Erityinen Kevätpäivä Imatralla 25.4.2015
Alkutilanne Saimme tiedon rahallisen tuen hakumahdollisuudesta Sovimme Joutsenon yhdistyksen kanssa yhteistyöstä Lappeenrannan yhdistys kysyi yhteistyön mahdollisuudesta, kerroimme sopineemme jo Joutsenon kanssa ja tiedustelimme haluaisivatko he samaan porukkaan -> myös Lappeenranta lähti mukaan Pidimme muutaman kokouksen kasvotusten ja sovimme minkälaisen tapahtuman järjestämme ja millaiselle kohderyhmälle Pyysimme tarjouksia tiloista, ruuasta ja ohjelmasta talousarviota varten Teimme toimintasuunnitelman ja talousarvion, sekä hakemuksen Päätimme, että tämän enempää emme tee ennen kuin päätös tuesta on tullut
Myönteinen päätös Suunnittelimme tarkemman sisällön tapahtumalle Jaoimme tehtävät, päätimme päivän, aikaa toteutukseen vajaa 5kk Päätimme ennakkoilmoittautumisesta ja siitä miten saadaan pidettyä tapahtuma hallinnassa ja suunnattuna niille kenelle se oli tarkoitettukin Tehtiin ja jaettiin esitteet, esitteitä painettiin 500 kpl, jako myös mm. Facebookin kautta Jo aikaisessa vaiheessa ilmoittautuneita oli niin paljon, että totesimme ettei raha tule riittämään Rahoitusta päädyttiin hakemaan lisäksi paikallisilta yrityksiltä
Lisärahoitus Saimme hyvin rahallista tukea paikallisilta yrityksiltä Rahan lisäksi saimme lahjoituksena mm. työpaidat Kertakäyttöastiat Auto käyttöön Mainokset/julisteet Liikutamaa Kaasut makkaran- ja letunpaistoon Ruokalippujen painatus Polttimot ja grilli
Tapahtuma lähestyy Painoimme porukalla työpaitoihin logot ja tekstit Suunnittelimme ruokaliput ja jakojärjestelmän Suunnittelimme jokaiselle saapujalle jaettavan vastuuvapaus-tiedotteen Kartoitettiin vapaaehtoisten työntekijöiden määrä Jaettiin toiveiden perusteella jokaiselle vapaaehtoiselle työpiste Tapasimme vielä porukalla Imatran Kylpylällä ja suunnittelimme paikat ulkorasteille, makkaran- ja letunpaistolle, info/ilmoittautumispisteelle, esittelijöille jne
-Tapahtuman aloitus takapihan leikkipuistossa klo 11.10 -Ruokailu liukuvasti klo 12-15 ruokalipuketta vastaan KÄYTÄNNÖN TIETOA: -makkaraa ja lettuja paistellaan klo 11-15 laavulla kylpylän takapihalla -Liikuntasalissa Liikuntamaa, avoinna klo 11-14, lapset voivat leikkiä liikuntamaassa vain 18v täyttäneen oman valvojan kanssa! -Tapahtuman jälkeen mahdollisuus jäädä omakustanteisesti uimaan, perhelippu tarjoushintaan 33, avustajat veloituksetta. -Ongelmatilanteessa soita 0407187164 tai 0443045220 vastuuvapaus Erityisiä henkilökuntaan ja osallistujiin kohdistuvia tapaturmariskejä ei odoteta ilmenevän tapahtumapaikalla. Osallistujat ovat eri-ikäisiä ihmisiä. Osa osallistujista on kehitysvammaisia, erityistä tukea tarvitsevia tai ikääntyviä henkilöitä. Vanhemmat vastaavat lastensa turvallisuudesta tapahtumassa. Osallistujilla voi olla vähäinen riski saada äkillisiä sairaskohtauksia esimerkiksi epilepsiasta johtuen. Sairaskohtauksissa hoitovastuu on pelastusviranomaisilla. Hätätilanteessa soita 112, kerro osoite : Imatran Kylpylä, Purjekuja 2, 55420 Imatra. Kylpylän henkilökunnalla on ensiapukoulutus.
Esittelijät Halusimme tapahtumaan myös asia-sisältöä, joten kutsuimme toimijoita esittelemään toimintaansa Norio-keskus ja Rinnekoti-säätiö Eksote ja Imatran vammaispalvelut Jaakkiman kristillinen opisto KVTL Tukena Paikallisyhdistykset Imatran Kylpylän kuntoutus-palvekut malike Myös seurakuntaa pyydettiin, mutta emme saaneet vastausta
Tapahtuma päivä Jakauduimme niin, että osa vapaaehtoisista meni paikanpäälle järjestelemään, osa kauppaan, hakemaan grilliä, polttimoita, mehuja, liikuntamaata Lappeenrannasta jne Liikuntamaa kasattiin, se siis täytti koko liikuntasalin Ulkorastit järjesteltiin, sekä ulkona tarjottavien eväiden paistopiste valmisteltiin Pöydät esittelijöille JA TAPAHTUMA PYÖRÄHTI KÄYNTIIN!
Missä onnistuimme Kävijöitä oli lopulta 327 Vapaaehtoisia oli riittävästi Raha riitti Kaikilla vauvasta vaariin oli palautteen mukaan kivaa Liikuntamaa oli lasten suosikki, siitä kiitos Lappeenrannan kaupungille
Mitä pitää tehdä toisin Kun tehtävät alussa jaettiin, luotettiin että jokainen hoitaa mitä lupaa. Näin ei kuitenkaan lopulta ollut ja suunnitelmia piti siksi muuttaa. Kaikki ennakkoon ilmoittautuneet eivät läheskään tulleet (sanktio?), tosin tämä mahdollisti sen että pystyimme tarjoamaan ruokaa niille, jotka tulivat ilmoittamatta paikalle (lopullinen ruokailijoiden määrä täsmäsi lopulta lähes ilmoitettua määrää) Enemmän vastuuta avustajille/huoltajille (yksi vakava läheltä-piti tilanne, johon emme olisi voineet varautua mitenkään) Enemmän ulkorasteja Tasaisempi työnjako ennakkovalmisteluissa Palautteen mukaan ruoka erikoista (Imatran Kylpylän seisova pöytä)
Loppujen lopuksi Palaute oli ruokaa lukuun ottamatta positiivista ja tapahtuma onnistui Yhteistyö yhdistysten välillä avautui Tulemme jatkamaan yhteistyötä yhdistysten välillä Perheitä saatiin lisää mukaan toimintaan Tapahtuma tullaan järjestämään uudelleen 2016