FILOSOFINEN TIEDEKUNTA PÄHKINÄNKUORESSA Uuden työntekijän perehdyttämisopas
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO Joensuun kampus PL 111 80101 JOENSUU Puh. 029 445 1111 (vaihde) Savonlinnan kampus PL 86 57101 SAVONLINNA Puh. 029 445 1111 (vaihde) Oppaan laatija Taitto Anna-Maria Puharinen Lea Pulli Päivitetty: 01.09.2016 Joensuu 2016
SISÄLLYSLUETTELO 1 TERVETULOA TÖIHIN... 2 2 LYHYESTI FILOSOFISESTA TIEDEKUNNASTA... 3 3 TYÖNJAOSTA JA TOIMIVALLASTA TIEDEKUNNASSA... 4 3.1 Tiedekunnan johto... 4 3.2 Osastojen johto... 5 3.3 Hallintopalvelut... 5 4 TIETOJÄRJESTELMISTÄ JA TIEDONKULUSTA... 7 4.1 Yliopiston keskeisiä tietojärjestelmiä... 7 4.2 Opetuksen pedagoginen ja tekninen tuki... 10 4.3 Viestintä... 11 4.3.1 Verkkosivustot ja Heimo... 11 4.3.2 Sähköposti... 11 4.3.3 Yksikköpalaverit ja muu tiedottaminen... 12 5 UUDEN TYÖNTEKIJÄN ABC KUKA, MITÄ JA MISTÄ?... 12 5.1 Työtehtäviin perehdyttäminen ja perehtyminen... 13 5.1.1 Perehdyttäminen tiedekuntatasolla... 13 5.1.2 Perehdyttäminen osasto- ja/tai oppiainetasolla... 14 5.1.3 Muut tukipalvelut osastoissa... 14 5.2 Palvelussuhdeasioiden lyhyt oppimäärä... 15 6 LIITTEET... 21
1 TERVETULOA TÖIHIN Tämä opas on suunnattu filosofisen tiedekunnan osastojen ja hallintopalvelukeskuksen uudelle henkilökunnalle. Paperiversion ohella opas on saatavilla myös sähköisessä muodossa filosofisen tiedekunnan intrassa (Henkilöstöasiat > Perehdyttäminen), jota esitellään tarkemmin luvussa 4.3.1. Perehdyttämisoppaassa kerrotaan yleisesti filosofisesta tiedekunnasta ja sen osastojen ja hallintopalvelukeskuksen toiminnasta sekä tiedekunnan toimijoiden välisestä työnjaosta ja toimivallasta erityisesti uuden työntekijän perehdyttämiseen liittyvissä asioissa. Tietojärjestelmien ja tiedottamisen osiossa kerrotaan yliopiston tietojärjestelmistä ja opetuksen pedagogisista ja teknisistä tukimuodoista sekä yliopiston ja filosofisen tiedekunnan osastojen viestintä- ja tiedotuskäytänteistä. Muun muassa tältä osin näkökulma on siis yleisempi, koko yliopiston käytänteitä valottava. Oppaan loppupuolelle on koottu tiivistetysti tietoa keskeisistä palvelussuhde- ja henkilöstöasioista, joista yliopiston ja tiedekunnan uuden työntekijän on tärkeää olla tietoinen heti työsuhteen alussa. Oppaan liitteissä on esitelty tarkemmin oppaassa mainitut toimijat sekä heidän yhteystietojaan. Tämän materiaalin tarkoituksena on kaikkinensa helpottaa ja edesauttaa Sinun, hyvä tiedekuntamme uusi työntekijä, työskentelyn aloittamista ja uuteen työyhteisöön tutustumista. Se ei anna vastauksia kaikkiin uuden työn ja työympäristön herättämiin kysymyksiin, mutta se antaa Sinulle kokonaiskuvan tiedekuntamme johdon ja hallinnon tukipalvelujen toimijoista, tietoa palvelussuhteen alkuun liittyvistä hallinnollisista käytänteistä sekä runsaasti apua tiedonhankintaan. Lisää tietoa saat yliopiston ja tiedekunnan verkkosivuilta, yliopiston perehdyttämisoppaasta, tiedekunnan laatukäsikirjasta sekä perehdyttämisen yhdyshenkilöiltä ja muilta työtovereiltasi. Muistathan, että vastuu omasta oppimisesta ja tiedonsaannista on myös perehtyjällä itsellään, joten käythän tutustumassa yliopiston ja tiedekunnan www-sivuihin ja olethan yhteyksissä tiedekunnan henkilökuntaan ja kollegoihisi! http://www.uef.fi/fi/uef/home http://www.uef.fi/fi/filtdk Julkisten verkkosivujen lisäksi myös yliopiston ja filosofisen tiedekunnan intranet-sivustot ovat käytettävissäsi siinä vaiheessa, kun Sinulla on käytössä yliopiston verkkotunnus (UEF-tunnus). Lämpimästi tervetuloa töihin Itä-Suomen yliopiston filosofiseen tiedekuntaan! 2
2 LYHYESTI FILOSOFISESTA TIEDEKUNNASTA on yksi Itä-Suomen yliopiston neljästä tiedekunnasta, ja se toimii kahdella kampuksella: Joensuussa ja Savonlinnassa. Tiedekuntamme kouluttaa ammattilaisia ja asiantuntijoita humanistiselta, kasvatustieteelliseltä, psykologian ja teologian aloilta. Tutkimustoimintamme on monitieteistä ja teoreettisesti ja metodologisesti monipuolista. Tiedekunnassamme on noin 3800 perustutkinto-opiskelijaa ja noin 350 jatko-opiskelijaa. Henkilökuntaa on yhteensä noin 400. Filosofisessa tiedekunnassa on neljä opetus- ja tutkimusosastoa: Humanistinen osasto Kasvatustieteiden ja psykologian osasto Soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto Teologian osasto Soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto toimii sekä Joensuussa että Savonlinnassa, muut osastot toimivat pelkästään Joensuussa. Osastojen hallinto- ja tukipalvelujen järjestämisestä vastaa tiedekunnan hallintopalvelukeskus. Osastojen lisäksi filosofiseen tiedekuntaan kuuluu ohjattua opetusharjoittelua ja opettajankoulutuksen kehittämistä varten kaksi harjoittelukoulua: Joensuun normaalikoulu Savonlinnan normaalikoulu Joensuun normaalikouluun kuuluu perusaste (vuosiluokat 1 9) ja lukio. Savonlinnan normaalikoulu sisältää perusopetuksen vuosiluokat 1 9. Harjoittelukouluilla on omat hallinto- ja tukipalvelut, jotka toimivat yhteistyössä tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen kanssa. Tiedekunnan yhteystiedot: Itä-Suomen yliopisto Joensuun kampus PL 111, 80101 Joensuu Puh. 029 445 1111 (vaihde) Itä-Suomen yliopisto Savonlinnan kampus PL 86, 57101 Savonlinna Puh. 029 445 1111 (vaihde) Tiedekunnan henkilökunnan ja yksiköiden yhteystiedot: 3
https://www.uef.fi/fi/filtdk/yhteystiedot Yliopiston yleiset yhteystiedot, koko henkilöstön puhelinluettelo ja kampusalueiden kartat: http://www.uef.fi/fi/yhteystiedot http://www.uef.fi/fi/yhteystiedot/kartat_jns http://www.uef.fi/fi/yhteystiedot/kartat_savonlinna 3 TYÖNJAOSTA JA TOIMIVALLASTA TIEDEKUNNASSA 3.1 Tiedekunnan johto Tiedekunnan hallinnosta vastaavat yliopistolain mukaan tiedekuntaneuvosto ja dekaani. Hallintopalvelukeskus vastaa käytännön hallinto- ja tukipalveluista, ja sen esimiehenä toimii dekaanin alainen johtava hallintopäällikkö. Harjoittelukoulun hallintoa hoitavat johtokunta ja johtava rehtori. Dekaani johtaa ja valvoo tiedekunnan toimintaa. Hän vastaa rehtorille tiedekunnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta ja avustaa rehtoria tiedekuntaa koskevissa kehittämishankkeissa. Dekaanin sijaisena toimii varadekaani. Varadekaani vastaa tiedekunnan perustutkintokoulutuksesta. Dekaanien toimikausi on neljä vuotta. Filosofisen tiedekunnan dekaanina toimii toisella toimikaudellaan 1.1.2014 alkaen professori Markku Filppula ja varadekaanina professori Pertti Väisänen. Markku Filppula, dekaani Doctor of Philosophy Professori, englannin kieli puh. 029 445 2000 markku.filppula(at)uef.fi Huone: Borealis 113 Pertti Väisänen, varadekaani Kasvatustieteen tohtori Professori, kasvatustiede puh. 029 445 2300 pertti.vaisanen(at)uef.fi Huone: Futura 206b Tiedekuntaneuvoston tehtävänä on mm. käsitellä tiedekunnan taloutta ja hallintoa koskevia kysymyksiä, arvioida ja kehittää tiedekunnassa annettavaa opetusta ja tutkimusta sekä päättää opetussuunnitelmista, tutkintovaatimuksista ja opiskelijoiden valintaperusteista. Tiedekuntaneuvoston puheenjohtajana toimii dekaani, ja sen toimikausi on neljä kalenterivuotta. Opiskeli- 4
jajäsenet valitaan kuitenkin kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Tiedekuntaneuvoston jäsenet ja varajäsenet on esitetty liitteessä 1. Harjoittelukoulujen johtavina rehtoreina toimivat Heikki Happonen (Joensuun normaalikoulu) ja Mikko Ripatti (Savonlinnan normaalikoulu). Harjoittelukoulun johtokunnan (puheenjohtaja ja jäsenet) nimittää dekaani, ja sen toimikausi on sama kuin tiedekuntaneuvoston. Joensuun normaalikoulun johtokuntaan kuuluu 10 ja Savonlinnan normaalikouluun yhdeksän jäsentä. Jäsenillä on henkilökohtaiset varajäsenet. Hallintopalvelukeskuksen tehtävät ja johto esitellään tarkemmin kohdassa Hallintopalvelut. 3.2 Osastojen johto Tiedekunnan osastoissa toimintaa johtaa osastonjohtaja. Osastonjohtaja vastaa osastolle myönnettyjen määrärahojen käytöstä ja raportoinnista dekaanille sekä käsittelee ja valmistelee yhdessä tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen kanssa osaston tutkinto- ja opintoasioita sekä henkilöstö- ja talousasioita. Osastonjohtaja toimii yksikkönsä opetus- ja tutkimushenkilöstön lähiesimiehenä ja vastaa näin mm. YPJ- (Yliopistojen palkkausjärjestelmä) ja kehityskeskusteluista ja uuden työntekijän perehdyttämisestä työn sisältöön. Osastonjohtajaa avustaa lähiesimiestehtävissä osaston varajohtaja, joka myös toimii osastonjohtajan sijaisena hänelle määrätyn päätösvallan puitteissa. Osastojen johtajien ja varajohtajien toimikausi kestää neljä vuotta. Osastonjohtajan ja osaston varajohtajan lisäksi osastoissa toimii osastonjohtajien esityksestä nimitetyt oppiaineiden ja koulutusohjelmien vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilö vastaa oppiaineensa opetuksesta ja sen kehittämisestä, huolehtii oppiaineen tutkimustoiminnasta ja tutkijakoulutuksesta sekä johtaa koulutusalansa opetussuunnitelmatyötä. Edellisen lisäksi oppiaineen vastuuhenkilö vastaa yhdessä osastonjohtajan kanssa osaston opetus- ja tutkimushenkilöstön perehdyttämisestä työn sisältöön. Osastonjohtajat, osastojen varajohtajat sekä oppiaineiden ja koulutusohjelmien vastuuhenkilöt on esitetty liitteessä 2. 3.3 Hallintopalvelut Hallinto- ja tukipalvelujen järjestämisestä vastaa tiedekunnan hallintopalvelukeskus. Hallintopalvelukeskus huolehtii tiedekunnan opetus- ja tutkimustoiminnan tukipalveluista sekä muista tiedekunnan tarvitsemista tukipalveluista. Sen tehtävät sijoittuvat tiedekunnan yleis-, talous-, henkilöstö- ja opintohallintoon. Hallintopalvelukeskus toimii hallinto- ja tukipalveluasioissa yhteistyössä tiedekunnan johdon ja yliopistopalvelujen kanssa sovitun työnjaon mukaisesti. Hallintopalvelukeskuksen johto Johtava hallintopäällikkö Kari Korhonen, hallintopalvelukeskuksen esimies, henkilöstö-, talous- ja yleishallinto (sijainen opintopäällikkö Satu Kouki) Opintopäällikkö Satu Kouki, opinto-, kansainvälisyys- ja laatuasiat 5
Hallintopäällikkö Päivi Peltoperä, Savonlinnan kampus Hallintopalvelukeskuksen henkilökunta on esitetty liitteessä 3. Filosofisen tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen toiminta on organisoitu kahdelle päätasolle: keskitettyihin ja osastokohtaisiin hajautettuihin palveluihin. Keskitetyt palvelut on sijoitettu fyysisesti Joensuun kampuksen Borealis-rakennukseen. Osastokohtaiset palvelut on sijoitettu osastojen yhteyteen Joensuun ja Savonlinnan kampuksille. Keskitetyt palvelut tiedekunnan hallintopalvelujen koordinointi ja linjaus yleishallinto: tiedekuntaneuvoston kokoukset, kirjaamo- ja arkistotoiminta pääosa tiedekunnan henkilöstöhallinnon toiminnoista: työsopimukset, sivutoiminen tuntiopetus, palkkiot, tiedekunnan perehdyttämistoiminnan koordinointi, vuosiloma- ja ulkomaantyöasiat tiedekunnan talousasioiden koordinointi ja seuranta: budjetointi, täydentävä rahoitus opintohallinnon ja opetussuunnitelmatyön koordinointi ja tiedotus, jatkokoulutus, kansainvälisyysasiat, tutkintotodistusten valmistelu tiedekunnan laatutyön koordinointi Osastokohtaiset palvelut osaston opintohallinto: opiskelijavalinta, osaston opetussuunnitelmatyö, opiskelijoiden ohjaus ja neuvonta osaston talousasiat: määrärahat ja niiden seuranta, osto- ja matkalaskut osaston henkilöstöasiat: erillis- ja opiskelijavalinnan palkkiot, työsopimusesitykset osaston tiloihin ja hallinnollisiin käytäntöihin perehdyttäminen tietojärjestelmien lähituki: SoleTM, WebOodi, Travel Erityisesti henkilöstöasioiden osalta on huomattava, että osa toiminnoista hoidetaan suoraan yliopistotasolla. Yliopistopalvelut vastaa mm. palkkalinjauksista ja -päätöksistä, työsopimusten ehdoista, työtapaturma-, kuntoutus- ja eläkeasioista sekä sairauspoissaolo- ja vanhempainvapaa-asioista. Yliopiston henkilöstöpalveluilla on yliopiston intrassa oma sivustonsa, josta löytyy tietoa ja ohjeita em. asioista sekä mm. koko yliopiston yhteiset henkilöstöasioiden pdflomakkeet. Tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen ja yliopistopalvelujen lisäksi filosofisen tiedekunnan työntekijöitä palvelee myös henkilöstöhallinnon palveluita tuottava Certia Oy. Certiaan voi ottaa yhteyttä mm. palkanmaksuun liittyvissä asioissa. Lisäksi sieltä voi pyytää tarvittaessa palkkatodistuksia, hoitaa verokorttiasioita sekä ilmoittaa pankkitili- ja osoitteenmuutoksesta. Muutosilmoitusten teosta on tarkempia ohjeita henkilötietolomakkeessa, jonka uusi työntekijä täyttää palvelussuhteen alussa. 6
Certian yhteystiedot henkilöstöasioissa: Puh. 040 300 2463 (ma pe klo 8.00-16.15) Yliopistojen palvelukeskus Certia UEF/Heha Länsikatu 15 80110 JOENSUU Sähköiset palvelupyynnöt tehdään Certian Service Desk -nettiportaalin kautta osoitteessa: https://portti.certia.fi/. Portaaliin kirjaudutaan yliopiston UEF-tunnuksilla. Tarkempia ohjeita järjestelmän käytöstä voi tiedustella tiedekunnan henkilöstösuunnittelijalta (ks. tarkemmin liite 4). 4 TIETOJÄRJESTELMISTÄ JA TIEDONKULUSTA 4.1 Yliopiston keskeisiä tietojärjestelmiä Itä-Suomen yliopiston uusi työntekijä saa yliopiston verkon käyttäjätunnuksen eli UEFtunnuksen sen jälkeen, kun palvelujakso on tallennettu yliopiston henkilötietojärjestelmään. UEF-käyttäjätunnuksen myötä henkilö saa mm. yliopiston sähköpostin ja intranetin käyttöoikeuden. Itä-Suomen yliopistossa on käytössä Microsoft Outlook Web Access (OWA) - sähköpostiohjelma. Uusi työntekijä aktivoi itse tunnuksensa verkkopankkitunnistautumisen avulla. Aktivoinnin voi tehdä kaksi viikkoa ennen työsuhteen alkamista. Mikäli uudella työntekijällä ei ole käytettävissään verkkopankkitunnuksia (esim. ulkomaalaiset työntekijät), hän voi aktivoida käyttäjätunnuksensa kertakäyttökoodin avulla tai käymällä henkilökohtaisesti yliopiston tietotekniikkapalvelujen IT Service Desk -asiakaspalvelupisteessä (Joensuun kampus: Carelia, 1. kerros, kirjaston ja Opparin palvelutiski; Savonlinnan kampus: huone A215, 2. kerros) todistamassa henkilöllisyytensä, jolloin verkkotunnus voidaan samassa yhteydessä aktivoida. Lisätiedot tietotekniikkapalvelujen palvelukanavista: Huom. Uuden työntekijän, jolla jo ennestään on yliopiston UEF-käyttäjätunnus (esim. yliopiston opiskelija), ei tarvitse erikseen aktivoida henkilökuntatunnusta, vaan olemassa oleva tunnus muuttuu palvelujakson tallentamisen myötä automaattisesti henkilökuntatunnukseksi. Ongelmatilanteissa pyydetään ottamaan yhteyttä IT Service Deskiin. Tarkemmat ohjeet käyttäjätunnusten käyttöönotosta löydät Itä-Suomen yliopiston tietotekniikkapalvelujen verkkosivuilta: http://www.uef.fi/fi/web/tipa/uef-tunnuksen-aktivointi uef.fi > Tietotekniikkapalvelut > Käyttäjätunnus 7
Eri ammattiryhmien käytössä olevia tietojärjestelmiä on Itä-Suomen yliopistossa lukuisia. Ohessa on esitelty lyhyesti tiedekunnan eri käyttäjäryhmien piirissä laajimmin käytetyt järjestelmät ja niiden käyttötarkoitus ja käyttäjäryhmät. Osaan järjestelmistä tarvitaan erillinen käyttölupa, jonka hakemisesta kerrotaan tarkemmin luvussa 5. Tietojärjestelmiin kirjaudutaan järjestelmästä riippuen joko UEF-käyttäjätunnuksella tai erillisen salasanan avulla. Useimpiin esiteltäviin järjestelmiin on suorat linkit yliopiston intranet-sivujen Henkilöstö-osiossa: UEFin intran pääsivu > Henkilöstö. Yliopisto järjestää koulutuksia tietojärjestelmien peruskäyttäjille ja/tai yksikköjen yhdyshenkilöille. Yhdyshenkilöiden tehtävänä on mahdollisen käyttäjille suunnatun koulutuksen lisäksi opastaa ja neuvoa yksikköjensä henkilökuntaa ko. järjestelmän käytössä. Filosofisen tiedekunnan tiedekunta- ja/tai osastokohtaiset tietojärjestelmien yhdyshenkilöt on esitetty liitteessä 4. Oodi Oodi on opiskelun ja opetuksen tuen tietojärjestelmä, joka on käytössä Itä-Suomen yliopiston lisäksi useassa muussa yliopistossa. Oodissa on eri käyttäjäryhmille suunnattuja käyttöliittymiä. WinOodi on opintohallinnon käyttöliittymä Oodiin. WinOodin kautta kirjataan opiskelijoiden perustiedot ja opinto-oikeudet, rekisteröidään kaikki opintosuoritukset, hyväksiluetaan opinnot, rekisteröidään kokonaisuudet ja tutkinnot. WebOodia sen sijaan käyttävät niin opiskelijat, virkailijat kuin opettajatkin. Opettaja voi esim. katsoa opiskelijan perustietoja ja suorituksia, hallita omien kurssien ja tenttien ilmoittautumisia, tulostaa ilmoittautuneista osallistujalistan, lähettää sähköpostia ilmoittautuneille ja tarkastaa ja hyväksyä opiskelijoiden henkilökohtaisia opintosuunnitelmia eli ehopseja. Oodin käyttöoikeudet määräytyvät käyttäjäryhmän mukaan. Opintohallinto ja opettajat hakevat tarvitsemiensa liittymien käyttölupaa Oodin käyttölupahakemus -lomakkeella. Opiskelijan ei erikseen tarvitse hakea käyttöoikeutta. Oodin käyttäjille järjestetään lukuvuosittain käyttäjäkoulutuksia. Järjestettävät koulutukset löytyvät UEFin intran koulutuskalenterista. SoleTM SoleTM on Itä-Suomen yliopiston työajankohdennusjärjestelmä, johon yliopiston kuukausipalkkaisen henkilökunnan tulee säännöllisesti tallentaa toteutunut työaikansa. Täydentävän rahoituksen hankkeissa työskentelevien tulee tallentaa työaikatiedot järjestelmään päiväkohtaisesti, kun taas pelkästään perusrahoituksella työskentelevän ja kokonaistyöajassa olevan henkilökunnan osalta riittää puolivuosittainen kirjaus. Muut (esim. tiedekuntien hallinto- ja tukipalveluhenkilöstö) tallentavat toteutuneen työaikansa järjestelmään vähintään kuukausittain. Työajankohdennustietoja tarvitaan täydentävän rahoituksen hankinnassa käytettävien kustannuskertoimien laskennassa. Tietoja käytetään myös muussa kustannuslaskennassa ja raportoinnissa. Henkilötasolla kohdennustietoja käytetään osin palkkojen ohjaamiseen oikeille projekteille. Työajankohdentamisen lisäksi kokonaistyöajassa työskentelevä yliopiston opetus- ja tutkimushenkilökunta laatii SoleTM-järjestelmässä lukuvuosittaisen työsuunnitelmansa. Uuden työntekijän perustiedot siirtyvät järjestelmään automaattisesti muutaman päivän viiveellä sen jäl- 8
keen, kun henkilön palvelujakso on tallennettu yliopiston henkilötietojärjestelmään. SoleTM on käytettävissä yliopiston intrassa, jonne kirjaudutaan UEF-käyttäjätunnuksella. SoleTM:n käyttöä tukemaan on laadittu runsaasti ohjeita, joihin on linkki järjestelmän etusivulta: UEFin intra > Henkilöstö > SoleTM > Ohjeet ja oppaat SoleCRIS SoleCRIS on Itä-Suomen yliopiston tutkimustietokanta, johon yliopiston opetus- ja tutkimushenkilökunta tallentaa tuottamansa tieteelliset julkaisut ja asiantuntijatehtävät. Tietokanta toimii myös tärkeänä tiedotuskanavana yliopiston ulkopuolisille toimijoille. Tarkoituksena onkin, että sieltä löytyy kattava ja mahdollisimman ajantasainen tieto yliopiston asiantuntijoista sekä heidän tieteellisestä toiminnastaan. Yliopiston henkilökunta kirjautuu SoleCRIS-järjestelmään UEF-käyttäjätunnuksella omien tietojen muokkaamista varten. Järjestelmän selailukäyttö (mm. yliopiston ulkopuoliset toimijat) ei sen sijaan vaadi kirjautumista. SoleCRIS: UEFin intra > Henkilöstö > SoleCRIS HRM-arviointi HRM-arviointi on sähköinen YPJ-arviointeihin liittyvä arviointityökalu. Järjestelmää käytetään yliopiston päätoimisen henkilökunnan (pl. professorit) työtehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arvioinnissa. Uuden työntekijän työtehtävien vaativuus ja työstä suoriutuminen perustuvat alustaviin arvioihin, jotka työnantaja tekee työsuhteen alkaessa. Tehtävän vaativuus ja työntekijän henkilökohtainen suoriutuminen arvioidaan ja vahvistetaan yleensä noin puolen vuoden kuluessa työsuhteen alkamisesta. Arviointiprosessi käynnistyy, kun työntekijä täyttää HRM-järjestelmässä sähköiset arviointilomakkeet, ja lähettää ne esimiehelleen. Prosessin päätteeksi työnantaja vahvistaa työntekijän työtehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen tasot. Työntekijä voi tarkistaa lopullisen arvioinnin suoraan järjestelmästä. Edellisen lisäksi HRM-järjestelmässä on saataville yliopiston koulutustarjonta ja koulutuksiin ilmoittautuminen sekä kehityskeskustelutyökalu. Lisätiedot: UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstöasiat > Asiahakemisto > HRM. Travel Travel on Itä-Suomen yliopistossa käytössä oleva sähköinen matkanhallintajärjestelmä, jonka avulla yliopiston henkilökunta laatii työmatkojensa matkasuunnitelmat ja -laskut sekä voi hakea matkaennakkoa. Matkasuunnitelmien ja -laskujen hallinnointia varten yksiköissä on nimetyt matkayhdyshenkilöt, jotka asiatarkastavat matkalaskut sekä ohjaavat ja neuvovat henkilökuntaa järjestelmän käytössä. Matkasuunnitelmat ja -laskut hyväksyy yksikön johtaja tai esimies. Traveliin kirjaudutaan ensimmäisellä käyttökerralla yliopiston intran matkustusohjesivuilla (ks. alla) annetun ohjeen mukaisesti, jonka jälkeen käyttäjä määrittää järjestelmään oman salasanansa. Lisätietoa Travelista ja matkustamisesta: UEFin intra >Yksikköjen intranet > Talouspalvelut > Matkustus (Travel) 9
Timmi Timmi on virkailijakäytössä oleva Itä-Suomen yliopiston tilavarausjärjestelmä, jossa tehdään mm. kaikki opetuksen tilavaraukset. ProHa ProHa on yliopiston projekti- ja hankehallintajärjestelmä, jossa hallinnoidaan kaikki Itä-Suomen yliopiston ulkopuolisen rahoituksen projektien valmistelu- ja hakuprosessit sekä hyväksymismenettelyt. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki yliopistolle haettava rahoitus on käsiteltävä ProHassa. Pääsääntönä voidaan pitää sitä, että jos rahoituksen saamiseksi projektista tehdään hakemus tai jätetään tarjous ja siihen on saatava yliopiston sitoutuminen, on se käsiteltävä ProHassa. Tällaisia rahoituksia ovat mm. Suomen Akatemialta, Euroopan komissiosta (mm. H2020 ja Erasmus+), ministeriöistä ja säätiöiltä haettavat rahoitukset, jotka haetaan Itä- Suomen yliopiston nimissä ja joiden rahoitus tilitetään Itä-Suomen yliopistolle, kun rahoitus toteutuu. Muita järjestelmiä Edellisten lisäksi Itä-Suomen yliopistossa on käytössä useita henkilöstö-, talous- ja asiakirjahallinnan tietojärjestelmiä. Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan järjestelmiä ovat Prima ja WebTallennus (Prima-järjestelmän selainpohjainen käyttöliittymä), taloushallinnon järjestelmiä Raindance, BuRa ja Rondo. Raindance on yliopiston kirjanpitojärjestelmä, ja BuRa puolestaan on yliopiston sisäisen budjetoinnin tietojärjestelmä. Rondossa käsitellään yliopiston ostolaskut. Dynasty on yliopiston asia-, asiakirja- ja kokoushallinnan tietojärjestelmä. Hallinnon tietojärjestelmien käyttöoikeudet myönnetään henkilön työtehtävien mukaisesti. 4.2 Opetuksen pedagoginen ja tekninen tuki Opetuksen pedagogisen ja teknisen tuen koordinoinnista ja kehittämisestä vastaa Itä-Suomen yliopiston opinto- ja opetuspalvelut. Yksikkö tarjoaa tieto- ja viestintätekniikan tukipalveluja ja koulutuksia myös opiskelijoille ja muulle henkilökunnalle. Opinto- ja opetuspalvelut tarjoaa henkilöstölle pedagogista ja käytön tukea erityisesti tieto- ja viestintätekniikan ja sosiaalisen median opetuskäytössä sekä tukea opetus- ja ohjausmenetelmien, opetuksen suunnittelun ja arvioinnin kehittämisessä. Tukipalveluja (mm. Oppitupa-tukipalvelupisteet) tarjotaan paikallisesti kampuksittain ja etäyhteyksiä hyödyntäen tasapuolisesti kaikille kolmelle Itä-Suomen yliopiston kampukselle. http://www2.uef.fi/fi/opinto-ja-opetuspalvelut/tukipalvelut-/-oppitupa Yksikkö järjestää lukuvuosittain järjestelmien käytön koulutuksia. Koulutustarjonta löytyy UEFin intran Koulutuskalenterista. 10
4.3 Viestintä Tehokas ja ajantasainen viestintä on olennainen osa toimivaa työyhteisöä. Itä-Suomen yliopistossa yliopiston sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä sekä sen kehittämisestä vastaa yliopiston viestintäpalvelut. Filosofisessa tiedekunnassa sisäisen ja ulkoisen viestinnän koordinoinnista vastaa hallintopalvelukeskus. Yliopiston ja tiedekunnan viestintä- ja tiedottamiskäytännöt perustuvat pitkälti sähköisten viestintäkanavien käyttöön. Myös perinteisemmät viestintämuodot, niistä tärkeimpänä yksikkökokoukset ja -palaverit, ovat edelleen käytössä. 4.3.1 Verkkosivustot ja Heimo Verkkosivustot ovat keskeinen Itä-Suomen yliopiston ja filosofisen tiedekunnan viestintäkanava. Itä-Suomen yliopiston julkiset verkkosivut palvelevat ensisijaisesti yliopiston ulkopuolisia sidosryhmiä, mutta niiden kautta myös yliopiston uusi työntekijä saa paljon hyödyllistä tietoa yliopistosta ja sen toiminnasta. Filosofisella tiedekunnalla on oma sivustonsa yliopiston verkkosivuilla, ja sen tavoitteena on välittää yliopiston ja tiedekunnan sidosryhmille kattava kuva tiedekunnan rakenteesta, koulutusaloista ja niiden tutkintorakenteista sekä henkilöstöstä. http://uef.fi/fi/uef/home > Julkisten verkkosivujen lisäksi käytössä on yliopiston ja filosofisen tiedekunnan henkilökunnan ja opiskelijoiden Intranet-sivustot. Intranet-sivustojen käyttö on mahdollista siinä vaiheessa, kun uudella työntekijällä on käytössään yliopiston tietoverkon UEF-käyttäjätunnus. Yliopiston intra (UEFin intra) on yliopiston sisäisen viestinnän väline. Intraan kirjaudutaan UEF-käyttäjätunnuksella: http://uef.fi/fi/uef/home > Intra Filosofisen tiedekunnan intra palvelee tiedekunnan henkilökuntaa ja opiskelijoita. Tiedekunnan intrasta löytyvät mm. tiedekuntaneuvoston kokousasiakirjat ja -aineistot sekä tiedekunnan laatukäsikirja. Tiedekunnan opiskelijoille intrasta löytyy ohjeistuksia opintojen eri vaiheissa ajankohtaisiksi tulevista asioista: http://www2.uef.fi/fi/intra/filtdk/ (UEFin intran etusivu > Yksikköjen intranet > ) Vuoden 2016 aikana UEFin intra muuttuu digitaaliseksi työympäristöksi, jonka nimi on Heimo. Heimo on suunnattu UEFin henkilöstölle, kun taas Kamu-työympäristö on tarkoitettu opiskelijoille. Uudistusprojektissa on neljä vaihetta: Yammerin käyttöönotto > Uudet henkilökohtaiset digitaaliset työvälineet > Yksiköille tulee uudet digitaaliset työtilat > Sisäiset palvelut paranevat. 4.3.2 Sähköposti Verkkosivustojen ja Heimon ohella sähköposti on edelleen keskeinen viestintäväline niin yliopiston kuin tiedekunnankin tasolla. Sähköpostiviestinnän kulmakiviä ovat erilaiset sähköpos- 11
tilistat, joihin yliopiston ja tiedekunnan työntekijät kuuluvat oman toimenkuvansa ja työtehtäviensä mukaisesti. Filosofisessa tiedekunnassa on käytössä osastokohtaiset sähköpostilistat, joille osastojen uudet työntekijät liitetään. Hallintopalvelukeskuksen henkilökunnalla on lisäksi oma sähköpostilistansa. Sähköpostilistoilla on osastokohtaiset päivittäjät (ks. liite 4). Humanistinen osasto: hum-hkunta(at)uef.fi Kasvatustieteiden ja psykologian osasto: kapsy-hkunta(at)uef.fi Soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto: skope-hkunta(at)uef.fi Teologian osasto: teol-hkunta(at)uef.fi Hallintopalvelukeskus: fipake(at)uef.fi 4.3.3 Yksikköpalaverit ja muu tiedottaminen Osasto- ja yksikkökokoukset ja -palaverit on sähköisen viestinnän ohella tärkeä filosofisen tiedekunnan yksiköiden viestintämuoto. Kokousten järjestäminen videoneuvotteluna on myös tavallista. Palavereiden ja kokousten järjestämiskäytännöt vaihtelevat osastoittain ja yksiköittäin. Osassa yksikköjä on lisäksi käytössä Moodle ja/tai TeamPlace yksikön sisäisen viestinnän työkaluna ja erilaisten dokumenttien valmistelu- ja arkistointivälineenä (esim. opetussuunnitelman valmistelu). Myös Yammeriin on mahdollista luoda yksikön omia keskusteluryhmiä. järjestää lukukausittain koko tiedekunnan henkilökunnalle ja opiskelijoille suunnattuja Facultas Philosophica -keskustelu- ja tiedotustilaisuuksia, joissa käsitellään yliopiston ja tiedekunnan ajankohtaisia asioita. Tilaisuuksista on videoneuvotteluyhteys Savonlinnan kampukselle. Tiedottaminen ilmoitustaulujen kautta on sähköisten viestintämuotojen myötä vähentynyt, mutta viralliset asiakirjat, esim. tiedekuntaneuvoston asialistat ja pöytäkirjat sekä opiskelijavalinnan tulokset, toimitetaan edelleen tiedekunnan viralliselle ilmoitustaululle (Futura, 1. kerros) nähtäväksi. Oppiaineilla ja oppiaineryhmillä on lisäksi omia ilmoitustauluja sekä henkilökunnan että opiskelijoiden käyttöön. 5 UUDEN TYÖNTEKIJÄN ABC KUKA, MITÄ JA MISTÄ? Työsuhteen alkuvaiheeseen liittyy useita henkilöstöhallinnollisia asioita, joita pääsääntöisesti hoitavat tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen keskitetyt palvelut ja/tai yliopiston henkilöstöpalvelut (ks. tarkemmin kohta 5.2) Ennen työsuhteen alkua uusi pää- tai sivutoiminen työntekijä allekirjoittaa työsopimuksen, jossa määritellään keskeiset työsuhteen ehdot. Työsopimus laaditaan aina kahtena samansisältöisenä kappaleena, joista toinen jää työntekijälle, ja toisen työntekijä palauttaa allekirjoitettuna työnantajalle annetun ohjeen mukaisesti. Työsopimuskappaleiden mukana työntekijälle toimitetaan henkilötietolomake täytettäväksi. Lomake ja sen mukaan liitetty voimassa oleva verokortti sekä mahdollinen ammattiyhdistyksen jäsenmak- 12
sun perimisen valtakirja toimitetaan palvelukeskus Certiaan tai palautetaan työsopimuksen mukana tiedekuntaan. Kuten jo luvussa 4.1 on kerrottu, Itä-Suomen yliopiston uusi työntekijä saa yliopiston verkon käyttäjätunnuksen eli UEF-tunnuksen sen jälkeen, kun palvelussuhde on tallennettu yliopiston henkilötietojärjestelmään. Henkilö aktivoi itse tunnuksensa verkkopankkitunnistautumisen avulla. Osaan hallinnon tietojärjestelmistä (esim. Oodi) tarvitaan kuitenkin erillinen käyttölupa. Kaikissa lomake- ja käyttölupa-asioissa uusi työntekijä voi olla yhteydessä tiedekunnan hallintopalvelukeskukseen (ks. tarkemmin liite 4). 5.1 Työtehtäviin perehdyttäminen ja perehtyminen Uuden työntekijän perehdyttämisestä työhönsä vastaavat filosofisessa tiedekunnassa alla kuvatun työnjaon mukaisesti osastonjohtaja, oppiaineen tai täydentävän rahoituksen hankkeen vastuuhenkilö(t) sekä hallintopalvelukeskus. Täydentävän rahoituksen hankkeissa työskentelevien henkilöiden perehdyttämisestä työn sisältöön vastaa hankkeen johtaja yhdessä osastonjohtajan kanssa. Yliopistotason perehdyttämistoiminnasta ja sen koordinoinnista vastaa puolestaan yliopistomme Henkilöstön kehittämisen palvelut. Yksikkö järjestää mm. yliopistotason perehdyttämistilaisuuksia uudelle henkilöstölle (Tervetuloa taloon -tilaisuudet). Myös filosofinen tiedekunta järjestää vuosittain uuden henkilökunnan perehdyttämistilaisuuden. Lisätietoa yliopiston henkilöstön kehittämispalveluista: http://www.uef.fi/fi/intra/henkiloston-kehittaminen (UEFin intran etusivu > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstön kehittämisen palvelut) 5.1.1 Perehdyttäminen tiedekuntatasolla Tiedekuntatason perehdyttämistoiminnasta ja sen koordinoinnista vastaa hallintopalvelukeskuksen keskitetyt palvelut. tiedekunnan perehdyttämistoiminnan koordinointi ja yleinen perehdyttämismateriaali; tiedekunnan yhteiset perehdyttämistilaisuudet ja henkilöstökoulutukset ohjeistus ja neuvonta yleisissä palvelussuhdeasioissa, mm. työsopimusasiat, työaika ja SoleTM-järjestelmä, poissaolot, vuosiloma-asiat, työterveyshuolto, sivutoimi-ilmoitukset ja - luvat (ks. tarkemmin 5.2 Palvelussuhdeasioiden lyhyt oppimäärä) henkilökuntakorttitilaukset tiedekunnan työtiloihin ja niiden järjestelyihin liittyvät asiat hallintopalvelukeskuksen henkilökuntaan kuuluvan uuden työntekijän perehdyttäminen työtehtäviinsä Perehdyttämisen yhdyshenkilöt hallintopalvelukeskuksen keskitetyissä palveluissa on esitetty liitteessä 4. 13
5.1.2 Perehdyttäminen osasto- ja/tai oppiainetasolla Osastonjohtaja ja oppiaineen tai täydentävän rahoituksen hankkeen vastuuhenkilö vastaavat osaston henkilökuntaan kuuluvan henkilön perehdyttämisestä työn sisältöön: työn esittely ja sen kytkeminen työyksikön ja yliopiston tehtävien kokonaisuuteen työtovereiden ja työyksikön toiminnan esittely (organisaatio, keskeiset yhteistyötahot, esimies-alaissuhteet) työsuunnitelma-asiat lähituki työn sisältöön liittyvissä asioissa Osastonjohtaja toimii yksikkönsä opetus- ja tutkimushenkilöstön lähiesimiehenä ja vastaa näin mm. yksikön palkkausjärjestelmä (YPJ)- ja kehityskeskusteluista. Osastonjohtajat, osastojen varajohtajat sekä oppiaineiden ja koulutusohjelmien vastuuhenkilöt on esitetty liitteessä 2. Hallintopalvelukeskuksen ko. osastossa työskentelevä henkilökunta vastaa osaston tiloihin ja hallinnollisiin käytäntöihin perehdyttämisestä: avaimet ja kulkutunnisteet (Savonlinnan kampuksella virastomestarit) kiinteistö kulkureitteineen, yhteiset tauko- ja sosiaalitilat toimistopalvelut ja työnjaon esittely niiden osalta koneet ja laitteet (mm. kopiokoneet, faksi) ja niiden käyttö postin jakelu ja lähettäminen toimistotarvikkeet/tarvikevarasto paperi- ym. jätteiden lajittelu ja keräys toiminta hätätilanteissa: lääkekaappi, ensiapuvälineet, varauloskäynnit jne. tietojärjestelmien lähituki: WebOodi, SoleTM, Travel 14 Perehdyttämisen yhdyshenkilöt hallintopalvelukeskuksen osastokohtaisissa palveluissa on esitetty liitteessä 4. 5.1.3 Muut tukipalvelut osastoissa Varsinaisen työhön ja hallinnollisiin käytänteisiin perehdyttämisen lisäksi uusi työntekijä tarvitsee ohjausta ja neuvoja mm. oman työtilansa ja -asemansa järjestelyihin liittyvissä asioissa. Tietokoneen asentamiseen, työskentelyrakennuksen ja siinä olevien tilojen järjestelyihin ja ylläpitoon liittyvät toiminnot on tyypillisesti yliopiston tietotekniikka- ja toimitilapalvelujen vastuualueisiin kuuluvia toimintoja. Uuden työntekijän tietokoneen asentamisesta ja verkkoon liittämisestä vastaa yliopiston tietotekniikkapalvelut. Käyttötuki IT Service Desk palvelee mm. käyttäjätunnuksiin, sähköpostiin, ohjelmistoihin, työasemiin, tulostukseen, salasanoihin, käyttöoikeuksiin, ohjelmistoasennuksiin ja yleisiin tietoteknisiin asioihin liittyvissä asioissa. Huom. Tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön tuesta ja siihen liittyvistä ohjelmistoista vastaa yliopiston opinto- ja opetuspalvelut (ks. 4.2). Henkilökohtaisten työasemien lisäksi henkilökunnalla on mahdollisuus käyttää opetusti-
loissa, itseopiskelutiloissa, kirjastoissa ja käytävillä olevia, tietotekniikkapalvelujen ylläpitämiä tietokoneita. Suurin osa näistä koneista on UEFAD-verkossa. Tarkempaa tietoa tietotekniikkapalvelujen palvelukanavista löydät tietotekniikkapalvelujen sivuilta: http://www.uef.fi/fi/web/tipa/asiointipalvelut (uef.fi > Tietotekniikkapalvelut > Palvelukanavat) Virastomestaripalvelut on järjestetty kampusalueilla rakennuskohtaisesti. Virastomestari huolehtii mm. rakennuksen postin jakelusta, tavaraliikenteen koordinoinnista, opetustilojen ja niiden varusteiden ylläpidosta sekä rakennuksen kulunvalonnasta virka-aikana. Virastomestari huolehtii myös rakennuksen lähipysäköintialueen pysäköintiluvista ja toimii yhdyshenkilönä työhuoneiden kalustejärjestelyissä. Virka-ajan ulkopuolisesta kulunvalvonnasta huolehtii kampuksen iltavirastomestari (Joensuun kampus). Itä-Suomen yliopiston kiinteistönhoito- ja siivouspalveluista vastaa ISS-Palvelut Oy. Muiden tukipalvelujen yhteystiedot on esitetty liitteessä 5. 5.2 Palvelussuhdeasioiden lyhyt oppimäärä Ohessa on tiivistetty ja osin myös kertauksenomainen esitys heti palvelussuhteen alkuvaiheessa huomioitavista henkilöstö- ja palvelussuhdeasioista ja niihin mahdollisesti liittyvistä toimenpiteistä. Tiedekunnan yhteyshenkilö palvelussuhdeasioissa: henkilöstösuunnittelija Anna-Maria Puharinen, puh. 029 445 2006, anna-maria.puharinen(at)uef.fi. Henkilöstöpalvelut yliopiston ja tiedekunnan introissa: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostoyksikko (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut) http://www2.uef.fi/fi/intra/filtdk/ (UEFin intra > Yksikköjen intranet > > Henkilöstöasiat) Työsopimus - Laaditaan kahtena samansisältöisenä kappaleena, yksi molemmille osapuolille - Työntekijä palauttaa työnantajan kappaleen allekirjoitettuna annettuun palautusosoitteeseen. 15
- Myös sivutoiminen opetushenkilökunta (tuntiopettajat) allekirjoittaa työsopimuksen. Sopimus ei kuitenkaan oikeuta työterveyshuollon tai muiden yliopiston päätoimisen kuukausipalkkaisen henkilökunnan etuihin ja palveluihin. - Etätyösopimus, kun päätoiminen työntekijä työskentelee kampuksen ulkopuolella tai toisella paikkakunnalla muualla kuin työnantajan osoittamassa työntekopaikassa. Palvelussuhteen alussa täytettävät lomakkeet - Henkilötietolomake (Huom. Liitä mukaan voimassa oleva verokortti ja mahdollinen ammattiyhdistyksen jäsenmaksun perimisen valtakirja!) Lomakepohja: http://www2.uef.fi/fi/intra/uef/lomakkeet (UEFin intra > Pikalinkit > UEFin lomakkeet) - Oodin käyttöoikeudet -lomake (opintohallinto ja opettajat), lomakepohja: ks. edellä - Hallinnon tietojärjestelmiä (esim. Prima, WebTallennus, BuRa, Rondo) käyttää pääsääntöisesti vain hallintohenkilökunta ja joiltain osin tiedekunnan ja osastojen johto. Näiden järjestelmien käyttölupahakemukset löytyvät UEFin intran lomakkeista. - Uusi työntekijä täyttää tarvittavat lomakkeet ja palauttaa ne lomakkeessa ilmoitettuun osoitteeseen tai tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen henkilöstöasioita hoitavalle henkilölle tai omassa osastossa työskentelevälle hallintohenkilölle. Yliopiston tietoverkon ja sähköpostin käyttöoikeus - UEF-käyttäjätunnus myönnetään työsuhteen alkamisen myötä. - Uusi työntekijä aktivoi itse tunnuksensa verkkopankkitunnistautumisen avulla. Henkilön, jolla jo on käyttäjätunnus (esim. yliopiston opiskelija) ei tarvitse erikseen aktivoida henkilökuntatunnusta. - Tarkemmat ohjeet käyttäjätunnusten käyttöönotosta: http://www.uef.fi/fi/web/tipa/ (uef.fi > Tietotekniikkapalvelut > Käyttäjätunnus) - Tietotekniikkapalvelujen palvelukanavat: UEF Asiointipalvelu (UEF/Heimo, edellyttää UEF-käyttjätunnusta), Chat-palvelu (ma pe klo 9 15, löytyy mm. tietotekniikkapalvelujen julkisilta sivuilta sivun oikeasta alareunasta), puhelinpalvelu (ma pe klo 8 15, puh. 029 445 8880) ja asiakaspalvelupisteet (Joensuu: Carelia, 1. krs, kirjaston ja Opparin palvelutiski; Savonlinna: huone A215, 2. krs) Henkilökuntakortti - Kuvaton, laminoitu - Tiedekunnan henkilöstöhallinto tilaa kortit automaattisesti vähintään kuuden (6) kuukauden päätoimiseen palvelussuhteeseen tuleville. 16
- Kortti tulee ehdottomasti palauttaa palvelussuhteen päättyessä yhdessä avainten ja kulkutunnisteen kanssa. - Kortti oikeuttaa yliopiston henkilökunnalle myönnettyihin etuisuuksiin erikseen määritellyissä yrityksissä ja organisaatioissa sekä mm. yliopiston kirjastossa. Luettelo alennuksia myöntävistä yrityksistä: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkiloston-kehittaminen/henkilokuntakortti-ja-edut1 (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstön kehittämisen palvelut > Henkilökuntakortti ja -edut) Aiempien palvelussuhteiden dokumentointi - Tarvitaan päätoimisen henkilökunnan vuosilomaoikeuden (opettajien ja tutkijoiden osalta vain laskennallinen) määrittelyssä ja lomarahalaskennassa - Yliopistopalvelut tallentaa tiedot Prima-henkilötietojärjestelmään. - Uusi työntekijä toimittaa oikeaksi todistetut (kaksi todistajaa) työtodistusten jäljennökset yliopistopalveluihin henkilöstösihteeri Merja Anita Turuselle (Henkilöstöpalvelut, Kuopion kampus). Korkeimman tutkinnon dokumentointi - Korkein uuden työntekijän suorittama tutkinto tallennetaan palvelussuhteen alussa Prima-henkilötietojärjestelmään. Tutkintotieto tallennetaan hakemusasiakirjojen liitteenä olleen tutkintotodistusjäljennöksen perusteella. Niissä tapauksissa, joissa tehtävä on täytetty haettavaksi julistamatta, uuden työntekijän tulee toimittaa oikeaksi todistettu (kaksi todistajaa) todistusjäljennös tiedekunnan hallintopalvelukeskukseen henkilöstösihteeri Lea Pullille (kasvatustieteet, psykologia, teologia) tai henkilöstösuunnittelija Anna-Maria Puhariselle (humanistinen ala, hallintopalvelukeskuksen henkilökunta). Normaalikoulujen uusi henkilöstö toimittaa todistuksen henkilöstösihteeri Anu Sotaniemelle (työvapaalla 31.3.2017 saakka, sijainen Taru Kontkanen). Palkkaus ja palkkausjärjestelmä - YPJ eli Yliopistojen palkkausjärjestelmä, jonka piiriin kuuluvat yliopistojen kuukausipalkkaiset työntekijät, joiden palvelussuhde kestää yli kuusi kuukautta. Myös sivutoimisten tuntiopettajien opetustuntiperusteinen palkkaus perustuu YPJ-järjestelmään. - Kaksi arviointijärjestelmää: Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmä (O) sekä Muun henkilöstön järjestelmä (M) - Palkka muodostuu tehtävien vaativuuteen perustuvasta tehtäväkohtaisesta palkanosasta ja henkilökohtaiseen työsuoritukseen perustuvasta henkilökohtaisesta palkanosasta. - Uusi työntekijä: Työtehtävien vaativuus ja työstä suoriutuminen perustuvat työnantajan alustaviin arvioihin. Tehtävän vaativuus ja työntekijän henkilökohtainen suoriutuminen tulee arvioida ja vahvistaa viimeistään kuuden kuukauden kuluttua työsuhteen 17
alkamisesta. Uuden työntekijän kannattaakin tältä osin olla hyvissä ajoin yhteydessä lähijohtajaansa. - Käytössä sähköinen HRM-arviointityökalu (pl. professorit, joilla erillinen menettely) Työaika Lisätiedot: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/ypj_palkkausjarjestelma (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstöasiat > Palvelussuhdeasiat > YPJ) - Kaksi työaikajärjestelmää: opetus- ja tutkimushenkilöstön kokonaistyöaikajärjestelmä (1600 tuntia per lukuvuosi) ja ns. muun henkilökunnan säännöllisen viikkotyöajan järjestelmä (7 h 15 min / vrk, 36 h 15 min / vk) Kokonaistyöaika (opettajat ja tutkijat) : -Työntekijän tulee laatia työsuunnitelma SoleTM-järjestelmässä heti palvelussuhteen alussa ja sen jälkeen lukuvuosittain. Osastonjohtaja vahvistaa suunnitelman. -Työaika on määritelty kokonaistyöaikana (1600 tuntia / lv), ei päivittäisenä tai viikoittaisena työaikana. -Käytössä ei ole sähköistä työajanseurantaa. -Työntekijä ei ole vuosilomasäännösten piirissä muutoin kuin lomarahan määräytymisen ja maksamisen osalta. Työntekijälle ei siis kerry vuosilomaoikeutta. Huom. Kokonaistyöajassa työskentelevien tulee kuitenkin merkitä laskennalliset vuosilomapäivät SoleTM-järjestelmän työajankohdennustietoihinsa. Lisäksi kokonaistyöaikaan kuuluvalla on mahdollisuus sopia lomarahan vaihtamisesta vapaaksi. Säännöllinen viikkotyöaika (muu henkilökunta): -Työaika määritelty päivittäisenä ja viikoittaisena työaikana. Henkilöstö kuuluu työaikalain säännösten piiriin. Päivittäinen säännöllinen työaika on 7 tuntia 15 minuuttia, ja viikoittainen 36 tuntia 15 minuuttia. -Käytössä on sähköinen työajanseuranta ja sen tuoma mahdollisuus liukuvan työajan hyödyntämiseen. Ohjeet liukuvan työajan ja työajanseurantalaitteiston käytöstä Itä-Suomen yliopistossa: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/liukuva-tyoaika (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Palvelussuhdeasiat > Asiahakemisto > Liukuva työaika) -Muu henkilöstö kuuluu vuosilomasäännösten piiriin. Vuosiloman määräytymiseen vaikuttaa voimassa olevan palvelussuhteen pituus ja aiemmat palvelussuhteet mm. toisissa yliopistoissa (ks. tarkemmin kohta Vuosiloma) 18
Työajan kohdentaminen - Koskee kuukausipalkkaista henkilökuntaa (pl. normaalikoulujen muu kuin täydentävän rahoituksen hankkeissa työskentelevä opetushenkilöstö) ja tehdään SoleTMjärjestelmässä - Uuden työntekijän tulee heti työsuhteen alussa tarkistaa periaatteet, joiden mukaan hän tallentaa toteutuneen työaikansa SoleTM-järjestelmään. Esim. Täydentävän rahoituksen hankkeissa työskentelevän tulee kohdentaa toteutunut työaika hankkeelle heti työsuhteen alusta alkaen jatkuvasti päiväkohtaisesti siten, että kunkin kalenterikuukauden kirjaukset on tallennettu ja kuitattu seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä. - SoleTM ja järjestelmän käyttöohjeet: UEFin intra > Henkilöstö > SoleTM - Filosofisen tiedekunnan sisäiset työajankohdennusohjeet ja SoleTM-yhdyshenkilöt: UEFin intra > Yksikköjen intranet > > Henkilöstöasiat > SoleTM Vuosiloma - Ns. Muu henkilöstö (hallinto- ja tukipalveluhenkilöstö) vuosilomalain ja yliopistojen työehtosopimuksen vuosilomamääräysten piirissä (ei siis pääosin koske opetus- ja tutkimushenkilöstöä) - Vuosiloman pituus määräytyy palveluvuosien mukaan: vuosilomapäivien enimmäismäärä on 38 päivää/lomavuosi. - Sovelletaan opetus- ja tutkimushenkilöstöön vain lomarahan osalta: lomaraha maksetaan niin monelta lomapäivältä kuin ko. henkilö laskennallisesti saisi vuosilomaa työehtosopimuksen perusteella. - Hallinto- ja tukipalveluhenkilöstön vuosiloma-ajat vahvistetaan vuosittain etukäteen laadittavan vuosilomajärjestyksen mukaisesti. Lomapäivät, joita ei ole vuosilomajärjestyksessä vahvistettu, anotaan erikseen sähköisellä loma-anomuslomakkeella. Poissaolot Lisätiedot: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/vuosiloma (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstöasiat > Asiahakemisto > Vuosiloma) Vuosilomaan ja lomarahavapaisiin liittyvät sähköiset hakemuslomakkeet: TeamPlace, Asiointipalvelu: UEFin intra > MyPlace/TeamPlace, ja http://www.uef.fi/fi/intra/uef/lomakkeet (UEFin intra > Pikalinkit > UEFin lomakkeet) - Poissaolojen ilmoitusvelvollisuus, koskee koko henkilökuntaa - Sairauspoissaolot: välitön ilmoitus esimiehelle (1 3 pv esimiehen luvalla) ja lisäksi AI- NA myös sähköinen poissaoloilmoitus Itä-Suomen yliopiston sähköisessä asiointipalve- 19
lussa (mahd. esimiehen lausunto sekä tarvittavat liitteet) heti poissaolon alussa tai lyhyissä poissaoloissa töihin paluun yhteydessä - Muut poissaolot/työstävapautukset: sähköinen hakulomake / Itä-Suomen yliopiston sähköinen asiointipalvelu https://teamplace.uef.fi/sites/forms/pages/palvelut.aspx Linkit sähköisiin lomakkeisiin myös UEFin intran lomakkeissa : http://www2.uef.fi/fi/intra/uef/lomakkeet (UEFin intra > Pikalinkit > UEFin lomakkeet) - Filosofisen tiedekunnan sisäiset ohjeet: http://www2.uef.fi/fi/intra/filtdk/paatoksia-ja-ohjeistuksia (UEFin intra > Yksikköjen intranet > > Henkilöstöasiat > Palvelussuhdeasiat) Kilpailevan toiminnan kielto - Perustuu työsopimuslakiin - Päätoimisen henkilöstön sivutoimia arvioidaan kilpailevan toiminnan näkökulmasta, joten niistä tulee pääsääntöisesti tehdä työnantajalle sivutoimi-ilmoitus tai hakea asianmukaista sivutoimilupaa. Lisätiedot ja linkki ilmoituslomakkeeseen: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/kilpailevatoiminta (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstöasiat > Asiahakemisto > Kilpaileva toiminta) Työterveyshuolto - Palveluntarjoaja Suomen Terveystalo, Työterveys Oy - Palvelut eivät koske apurahalla työskenteleviä ja palkkionsaajia sekä sivutoimisia tuntiopettajia ja muita tilapäisesti työssä olevia tai työtuntiluettelolla laskuttavia. - Työhöntulotarkastus kuuluu kaikille vähintään vuoden mittaiseen työsuhteeseen tuleville. Työntekijä varaa itse ajan työhöntulotarkastukseen Terveystalon ajanvarauskäytäntöjen mukaisesti. - Lisätiedot ja työterveyshuollon palvelujen yhteystiedot sekä ohje työajan (säännöllinen viikkotyöaika) käyttämisestä terveydenhoitoon: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkiloston-kehittaminen/tyoterveyshuolto2 (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstön kehittämisen palvelut > Työterveyshuolto) 20
Työhyvinvointi ja yliopistoliikunta - Yliopiston työhyvinvointitoimintaa koordinoi Henkilöstön kehittämisen palvelut - yksikkö. - Tiedekuntien yksiköissä TyKe (Työhyvinvoinnin Kehittäjä) -yhteyshenkilöt - Yliopistoliikunta = yliopiston liikuntapalvelut opiskelijoille ja henkilökunnalle; koordinoijana Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta - Yliopistoliikunnan sivut yliopiston intrassa: http://www2.uef.fi/fi/intra/henkiloston-kehittaminen/liikuntapalvelut (UEFin intra > Henkilöstö > Henkilöstöpalvelut > Henkilöstön kehittämisen palvelut > Liikuntapalvelut) 6 LIITTEET Liite 1: Tiedekuntaneuvoston jäsenet ja varajäsenet toimikaudelle 1.1.2014 31.12.2017 Liite 2: Osastojen johto ja vastuuhenkilöt Liite 3: Hallintopalvelukeskuksen henkilökunta Liite 4: Perehdyttämisen yhdyshenkilöt hallintopalvelukeskuksessa Liite 5: Muut tukipalvelut: mikrotuki, virastomestarit, kiinteistönhoito, siivouspalvelut Liite 6: Itä-Suomen yliopiston Joensuun ja Savonlinnan kampuksen kartat 21
MUISTIINPANOJA 22
Itä-Suomen yliopisto Liite 1 / Uuden työntekijän perehdyttämisopas 1.9.2016 TIEDEKUNTANEUVOSTON JÄSENET JA VARAJÄSENET TOIMIKAUDELLE 1.1.2014 31.12.2017 Professorit Riitta Jääskeläinen, jäsen; Antti Juvonen, varajäsen Antti Raunio, jäsen; Jaana Vuori, varajäsen Päivi Atjonen, jäsen; Serafim Seppälä, varajäsen Sinikka Pöllänen, jäsen; Ritva Kantelinen, varajäsen Hannu Räty, jäsen; Lenni Haapasalo, varajäsen Muu opetus- ja tutkimushenkilöstö sekä muu henkilöstö Vesa Hirvonen, jäsen; Teuvo Laitila, varajäsen Jukka Mäkisalo, jäsen; Elina Arminen, varajäsen Mervi Holopainen, jäsen; Sinikka Räty-Záborsky, varajäsen Teemu Valtonen, jäsen; Titta Kettukangas, varajäsen Ari Sivenius, jäsen; Anna-Maria Puharinen, varajäsen Opiskelijat (1.1.2016 31.12.2017) Emilia Lehkonen, jäsen; Katja Suvanto, varajäsen Johanna Phoenix, jäsen; Emilia Räsänen, varajäsen Jesse Järvinen, jäsen; Rosa Summanen, varajäsen Marko Koskelo, jäsen; Maarit Hotanen, varajäsen Heikki Räihä, jäsen; Juuso Sikiö, varajäsen Tiedekuntaneuvoston puheenjohtajana toimii dekaani Markku Filppula ja sihteerinä opintopäällikkö Satu Kouki. Varapuheenjohtajana toimii varadekaani, professori Pertti Väisänen.
Itä-Suomen yliopisto Liite 2 / Uuden työntekijän perehdyttämisopas 1.9.2016 OSASTOJEN JOHTO JA VASTUUHENKILÖT Osastonjohtajat ja varajohtajat (toimikausi 1.1.2014 31.12.2017) Humanistinen osasto Johtaja: professori Risto Turunen Varajohtaja: professori Hannu Kemppanen Kasvatustieteiden ja psykologian osasto Johtaja: professori Piia Björn Varajohtaja: yliopistotutkija Kristiina Lappalainen Soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto Johtaja: professori Tuula Keinonen Varajohtaja: yliopistonlehtori Timo Tossavainen Teologian osasto Johtaja: professori Matti Kotiranta Varajohtaja: professori Hannu Mustakallio Oppiaineiden ja koulutusohjelmien vastuuhenkilöt Humanistinen osasto Japanin kieli: lehtori Terttu Rajala Käännöstiede, suomen kieli ja kääntäminen, tulkkaus: Englannin kieli: professori Jopi Nyman Ranskan kieli: yliopistonlehtori Fredrik Westerlund Saksan kieli: Venäjän kieli: Kirjallisuus: professori Erkki Sevänen
Kulttuurintutkimuksen koulutusohjelma (kulttuuriantropologia, musiikkitiede, naistutkimus, taideaineet, taiteensosiologia, ympäristöestetiikka): professori Helmi Järviluoma-Mäkelä Mediakulttuuri ja viestintä: yliopistonlehtori Johanna Uotinen Suomen kieli: professori Marjatta Palander Perinteentutkimus: professori Pertti Anttonen Ruotsin kieli: Yleinen kielitiede: professori Stefan Werner Karjalan kieli ja kulttuuri: professori Vesa Koivisto Kasvatustieteiden ja psykologian osasto Kasvatustiede: professori Päivi Atjonen Aikuiskasvatustiede: professori Jyri Manninen Ohjaus: Erityispedagogiikka: professori Leena Holopainen Psykologia: Soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto Joensuu: Luokanopettajan koulutusohjelma ja kasvatustiede: professori Ritva Kantelinen (työvapaalla 31.12.2016 saakka) Savonlinna: Kotitaloustiede: professori Anna-Liisa Elorinne Käsityötiede: professori Sinikka Pöllänen Luokanopettajan koulutusohjelma ja kasvatustiede: professori Laura Hirsto Varhaiskasvatus/lastentarhaopettajakoulutus: professori Ulla Härkönen Teologian osasto Ortodoksisen teologian koulutusohjelma: professori Matti Kotiranta Läntisen teologian koulutusohjelma: professori Hannu Mustakallio