Vanhojen potilas- ja asiakastietojen arkistointi
Vanhat tiedot ovat osa Kantapalveluita
Yleistä vanhojen tietojen arkistoinnista Vanhoja asiakirjoja ovat potilastiedot, jotka on tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa potilastiedot, jotka on tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkisto - palveluun käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen (165/2012) mukaisesti ei ole erottelua julkiseen, yksityiseen, suun terveydenhuoltoon, organisaatiot voivat tulla mukaan tarpeensa ja resurssiensa mukaan vanhat tiedot voidaan siirtää suoraan järjestelmistä tai paikallisista/ alueellisista arkistoista potilastietojen pysyväissäilytykseen Arkistolaitos ei tule antamaan säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille arkistoille organisaation käytössä olevien tietojärjestelmien määrä ja asiakirjojen määrä antavat suuntaa kuinka kauan valmisteluihin menee aikaa arviolta ainakin puoli vuotta tulee varata valmisteluihin ja asiakirjojen muodostamiseen
KELA:n Pilotit ja arkistoinnin eteneminen HUS ja Kainuu toimineet pilottina lopulliset siirrot vasta syksyllä 2016, johtuen Kelan migraatio projektista (alustan vaihto) ja levyjärjestelmän uudistamisesta esimerkkinä aineiston siirroista: HUS aineisto tulee koostumaan 150 000-200 000 miljoonasta asiakirjasta, Kelan arvion mukaan näin suuren aineiston lataaminen palvelimelle tulee viemään n. 26 päivää HUS, viiden järjestelmän aineiston kooksi arvioitu 1000 Gt Kainuun aineisto koostuu Suomussalmen asiakirjoista, näitä on noin yksi miljoona, siirto kestää alle päivän Eksote on seuraava arkistoija talvella 2016-2017 tavoitteena siirtää EKSOTEn muodostaneiden 7 kunnan vanhat potilastiedot Potilastiedon arkistoon Pegasos, Mediatri, WINHIT, Webstar, Effica syyskuussa 2016 ensimmäinen materiaali? (ei toteutunut) näiden jälkeen vaiheistetusti kaikki halukkaat terveydenhuollon organisaatiot, suunnittelu aloitettu
Arkistoinnilla saatavat hyödyt asiakirjoja säilytetään pysyvästi Potilastiedon arkistossa -> organisaation vastuu potilastietojen arkistoinnista poistuu rekisterinpitäjän käytössä on edellisten organisaatioiden järjestelmien tiedot ei tarvitse ylläpitää ja päivittää vanhoja katselukantoja vanhojen järjestelmien osaajia on ajan kuluessa aina vähemmän eläköitymisen ja muihin tehtäviin siirtymisen seurauksena terveydenhuollon ammattilaiset katsovat uusia ja vanhoja arkistoituja potilastietoja yhdenmukaisen käyttöliittymän avulla -> tukee laadukasta hoitoa ja palvelua asiakkaalle ei näytetä omakanta-palvelussa tukee tulevia järjestelmämuutoksia, potilastietoja haetaan uuteen järjestelmään Kanta-palveluista
E-P:n tilanne vanhimpien kantojen tietoja katsellaan melko harvakseltaan, silti niitä on ylläpidettävä palvelinkustannukset, mahdollinen uusimistarve? lisenssimaksut käyttämättömistä järjestelmistä, ei vanhat Efficat jos/ kun Seinäjoki liittyy käyttämään samaa Efficaa muiden kanssa, heiltä passiiviseksi jäävä tietokanta sisältää jonkin aikaa aktiivisesti katseltavaa potilastietoa -> priorisoitava mahdollisessa arkistoinnissa voidaan tehdä vaiheittain ensin esim. 31.3.2017 saakka olevat tiedot ja sitten liittymisen aikaan tuoreimmat UNA kilpailutus ja sen myötä mahdollinen järjestelmän vaihtuminen -> varmistettava vanhojen tietojen käyttö myös nykyisin käytössä olevassa alueellisessa potilastietojärjestelmässä (EPPotti Effica) on vanhoja tietoja, joiden arkistointi tulee tehtäväksi
