Valokuvat: Luoma, Niemi, Maarttola ja Rothe PREFERENCES JA ASI HANKKEET HOLLANNISSA 16 18.9.2009 Matkaraportti
Alkusanat Tässä matkaraportissa esitetään 16 18.9.2009 järjestetyn Preferenssitja ASI tutkimushankkeiden Hollannin matkan antia. Matkan tavoitteena oli tutustua Hollantilaisiin työympäristö ja palveluratkaisuihin, verkostoitua sekä saada yleiskuva Delft University of Technology, Center for People and Buildings yksikön tutkimustoiminnasta. Mukaan matkalle suuntasi yhteensä 15 työympäristöistä kiinnostunutta yritysedustajaa ja tutkijaa. Ohjelma Torstai 17.9. Aegon Microsoft Center for People and Buildings, Delft University of Technology Perjantai 18.9 CFI, Dutch Ministry of Education Heineken NeWork verkoston järjestämä Knowledge management työpaja professori Larry Prusakin evästämänä
Raportin sisältö Aegon Works! perinteisestä toimistotalosta moderniin joustavaan työympäristöön MICROSOFT toimisto paperittomaksi kohtaamispaikaksi CFI, Dutch Ministry of Education nimetyistä paikoista ja pimeistä sokkeloista läpinäkyvyyteen ja joustavaan tilankäyttöön Mitä opittiin ja mitä jäi mieleen? Yhteystiedot Muistiinpanoja Larry Prusakin esityksestä Heinekenilla
Aegon works! perinteisestä toimistotalosta moderniin joustavaan työympäristöön Aegon lyhyesti AEGON on yksi maailman suurimmista henkivakuutusten, eläke ja pitkäaikaissijoituspalveluiden tarjoaja Aegonilla on maailmanlaajuisesti n. 31 500 työntekijää jotka palvelevat n. 40 miljoonaa asiakasta Case: Hollannin pääkonttori peruskorjaus Projektin lähtölaukaus v. 2005 lopussa Lähtökohtana koppikonttori, jossa esim. kaikilla johtajilla erillinen kokouspöytä huoneessaan 2500 työntekijää Työpisteiden käyttöaste 50%
Aegon Works! Joustavuuden ja mobiilisuuden mahdollistaminen. Työtä voi tehdä missä vain koska tahansa. Aegonin työympäristöille asetettiin seuraavat pääperiaatteet: Tarjotaan puitteet tiedon ja osaamisen jakamiseen. Ihmiset tapaavat toisiaan formaalisti ja epäformaalisti. Työympäristön joustavan käytön mahdollistaminen. Työntekijät voivat päivän aikana vapaasti liikkua tilasta toiseen, jolloin käytettävissä on aina työtehtävään optimaalisin tila Annetaan virikkeitä yhteistyölle virtuaalisissa ja sosiaalisissa verkostoissa.
Aegon works! Toimenpiteet mm. Activity based suunnittelu Käyttäjien osallistuttaminen työpajoilla Langaton verkko koko rakennuksessa. Pari vuotta sitten tämä ei olisi vakuutusyhtiössä tullut kysymykseenkään! Kaikille työntekijöille kannettava tietokone Lankapuhelimet pois käytöstä Community center jokaisessa kerroksessa ja espressobaari ensimmäisessä kerroksessa, jossa ihmiset tapaavat toisensa
Ravintola tarjoaa monenlaista tilaa
Lämpötilan säädettävyys
Kannettavan ja langattoman verkon avulla teet töitä missä tahansa
Neuvotteluhuoneiden varauskalenteri näkyvästi seinällä Ensiluokkaiset digitaaliset järjestelmät kaikissa neuvotteluhuoneissa
Aulan Espresso baari tuo työntekijät yhteen, myös johdon Aulaan on tuotu julkisen tilan tunnelman rullaportailla Espressobaari toimi myös ulkoisten asiakkaiden ja Aegonin työntekijöiden kohtaamispaikkana. Tällöin ei tarvitse kokoustaa neuvotteluhuoneessa, vaan voidaan tavata epämuodollisesti baarissa
Ravintolan 2. kerros aktiivisesti käytössä tiimityöskentelytilana Ravintolan 1. kerros ei jostain syystä houkuttele yhtä paljon kenties keittiön läheisyys vaikuttaa tunnelmaan?
