Valtionavustushankkeiden talouden hallinta 7.11.2016 Hankeryhmät: Osaamisperusteisuuden ja asiakaslähtöisyyden edistäminen ja Ammatillisen koulutuksen kansainvälistyminen Marja Savilepo taloustarkastaja marja.savilepo@oph.fi puh. 029 533 1567
Yleistä valtionavustuksen myönnöstä Avustuksiin sovelletaan aina valtionavustuslakia (688/2001) yleislaki. Osaan avustuksia sovelletaan myös opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annettua lakia (1705/2009). Päätöksen liitteenä on erityisavustukseen liittyvät ehdot ja rajoitukset. Opetushallituksen yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille linkki yleisohjeeseen http://www.oph.fi/download/174109_va_yleisohje_oph_2016.pdf
Valtionavustusta saaneen toimijan vastuu Valtionavustuksen kohdentaminen päätöksen mukaiseen toimintaan. Kirjanpidon seurannan järjestäminen (Audit trail). Käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen. Raportointi- ja selvitysvastuu.
Yhteishanke
Yhteishankkeet Valtionavustus myönnetään hakijaorganisaatiolle. Yhteistyökumppaneita koskevat samat ehdot ja velvollisuudet kuin hakijaorganisaatiota. Yhteistyösopimukset (Yleisohje kohta 3.3.). Yksi yhdessä tehty väli- ja loppuraportti. Valtionavustuksen saaja vastaa hankkeesta myös yhteistyökumppaneiden osalta. Jokaisen yhteistyökumppanin on pidettävä kirjanpitoa hankkeeseen kohdistuneista kuluista.
Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoita taloushallintoon saadusta rahoituksesta ja vie heille ainakin seuraavat asiakirjat: Päätös liitteineen Tässä näkyvät avustus % ja oma osuus % Yleisohje Pyydä heitä avaamaan hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon. Ilmoittakaa samalla, että hankkeen kulut käsitellään suoriteperusteisesti (ei maksuperusteisesti). Jos hanke saa avustuksen esim. OPH:n kahdelta talousarviotililtä, avustuksen saajan tulee pitää ne myös erillään eli on perutettava omat kustannuspaikat. Kirjanpidossa pitää näkyä avustussumma, oma osuus ja mikäli on muuta rahoitusta, se tulee myös näkyä.
Muun rahoituksen vaikutus Muun rahoituksen vaikutus avustukseen Hankkeen kokonaiskulut yhteensä 100 000 Avustus 75% 75 % 75 000 Oma osuus 25 % 25 000 Hankkeelle tullut kuluja 103 569 josta 75% = 77 677 Hanke on käyttänyt kaiken avustuksen Hanke on saanut Muuta rahoitusta esim. 10 000 yritykseltä yhdistykseltä Hankkeen kulut 103 569 Muu rahoitus 10 000 Netto kokonaismenot 93 569 josta 75% 70 177 Hankkeelta jäänyt käyttämättä avustusta 4 823 75 000-70 177 = 4 823
Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Tiliöidään hankkeesta aiheutuneet hyväksyttävät kustannukset ko. kustannuspaikalle ja HUOM! myös palkkakustannukset. Myös yhteistyökumppanit pitävät kirjanpitoa, jossa näkyy heidän saamansa avustussumma, oma osuus ja mahdollinen muu rahoitus.
Palkat Hyväksyttäviä palkkakustannuksia ovat välittömästi hankkeen toteuttamiseen liittyvät henkilöstön palkat ja palkkiot sekä niistä johtuvat lakisääteiset henkilöstösivukulut. Palkkakustannukset, joita ei ole voitu suoraan kirjanpidossa kohdentaa hankkeelle, esitetään erillisellä laskelmalla hankkeelle kohdennettuna palkkakustannuksena. Kaikkien hankkeessa työskentelevien henkilöiden, myös osa-aikaisten, on kirjattava työaikansa hankkeelle tai pidettävä erikseen työajanseurantaa hankkeelle kohdistuvasta työstä. Erikseen pidettävä työajanseuranta liitetään loppuselvitykseen, josta näkyy mm. nimi, tunnit, tehtävä ja kulu.
Hyväksyttävät kustannukset Kohtuulliset palkkakustannukset ovat työ- ja virkaehtosopimuksen mukaisia palkkoja. Yleiskustannuksia voidaan hyväksyä siltä osin, kun ne voidaan esittää hankkeelle välittöminä kustannuksina: Esim. toimitilojen vuokrat, taloushallinnon palkkakustannukset, puhelinkustannukset ALV on hyväksyttävä kustannus silloin, kun se jää avustuksen saajalle lopulliseksi kustannukseksi Kirjanpidossa pelkkä Yleiskustannus ei ole hyväksyttävä kulu.
Päätös ja muutospäätös Mikäli päätökseen on kirjattu rajoituksia, on niitä noudatettava. Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sovelletaan myös yksityisten yhteisöjen hankintoihin silloin, kun hankinnan tekemistä varten on saatu avustusta yli puolet hankinnan arvosta. Lain alle jäävistä hankinnoista on myös syytä tehdä hintatiedusteluja, koska menon on oltava kohtuullinen. Huomioikaa myös mahdollinen oman organisaationne hankintasääntö.
Päätös ja muutospäätös Opetushallitus voi avustuksen saajan hakemuksesta erityisestä syystä muuttaa avustuksen käyttötarkoitusta ja ehtoja Tätä koskeva hakemus on tehtävä siten, että päätös käyttötarkoituksen muutoksesta voidaan tehdä ennen avustuksen käyttöä. Hankkeen tarkastuksessa käytetään aina kirjallista päätöstä. Suulliset sopimukset eivät ole voimassa!
Valtionavustuksen palauttaminen Valtionavustuslain (688/2001) 20 :n nojalla avustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa avustus tai sen osa tai jos avustusta tai sen osaa ei voida käyttää avustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla. Lisäksi avustuksen saaja on velvollinen viipymättä palauttamaan avustuksen tai osan siitä, jos avustusta ei ole käytetty sen ajan kuluessa, jolloin se on avustuspäätöksen mukaan käytettävä, mikäli Opetushallitus ei ole hakemuksesta myöntänyt avustuksen käytölle lisäaikaa. Valtionavustuslain 24 :n nojalla avustuksen saajan on maksettava palautettavalle määrälle avustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. Valtionavustuslaki -> palautettava summa yli 10. Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta -> palautettava summa yli 2000.
Valtionavustuksen takaisinperintä Opetushallituksella on velvollisuus periä jo maksettu valtionavustus takaisin, jos valtionavustuksen saaja ei ole palauttanut käyttämättä jäänyttä osuutta tai on käyttänyt sen oleellisesti muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty tai antanut Opetushallitukselle väärää tai harhaanjohtavaa tietoa, jolla olisi ollut vaikutusta määrärahan saantiin tai muutoin oleellisesti rikkonut säännöksiä tai ehtoja.
Tarkastusoikeus Opetushallituksella on oikeus suorittaa avustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Opetushallitus voi valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan tekemään tarkoitettuja tarkastuksia. Ulkopuolinen asiantuntija voi avustaa tarkastuksessa
Lyhyt muistilista 1. Päätöksessä oleva OPH:n diaarinumero on asiointitunnus ja käyttäkää sitä mm. viesteissä, hakemuksissa sekä palautuksissa ja takaisinperinnässä. 2. Lue päätös, päätöksen liitteet ja yleisohje huolellisesti läpi. 3. Vie ne taloushallintoonne, jossa hankkeelle tehdään kustannuspaikka tai -paikat kuluille ja kerro tarvittavat tiedot kirjanpitoon kuten ed. on mainittu. 4. Tiedota yhteistyökumppaneita tekemään samat asiat omissa organisaatiossaan kuten kohdissa 1, 2 ja 3 on kerrottu. 5. Pidä yhteyttä säännöllisesti yhteistyökumppaneihin, että hanke toteutetaan päätöksen mukaan.
Lyhyt muistilista 6. Jos päätöksessä on mainittu väliselvitys, tee se määräaikaan mennessä ohjeiden mukaan. 7. Hankeajan päätyttyä tee loppuselvitys yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. 8. Kerää kirjanpitoraportit yhteistyökumppaneilta ja tee Yhteistyökumppaneiden kustannusarviot lomake (Excel) linkki http://www.oph.fi/rahoitus/valtionavustukset/ammatillinen_koulutus 9. OPH:ssa loppuselvityksen tarkastus on kaksivaiheinen: sisältötarkastuksen tekee ao. esittelijä ja talouden taloustarkastaja. Huomioitavaa on, että näiden väli saattaa olla 1 2 vuotta.
Yhteistyökumppaneiden kustannusarviot lomake (Excel) Muista muuttaa % päätöksen mukaiseksi
Kiitos