Eteneminen yleisesti vanhojen tietojen arkistointi Kanta-palveluun on verrattavissa esim. Potilastiedon arkistoon liittymiseen hakemus Kelalle, hyväksyntä, käyttöönottokoe vielä ei ole saatavissa materiaaleja ja ohjeita määrittelyvaihe aikataulutus muokataan saatu lähdeaineisto Kanta-yhteensopivaksi alkuperäisten metatietojen rikastaminen testaus pääkäyttäjien toimesta että tieto on pysynyt oikeana, asiakirjatyypeittäin verrataan alkuperäiseen järjestelmään
E-P:n alueen arkistoitavia tietokantoja Effica Seinäjoki (vielä käytössä) Effica Isokyrö Effica 6tk Effica Kaksineuvoinen Effica Ylihärmä Effica Evijärvi Effica JIK Effica Suupohja Effica Kauhajoki Effica Isojoki Effica Karijoki Effica Lapua Pegasos Alavus Pegasos Lappajärvi Pegasos Alahärmä Pegasos Teuva Pegasos Alajärvi Pegasos Vimpeli AluePegasos (Alajärvi, Vimpeli, Soini) Mediatri Ähtäri Mediatri Soini Mediatri Lehtimäki
Jatkuu WinHit Alavus WinHit Alahärmä WinHit Lappajärvi WinHit Alajärvi, Vimpeli, Soini ProConsona Kauhava ProConsona Lappajärvi, Evijärvi, Kortesjärvi ProConsona Ylihärmä Femart JIK Turvax Alahärmä ProVita 2neuvoinen
Arkistointi X-Archive arkistoon Avaintecillä n. 200 järjestelmän kokemus arkistoinneista TTH rekisterin tiedot voidaan erottaa omaan arkistoon, samoin SOS rekisterin erilliset luvitukset katseluihin tiedot valmiita Kanta siirtoa varten, ei erillisiä kuluja kansallisten vaatimusten mukaisessa muodossa voidaan Kanta siirron yhteydessä jättää tiedot myös X-Archiven kautta katseltaviksi potilashallinnon tietoja (mm. ajanvaraustiedot) ei viedä Kanta-palveluun, mutta niitä on säilytettävä -> voidaan jättää X-Archiveen ja sieltä hävittää säädösten mukaisesti hallittu siirto, voidaan testata ja tarvittaessa tehdä korjauksia saadaan projekti käyntiin nopeammin arkistojärjestelmä on jo olemassa
Arvioidut kustannukset määrittely kustannukset tiedossa olevilla tietokannoilla n. 145 500 toteutuksien kustannukset Avaintechin arvion mukaan keskimäärin 45 000 / tietokanta (sis. toimittajan työn) asiakirjojen määrä vaikuttaa järjestelmäkohtaiseen hintaan WINHIT helppo järjestelmä toteuttaa (halpa) Efficassa tietorakenteet ovat rikki -> vaatii työtä migraatio vaiheessa Mediatri tietorakenteet rikkinäisimmät -> vaikein ja vaatii eniten työtä Pegasos kallein sosiaalihuollon järjestelmien arkistoinnista vähiten kokemusta lomakkeet vaikeita ei tietoa kaikista asiakirjatyypeistä lisäksi paljon paperimuotoisia päätösasiakirjoja EP:n alueella 32 arkistoitavaa vanhaa tietokantaa 32 x 45 000 = 1 440 000 lisäksi mahdollisesti vielä poistuvia sosiaalihuollon järjestelmiä, riippuen ratkaisuista ja aikatauluista sekä EPPotti Effican tietojen arkistointi
Poistuvia kustannuksia poistuvien järjestelmien lisenssikustannukset Pegasos Mediatri WinHit 4645 / vuosi (tieto sopimusselvitys taulukosta) Femart Turvax ProVita palvelinten kustannukset WinHit n. 1000 /v
Yhteystiedot Jarmo Haukilahti jarmo.haukilahti@epshp.fi www.ep2019.fi