Erilaisiin tapaamisiin löytyy eri luonteisia ja kokoisia neuvotteluhuoneita
Tähän ylpeä Aegonilainen voi jättää viestinsä Asiakkaat tuotu näkyviksi aulatiloissa
Aegon, välitulos Korjaustyöt edelleen kesken, mutta tähän mennessä aikaansaatu jo seuraavaa: Enemmän kohtaamisia. Espresso baari rakennuksen aulassa tuo ihmisiä yhteen. Myös johto käy siellä säännöllisesti ja on muuttunut näkyvämmäksi työntekijöille. Ruokala tarjoaa hyvät puitteet lukuisten erikokoisten pöytäryhmien ja muotojen ansiosta. Liikkuvuus rakennuksen sisällä parantunut. Esimerkiksi ruokalaa ei käytetä enää vain lounasaikaan, vaan työntekijät hyödyntävät sitä myös työskentelytilana. Seuraava askel projektin päätyttyä: Tulosten havaitseminen ja/tai mittaaminen. Mikä on työpisteiden käyttöaste muuton jälkeen? Kuinka muutos on vaikuttanut työntekijöiden tyytyväisyyteen, tiedon ja osaamisen siirtoon, kommunikaatioon ja innovatiivisuuteen?
Tausta Microsoft Work is not somewhere you go, it s something you do! Microsoft valittu mm. Hollannissa parhaimmaksi työpaikaksi Great Place to Work Instituten toimesta Halutaan olla esikuva omien New ways of working tuotteiden käyttäjänä Live as you learn Casekuvaus Markkinoinnin ja myynnin toimipiste Schipholin lentokentän vieressä 800 työntekijää 500 työpistettä Ei yhtään nimettyä työpistettä Toimisto täysin paperiton!
Aidosti paperiton toimisto!
European meeting area: Koko 6. kerros kansainvälisille työntekijöille, jotka ovat käymässä. Haettu avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja kodikkuutta
Concentrate, but keep contact with your surrounding Take a break and have some fun!
Työntekijät näkyviksi
Henkilökohtainen palvelu! Espressobaarin työntekijät tuntevat työntekijät nimeltä ja tietää mitä kukin juo!
Center for People and Buildings Center for People and Buildings (CfPB) on itsenäinen, voittoa tavoittelematon tutkimuskeskus CfPB:n tutkimus kohdistuu ihmisten, työn ja työympäristöjen rajapintaan CfPB:n tutkimuksella on neljä agendaa: Ajanmukaiset kehitys ja innovaatiot Päätöksenteko ja toteutus Paremmat työympäristöt Työkalut ja tietokannat CfPB:n artikkelit netissä: http://www.cfpb.nl/index.php?id=13&l=1 Kotisivut: www.cfpb.nl www.cfpb.nl
Center for People and Buildings Esitetyt työkalut WODI (Work Environment Diagnosis tool) WODI työkalulla mitataan työympäristöjen soveltuvuutta sekä työntekijöiden tyytyväisyyttä työympäristöön Työkalua käytetään eri laajuuksissa. Laajin versio (WODI Classic) sisältää toimintamalli haastatteluihin, työpajoihin ja observointiin sekä kyselyjä. WODI Light koostuu vuorostaan supistetusta versiosta WODI Classicin kyselystä ja on tarkoitettu nopeampaan ja kevyempään tiedonkeruuseen. Vuonna 2008 CfPB:n WODI tietokanta sisälsi 7 084 vastausta 11 organisaatiosta 19 eri kohteesta Artikkeli: Measuring employee satisfaction in new offices the WODI toolkit
