) 186 111 2. Rekisterin vastuuhenkilö Nimi: Tulosyksikön päällikkö Maija Tulla, puh. (017) 186 601 Rekisteriasioita hoitava henkilö Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Nimi: Osastonhoitaja Auli Lehtinen, puh. (017) 186 604 3. Rekisterin nimi KANSANTERVEYSTYÖN REKISTERI / suun terveydenhuolto
4. Rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on kansanterveystyön järjestäminen. Kansanterveyslaki 28.1.1972/66. Rekisteri muodostuu suun terveydenhuollon potilaskertomuksesta, ajanvaraus-, tilastointi- ja maksujen perintätiedoista. Tiedot tallennetaan Effica potilastietojärjestelmään. Potilaskertomus on asiakirjakokonaisuus, mikä muodostuu terveysneuvonnan, sairaanhoidon, mielenterveystyön, suun terveydenhoidon, kouluterveydenhuollon, opiskelijaterveydenhuollon sekä seulontojen ja joukkotarkastustoiminnan tuloksena potilaan terveydentilaa koskevista tiedoista. Ajanvarauksen sähköinen asiointi Varaamistasi, siirtämistäsi ja peruuttamistasi ajanvarauksista sekä palvelussa ilmoittamistasi matkapuhelinnumeroista tallentuu tieto suun terveydenhuollon käyttämään Effica potilastietojärjestelmään osaksi Kuopion kaupungin suun terveydenhuollon potilasrekisteriä. Asiakkaan tunnistautuminen: VETUMA on kansalaisen verkkotunnistus ja -maksamispalvelu, joka on tarkoitettu julkishallinnon organisaatioiden asiointisovellusten käyttöön. VETUMA palvelu tarjoaa asiakkaalle turvallisen tunnistautumisen verkkoasioinnin yhteydessä. Kuopion kaupungin suun terveydenhuollon sähköisen asiointipalvelun käyttö edellyttää asiakkaan tunnistautumista verkkopankkien tarjoaman varmennepalvelun (TUPAS-varmenteiden) avulla. Rekisterin tarkoituksena on toimia työvälineenä henkilöstölle terveyden- ja sairaanhoidon tavoitteita asetettaessa sekä niitä toteutettaessa, seuratessa ja arvioitaessa: dokumenttina henkilölle annetusta neuvonnasta, hoidosta ja kuntoutuksesta sekä tehdyistä tutkimuksista hoitopäätösten teon apuvälineenä lääketieteellisen tutkimuksen apuvälineenä maksujen perinnän perusteena toiminnan tilastoinnin perusteena oman tieteellisen tutkimuksen pohja-aineistona Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Tietoja voi käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin. 5. Rekisteriin talletetut tiedot Asiakkaasta/potilaasta: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero lähiomaisen nimi, osoite, puhelinnumero käyntitiedot, maksujen perintätiedot toiminnassa syntyneet neuvonta-, tutkimus- ja hoitotiedot Hoitaneen henkilön nimi, ammattinimike
Toiminnot, joissa tiedot rekisteröidään tähän osarekisteriin: Suun terveydenhuolto ja siihen liittyvät laboratorio- ja röntgentutkimukset. Tiedot tallennetaan suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmään. Rekisteriin voidaan tallettaa vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. 5a. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan väestörekisteristä (henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja kotikunta) asiakkaalta/potilaalta hoitavilta hammaslääkäreiltä ja hoitajilta käynteihin liittyvät tutkimus- ja hoitotiedot muilta hoitavilta henkilöiltä/yksiköiltä tutkimus- ja hoitotiedot asiakkaan/potilaan suostumuksella Tietojen hankkimisesta ulkopuolisilta tehdään asiakirjaan merkintä. 6. Asiakastietojen luovuttaminen 6a. Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen, luovutuksensaajat ja luovutuksen perusteet Potilastietoja voidaan luovuttaa (Potilaslain 13 ): potilaan suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella o jatkohoitotilanteessa suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle o kirjallisella suostumuksella vakuutusyhtiölle (vapaaehtoiset vakuutukset) lain nimenomaisen säännöksen perusteella esim. o kanteluviranomaiselle ja lakisääteisissä vakuutuksissa vakuutusyhtiöille tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan suostumuksella tai sosiaali- ja terveysministeriön tai terveyspalvelujen johtajan päätöksellä (tutkimuslupa) JulkisuusL 21.5.1999/621 28. hammashoitoajasta voidaan muistuttaa tekstiviestillä, ellei asiakas sitä kiellä. Tässä yhteydessä henkilötiedot eivät tule esiin. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Valtak. henk.rek.l 556/89 3 ja tartuntatautil 23a ). Tällä hetkellä terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL: hoitoilmoitusrekisteri, syntyneiden lasten rekisteri, raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri, syöpärekisteri, tartuntatautirekisteri, epämuodostumarekisteri ja näkövammarekisteri Lääkealan turvallisuus ja kehittämiskeskus Fimea: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, implanttirekisteri ja huumausainerekisteri
6b. Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus Alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 1 momentti). 7. Asiakastietojen käytön ja suojaamisen yleiset periaatteet Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus, mikä säilyy palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisen potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. PotL 17.8.1992/785 13. Tietoja potilasasiakirjoista annetaan vain hammaslääkärin luvalla. A. Manuaalinen aineisto potilaskortit (vanhat), röntgenkuvat, kipsimallit järjestelmästä tulostettavat asiakirjat: potilaskortti tarvittaessa, hammaslääkärin toimenpidepalkkioluettelo, yhteenvetolistoja toteutuneesta toiminnasta määräajoin B. Potilastietojärjestelmään tallennetut tiedot. Tulosyksikön päällikkö määrittelee ja myöntää järjestelmien käyttöoikeudet työtehtävien vaatimien tarpeiden mukaisesti. Järjestelmien tietokannat on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja käyttäjiltä vaaditaan sitoumus noudattaa stk:n tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. Asiakastietojen suojaamisen ja säilytyksen kuvaus yleisellä tasolla Tietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä että paperisia asiakastietoja. Miten asiakastietojen käyttämistä valvotaan: Asiakastietojen käytön valvonta tapahtuu lokitietojen avulla asiakkaiden tekemien selvityspyyntöjen tai reklamaation perusteella. Lisäksi rekisterinpitäjän tulee suorittaa omaa asiakastietojen käytön seurantaa ja valvontaa esim. pistokokein tai sille tulleiden ilmoitusten johdosta. Asiakkaalla on tiedonsaantioikeus rekisteritietojensa lainmukaisesta käytöstä. Hän voi pyytää rekisterinpitäjältä rekisteritietojen käytön selvitystä vapaamuotoisella kirjallisella pyynnöllä tai siihen tarkoitetulla lomakkeella. Rekisteritietojen käytön selvityspyyntö toimitetaan joko vastuualuejohtajalle, rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (esim. tulosyksikön päällikölle) tai tietosuojavastaavalle. Luovutukset: 8. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi Tarkastusoikeuden sisältö
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Miten toteutetaan: Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Kenelle pyyntö osoitetaan: Hoitavalle hammaslääkärille Kuka päättää: Hoitava hammaslääkäri/tulosyksikön päällikkö Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 9. Tiedon korjaaminen Korjauksen sisältö Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ). Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta (http://www.tietosuoja.fi/11151.htm). Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti
yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Kenelle pyyntö osoitetaan: Hoitavalle hammaslääkärille Kuka päättää: Tulosyksikön päällikkö Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto. Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin.