VARASTOKIRJASTO TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2014 2017 Sisällysluettelo 1. Perustehtävä ja tavoite 2. Ympäristö- ja käyttäjäanalyysi 2.1. Hallinnolliset muutokset 2.2. Digitalisoituminen 3. Keskeisimmät toimenpiteet tuloskautena 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1. Aineiston vastaanotto 3.1.2. Aineiston käsittely 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) 3.2. Kansalliskirjasto/Varastokirjasto yhdistymisen valmistelu 4. Investoinnit 5. Tuottavuusohjelma 6. Johtamisen kehittäminen liite Talous 2011-2017 1
1. Perustehtävä ja tavoite Tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston säilyttämistä ja käyttöön asettamista varten on vuonna 1989 perustettu opetusministeriön alainen Varastokirjasto. Varastokirjaston tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa ja asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. (Laki Varastokirjastosta n:o 1078/1988 ja asetus n:o 12/1989, uudistettu n:o 94/1992). Lakisääteisen tehtävänsä suorittamiseksi Varastokirjasto tarvitsee aika ajoin lisää tilaa. Yliopistojen että ammattikorkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen myötä kirjastojen siirtotarpeet lisääntyvät suunnitelmakaudella. Nykyiset hyllytilat täyttyvät vuonna 2013. Ilman lisätilaa Varastokirjasto ei voi täyttää lakisääteistä tehtäväänsä. Vuonna 2011 käytyjen tulosneuvottelujen mukaan tulostavoitteet kaudelle 2013 2016 olivat seuraavat: Toiminnalliset tavoitteet: Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa. Aineiston käyttö Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu alan kehittämishankkeisiin. Varastokirjasto osallistuu kansallisen kirjastoverkon suunnittelu- ja kehittämistyöhön ja varautuu toimintaympäristön muutoksiin. Kehittämishankkeet: (1) Varastokirjasto varautuu tulossopimuskaudella opetus- ja kulttuuriministeriön asettaman Varastokirjaston yhdistämistä Kansalliskirjastoon selvittävän työryhmän esitysten pohjalta tehtäviin ministeriön linjauksiin. (2) Varastokirjasto osallistuu kirjastosektoreiden hankkeeseen uudesta yhteisestä kirjastojärjestelmästä (UKJ). Tavoitteena on järjestelmä, joka mahdollistaa aineistoa lähettävien kirjastojen osallistumisen Varastokirjaston aineistonkäsittelyyn. (3) Kokoelmapolitiikkansa selkiyttämiseksi ja rästien purkamiseksi Varastokirjasto laatii yhteistyössä kirjastosektorien kanssa lokakuuhun 2012 mennessä aineistojen vastaanottopolitiikan pelisäännöt ja karsintasuunnitelman, joiden toimeenpano käynnistetään vuonna 2013. 2
2. Ympäristö- ja käyttäjäanalyysi 2.1. Hallinnolliset muutokset Kirjastoverkon muutokset jatkuvat edelleen. Hallitusohjelmassa edellytetään ammattikorkeakoulujen kehittämistä suuremmiksi kokonaisuuksiksi. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen yhteistyö tiivistyy ja muodostuu yhteiskirjastoja. Rakennemuutoksen seurauksena kirjastot tulevat siirtämään painettuja aineistojaan Varastokirjastoon runsain määrin. Varastokirjaston tekemän aineistonsiirtoihin liittyvän kyselyn mukaan kirjastot ovat epävarmoja siirtomääristä. Kuntakenttä yhdistyy ja sen myötä kirjastokimppojen rajat siirtyilevät. Myös seutukirjastomalli saa entistä enemmän suosiota. Nämä muutokset eivät kuitenkaan näytä vähentävän lähikirjastopalveluja. Väestömuutoksista tärkeimpiä ovat ikääntyminen, koulutustason nousu, maahanmuutto ja kansalaisten kielitaidon paraneminen. Varastokirjaston rooli yleisten kirjastojen palvelujen tarjoajana kasvaa edelleen. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 21 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 60 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Opetus- ja kulttuuriministeriön selvityksessä keväällä 2011 esitettiin Varastokirjaston yhdistämistä Kansalliskirjastoon. Kansalliskirjaston kansainvälisen arvioinnin raportissa ajatukseen suhtauduttiin positiivisesti. 2.2. Digitalisoituminen Elektroninen julkaisutarjonta lisääntyy, ja monilla tieteenaloilla se muodostaa tärkeimmän aineistoresurssin jo nyt. Toimintasuunnitelmakaudella digitaalinen kulttuuri vakiintuu kaikilla kirjastosektoreilla. Painettua aineistoa tarvitaan kuitenkin kaikissa kirjastoissa. Painetun aineiston kustantamisen määrä on jatkuvasti kasvanut. Tietoverkkojen maailmassa syntyy uusia mahdollisuuksia varastokirjastojen ja muiden painettuja aineistoja säilyttävien instituutioiden yhteistyölle. Ympäri maapalloa on suuri määrä tieteellisesti arvokasta painettua aineistoa, jota tuskin koskaan digitoidaan. Vapaa pääsy tuohon rikkaaseen ja historialliseen tutkimuskokoelmaan kaikilla kielillä ja kaikista kulttuureista, on tärkeää. Kysymys ei ole paikallinen, ei edes kansallinen, vaan painetun aineiston käytettävissä pitämiseen tarvitaan globaalia koordinaatiota kansainvälistä varastokirjastojen verkostoa. Varastokirjastojen yhteistyö saattaa avata uusia mahdollisuuksia moneen suuntaan. Digitaalinen aineistojen välittäminen kirjastosta toiseen ja mahdollisuuksien mukaan suoraan loppukäyttäjälle on kansainvälisen varastokirjastoyhteistyön ytimessä. Internet tuo suuria muutoksia toimintaympäristöön. Kaukopalvelun kehittäminen ylipäätään on merkittävimpiä tulevaisuuden haasteita. Vaikka kirjastojen kokoelmissa ja niiden käyttökulttuurissa tapahtuu muutoksia, on edelleen huolehdittava peruspalveluista kuten aineiston kuvailu ja asettaminen käyttöön. Muun muassa verkkoluettelot tuovat vanhankin aineiston helpommin esiin. Vaikka kirjastoaineisto muuttuu ja tulee uusia mediatyyppejä, yleisissä kirjastoissa painetun aineiston määrä kasvaa edelleen. Painetun aineiston aktiivinen käyttöikä lyhenee, mikä luo entistä suurempia paineita sen varastoinnille ja/tai poistoille. 3
Vuonna 2014 kirjastoilla on ehkä käytössään uusi metatietovaranto, joka helpottanee metatiedon hyödyntämistä. 3. Keskeisimmät toimenpiteet tuloskautena 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain Varastokirjaston kannalta olisi tärkeätä kehittää kansallista ja paikallista kokoelmapolitiikkaa siten, että työnjako painetun aineiston suhteen saataisiin selkeämmäksi. Siis: mitä kannattaa pitää paikallisesti saatavilla, ja minkä aineiston osalta voi luottaa aineiston saatavuuteen Varastokirjastosta. 3.1.1 Aineiston vastaanotto Alla olevassa taulukossa näkyy vuosina 2010-2012 siirretyn aineiston määrä ja vastaava tilansäästö kirjastoissa: Tilan vapauttaminen 2010 2011 2012 arvio siirrettyä aineistoa (hm) 4 303 4 817 6 500 vaikuttavuus vuositaso (m 2 ) kumulatiivinen (m 2 ) 994 26 500 1 112 27 600 1 501 29 150 Vuosina 2014-2017 aineiston vastaanottokapasiteetti on 3500 hm vuodessa eli yhteensä noin 14 hyllykilometriä. Tämä edellyttää lisätiloja sekä käsittelyä odottavan aineiston välivarastointiin että valmiin aineiston hyllyjä varten. Laskelma tästä on kohdassa 4. 3.1.2. Aineiston käsittely Varastokirjasto osallistuu aktiivisesti kansalliseen luettelointiyhteistyöhön ja soveltaa yhteisiä sopimuksia omaan toimintaympäristöönsä sopivalla tavalla. Kansainvälistä luettelointikehitystä seurataan, ja kaikki toimintaa mahdollisesti parantavat asiat punnitaan. Poimintaluetteloinnin osuus kasvaa, sillä muista kirjastoista siirrettävä aineisto sisältyy enenevässä määrin yhteisluetteloon. Tähän asti Varastokirjasto on kyennyt luetteloimaan pääosan vastaanotetusta aineistosta kohtuullisessa ajassa. Alla olevassa taulukossa näkyy vuosina 2010-2012 käsitellyn aineiston määrä: Aineiston käsittely (hm) 2010 2011 2012 ennuste Monografiat 1 573 1 706 1 500 Kausijulkaisut 2 495 2 085 2 100 Väitöskirjat 29 15 0 Yhteensä 4 097 3 806 3 600 Vähentynyt käsittely vuodesta 2010 2012 johtuu tuottavuusohjelmasta (noin 2,5 luetteloijaa vähemmän). 4
Vuosina 2014 2017 aineistoa varaudutaan käsittelemään 3 500 hyllymetriä vuodessa eli yhteensä noin 14 hyllykilometriä. 3.1.3. Aineiston käyttöön antaminen: kaukopalvelu Vuoden 2017 lopussa aineistoa on käytettävänä noin 95 000 hm. Aineisto annetaan käyttöön nopeasti ja kustannustehokkaasti. Lainat ja jäljenteet toimitetaan saman päivän aikana kuin tilaus saapuu, kuitenkin 24 tunnin kuluessa. Digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. Aineiston toimittamisessa asiakkaille tutkitaan uusia logistisia ratkaisuja yhdessä asiakaskirjastojen kanssa. Palveluja tarjotaan molemmilla kotimaisilla kielillä sekä englanniksi. Palvelutasoa ylläpidetään ja kehitetään henkilökunnan jatkuvalla koulutuksella ja osallistumisella kansallisiin kaukopalvelu- ja aineistojen yhteiskäyttöhankkeisiin. Henkilökunnan jaksamista ja motivaatiota kehitetään panostamalla koulutukseen, viestintään ja työtehtävien jatkuvaan kehittämiseen. Varastokirjaston kokoelmien kasvaessa aineistoa on toimitettu kirjastoihin vuosittain noin 5 % enemmän kuin edellisenä vuotena. Vuosina 2010-2012 tilausten määrä on seuraavan taulukon mukainen: Kaukopalvelu 2010 2011 2012 arvio Tilauksia 79 580 82 527 83 000 Vuosina 2014 2017 aineistoa varaudutaan antamaan käyttöön aluksi noin 85 000 yksikköä ja varaudutaan 5 % kasvuun. Varastokirjaston palvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Tekijänoikeuslain vaikutuksia palvelutoimintaan ja erityisesti artikkelikopioiden toimittamiseen seurataan. 3.2. Kansalliskirjasto/Varastokirjasto yhdistymisen valmistelu Varastokirjasto valmistautuu toimintakauden aikana tapahtuvaan mahdolliseen yhdistymiseen Kansalliskirjaston kanssa opetus- ja kulttuuriministeriön linjausten mukaisesti. 4. Investoinnit Vuonna 2014 tarvitaan uusi varastohalli. Halli on lattiapinta-alaltaan 900 m 2. Jos se saneerataan entiseen tapaan kaksikerroksiseksi, tilaa saadaan 1 800 m 2, mikä tarkoittaa nykyisellä vuokratasolla hyllyineen noin 245 000 euron lisävuokrakuluja vuodessa. Nämä tilat riittävät nykyisellä täyttövauhdilla 10 15 vuotta. Kirjastoissa tehtävät muutokset saattavat kuitenkin lisätä määriä merkittävästikin. Suunnittelukauden loppuun mennessä hyllyjä täyttyy uudessa tilassa noin 10,5 hyllykilometriä. 5
5. Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman (VATU) periaatteena on toimintojen tehostaminen, uudelleen järjestäminen tai joistain toiminnoista kokonaan luopuminen. Ohjelman mukaisia toimenpiteitä toteutetaan toimintasuunnitelmakaudella. 6. Johtamisen kehittäminen: inhimillinen pääoma Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman inhimillisen pääoman osa-alueet ovat: 1. Innostava johtaminen ja esimiestyö 2. Osaamisen kehittäminen ja uudistuminen 3. Henkinen, fyysinen, sosiaalinen ja eettinen työkyky. Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Toimintasuunnitelmakaudella toteutetaan VATU-ohjelman mukaisia inhimillisen pääoman kehittämiseen liittyviä toimia. Henkilöstön keski-ikä 51 (2011) oli melko korkea. Seniori-ikäisiä (yli 45 v) oli 81 %. Tämä vaatii johdolta erityisiä toimenpiteitä henkilöstön työssä jaksamisen suhteen. Työterveyshuollon kanssa kehitetään työssä jaksamista. Lisäksi parannetaan ergonomiaa, työnkulkuja ja työtapoja. Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia osana henkilöstötilinpäätöstä. Indeksi on pysynyt melko vakaasti hieman yli 3:n (asteikko 1-5). Vuonna 2011 suunta oli edelleen hyvä, silloin saavutettiin tähän mennessä korkein tyytyväisyysaste: 3,65. Työhyvinvointia ja jaksamista edistetään yhdessä työterveyshuollon kanssa. Työilmapiiriä ja työssä viihtyvyyttä parannetaan mahdollisuuksien mukaan. Omaehtoista liikunta- ja kulttuuriharrastusta sekä henkilökunnan virkistystoimintaa tuetaan. 6
Varastokirjasto 7.9.2012 Talous 2011-2017 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 palkat 810 807 824 839 810 810 810 % 51,0 % 50,8 % 50,8 % 44,3 % 42,9 % 42,5 % 42,2 % vuokrat 491 492 509 770 795 810 825 % 30,9 % 31,0 % 31,4 % 40,7 % 42,1 % 42,5 % 43,0 % palvelujen osto 193 195 200 200 200 200 200 % 12,2 % 12,3 % 12,3 % 10,6 % 10,6 % 10,5 % 10,4 % muut menot 94 95 88 84 85 85 85 % 5,9 % 6,0 % 5,4 % 4,4 % 4,5 % 4,5 % 4,4 % muuta (kertarahoitus) 40 35 hyllyt välivarasto Yhteensä 1588 1589 1621 1893 1890 1905 1920 TAE (+mahd.ltae) 1609 1609 1621 1893 Huom: vuonna 2014 uuden tilan vuokriin on varauduttu 245 000 euron kasvulla. 7