Center for People and Buildings CfPB workplace Game Workplace pelin tarkoituksena on aikaansaada keskustelua työympäristöstä, esim. miten siellä käyttäydytään ja miten siellä tulisi käyttäytyä Pelataan 4 6 hengen ryhmissä Peliä voidaan käyttää esim. ennen työympäristön muutosta konkretisoimaan tulevaa muutosta sekä luomaan käytäntöjä ja pelisääntöjä uuteen työympäristöön Pelissä 72 tilannekorttia, joissa kysytään mm. säännöistä ja käytöksestä tietyistä tilanteissa. Esim. mitä teet, mikäli työkaverisi usein toistuvat äänekkäät puhelinkeskustelut häiritsevät keskittymistä? Peliin liittyviä artikkeleita: The Workplace Game: exploring end users' new behaviour Participatory design of office spaces by game playing? Effects of the Workplace Game: A Case Study into Anticipating Future Behavior of Office Workers
Center for People and Buildings PARAP lifecycle cost model Hollantilainen Haahtela malli Työkalu päätöksenteon tueksi tarveselvitykseen ja suunnitteluun Ottaa huomioon mm. Käyttäjämäärän Toivotun rakennustyypin Toivotun kerrosmäärän Sijainnin Toivotun laatutason Toivotun ylläpitotason Tuloksena arvio Investointikustannuksista Käyttö ja ylläpitokustannuksista Energiakustannuksista Ympäristövaikutuksista (hiilijalanjälki)
CFI, Ministry of Education nimetyistä paikoista ja pimeistä sokkeloista läpinäkyvyyteen ja joustavaan tilankäyttöön Talon peruskorjaus ja työympäristön kehittäminen v. 2006 Talossa 450 omaa työntekijää 100 väliaikaista työntekijää 10400 m2 Ennen: koppikonttoreita Talo pitkä, kapea ja sokkeloinen Muutosajuri: yhteisen tilan luominen ja vanhan rakennuksen epäloogisen arkkitehtuurin jäsentäminen navigoitavammaksi ja käytettävämmäksi CFI (Central Funding of Institutions Agency) kuuluu Hollannin opetusministeriöön. Sen ydintoiminta on Hollannin opetusjärjestelmän varojen hallinnointi
CFI, Ministry of Education Suunnittelustandardit ja säännöt Työpisteitä 75% työntekijöille Jokaisen kerroksen tilaratkaisu samanlainen ICT tilat samanlaiset jokaisessa kerroksessa Ei nimettyjä työpisteitä Clean desk policy Uusi työympäristökonsepti: Innovatiivisuus Avoimuus Joustavuus Taloudelliset motiivit tehtävän mukaiset tilaratkaisut Lopputulos: n. 500 työpistettä 50% tyytyväisiä, 50% ei tykkää Arviolta 10% eivät ikinä tule mukautumaan The project is not finished even though the building is completed
Puhelimella osoitat millä työpisteellä työskentelet tänään jolloin kollegasi näkevät intranetistä missä istut
Community center jokaisessa kerroksessa, joiden suunnitteluun työntekijät pääsivät osallistumaan
Mitä opittiin ja mitä jäi mieleen? Case kohteissa näytti siltä, että on paljon tyhjää tilaa! Case organisaatiot edustivat kolme hyvin erilaista organisaatiota, joille tehty samankaltainen tilakonsepti. Eroavaisuuksia löytyi kuitenkin työympäristön kokonaisuuden ymmärryksessä. Työyhteisöt yleistetään usein kokonaisuuksina, mutta muistettava että yhteisöjen sisällä on variaatioita, eikä mikään ratkaisu sovi kaikille. One solution fits most? Miten päästään ideaali työympäristöihin? Onko olemassa riski, että tilaratkaisut huonontavat hyvinvointia? Minkälaisille organisaatioille case kohteissa olleet ratkaisut sopivat? Ovatko nämä aidosti tehokkaita myös toiminnan kannalta, eikä vain tilatehokkuuden? Mielenkiintoista nähdä, että vaihtoehtoinen tilakonsepti on onnistuttu toteuttamaan julkisella puolella. Julkisella puolella riskinä, että myös uudet työntekijät ajautuvat nopeasti vanhoihin kaavoihin. Vaaditaan vahvaa muutosjohtajuutta.
Mitä opittiin ja mitä jäi mieleen? Nyt nähty kuinka flexisysteemillä oikeassa elämässä voi saada aikaiseksi kustannussäästöjä, sekä lisäarvoa Yleisesti haasteena muuttunut työkulttuuri ja nopea tempo, kahvitaukokin tuntuu laiskottelulta vaikka osaamisen kehittämiseen tarvitaan nimenomaan aikaa Reissun WAU efektin sai aikaiseksi Microsoftin aidosti paperiton työympäristö Center for People and Buildings onnistunut hyvin tutkimuksen tuotteistamisessa siitä mallia Suomalaiseen tutkimukseen ja kehitykseen
Yhteystiedot tutkimuksen mukaan on 8 kertaa suurempi todennäköisyys, että sinuun otetaan yhteyttä, mikäli yhteydenottaja on nähnyt kasvosi Jeroen van Bree Jeroen.vanbree@ynno.com Frederik van Steenbergen Frederik.vansteenbergen@ynno.com Thijs Mulder v thmuld@microsoft.com Jan Peter Kastelein Jan peter.kastelein@ynno.com
Yhteystiedot tutkimuksen mukaan on 8 kertaa suurempi todennäköisyys, että sinuun otetaan yhteyttä, mikäli yhteydenottaja on nähnyt kasvosi Iris de Been I.deBeen@tudelft.nl CFI Henk van der Woord Theo van der Voordt D.J.M.vanderVoordt@tudelft.n l Pieter le Roux p.c.leroux@tudelft.nl Evi de Bruyne E.deBruyne@tudelft.nl Wim Pullen w.r.pullen@tudelft.nl
Notes from the presentation 19.9.2009 by Laurence Prusak NEWORK network meeting The NL
Megatrends of knowledge economy 1. Monopoly of knowledge > Democracy of knowledge competition Knowledge is available and used due to technologies, policies and changes There is not anymore only one master: more and more people do knowledge intensive things 2. Knowledge is globally sourced The global division of labour means that people are all over the world and knowledge is all over the world 3. The transaction costs for information are low knowledge gives meaning to information The value of information decreases, everyone has access to all information
Knowledge vs information Information knowledge Knowledge gives meaning to information Knowledge is a source of production like land, labour and capital tended to be The only source for competitive advantage for organisations is global search for and appropriation of new ideas There are three things you can do with knowledge 1. develop the knowledge 2. retain the knowledge (e.g. military has embedded the knowledge in people and routines) 3. transfer the knowledge
Knowledge is profoundly social Our organisations are not made for knowledge They are based on angloamerican individualism Angloamerican individualism is sickness for knowledge work Command, control and fear eliminates knowledge and innovation Mission driven organisations are good at transfering knowledge Narratives are creating a comfortable feeling they work in knowledge transactions You cannot transfer knowledge without trust
Knowledge and technology Technology is not a driver for knowledge, it is an enabler Technology does not change behaviour, it enables behaviour
How to work with knowledge? How to manage knowledge in your company? One can use the knowledge of your own people Make it easy to find the knowledge One can reinforce serendipity and stumbling across good ideas One can encourge people to go out and come back with new ideas; proactively search of new knowledge Teach people how to structure the knowledge, make people learn how to work with knowledge Structure your understanding before asking Practice rhetorics One can provide time for learning ( Training is to learning what like military music for music ) We had more time when there was less competition in the society If you have a learning organisation, let people learn give them time! And please remember, information is free but Knowledge is expensive!
How to measure knowledge? Knowledge cannot be measured Measure is a number Metrix can be qualitative Metrix can also be milestones The outcomes and knowledge activities can be measured 1. Outcomes 2. Knowledge transaction costs between people 3. Knowledge activities finding the people absorbing the knowledge adapting the knowledge negocating the knowledge
And to conclude, we quote If you want to know, be where the knowledge is You don t learn anything by working at home. You learn about your dog s habits, but that s it If you work from your office, all you re gonna know is your office. You have to get out. L. Prusak